Informe Final Municipalidad de La Pintana

Transcripción

1 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA Informe Final Municipalidad de La Pintana Fecha : 22 de junio de 2010 N Informe : 03/2010

2 ÁREA AUDITORíA 2 REF /10 DMSAI N 321/10 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA SANTIAGO, 2 2. J UN '1 O * O Adjunto, sírvase encontrar copia de Informe Final N 3 de 2010, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de finanzas, efectuada en el departamento de educación de esa municipalidad. Salud~~ta'mente /, / -' / a Ud t IÍ t/ I ( ---~!.,_.. ' I I I..- ~/ -----,, ;/ '\ /I~or Orden de' cont a b; General j ~ -'0..\ I/ PRISCILA JARA 0EI'lTES Ahúq"q Subjefe Olv ;, on ú&v'lviuflicipalidades \ AL SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PINTANA PRESENTE

3 REF. DMSAI N /10 321/10 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA SANTIAGO, Z 2. JUNIO 11 O33461 Adjunto, sírvase encontrar copia del Informe Final N 3 de 2010, de esta Contraloría General, con el fin de que, en la primera sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción, se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo. Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría General, en su calidad de Secretario del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión. AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL DE LAPINTANA PRESENTE

4 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA PMET. N /2010 REF. N /2010 DMSAI. N 321/2010 INFORME FINAL N 3, DE 2010, SOBRE AUDITORíA AL MACROPROCESO DE FINANZAS EFECTUADA EN EL DEPARTAMENTO DE EDUCACiÓN DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PINTANA. SANTIAGO, 2 2 JUN En cumplimiento del plan de fiscalización de esta Contraloría General para el año 2010, se efectuó una auditoría de transacciones en el Departamento de Educación de la Municipalidad de la Pintana. Objetivo La auditoría tuvo por finalidad comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, de acuerdo con la normativa contable emitida por esta Contraloría General, y la autenticidad de la documentación de respaldo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 95 de la ley N , así como efectuar un análisis financiero y presupuestario de la citada entidad, acorde lo establecido en la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, el decreto ley N de 1975, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, y el decreto N 854 de 2004, del Ministerio de Hacienda, sobre Clasificaciones Presupuestarias. Metodología Las labores desarrolladas se llevaron a cabo sobre la base de normas y procedimientos de control aceptados por la Contraloría General de la República, incorporando el análisis de información relevante relacionada con la materia examinada, una evaluación del entorno de control interno general y de los riesgos de la entidad, la aplicación de pruebas de validación y la utilización de otros medios técnicos estimados necesarios en las circunstancias. Universo De acuerdo con los antecedentes recopilados, durante el período comprendido entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2009, el monto total de ingresos ascendió a $ , Y el de egresos a $ A LA SEÑORA PRISCILA JARA FUENTES SUBJEFE PRESENTE LVP/PAB

5 Muestra CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA El examen se efectuó mediante muestreo aleatorio simple, con un nivel de confianza del 95% y una tasa de error de 3%, parámetros estadísticos aprobados por esta Entidad Fiscalizadora, el que determinó, respecto de los ingresos, una muestra de $ , equivalente al 48% del total; y $ , para los egresos, lo que representa el 36% de ellos. Cabe señalar que, con carácter confidencial, mediante oficio N , de 17 de marzo de 2010, fue puesto en conocimiento del Alcalde el preinforme con las observaciones establecidas al término de la visita, con la finalidad de que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio procedieran, lo que se concretó por oficio N 1700/32/1386, de 12 de abril de La información utilizada fue proporcionada por el departamento de administración y finanzas y puesta a disposición de Contraloría General con fecha 11 de enero de El análisis de las observaciones formuladas en el citado preinforme, en conjunto con los antecedentes aportados por la autoridad edilicia en su respuesta, determinaron lo siguiente: 1. SOBRE EVALUACiÓN DE CONTROL INTERNO El estudio de la estructura de control interno y de sus factores de riesgo se efectuó a nivel global de la entidad, lo que permitió obtener una visión completa del entorno en que se ejecutan las operaciones y una mejor base para emitir un pronunciamiento sobre la materia, de la cual se desprende lo siguiente: 1.- La organización de la municipalidad se encuentra contenida en el reglamento N 1, de 22 de mayo de 2000, y sus modificaciones posteriores, que regula la estructura y organización interna de la entidad. El citado reglamento establece las responsabilidades y funciones de las diferentes unidades involucradas en la gestión municipal, entre ellas, el departamento de educación. 2.- En lo que concierne al componente métodos y procedimientos, se evidenció que el departamento de contabilidad y presupuesto no cuenta con un manual operativo que describa las principales rutinas atingentes a las materias de su competencia, hecho confirmado por la jefatura de esa unidad municipal, mediante memorándum N 1700/03, de Sobre la materia observada, el Alcalde informa que la dirección de control elaboró un plan de trabajo para el año 2010, que incluye la preparación de manuales de procedimientos y, que los referidos a abastecimiento y entrega de asistencia social se encuentran en etapa de revisión. De acuerdo a lo precedentemente señalado, se estima pertinente salvar la observación expresada, en el entendido que esa autoridad dará cumplimiento a la medida que informa disponer.

6 Acerca del elemento sistemas de información, se constató que el departamento de contabilidad y presupuesto cuenta con un sistema informático de contabilidad, contratado a la empresa Ingeniería y Sistemas computacionales Cas Chile S. A., cuyo funcionamiento -de acuerdo a la indagatoria practicada- se ajusta a las instrucciones impartidas por esta Contraloría General, mediante oficio circular CGR N del 2005, que aprobó la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, ya los procedimientos establecidos sobre la materia en el oficio circular CGR N de Respecto del componente control, se comprobó lo siguiente: Los riesgos no se encuentran cubiertos, debido a que no se han diseñado matrices de riesgos de todos los procesos internos, que permitan mitigarlos, estableciendo controles preventivos y detectivos. Asimismo, se estableció que la dirección de control no realiza una planificación anual de las auditorías, concentrando su labor, principalmente, en la revisión de los comprobantes de egreso y sus respectivos respaldos, así como la procedencia de los pagos y el cumplimiento de las instancias de visaciones respectivas, y en el control trimestral de la ejecución presupuestaria. Además, se determinó que esa unidad municipal, durante el período sujeto a fiscalización, no efectuó programas de control deliberado sobre los sistemas administrativos de los procesos participantes del macroproceso auditado. En este contexto, es preciso indicar que de acuerdo a lo indicado en el artículo 29 de la ley N , Orgánica de Municipalidades, y a la jurisprudencia administrativa contenida en el dictamen N de 1995, entre otros, las principales tareas de las contralorías internas son la revisión y evaluación sistemática y permanente del sistema de control interno de la entidad, además de la revisión periódica y selectiva de las operaciones económicofinancieras del municipio, todo esto con el fin de determinar el cabal cumplimiento de las normas legales y reglamentarias. En relación a lo anterior, la autoridad remite el plan de fiscalización elaborado por la dirección de control para el año Analizado el citado plan, se levanta la observación, dado que dicho documento contempla la evaluación de los procesos mediante la creación de una matriz de riesgos, así como la realización de auditorías operativas, cuya efectividad será comprobada en futuras visitas. 11. SOBRE ANÁLISIS PRESUPUESTARIO De manera previa, cabe precisar que las municipalidades se encuentran sujetas, en los ámbitos presupuestario y financiero, a las reglas generales que consignan el decreto ley N 1.263, de 1975, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, y la propia ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, la cual contempla una serie de preceptos especiales que dicen relación con la aprobación del presupuesto municipal y de los que corresponden a los servicios traspasados o incorporados a la gestión municipal.

7 CONTRALORíA 1.- Ejecución presupuestaria. GENERAL DE LA REPÚBLICA -4- A este respecto, cabe señalar que, entendido el presupuesto del Departamento de Educación de La Pintana como una planificación expresada en dinero, el mismo presentó una ejecución equilibrada al 31 de diciembre de 2009, toda vez que los ingresos efectivamente percibidos excedieron los gastos pagados en dicho período. En efecto, al término del ejercicio 2009, los ingresos percibidos totalizaron $ , equivalentes al 97,15% de lo estimado para ese año, en tanto los gastos pagados ascendieron a $ , lo que representó el 90,60% de los gastos presupuestados, cuyo detalle consta en anexo Saldos presupuestarios negativos. Por su parte, el análisis del balance de ejecución presupuestaria al 31 de diciembre de 2009 permitió determinar saldos presupuestarios de gastos, a nivel de asignación, que presentaron déficit, debido a que algunas partidas fueron excedidas en su ejecución. En recuadro siguiente se individualizan los casos que presentan la situación descrita: Cuenta Presupuesto Vigente Monto Ejecutado Saldo Presupuestario al ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) En respuesta a esta observación, esa autoridad manifiesta que las partidas presupuestarias de gastos en personal excedidas, correspondieron al pago de bonos a funcionarios por la suma de M$ , desembolsos que fueron imposibles de presupuestar. Agrega que el déficit total del subtítulo 21, asciende a M$ Complementa lo anterior, remitiendo planilla de pago de remuneraciones del mes de diciembre de 2009, en la que consta el pago del bono al que alude.

8 -5 - Añade, respecto de la diferencia observada en la cuenta 22-05, referida a servicios básicos que, ella correspondió a las constantes alzas de tarifas de agua y luz, situación que resulta imposible de prever. Asimismo, sobre el déficit que presentó la partida 22-12, otros gastos en bienes y servicios de consumo, manifiesta que se debió a un error de imputación de los desembolsos efectuados a fin de año. Por último, sobre el saldo de la cuenta 23-01, prestaciones previsionales, informa que, debido al pago de las indemnizaciones de los paradocentes finiquitados en diciembre de 2009, se excedió el monto presupuestado. Además, indica que el déficit informado por este Organismo de Control es incorrecto, por cuanto se contabilizó erróneamente dos veces el pago del finiquito de la señora María Lucas Lucas, que fue regularizado mediante orden de ingreso N 37, de 2010, que acompaña. Respecto del subtítulo 21 gastos en personal, cabe señalar que, de las diligencias efectuadas en terreno se determinó que el exceso en las partidas que se informan correspondieron al pago del bono especial establecido en los artículos 25 y 26 de la ley N que otorgó un reajuste a los trabajadores del sector público y otros beneficios- y al bono docente dispuesto en el artículo 1 transitorio de la ley N , que concede diversos beneficios para profesionales de la educación. En relación con la materia observada, esta Contraloría General ha estimado procedente levantar parcialmente la observación, excluyendo el pago del bono docente ya mencionado, toda vez que el texto legal de que se trata entró en vigencia el 29 de diciembre de 2006 y, por otra, que el gasto incurrido por tal concepto se encontraba financiado, según consta en memorándum N 1700/01 de 2010, del encargado de presupuesto de educación, que informa que en el mes de diciembre de 2009 fueron depositados en la cuenta corriente de educación N , del Banco Crédito e Inversiones, los recursos transferidos por el Ministerio de Educación para esos efectos. Por otra parte, se mantiene la situación observada sobre el déficit presupuestario que presentó la cuenta 22-05, servicios básicos, por cuanto, a lo menos, en el mes de noviembre de 2009, esa municipalidad debió realizar las modificaciones correctivas al presupuesto del departamento de educación, conforme las variaciones que, a esa data, registraba la nominada partida. Al respecto, debe tenerse presente lo prescrito en el artículo 81 de la ley N , que obliga a los municipios a examinar trimestralmente el programa de ingresos y gastos de los presupuestos e introducir las correcciones pertinentes para mantener el equilibrio presupuestario que exige la legislación, por lo que puede afirmarse que esa norma consagra un principio fundamental de sanidad y equilibrio financiero, como es el de aprobar y ejecutar presupuestos debidamente financiados, evitando déficit en su aplicación (aplica dictamen N , de 2002). En cuanto al saldo de la cuenta 22-12, otros gastos en bienes y servicios de consumo, se mantiene la situación objetada, toda vez que ese municipio no remitió la documentación que acredite lo informado a su respecto ni antecedentes que den cuenta de su regularización.

9 -6 - Sobre la cuenta 23-01, prestaciones previsionales, al tenor de los argumentos esgrimidos en la respuesta y considerando lo dispuesto en el artículo 28 del decreto ley N de 1975, se ha estimado pertinente levantar la observación. 3.- Modificaciones presupuestarias. En relación con la materia, cabe consignar que el artículo 65, letra a), de la ley N , dispone, en lo que interesa, que el Alcalde requiere el acuerdo del concejo para aprobar el presupuesto municipal y sus modificaciones, como asimismo los presupuestos de salud y educación. En el ámbito de la verificación del cumplimiento de las normas mencionadas precedentemente, se examinó una muestra de las modificaciones presupuestarias. El estudio practicado comprobó que ciertos incrementos y reducciones de algunas partidas del presupuesto de educación no cuentan con la aprobación del citado cuerpo colegiado y, tampoco, con el decreto modificatorio respectivo, contraviniendo la norma legal transcrita. presenta en anexo 2. De lo anterior, da cuenta el análisis que se La autoridad edilicia en su respuesta, manifiesta sobre la partida que, mediante decreto exento N 1.127, de 2009, se aprobó un aumento ascendente a M$ , monto que al descontar la disminución de M$ informada por este Organismo de Control, justifica la diferencia observada. Respecto de la cuenta presupuestaria , el Alcalde remite decreto N de 2009 y, sesión extraordinaria N 10 de 2009, del concejo municipal, por los cuales se aprobó la modificación respectiva. Sobre las modificaciones presupuestarias referidas a la cuentas de gastos en personal, esa autoridad reconoce la situación planteada por este Órgano Fiscalizador, señalando que, no estimó necesaria la dictación de acto administrativo, no obstante, impartió instrucciones para que las adecuaciones al presupuesto de educación se realicen mediante decreto alcaldicio. Analizados los antecedentes aportados por la autoridad, sobre las partidas presupuestarias , transferencias corrientes, y , transferencias para gastos de capital, esta Contraloría General ha estimado mantener la observación formulada, debido a que no se acompañaron los decretos alcaldicios que incorporen al presupuesto de educación, las referidas transferencias de recursos. En cuanto a la cuentas del subtítulo 21, gastos en personal, se ha resuelto mantener la objeción determinada, atendido que, de los documentos tenidos a la vista, particularmente, decreto N de 2009, consta que esa entidad edilicia aprueba las modificaciones al presupuesto de educación mediante la dictación de acto administrativo respectivo, lo que no se cumplió en los casos examinados.

10 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA SOBRE ANÁLISIS CONTABLE El examen practicado al registro de las operaciones efectuadas por el departamento de educación contempló la verificación de la aplicación de la normativa contable contenida en el oficio circular C.G.R. N , de 2005 y sus modificaciones -que aprobó la normativa del sistema de contabilidad general de la nación-, y los procedimientos establecidos sobre la materia en el oficio circular N , de 2007, de este origen, y sus modificaciones, determinando lo siguiente: 1.- Oportunidad en el registro de las operaciones. Al respecto, se estableció que el departamento de que se trata, en ocasiones, efectúa el proceso de devengamiento en los registros contables varios meses después de recibida la factura y los artículos y/o servicios correspondientes, no dándose cumplimiento a las instrucciones impartidas por la Contraloría General sobre la materia. que presentan la situación observada: A continuación se individualizan los casos Factura Fecha Proveedor Concepto Monto N Fecha N /Fecha Recepción $ Egreso Deveng. Devengado Comercial Servicio Kerbe Ltda. arriendo /07/2009 fotocopiadora /07/ La Tercera Publicidad en S.A. periódicos /10/2009 El edil en su respuesta indicó que el devengamiento extemporáneo de las facturas N s y 31930, se debió a su extravío del departamento de educación, por lo que se solicitó al proveedor legalizarlas, lo que aconteció el 30 de junio de Sobre la factura N , manifiesta que su pago se efectuó el 25 de agosto de 2008, mediante comprobante de egreso N 544, sin embargo, el cheque fue retirado y cobrado por una persona que adulteró la credencial que la habilitaba para el retiro de documento bancario a nombre del diario La Tercera, razón por la cual, una vez realizadas las gestiones legales pertinentes y reintegrado el dinero por el banco en la cuenta corriente del departamento de educación, se procedió a regularizar la deuda con el proveedor, por decreto de pago N 830, de 6 de octubre de 2009, que acompaña. Los argumentos esgrimidos por esa autoridad no justifican las situaciones representadas, toda vez que la instancia del devengado no sólo tiene lugar con la recepción de la factura, sino también con la guía de despacho o la percepción de los bienes o servicios. Sin embargo, debe darse por superada la observación referida a la factura N , atendido los fundamentos expuestos por el Alcalde.

11 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA Contabilización de las operaciones. Con el objeto de verificar el correcto registro de los hechos económicos, se realizó un análisis de las cuentas, advirtiéndose lo siguiente: Pago de gastos de movilización. De acuerdo con antecedentes de que dispone esta Entidad Fiscalizadora se comprobó que los reembolsos por gastos de traslado incurridos por funcionarias municipales para alimentar a sus hijos menores de dos años -derecho consagrado en el artículo 206 del Código del Trabajo-, fueron erróneamente registrados en el subtítulo 22, ítem 08, asignaciones 003 y 008. Efectivamente, conforme lo previsto en el Clasificador Presupuestario contenido en decreto N 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, dicho gasto debió ser imputado al subtítulo 22, ítem 08, asignación 007, relativo a pasajes, fletes y bodegas y no a servicios por mantención de jardines (003) ni a salas cunas y/o jardines infantiles (008), como ocurrió en la especie. Los egresos que presentan el hecho observado, se individualizan a continuación: Egreso Fecha Monto Cuenta Detalle N $ Movilización junio de "salas cunas y/o jardines 2009, Katheryn infantiles" Catalán González "servicios Movilización julio de de mantención de 2009 Katheryn jardines" Catalán González Movilización mayo, "salas cunas y/o jardines junio y julio de 2009 infantiles" Nidia San Martín Toledo Movilización junio y "salas cunas y/o jardines julio de 2009 Nereyda infantiles" Falcón Concha Movilización agosto "salas cunas y/o jardines 2009 Katheryn infantiles" Catalán González Al respecto, esa autoridad municipal confirma la situación planteada por este Órgano Fiscalizador, admitiendo el error en la contabilización de los pagos aludidos, los que fueron regularizados al momento del cierre del ejercicio contable, según consta en los comprobantes de traspasos N s 124, 125, 126, 127 Y 128, de 2009, que se adjuntan. remitidos por esa municipalidad, Considerando los nuevos antecedentes se levanta la observación.

12 Transferencias del Ministerio de Educación Registro de los aportes de esa Secretaría de Estado. De la revisión efectuada se observó que las remesas que más adelante se individualizan, depositadas por el Ministerio de Educación en la cuenta corriente N , del Banco Crédito e Inversiones, fueron registradas en la cuenta , caja educación, aún cuando dicha transacción no constituyó recaudación de dinero en efectivo o cheque, a través de la caja de la tesorería municipal. No obstante, se estableció que el último día del mes en que se efectuaron tales registros, el departamento auditado realizó los cargos respectivos en la cuenta contable , banco de crédito e inversiones educación, hecho que debió ser llevado a cabo al momento del depósito. Sobre el particular, cabe manifestar que las operaciones que impliquen transferencias directas en la cuenta corriente deben ser registradas en la cuenta habilitada para ese efecto, en el momento en que ellas se generan. que presentan la situación observada: Depósito bancario cuenta corriente N , del Banco Crédito e Inversiones A continuación, se detallan las transferencias Registro contable Fecha Monto N Fecha Imputación Monto $ Ingreso $ caja educación caja educación Esa autoridad, en su oficio respuesta, ratifica la situación planteada por esta Entidad, señalando que el atraso en la contabilización de los depósitos directos se debió a que el departamento de educación no cuenta con un funcionario dedicado a la revisión de las cartolas bancarias. Respecto de la deficiencia advertida por esta Entidad Fiscalizadora, referida al registro contable de los ingresos, el Alcalde no se pronuncia. Considerando que ese municipio no informa la adopción de medidas tendientes a regularizar los hechos cuestionados, se mantiene la observación inicialmente comprobada.

13 Subvención escolar preferencial y asignación variable de desempeño individual, AVDI. Examinados los registros que obran en poder de este Ente Fiscalizador, se determinó que los aportes de esa cartera ministerial por concepto de subvención escolar 'preferencial y asignación variable de desempeño individual, AVDI, fueron erróneamente registrados en la cuenta Efectivamente, la nominada cuenta corresponde a transferencias corrientes del sector privado, debiendo haberse imputado ese ingreso a la cuenta , transferencias corrientes de otras entidades públicas, conforme plan de cuentas contenido en el oficio C.G.R. N , de 2005 y sus modificaciones. pormenorizadamente a continuación: Lo expresado, se consigna Ingreso Fecha Monto Cuenta Concepto N $ AVDI "transferencias Subvención escolar corrientes del sector preferencial privado" Subvención escolar preferencial y AVDI Subvención escolar preferencial La observación señalada fue confirmada por el edil, al indicar que mediante comprobante de traspaso N 129 de que acompaña-, se regularizó la deficiencia advertida por esta Entidad de Control. Atendido los nuevos documentos aportados, se da por superada la deficiencia formulada. 3.- Fondos por rendir. Como cuestión previa, es del caso recordar que, en materia de anticipo de fondos, el ya citado oficio C.G.R. N , de 2005, capítulo segundo, sobre normativa específica, establece que los dineros entregados en esa calidad para adquisiciones de bienes, prestaciones de servicios, cometidos funcionarios y otros adelantos análogos, que no afecten el presupuesto al momento de su ocurrencia, deben contabilizarse en el concepto anotado. Ahora bien, la revisión practicada al registro de las operaciones por anticipas a rendir otorgados a funcionarios municipales determinó que el departamento de educación no dio cumplimiento a lo dispuesto en la citada normativa. En efecto, del análisis efectuado al libro mayor de la cuenta extrapresupuestaria , anticipas a rendir cuenta, se observó que al 31 de diciembre de 2009, ésta presentaba un saldo de años anteriores por la suma de $

14 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA Sin embargo, de los antecedentes tenidos a la vista, en especial, libro mayor de la cuenta presupuestaria , gastos menores, aparece que esa unidad municipal durante el período sujeto a fiscalización, otorgó fondos a rendir por $ , los cuales no fueron imputados en la citada cuenta extrapresupuestaria, contraviniendo con ello lo dispuesto por este Organismo Contralor, en el citado oficio circular. La autoridad edilicia remitió en su respuesta nuevos antecedentes, que dan cuenta de la regularización de la objeción planteada, por lo que ésta se estima superada. 4.- Licencias médicas. El análisis de la información contenida en el balance de comprobación y de saldos determinó que el departamento auditado no registra en cuentas por cobrar las licencias médicas pendientes de pago y devolución, por parte del Servicio de Salud correspondiente o de las Instituciones de Salud Previsional. Sobre el particular, resulta oportuno recomendar que ese departamento de educación registre el monto correspondiente como ingreso presupuestario devengado, en la oportunidad en que se presente la solicitud de cobro ante la respectiva entidad de salud, conforme lo consigna el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal contenido en el Oficio C.G.R. N , de En torno a este acápite, el edil manifestó que mediante memorándum N 68 de que adjunta-, instruyó al área de personal informar las solicitudes de cobro de las licencias médicas, con el fin de que ellas sean contabilizadas a contar del año 2010, antecedente que permite salvar la observación referida. IV. SOBRE ANÁLISIS AL MOVIMIENTO DE FONDOS El examen practicado a una muestra de $ Y $ , del total de los ingresos y gastos, respectivamente, determinó que cumplen con la normativa vigente, cuentan con la documentación de respaldo, se ajustan a las clasificaciones presupuestarias contempladas en el decreto N 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, referidos al origen o naturaleza de los ingresos y en lo relativo a los gastos, al motivo u objeto que genera el egreso de recursos de que se trate. Por último, los registros contables resultan consistentes con los movimientos de la cuenta corriente bancaria. V. SOBRE OTRAS OBSERVACIONES DERIVADAS DEL EXAMEN deficiencias, El examen practicado ha determinado otras entre las que ameritan citarse las siguientes: 1.- Conciliación bancaria.

15 Procedimiento de confección. Se observó que el departamento sometido a fiscalización efectúa mensualmente las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente N del Banco Bel, sin embargo, éstas adolecen de errores en su confección, por cuanto no se verifica la igualdad entre las anotaciones contables y los resúmenes bancarios, limitándose a cotejar el saldo del libro banco con las cartolas bancarias. Sumado a lo anterior, se observó que dicha cuadratura no cuenta con la firma del funcionario responsable de su preparación y aprobación, lo que representa una debilidad de control interno. En relación con la materia, cabe señalar que la conciliación bancaria permite verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las desviaciones que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la entidad y el banco. Al respecto esa autoridad respondió que, efectivamente, tesorería no verificaba la cuadratura e igualdad entre las anotaciones contables y los resúmenes bancarios, sin embargo, a contar del año 2010, esa unidad municipal realiza dicho procedimiento. Sobre la elaboración de las conciliaciones bancarias, cabe recordar lo instruido por esta Contraloría General mediante oficio N , de 1982, sobre instrucciones al sector municipal referido al manejo de cuentas corrientes, cuyo punto 3, letra e), señala que las conciliaciones de los saldos contables con los saldos certificados por las instituciones bancarias, deben ser practicadas por funcionarios que no participen directamente en el manejo y/o custodia de fondos, a lo menos una vez al mes. Acotado lo anterior y, dado que esa autoridad administrativa no acompaña antecedentes que permitan evidenciar la medida que informa, se confirma la observación inicialmente determinada Revisión. Para efectos del presente examen, se consideró una muestra correspondiente a los meses de septiembre y diciembre de 2009, de la nominada cuenta corriente, movimientos que fueron cotejados con el libro mayor analítico, los certificados de depósitos pertinentes, listado de los cheques girados y no cobrados y, las correspondientes cartolas bancarias del período en revisión, cuyo resultado arrojó las diferencias que se detallan en anexo 3. Refiriéndose a este punto, el Alcalde señala que las diferencias determinadas por esta Entidad corresponden, entre otros aspectos, a ingresos no contabilizados, ajustes contables y cargos no registrados. Lo expuesto, consta en cartolas bancarias, comprobantes de ingresos y de traspaso, que se acompañan. Examinados los antecedentes sobre la materia, se levanta la observación, en atención a que los documentos remitidos permiten aclarar las diferencias determinadas por este Órgano Contralor.

16 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA ÁREA DE AUDlTORíA Cheques pendientes de cobro. Se estableció que el departamento de que se trata, no caduca aquellos cheques que no han sido cobrados por los proveedores, distorsionándose la información de la ejecución presupuestaria. Efectivamente, al 31 de diciembre de 2009, los cheques girados y no cobrados alcanzaban la suma de $ , de los cuales $ , no habían sido caducados ni cobrados. Tales documentos bancarios datan desde el año 2002 al En relación con la materia, se debe hacer presente que la jurisprudencia administrativa emanada de este Organismo de Control, contenida en el dictamen N 8.236, de 2008, ha manifestado que el reconocimiento de la obligación financiera por concepto de cheques girados por la institución y no cobrados por los beneficiarios, debe registrarse en la cuenta 21601, documentos caducados, agregando que, en el evento que las obligaciones no se hagan efectivas dentro del plazo legal de 3 ó 5 años, según se trate de una institución del fisco u otras entidades, se deberá aplicar el procedimiento K-03, sobre cheques caducados por vencimiento de plazo legal de cobro, consignado en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal contenido en el Oficio CGR N , de 2007, tanto para lo relativo al ajuste por la prescripción legal de la deuda, como para su aplicación al ingreso presupuestario. La observación advertida fue confirmada por el edil al indicar que, a través del comprobante N 23 de que se acompaña-, se regularizó la situación determinada, antecedente que permite levantar el reproche formulado. 3.- Cuadratura de disponibilidades. En el ámbito de la verificación de la correcta aplicación del método de partida doble y de las cuentas extrapresupuestarias, se realizó la cuadratura de disponibilidades de diciembre de 2009, la que contempló la comparación del movimiento de débitos y créditos de cuentas de recursos financieros con las cuentas de disponibilidad (caja, banco, y fondos por enterar al fondo común municipal). De la revisión efectuada se obtuvo una diferencia total por $ , que se detalla en anexo 4. El Alcalde en su respuesta señaló que la diferencia determinada por este Organismo de Control, correspondió a documentos caducados registrados en la cuenta 21601, remitiendo al efecto, balance de comprobación y de saldos, cuyo análisis permitió levantar la observación referida. 4.- Remisión de informes contables. Por circular N , de 2008, este Organismo Contralor puso en conocimiento de las municipalidades las fechas establecidas para la presentación de los informes contables y de presupuestos correspondientes al ejercicio 2009, siendo el plazo máximo fijado para remitirlos, los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior.

17 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA De acuerdo con los antecedentes de que dispone este Órgano de Control, la Municipalidad de La Pintana no dio cumplimiento a las instrucciones impartidas por Contraloría General, al remitir con fecha 9 de octubre de 2009, los informes contables correspondientes a los meses de julio y agosto de 2009, según consta en Oficio N 3.974, de Idéntica situación se presentó en el envío de los informes de los meses de septiembre, octubre y noviembre de 2009, al ser remitidos el 29 de octubre de 2009, el primero, y el 27 de enero de 2010, los dos siguientes. En el mismo orden de ideas, cabe señalar que, consultados los registros de esta Contraloría General -Sistema de Contabilidad General de la Nación-, los informes del mes de diciembre de 2009 no han sido remitidos. Al respecto, el edil ratifica la situación planteada por este Órgano Fiscalizador, señalando que, efectivamente, el municipio presenta un retraso en el envío de los informes contables y presupuestarios, debido a que desde la implementación del nuevo clasificador, el sistema presenta problemas en su procesamiento. Teniendo en consideración que la citada autoridad, no informa medidas para solucionar la situación advertida, se mantiene la deficiencia descrita. 5.- Rendiciones de cuentas y documentación de respaldo. La revisión practicada a las rendiciones de cuentas de los dineros puestos a disposición de funcionarios municipales para gastos menores, determinó que, en términos generales, contaban con la documentación de respaldo correspondiente, con excepción de lo que se indica a continuación: Fondos rendidos con documentación anterior al otorgamiento. En primer término, corresponde precisar que no procede imputar a los fondos otorgados, gastos efectuados con anterioridad al comprobante de egreso que los concede, por cuanto sólo en ese momento se adquiere la certeza de que el beneficio ha sido conferido. Al respecto, el examen selectivo realizado a la documentación de respaldo de las rendiciones de cuentas, permitió comprobar que éstas incluyen antecedentes que acreditan gastos realizados antes de la fecha de entrega de los recursos, cuyo detalle es el siguiente: Fecha N Egreso Monto Observación $ Rendición efectuada por Patricio Pulgar Reyes, acompaña boletas N s , y, , todas del Rendición efectuada por Patricio Pulgar Reyes, incluye boleta N , de

18 Referente a esta materia, el Alcalde informa que instruyó por memorándum N 76 de que acompaña-, a las direcciones que manejan recursos en efectivo, sobre la imposibilidad de rendir gastos con boletas que tengan fechas de emisión anterior al otorgamiento de los fondos. Examinados los documentos remitidos, procede levantar la situación observada Fondo excedido del monto máximo y antecedentes que justifican los gastos. En torno a esta materia, cabe precisar, previamente, que en el período fiscalizado -año 2009-, los fondos globales en efectivo para operaciones menores y viáticos se regían por el decreto N 1.761, de 26 de diciembre de 2008, del Ministerio de Hacienda, que establecía, en su número 1, que los organismos del sector público podían poner montos globales a disposición de sus dependencias, hasta por un monto máximo de quince unidades tributarias mensuales. A su vez, en su número 4, dispone que por todo gasto se requerirá comprobante o boleta de compraventa que lo justifique, sin que sea indispensable la presentación de facturas. Agrega que los gastos inferiores a una unidad tributaria mensual, por los cuales no exista obligación legal de extender boleta de compraventas y/o comprobante, deberán detallarse en planilla que deberá visar el funcionario que rendirá la cuenta. Ahora bien, de los antecedentes tenidos a la vista, en particular, comprobante de egreso N 563, de 27 de julio de 2009, por $ , fue posible advertir que ese departamento de educación no cumplió lo dispuesto en el citado decreto supremo, al otorgar al funcionario José Sotelo Toro fondos sobre el límite autorizado para ello (15 unidades tributarias mensuales). Adicionalmente, se determinó que la rendición de cuentas presentada por el referido funcionario no se ajustó a las exigencias establecidas en el numeral 4, del aludido decreto, en términos de adjuntar recibo de dinero para sustentar el gasto por servicio de grúa ascendente a $ El edil en su respuesta indicó que, por error se cursó giro global superior al límite autorizado. Asimismo, en cuanto al gasto justificado mediante recibo de dinero, esa autoridad remite memorándum N 1303/234 de 2010, del jefe del departamento de educación y cultura, mediante el cual explica la situación que motivó la aceptación del recibo como respaldo del servicio prestado. Respecto de la entrega de fondos globales por sobre el monto máximo, esta Contraloría General ha estimado pertinente levantar la observación, en el entendido que esa autoridad arbitrará las medidas tendientes a evitar incurrir en hechos como el observado. En cuanto al gasto acreditado mediante recibo de dinero, cabe indicar que, si bien la regla general es que la rendición de cuentas se efectúe a través de la documentación original, excepcionalmente procede aceptar esta clase de antecedentes, considerando los motivos calificados informados por la autoridad, por lo que se levanta la situación observada inicialmente.

19 Inconsistencia entre balance de comprobación y de saldos y libro mayor. En la aplicación de los procedimientos de auditoría se constató que el balance de comprobación y de saldos de diciembre de 2009, no incluye la cuenta que refleja los documentos caducados ; sin embargo, según información contenida en libro mayor, ésta presentó un saldo acreedor por $ , situación que resta confianza a la información. En relación a lo anterior, el Alcalde remite balance de comprobación y saldos al 31 de diciembre de 2009, el que consigna la partida documentos caducados con saldo acreedor de $ Sin perjuicio de lo anterior, solicita que se le informe sobre la documentación que tuvo a la vista la Contraloría General al efecto, para hacer las observaciones respectivas a la empresa Cas Chile, encargada del mantenimiento de los sistemas. Sobre este punto, cabe anotar, en primer lugar, que con fecha 4 de enero de 2010 la comisión de Contraloría General solicitó al director de administración y finanzas, balance de comprobación y de saldos del período julio a diciembre de 2009, el que fue remitido mediante memorándum N 1.700/08 de 2010, por la jefa del departamento de presupuesto de educación. Ahora bien, examinado el nuevo informe contable acompañado al oficio de respuesta, corresponde salvar la observación determinada. VI. CONCLUSIONES Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, corresponde concluir lo siguiente: 1.- Sobre lo observado en el capítulo 11, análisis presupuestario, numeral 2, saldos presupuestarios negativos, se deberán adoptar medidas tendientes a efectuar con la debida oportunidad las modificaciones correctivas a que hubiere lugar, para mantener el equilibrio presupuestario que exige la legislación. Con respecto al numeral 3, referido a modificaciones presupuestarias, esa autoridad deberá aprobar los aumentos y disminuciones del presupuesto de educación, mediante la dictación del acto administrativo respectivo. 2.- En relación al capítulo 111, sobre análisis contable, numerales 1, oportunidad en el registro de las operaciones, y 2.2.1, registro de los aportes del Ministerio de Educación, ese municipio deberá ajustar el registro de sus operaciones a la normativa contable contenida en el oficio circular C.G.R. N , de 2005 y sus modificaciones. ) 3.- De igual modo, sobre el capítulo V, relativo a otras observaciones derivadas del examen, numeral 1.1, procedimiento en confección de conciliaciones bancarias, corresponde que ellas se elaboren cotejando las anotaciones contables y los resúmenes bancarios, con el fin de resguardar los recursos financieros municipales.

20 -17 - En lo concerniente al numeral 4, sobre remisión de informes contables, esa municipalidad deberá dar estricto cumplimiento a las instrucciones que esta Entidad Fiscalizadora imparte para cada ejercicio contable, relativas a la fecha de presentación de los citados informes. de La Pintana. Transcríbase al Alcalde y al concejo municipal SALUDA ATENTAMENTE A UD.,

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