MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Secretaría Particular

Tamaño: px

Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Secretaría Particular"

Ángeles Alcaraz Lagos
hace 5 años
Vistas:

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Secretaría Particular Unidad Responsable de su Elaboración Unidad responsable de su autorización Fecha de Elaboración Secretaría Particular Dirección General de Modernización e Innovación Gubernamental Marzo,

2 CONTENIDO I. Introducción 3 II. Objetivo 4 III. Desarrollo de procedimientos Proceso de Administración de documentos 5 o Diagrama de Flujo Proceso de Atención al público (visitas no acordadas 8 previamente) o Diagrama de Flujo Proceso de Atención al público (visitas previamente 14 acordadas). o Diagrama de Flujo IV. Elaboración de la guía 17 2

3 Introducción Para tener un mejor conocimiento de las funciones y actividades que se realizan en la Secretaría Particular de la Secretaría de Administración y Finanzas, se elabora el presente Manual de procedimientos como un instrumento administrativo que permite agilizar las tareas, hacer eficientes las actividades, delimitar las competencias y responsabilidades, distribuir las cargas de trabajo y definir los procesos administrativos. Este manual integra el objetivo y desarrollo de cada procedimiento, políticas de operación, así como la descripción de actividades y diagramas de flujo. Este documento ha sido elaborado con el fin de incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de los trámites y servicios que proporciona la misma, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo. 3

4 Objetivo Proporcionar un instrumento de apoyo administrativo que permita llevar un adecuado registro y control de todos los procedimientos de la Secretaría Particular de la Secretaría de Administración y Finanzas, a efecto de proporcionar de manera eficiente y oportuna información referente de las actividades que en ésta se llevan a cabo. 4

5 Proceso de Administración de documentos Objetivo: mantener un control adecuado de los documentos que ingresan al Despacho de la Secretaría de Administración y Finanzas. Políticas del proceso: es necesario que los documentos cuenten con los datos mínimos requeridos como son: fecha, remitente, destinatario, firma y sello. Fecha de Autorización Marzo, 2011 Unidad Administrativa: Despacho del Secretario Nombre del Procedimiento: Administración de Documentos Área Responsable: Secretaría Particular Responsable Act. Núm. Descripción de Actividades Forma o Documento Recibe la documentación que llega a través de las Documentación Secretaria 1 personas que reparten las correspondencias de diversas dependencias. Se revisa el documento para evaluar los datos mínimos requeridos Secretaria 2 La información es correcta y completa? Documentación Si = ir al paso 3 No = ir al paso 14 Secretaria 3 Analiza la competencia de la correspondencia y se turna a las diversas áreas de la SAF. Documentación Secretaria 4 Acepta la documentación, sella acuse de recibido y lo entrega al mensajero. Documentación Mensajero 5 Recibe acuse y se retira. Documentación Captura la información de manera sintetizada en el Sistema Secretaria 6 sistema de control de correspondencia interna de la electrónico SAF y se imprime su control. Secretaria 7 Elaboran las réplicas requeridas de la Réplicas de la documentación original. documentación Secretaria 8 Realiza la organización de las réplicas de acuerdo al Réplicas de la área correspondiente. documentación Secretaria Particular 9 Distribuye cada una de las réplicas al área Réplicas de la competente. documentación Área competente 10 Lleva a cabo la administración de los acuses de Recibe documentación, sella acuse y lo entrega a la Secretaria. Réplicas de la documentación Secretaria Particular 11 recibo de las réplicas turnadas a las diversas áreas Acuses de la SAF. Secretaria Particular 12 Procede a la cuantificación de los acuses y se elaboran las estadísticas de las mismas. Acuses Secretaria Particular 13 Realiza el archivo de los acuses en expedientes Archivo de correspondientes. ir al paso 16 Entrega la información denegando la recepción acuses Secretaria 14 debido a que no se encuentra integrada Documentación correctamente. Mensajero 15 Recibe documentación y se retira. Documentación 16 Fin del procedimiento. 5

6 Diagrama de flujo 6

7 Proceso de Atención al público (visitas no acordadas previamente) Objetivo: establecer el procedimiento para atender las solicitudes de particulares, que no hayan sido incluidas en la agenda del C. Secretario, para garantizar una eficiente y cordial atención. Políticas del proceso: Se atenderán todas las solicitudes que lleguen a la Secretaría Particular. Se dará seguimiento a las solicitudes cuya injerencia implique directamente a la SAF. En caso de no ser asunto de SAF, se canalizará al ciudadano a la instancia adecuada. La prioridad en la atención a las solicitudes será de acuerdo al orden que fueron recibidas. El indicador establecido será medido cada mes. La Secretaría Particular antes de turnar un asunto a la unidad administrativa que determine el C. Secretario, establecerá contacto vía telefónica y/o mensajería con la unidad administrativa para que puedan coordinarse y dar seguimiento a la solicitud. Fecha de Autorización Marzo, 2011 Dirección de Área: Secretaría Particular Unidad Responsable: Secretaría Particular NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención al público (visitas no acordadas previamente) Act. Forma o Responsable No. Descripción de Actividad Documento Solicitante 1 Presenta solicitud escrita y/o de manera económica. Recepcionista 2 Captura datos personales del solicitante, así como del asunto y/o solicitud. Secretaría Particular 3 Analiza asunto, para valorar si requiere atención directa del C. Secretario. 7 Requiere atención directa del Secretario? No: Ir al Paso 6 Si: Ir al paso 4 Secretaría Particular 4 Se gestiona para ser atendido por el C. Secretario. Secretario 5 Gira instrucciones para atención a solicitud. Ir al paso 8 Secretaría Particular 6 Se establece contacto con el área responsable para atención de la solicitud. Unidad responsable 7 Atiende la solicitud para su atención con base a instrucciones del C. Secretario. 8 Fin del procedimiento

8 Diagrama de flujo Unidad Administrativa: Secretaría Particular Área Administrativa: Secretaría Particular Procedimiento: ATENCIÓN AL PUBLICO (VISITAS NO ACORDADAS PREVIAMENTE) Clave: Fecha de elaboración Día Mes - Año Hoja: 1 de 1 SOLICITANTE RECEPCIONISTA SECRETARIA PARTICULAR SECRETARIO UNIDAD RESPONSABLE INICIO 1 Presenta solicitud escrita y/o de manera económica. Captura datos personales del solicitante, así como del asunto y/o solicitud Recibe y analiza asunto, para valorar si requiere atención directa del C. Secretario Gira instrucciones para atención a solicitud Atiende la solicitud para su atención con base a instrucciones del C. Secretario Requiere atención directa del Secretario? FIN Si No Se gestiona para ser atendido por el C. Secretario. Se establece contacto con el área responsable para atención de la solicitud. 1 8

9 Proceso de Atención al público (visitas previamente acordadas) Objetivo: coordinar y controlar la atención que realiza el C. Secretario al público a través de citas previamente acordadas. Políticas del proceso: Toda cita debe ser registrada integrando la información completa del solicitante. Toda solicitud de atención deberá contar con la autorización del C. Secretario para que ésta se lleve a cabo. Unidad Administrativa: Secretaría Particular Nombre del Procedimiento: ATENCION AL PUBLICO (Visitas previamente acordadas) Área Responsable: Secretario Particular Fecha de Autorización Marzo, 2011 Responsable Act. Descripción de Actividades Forma o Núm. Documento Solicitante Presenta solicitud escrita y/o de manera 1 económica. Solicitud escrita y/o personal Secretaria Secretaria Recolectan los datos personales del solicitante (nombre, dependencia, cargo, asunto, número 2 telefónico, fecha, hora). Agenda Estos son incluidos en la agenda siguiendo el formato establecido. Se le informa al solicitante, el día, fecha y hora que 3 serán atendidos por el Secretario. La confirmación se realizará directamente al solicitante. Agenda 4 Fin del procedimiento 9

10 10

NOEMI GARCIA ALVAREZ V Secretaria Particular OEMI GARCIA ALVAREZ Z

11 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBIERNO DEL ESTADO DE TABASCO L.C.P. JOSE MANUEL SAIZ PINEDA SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ACT. NOEMI GARCIA ALVAREZ V Secretaria Particular OEMI GARCIA ALVAREZ Z Secretaria Pa rticular C. MARILUZ SOSA GARCIA Secretaria Auxiliar r COLABORADORES

Documentos relacionados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTIÓN DEL ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS Septiembre, 2001 1 I N D I C E PAGINA INTRODUCCION 2 I. MARCO JURIDICO-ADMINISTRATIVO 3 II. 5 1.- Recepción de Documentos 5 Objetivo del Procedimiento 5 Políticas