PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y LOGÍSTICA EN ASUNTOS ESPECIALES
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- María Nieves Roldán Blanco
- hace 6 años
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1 HOJA 1DE 5 1.-OBJETIVO. Planear y desarrollar estrategias de comunicación y logística que permitan resolver las necesidades de información y atención a eventos especiales del Congreso del Estado. 2.-ALCANCE. Inicia con la recepción de la solicitud y termina con la entrega de la información o el desarrollo del evento. IMPLICA A: Diputados, Coordinadores de área, Coordinador de y personal de apoyo de la Coordinación de. 3. RESPONSABILIDADES PUESTO Coordinador de SUB COORDINACIÓN DE REALIZACIÓN Y DIFUSIÓN Personal de Apoyo de la RESPONSABILIDADES GENERALES Recibir la solicitud de información especial o logística para evento. Analizar su factibilidad en base a tiempos y normatividad legal. Girar la instrucción al Sub Coordinador de Realización y Difusión para que atienda la solicitud. Recibir la notificación de la logística para evento solicitado. Recibir el informe de logística de evento o la información especial solicitada y turnarla al solicitante. Recibir el oficio de solicitud de parte del coordinador de. Canalizar al área correspondiente. Solicitar la información especial al PACCS Desarrollar la logística y planeación del evento especial Notificar a las diferentes áreas de la logística del evento y definir equipos de trabajo. Notificar al coordinador de la planeación seguida para dicho evento. Supervisar que el equipo de siga las instrucciones establecidas para el evento. Recibir la información especial solicitada a PACCS y turnarla al Coordinador de. Recibir la solicitud de información especial. Entregar la información solicitada. Preparar equipo técnico para responder solicitud de evento especial. Desarrollar el trabajo solicitado. 4. POLÍTICAS El material audiovisual para el informe de gestión anual solo se llevará a cabo cuando exista solicitud del presidente de la Directiva del Congreso. Solo se desarrollará el material audiovisual si se cuenta con la información necesaria para ello. La información deberá ser presentada de manera sintetizada, revisada y corregida. La información se recibirá en formato digital. La fecha límite para recibir información es un mes antes de la presentación del Informe Anual de Trabajo Legislativo. Posteriormente a esa fecha no se incluirá la información que se reciba en la Coordinación de
2 HOJA 2DE 5, ya que eso no garantizaría que se entregue en tiempo y forma el archivo final del material audiovisual. Las maquetas se revisarán para corrección durante los primeros 20 días posteriores a que se reciba la solicitud de desarrollo de material audiovisual. Los archivos finales del material audiovisual se entregarán al Presidente de la Directiva del Congreso del Estado 10 días antes de que se presente el informe. 5.-DEFINICIONES. PACCS.- Personal de Apoyo de la Coordinación de. 6.-DESARROLLO PASO RESPONSABLE PACCS 5 PACCS Presidente de la Directiva del Congreso Presidente de la Directiva del Congreso 10 PACCS 11. ACTIVIDAD Reciben el oficio de solicitud de desarrollo de material audiovisual. Analiza la información recibida. 12 FIN DEL PROCESO. Canaliza la solicitud y la información al área correspondiente. Recibe la solicitud de desarrollo de material audiovisual. Desarrolla las maquetas y las envía al Coordinador de. Recibe las maquetas y las envía al Presidente de la Directiva para que dé su VoBo o presente sus correcciones. Recibe las maquetas, las revisa y formula modificaciones, o en su defecto da el Vo Bo. Envía las modificaciones al Coordinador de para que se leven a cabo, o en su defecto el VoBo para que se genere el archivo final Recibe las modificaciones y las turna a las áreas correspondientes para que las lleven a cabo. Realiza las modificaciones y entrega los archivos digitales finales al Coordinador de. Recibe los archivos digitales finales y envía al Presidente de la Directiva del Congreso DOCUMENTO DE TRABAJO Oficio. Oficio y archivo digital Oficio y archivo digital
3 HOJA 3DE DIAGRAMA DE FLUJO COORDINADOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL SUN COOORDINACIÓN DE REALIZACIÓN Y DIFUSIÓN PACCS
4 HOJA 4DE 5 INICIO RECIBE LA SOLICITUD RECIBE LA SOLICITUD INFORMACIÓN ESPECIAL O DE PLANEACIÓN O LOGÍSTICA DE EVENTO ESPECIAL RECIBE LA SOLICITUD Y RECOPÍLA LA INFORMACIÓN SOLICITADA GIRA LA INSTRUCCIÓN PARA QUE SEA ATENDIDA LA CANALIZA AL ÁREA CORRESPONDIENTE ENTREGA LA INFORMACIÓN SOLICITADA SOLICITA LA INFORMACIÓN ESPECIAL AL ÁREA CORRESPONDIENTE LLEVA A CABO LA PLANEACIÓN Y LOGÍSTICA DE COMUNICACIÓN SOCIAL PARA EL EVENTO SOLICITADO RECIBE LA NOTIFICACIÓN NOTIFICA A LAS DIFERENTES ÁREAS DE LAS ACTIVIDADES SOLICITADAS CON EL OBJETIVO DE QUE PREPAREN EQUIPO TÉCNICO QUE VAN A UTILIZAR RECIBE NOTIFICACIÓN Y PREPARA EQUIPO TÉCNICO PARA DAR RESPUESTA A LA SOLICITUD DE LOGÍSTICA RECIBIDA RECIBE EL INFORME DE LA ATENCIÓN A LA SOLICITUD RECIBIDA, YA SEA DE EVENTO ESPECIAL O INFORMACIÓN ESPECIAL NOTIFICA AL COORD. DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE CUÁL SERÁ EL EQUIPO QUE ATENDERÁ LA SOLICITUD RECIBIDA SUPERVISA QUE SE LLEVE A CABO LA ACTIVIDAD SOLICITADA Y PRESENTA UN INFORME AL COORD. DE COMUNICACIÓN SOCIAL, YA SEA DE DICHA ACTIVIDAD O DE LA INFORMACIÓN ESPECIAL SOLICITADA DESARROLLA LA ACTIVIDAD SOLICITADA NOTIFICA AL SOLICITANTE FIN
5 HOJA 4DE 4 8. REFERENCIAS Documentos a los cuales se hace Referencia Titulo 8.1 Manual de calidad MC Reglamento Interior del H. Congreso del Estado de San Luis Potosí. Ley Electoral del Estado de San Luis Potosí Código 9. CONTROL DE REGISTROS 10.- ANEXOS FECHA DEL CAMBIO ESTADO DE REVISIÓN Emisión del documento RAZÓN O MOTIVO DEL CAMBIÓ ELABORO: Reviso: Presidente del comité de calidad REVISÓ: Junta de Coordinación política APROBÓ: Directiva FIRMA: FIRMA: FIREAL_. 1111W.á Fl ~,.100 '-'5.'"-'-'-,- ' ': , C
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