Informe de Auditoria DB-98-4. 25 de febrero de 1998

Informe de Auditoria DB-98-4 25 de febrero de 1998 DEPARTAMENTO DE CORRECCION Y REHABILITACION ADMINISTRACION DE CORRECCION CENTRO DE DETENCION DE LA PARADA OCHO (UNIDAD 2120) Período auditado : 1 de junio de 1991 al 31 de mayo de 1997

CONTENIDO Pd ina Información sobre la unidad auditada................................................ 1 Período cubierto y normas aplicables................................................ 2 Opinión...................................................................... 2 Clasificación y contenido de los hallazgos............................................ 3 Informe de auditoría anterior...................................................... 4 Otros anejos................................................................... 4 Recomendaciones............................................................... 4 Cartas a la gerencia............................................................. 7 Comentarios de la gerencia........................................................ 7 Reconocimiento................................................................ 7 Anejo 1 - Hallazgos : 1 - Funciones conflictivas en la Unidad de Cuentas.......................... 8 2 - Controles inadecuados sobre la propiedad............................... 9 3 - Controles inadecuados sobre las operaciones del almacén de materiales y comestibles................................................... 11 4 - Fallas relacionadas con las cuentas de los confinados...................... 13 5 - Fallas de control en los procesos de compras............................ 15 6 - Controles inadecuados sobre las recaudaciones........................... 17 7 - Fallas de control en las operaciones de la Oficial Pagadora Especial........... 19 8 - Fallas de control en las operaciones de la tienda.......................... 21

Página 9 - Fallas de control sobre las armas de fuego.............................. 22 10 - Controles inadecuados sobre los vehículos de motor....................... 23 11 - Fallas de control sobre las llamadas telefónicas a larga distancia.............. 24 12 - Controles inadecuados sobre los servicios de alimentos a oficiales correccionales.................................................. 25 13 - Controles inadecuados sobre las llaves restringidas........................ 26 Anejo 2 - Conciliación de los saldos de las cuentas de los confinados con los fondos disponibles en el banco al 20 de junio de 1997......................................... 27 Anejo 3 - Funcionarios principales que actuaron durante el período auditado................. 29

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 25 de febrero de 1998 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes : Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Centro de Detención de la Parada Ocho (Centro de Detención) de la Administración de Corrección, adscrita al Departamento de Corrección y Rehabilitación, para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes. La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm.9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA Las instituciones penales de Puerto Rico están adscritas a la Administración de Corrección según se dispone en la ley creadora de ésta, LeyNúm. 116 del 22 de julio de 1974, según enmendada (Ley Núm. 116).' En el Articulo VI Sección 19 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y en la Ley Núm. 116 se establece como política pública que las instituciones penales propenderán a la rehabilitación moral y social de las personas confinadas en las mismas siguiendo el principio de tratamiento individualizado. 1 El Plan de Reorganización Núm. 3 (Sustitutivo) del 19 de diciembre de 1993 creó el Departamento de Corrección yrehabilitación. Estánadscritos y forman parte de este Departamento como componentesoperacionales los siguientes organismos : la Administración de Corrección, la Junta de Libertad Bajo Palabra, la Administración de Instituciones Juveniles y la Corporación de Empresas de Adiestramiento y Trabajo.

El Centro de Detención se inauguró el 1 dejulio de 1973 y funciona como una institución de custodia para varones confinados, que incluye los niveles de custodia máxima, mediana y mínima. El Centro de Detención funciona bajo un régimen tendiente a la rehabilitación social, física y moral de los confinados, y proporciona instrucción escolar e industrial a éstos. El Centro de Detención tiene una capacidad máxima para atender 59 confinados y al 20 de junio de 1997 tenía 58 confinados. El Centro de Detención es dirigido por un Superintendente que responde directamente alaadministradora de la Administración de Corrección (Administradora de Corrección). Sus gastos de funcionamiento son sufragados del presupuesto anual de dicha Administración. PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditoria cubrió del 1 de junio de 1991 al 31 de mayo de 1997. En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias. OPINION Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones fiscales del Centro de Detención se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Se determinaron varios hallazgos clasificados secundarios que se comentan en el Anejo 1.

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS Los hallazgos de nuestros informes de auditoría se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen serias violaciones de la ley y de los reglamentos aplicables. Los mismos pueden consistir en irregularidades y errores graves o materiales determinados con motivo de las siguientes situaciones, entre otras : falsas representaciones, malversación de activos, aplicación incorrectas de principios de contabilidad y de disposiciones legales relevantes, fallas matemáticas, o por hechos mal interpretados. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1. Situación - Los hechos encontrados en una fase de la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. 3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados. Cuando ello amerita, se incluyen al final del hallazgo información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados.

INFORME DE AUDITORIA ANTERIOR Situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 1 al 4, 6-b, 7, 8, 11, 12-a y 13 fueron objeto de recomendaciones en nuestro Informe de Auditoría DB-92-7 del 31 de diciembre de 1991 (informe de auditoría anterior). Estas no fueron atendidas. El no atender las recomendaciones de los informes de auditoría de esta Oficina, sin justa causa, puede constituir una violación al Artículo 3.2(B) de la LeyNúm. 12 del 24 de julio de 1985, conocida como "Ley de Etica Gubernamental". A estos efectos, el 30 de enero de 1987 el Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental emitió la Carta Circular Núm.86-4, mediante la cual exhortó a los funcionarios de la Rama Ejecutiva a cumplir con las mismas. OTROS ANEJOS En el Anejo 2 se presenta una conciliación de los saldos en las cuentas de los confinados con los fondos disponibles en el banco al 20 de junio de 1997. El Anejo 3 contiene una relación de los fimcionarios principales del Centro de Detención que actuaron durante el período auditado. RECOMENDACIONES A la Secretaria de Corrección v Rehabilitación 1. Ver que la Administradora de Corrección cumpla con las recomendaciones 2 al 5 (hallazgos 1 al 3, 4-b, 6-a y 10).

A la Administradora de Corrección 2. Ver que : a. Se cubran los dos puestos vacantes en la Unidad de Cuentas del Centro de Detención que se indican en el Hallazgo 1. b. Se nombre para el Centro de Detención un Encargado de la Propiedad (Hallazgo 2) y un Recaudador Oficial Sustituto (Hallazgo 6-a). c. Ver que el Gerente de Transportación de la Administración de Corrección gestione con el Area de Transporte de la Administración de Servicios Generales el nombramiento de un Gerente Auxiliar de Transportación para el Centro de Detención y que se ejerza una supervisión eficaz sobre las tareas de éste (Hallazgo 10). 3. Promulgar procedimientos administrativos para regular las operaciones de los almacenes de materiales en las instituciones correccionales (Hallazgo 3). 4. Gestionar con los secretarios de Justicia y de Hacienda la aprobación de una reclamación administrativa para disponer de la diferencia por $1,781 existente en la "Cuenta Bancaria Control de Fondos de Confinados" en armonía con la ley (Hallazgo 4-b). 5. Ver que el Superintendente del Centro de Detención cumpla con las recomendaciones 6 al 9 (hallazgos 1, 2, 4-a, 5, 6-b, 7 al 9 y 11 al 13). Al Superintendente del Centro de Detención 6. Ver que se segreguen las funciones conflictivas que realizan varios empleados de la Unidad de Cuentas o, en su defecto, implantar medidas alternas de control al respecto (Hallazgo 1).

7. Ejercer una supervisión adecuada sobre las operaciones relacionadas con la propiedad (Hallazgo 2), la armería (Hallazgo 9), los encargados de los teléfonos directos (Hallazgo 11), y las llaves restringidas (Hallazgo 13), para ver que se observen las disposiciones aplicables y se corrijan las situaciones señaladas. 8. Ejercer una supervisión eficaz sobre las tareas del Supervisor de la Unidad de Cuentas para que : a. Supervise debidamente las operaciones del almacén de materiales y comestibles (Hallazgo 3). b. En relación con el Hallazgo 4-a: (1) Se remitan al Secretario de Hacienda los $2,722 correspondientes a las 315 cuentas de confinados puestos en libertad hacía 3 años o más cuyo paradero se desconocía. (2) Se establezca una coordinación efectiva entre los empleados de las unidades de Récords Sociopenales y de Cuentas para que se atiendan las liquidaciones de los fondos de los confinados del Centro de Detención. c. Se corrijan las situaciones comentadas sobre el proceso de compra de artículos para el Centro de Detención y la tienda (Hallazgo 5). d. En relación con el Hallazgo 6-b, vea que la Recaudadora Oficial : (1) Corrija las situaciones señaladas y que las mismas no se repitan. (2) Obtenga del banco duplicados auténticos de las hojas de depósito. (3) Determine con el Area de Servicios Generales de la Administración los recaudadores auxiliares a los que se transfirieron los libros de recibos 805 al 810. e. La Oficial Pagadora Especial (Hallazgo 7) y el Encargado de la Tienda (Hallazgo 8) corrijan las fallas de control determinadas en sus operaciones y que las mismas no se repitan. 9. Observar las disposiciones aplicables al consumo de alimentos por los empleados en el Centro de Detención para corregir y que no se repitan las situaciones señaladas en el Hallazgo 12.

CARTAS A LA GERENCIA 1. Las situaciones comentadas en el Anejo 1 fueron referidas a la Lcda. Zoé Laboy Alvarado, Administradora de Corrección, y al Sr. Mario Rodríguez Rodríguez, Superintendente del Centro de Detención (Superintendente), mediante comunicaciones de nuestro auditor del 8 de septiembre de 1997. 2. El borrador de este informe se sometió a la Hon. Nydia Cotto Vives, Secretaria del Departamento de Corrección y Rehabilitación, a la Administradora de Corrección y al Superintendente para comentarios. COMENTARIOS DE LA GERENCIA 1. En cartas del 11 y 18 de septiembre de 1997 el Superintendente contestó la comunicación de nuestro auditor y el borrador de este informe sin objeciones al respecto e informó sobre las medidas adoptadas o que se proponía adoptar para corregir las situaciones señaladas. 2. En carta del 17 de noviembre de 1997 el Sr. Rafael Torres Suárez, Secretario del Departamento de Corrección Interino, contestó el borrador de este informe e indicó que no tenía comentarios sobre el mismo. Indicó que había cursado copia de su carta al Superintendente para que se tomaran las medidas correctivas necesarias. 3. En carta del 2 de diciembre de 1997 la Administradora de Corrección contestó el borrador de este informe sin objeciones al respecto. RECONOCIMIENTO Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados del Centro de Detención por la cooperación que nos prestaron durante la auditoría.

DEPARTAMENTO DE CORRECCION Y REHABILITACION Anejo 1 ADMINISTRACION DE CORRECCION CENTRO DE DETENCION DE LA PARADA OCHO Hallazgos Hallazgo 1 - Funciones conflictivas en la Unidad de Cuentas Los siguientes empleados de la Unidad de Cuentas efectuaban funciones conflictivas, como se indica : a. El Guardalmacén de los comestibles. preparaba las requisiciones de alimentos (véase el Hallazgo 3). Además, ejercía las funciones de Encargado de la Tienda, de Oficial Pagador Especial Sustituto y de registrar las ventas de la tienda en las cuentas de los confinados. b. La Recaudadora Oficial ejercía las funciones del Supervisor de la Unidad de Cuentas cuando sustituía a éste durante períodos de ausencia o vacaciones. Una de dichas funciones era aprobar los informes de ingresos que preparaba la Recaudadora. c. La Oficial Pagadora Especial preparaba las conciliaciones bancarias de la "Cuenta Corriente de Confinados" y "Cuenta Honorarios y Otras Compensaciones y Fondos de la Tienda". d. El Supervisor de la Unidad de Cuentas ejercía las funciones de Guardalmacén y Encargado de los Récords Perpetuos de los materiales de oficina del Recaudador Oficial y del Encargado de la Tienda, cuando sustituía a éstos durante períodos de ausencia o vacaciones. También desempeñaba funciones relacionadas con la propiedad (véase la nota al calce 3). Situaciones similares fueron señaladas en el informe de auditoría anterior. En la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, conocida como "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico", según enmendada, se dispone que la organización fiscal que diseñe o apruebe el Secretario de Hacienda para las dependencias deberán proveer para que en el proceso fiscal exista una separación de funciones y responsabilidades adecuada que impida o dificulte la comisión de irregularidades.

(Cont. Aneio 1) La ausencia de una segregación de funciones adecuada o de medidas alternas de control puede propiciar que se cometan irregularidades en dichas operaciones y que las mismas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. Atribuimos las fallas comentadas mayormente a que no se habían implantado medidas alternas de control al respecto y a que el Superintendente no había efectuado gestiones efectivas para cubrir los dos puestos vacantes' en la Unidad de Cuentas. Véanse las recomendaciones 1, 2-a, 5 y 6. Hallazgo 2 - Controles inadecuados sobre la propiedad a(1). No se había nombrado un encargado de la propiedad desde el 18 de febrero de 1991. 3 (2). Al cesar en sus funciones en la fecha indicada, el ex encargado de la propiedad no se le requirió la entrega de la propiedad al Director de la División de Servicios Generales o al Superintendente. b. Al 25 de agosto de 1997 no se habían sometido al Departamento de Hacienda los inventarios fisicos anuales de activo fijo (Modelo SC-795) correspondientes a los años del 1988 al 1996. A esa misma fecha tampoco se había contestado el último informe de diferencias sometido por el Departamento de Hacienda el 11 de febrero de 1988. c. El "Mayor Subsidiario de Propiedad" no se llenaba correctamente. En el mismo no se indicaba la fecha de adquisición de las unidades de propiedad y en ocasiones la localización y el costo de las mismas. ' Auxiliar de Contabilidad (vacante desde el 16 oct 96) y Supervisor de Alimentos (vacante desde el 1 ene 97). 3 El "Libro Control Numérico de la Propiedad" lo llevaron un Oficial de Custodia (1991 y 1992) y el Supervisor de la Unidad de Cuentas (1993 al 1997). El mismo se utiliza para asignar números a las unidades adquiridas por compra. 9

(Cont. Anejo 1) d. El examen de 20 unidades de propiedad adquiridas por $9,443 reveló que 18 de éstas con un costo de $9,232, no estaban cubiertas por recibos de propiedad en uso (Modelo SC-1211) firmados por los empleados que las tenían bajo su custodia. Tres de las unidades no estaban numeradas. e. No se había tramitado al Departamento de Hacienda el "Informe sobre Cambio en Inventario" (Modelo SC-785) para contabilizar la transferencia del Centro de Detención de Jóvenes Adultos al Centro de Detención de 22 unidades de propiedad adquiridas por $1,843. f. Las herramientas no estaban protegidas adecuadamente. Para su manejo no seutilizaban requisiciones autorizadas ni se mantenía un inventario de las herramientas de mecánica. Situaciones similares fueron señaladas en el informe de auditoría anterior. Las situaciones mencionadas son contrarias a las guías y los procedimientos establecidos por el Secretario de Hacienda en el Reglamento Núm. 11, "Control y Contabilidad de la Propiedad" y en el "Manual de Contabilidad de la Propiedad". No observar las guías y los procedimientos orientados a la protección de la propiedad aumenta considerablemente el riesgo de la pérdida o uso indebido de la misma sin que se puedan fijar las responsabilidades de lugar. Por otro lado, no someter los inventarios fisicos de los años del 1988 al 1996 privó al Departamento de Hacienda efectuar conciliaciones de sus récords de la propiedad con los del Centro de Detención, para las medidas correspondientes. Atribuimos las situaciones comentadas a que el Superintendente no había gestionado el nombramiento de un encargado de la propiedad ni supervisaba adecuadamente las tareas de los empleados que entendían en el manejo de la propiedad. Véanse las recomendaciones 1, 2-b, 5 y 7. 10

(Cont. Anejo 1) Hallazgo 3 - Controles inadecuados sobre las operaciones del almacén de materiales v comestibles a. No se había designado un guardalmacén para los materiales de limpieza y mantenimiento. Tampoco se utilizaban requisiciones autorizadas para despachar estos materiales. b(1) En la Unidad de Cuentas no se llevaban récords de inventario perpetuo de los materiales de conservación. (2) No se habían establecido niveles mínimos y máximos para las existencias del almacén. Es mediante este mecanismo que debe planificarse y efectuarse las compras para que se mantengan niveles apropiados de los inventarios. c. No se preparaban correctamente la "Requisición de Alimentos Crudos" (boleta) y la "Requisición de Materiales y Equipo". El examen de las requisiciones despachadas de enero a marzo de 1997, reveló lo siguiente : (1) Relacionado con 21 requisiciones de alimentos procesadas : - En ocho no se indicó la fecha de despacho. - Seis fueron preparadas por el Guardalmacén. - Dieciséis fueron preparadas y despachadas por la misma persona. - Diecinueve no estaban autorizadas. - En 19 no se indicó el receptor de los alimentos. - Cinco no estaban firmadas por el solicitante. - Dos fueron despachadas y recibidas por la misma persona. - Diez no fueron despachadas por el Guardalmacén.

(Cont. Anejo 1) (2) Relacionado con 26 requisiciones de materiales procesadas : - En cuatro no se indicó la fecha de la solicitud. - En cinco no se indicó el solicitante. - En 21 no se indicó quién hizo el despacho. - Trece no estaban aprobadas. - En 22 no se indicó el receptor de los artículos. - En 25 no se indicó la fecha de despacho. - En 10 no se indicó la cantidad despachada. Situaciones similares fueron señaladas en el informe de auditoría anterior. Son normas de control interno que se establezcan y se utilicen procedimientos adecuados para recibo, custodia y despacho de los artículos y comestibles en existencia en almacén, de manera que se asegure la protección de éstos. En un memorando emitido por la Administradora de Corrección el 11 dejulio de 1986 se establecen las instrucciones generales para el control de los alimentos que se sirven en las instituciones penales. Las situaciones comentadas pueden propiciar la pérdida o el uso indebido de los artículos y comestibles. Atribuimos dichas situaciones mayormente a que el Superintendente no supervisaba eficazmente las tareas del Supervisor de la Unidad de Cuentas para ver que se observaran dichas disposiciones, y a falta de procedimientos escritos para regular las operaciones del almacén de materiales de limpieza y mantenimiento. Véanselas recomendaciones 1, 3 y 8-a.

Cont. Anejo 1) Hallazgo 4 - Fallas relacionadas con las cuentas de los confinados a. De acuerdo con los récords internos de la Unidad de Cuentas al 20 de junio de 1987 había 365 cuentas con saldos inactivos por $3,545 de confinados liberados a quienes no se liquidaron sus haberes a la fecha de su partida. De éstas, 315 por $2,722 pertenecían a confinados puestos en libertad hacía 3 años o más cuyo paradero se desconocía. Este importe no había sido transferido a una cuenta de depósito especial en los libros del Secretario de Hacienda, b. No se habían tomado medidas administrativas para disponer de una diferencia por $1,781 4 existente en la "Cuenta Bancaria Control de Fondos de Confinados" al comparar los saldos disponibles en el banco con los saldos de las cuentas de los confinados (véase el Anejo 2). Situaciones similares fueron señaladas en el informe de auditoría anterior. En la LeyNúm. 116 se dispone que todos los saldos pertenecientes a confinados puestos en libertad cuyo paradero se desconozca, que hayan permanecido en las cuentas bancarias de las instituciones por tres o más años sin haberse efectuado el. reintegro correspondiente, serán transferidos a una cuenta de depósito especial en los libros del Secretario de Hacienda. Se dispone, además, que el Secretario de Hacienda, en consulta con el Administrador de Corrección, promulgará la reglamentación necesaria para el recibo, depósito y desembolso de los fondos de los confinados depositados en las cuentas bancarias cuya creación se autoriza y para establecer las medidas de control interno y la contabilidad de las operaciones. 4 No se logró establecer el importe individual de las diferencias. No obstante, los balances de las cuentas de los confutados no exceden de $1,000. 13

(Cont. Anejo 1) En la Ley Núm. 104 M29 de junio de 1955, según enmendada, se dispone lo siguiente : Cualquier reclamación contra el Estado por una suma cuyo valor no excede de un mil (1,000) dólares podrá ser aprobada administrativamente, previa la debida investigación y recomendación favorable por el jefe ejecutivo de la agencia o departamento correspondiente, con la aprobación de los Secretarios de Justicia y de Hacienda, a quienes se les autoriza a promulgar reglas y formularios para la tramitación administrativa de dichas reclamaciones. Sobre las situaciones comentadas : - La del apartado "a" privó a los confinados en cuestión de disponer de los fondos en dichas cuentas. Además, privó al Secretario de Hacienda de utilizar los $2,722 indicados. - Al 20 de junio de 1997 persistía la diferencia de $1,781 indicada, lo que ocasionaba una inversión de tiempo y esfuerzo adicional a los empleados de la Unidad de Cuentas para conciliar dicha cuenta (apartado "b"). Atribuimos las situaciones comentadas a lo siguiente : - La del apartado "a" a que los superintendentes en funciones no supervisaron eficazmente las tareas del Supervisor de launidad de Cuentas para verque se cumpliera con las disposiciones mencionadas. Además, a que no existía una coordinación efectiva entre los empleados de las unidades de Récords Sociopenales y de Cuentas para que se atendieran las liquidaciones de los fondos de los confinados cuando éstos egresaban del penal. - La del apartado "b" a que los administradores de Corrección en funciones no habían gestionado con los secretarios de Justicia y de Hacienda la aprobación de una reclamación administrativa para disponer de dicha diferencia, conforme a la disposición citada. Véanselas recomendaciones 1, 4, 5 y 8-b. 14

(Cont.` Anejo 1) Hallazgo 5 - Fallas de control en los procesos de compras El examen de las operaciones de la Subdelegada Compradora del 1 de abril de 1995 al 31 de mayo de 1997, reveló lo siguiente : a. Sobre 25 órdenes de compra de alimentos, materiales de oficina, limpieza ymantenimiento por $7,284 : (1) No verificó que los formularios "Solicitud de Compra" (Modelo SC-701) estuvieran llenados y firmados en todas sus partes. Los mismos se procesaron sin la firma del solicitante y la fecha o firma de aprobación. Otras cuatro solicitudes de compra procesadas no se prepararon en el formulario oficial. (2) Para seis de las compras preparó la orden con posterioridad al recibo de la mercancía. (3) Para cuatro compras menores de $500 gestionó una sola cotización de precio. Para las compras mayores de dicha cantidad no solicitó confirmaciones escritas de los suplidores. (4) No preparó correctamente el formulario "Informe de Recibo e Inspección" que enviaba al Guardalmacén. En los mismos no se distinguía con claridad el número de la orden de compra, el nombre del suplidor y los artículos ordenados. (5) Envió ala Delegada Compradora de la Administración de Corrección (Administración) 21 de 36 formularios "Informe Mensual de Adquisición de Bienes y Servicios" (Modelo ASG-454), durante los años fiscales 1994-95, 1995-96 y 1996-97, con tardanzas que fluctuaron entre 1 y 103 días laborables. Además, no se presentó evidencia sobre la radicación de los informes correspondientes a febrero y abril de 1995 y diciembre de 1996.

(Cont. Anejo 11 b. El examen de 15 órdenes de compra de artículos para la venta en la tienda por $6,989, reveló que : (1) No requirió la "Solicitud de Compra de Artículos para la Tienda" (Modelo AC-0192) para iniciar el proceso de compra. (2) No utilizó órdenes de compra. Las compras se efectuaron mediante llamadas telefónicas a los suplidores, para lo cual utilizó el formulario "Comprobante del Oficial Pagador Especial" (Modelo SC-779). En el Reglamento Núm. 7 de Delegados Compradores, aprobado por el Administrador de Servicios Generales el 24 de noviembre de 1986, y en el Memorando Normativo OA-85-01 del 15 de noviembre de 1985 aprobado por la Administradora de Corrección se establecen las guías y los procedimientos que deben seguir los delegados y subdelegados compradores. Además, se establece que los subdelegados compradores someterán debidamente llenado el Modelo ASG-454 al Delegado Comprador de su agencia no más tarde del cinco decada mes. Por otra parte, en el "Manual de Procedimientos de las Tiendas", aprobado el 2 de febrero de 1981 por la Administradora de Corrección, se establece que el encargado de la tienda determinará mensualmente los artículos que serán necesarios adquirirse, llenará el Modelo AC-0912 y lo someterá al Subdelegado Comprador con cinco días de antelación a la compra. Se indica, además, que el Subdelegado Comprador preparará las órdenes de compra. Las situaciones comentadas propician el ambiente para que se cometan irregularidades y que éstas no se detecten a tiempo. Por otro lado, pueden dar lugar a que se efectúen compras de artículos innecesarios, e impidieron a la Delegada Compradora de la Administración poder efectuar una pronta y efectiva evaluación de los informes mensuales de adquisición. 16

(Cont. Aneio 1) Atribuimos las situaciones comentadas a que los superintendentes en funciones no supervisaban eficazmente las labores del Supervisor de la Unidad de Cuentas ni éste hacía lo propio con la Subdelegada Compradora para ver que se observaran las referidas disposiciones. Véanselas recomendaciones 5 y 8-c. Hallazgo 6 - Controles inadecuados sobre las recaudaciones a. No se había nombrado un Recaudador Oficial Sustituto para atender los procesos de recaudaciones durante las ausencias de la Recaudadora Oficial. b. El examen de las operaciones relacionadas con las recaudaciones efectuadas por la Recaudadora Oficial de julio de 1995 a mayo de 1997 reveló lo siguiente: (1) En 18 ocasiones depositó recaudaciones por $4,204 con tardanzas que fluctuaron entre 1y 8 días. (2) No remitió al Departamento de Hacienda los originales de 14 recibos anulados. Además, en siete de éstos no indicó el motivo de su anulación. (3) No conservó la mayoría de las hojas de depósito autenticadas por el banco. En su lugar, conservaba fotocopia de las mismas. (4) No documentó el traspaso durante el 1992 al entonces Director del Arca de Servicios Generales de la Administración de seis libros de recibos (805 al 810). Sobre dicha transferencia sólo aparece una nota de la Recaudadora Oficial en el libro de registro del 1992. Situaciones similares a las de este apartado "b" fueron señaladas en el informe de auditoría anterior. En el Reglamento Núm. 21 sobre "Recibo, Depósito, Desembolso, Control y Contabilidad de los Fondos Consignados en Instituciones Penales", aprobado por los secretarios de Hacienda y de Justicia el 26 de junio 17

Cont. Ane' 1 de 1968, según enmendado, se establecen los procedimientos que deben seguir los recaudadores oficiales y auxiliares para efectuar sus operaciones fiscales. Se establece, además, sobre el nombramiento de recaudadores oficiales, auxiliares y sustitutos para las operaciones de recibo y depósito de los fondos de los confinados. También se establece que el recaudador oficial exigirá al receptor en el banco que selle y estampe sus iniciales en cada copia de las hojas de depósitos. Sobre las situaciones comentadas : - La falta de una recaudadora oficial sustituta que se menciona en el apartado "a" ocasionaba que cuando la Recaudadora Oficial se ausentaba los recaudadores auxiliares entregaban las recaudaciones al Supervisor de la Unidad de Cuentas quien no tiene nombramiento de recaudador oficial. Este depositaba a nombre de la Recaudadora Oficial los fondos recibidos, pero no expedía a los recaudadores auxiliares recibos oficiales. - Las deficiencias de control en las operaciones de la Recaudadora Oficial que se mencionan en el apartado "b" pueden dar lugar al manejo indebido o la pérdida de los valores recaudados. Además, la falta de las hojas de depósito autenticadas por el banco provocó que tuviéramos que dedicar tiempo y esfuerzo adicional para verificar la corrección de los depósitos efectuados por la Recaudadora Oficial. Atribuimos las situaciones comentadas a que el Superintendente no supervisaba eficazmente las tareas del Supervisor de la Unidad de Cuentas, ni éste hacía lo propio con la Recaudadora Oficial, para ver que se observaran las disposiciones mencionadas. Véanselas recomendaciones l, 2-b, 5 y 8-d.

(Cont. Aneio 1) Hallazgo 7 - Fallas de control en las operaciones de la Oficial Pagadora Especial La Oficial Pagadora Especial : a. No preparaba correctamente las conciliaciones bancarias mensuales de la cuenta corriente de los confinados (véase el hallazgo 1-c). Por ejemplo, en la conciliación de mayo de 1997 no incluyó varios. cargos bancarios por $157 algunos de los cuales se registraron en el banco hacía más de 12 años (véase el Anejo 2). b Sometió al Departamento de Hacienda 16 informes mensuales de "Cuenta Corriente", correspondientes a los años 1994-95 al 1996-97, con tardanzas de entre 2 y 97 días después de transcurrido el término reglamentario de 30 días para remitirlos. c. Efectuaba los pagos de las solicitudes de fondos de los confinados sin verificar que los formularios "Solicitud y Pago Dinero de Confinados" [Modelo AC-0072-PIP-002 (Rev. 80)] fueran llenados y firmados en todas sus partes. En 29 solicitudes pagadas durante marzo a mayo del 1995 al 1997, se determinó que las mismas se procesaron sin la fecha de aprobación del Superintendente, el número de la cuenta del confinado, el balance disponible en la cuenta del confinado al momento de la petición, el beneficiario de los fondos, la fecha de autorización del cliente, la recomendación del oficial sociopenal y la firma del Encargado de las Cuentas. Situaciones similares fueron señaladas en el informe de auditoría anterior. En las cartas circulares núms. 1300-13-91 y 1300-14-93 emitidas por el Secretario de Hacienda el 16 de octubre de 1990 y 16 de abril de 1993, respectivamente, se establecen los procedimientos que seguirán las agencias para preparar los informes de conciliación bancaria y efectivo en caja. En las mismas se establece lo siguiente : 19

(Cont. Anejo 1) - En caso de que al preparar la conciliación la persona designada determine diferencias entre la información provista por el banco y los récords del oficial pagador, aclarará con el oficial pagador las mismas antes de someterse la conciliación a la aprobación final del jefe de la agencia o su representante autorizado. Las agencias deberán tomar las medidas necesarias para que dichas diferencias se aclaren y no se dilate el rendir la cuenta al Departamento de Hacienda. Serán responsables, ademas, de solucionar inmediatamente cualquier diferencia surgida en la conciliación. Bajo ninguna circunstancia se permitirá que cualquier diferencia surgida en dicha conciliación permanezca sin resolverse por un período mayor de tres meses. - Una vez la conciliación bancaria esté directamente aprobada por el jefe de la agencia o su representante autorizado someterán la misma al Negociado de Intervenciones del Departamento de Hacienda, junto con la cuenta corriente y demás comprobantes y documentos que por reglamentación se requiere, dentro de los primeros 30 días después de finalizar cada mes. Las fallas de control determinadas en el proceso de pago de dinero a los confinados son contrarias a lo dispuesto en el Memorando A-5-80, emitido por la Administradora de Corrección el 17 de junio de 1980. En el mismo se dispone que la Unidad de Cuentas asignará un número a cada solicitud de dinero y proveerá las copias necesarias para que la Unidad Sociopenal inicie el proceso de tomar la información necesaria al confinado. Además, establece quiénes deben firmar el documento mencionado. Dichas situaciones propician el ambiente para la comisión de irregularidades en la administración y uso de los fondos de los confinados y que no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. La del apartado "b", además, impide al Departamento de Hacienda efectuar a tiempo la verificación correspondiente de los informes mensuales de "Cuenta Corriente". 20

(Cont. Anejo 1) Atribuimos dichas situaciones a que el Superintendente no supervisaba eficazmente las tareas del Supervisor de la Unidad de Cuentas, ni éste hacía lo propio con las de la Oficial Pagadora Especial, para ver que se cumpliera con las disposiciones mencionadas. Véanselas recomendaciones 5 y 8-e. Hallazgo 8 - Falla de control en las operaciones de la tiendas El Encargado de la Tienda procesaba las facturas de ventas a confinados sin verificar que las mismas se hubieran llenado y firmado en todas sus partes. En 29 facturas de ventas procesadas de marzo a mayo de 1996 y 1997 se determinó que las mismas se despacharon sin la fecha de venta y sin las firmas del cliente, del Encargado de la Cuentas (para certificar la disponibilidad de fondos), del empleado que despachó los artículos y de los empleados que verificaron los cómputos aritméticos y registraron las ventas en las cuentas correspondientes. Una situación similar fue señalada en el informe de auditoría anterior. El "Reglamento para la Operación de las Tiendas en las Instituciones Penales" y el "Manual de Procedimientos de las Tiendas", aprobados el 3 de febrero de 1981, contienen las disposiciones relacionadas con las operaciones de la tienda. Dicha situación puede propiciar irregularidades en las operaciones de la tienda y que éstas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. s Al 31 de mayo de 1997 la operación de la tienda del Centro de Detención continuaba bajo la responsabilidad de la Administración de Corrección. En la Ley Núm. 47 del 6 de agosto de 1991 se dispone, entre otras cosas, el traspaso de la operación de la tienda y sus fondos a la Corporación de Empresas de Adiestramiento y Trabajo. 21

(Cont. Anejo 1 ) Atribuimos la referida situación a que el Superintendente no supervisaba eficazmente las tareas del Supervisor de la Unidad de Cuentas, ni éste hacía lo propio con las del Encargado de la Tienda, para ver que se observaran las disposiciones mencionadas. Véanse las recomendaciones 5 y 8-e. Hallazgo 9 - Falla de control sobre las armas de fueizo No se mantenían récords adecuados sobre las armas de fuego entregadas a los oficiales correccionales. Un examen de los formularios "Hoja Control de Despacho de Equipo y Armas", preparados del 2 de enero de 1996 al 26 de junio de 1997, reveló que éstos no se llenaban correctamente. En los mismos no se incluyó parte de la información solicitada relacionada con la firma y el número de la placa del oficial correccional que recibió el arma, el número de serie de ésta y la fecha de devolución. En el "Manual de Normas y Procedimientos, Sección de Control de Armas de Fuego y Otro Equipo de Seguridad", preparado conforme a la Estipulación del 28 de abril de 1987 entre la Administración de Corrección y el Tribunal Federal, se establecen los procedimientos a seguirse en el manejo y control de las armas de fuego en las instituciones penales. No observar las guías y los procedimientos orientados al control y protección de las armas de fuego aumenta considerablemente el riesgo de la pérdida o uso indebido de las mismas sin que se puedan fijar las responsabilidades de lugar. Atribuimos dicha situación a que el Superintendente no supervisaba eficazmente las operaciones de la armería para ver que se observara la disposición mencionada. Véanselas recomendaciones 5 y 7. 22

(Cont. Anejo 1 ) Hallazgo 10 - Controles inadecuados sobre los vehículos de motor a. Un Oficial de Corrección ejercía las funciones de Encargado de Transportación del Centro de Detención sin tener un nombramiento expedido por el Area de Transporte de la Administración de Servicios Generales (ASG). b. Relacionado con las funciones de dicho Encargado de Transportación, se determinó lo siguiente: (1) No llevaba la "Hoja de Movimiento Diario de Vehículos" (bitácora). Este registro debe contener el historial completo de cada vehículo. (2) No preparó el "Resumen Operacional de Gastos de Combustibles, Lubricantes y Otros" por cada mes. En este informe se resume toda la operación periódica del movimiento de los vehículos oficiales en cuanto al recorrido de millas, consumo de combustible y lubricante y los gastos de reparaciones durante el mes. c. Un examen de 15 formularios "Autorización Provisional Para Conducir Vehículos del Gobierno" de los oficiales correccionales reveló que 10 de las autorizaciones estaban vencidas desde el 30 de mayo de 1997. En el Reglamento Núm. 12 sobre "Administración de la Flota de Gobierno" y en la Carta Circular Núm. 96-8, promulgados por el Administrador de Servicios Generales el 11 de diciembre de 1979 y 18 de marzo de 1996, respectivamente, se establecen las normas que regularán las actividades sobre la flota del Gobierno, así como las obligaciones y responsabilidades de todas las personas que están directa o indirectamente relacionadas con las operaciones de los vehículos de motor. Las situaciones comentadas pueden propiciar el uso indebido y deterioro de los vehículos oficiales, con consecuencias adversas al interés público. La falta del nombramiento correspondiente expedido por la ASG privó al Encargado de Transportación de adiestrarse debidamente sobre las normas y procedimientos para el control y uso de los vehículos. La situación del apartado "e" puede ocasionar dificultades con las 23

(Cont. Anejó 1) reclamaciones a las compañías de seguro en caso de ocurrir algún accidente con un vehículo conducido por un empleado cuya autorización provisional esté vencida. Atribuimos las situaciones comentadas a que el Gerente de Transportación de la Administración no había gestionado con la ASO el nombramiento de un Gerente Auxiliar de Transportación para el Centro de Detención. Tampoco supervisaba eficazmente las funciones del Encargado de Transportación del Centro de Detención para ver que éste cumpliera con dichas disposiciones. Véanse las recomendaciones 1 y 2-c. Hallazgo 11 - Fallas de control sobre las llamadas telefónicas a larga distancia a. De julio de 1996 a agosto de 1997 sólo se prepararó el "Registro de Llamadas a Larga Distancia" (Modelo SC-1097) para los teléfonos directos del Centro de Detención en julio y diciembre de 1996 y enero y febrero de 1997. En los mismos no se registraron muchas de las llamadas facturadas y no fueron aprobados. b. El examen de las facturas de febrero a abril de 1997 reveló que se efectuaron 82 llamadas a larga distancia y al exterior por $507 de 9 teléfonos. De éstas una sola llamada fue anotada en el registro de febrero de 1997. Situaciones similares fueron señaladas en el informe de auditoría anterior. En la Carta Circular Núm. 1300-8-81, "Procedimiento para el Trámite, Control y Pago de Llamadas a Larga Distancia", emitida por el Secretario de Hacienda el 13 de noviembre de 1980, según enmendada, se establece el procedimiento que deberá observarse para el control de dichas llamadas telefónicas. Las referidas situaciones propician el uso indebido de los teléfonos, con consecuencias adversas al interés público. La falta de dicho registro, además, impide que la Unidad de Cuentas pueda realizar una 24

(Cont. Anejo 1) preintervención efectiva de las facturas por servicios telefónicos e identificar aquellas llamadas de carácter personal y fijar las responsabilidades de rigor. Atribuimos las situaciones comentadas a que los superintendentes en funciones no supervisaron eficazmente a los empleados a cargo de los teléfonos directos para ver que éstos observaran la referida disposición. Véanselas recomendaciones 5 y 7. Hallazgo 12 - Controles inadecuados sobre los servicios de alimentos a oficiales correccionales a. Los oficiales correccionales que disfrutaban de los servicios de alimentos en el comedor no firmaban la "Hoja de Asistencia Diaria al Comedor de Empleados". Alrededor de 13 oficiales correccionales disfrutaban diariamente de dichos servicios. Una situación similar fue señalada en el informe de auditoría anterior, b. Nueve oficiales correccionales del turno fijo especial de 8.00 a.m. a 4:30 p.m. desayunaban y almorzaban en el comedor. A éstos correspondía recibir sólo el almuerzo dentro del turno de trabajo. En el Memorando A-6-83, emitido por la Administración el 8 de junio de 1983, se establecen las guías sobre el consumo de alimentos por los empleados en las instituciones penales. En el mismo se establece que los oficiales correccionales firmarán la "Hoja de Asistencia Diaria al Comedor de Empleados" y que la concesión del servicio de alimentos libre de costos se limitará a una comida según ésta coincida con el turno de trabajo del oficial correccional.

(Cont. Anejo 1) Las referidas situaciones no permiten un control adecuado de dichos servicios y propicia que personas no autorizadas los utilicen sin tener derecho a ello, en perjuicio de los mejores intereses de la institución. Por otro lado, la situación del apartado "a" nos impidió determinar con certeza el número de empleados que hacían uso de este servicio diariamente. Atribuimos dicha situación a que los superintendentes en funciones no observaron las guías mencionadas. Véanse las recomendaciones 5 y 9. Hallazgo 13 - Controles inadecuados sobre las llaves restringidas a. La Oficial del Control de Llaves no efectuaba conteos diarios de las llaves del Centro de Detención. b. No se habían designado oficiales de control de llaves para cubrir los períodos de ausencia y de vacaciones de la Oficial del Control de Llaves. Situaciones similares fueron señaladas en el informe de auditoría anterior. En el "Manual de Normas y Procedimientos, Sección de Control de Llaves", preparado conforme a la Estipulación de 28 de abril de 1987 entre la Administración de Corrección y el Tribunal Federal, se establece un método seguro para la expedición, distribución y control de las llaves dentro de las instituciones penales. En el mismo se requiere, entre otras cosas, que se efectúe un conteo diario de las llaves y se mantenga un sistema de control de llaves que garantice la seguridad de las instituciones penales. Dichas situaciones dificultan que se pueda fijar responsabilidad en caso de desaparición de llaves restringidas. Además, puede afectar la seguridad del Centro de Detención. Atribuimos las deficiencias señaladas a que el Superintendente no supervisaba eficazmente las operaciones del Arca de Control de Llaves para ver que se cumpliera con la disposición mencionada. Además, no había designado otros oficiales de control de llaves. Véanse las recomendaciones 5 y 7. 26

DEPARTAMENTO DE CORRECCION Y REHABILITACION Aneio 2 ADMINISTRACION DE CORRECCION CENTRO DE DETENCION DE LA PARADA OCHO Conciliación de los saldos en las cuentas de los confinados con los fondos disponibles en el banco al 20 de iunio de 1997 Cuentas de los confinados : Cuentas activas $1,820 Cuentas inactivas con menos de tres años 822 Cuentas inactivas con tres o más años 2,723 Balance $5,365 Fondos disponibles en el banco : Saldo en el Banco Bilbao Vizcaya, Sucursal del Viejo San Juan $6,033 Más : Menos : Cargos bancarios $1586 Depósito en tránsito 884 1,042 Ventas registradas en las cuentas pendientes de pago' 1,215 Cheques en circulación 2,276 (3,491) Fondos disponibles 3,584 Diferencia (Hallazgo 4-b) 1,781 8 Saldo ajustado de los fondos disponibles $5,365 27

(Cont. Anejo 2) 6 Explicación de los cargos bancarios : Notificación de débito de diciembre de 1985 $ 10 Notificación de débito de marzo de 1987 27 Cargo por suspensión de pago de junio de 1987 6 Cargo por suspensión de pago de cheque 1228 6 Cargo por certificación de cheque 2195 10 Cargo por impresión de cheques de noviembre de 1991 y notificación de crédito de diciembre de 1985 99 Total $158 'Ventas correspondientes a : - 3 de junio de 1997 $ 356-10 de junio de 1997 358-18 de junio de 1997 501 Total $1,215 s Explicación de la diferencia : Sobregiros de cuentas inactivas $ 142 Diferencia en las cuentas individuales de los confinados sin aclarar 1.640 Total 11,78t 9 Incluye diferencia de $1,639 señalada en el informe de auditoría anterior.

DEPARTAMENTO DE CORRECCION Y REHABILITACION ADMINISTRACION DE CORRECCION CENTRO DE DETENCION DE LA PARADA OCHO Anejo 3 Funcionarios principales que actuaron durante el período auditado Período Nombre Cargo Desde Hasta Hon. Nydia Cotto Vives Secretaria del Departamento 16 jul 95 31 may 97 de Corrección y Rehabilitación Lcda. Zoraida Bux6 Idem 19 dic 93 15 jul 95 Lcda. Zoé Laboy Alvarado Administradora de Corrección 11 mar 97 31 may 97 Sr. Joseph F. Colón Morales Administrador de Corrección 12 dic 94 31 dic 96 Lcda. Waleska Marrero Melecio Administradora de Corrección 1 oct 94 11 dic 94 Lcdo. Otto J. Riefkohl Gorbea Administrador de Corrección 7 jun 94 29 sep 94 Lcdo, Johnny Colón González Idem 6 abr 93 3 may 94 Lcda. Nydia M. Cotto Vives Administradora de Corrección 19 feb 93 5 abr 93 Sr. José L. Jiménez Quiñones Administrador de Corrección 1 ene 93 18 feb 93 Sr. Lorenzo Villalba Rol6n Idem 1 abr 92 31 dic 92 Dra. Mercedes Otero de Ramos 11 1 Jun 91 31 mar 92 Sr. Mario Rodriguez Rodríguez Superintendente del Centro de 7 ene 94 31 may 97 Detención Sr. Félix Rodriguez Mateo Idem 1 jun 91 31 dic 93 Sr. Carmelo González Torres Supervisor de la Unidad de 1 jun 91 31 may 97 Cuentas