SICALWIN Versión 8.00.0003 ICAL. Traspasos y Asiento de Apertura Contabilidad
1. Introducción 3 2. Preparación del Nuevo Ejercicio y Apertura del Presupuesto 2015. 3 2.1 Preparación del Nuevo Ejercicio 3 2.2 Control Proceso de Apertura del Presupuesto 4 2.3 Proceso automático de modificación de aplicaciones de gastos del 2015. 4 3. Traspasos de Operaciones y de Módulos Principales del ejercicio 2014 al 2015. 4 3.1 Modificaciones en traspasos por Cambio de Estructura Presupuestaria: 5 3.1.1 Relación de Aplicaciones de Cerrado. 5 3.1.2 Traspasos de Módulos 7 3.1.3 Traspasos de Operaciones de Corriente del ejercicio 2014-2015 11 3.1.4 Traspasos de Operaciones de Cerrado del ejercicio 2014-2015 13 3.2 Modificaciones en traspasos por Nueva Instrucción de Contabilidad: 15 3.2.1 Traspaso de Anticipos y Pagos a Justificar 15 3.2.2 Traspaso de Operaciones No Presupuestarias 17 4. Asiento de Apertura de la Contabilidad en el ejercicio 2015. 19 5. Obtención de fichero de Presupuesto 2015 (PENLOC). 24 6. Incorporación de Remanentes de Crédito en el ejercicio 2015. 25 ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 2 de 26
1. Introducción Se detallan en este documento las principales modificaciones realizadas en SicalWin y que afectan a los Traspasos de Operaciones y Módulos del 2014 al 2015 y la nueva casuística al realizar el Asiento de Apertura del 2015 teniendo en cuenta la siguiente normativa de aplicación: Orden HAP/419/2014 de 14 de Marzo por la que se modifica la Orden EHA/3565/2008, por la que se aprueba la estructura de los presupuestos de las entidades locales. Orden HAP/1781/2013, de 20 de septiembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo normal de contabilidad local y Orden HAP/1782/2013, de 20 de septiembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo simplificado y básico de contabilidad local También se han tenido en cuenta en los traspasos y apertura del presupuesto 2015, las indicaciones realizadas por el Ministerio a consultas planteadas en relación con el nuevo desglose de la clasificación por programa y que afectan al tratamiento de las operaciones de cerrado y a los casos en los que la entidad aperture el presupuesto del 2015 en prórroga. En concreto: Contemplar el cambio de estructura presupuestaria en entidades que aperturen en 2015 el presupuesto en prórroga. Contemplar el cambio de estructura presupuestaria en los traspasos de operaciones de cerrado del 2014-2015. Se recomienda la lectura completa de este documento antes de realizar los traspasos de operaciones del 2014 al 2015 y los procesos de apertura del presupuesto y contabilidad en 2015. 2. Preparación del Nuevo Ejercicio y Apertura del Presupuesto 2015. 2.1 Preparación del Nuevo Ejercicio Para entidades que aún no hubieran creado el ejercicio 2015, al realizar el Proceso de Preparación del Nuevo Ejercicio, SicalWin aplicará las equivalencias definidas en el formulario de Preparación del Nuevo Ejercicio para adaptar la estructura del presupuesto de gastos a lo definido en la Orden HAP/419/2014. Por tanto, al realizar la apertura del 2015 con independencia de que se realice en prórroga o definitiva el presupuesto de gastos estará adaptado a la nueva estructura de la clasificación por programa establecida en la Orden de Modificación de Estructura Presupuestaria. En el caso de que la entidad ya hubiera creado con anterioridad el ejercicio 2015 y en la Carga de Aplicaciones de Gastos tuviera creadas partidas en las que fuese obligatorio adaptar la clasificación por programas al nuevo desglose definido en la Orden HAP /419/2014, al entrar en SicalWin se modificará de forma automática la codificación de la clasificación por programas de las partidas definidas en la Carga de Aplicaciones de Gastos y se cambiará el nivel de estructura del presupuesto en Opciones de Instalación, en función del desglose que la entidad hubiera definido al relacionar las ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 3 de 26
aplicaciones de gasto en el formulario de Relación de Aplicaciones de Gastos de la opción de menú de Preparación del Nuevo Ejercicio. 2.2 Control Proceso de Apertura del Presupuesto Se han incluido nuevos controles al realizar la apertura del presupuesto del 2015, con independencia de que se realice la apertura definitiva o se prorrogue el presupuesto anterior. El control consiste en verificar al realizar la Apertura del Presupuesto que una entidad no pueda aperturar el presupuesto en 2015 con aplicaciones de gastos en las que la clasificación por programas no esté adaptada al desglose definido en la Orden de Estructura Presupuestaria HAP/419/2014. 2.3 Proceso automático de modificación de aplicaciones de gastos del 2015. En el caso de que el usuario ya hubiera realizado la Preparación del Nuevo Ejercicio y en la Carga de Aplicaciones de Gastos para el ejercicio 2015 tuviera definidas aplicaciones de gastos adaptadas a la anterior estructura, de forma automática al entrar en SicalWin aparecerá un mensaje informativo, indicando que se va a proceder a convertir las aplicaciones de gastos a la estructura presupuestaria definida en la Orden HAP/419/2014. Éste proceso sólo se lanzará en el caso de que en el ejercicio 2015 no se hubiera grabado aún ninguna operación contable y sólo aparecerá la primera vez que se acceda a SicalWin tras la actualización de la versión 8.00.0003 o posterior. 3. Traspasos de Operaciones y de Módulos Principales del ejercicio 2014 al 2015. El traspaso de operaciones del 2014 al 2015 se ve afectado por las siguientes novedades: Orden HAP/419/2014 de 14 de Marzo por la que se modifica la Orden EHA/3565/2008, por la que se aprueba la estructura de los presupuestos de las entidades locales. Orden HAP/1781/2013, de 20 de septiembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo normal de contabilidad local y Orden HAP/1782/2013, de 20 de septiembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo simplificado y básico de contabilidad local ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 4 de 26
3.1 Modificaciones en traspasos por Cambio de Estructura Presupuestaria: En los traspasos de operaciones se ha contemplado la equivalencia de la aplicación de gastos, para volcar las operaciones con la aplicación de gastos convertida a la nueva estructura con independencia de que en el ejercicio 2015 se vaya a realizar la apertura del presupuesto definitiva o bien la prórroga del presupuesto del ejercicio anterior. Se han visto afectados los siguientes traspasos: o o o Traspaso de módulos principales: Traspaso de Proyectos Traspaso de Préstamos Traspaso de Anticipos de Caja Fija Traspasos de Pagos a Justificar Traspaso de operaciones de gastos de presupuesto corriente: Traspaso de gastos plurianuales Incorporación de Remanentes Traspaso de operaciones 413 Traspaso de Facturas Traspaso de operaciones de gastos de presupuesto cerrado: Traspaso de Obligaciones Traspaso de Pagos Ordenados 3.1.1 Relación de Aplicaciones de Cerrado. La equivalencia en las aplicaciones de gastos al realizar los traspasos también se realizará en el caso de que la operación a traspasar afecte a presupuesto cerrado. Para ello en la opción de menú de Preparación del Nuevo Ejercicio se ha incluido un nuevo botón para relacionar las Aplicaciones de Gastos Cerrados ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 5 de 26
Se contempla la posibilidad de que la relación de aplicaciones de cerrado se realice por ejercicio origen de la aplicación. La tabla de Relación de Aplicaciones de Gastos de Cerrado se creará por defecto copiando las relaciones de Aplicaciones de Gasto de Presupuesto Corriente. Si una misma aplicación de cerrado se hubiera creado para varios ejercicios y tuviera operaciones pendientes de traspasar de distintos ejercicios en la rejilla de Relación de Aplicaciones de Cerrado se crearán varios registros uno para cada ejercicio y todos los registros aparecerán, por defecto, relacionándose a la misma aplicación que se hubiera indicado para la aplicación de corriente. Esta rejilla es modificable por el usuario. En el caso de que en la relación de aplicaciones de corriente, la partida se encuentre desdoblada, el programa copiará la relación que estuviera marcada por defecto. No se permite desdoblar una partida de una anualidad de cerrado. Cada anualidad podrá ir a una partida diferente, pero una partida/año sólo podrá relacionarse con una única aplicación para el 2015. Al realizar el traspaso de Obligaciones, el usuario podrá modificar la partida, aunque no exista la relación en la Relación de Aplicaciones de Cerrado, siempre que esta operación no esté relacionada con algún módulo auxiliar. Se podría dar el caso de que la aplicación de cerrado, no exista en la tabla de relación de aplicaciones de gastos de corriente, en este caso, el programa mirará la relación en clasificaciones para crear los registros de forma automática en la Relación de Aplicaciones de Gastos de Cerrado, si tampoco encuentra las clasificaciones en la Relación de Clasificaciones, se mostrará un mensaje de aviso indicando que es necesario definir las relación. Con las aplicaciones de cerrado que no se hubieran podido relacionar de forma automática, se podrían dar dos casos diferenciados: Que la clasificación no cambie en la nueva estructura. La aplicación de cerrados se relacionará consigo misma y no será necesario realizar ningún tipo de modificación por parte del usuario. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 6 de 26
Que la aplicación cambie de codificación en la nueva estructura. El usuario tendrá que modificar manualmente la aplicación del 2015. Tras modificar la aplicación del 2015 y al validar la línea, el programa emitirá un mensaje indicando que la relación no se encuentra en la tabla de relación de clasificaciones. Por tanto, en estos casos el usuario tendrá que crear manualmente las relaciones en el mantenimiento de Relación de Clasificaciones 2014-2015. Si tras crear las nuevas relaciones de clasificaciones, el usuario marca la opción de Borrar y Relacionar, en la pestaña para relacionar Aplicaciones de Gastos Cerrados, el programa insertará de forma automática las nuevas relaciones de aplicaciones de cerrado. 3.1.2 Traspasos de Módulos o Traspaso de Proyectos: Con independencia de que en el 2015 se hubiera realizado la apertura del presupuesto en prórroga o la apertura del presupuesto definitivo. Al realizar el traspaso de Proyecto de Gastos con Financiación Afectada, para las aplicaciones de gastos es necesario adaptar a la estructura definida en la Orden HAP/419/2014 la aplicación para todas las anualidades de corriente, futuro y de cerrado en función de las relaciones definidas atendiendo a los siguientes criterios: 1º) Se tomarán las equivalencias introducidas en el formulario de Relación de Aplicaciones de Gastos Corriente. 2º) Si la relación no existe en la tabla de Relación de Aplicaciones de Corriente, puede ocurrir en anualidades de cerrado, que se hayan grabado a partidas que no existan en el presupuesto corriente, el programa tomará las equivalencias en la relación de aplicaciones de gastos de cerrado. Si en este caso, encontramos relaciones con distinta aplicación de destino para una misma aplicación y distinto ejercicio y en el proyecto se hubieran definido varias anualidades de cerrado a la misma partida, SicalWin tomará la relación con el ejercicio origen más reciente. Con la finalidad de que tras traspasar el proyecto en el ejercicio siguiente todas las anualidades de cerrado de un proyecto tengan la misma aplicación. 3º) El usuario podrá modificar manualmente en la rejilla la partida que aparece para el ejercicio 2015. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 7 de 26
o Traspaso de Préstamos: El programa debe adaptar a la nueva estructura todas las anualidades de los préstamos, tanto de corriente como de cerrados. Al realizar el traspaso de préstamos aparecerán en una rejilla para relacionar todas las partidas de gastos relacionadas con el préstamo. No aparecerá el desglose por anualidad. Es decir, si un préstamo tiene la misma partida para todas las anualidades sólo aparecerá la partida para relacionar una vez. Pero en el caso de que las anualidades de cerrado vayan a una partida diferente, éstas sí aparecerán en la rejilla para relacionar. La aplicación de destino para el 2015 se cargará de forma automática en la rejilla al realizar el traspaso, teniendo en cuenta los siguientes criterios: 1º) Se tomarán las equivalencias introducidas en el formulario de Relación de Aplicaciones de Gastos Corriente. 2º) Se tomarán las equivalencias introducidas en el formulario de Relación de Aplicaciones de Gastos Cerrado. 3º) Equivalencias de Relación de Clasificaciones de Gastos. Al realizar el traspaso de préstamos aparecerá el siguiente mensaje informativo: ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 8 de 26
Y a continuación se mostrará el formulario para relacionar las aplicaciones. o Traspaso de Anticipos de Caja Fija: En el ejercicio 2014, al realizar el traspaso de Anticipos de Caja Fija SicalWin relacionará las aplicaciones del año actual con las del siguiente, para esto mostraremos un formulario para relacionar las aplicaciones introducidas en los anticipos a traspasar: Al realizar el traspaso del anticipo aparecerá la siguiente pregunta: ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 9 de 26
En el caso de que traspasemos los Justificantes de Anticipos de Caja Fija pendientes de reconocer la obligación, en dichos justificantes creados en el 2015, también se habrá aplicado dicha equivalencia en el caso de que la partida del anticipo estuviese afectada por algún cambio en la estructura por programa. o Traspaso de Pagos a Justificar: Al realizar el traspaso de pagos a justificar, aparecerá la aplicación del Pago a Justificar para permitir relacionar dicha aplicación en el caso de verse afectada por el nuevo desglose de la clasificación por programas atendiendo a la Orden HAP/419/2014. Esta es la pantalla para relacionar que aparecerá en el traspaso de Pagos a Justificar: Aunque la relación aparecerá por defecto, se podrá modificar atendiendo a las relaciones definidas en clasificaciones. En el caso de que el traspaso de Pagos a Justificar se realice una vez registrados justificantes en el 2014, también se traspasarán los justificantes de pagos a justificar cuyas aplicaciones también se verán modificadas atendiendo a las equivalencias definidas. El traspaso de Pagos a Justificar en el 2014 también se ve afectado por el Nuevo Plan General de Contabilidad y el desglose de la anterior cuenta 5585, en las cuentas: 5584. Libramientos para pagos a justificar 5585. Libramientos para la reposición de fondos de anticipos de caja fija pendientes de pago. Como consecuencia de lo anterior, el concepto 45.XXX que la entidad tuviera definido en 2014, se utilizará en el 2015 para los Anticipos de Caja Fija y será necesario crear en 2015 el nuevo concepto de libramientos para Pagos a Justificar a utilizar. Por este motivo, tal y como se explica a continuación, al realizar el traspaso de Pagos a Justificar al 2015 no se traspasará la ficha de conceptos de pagos a justificar ni se traspasarán los conceptos no presupuestarios genéricos que se pudiera haber definido en Opciones de Instalación. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 10 de 26
3.1.3 Traspasos de Operaciones de Corriente del ejercicio 2014-2015 En estos traspasos es necesario aplicar la modificación del programa para que en el ejercicio 2015, el programa se desglose conforme a la Orden HAP/419/2014. Los traspasos que generan operaciones de corriente en los que es necesario realizar la equivalencia de la clasificación por programa y definir los nuevos desgloses de la clasificación por programa son los siguientes: a. Justificantes b. Operaciones 413 c. Gastos plurianuales o Traspaso de Justificantes: En este caso se trata de facturas para las que se ha completado la aplicación presupuestaria, y no están asociadas s a ninguna operación. Si la factura se ha contabilizado o bien se ha asociado a una operación 413, dichas facturas se traspasarán junto a la operación. En el traspaso de justificantes registrados y pendientes de contabilizar habrá que tener en cuenta: - Si la factura o justificante no tiene módulo auxiliar, se tomará la equivalencia definida en la Relación de Aplicaciones de Gastos de Corriente. - Si está asociada a algún módulo, como es el caso de proyectos de gastos, se sigue la relación establecida para el proyecto de gasto. Lo expuesto con anterioridad sólo afecta a aquellas facturas que el usuario, en el monitor marca para traspasar manteniendo la aplicación, ya que también puede traspasarse limpiando aplicación, si al año siguiente no existe. o Traspaso de Operaciones 413: Si la operación no tiene proyecto de gasto, al traspasar la operación 413 se tomará la relación introducida en el formulario de Relación de Aplicaciones de Gastos de Corriente. Si la operación 413 está asociada a un proyecto de gasto, se sigue la relación establecida para el proyecto de gasto. Por tanto, en este caso, es obligatorio traspasar de forma previa el proyecto. En el caso de que la operación 413 estuviera asociada a una factura de gasto, de forma simultánea se modificará el programa para la operación traspasada al 2015 y también para la factura asociada a dicha operación. Se permitirá modificar la relación que se carga por defecto al realizar el traspaso, introduciendo en la rejilla de datos inferior el número de la operación a traspasar para la que queremos indicar una relación a otra partida distinta. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 11 de 26
o Traspaso de Operaciones de Gastos Plurianuales: Si la operación no tiene módulo auxiliar, se indicará por defecto la equivalencia definida en la Relación de Aplicaciones de Gastos de Corriente. Si la operación de gastos plurianuales tiene módulo asociado, prevalece la relación establecida para el módulo. En este caso, la operación puede tener tanto préstamo como proyecto. Si se diera este caso, al realizar el traspaso de la operación se comprobará que la relación establecida sea la misma en todos los módulos. En el caso de que la operación se encuentre asociada a un módulo, no se permitirá indicar el número de operación para modificar la aplicación en el traspaso, pues se tomará la partida introducida al traspasar el proyecto. Al intentar modificar la aplicación, aparecerá el siguiente mensaje: ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 12 de 26
3.1.4 Traspasos de Operaciones de Cerrado del ejercicio 2014-2015 En el Traspaso de Obligaciones Reconocidas y en el Traspaso de Pagos Ordenados, se consultará la tabla de equivalencias de relación de aplicaciones de presupuesto cerrado, para desglosar la clasificación por programas atendiendo a la estructura definida en la Orden HAP/419/2014. La conversión se realizará atendiendo a los siguientes criterios: 1. Cuando se trata de Obligaciones Reconocidas o Pagos Ordenados con proyectos de gastos, al realizar el traspaso de la operación, se tomará la relación que se hubiera indicado en el Traspaso de Proyectos y Gastos con Financiación Afectada, por tanto, en el caso de que no se hubiera realizado con anterioridad el traspaso de Proyectos, se obligará a acceder previamente a la opción de menú de Traspaso de Proyectos y Gastos, visualizar las relaciones entre aplicaciones para el proyecto y si no se desea traspasar el proyecto, tras cargar dicha rejilla de relación de aplicaciones para proyectos, se pulsará el botón de Aceptar Relaciones sin Traspasar ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 13 de 26
En el caso de operaciones relacionadas con algún módulo auxiliar habrá que buscar la relación en el módulo que corresponda: Proyectos, Préstamos, Anticipos Hay que tener en cuenta que si la operación está relacionada con dos módulos y uno de ellos es el módulo de proyectos, prevalece la relación indicada al realizar el traspaso de proyectos. 2. Cuando se trata de Obligaciones Reconocidas o Pagos Ordenados sin proyectos de gastos, para realizar la equivalencia en las aplicaciones de gastos seguiremos el siguiente criterio: Si se trata de operaciones de la agrupación de corriente: Se tomará la equivalencia de la Tabla de Relación de Aplicaciones de Gasto. Si se trata de operaciones de la agrupación de cerrado: Se tomará la equivalencia de la tabla de Relación de Aplicaciones de Gastos de Cerrado, filtrando por ejercicio. Si al traspasar operaciones de ejercicios anteriores se verifica que no se han definido las relaciones de aplicaciones de ejercicios cerrados se mostrará un mensaje informativo indicando que es necesario definir las relaciones de cerrado para continuar con el traspaso. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 14 de 26
En el caso de que la operación de cerrado se hubiera grabado a una aplicación de cerrados que no exista en la carga de aplicaciones de cerrado, se buscará la relación para la clasificación por programa en la tabla de relación de clasificaciones. En el traspaso de operaciones de cerrado se permite modificar manualmente la relación al realizar el traspaso, siempre que la operación no esté relacionada con un módulo principal. La nueva aplicación que se introduzca manualmente deberá ser coherente con las equivalencias introducidas en las relaciones de aplicaciones/clasificaciones, sin tener en cuenta el ejercicio de origen. 3.2 Modificaciones en traspasos por Nueva Instrucción de Contabilidad: 3.2.1 Traspaso de Anticipos y Pagos a Justificar En el Modelo Normal, la modificación que se produce en este módulo como se ha indicado anteriormente es el desglose de la cuenta 5585, denominada Libramientos para provisiones de fondos que en el anterior Plan Contable se utilizaba tanto para Anticipos de Caja Fija como para Pagos a Justificar y que en el nuevo Plan Contable se ha desglosado en dos cuentas diferenciadas: - 5584. Libramientos para Pagos a Justificar. - 5585. Libramientos para la reposición de anticipos de caja fija pendientes de pago. Para contemplar este cambio se han implementado las siguientes modificaciones en los traspasos, cuando la entidad utiliza Modelo Normal, pues en SicalWin no se puede operar con el módulo de Anticipos de Caja Fija y Pagos a Justificar cuando se trabaja con Modelo Simplificado: o Traspaso de Pagos a Justificar Se permitirá realizar el traspaso de los pagos a justificar pero al realizar el traspaso no se traspasarán del 2014 al 2015: - Ni la ficha del pago a justificar - Ni los datos introducidos en Opciones de Instalación para definir los conceptos genéricos a utilizar para los pagos a justificar ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 15 de 26
El motivo por el que no se traspasarán los datos anteriores es que el código de concepto 45XXX que se hubiera utilizado en 2014 para el Concepto de Libramientos se traspasará como concepto de Libramientos de Anticipos y será necesario definir un nuevo concepto 45XXX asociado a la nueva cuenta PGCP 5584. Libramientos para Pagos a Justificar. Para poder indicar si el concepto no presupuestario 45XXX se va a utilizar para Libramientos de Anticipos de Caja Fija o para Libramientos de Pagos a Justificar, en la Carga de Conceptos No Presupuestarios se tendrá que introducir el Tipo de Concepto de Libramientos. Por defecto, los conceptos de Libramientos traspasados del ejercicio 2014 se crearán como conceptos de Libramientos de Anticipos de Caja Fija, pues estarán asociados a la cuenta 5585. En la Carga de Conceptos no Presupuestarios al marcar un concepto como Libramiento de Anticipo o de Pago a Justificar, se controlará que la cuenta PGCP asociada a la clasificación económica sea coherente con el tipo de concepto, de tal forma que: - Sólo se podrá marcar el concepto como Libramientos de ACF si en Clasificaciones está asociado a la cuenta PGCP 5585. - Sólo se podrá marcar el concepto como Libramientos de ACF si en Clasificaciones está asociado a la cuenta PGCP 5584. Los mismos controles anteriores se realizarán al definir el concepto de libramientos de Anticipos de Caja Fija y de Libramientos de Pagos a Justificar en las siguientes opciones de menú: - Mantenimiento de Pagos a Justificar - Mantenimiento de Anticipos de Caja Fija - Opciones de Instalación - Y cuando se trabaja con modelo descentralizado de Anticipos de Caja Fija: o Adopción / Distribución de ACF o Modificación de datos básicos de Anticipos de caja fija ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 16 de 26
Una vez creado en el ejercicio 2015 el concepto de Libramientos para Pagos a Justificar, será necesario definir los datos en el Mantenimiento de Pagos a Justificar o en Opciones de Instalación para introducir los conceptos no presupuestarios, en caso contrario no se podrá operar en el 2015 con estos pagos a justificar, ni grabar la operación de justificación en el 2015. Excepcionalmente en el traspaso de Obligaciones y Pagos Ordenados del ejercicio 2014 al 2015, no se permite traspasar Obligaciones ni Pagos Ordenados con saldo que tengan tipo de pago a Justificar. o Traspaso de Anticipos de Caja Fija La operativa no cambia con respecto al funcionamiento anterior de los traspasos en este módulo, con la salvedad de que en el ejercicio 2015 se controlará que el concepto no presupuestario utilizado como concepto de Libramientos de Anticipos de Caja Fija, debe estar asociado a la cuenta del plan contable 5585. 3.2.2 Traspaso de Operaciones No Presupuestarias En el nuevo Plan Contable las cuentas de fianzas y depósitos a utilizar son diferentes en función del tercero. Por este motivo, en SicalWin será necesario crear distintos conceptos no presupuestarios para fianzas y depósitos y de esta forma diferenciar las operaciones realizadas con terceros que pertenecen al grupo de entidades de aquellas operaciones realizadas con terceros que no son del grupo. Con esta finalidad, en la opción de menú de Carga de Conceptos No Presupuestarios, en el ejercicio 2015 para los conceptos 10XXX y 20XXX, se permite indicar si el concepto se utilizará para terceros del grupo de entidades o no. De esta forma, al grabar operaciones no presupuestarias, se controlará si el concepto no presupuestario utilizado es coherente con el tercero al que se graba la operación y la cuenta PGCP asociada. Este atributo asociado al concepto no presupuestario no se permitirá modificar en el momento en el que se hayan grabado operaciones con dicho concepto. El atributo marcado en el concepto no presupuestario deberá ser coherente con la cuenta PGCP asociada a dicho concepto no presupuestario en la clasificación. A modo de ejemplo, se detallan algunas cuentas PGCP de fianzas y depósitos cuya codificación cambia en función del tercero de la operación: - Fianzas Recibidas a Corto Plazo 515. Fianzas recibidas a corto plazo en entidades del grupo, multigrupo y asociadas. 560. Fianzas recibidas a corto plazo - Depósitos Constituidos a Corto Plazo 538. Depósitos Constituidos a Corto Plazo en entidades del grupo, multigrupo y asociadas. 566. Depósitos Constituidos a Corto Plazo ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 17 de 26
- Depósitos Recibidos a Corto Plazo 516. Depósitos Recibidos a Corto Plazo en entidades del grupo, multigrupo y asociadas. 561. Depósitos Recibidos a Corto Plazo En todos los conceptos no presupuestarios 10XXX y 20XXX que se traspasen del 2014 al 2015, al realizar la Preparación del Nuevo Ejercicio, por defecto, se indicará el atributo de que se trata de Conceptos para terceros que NO pertenecen al grupo de entidades. En el caso de que la entidad hubiera realizado depósitos o fianzas a terceros del grupo, tendrá que modificar este atributo en el 2015 antes de grabar ninguna operación o bien crear un nuevo concepto no presupuestario y realizar un asiento de ajuste tras realizar el asiento de apertura de la contabilidad para reflejar los movimientos en la cuenta PGCP correcta en función del tercero. Al grabar operaciones no presupuestarias en el ejercicio 2015, se realiza una validación para comprobar que haya coherencia entre el tipo de tercero y el tipo de concepto no presupuestario utilizado. De tal forma que si utilizo un concepto definido para terceros del grupo y al grabar la operación se indica un tercero que no está catalogado como tercero del grupo aparecerá el siguiente mensaje en SicalWin: En el traspaso de operaciones no presupuestarias por operación, al traspasar operaciones al ejercicio siguiente, se comprobará operación a operación si el tercero en el ejercicio 2015 se ha marcado para utilizar con terceros del grupo y al final del proceso en el caso de que se compruebe que el tercero en el 2015 está marcado como tercero del grupo y el concepto no presupuestario tiene indicado que es un concepto para terceros que no son del grupo, o a la inversa, al realizar el traspaso se emitirá un mensaje, indicando que se han detectado operaciones no presupuestarias cuyo tercero no es coherente con el concepto utilizado. El usuario deberá comprobar si en el año siguiente ha de utilizar otro concepto no presupuestario distinto para estas operaciones, al tener asociadas otras cuentas del PGCP, o bien debe modificar el atributo indicado para el concepto o tercero en 2015. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 18 de 26
4. Asiento de Apertura de la Contabilidad en el ejercicio 2015. El Proceso de Activación del Plan Contable habrá adaptado las tablas básicas de SicalWin a la Nueva Instrucción de Contabilidad y al Plan Contable adaptado a la Administración Local, atendiendo a la siguiente normativa: Orden HAP/1781/2013 Norma Normal Orden HAP/1782/2013 Norma Simplificada Tabla de equivalencias entre cuentas del Plan General de Contabilidad Pública adaptado a la Administración Local de 2004 y 2013 Relación de Clasificaciones Económicas de Gastos y cuentas PGCPAL2013 Relación de Clasificaciones Económicas de Ingresos y cuentas PGCPAL2013 De conformidad a la Disposición Transitoria Primera de la Orden HAP/1781/2013, el asiento de Apertura de la contabilidad del ejercicio 2015 se realizará en los siguientes términos: 1. Las entidades que apliquen la Instrucción que se aprueba por esta Orden realizarán el asiento de apertura de la contabilidad del ejercicio 2015 de acuerdo con los siguientes criterios: a) Se recogerán todos y cada uno de los saldos que se hubiesen reflejado en el asiento de cierre de la contabilidad del ejercicio 2014, no debiendo incorporase ningún otro al margen de dichos saldos. b) Estos saldos se imputarán a las cuentas que correspondan según el desarrollo que se recoge en el Plan General de Contabilidad Pública 2010 adaptado a la Administración Local anexo a dicha Instrucción. 2. Una vez realizado el asiento de apertura de la contabilidad del ejercicio 2015, se procederá a realizar los asientos de ajuste necesarios para que a fecha 1 de enero de 2015 queden registrados todos los activos y pasivos cuyo reconocimiento exige el mencionado Plan General de Contabilidad Pública adaptado a la Administración Local y se den de baja todas las partidas (todos los activos y pasivos) cuyo reconocimiento no esté permitido por el mismo. No obstante, las infraestructuras, los bienes del patrimonio histórico y demás elementos patrimoniales existentes en la entidad con anterioridad a 1 de enero de 2015, que no estuviesen activados en virtud de lo establecido en la anterior adaptación del Plan General de Contabilidad Pública, podrán no incorporarse al activo cuando su valoración no pueda efectuarse de forma fiable. 3. Todos los elementos patrimoniales se valorarán por su valor contable al cierre del ejercicio 2014, con la excepción de los activos y pasivos financieros que se clasifiquen en las categorías de «Activos financieros a valor razonable con cambios en resultados» y «Pasivos financieros a valor razonable con cambios en resultados», y de los activos financieros que se clasifiquen en la categoría de «Activos financieros disponibles para la venta», que se valorarán por su valor razonable en 1 de enero de 2015. Para el cálculo del tipo de interés efectivo se tomará como fecha inicial de referencia el 1 de enero de 2015. Asimismo, las inversiones en el patrimonio de entidades de derecho público del grupo, multigrupo y asociadas anteriores a 1 de enero de 2015 se valorarán, en aquellos casos en los que no pueda establecerse el valor contable correspondiente a su coste, por el valor recuperable de las mismas en dicha fecha, para cuya determinación, salvo mejor evidencia, se tendrá en cuenta el patrimonio neto de la entidad participada corregido por las plusvalías tácitas existentes en la fecha de la valoración. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 19 de 26
En lo que respecta a las equivalencias de cuentas PGCPAL y las cuentas asociadas a clasificaciones económicas, nos basamos en las notas para la apertura del 2015 publicada por la IGAE, que se puede consultar en el siguiente enlace: http://www.oficinavirtual.pap.minhap.gob.es/sitios/oficinavirtual/es- ES/ContabilidadPublicaLocal/Paginas/GuiaAperturaContabilidad2006.aspx Como consecuencia de lo expuesto anteriormente: 1. En el asiento de apertura de la contabilidad del ejercicio 2015, las cuentas PGCP que intervienen serán cuentas adaptadas al PGPC 2010. Por tanto, será necesario aplicar las relaciones definidas por la IGAE para realizar las equivalencias con las cuentas PGCP del asiento de cierre del ejercicio 2014. 2. Una vez realizado el asiento de apertura de la contabilidad del ejercicio 2015, es posible que sea necesario realizar un asiento de ajuste para reflejar las variaciones de valor de los Activos y Pasivos en la Nueva Instrucción. Este asiento de ajuste vendrá configurado de GPA (Gestión Patrimonial) o GAC (Gestión de Activos) y se contabilizará en SicalWin como un nuevo asiento directo. Es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones de forma previa a realizar en SicalWin el asiento de apertura de la contabilidad en el ejercicio 2015: 1. Revisar la cuenta PGCP enlazada en el 2015 a las Clasificaciones económicas tras haber realizado el proceso de Activación del Plan Contable, tanto las del presupuesto prorrogado, en su caso, como las del presupuesto en elaboración (o las del definitivo si ya está abierto como tal). Prestando especial atención a las clasificaciones que han salido en el fichero de incidencias, por si queremos corregir alguna duplicidad o indeterminación. Es conveniente hacerlo antes de realizar cualquier operación en 2015, incluidos los traspasos 2014-2015. 2. Se recomienda, que en el formulario de Relación Cuentas PGCP 2004 con Cuentas PGCP 2013, en los casos en que la entidad tenga clara la equivalencias entre cuentas PGCP que quiere aplicar, se modifique la relación de una a varias, indicando una única cuenta de destino. De esta forma, se evitará la pregunta en el asiento de apertura para desglosar los importes y la relación entre cuentas será única y automática. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 20 de 26
3. En el ejercicio 2015 de forma previa a realizar el Asiento de Apertura de la Contabilidad se deberá indicar en el Mantenimiento de Terceros cuáles son los terceros que pertenecen al grupo de entidades, pues las cuentas de Acreedores por Obligaciones Reconocidas de Presupuestos Cerrados y Deudores por Derechos Reconocidos de Presupuestos Cerrados, se desglosarán de forma automática en el asiento de apertura en función del capítulo y del tercero de la operación de Saldo Inicial. 401. Acreedores por obligaciones reconocidas. Presupuestos de gastos cerrados. 4010. Operaciones de gestión. 4011. Otras cuentas a pagar. 4012. Deudas con entidades del grupo, multigrupo y asociadas. 4013. Otras deudas. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 21 de 26
431. Deudores por derechos reconocidos. Presupuestos de ingresos cerrados. 4310. Operaciones de gestión. 4311. Otras cuentas a cobrar. 4312. Inversiones financieras en entidades del grupo, multigrupo y asociadas. 4313. Otras inversiones financieras. 4. Llegado el momento del asiento de apertura 2015, es conveniente imprimir el asiento de cierre 2014, y comprobar una a una todas las cuentas y su equivalencia con cuentas del nuevo plan, de forma que quitemos indeterminaciones si las hay o creemos nuevas relaciones en el formulario de Relación Cuentas PGCP 2004 con Cuentas PGCP 2013 si son necesarias, para asegurarnos de que el asiento de apertura es el correcto. Recordamos que para realizar este asiento todos los traspasos 2014 2015 deben estar realizados. Sólo en los casos en que la relación de cuentas sea de una a varias, el sistema preguntará en cuál de ellas queremos dejar el saldo, o cómo deseamos repartir entre las distintas cuentas de la relación el importe del asiento de cierre. En este caso se presentará una rejilla al usuario con las posibles cuentas a relacionar y su descripción, y se mostrará el importe total a repartir que coincidirá con el importe del asiento de cierre. Por defecto, todo el importe del asiento de cierre de la cuenta antigua aparecerá en la primera cuenta definida en el formulario de Relación Cuentas PGCP 2004 con Cuentas PGCP 2013, pero el usuario puede ir repartiéndolo a su antojo, siempre que la suma final de importes no cambie. Este cuadro para desglosar los importes del asiento de cierre y adaptar en el asiento de apertura las cuentas al Nuevo Plan Contable, no aparecerá en el caso de saldos iniciales de obligaciones, saldos iniciales de derechos, operaciones 413 traspasadas del ejercicio anterior para estas cuentas SicalWin realizará automáticamente el desglose atendiendo a los atributos de las operaciones traspasadas del 2014. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 22 de 26
El desglose que se realice manualmente para repartir los importes del asiento de cierre atendiendo a las cuentas del Nuevo Plan Contable, no se guardará en SicalWin si salimos del formulario para realizar el asiento de Apertura antes de haber concluido el proceso. Por lo que se recomienda revisar estas relaciones de forma previa al Asiento de Apertura en el formulario de Relación Cuentas PGCP 2004 con Cuentas PGCP 2013 En el caso de que SicalWin esté integrado con una aplicación patrimonial, este desglose a efectuar en el asiento de apertura para las cuentas de Balance no será manual, y dicho desglose de importes se tomará de la aplicación de gestión patrimonial. Una vez efectuado el desglose de importes para todas las cuentas PGCP intervinientes en el asiento de cierre del 2014 para las que la relación entre cuentas es de una a varias, se mostrará en SicalWin el asiento de apertura de la contabilidad del 2015 con las cuentas PGCP adaptadas al nuevo plan contable. Con posterioridad a este asiento de apertura se podrán realizar los asientos directos de ajuste/ regularización necesarios. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 23 de 26
5. Obtención de fichero de Presupuesto 2015 (PENLOC). Se han realizado las adaptaciones oportunas en SicalWin para adaptar la obtención de los ficheros xbrl de presupuestos (PENLOC) del ejercicio 2015 a la reciente publicación en la Oficina Virtual de EE. LL. de la nueva taxonomía XBRL PENLOC2015 (para la captura de Presupuestos 2015). Se puede consultar más información sobre la nueva taxonomía en el siguiente enlace: http://www.minhap.gob.es/es- ES/Areas%20Tematicas/Administracion%20Electronica/OVEELL/noticias/Paginas/PENLOC2015v1.aspx La obtención de estos ficheros en SicalWin se realiza desde la opción de menú: Administración del Sistema Exportación de Datos y Obtención de Soportes Magnéticos Presentación de Presupuestos al Ministerio de Economía y Hacienda (formato Xbrl) ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 24 de 26
6. Incorporación de Remanentes de Crédito en el ejercicio 2015. Con independencia de que en el ejercicio 2015 se hubiera realizado la apertura definitiva o la apertura en prórroga, la incorporación de remanentes se va a realizar a las partidas con la nueva estructura presupuestaria atendiendo a la Orden HAP/419/2014. Se han realizado las siguientes modificaciones en SicalWin: En el ejercicio 2015 cuando se entra en el formulario de Selección e Incorporación de Remanentes, aparecerá un mensaje indicando que es obligatorio definir las relaciones para todas las Aplicaciones de Remanentes: ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 25 de 26
En el ejercicio 2014, al entrar en el formulario de Cambio de Partidas de Gasto se cargarán de forma automática las relaciones de las partidas de gasto, tanto por aplicación como por operación. El funcionamiento de esta rejilla será el siguiente: o o o o Para que las relaciones se carguen de forma automática en esta opción de menú es necesario que previamente se haya definido la relación para todas las aplicaciones de gastos a incorporar vía remanentes y en el caso de operaciones con proyectos de gastos, se debe haber confirmado la equivalencia entre aplicaciones para los proyectos en la opción de menú de Traspaso de Proyectos de Gasto. Se controla que no se permita modificar la relación de remanentes por operación para operaciones que ya se hayan incorporado vía remanentes al 2015. En la parte inferior de la rejilla de cambio de aplicaciones de gasto, se pueden realizar modificaciones masivas de aplicaciones, por ejemplo, para añadir sufijo a las aplicaciones de remanentes. Se permitirá modificar la aplicación en los casos en los que la operación hubiera sido incorporada al 2015 como remanentes pero con posterioridad se hubiera anulado dicha incorporación. Porque podría ocurrir que el usuario se hubiera equivocado al indicar la partida y ese sea el motivo por el que ha realizado la anulación de la operación incorporada. ICAL. Traspasos 2014-2015 y Asiento Apertura Contabilidad Página 26 de 26