CÓDIGO DE ÉTICA SOCIEDAD QUIMICA Y MINERA DE CHILE S.A. Y SOCIEDADES FILIALES

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1 CÓDIGO DE ÉTICA SOCIEDAD QUIMICA Y MINERA DE CHILE S.A. Y SOCIEDADES FILIALES Octubre 2013_Versión 2 1 P á g i n a

2 INDICE CARTA DEL GERENTE GENERAL NUESTROS VALORES CÓDIGO DE ÉTICA POLÍTICAS DE ESTÁNDARES DE CONDUCTA POLÍTICA DE DESARROLLO SUSTENTABLE RELACIÓN CON ENTIDADES PÚBLICAS Y CONFLICTOS DE INTERÉS POLÍTICA DE USO DE BIENES DE SQM POLÍTICA DE REGALOS ENTRETENIMIENTOS E INVITACIONES POLÍTICA DE DONACIONES, CONTRIBUCIONES Y PROMOCIONES COMERCIALES POLÍTICA DE PREVENCIÓN CONTRA ACTIVIDADES RELACIONADAS CON DROGAS ILÍCITAS POLÍTICA DE NO DISCRIMINACIÓN Y RESPETO POLÍTICA DE COMUNICACIÓN ABIERTA POLÍTICA SOBRE DENUNCIAS DE ACTOS IRREGULARES POLÍTICA RELACIONADA CON LA SEGURIDAD Y USO DE LA INFORMACIÓN POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DE LOS DELITOS DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y DELITOS DE COHECHO (Ley N ) P á g i n a

3 CARTA DEL GERENTE GENERAL Estimados colaboradores. Sociedad Química y Minera de Chile S.A. y sus sociedades filiales (SQM o la Empresa) han experimentado durante estos últimos años una importante evolución y desarrollo en los negocios que realizan y donde mantener un firme compromiso con la excelencia operacional, en todos sus aspectos, constituye una piedra angular en la estrategia de SQM. En consecuencia, asegurar la excelencia en la gestión incluye una conducta leal y ética exigible para cada uno de los Directores, Trabajadores, Clientes y Proveedores de SQM. Este documento busca proporcionar una guía para el conocimiento y adhesión a los valores empresariales de SQM e intenta transformarse en uno de los sustentos sobre los cuales ésta quiere construir su futuro. Un comportamiento ético es una obligación. El cumplimiento de ese deber generará una reputación de integridad y comportamiento responsable y mejorará el desempeño comercial y fortalecerá uno de los mayores patrimonios de SQM -sus clientes y la confianza de los mismos en ella-. Este documento contiene el Código de Ética, Políticas Corporativas y las Políticas de Prevención de los delitos de Lavado de Activos, Financiamiento de Terrorismo y Cohecho a que se refiere la Ley N , los que han sido establecidos para cooperar con el logro de los valores éticos de la Empresa. Les agradeceré leer este ejemplar para aplicar su contenido, consultarlo y resolver cualquier duda que puedan tener y así contribuir a promover el espíritu ético de SQM. 2 P á g i n a

4 NUESTROS VALORES La identidad de SQM se ha forjado desde sus valores: Excelencia Nos comprometemos a trabajar con los mejores estándares de calidad, eficiencia y efectividad. Hacemos un uso racional de los recursos que administramos y promovemos acciones que aporten valor. Actuamos de manera responsable y cumpliendo nuestros compromisos. Integridad Desarrollamos nuestras actividades de manera honesta, justa, ética, respetuosa y transparente. Tenemos un discurso abierto y consecuente con nuestros actos respecto de las personas, el medio ambiente, la comunidad, clientes y entidades con las que nos relacionamos. Seguridad Valoramos la vida y salud de toda persona. Creemos que el cuidado de las personas es un compromiso organizacional, personal y social, que se vive en el trabajo y la vida privada de cada uno. Trabajo en equipo Fomentamos que las personas trabajen de manera integrada y coordinada. Valoramos las características personales y las competencias laborales de cada uno promoviendo el intercambio de ideas, opiniones y experiencias, estimulando el trabajo conjunto. Tratamos a las personas con respeto, dignidad y cortesía para construir relaciones de confianza. Innovación Enfrentamos el trabajo y los desafíos de manera creativa. Fomentamos el desarrollo de enfoques flexibles y diversos para el quehacer de nuestro negocio, buscando constantemente mejores soluciones y diferentes formas de lograr nuestros objetivos. 3 P á g i n a

5 CÓDIGO DE ÉTICA SQM está comprometida a cumplir con las leyes, normas y reglamentos de los países donde realiza sus actividades y negocios. SQM entiende que pueden existir tradiciones y costumbres que varían de país en país y que ello, no obstante, no la puede desviar de su decisión de actuar con los más altos estándares de integridad y honestidad. La integridad y la ética han sido siempre un componente significativo de la manera en que SQM realiza sus negocios. Actuar con un alto sentido de integridad es crucial para mantener la confianza y la credibilidad de los Accionistas, Directores, trabajadores, Clientes, Proveedores, Organizaciones Gubernamentales, Entidades Supervisoras, Comunidades, Grupos de Interés y demás personas, instituciones y organizaciones de todo tipo que se relacionan con ella. Todos los Directores y Trabajadores de SQM deben: Propiciar y mantener un entorno de transparencia en las actividades que les competen de acuerdo con su rol y nivel de responsabilidad. Mantener relaciones laborales y de administración sobre una base ética y de integridad. Fomentar y exigir que todos los Directores, Trabajadores de SQM cumplan su deber en forma honrada. Promover y respetar el cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos pertinentes Trabajar con dedicación, perfección, rectitud, probidad y ser consecuentes con los valores y políticas de SQM. Nuestra Empresa no tolerará actos que se aparten de las normas de legitimidad ética y cuyo incumplimiento, además, puede causar un daño a sus accionistas, clientes, trabajadores y demás personas pertinentes o a la comunidad en general. Este Código entrega políticas, directrices y principios que deben guiar nuestras acciones. Nosotros, los trabajadores de SQM, junto con nuestros Directores, estamos obligados a actuar de acuerdo con lo expuesto en este Código. 4 P á g i n a

6 POLÍTICAS DE ESTÁNDARES DE CONDUCTA La calidad de los Directores y Trabajadores de SQM hace de ésta una Empresa más sólida. El profesionalismo y la dedicación de todos ellos mejoran la competitividad de SQM en el corto plazo y contribuye a asegurar su éxito en el largo plazo, lo anterior, manteniendo siempre el compromiso de integridad de SQM en la realización de sus negocios, lo que se refleja en su Política de Estándares de Conducta. Guía de Principios - Estándares de Conducta El Estándar de Conducta de SQM exige cumplir con determinados principios en las relaciones de la misma con sus Accionistas, Directores, Trabajadores, Clientes, Proveedores, Organizaciones Gubernamentales, Entidades Supervisoras, Comunidades, Grupos de Interés y demás personas, instituciones y organizaciones de todo tipo que se relacionan con ella. Esto es: Accionistas Clientes SQM busca actuar de acuerdo con los intereses de sus accionistas, en conformidad con las directrices entregadas por las Juntas de Accionistas y el Directorio. SQM busca satisfacer las necesidades de sus clientes mediante la entrega de productos y servicios acordes con la calidad y demás modalidades convenidas con los mismos. SQM está interesada en desarrollar una relación honesta y de largo plazo con sus clientes. Proveedores SQM requiere construir una relación transparente y de largo plazo con sus proveedores y contratistas. Las decisiones de compra o asignación de contratos de SQM están basadas en los factores de precio, calidad, plazo de entrega, servicio y demás términos imperantes en el mercado en el momento pertinente. SQM no tolerara el uso de toda forma de trabajo infantil, está absolutamente prohibido para los Proveedores de la Empresa y bajo ninguna circunstancia podrán usar o beneficiarse de trabajo forzado. 5 P á g i n a

7 Trabajadores SQM está comprometida a tener un trato justo y digno con sus Trabajadores y a ofrecerles un lugar de trabajo que cumpla con las normas vigentes de orden, higiene y seguridad y libre de acoso laboral y sexual. SQM está en contra de toda discriminación por sexo, orientación sexual, raza, religión, afiliación política o estado civil. SQM valora ante todo el respeto a la dignidad del ser humano, por lo que no acepta y no promueve el trabajo infantil ni forzado. SQM, sujeto a lo dispuesto en las leyes, normas y reglamentos pertinentes, mantendrá en reserva toda la información y datos privados del Trabajador a que tenga acceso con ocasión de la relación laboral. SQM debe mantener y propender a aumentar sus ventajas comparativas en la industria y, para ello, reclutará a las personas más calificadas y maximizará sus oportunidades a través del entrenamiento y perspectivas de desarrollo de las mismas. Comunidad SQM, como persona jurídica, se compromete a ser un buen ciudadano en todos los lugares en donde desarrolla sus operaciones. Para ello, mantendrá altos estándares éticos y velará por el respeto de las leyes, normas y reglamentos que correspondan en Chile y en el extranjero. SQM se compromete, asimismo, a proteger el medio ambiente asociado a sus operaciones mediante una adecuada Gestión Ambiental que le permita cumplir con la normativa ambiental vigente y con los compromisos adquiridos. SQM intentará contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas que habitan en las zonas donde opera. 6 P á g i n a

8 POLÍTICA DE DESARROLLO SUSTENTABLE Todo trabajador y colaborador de SQM es responsable del desempeño de la empresa en materia de salud, seguridad, medio ambiente, relación con la comunidad y satisfacción de nuestros clientes. Un buen desempeño en estas materias es clave para el éxito de nuestro negocio y desarrollo futuro. Por ello, SQM compañía líder a nivel mundial en la producción de yodo, litio y nutrientes vegetales de especialidad, con faenas productivas en la I y II Región de Chile, se compromete a: Cumplir con la legislación y normativa vigente aplicable a sus actividades, productos y servicios, además de los compromisos que adquiera voluntariamente. Implementar en forma oportuna los planes de prevención y las medidas de mitigación necesarias para minimizar el riesgo de lesión a las personas y de impactos ambientales que pudieran causar nuestras actividades. Prevenir la contaminación mediante un adecuado manejo de los residuos y emisiones, procurando usar en forma responsable y eficiente los recursos naturales e insumos productivos. Entregar a nuestros clientes productos de calidad que cumplan con los estándares comprometidos y otorgar una atención y servicio que asegure una relación de largo plazo y de beneficio mutuo. Mantener una relación de buen vecino y participar del desarrollo de las comunidades cercanas a sus operaciones, apoyando proyectos y actividades conjuntas conducentes a mejorar la calidad de vida de dichas comunidades, enfatizando la educación y la protección del entorno. Mantener una comunicación abierta y permanente con nuestros trabajadores, contratistas, clientes, accionistas, vecinos y autoridades. Promover un mejoramiento continuo de nuestro desempeño en materia de prevención de riesgo, medio ambiente, calidad y relación con la comunidad. Instruir, capacitar y evaluar a sus trabajadores y personal que presta servicios a la empresa, como agentes responsables de la implementación y mantención efectiva de esta política. 7 P á g i n a

9 RELACIÓN CON ENTIDADES PÚBLICAS Y CONFLICTOS DE INTERÉS Los Directores y Trabajadores de SQM deben evitar cualquier conflicto real o aparente entre sus intereses personales y los intereses de la Empresa. Se generará un conflicto de interés cuando un Director o Trabajador de SQM o algún integrante de su familia, reciban beneficios personales impropios originados en su vinculación con la empresa, o ejecute acciones que puedan interferir con los objetivos y desempeño de las actividades de SQM. Los Directores y Trabajadores de SQM se deberán abstener de efectuar actividades de interés personal a través del uso de bienes de SQM o de su posición dentro de la organización de ésta. Asimismo, se deberán abstener de competir directa o indirectamente con SQM o de perjudicar sus operaciones. Los Trabajadores de SQM no pueden trabajar o asesorar, directa o indirectamente, a competidores, contratistas, proveedores o clientes de SQM. Los Directores y Trabajadores de SQM no deben ofrecer, prometer, dar o consentir a un empleado público o privado, chileno o extranjero, un beneficio económico o de cualquier naturaleza, bajo ningún pretexto o circunstancia. Los Trabajadores de SQM deberán informar a su Jefe directo y a la Subgerencia de Compensaciones y Desarrollo Organizacional o a la Vicepresidencia de Personas y Sustentabilidad de SQM las siguientes situaciones: Actividades laborales, de dirección o de asesoría que cualquiera de sus padres, hijos, cónyuge, hermanos, suegros, cuñados y otros familiares desarrollen para la empresa, para competidores, contratistas, proveedores y clientes de SQM Cualquier inversión o participación en sociedades de competidores, contratistas, proveedores o clientes de SQM Cualquier vinculación que tenga con empleados públicos y personas políticamente expuestas, Si en su relación con los empleados de las entidades públicas, tenga o crea tener algún conflicto de interés. Tales situaciones pueden no representar un verdadero conflicto de interés, no obstante, cada situación debe ser informada y analizada en forma particular para comprobar que el conflicto no existe y que posiblemente no existirá en el futuro. De hecho, en algunos casos podría ser necesario reasignar ciertas funciones para prevenir cualquier conflicto de interés. 8 P á g i n a

10 POLÍTICA DE USO DE BIENES DE SQM Los Directores y Trabajadores de SQM deben cuidar todos los bienes corporales e incorporales -incluyendo información confidencial o reservada- de la misma y ocuparlos de acuerdo con su naturaleza y en forma eficiente. Está prohibido el uso de los bienes de todo tipo de SQM para cualquier uso personal que no esté directamente relacionado con el cumplimiento de los objetivos o actividades de la Empresa, así como tampoco podrán ser utilizados para actividades ilegales. Dichos bienes existen, exclusivamente, para el buen desarrollo de las actividades de SQM. Obligaciones Todos los Directores y Trabajadores de SQM deben proteger los bienes de SQM ante cualquier amenaza de destrucción, robo, hurto o uso indebido de los mismos. Dichos bienes -incluyendo maquinarias, equipos, vehículos, herramientas, computadores, derechos, acciones, créditos, beneficios y muchos otros- han sido adquiridos o generados con el único propósito de permitir el desarrollo de los negocios y operaciones de SQM. Dichos bienes no pueden ser usados en beneficio personal o de terceros o vendidos, prestados, arrendados o extinguidos sin la debida autorización previa y por escrito. Disponer de bienes de SQM en cualquier forma y sin la autorización pertinente constituye un ilícito y una infracción grave a las obligaciones de los Directores y Trabajadores de SQM. Cualquier duda en relación con este tema, así como también cualquier uso indebido de algún bien de SQM, debe ser planteado de inmediato a la jefatura directa o a la Gerencia de Riesgo y Control Cumplimiento de SQM. Usos permitidos Actividades fuera de SQM Está permitido el uso ocasional de teléfonos o computadores de SQM por parte de sus Directores y Trabajadores en asuntos que no están directamente relacionados con sus labores, siempre y cuando, tal uso ocasional sea limitado en el tiempo y costo y no interfiera de manera alguna con sus labores para SQM. La labor que desempeñan los Trabajadores de SQM requiere siempre de toda su dedicación y compromiso, siendo de dedicación exclusiva para todos aquellos que prestan sus servicios a jornada completa. Cualquier eventual trabajo que desee realizar un Trabajador de SQM, dentro de su jornada, debe ser previa y 9 P á g i n a

11 expresamente comunicado a su jefatura y autorizado por la Subgerencia de Compensaciones y Desarrollo Organizacional. Prohibición Los bienes de SQM no podrán ser jamás utilizados para obtener una ganancia personal por parte de los Directores y Trabajadores de SQM, o de terceros, así como tampoco se les puede dar un uso impropio o ilegal. Está absolutamente prohibido transmitir cualquier información que pueda ser insultante u ofensiva para algún Director, o Trabajador de SQM, así como tampoco se pueden utilizar los bienes de SQM para enviar mensajes que atenten contra de la ley, la moral y las buenas costumbres. 10 P á g i n a

12 POLÍTICAS DE REGALOS ENTRETENIMIENTOS E INVITACIONES SQM sustenta sus decisiones comerciales y de negocios en base a criterios comerciales. Ello, sin perjuicio de reconocer que el desarrollo de sus operaciones en diferentes países puede comprender la entrega de regalos menores o la extensión de invitaciones incidentales como una manera de mejorar dichas relaciones comerciales y de negocios. Los Directores y Trabajadores de SQM no podrán ofrecer o dar a un empleado público, o persona políticamente expuesta, o a personas vinculadas a los anteriores, un beneficio económico, regalo o invitación, para que éste incurra en un acto o en una omisión en relación a su cargo. Cada Director y Trabajador de SQM, que reciba, entregue, o extienda un regalo o invitación con motivo de su cargo, deberá hacerlo ejerciendo en cada caso el buen juicio, y tomando en cuenta las circunstancias y el contexto en que ello se produce, la posición de la persona que da o recibe el regalo o invitación, y las normas legales y sociales aplicables. En este caso, el Director y Trabajador de SQM deberá asegurarse que tales atenciones no comprometan la habilidad y libertad de SQM para tomar buenas decisiones comerciales, por este motivo, dichas atenciones deben ser legales, de bajo monto, informadas cuando corresponda y excluir cualquier compromiso o favor especial en reciprocidad. 11 P á g i n a

13 POLÍTICA DE DONACIONES, CONTRIBUCIONES Y PROMOCIONES COMERCIALES SQM sólo efectuará contribuciones y/o donaciones públicas, privadas o sectoriales debidamente autorizadas por el Gerente General y que cumplan las leyes, normas y reglamentos en los países donde la empresa efectúa sus actividades comerciales. La empresa en su compromiso por mantener una relación de buen vecino y de participar en el desarrollo de las comunidades cercanas a su operación y administración, participará en diferentes proyectos sociales, culturales, educacionales o de otra índole, que conduzcan a una mejor calidad de vida de la comunidad. Este compromiso, se concretará mediante donaciones a organismos o entidades públicas o privadas, que estén constituidas dentro del marco legal vigente, ya sea en el país, o en el extranjero. La empresa para el desarrollo de sus actividades comerciales, podrá efectuar actividades promocionales, dirigidas tanto a clientes como proveedores legítimamente constituidos. SQM no efectuará ningún tipo de aporte o donación a organismos o entidades públicas o privadas, que estén involucradas o se pueda presumir de ello, participación en los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo o cohecho. Los Directores y Trabajadores de SQM están obligados a informar al Comité de Ética de SQM cualquier evento o situación que afecte el adecuado cumplimiento del propósito de las donaciones efectuadas. 12 P á g i n a

14 POLÍTICA DE PREVENCIÓN CONTRA ACTIVIDADES RELACIONADAS CON DROGAS ILÍCITAS La empresa reconoce que las drogas ilícitas y el abuso de otras sustancias, deteriora la capacidad, habilidades y desempeño laboral de las personas, pone en peligro su seguridad y la de quienes lo rodean, por lo que prohíbe su uso para todos quienes trabajen dentro de sus dependencias, ya sea personal SQM o contratista, así como también prohíbe estrictamente realizar cualquier actividad relacionada con drogas ilícitas en las dependencias de SQM (ya sea consumo, almacenamiento o comercialización, entre otros). Las personas o empresas que incumplan estas políticas serán sancionadas internamente y serán denunciados al Ministerio Público según proceda. Del mismo modo, SQM establece expresamente que no tendrá ningún tipo de relación comercial con personas o empresas respecto de las cuales se reconozca públicamente su relación con narcotráfico, lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Respecto al lavado de activos, el cual se asocia entre otros delitos al tráfico de drogas, SQM ha establecido un modelo de prevención de delitos el cual se detalla en el capítulo POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DE LOS DELITOS DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y DELITOS DE COHECHO (Ley N ) contenido en este mismo manual. Los Directores, Trabajadores y Contratistas de SQM estarán obligados a denunciar cualquier situación que vaya en contra de esta política. Para esto la empresa cuenta con medios de denuncia que se detallan en los capítulos POLÍTICA SOBRE DENUNCIAS DE ACTOS IRREGULARES y POLÍTICA DE COMUNICACIÓN ABIERTA. 13 P á g i n a

15 POLÍTICA DE NO DISCRIMINACIÓN Y RESPETO SQM promueve un lugar de trabajo con igualdad de oportunidades a todas las personas o colectividades, valorando su desempeño profesional por sobre las diferencias raciales, de género, edad, religiosa, físicas etc. Las decisiones de contratación de Trabajadores se toman en SQM sobre la base de habilidades, preparación y experiencia. Las decisiones de evaluación y promoción de Trabajadores se toman sobre la base de desempeño y cumplimiento de objetivos. Todas las personas serán tratadas en base a su mérito individual, con respeto y dignidad, buscando constantemente, a través de mecanismos formales de evaluación de desempeño, generar las oportunidades de mejoramiento del desempeño laboral. SQM se compromete a mantener un lugar de trabajo libre de acoso sexual y laboral. Las denuncias respecto al incumplimiento de esta política deberán ser dirigidas a la Subgerencia de Personas. Si se determina la existencia de alguna de estas prácticas, su autor será sancionado, dependiendo de la gravedad de los hechos estas sanciones pueden ir desde una amonestación verbal hasta la desvinculación del trabajador. 14 P á g i n a

16 POLÍTICA DE COMUNICACIÓN ABIERTA SQM mantendrá los canales necesarios para que sus Directores, Trabajadores, Contratistas y Proveedores puedan formular preguntas, manifestar preocupaciones o reclamos, hacer sugerencias e interponer denuncias relacionadas con los actos u omisiones que ocurran dentro o fuera de sus lugares habituales de trabajo y que atenten en contra de lo prescrito en este Código. Medios de Denuncia: Número Telefónico (Casilla Buzón de voz): Correo tradicional: carta confidencial, dirigida a: Gerencia de Riesgo y Control Cumplimiento de SQM S.A. Avda. Los Militares Las Condes Santiago Chile. Correos Electrónicos whistleblower@sqm.com o auditoria@sqm.com Formulario de denuncia: a través de la página corporativa (Inversionistas Gobierno Corporativo Formulario de Denuncia) o a través de la página de intranet de la compañía (Políticas y Procedimientos Formulario de Denuncia). 15 P á g i n a

17 POLÍTICA SOBRE DENUNCIAS DE ACTOS IRREGULARES I. INTRODUCCIÓN SQM cree que los negocios deben conducirse en forma honesta y legal, y espera que todos los trabajadores compartan este compromiso con altos estándares éticos, según lo señalado en este Código de Ética. Por lo tanto, SQM tratará todos los casos de irregularidad en los negocios, de manera consistente con estos valores y de acuerdo con sus mejores intereses. Las irregularidades de negocios presentan potencialmente riesgos financieros y legales. Esta Política establece las acciones que se deben realizar al detectar la comisión de una irregularidad de negocio y define los responsables de implementar dichas acciones. II. DEFINICIONES Irregularidades de negocios: Significa una o más de las siguientes acciones perpetradas contra SQM: fraude, engaño, estafa, soborno, falsificación, extorsión, corrupción, hurto y robo de activos, apropiación indebida de dineros, bienes o activos, malversación, colusión, ocultamiento de hechos materiales, representación falsa, divulgación financiera fraudulenta, falta de honradez, desfalco, abuso de poder, interpretación o aplicación maliciosa de normas, políticas y controles internos a la Compañía, uso indebido o malicioso de información de la compañía, divulgación de información confidencial o uso de recursos de SQM para cometer actos ilegales o en beneficio personal. También se considerará Irregularidades de Negocios cualquier tipo de acto, convenio, negocio o transacción que implique una violación de la Política de Prevención de los Delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Delitos de Cohecho (Ley N ), también incluidos en las Normas Éticas de SQM. III.- PREVENCIÓN Todos los Trabajadores de SQM deben cumplir con las leyes de los países en que trabajan y se espera que actúen con integridad y honradez en todo momento. La promoción de una cultura de negocios ética en todos los niveles de supervisión, sustentados por un clima de control y conjuntamente con procesos independientes de aseguramiento, como Auditoría Interna y Externa, apoyarán en el control y mitigación de la comisión de irregularidades de negocios. La gerencia de línea es responsable 16 P á g i n a

18 del diseño e implementación de dicho marco con la ayuda y asesoría disponible de la Gerencia de Riesgo y Control Cumplimiento. IV.- DETECCIÓN Y DENUNCIA a) Detección Los Gerentes de línea tienen la responsabilidad de diseñar e implementar controles con un criterio de eficiencia económica para potenciar la probabilidad de detectar Irregularidades de Negocios en forma oportuna, así como también, evitarlas. b) Obligación de Denunciar Los trabajadores, deberán informar sobre cualquier irregularidad o actividad sospechosa o evento a su supervisor inmediato. Si el trabajador considera que no es apropiado informar a su supervisor inmediato, deberá reportarlo al superior inmediato de su jefe de línea o a la Gerencia de Riesgo y Control Cumplimiento mediante los medios que SQM dispone para estos efectos. Todo trabajador debe considerar que no revelar un acto irregular del cual se tiene conocimiento, será considerado un hecho que atenta contra SQM, según lo establecido en este Código de Ética, y Reglamento Interno y podrá dar origen a sanciones, por lo tanto se debe considerar como principio general, que frente a una duda o sospecha razonable respecto a una falta o incumplimiento de este código, la obligación de todos los trabajadores de SQM es denunciar. SQM promoverá que los trabajadores presenten cualquier información, razonablemente fundada, con respecto a Irregularidades de Negocios. c) Confidencialidad de las Investigaciones de Irregularidades de Negocios. La información que corresponde a investigaciones de Irregularidades de Negocios deberá mantenerse confidencial para evitar la pérdida de evidencia y aumentar la probabilidad de recuperación de los activos involucrados. En cuanto a la identidad o anonimato de la persona que efectúa la denuncia o la revelación de un acto irregular, se estima que el interés para SQM está en la información que se pueda proporcionar y no en la identidad de la persona que la entrega. Por lo tanto, la persona que realice una denuncia o revele un acto irregular tiene la opción de permanecer anónimo. Para las denuncias anónimas se sugiere entregar como punto de contacto un correo electrónico con un nombre ficticio creado en algún servidor o proveedor externo (ejemplo: Google, Hotmail, Yahoo, etc.). 17 P á g i n a

19 En caso que el denunciante decida entregar su identidad, auditoría interna velará por mantener su debida reserva, así como también deberá considerarse que ningún trabajador que haga una denuncia sobre una irregularidad será, por motivo de esta denuncia, despedido, suspendido, rebajado, acosado o intimidado, trasladado contra su voluntad, negado su traslado o promoción, negada una referencia o se dará una referencia adversa, o amenazado con cualquiera de los hechos anteriores, y por lo tanto, no sufrirá ningún cambio adverso en sus condiciones de trabajo como resultado de realizar dicha denuncia. d) Medios de Denuncia: Número Telefónico (Casilla Buzón de voz): Correo tradicional: carta confidencial, dirigida a: Gerencia de Riesgo y Control Cumplimiento de SQM S.A. Avda. Los Militares 4290.Las Condes Santiago Chile. Correos Electrónicos whistleblower@sqm.com o auditoria@sqm.com Formulario de denuncia: a través de la página corporativa (Inversionistas Gobierno Corporativo Formulario de Denuncia) o a través de la página de intranet de la compañía (Políticas y Procedimientos Formulario de Denuncia). e) Consideraciones antes de realizar la denuncia La persona que quiera realizar una denuncia deberá cuestionar si el hecho que quiere reportar está en contra de las leyes, normas, reglamentos vigentes o Código de Ética y Políticas de SQM. Además considerar la siguiente pregunta: Si usted fuera dueño de esta compañía le gustaría saber lo que está sucediendo? La persona que está considerando realizar una denuncia, deberá indicar claramente cuál es el motivo de la denuncia junto con toda la información que tenga disponible y que crea pueda servir para realizar una investigación, como por ejemplo: delito y/o falta al código de ética y reglamento interno cometida, cómo se enteró de la falta, áreas y/o personas involucradas, dinero y o activo de SQM afectado, pruebas, nombres de testigos, y en general, cualquier antecedente que sirva a la investigación. 18 P á g i n a

20 f) Revelación falsa SQM considera que el hecho de proporcionar deliberadamente información falsa, es un incumplimiento grave por parte de quien la proporciona. A un trabajador que en conocimiento de ello, hace una denuncia basado en información falsa, se le podrán aplicar sanciones según lo que establezca la legislación laboral y el Reglamento Interno. V.- RESPUESTA Al descubrir eventuales Irregularidades de Negocios, el Ejecutivo, Gerente, Superintendente o Jefatura que está a cargo del área en cuestión, es responsable de tomar las siguientes acciones: Informar al Gerente de Riesgo y Control Cumplimiento y al Vicepresidente del área involucrada. Informar a Fiscalía de SQM y/o al Comité de Ética, cuando el hecho pueda revestir un delito. Recopilar los antecedentes necesarios para poder realizar una investigación y análisis de la situación Evaluar los procedimientos, detectar los riesgos y falencias que permitieron la comisión de la falta Proponer y realizar mejoras en los procedimientos que mitiguen los riesgos Informar a la Vicepresidencia de Personas y Sustentabilidad si hay trabajadores de SQM involucrados Aplicar las sanciones correspondientes Recuperar los activos involucrados Es responsabilidad del área de auditoría realizar un informe de la situación, cuando esto lo amerite, con el propósito de informar a la Gerencia General, y controlar el cumplimiento e implementación de las medidas propuestas (sanciones, cambios de procedimientos, recuperación de activos, etc.) a) Investigaciones Preliminares El Ejecutivo, Gerente, Superintendente o Jefatura que está a cargo del área en cuestión debe evaluar inmediatamente la información relativa a la Irregularidad de Negocios, pudiendo para esto utilizar la ayuda de auditoría interna. En el caso que se realicen procedimientos de investigación, éstos se deberán realizar ajustándose siempre a la normativa vigente en materia de los derechos fundamentales de los trabajadores y en la medida de lo posible, debe obtenerse, 19 P á g i n a

21 asegurarse y documentarse cualquier forma de evidencia, ya que ésta puede ser necesaria para ser utilizada ante los Tribunales de Justicia. b) Recuperación de Dinero o Bienes Se debe realizar una evaluación de bienes o activos afectados en la Irregularidad de Negocio y debe hacerse un intento por recuperar las pérdidas. En los casos que sea necesario realizar acciones legales, debe recurrirse a Fiscalía de SQM para este efecto. El éxito de estas acciones depende de la confidencialidad, suficiente información y velocidad de respuesta. VI. DEFINICIÓN DE SANCIONES En caso que la información obtenida de las investigaciones indicara que un trabajador sea culpable de alguna Irregularidad de Negocio el Gerente del área respectiva en conjunto con el Vicepresidente, y en conocimiento de la Gerencia de Riesgo y Control Cumplimiento, de la Vicepresidencia de Personas y Sustentabilidad y Fiscalía de SQM, deberán definir la sanción a aplicar de acuerdo a la gravedad de los hechos, sanción que puede ir desde una amonestación verbal, hasta el término del contrato de trabajo. En el caso de tratarse de una Irregularidad de Negocio, que constituya un delito, esto deberá informarse al Gerente de Riesgo y Control Cumplimiento, y al Comité de Ética para que este último determine las sanciones y defina los pasos a seguir, tales como, denuncia respectiva a la justicia penal, denuncia al Ministerio Público etc. La recontratación por SQM de un trabajador que haya estado involucrado en actos irregulares comprobados, está prohibida. VII. CONTROL INTERNO Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA Los sistemas de control interno en el lugar de la Irregularidad de Negocios deben ser evaluados y mejorados para evitar que vuelva a ocurrir la conducta. Toda mejora en los controles deberá informarse al Gerente de Riesgo y Control Cumplimiento para su posible aplicación en otro lugar de la Compañía así como también para el posterior control de la implementación de mejoras. Cuando amerite, auditoría interna emitirá un informe con la situación detectada y las resoluciones tomadas al respecto, las que incluyen entre otros, descripción y diagnóstico de la situación, sanciones tomadas y mejoras en procedimientos, y/o planes de trabajo que incluyan responsables. 20 P á g i n a

22 POLÍTICA RELACIONADA CON LA SEGURIDAD Y USO DE INFORMACIÓN I. INTRODUCCIÓN Un elemento crítico para el éxito y supervivencia de las organizaciones en un mundo globalizado, dinámico y altamente competitivo, es la administración efectiva de la información y sus tecnologías relacionadas. Dicha administración debe dar un lugar relevante a la seguridad de la información y sus usos, dado: La creciente dependencia de la información y de los sistemas que la procesan; La creciente vulnerabilidad de los sistemas de Tecnologías de Información y el amplio espectro de amenazas que existen sobre ellos; El vertiginoso desarrollo y variada gama de las tecnologías relacionadas de información y comunicación; La necesidad de crear conciencia y sensibilizar a la comunidad informática y usuarios en general de la compañía respecto a aspectos de seguridad de la información; La globalización de los mercados y la creciente necesidad de integración comercial entre las organizaciones. En la actualidad SQM cuenta con una infraestructura homogénea e integrada, con ambientes distribuidos que permiten apoyar a los distintos procesos de negocio, constituyéndose en un pilar estratégico para el desarrollo de nuevas prácticas de gestión y operación. Con el fin de asegurar la información que SQM necesita para alcanzar sus objetivos, se debe definir, implantar, controlar y mantener un nivel de seguridad acorde a las amenazas percibidas, los riesgos involucrados, el valor de la información y las metas de la compañía. La protección de la información de SQM, requiere diseñar un modelo de seguridad, en base a una metodología generalmente aceptada, que garantice razonablemente la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de la compañía. II. PROPÓSITO El propósito de la presente Política de Seguridad y Uso de la Información es definir el lineamiento general de SQM, de forma tal de proporcionar Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la información así como también un Uso y Manejo seguro de esta. 21 P á g i n a

23 III. MARCO GENERAL Las políticas de seguridad de la información deben estar enmarcadas en las disposiciones legales vigentes del lugar donde se apliquen. Esta política de seguridad considera todos los activos de información de SQM. Debido a que la información es uno de los activos más valiosos que posee SQM, debe ser protegido de pérdidas y cambios no autorizados y de su control de divulgación. Este activo puede estar en cualquiera de los siguientes medios: Datos en los computadores centrales de la compañía o sus proveedores de servicio; tales como bases de datos (por ejemplo, bases de datos de clientes, de calificación de recursos y funciones mineras, bases de datos de reservas mineras, programas de las aplicaciones del negocio); Datos en los computadores personales (por ejemplo; planillas y matrices en Excel, presupuestos, datos de prospección minera, modelos de explotación del salar, información de la competencia); Smartphone y Tablet Correos electrónicos (citas, acuerdos de reuniones) y sus archivos adjuntos; Cartas y memos; Informes en papel (por ejemplo, informes de Estados Financieros y reportes de sistemas, proyectos de investigación, proyectos de exploración geológica, propiedad minera, planos de propiedad minera, información de la competencia); Medios de almacenamiento digitales (CDs, pendrives, discos externos, etc.) IV. PRINCIPIOS BÁSICOS La información de SQM se considera como un recurso imprescindible para la operación del negocio y, por lo tanto, debe protegerse del uso, modificación, divulgación o destrucción no autorizada. En base a esto, la Información debe ser clasificada por los dueños de la información de acuerdo a normativas establecidas por la compañía. En este contexto, nace la necesidad de protegerla según sea su importancia en consideración a la clasificación que se haya realizado sobre ella. SQM debe asegurar la privacidad, integridad y disponibilidad de la Información que le es propia mediante políticas y procedimientos definidos. 22 P á g i n a

24 Consideraciones sobre las Personas El uso de la Información es discriminado según sea la función que ejerzan las personas; Las personas no pueden asumir que poseen un derecho sólo por tener acceso a la Información; La responsabilidad por la Seguridad de la Información se encuentra asignada a todo el personal que trabaja en SQM (tanto internos como externos), independiente de su cargo o la información que manejen; Es responsabilidad de cada Gerencia que todo el personal asignado a ellos conozca y comprenda sus obligaciones frente a la Seguridad y Uso de la Información. V. RESUMEN EJECUTIVO DE LAS POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y USO DE LA INFORMACIÓN Cada una de las políticas se apoyará en la definición de normas, pautas y procedimientos adicionales que ayudarán en la comprensión e implementación de éstas. Estructura y Organización En SQM debe existir una estructura de seguridad que sea capaz de asegurar que las Políticas de Seguridad de la Información son apropiadamente manejadas e implementadas en toda la organización. En este sentido, la estructura organizacional actual de SQM es parte de esta Estructura de Seguridad, por lo tanto cada área o gerencia debe ser responsable de la información que maneja, y por ende debe adoptar las políticas definidas por SQM, implementarlas al interior de sus áreas, mantener una clasificación de la información que manejan y sensibilizar y capacitar a los trabajadores en el cumplimiento de éstas. Clasificación de la Información SQM aplicará niveles de seguridad a los recursos de información proporcionales a su criticidad y riesgo, no obstante, se define que todos ellos deben cumplir un estándar mínimo de seguridad. En SQM, la información se encuentra debidamente clasificada de acuerdo a la importancia que le asignan sus propietarios y es tratada de acuerdo a la categoría de clasificación asignada. En este sentido, SQM ha definido cuatro categorías de clasificación de la información: Confidencial, Restringida, Uso Interno y Pública. 23 P á g i n a

25 Confidencialidad de la Información En Particular, información sensible y valiosa que debe ser mantenida en forma confidencial es aquella que dice relación con: Información de mercado y negocios, Investigaciones, Estrategia y objetivos, Precios, Procesos, Remuneraciones y beneficios, Programas de computación, Lista de trabajadores, clientes y proveedores, Derechos de minas, aguas y ambientales, procesos judiciales, contratos, contingencias y otros relacionados. Los Directores y Trabajadores de SQM que tienen acceso a dicha información confidencial están obligados a guardar la misma con la máxima reserva y a no permitir un acceso no autorizado al todo o parte de ella. De hecho, durante el ejercicio de sus funciones y aún después del término de tales funciones o incluso si se ha dado por terminada la relación contractual, por la razón que sea, los Directores y Trabajadores deben tener presente que: No pueden divulgar dicha información fuera de SQM. y deben prestar especial cuidado cuando conversan, no pudiendo hacerlo, sobre negocios de SQM en lugares públicos. No pueden transmitir dicha información a otros Ejecutivos o trabajadores de SQM a menos de que ello sea estrictamente necesario para el desempeño de sus funciones. Se requiere aprobación de la Gerencia General de SQM para poder entregar dicha información a terceros. En SQM sus trabajadores reconocen que deben mantener la confidencialidad de la información que manejan y no deben divulgar, modificar sin autorización, usar fuera de contexto ni hacer mal uso de ella. En SQM, todos los usuarios de los recursos de información, sean internos o externos, dentro de su competencia, deben velar por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de la compañía. En SQM también se debe mantener la confidencialidad sobre el conocimiento del negocio que el empleado adquiere a través de su permanencia en la compañía. En SQM toda la información confidencial o crítica para el negocio, que se transmite electrónicamente, tiene medios de protección definidos por la Gerencia de Tecnologías de la Información que deben ser utilizados por los usuarios 24 P á g i n a

26 Uso de información privilegiada Se entiende por información privilegiada cualquier información indicada o definida como tal en las leyes, normas y reglamentos que corresponda y cualquier información referida a SQM, a sus negocios o a uno o varios valores emitidos por SQM que no haya sido todavía divulgada al mercado y cuyo conocimiento, por su naturaleza, sea capaz de influir en la cotización de dichos valores. También se entiende por información privilegiada la que se tiene de operaciones de adquisición o enajenación de valores que serán realizadas por inversionistas institucionales en el mercado de valores. Cualquier Director o Trabajador de SQM que en razón de su cargo, posición, actividad o relación, tenga acceso a información privilegiada, deberá, aunque haya cesado en el ejercicio de la función o trabajo respectivo, guardar estricta reserva acerca de la misma y no podrá utilizarla en beneficio propio o ajeno o adquirir para sí o para terceros, directa o indirectamente, los valores u otros bienes que puedan verse afectados por esta información. Asimismo, se le prohíbe valerse de la información privilegiada para obtener beneficios o evitar pérdidas mediante cualquier tipo de operación con los valores o bienes a que se refiere la misma o con instrumentos cuya rentabilidad esté determinada por esos valores o bienes. Igualmente, se abstendrá de comunicar dicha información a terceros o de recomendar la adquisición o enajenación de los valores o bienes citados velando para que ello tampoco ocurra a través de subordinados o terceros de su confianza. 25 P á g i n a

27 Retención de la Información Si bien en SQM la información es reconocida como un activo más dentro de la compañía, parte de ésta pierde validez posterior a un período determinado de tiempo, es por esta razón que a la documentación que manejan los usuarios, no importando el medio en que esta se almacene (vía correo electrónico, impresa en papel, archivos u otro medio), se le ha asignado un período de retención u obsolescencia de acuerdo a su clasificación, luego que ha expirado el período de retención de la documentación, esta debe ser eliminada por los responsables, utilizando los mecanismos que la empresa disponga para ello. Es importante conocer la política de SQM y las regulaciones al respecto. El desconocimiento de ellas puede conllevar repercusiones legales o tributarias que adversamente afecten a SQM. Derechos de Propiedad Intelectual Disponibilidad de la Información SQM posee la propiedad intelectual de todos los activos de información que crean y manejan los usuarios, esto incluye cualquier dato impreso en medios de papel así como también el contenido de todos los archivos almacenados en los computadores y sistemas en red que utiliza la compañía y los mensajes transmitidos vía estos sistemas. Para garantizar la continuidad de los procesos de negocio, SQM mantendrá planes de contingencia debidamente actualizados y probados, con responsables claramente definidos, éstos se asegurarán que los activos de información estén disponibles permanentemente para la ejecución diaria de las labores de los usuarios. SQM mantiene un equipo de auditores internos quienes cuentan con la autorización para acceder a toda la información de negocio, manteniendo en conocimiento a los propietarios de la información de dicho acceso. 26 P á g i n a

28 Respaldo y Almacenamiento de Datos En SQM, se mantendrán respaldos periódicos de la información contenida en los sistemas de información de acuerdo a su criticidad, requerimientos legales y las necesidades de continuidad de negocios. En SQM cada usuario es responsable de realizar y mantener respaldos de los archivos que maneja en sus computadores, no debiendo mantener en ellos información confidencial o crítica del negocio que no es utilizada permanentemente. Para esto, SQM debe proveer los medios, en los sistemas centrales, para que los usuarios realicen respaldos de la información administrada por ellos. Acceso a la Información En SQM la información es de propiedad de la compañía por lo tanto, deben tener acceso sólo personas autorizadas y para los fines que disponga SQM. En este sentido cada usuario autorizado debe ser identificado y autentificado en forma única. Del mismo modo, en SQM las conexiones que se realizan en forma remota cuentan con mecanismos de seguridad y autentificación adecuados de manera de asegurar que sólo acceden usuarios autorizados, no siendo posible que se visualicen los datos que fluyen a través de la red. Para el caso de la documentación manual, cada área es responsable de tener mecanismos para controlar el acceso a la información confidencial o restringida. Privilegios de Acceso En SQM cada empleado debe acceder a la información basado en la necesidad que tiene para la ejecución de sus labores y, no podrá crear, leer, modificar ni eliminar información a la que no se le ha dado expresa autorización. SQM aplica el principio de segregación de funciones en el acceso y tratamiento de la información Eventos Uso del Correo Electrónico SQM debe tener mecanismos de control para identificar acciones inusuales y monitorear el correcto funcionamiento de su plataforma tecnológica. En SQM el correo electrónico es una herramienta que debe ser utilizado para actividades exclusivas de la compañía. Los usuarios NO deberán utilizar esta herramienta para el envío de archivos no relacionados con las actividades de la compañía, tales como: videos, juegos, fotografías, cadenas, pornografía, protectores de pantalla, música, etc. 27 P á g i n a

29 Uso de Internet En SQM, toda información que se habilite en Intranet, Internet u otra red de dominio público, debe contar con el análisis de riesgo de seguridad de Tecnologías de Información y la autorización del área responsable de ella. En SQM los usuarios que tengan acceso a Internet deben utilizar esta herramienta asociada a sus funciones en la compañía. Violaciones de Seguridad y sus Sanciones SQM, ante la detección de uso de los recursos de información, para actividades ilícitas o reñidas con disposiciones internas y/o que caigan dentro de lo penado por la Ley, aplicará las sanciones correspondientes, sin perjuicio de iniciar las acciones civiles legales que la Ley le confiera. En SQM, los usuarios de los recursos de información no deben usarlos para fines que atenten contra los intereses, la honra o imagen de la compañía, sus trabajadores u otros. En SQM las violaciones de seguridad que impliquen menoscabo para la compañía o pérdida de negocios se aplicarán las máximas sanciones que incluyen el término inmediato de la relación laboral del personal implicado. Las claves de accesos son personales y queda estrictamente prohibido entregarlas a otros usuarios. Uso del Software Uso de Computadores, Tablets y Smartphones Acceso a las Instalaciones. En SQM todos los usuarios deben trabajar con el software y herramientas informáticas que la compañía dispone para ello. Queda estrictamente prohibido que los usuarios, instalen en sus computadores o áreas de trabajo de servidores, software NO licenciado, o NO autorizado.. El personal de SQM es responsable de él o los equipos a su cargo, estos deben ser usados sólo para labores relacionadas con su función. La información contenida en ellos también es de responsabilidad del usuario y esta será debidamente resguardada en la medida que el usuario haga uso de los medios de respaldo que proporcione la compañía, como por ejemplo, el almacenamiento de archivos en servidores.. En SQM todas las áreas que contienen información sensible deberán tener accesos restringidos. En SQM ningún activo de información debe salir fuera de las dependencias de la compañía sin la autorización correspondiente. 28 P á g i n a

30 En SQM se mantendrá un registro de todas las personas que ingresan al edificio y se consultará, antes de su ingreso, el motivo de su visita y quien autoriza su ingreso. Capacitación En SQM la información es tratada como un activo más de la compañía, por ende, los usuarios deben ser entrenados y sensibilizados en el uso y tratamiento que deben darle, debido a lo anterior, estas políticas son parte integral del Código de Ética de la compañía. El detalle de cada una de estas políticas se encuentra disponible en la intranet de SQM. Generación de información La mayoría de los Trabajadores de SQM deben generalmente preparar algún tipo de informe (gastos, producción, ventas, inventarios, control de calidad, medio ambiente y otros). Dichos Trabajadores, aún cuando no estén familiarizados con principios contables, de administración u otros, están no obstante siempre obligados a adoptar las medidas necesarias para asegurar que todos los informes internos -de uso de SQM- y externos -de uso de autoridades y de terceras personas- que emitan con motivo de sus funciones estén amparados en información verídica y completa y sean efectivamente confiables. La contravención total o parcial de lo anterior impide que SQM pueda tomar buenas decisiones, socava la confianza, afecta la oportunidad y perjudica a SQM y a sus accionistas, Directores, Trabajadores y puede ser ilegal. 29 P á g i n a