Aprobar los recursos para las gestiones de Asambleas, juntas, etc. Autoriza las órdenes de compra para insumos de cualquier evento.

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Carmen Montoya Ruiz
hace 5 años
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1 Objetivo: Describir las actividades que se realizan para la coordinación de Eventos, Asambleas, y requerimientos para la atención de Socios Agremiados. Alcance: Todas las gestiones de AAARAC. Definiciones: AAARAC: Asociación de Agentes Aduanales de Reynosa, A. C. Agremiados: Agentes Aduanales Socios de AAARAC CAAAREM: Confederación de Asociaciones de Agentes Aduanales de la República Mexicana Personal Involucrado: Presidente de AAARAC: Aprobar los recursos para las gestiones de Asambleas, juntas, etc. Presidente de Operadora: Autoriza las órdenes de compra para insumos de cualquier evento. Director de AAARAC: Supervisar que el personal a su cargo realice las actividades encomendadas Asistente de Presidencia: Coordinar todas las actividades para: Asambleas, Eventos, Congresos, Reuniones de Socios. Dar soporte a los 30 Socios del Organismo, así como al Director General. Supervisar la venta de los sellos fiscales. Controlar los expedientes de los Socios. Supervisa las actividades realizadas por el área de capacitación y del personal de AAARAC. Apoyar al Secretario de la mesa Directiva de AAARAC. Coordinar la compra de insumos requeridos, para el mantenimiento, e imagen de oficina y las instalaciones. Apoyo administrativo en la elaboración de escritos. Coordinación de la logística de viajes del Presidente de AAARAC, así como del personal en caso de aplicar. Verificar el recibo y envío de la correspondencia. 1

2 Recepción: Realiza la venta de sellos fiscales bajo la supervisión de la Asistente de Presidencia. Finanzas: Apoya en la realización de las compras de insumos para las Asambleas, Eventos, Congresos, Reuniones. Auxiliar Administrativo: Realiza entregas de documentación y obsequios a Agencias Aduanales. Capacitación: Realiza la planeación de los Cursos de Capacitación con la supervisión y apoyo de la Asistente de Presidencia. Sistemas: Apoya en Asambleas y Eventos verificando que el equipo a utilizar este en condiciones adecuadas. Jurídico: Recibe avisos de dependencias para su gestión. Realiza el Acta de Asamblea con el audio proporcionado por la Asistente de Presidencia, así como los Acuerdos, Lista de Asistencia, correspondencia enviada y recibida. Instrucción: 1.- La Asistente de Presidencia es quien recibe y atiende las llamadas telefónicas del Presidente y Director General de la AAARAC. Dando soporte en los asuntos que requieran dar seguimiento. 2

3 RECIBO DE CORRESPONDENCIA (Invitaciones, escritos, avisos, etc.) 2.- Recibe la correspondencia, verifica la procedencia y a quien está dirigida. La del Presidente de AAARAC, la hace llegar vía electrónica, y espera indicaciones a seguir. Si son avisos de alguna dependencia se le hace entrega al Departamento de Jurídico para su gestión correspondiente. Una vez revisada la correspondencia, es concentrada en una carpeta; para que se encuentre disponible en la próxima Asamblea General Ordinaria y el Secretario haga de conocimiento a los Socios aquella que deba ser comunicada. En el caso de las invitaciones, si alguna aplica ser comunicada a los Socios, se les hace extensiva por medio de circular. COORDINACION DE ASAMBLEAS DE AAARAC 3.- La Asistente de Presidencia calendariza las Asambleas de los Socios. Las cuales se programan de manera mensual (segundo martes de cada mes). Antes de la Asamblea se hace una Prejunta con la Mesa Directiva de la AAARAC, para la revisión de puntos a presentarse en la Asamblea. Previo a la fecha de Asamblea, la Asistente de Presidencia, hace el borrador de la Orden del Día y la hace llegar vía electrónica al Secretario y al Presidente de AAARAC, para su revisión y aprobación. Una vez aprobada y de acuerdo a los estatutos, la Asistente de Presidencia, realiza la circular para publicarla a los Socios. Se coordina con el Área de Finanzas, para la adquisición de lo necesario para la Asamblea. Imprime la Lista de Asistencia, las Comisiones, los Cumpleaños de los Socios del Mes y los Acuerdos de la Asamblea Anterior. Prepara 30 carpetas que incluyen la Orden del Día, y alguna información adicional que se vaya a entregar a los Socios (en su caso). Realiza pruebas del funcionamiento de la grabadora para la Asamblea. Realiza de manera personal la confirmación de Asistencia Vía Telefónica con cada Agente Aduanal. 3

4 Se asegura de que se encuentre todo en orden, y está al pendiente de cualquier requerimiento durante la realización de la Asamblea. Una vez terminada la Asamblea, el Secretario de la Directiva de AAARAC, revisa con la Asistente de Presidencia, los Acuerdos que se tomaron en la reunión, hace entrega de la grabadora y de la correspondencia enviada y recibida que se presentó. Registra en el control de asistencias a los Socios que hayan asistido a dicha Asamblea. Entrega al Departamento Jurídico el audio y la Lista de Asistencia, los Acuerdos, la Correspondencia enviada y recibida para que se prepare el borrador del Acta de Asamblea, una vez finalizada. Como apoyo al Departamento de Finanzas coordina los preparativos para la Asamblea de Operadora. Así mismo supervisa que todo esté en Orden y atendiendo cualquier actividad que se requiera para la atención de los Socios y el Director General. COORDINACION DE CONGRESOS DE AGENTES ADUANALES 4.- La Asistente de Presidencia recibe por parte de CAAAREM, la circular donde se hace mención de la calendarización de Congreso Anual (Lugar y fecha). Previa autorización del Presidente de AAARAC, hace público a través de Circular a los Agremiados. La Asistente de Presidencia en conjunto con el Director General, coordinan los preparativos del Congreso. La logística de llegada y salida de vuelos de los socios, el transporte contratado para recibir y trasladas a los socios. Realiza las reservaciones de hotel y compra de boletos de avión del Presidente de AAARAC, Mesa Directiva, Director General y Agremiados (en su caso) Una vez que haya hecho la reservación de avión / hotel, realiza el pago. Y hace llegar la información al Departamento de Finanzas para su facturación y control de gastos. 4

5 ELABORACION DE ESCRITOS Y CIRCULARES (DIVERSOS) 5.- Elabora escritos y circulares de acuerdo a las indicaciones que el Presidente de AAARAC y Director General requieran. COORDINACION DE EVENTOS 6.- La Asistente de Presidencia coordina junto con el Presidente de AAARAC y el Director General los eventos. Coordina el servicio de restaurant o banquete y la decoración que se va a ofrecer (esto dependiendo del evento que se trate). Acuerda con el Área de Sistemas que el audio, proyector y micrófonos, se encuentren funcionando (solicitando pruebas previas). A fin de evitar fallas en el momento del evento. Así mismo coordina con el Departamento de Finanzas, el pago de lo que se va a requerir para los eventos con una orden de compra previamente autorizada por el Presidente de Operadora. APOYO AL ÁREA DE CAPACITACION: 7.- Cuando se trata de capacitación programada, la asistente de presidencia, apoya en el área de capacitación para las gestiones de registro del personal, toma de fotografías y compra de boletos de avión para el expositor (en caso de Curso Presencial) RESPONSABLE DE LA VENTA DE SELLOS FISCALES: 8.- Supervisa al área de recepción en la venta de Sellos Fiscales, solicitando el reporte de ventas, el inventario de los candados. En caso necesario interviene en dar solución a cualquier incidente presentado con el proveedor. ADMINISTRACION DE INSUMOS PARA EVENTOS: 9.- La Asistente de Presidencia se debe asegurar que se cuente con los insumos necesarios para los eventos diversos que se tengan en la AAARAC. En caso de hacer falta algún insumo se elabora una requisición de compra y la presenta al Presidente de Operadora para su autorización. Una vez aprobada se 5

6 le hace entrega al Departamento de Finanzas para que éste a su vez se coordine con el Auxiliar Administrativo para comprarlos. APOYO AL SECRETARIO DE LA DIRECTIVA DE AAARAC 10.- La Asistente de Presidencia en coordinación con el Secretario de la AAARAC, llevan el control de registro de asistencia del personal Quincenalmente el Área de Sistemas entrega a la Asistente de Presidencia, un Reporte de las asistencias que revisa junto con el Secretario de AAARAC, se verifican los retardos del personal y de acuerdo a lo establecido con el Secretario, se dan indicaciones al Departamento de Finanzas para que se haga lo pertinente. Documentos Relacionados Libro de actas Lista de Asistencia Agentes Aduanales AAA-22 Formato de solicitud de compra Gráfica de asistencias de agentes aduanales. Expedientes de Socios. Directorio Telefónico de Agentes Aduanales. Guías para envío de mensajería. Nivel de Revisión Descripción del Cambio Fecha 00 Emisión Inicial 22-Abr-16 Revisó Aprobó 6

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