CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 1 / PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR AUDITORIAS INTERNAS DE GESTION CÓDIGO P-GEPLA-03 VERSIÓN 0
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 2 / CONTENIDO Control de modificaciones efectuadas... 2 1- OBJETIVO... 4 2.- ALCANCE... 4 3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD... 4 4.- DEFINICIONES... 5 5.- CONTENIDO... 6 5.1 Planificación de la auditoría... 7 5.2 Calificación de auditores... 7 5.3 Preparación del plan detallado de auditoría... 8 5.4 Preparación de las listas de verificación... 8 5.5 Ejecución de Auditorías... 9 5.6 Resultados e Informe de Auditoría... 10 5.7 Seguimiento de resultados Auditoría... 11 5.7.1Análisis de Causa y Acciones Correctivas... 11 5.7.2Verificación de las Acciones Correctivas... 11 5.8 Eficacia de las auditorías y acciones correctivas... 11 5.9 Auditorías Externas... 12 6.- ANEXOS... 13
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 3 / IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS VERSIÓN MOTIVO O RAZÓN DEL CAMBIO FECHA 0 No aplica, versión inicial
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 4 / 1- OBJETIVO Definir y establecer un método para medir, revisar y verificar el cumplimiento del SGI, implantado en EERSSA, a fin de garantizar un adecuado seguimiento y mantenimiento del mismo. Verificar que el SGI cumple con los requerimientos establecidos de los criterios de auditoria. Confirmar que El SGI es eficaz para el logro de los objetivos de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional y el cumplimiento de sus políticas. 2.- ALCANCE Es aplicable al Sistema de Gestión de Calidad implementado por EERSSA. Es aplicable al Sistema de Gestión ambiental implementado por EERSSA. Es aplicable al Sistema de Gestión de seguridad y salud ocupacional implementado por EERSSA. Aplica a los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001 / ISO 14001 / OHSAS 18001 y las leyes aplicables al servicio de Generación Eléctrica, ambiental y se seguridad y salud ocupacional. 3.- ASPECTOS GENERALES a.) RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD FUNCION RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Elaborar el Plan anual de auditorías Calificar a los auditores internos del SGI Representante de la dirección del SGI. Presidente Ejecutivo EERSSA Auditor Líder Designado Planificar la auditoría Interna Elaborar el programa de auditoría interna Responsable final de la ejecución de auditoría interna Representar al equipo de auditoría Elaborar el informe final de auditoría Aprobar el plan anual de auditorías. Tomar decisiones de mejora de acuerdo al resultado de auditorías Toma decisiones en función de los resultados de auditorías para la preparación del informe y no-conformidades detectadas
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 5 / Auditores Responsables de los procesos Planificar y programar la auditoria al proceso asignado Recolectar evidencias objetivas del cumplimiento o no cumplimiento del SGI de acuerdo a los criterios de auditoría. Reportar al auditor líder los hallazgos de la auditoría. Entregar toda la información a los auditores para que ejecuten la evaluación durante la auditoría. Tomar acciones correctivas oportunas a las no conformidades detectadas durante las auditorías. b).- DEFINICIONES: Auditoría: Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el cumplimiento del SGI con respecto a los requisitos de las Norma ISO 9001 / ISO 14001 / OHSAS 18001. Auditoría Interna: Auditoría realizada por el personal de la EERSSA. Auditoría Externa: Auditoría realizada por personas que no pertenecen a la EERSSA Auditor Líder: Jefe del equipo auditor, encargado de realizar la auditoría de suficiencia y cumplimiento, además de presentar el reporte de la auditoría al representante de la Dirección. Equipo Auditor: Personal designado para la realización de una auditoría. Plan Matriz de Auditoría: Forma que le permite planificar la auditoría interna identificando cada una de las cláusulas de la Norma ISO 9001 / ISO 14001 / OHSAS 18001 con los procesos. Plan de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período determinado con un objetivo específico. Programa de Auditoria: Documento que define horarios, fechas de ejecución de auditorías.
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 6 / Lista de Verificación: Documento previo a la auditoria elaborado en base a los procedimientos de acuerdo a la norma que sirve como guía para el auditor. Desviación: Un no-cumplimiento puntual a un requisito especificado No Conformidad: No cumplimiento recurrente de un requisito especificado, acompañado de evidencia objetiva. SAC: Solicitud de acción correctiva Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos, instructivos, leyes ambientales o requisitos utilizados como referencia para realizar la auditoría. Observaciones de Auditoría: Son no cumplimientos con los criterios de auditoría, que se presentan en formas aisladas, triviales y no recurrentes, que no presentan riesgos al SGI; Pero que tienen el potencial para convertirse en una no conformidad. Evidencia Objetiva: Hechos, documentos, registros y datos que respaldan la existencia o veracidad de algo, se la obtiene mediante observación, medición, ensayo/prueba u otros medios. Sistema Integrado de Gestión (SGI): Sistema que integra la gestión de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional con el propósito de usar eficientemente las herramientas y los recursos de la empresa para el logro de un mejoramiento integral. C. Referencias Norma ISO 9001: Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos Norma ISO 14001: Sistema de Gestión Ambiental Requisitos Norma OHSAS 18001: Sistema de Gestión de la seguridad y salud ocupacional Requisitos 4.- CONTENIDO Las auditorías de gestión de calidad tienen como objetivo: Confirmar las disposiciones planificadas para la Gestión Calidad Confirmar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001 Verificar si el sistema de gestión de calidad ha sido implementado y mantenido adecuadamente. Las auditorías de gestión ambiental tienen como objetivo: Confirmar las disposiciones planificadas para la Gestión ambiental Confirmar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 14001
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 7 / Verificar si el Sistema de Gestión Ambiental ha sido implementado y mantenido adecuadamente. Las auditorías de gestión de seguridad y salud ocupacional tienen como objetivo: Confirmar las disposiciones planificadas para la Gestión de SSO Confirmar el cumplimiento de los requisitos de la norma OHSAS 18001 Verificar si el Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional ha sido implementado y mantenido adecuadamente 4.1 Planificación de la auditoria El representante de la Presidencia Ejecutiva del SGI, planifica la ejecución de por lo menos dos auditorías internas al año, para lo cual elaboran el plan anual de auditorías en el formato P-GEPLA-03-F01, tomando en cuenta los siguientes criterios: De acuerdo a la importancia de los proceso en la gestión de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional de la EERSSA. De acuerdo a los resultados de auditorías previas. De acuerdo a la criticidad del procesos De acuerdo a los aspectos e impactos ambientales significativos generados o que podrían generarse De acuerdo a los peligros y riesgos no aceptables generados o que podrían generarse La planificación de las auditorias puede ser efectuada con frecuencias diferentes a los procesos que involucran el SGI, y pueden ejecutarse conjuntamente o independiente con las normas ISO 9001 / ISO 14001 / OHSAS 18001 de acuerdo a su desempeño. La planificación de auditoría incluye el alcance y responsabilidades para ejecutarlo (definición de Auditor Líder y grupo de auditores) 4.2 Calificación de auditores El Representante de la Dirección calificará a los auditores internos para que procedan a realizar auditorías, estos funcionarios seleccionados por EERSSA, de acuerdo a sus actitudes y conocimientos de las Normas ISO 9001 / ISO 14001 / OHSAS 18001, deberán garantizar la objetividad, independencia y profesionalismo de su trabajo como auditores. Los Auditores Internos quienes ejecutaran auditorías periódicas al EERSSA, serán un grupo de funcionarios autorizados, calificados y seleccionados de acuerdo a los siguientes requisitos:
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 8 / Aprobación de un curso de Auditores Internos, dictado por una empresa reconocida y con el instructor Calificado como Auditor Líder. Por lo menos un año de experiencia en el EERSSA Instrucción mínima de tercer nivel. Tener conocimientos básicos para la Gestión de los procesos. Conocer adecuadamente los requisitos de las Normas ISO 9001 / ISO 14001 / OHSAS 18001 No haber recibido amonestaciones previas en un proceso de auditoría El Auditor Líder será definido, además de los requisitos como auditor, de acuerdo a los siguientes criterios: Buen manejo de las Normas ISO 9001 / ISO 14001 / OHSAS 18001 Conocimiento de requisitos de sistemas de gestión Analítico Objetivo Paciente Habilidades de presentación verbal y escrita. El representante de la Dirección mantendrá una lista actualizada de auditores internos calificados P-GEPLA-03-F02. 4.3 Preparación del plan detallado de auditoría El responsable del SGI, conjuntamente con el Auditor Líder establece el plan matriz de auditoría. F03, en el cual se incluirá lo siguiente: Los auditores que participarán en la auditoría Los procesos a ser auditados Las fechas de auditoría Cláusulas de la Norma a ser evaluados en cada proceso. Asignación de responsabilidades individuales por auditor. El responsable del SGI, conjuntamente con el Auditor Líder establece el programa detallado de auditoría. P-GEPLA-03-F03, en donde se incluye lo siguiente: Horarios de entrevistas Tomando en cuenta los elementos del plan matriz, establecen el tiempo que cada auditor utilizara en la auditoría Reunión de apertura y cierre Reuniones de enlace y retroalimentación El programa detallado de auditoría se envía a los responsables de los procesos a ser auditados, previo a la ejecución de la auditoría, con un periodo recomendable de 7 días antes del inicio. El plan de auditoría puede ser modificado por el Auditor Líder si es necesario. Es responsabilidad de los auditados el proporcionar la logística necesaria a los auditores.
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 9 / 4.4 Preparación de las listas de verificación Los auditores de acuerdo a las tareas individuales asignadas, preparan la lista de verificación P-GEPLA-03-F04, revisando los siguientes criterios de auditoría: Norma ISO 9001 Norma ISO 14001 Norma OHSAS 18001 Manual del SGI Procedimientos e instructivos del SGI y de los procesos Registros del SGI Leyes aplicables al servicio del EERSSA. Leyes ambientales aplicables a las actividades, productos y servicios de la EERSSA Leyes de seguridad y salud ocupacional aplicables a las actividades, productos y servicios de la EERSSA La lista de verificación es un herramienta de ayuda memoria del auditor, en la cual incluye los tema a tratar, registros a revisar, entrevistas a ejecutar, puntos a observar, etc. durante la auditoría. 4.5 Ejecución de Auditorías El día indicado se procederá a la auditoría. Al inicio de la auditoría es obligatoria la realización de una reunión de apertura, a la cual deberán asistir: el equipo auditor, el Representante de la Dirección del SGI de la EERSSA y los responsables de las áreas y procesos a ser auditados, en la cual el Auditor Líder dirigirá la misma y cubrirá los siguientes aspectos: Presentación del equipo auditor Confirmación de los objetivos y alcance de la Auditoría Confirmación del programa de auditoría Explicación de los reportes a ser generados ( Uso del formato de solicitud de acción correctiva) Aclaraciones que sean necesarias El Grupo Auditor realiza la auditoria de acuerdo a lo establecido en los criterios de auditoría y utilizará para el efecto una lista de verificación formato P-GEPLA-03- F04, en el cual constarán todas las cláusulas de la Norma auditadas, relacionadas con cada uno de los procesos. Las listas de verificación bien elaboradas se constituirán en el instrumento esencial de la auditoría y formarán parte básica y esencial del reporte de auditoría, en el que comprende un enfoque de las actividades de los departamentos, los procesos, y los requisitos de los documentos del SGI, que forman parte del criterio de auditoría.
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 10 / El auditor obtiene evidencias objetivas de la conformidad del SGI y anota en la lista de verificación, en la cual constará todos los detalles necesarios que confirmen o no la existencia de una desviación, en el caso de encontrar desviaciones recurrentes, con evidencia objetiva el auditor también registra los datos en la lista de verificación. En la reunión de enlace entre auditores se exponen los hallazgos o desviaciones encontradas, indicadas en las listas de verificación, y conjuntamente el equipo auditor define la existencia o no de una no conformidad, de acuerdo a los siguientes criterios: No cumple con un criterio de auditoria La desviación es recurrente Existen datos, evidencias o hechos que no den lugar a dudas de la existencia de la no conformidad. En la reunión de enlace se redacta la no conformidad de acuerdo PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS, asegurándose que se describa adecuadamente el problema, el requisito incumplido y atribución a la norma. En la reunión de retroalimentación, el auditor que detecto la no-conformidad y que fue avalada por el grupo de auditores en la reunión de enlace, presenta la solicitud de acción correctiva al responsable del proceso para conseguir su aceptación mediante su firma. En caso de no conseguir la aceptación, el reporte se entrega a una instancia superior dentro de la organización del SGI. Una vez concluida la auditoría se realizará la reunión de cierre en presencia de todos los auditados y el Representante de la Dirección del SGI, a fin de dar a conocer las no-conformidades, observaciones y conclusiones. En la reunión de cierre se establecerán tiempos de cumplimientos de las acciones correctivas. 4.6 Resultados e Informe de Auditoría Además del informe verbal de la reunión de cierre de auditoría, se presentará un Informe P-GEPLA-03-F05 escrito que incluirá: Plan Matriz de auditoría Cronograma detallado de auditoría Listas de Verificación Fortalezas del SGI Reporte de no-conformidades encontradas Observaciones Debilidades del SGI Conclusiones
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 11 / El Informe de la auditoría se dará a conocer por parte del Representante de la Dirección del SGI a la Dirección General del EERSSA en un plazo máximo de 24 horas de concluida la auditoría, para que se constituya como un documento de evidencia de Revisión por parte de la Dirección. 4.7 Seguimiento de resultados Auditoría 4.7.1 Análisis de Causa y Acciones Correctivas Los Responsables de los procesos auditados con sus colaboradores realizarán el análisis de causa y propondrán las acciones correctivas para eliminar las no-conformidades detectadas de acuerdo al PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y PROYECTOS DE MEJORA, en los 15 días laborables después de finalizada reunión de cierre de la auditoría, en el que se incluirán responsables, fechas concretas y acciones definidas. Una copia de Solicitudes de Acción Correctiva con el análisis de causa y las acciones correctivas propuestas es enviada al Representante de la Dirección de EERSSA. El Representante de la Dirección de EERSSA, se asegura que se toman las acciones dentro de los plazos definidos, sin demora injustificada y que las mismas sean proporcionales a las causas raíces identificadas y a los problemas detectados. 4.7.2 Verificación de las Acciones Correctivas El Representante de la Dirección de EERSSA o su delegado es el responsable de verificar el cumplimiento de las acciones correctivas propuestas y cerrar las SAC, según lo indicado en el PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS. El Representante de la Dirección podrá delegar la autoridad de verificación de las acciones correctivas al Auditor líder u otro funcionario del EERSSA. En el caso de no cumplimiento en la toma de acciones correctivas en los plazos propuesto, el responsable del proceso puede solicitar al Representante de la Presidencia Ejecutiva de la EERSSA, un nuevo plazo con la razón fundamentada por la cual no se cumplió con la fecha prevista, caso contrario el Representante de la Dirección comunicará el particular a la Dirección General del EERSSA. Cuando todas las SAC son cerradas, es decir se han tomado las acciones correctivas propuestas, el responsable del seguimiento y verificación de las acciones correctivas entregará los Reportes de las SAC solucionadas al Responsable de la Presidencia Ejecutiva del SGI de EERSSA.
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 12 / El Representante de la Presidencia Ejecutiva de la EERSSA, será encargado de informar a la Presidencia del Sistema de Gestión Integrado, los resultados de la realización de Auditorías 4.8 Eficacia de las auditorías y acciones correctivas El auditor líder y el equipo de auditores, como primer punto de su programa de auditoría siguiente, verifica las acciones correctivas tomadas para cerrar las no conformidades levantadas en las auditorías internas o externas anteriores, han sido eficaces, para lo cual confirmará que no existan los mismos problemas y desviaciones detectadas anteriormente. En caso de existir los mismos problemas, se reportará como una nueva solicitud de acción correctiva. 4.9 Auditorías Externas El Representante de la Presidencia Ejecutiva de la EERSSA, informará sobre el programa de las auditorías externas y coordinará la realización de las mismas con los auditores externos. Las no conformidades detectadas en auditorías externas serán gestionadas de acuerdo al presente procedimiento. 5. REGISTROS Anexo 1: F01 Plan anual de auditoria internas al SGI Anexo 2: F02 Lista de Auditores internos calificados del SGI del EERSSA Anexo 3: F03 Programa detallado de auditoría Anexo 4: F04 Listas de verificación Anexo 5: F05 Informe de Auditoría Anexo 6: F06 Plan matriz de auditoría 6. CONTROL DE LOS REGISTROS Se indica en el Anexo 5 7. VIGENCIA Las disposiciones de este procedimiento entran en vigencia cinco (5) días laborables después de su aprobación.
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 13 / ANEXO 1
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 14 / Anexo 2
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 15 / Anexo 3
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 16 / Anexo 4
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 17 / Anexo 5
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: 18 / Anexo 6
CODIGO: P-GEPLA-03 Pag: / ANEXO 7 LISTA DE CONTROL DE REGISTROS NOMBRE DEL REGISTRO NÚMERO (SI APLICA) RECOLECCIÓN CUSTODIO IDENTIFICACIÓN ARCHIVO PROTECCIÓN TIEMPO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Plan anual P-GEPLA-3- F01 Por evento GEPLA Fecha Oficina de GEPLA Carpetas Identificadas 5 años Archivo General Lista de auditores P-GEPLA-3- F02 Por evento GEPLA Fecha Oficina de GEPLA Carpetas Identificadas 5 años Archivo General Programa de auditoría P-GEPLA-3- F03 Por evento GEPLA Fecha Oficina de GEPLA Carpetas Identificadas 5 años Archivo General Lista de verificaci{on P-GEPLA-3- F04 Por evento GEPLA Fecha Oficina de GEPLA Carpetas Identificadas 5 años Archivo General Informe de auditoria P-GEPLA-3- F05 Por evento GEPLA Fecha Oficina de GEPLA Carpetas Identificadas 5 años Archivo General Plan Matriz P-GEPLA-3- F06 Por evento GEPLA Fecha Oficina de GEPLA Carpetas Identificadas 5 años Archivo General