Estrategia de difusión para eventos

Transcripción

1 Estrategia de difusión para eventos El éxito de un evento depende del cumplimiento de los objetivos de los organizadores. Entre esos objetivos sin lugar a dudas se encuentra el conseguir la mayor asistencia posible de nuestro público potencial. Para lograr esto, es necesario trabajar durante la etapa de planificación encontrando una estrategia de difusión que llegue a la audiencia objetivo y les interese asistir al curso, taller, congreso o conferencia que se les proponga. Para lograr esto, es necesario definir dos cuestiones: Cuál es el mensaje a comunicar Cómo es el público al que se apunta En lo que respecta al mensaje, es necesario que sea claro y que responda una serie de interrogantes que van a definir el interés o no del posible asistente a nuestro evento: Las 5 W What / Qué: En este punto hablamos de la denominación del evento, el nombre y sus contenidos. Who / Quién: quién organiza, quiénes son los invitados especiales, oradores, moderadores, coordinadores, etc. Where / Dónde: La sede de la reunión, capacidad, servicios e infraestructura. When / Cuándo: la fecha y duración del evento. Why / Por qué: la temática y los objetivos que motivan la reunión. A esto podemos sumarle una sexta pregunta: How / Cómo será el desarrollo, el programa, los recursos, patrocinios y auspicios. Conociendo cual es la identidad que se le quiere dar al evento, ayudará a establecer el mensaje que se quiere comunicar. Por otro lado, es necesario analizar, el público objetivo, el TARGET, poder identificar a la audiencia, formulando cuál es el perfil de los potenciales asistentes. Son formales o informales? Son extremadamente serios o esperan un contacto más suelto y personal?. No es lo mismo un Congreso de Medicina que un evento de Networking para emprendedores. Una vez que están bien claros estos puntos, determinar los canales más óptimos de difusión.

2 Principales canales difusión de un evento: Sitios Web o Blog: Va a ser el lugar al cual acudan los potenciales asistentes para ampliar la información que reciben sobre el evento. Correo Electrónico: Si se cuenta con una base de datos, puede ser muy eficiente, ya que podemos tener un alto alcance a muy bajo costo. Redes Sociales: No alcanza únicamente con una web o blog, sino que es importante posicionar el evento en las redes sociales como facebook, twitter, linkedin y hasta youtube. Correo Directo: Confección de Folleto informativo o Anuncios previos al evento y envío por correo postal. Este medio es más costoso y tomará más tiempo, ya que se debe diseñar e imprimir y luego hacer envío por correo postal para que llegue a los domicilios de la base de datos. Promoción: Antes del evento Folletos, postales, tarjetas de los organizadores especiales Envío de información: mailing (a través del correo electrónico y/o postal) Planificación y calendarización de las acciones promocionales (a medida que se acerca la fecha del evento será más frecuente) Participación en eventos previos Publicidad: gráfica, radial y/o televisiva. En medios masivos y/o especializados Actualización del sitio web y/o blog Acciones en las redes sociales (gratuitas y/o pagas) Prensa y difusión: Antes, durante y después del evento Redacción y envío de gacetillas y material a la prensa (digital, gráfica, audiovisual) para que publiquen el evento Envío de nuevas gacetillas con actualización de las novedades del evento (mensual o semanal si falta poco para la reunión) Seguimiento de las publicaciones en los diferentes medios Invitaciones personales a la prensa especializada (al evento y, si los hubiera, a eventos particulares para la prensa) Entrevistas a los organizadores, oradores e invitados especiales Armado de un diario interno del evento, con notas y entrevistas especialmente realizadas, y difusión gratuita del mismo, entre los asistentes. Organización de una conferencia de prensa (durante o después del evento) Publicación de las conferencias post evento Realización del clipping (un resumen de las publicaciones en los distintos medios) Es importante controlar las publicaciones y medir sus repercusiones, para poder ir mejorando la estrategia de difusión evento tras evento.

3 Google Plus y eventos Google Plus es la red social más joven que pertenece a una de las empresas más exitosas en internet. Luego de algunos productos que habían lanzado con anterioridad como buzz o google wave, decidieron lanzar Google+ cerrando los anteriores, y logrando condensar distintos proyectos en los que venían trabajando. Si bien, todavía no es una red en la que los internautas pasan mucho tiempo, la empresa está incluyendo diferentes aplicaciones interesantes para lograr captar cada vez más la atención del público al que apuntan. Para la difusión, es un canal más para promocionar un evento y se puede hacer creando un evento, como en facebook, incluyendo la fecha, el lugar y pudiendo invitar a la gente que se tiene dentro de tus círculos. Los participantes pueden chequear su calendario (de google calendar) y revisar si pueden asistir y agendárselo. Para la cobertura, Google+ ofrece un espacio que puede resultar muy bueno para aplicar durante un evento. Es la posibilidad de que todos los participantes puedan compartir en tiempo real las fotos que van sacando durante el evento y se publiquen en un sólo lugar. Sirve para que al finalizar, esté documentado en la nube los diferentes espacios del evento. Claro que a veces sucede que los organizadores contratan un fotógrafo oficial y por este motivo se prohíbe sacar fotos, pero es una tendencia el permitir que los asistentes tomen fotografías y las compartan en las redes sociales mientras se desarrolla el evento. Esto también se puede hacer en Facebook y Twitter, pero quedará más organizado para los coordinadores si se lo hace a través de Google plus. Para gestionar reuniones online, los Hangouts o Quedadas, pueden servir para la etapa de la planificación en la que generalmente se realizan reuniones diversas. Se pueden organizar vía internet ya que se pueden hacer conferencias online con hasta 9 terminales de computadoras o dispositivos móviles en simultáneo, y así ahorrar tiempo para el traslado hacia un lugar determinado. Cada vez se están integrando más aplicaciones con este servicio como youtube o los docs (procesador de texto, hojas de cálculo o presentación de diapositivas). Los Hangouts también pueden servir para transmitir eventos, ya está disponible la versión Google+ stream para algunos usuarios. Este servicio permite la transmisión del encuentro en vivo y además queda guardado directamente en youtube. Cómo promocionar un evento en Facebook Las redes sociales son un espacio de intercambio de información y generación de relaciones. Cada vez cobran mayor relevancia entre los organizadores eventos, ya que pueden ser muy útiles para compartir y difundir los diferentes encuentros, además de poder generar conversaciones con tus contactos y replicando cada uno de los mensajes que emitas a cualquier parte del planeta.

4 Facebook es una de las redes sociales en las que no puedes dejar de participar. Alcanzó más de 900 millones de usuarios en el mundo desde su creación en 2004 hasta mayo de 2012*. Es muy amplio el público al que se puede llegar y existen distintas formas de hacerlo. Al momento de registrarte, Facebook te permite generar perfiles de distintas maneras según el tipo de usuario que seas, por eso es necesario que analices qué formato se adapta mejor a tu evento: Individual: Podés registrarte a la red social como usuario. Vas a necesitar estar aquí para luego poder ser creador/a, administrador/a o coordinador/a del resto de las opciones que mencionamos a continuación. Fan Page: Si eres una empresa, marca, institución, etc. En este caso si vas a organizar diferentes ediciones de uno o varios eventos te conviene tener esta opción para poder tener tus eventos unificados en el mismo lugar a través del tiempo. Grupos: Si quieres armar un grupo vinculado a la temática de tu evento, puede servirte para nuclearlos aquí por afinidad, y así poder mandar mensajes sobre las novedades. También, en Facebook, se puede crear un evento y poder difundirlo entre tus contactos. Qué hacer: Armar un plan y estrategia de las comunicaciones y mensajes que vas a publicar (cinco mensajes distribuidos durante el día es un buen número para estar presente sin ser cargoso) Generar contenido original e interesante apuntando al público que deseas atraer hacia tus eventos y las actividades que realizas. Pudiendo agregar hipervínculos hacia el propio sitio web ó blog. Editar tus contactos segmentándolos por listas para compartir con ellos mensajes que estén dirigidos a ellos. Participar en otras páginas y grupos generando contenido útil y de interés Qué no hacer: Etiquetar a distintos usuarios en tus imágenes y mensajes: Es una costumbre que suele irritar a la mayor parte de los usuarios generando una mala imagen y hasta el bloqueo de tus actualizaciones en los muros de tus contactos. Invitar indiscriminadamente al grupo que armaste Copiar los mails de tus contactos y enviarles spam por fuera de la red Enviar demasiados mensajes acerca de tu evento Ser monotemático, repetir un único mensaje publicándolo en distintos momentos del día *Fuente: Clarín

5 LinkedIn Para registrarte a la red, tenés que completar con tus datos como en un curriculum vitae y por este motivo se ha convertido en una de las fuentes de búsqueda laboral más importantes. Como para muchos eventos, es necesaria la contratación de personal temporario, podés aprovechar esta red para la selección de personal del evento. En caso de organizar conferencias o paneles, LinkedIn puede acercarte a posibles oradores que sean especialistas o expertos en algún aspecto dentro de la temática del evento, como así también difundir las diversas actividades entre tus contactos y en los diferentes grupos en los que participes. Además, podés crear un evento con la aplicación LinkedIn Eventos e invitar a tus contactos y a los miembros de tus grupos. Esta herramienta, una vez activada, te permite conocer distintos eventos relacionados con tu red de contactos. Cómo añadir tu evento en la red*: 1. Dirígete al menú Más en la parte superior de tu página de inicio y selecciona Events. 2. Haz clic en la pestaña Add an Event (Añadir un evento). 3. Introduce la información que tengas sobre el evento. 4. Si quieres que el evento aparezca en tu perfil, haz clic en I m attending (Asistiré) y luego en Attendee (Asistente), Presenter (Presentador), o Exhibitor (Expositor). 5. Pulsa sobre Publish Event (Publicar evento). Tus contactos recibirán una actualización de la red si indicas que asistirás al evento. LinkedIn también hizo un convenio con twitter, por lo que si también tenés cuenta en esa red, podrás actualizar mensajes de estado de manera conjunta. *Fuente: Ayuda LinkedIn