Curso: Gestión por Procesos

Transcripción

1 Curso: Gestión por Procesos Lección 5

2 Lección 5 Introducción El resultado final (por ahora) del largo camino en busca de la eficiencia oganizacional basada en procesos es lo que se conoce con el acrónimo de BPM. Todo comienza en la década de los ochenta en donde las empresas se centran en la metodología TQM de mejoramiento continuo y progresivo. Una década más tarde en los años noventa se fomentó el Business Process Reengineering (BPR). Esta fue una metodología diseñada por los autores Hammer y Champy que señalaba que los procesos no debían estar diseñados para cambios insignificativos equivalentes al 10 o 20% de mejora sino por el contrario debían estar diseñados para ser revolucionarios; este modelo tuvo sus aciertos y desaciertos. Luego vino el sistema Enterprise Resource Planning (ERP) que ganó la atención de los empresarios y al igual que el BPR, esta metodología tuvo sus ventajas y desventajas. Para inicios del milenio las empresas se entusiasmaron con el Customer Relationship Management (CRM) que se centran en la gestión con los clientes. Esta exitosa estrategia comercial beneficia y prioriza lo que se conoce como el front office pero deja de lado los procesos del back-office o procesos de apoyo o soporte. Es por eso que más recientemente Six-Sigma ha venido a llenar ese vacío. En la actualidad asistimos a un escenario de administración en el cual los procesos requieren de ser gestionados independientemente de un dominio específico de un sistema. La gestión de procesos de negocio en estas condiciones ha dado origen a una nueva etapa en la gestión de procesos denominada Business Process Management (BPM). Que es BPM? Se llama Gestión o administración por procesos de negocio (Business Process Management o BPM en inglés) a la metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño (Eficiencia y Eficacia) de la Organización a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. El Modelo de Administración por Procesos, se refiere al cambio operacional de la empresa al migrar de una operación funcional a una operación de administrar por procesos. El objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de las prácticas de modelado, automatización, integración, monitorización y optimización de forma continua. Es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento combinando las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gestión. La implantación del BPM y los BPMS, está emergiendo como un factor clave y estratégico, el cual 1

3 las organizaciones están adoptando con más frecuencia para mejorar sus procesos y recursos empresariales. Constituirán uno de los principales ejes de inversión TI en las Empresas y Administración Pública en los próximos años. Claramente la tecnología BPM, combinada con una adecuada Gestión de Procesos, debe tener características específicas para ofrecer flexibilidad y agilidad en la evolución y dinamismo de los procesos de negocio y sistemas informáticos asociados. El primer requisito es que el proceso automatizado debe ser fácil de modificar sin ayuda de un programador, de forma que la barrera del cambio disminuya. La tecnología BPM ha evolucionado en esta dirección con la introducción de descripciones gráficas de los procesos, motores de reglas de negocio, y otros mecanismos, y la posibilidad de modificar el proceso de forma inmediata, sobre la marcha y sin interrupciones. BPM se basa en 3 dimensiones escenciales: 1. La Ocupación de la Organización (Bussines): la dimensión del valor Es la creación de valor tanto para los usuarios finales como para las personas interesadas en la buena marcha de la Organización como empleados, autoridades, proveedores, etcétera. BPM concentra los recursos y esfuerzos de la Organización en la creación de valor 2. El Proceso (Process): la dimensión de la transformación Los procesos operacionales transforman los recursos y materiales en servicios o productos para usuarios y consumidores finales. Mientras más efectiva sea esta transformación, con mayor éxito se crea valor. BPM logra procesos de negocio más efectivos, más transparentes y más ágiles. 3. La Gestión (Management): la dimensión de la implementación La gestión pone a las personas y a los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a la acción en pos de los fines y objetivos de la Organización. BPM puede aunar sistemas, métodos, herramientas y técnicas de desarrollo de procesos y la gestión. de procesos en un sistema estructurado, completo, con la visibilidad y los controles necesarios para gestionarlos. 2

4 Que es BPMS? BPMS es la suite de tecnologías BPM, lo que incluye todos los módulos funcionales, las capacidades técnicas y la infraestructura de apoyo, integradas en un único entorno que realiza todas las funciones de la tecnología BPM de manera perfecta, sin fisuras. BPMS es el paquete completo. un completo conjunto de software que facilita todos los aspectos de la gestión de rocesos de negocio como diseño de procesos, flujo de trabajo, aplicaciones, integración y supervisión de la actividad para entornos centrados tanto en los sistemas como en el ser humano. Hacer que un modelo se convierta en un proceso ejecutable requiere de varias tecnologías habilitantes (enabling tools), cuando estas tecnologías se proveen juntas se le llama BPMS, las principales son: Motores de Orquestación: permiten coordinar la secuencia de actividades según los flujos y reglas del modelo de procesos. Herramientas de Análisis y Business Intelligence: permiten analizar la información producto de la ejecución del proceso en tiempo real. Motores de Reglas: (Rule Engines) ejecuta reglas que permiten abstraer las políticas y decisiones de negocio de las aplicaciones subyacentes. Repositorios: mantiene los componentes y recursos de los procesos (definiciones, modelos, reglas, etc. ) disponibles para su reutilización en múltiples procesos Herramientas de Simulación y Optimización: permite a los administradores del negocio, comparar los nuevos diseño de procesos con el desempeño operacional actual. Herramientas de Integración: permiten integrar el modelo con otros sistemas, con los sistemas establecidos (o legacy) de la empresa Que es BPMM? El Business Process Maturity Model es uno de los estándares de la Object Management Group (OMG) sobre procesos de negocio, cuya primera versión se hizo pública en julio del Conceptualmente está basado en CMM y CMMI. Al igual que CMMI, define cinco niveles de madurez para valorar las características específicas que hacen posible determinar el nivel de madurez que el proceso presenta en la organización. Cada nivel de madurez está compuesto por áreas de proceso, que son indicadores de la capacidad del mismo. 3

5 BPMM, al igual que su precursora CMM, no tiene un área específica de medición, sino que las medidas están distribuidas a lo largo de diversas áreas de proceso. La medición es, por tanto, implícita en este modelo de madurez. Para realizar estas actividades de medición, el modelo ofrece unas guías prácticas sobre medición y valoración. Dichas actividades forman los planes de medición de la organización, cuyas salidas serán indicadores de medición y se constituirá un repositorio con la información de medición. Niveles BPMM En el nivel 2 de madurez, la relación entre la medición y el proceso de negocio es indefinida. Los procesos aún no han sido descubiertos. A este nivel se pueden aplicar medidas de flujo de trabajo para comprobar el rendimiento de las unidades de trabajo y actividades. Las medidas a aplicar en este nivel serían las llamadas medidas de ejecución, siendo éstas aquellas medidas que se aplican sobre los artefactos generados tras la ejecución del proceso. En el nivel 3 de madurez, las medidas son definidas a nivel de proceso, porque ya existe el concepto como tal en la organización. Por tanto, las tareas de medición en esta etapa son clave en el desarrollo del proceso de medición general del modelo de madurez. En esta etapa, además de las medidas de ejecución anteriormente descritas, es posible también medir el diseño del proceso, expresado con un modelo descrito con alguna notación 4

6 gráfica en particular. Medir el modelo ofrece un mecanismo de corrección temprana de los errores y prevención para que éstos no pasen a otras etapas del ciclo de vida del proceso, donde su corrección pueda ser más costosa. En el nivel 4 de madurez la organización puede comparar resultados anteriores para analizarlos. No aplican medidas nuevas, sólo compara los resultados obtenidos en el proceso de medición. Por este motivo, en este nivel de madurez no existen áreas de proceso donde el modelo aconseje aplicar las guías de medición y análisis. Además del control y monitoreo sistemático del rendimiento del proceso, se pueden aplicar técnicas de minería (Business Process Mining) En el nivel 5 de madurez las medidas son dirigidas a comprobar la satisfacción del cliente con el servicio ofrecido y para dar una visión general sobre las mejoras aplicadas al proceso. Algunas de las medidas de ejecución nuevas son el tiempo total por proyecto, el tiempo empleado en cada actividad del proceso, una comparativa entre costes y beneficios y la prevención de defectos. Por tanto, las medidas de ejecución y diseño (anteriormente descritas) ofrecerán información importante para la toma de decisión en la mejora continua del proceso. Que es BPMN? Business Process Modeling Notation o BPMN (en español Notación para el Modelado de Procesos de Negocio) es una notación gráfica estandarizada que permite el modelado de procesos de negocio, en un formato de flujo de trabajo (workflow). BPMN fue inicialmente desarrollada por la organización Business Process Management Initiative (BPMI), y es actualmente mantenida por el OMG (Object Management Group), después de la fusión de las dos organizaciones en el año Su versión actual, a abril de 2011, es la 2.0. El principal objetivo de BPMN es proveer una notación estándar que sea fácilmente legible y entendible por parte de todos los involucrados e interesados del negocio (stakeholders). Entre estos interesados están los analistas de negocio (quienes definen y redefinen los procesos), los desarrolladores técnicos (responsables de implementar los procesos) y los gerentes y administradores del negocio (quienes monitorean y gestionan los procesos). En síntesis BPMN tiene la finalidad de servir como lenguaje común para cerrar la brecha de comunicación que frecuentemente se presenta entre el diseño de los procesos de negocio y su implementación. Actualmente hay una amplia variedad de lenguajes, herramientas y metodologías para el modelamiento de procesos de negocio. La adopción cada vez mayor de la notación BPMN como estándar ayudará a unificar la 5

7 expresión de conceptos básicos de procesos de negocio (por ejemplo procesos públicos y privados, orquestación, coreografía, etc.) así como conceptos avanzados de modelamiento (por ejemplo manejo de excepciones, compensación de transacciones, entre otros). Niveles de Notación BPMN 6

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