Alcance: Personal de las Agencias Aduanales Autorizado para el trámite correspondiente a Compra y Recibo de candados fiscales.

Transcripción

1 Objetivo: Describir las actividades necesarias, para brindar el servicio de venta de candados fiscales a las Agencias Aduanales, así como los controles de seguridad necesarios para su resguardo. Alcance: Personal de las Agencias Aduanales Autorizado para el trámite correspondiente a Compra y Recibo de candados fiscales. Definiciones: AAARAC: Asociación de Agentes Aduanales de Reynosa, A. C. Sello fiscal rojo: Color de sello que se aplica cuando la mercancía se destine a los regímenes aduaneros de transito interno o internacional o al depósito fiscal. (Norma 5ª Cap. 1 3ª unidad MOA) Sello fiscal verde: Color de sello que se aplica en los regímenes aduaneros distintos a los previstos en el numeral anterior (Norma 6a.Cap. 2o. 2a. Unidad MOA). NORMA ISO17712: Norma de certificación aplicable a sellos de alta seguridad. CAAAREM: Confederación de Asociaciones de Agentes Aduanales de la República Mexicana SYCATSA: Proveedor de Servicio de venta de sellos fiscales. Personal Involucrado: Personal Autorizado de la Agencia Aduanal: Entregar el formato de pedido de sellos fiscales con su firma original y con el cheque de pago o comprobante de transferencia e identificación oficial con foto o gafete de mandatario y/o dependiente. Recibir y verificar los sellos fiscales adquiridos. Reportar cualquier incidente relacionado a los sellos fiscales recibidos. Personal de finanzas con el cual se tiene contacto para depósitos y/o transferencias. Proveedor de Servicio Brindar asesoría en general para dudas y/o aclaraciones. Envío de remesas de sellos fiscales. 1

2 Recepcionista: Asegurar que se cuente con la información necesaria para la realización de venta de sellos fiscales. Verificar la documentación recibida antes de la entrega de los sellos fiscales. Realizar la entrega de sellos y realizar la correspondiente factura de los sellos vendidos. Asegurar se cuente con inventario en stock para proveer las solicitudes de las Agencias Aduanales. Solicitar al personal de soporte de finanzas realice el depósito correspondiente a cheques recibidos de ventas de sellos efectuadas. Solicitar sellos al proveedor en caso de requerirse. Realizar el inventario correspondiente de forma mensual. Resguardar los sellos que se reciban para ingreso al inventario. Enviar por mensajería facturas mensualmente Registrar depósitos de cada cheque. Enviar series de remesa de sellos para alta en el sistema a personal de SYCATSA. Asistente de Presidencia: Supervisar que se aplique el procedimiento correspondiente conforme se encuentra descrito. Apoyar cualquier situación que se encuentre fuera del alcance de la recepcionista. Auxiliar Administrativo: Realiza los depósitos de los cheques en el banco, y le entrega a la Recepcionista el comprobante. Instrucción: 1.- La Agencia Aduanal solicita por medio de correo electrónico, llamada telefónica o a través de su personal autorizado, la adquisición de sellos fiscales. El cual debe cumplir con el llenado del formato de pedido de sellos fiscales, dirigido a Sellos y Candados de Alta Tecnología, S. A. de C. V. 2.- La recepcionistas, realiza una factura en la página de internet: donde sigue los siguientes pasos para la venta. 2

3 Ingresa al sitio web oficial Selecciona la opción venta en AAA e ingresa usuario y clave (proporcionadas por SYCATSA) Selecciona del menú la opción Pedidos seguido de Nuevo Pedido Selecciona el cliente (Agencia Aduanal) Verifica que los datos sean correctos y elige el porcentaje de IVA (16%) así como la forma de envío (Ocurre punto de venta) Seleccionar el producto a vender, ya sean sellos rojos o verdes así como la cantidad (el mínimo a vender son 50 unidades) Selecciona del inventario que seguido de ellos nos arrojará el sistema y presionar la opción Agregar seguido de Terminar con el producto actual y en la siguiente ventana pulsa Siguiente Elige Forma de Pago. (No se aceptan pagos en efectivo). Únicamente con cheque o transferencia electrónica. (Opción 02 o 03). Menciona quien firma el pedido y pulsa Siguiente Confirma el pago. En caso de ser cheque menciona número de cheque, en caso de transferencia, la autorización. Así como indicar quien recibe el pedido. Y selecciona la opción Aceptar Selecciona la opción de Generar Factura e imprimir la misma. Pulsa Regresar a la Orden. Selecciona Visualizar el Acta de recepción y hacer impresión de la misma. 3.- Ya expedida la factura, la recepcionista, realiza el cotejo de la información arrojada referente a los números de serie que coincidan con los sellos fiscales físicos en bodega. 4.- Se entrega al cliente para su revisión el pedido de Sellos Fiscales, si coinciden los números de serie de los Sellos Fiscales con la Factura Expedida, el Agente Aduanal o Mandatario Autorizado firma la Factura con una leyenda, donde recibe la cantidad de sellos solicitados y el Acta de Recepción. 5.- La recepcionista le hace entrega de una copia de la Factura Expedida por SYCATSA al Agente Aduanal o Mandatario Autorizado. 6.- Para depósito de cheques, la encargada de la venta de sellos fiscales, sella la parte posterior de cada cheque con la leyenda que indica la cuenta a la cual se depositarán. 7.- Con apoyo del Auxiliar Administrativo se envían los cheques al banco para su depósito, posteriormente él mismo regresa a AAARAC la ficha original expedida por el banco para comprobar que su depósito fue realizado. 8.-Ingresa nuevamente a la página web para agregar la información del depósito realizado, se introduce la información para inicio de sesión, posteriormente selecciona Cuentas por Cobrar y de la lista desplegable selecciona Agregar Depósito, en la ventana siguiente se ingresan los datos de la ficha de depósito 3

4 que solicita: Seleccionar banco Referencia (movimiento bancario) Cantidad del total de la venta Comentarios Fecha de Depósito Posteriormente aparece la lista de facturas pendientes de registro. Se busca el cliente del cual ingresa el depósito, lo selecciona y posteriormente al terminar la transacción, arroja la leyenda Ajustado En pantalla se reflejan los datos ingresados anteriormente para registrar el depósito. 9.- Las facturas de la venta del mes se enviaran por paquetería a la Cd. De México con la dirección de CAAAREM en Atención al Administrador de SYCATSA Al momento de la recepción de los sellos se acomodan de menor a mayor (según la serie) para su mejor manejo y posteriormente se resguardan bajo llave en la bodega que se tiene estipulada para ello, a su vez se hace llegar vía correo electrónico un listado de las series al personal anteriormente mencionado de SYCATSA, para la activación de dichas series. El sistema de SYCATSA cuenta con una opción dentro del menú llamada inventarios. Cada último de cada mes, se imprime inventario, además de realizar el inventario físico dentro de la bodega para cotejarlo y asegurar se encuentre todo en orden. Se evalúa el servicio, información que resguarda para mantener información, para la reevaluación semestral. Dicha información es enviada a la Coordinadora de Calidad y Seguridad. Documentos Relacionados: Formato de pedido de sellos fiscales dirigido a Sellos y Candados de Alta Tecnología, S. A. de C. V. Factura expedida por SYCATSA Acta de Recepción de Sellos Fiscales Depósito Bancario Inventario Identificación del Personal Autorizado Expediente del Proveedor AAA-11 Evaluación de Socio Comercial (Proveedores) Indicador Evaluación y Reevaluación del Servicio 4

5 Nivel de Revisión Descripción del Cambio Fecha 00 Emisión Inicial 02-Feb Se agrega como documento relacionado la evaluación y revaluación que se realiza del proveedor de los sellos. 27-Jul-17 Revisó Aprobó 5