Organización de Eventos Académicos

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Milagros Vera Carrasco
hace 5 años
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1 Organización de Eventos Académicos Mag. Antonio Ezequiel Di Génova Editor de RedRRPP: El Portal de Relaciones Públicas Presidente de REDIRP: Red Iberoamericana de Relaciones Públicas CEO de E-PR: E-Public Relations Consultores.

2 Issues Management

3 Organización de Eventos Académicos: Actualidad y perspectiva. Las claves: Finalidad Académica. Valor Académico. Identidad. Segmentación. Lugar Físico. Condiciones razonables. Comunicación 360º.

4 Proceso de Dirección y Organización del Evento. A - Investigación y Diagnóstico. A.1 - Brief A.2 - Entrevistas A.3 - Investigaciones de Mercado A.4 - Objetivos B - Planificación. B.1 - Realización de un Organigrama del Evento. B.2 - Determinación de la acciones a implementar. C - Logística. D. Evaluación.

Datos que deben solicitarse para realizar un Brief: Nombre de la empresa. Actividad. Organigrama actual de la institución. Productos y/o servicios que comercializa.

5 Datos que deben solicitarse para realizar un Brief: Nombre de la empresa. Actividad. Organigrama actual de la institución. Productos y/o servicios que comercializa. Público al que apunta (target group). Presupuesto con el que vamos a contar (parámetro crítico financiero). Aspiraciones del cliente (económicas y financieras). Conocer el tipo de evento (saber su intención, su propósito, qué se busca). Determinar el grado de participación en el Evento por parte del cliente. Fecha tentativa. Oradores previstos (nacionales, internacionales). Invitados especiales. Base de datos. Lugares alternativos de realización. Financiación del Evento. Probables sponsors o patrocinadores. Auspicios nominativos. Determinación de la cantidad de participantes matriculados e invitados especiales.

7 Determinación de la acciones a implementar: Nómina de autoridades honorarias y ejecutivas. Contratación de lugar físico de realización. Concertación y/o contratación de los disertantes. Designación de colaboradores. Desarrollo planning. Fijación de las reuniones de trabajo. Determinación y contratación de servicios varios (ver Checklist)

8 1- Sonido. 2- Iluminación. 3- Locución. 4- Regalos / obsequios. 5- Arreglos florales / ornamentación. 6- Artistas / Modelos / Shows. 7- Seguridad (personas, equipamientos). 8- Limpieza. 9- Programas preliminares (impresión). 10- Programas definitivos. 11- Papelería en general (impresión) 12- Publicidad (campañas). 13- Prensa. 14- Lunch Cocktail de bienvenida y clausura. 15- Filmación.16- Promotoras. 17- Personas auxiliares. 18- Invitación. 19- Brochure de producto o servicios. 20- Telemarketing ( marketing, correo directo). 21- Sondeos. 22- Transporte (aéreo, terrestre, vial, -antes, durante, después). 23- Alojamiento de disertantes e invitados especiales. 24- Gastos de representación. 25- Viáticos (organización y disertantes). 26- Intérpretes / Traductores. 27- Musicalización. 28- Base de datos /listados. 29- Ceremonial, protocolo. 30- Comercialización -sponsors y participantes- 31- Diseño de papelería 32- Servicio de Fotocopiado. 33- Salón, lugar físico. 34- Equipo de trabajo. 35- Impuestos. 36- Servicios auxiliares 37- Coffee Break. 38- Disertantes. 39- Dispensers de agua / gaseosa / café, etc. 40- Telefonía celular. 41- Servicios de hospitalidad para disertantes e invitados especiales. 42- Material teórico de apoyo p/ participantes. 43- Climatización. 44- Sistemas de cobranzas 45- Banderas / Estandartes 46- Carteles (entrada, hall, escenario). 47- Grabaciones, desgrabaciones. 48- Computación (sofware, hardware). 49- Turismo Social y actividades extra-programación. 50- Correo Privado. 51- Estructuras aerosostenidas y tensadas. 52- Escenarios.53- Fotografía. 54- Hoteles /convenios por alojamiento para asistentes, etc. 55- Láser / efectos especiales 56- Medallas, trofeos y plaquetas. 57- Merchandising. 58- Señalización. 59- Mesas, sillas / mobiliario. 60- Stand (diseño y condiciones) 61- Tarimas y alfombras 62- Seguros. 63- Eventos Subsidiarios. 64- Dirección artística. 65- Degustaciones / promociones. 66- Medios (difusión acuerdos). 67- Auspicios. 68- Designación de Comité Organizador. 69- Carpetas y maletines para participantes.70- Pins. 71- Mensajería (servicio de mensajería p/participantes). 72- Listados de invitados especiales. 73- Web-site del evento. 74- Fijación de reuniones de trabajo. 75- Desarrollo del planning. 76- Calendarización.

Las áreas que contemplan acciones que requieren la intervención del área de logística son las siguientes: Seguridad. Mantenimiento. Instalaciones Técnicas. Viajes y Traslados. Limpieza.

9 Las áreas que contemplan acciones que requieren la intervención del área de logística son las siguientes: Seguridad. Mantenimiento. Instalaciones Técnicas. Viajes y Traslados. Limpieza. Supervisión del proceso de impresión del material gráfico y de merchandising. Expedición. Transporte. Reservas. Retiro de mercaderías varias. Coordinación con prestadores varios: arreglos florales, ambientación, sonido, iluminación, etc. Almacenamiento. Distribución. Sistema de acreditaciones. Control del personal contratado. Procesamiento de pedidos.

: $ xx Viáticos: $ XX Porta Credenciales: $ xx Presentes varios: $ xx Comisión Ventas Stands: $ xx Hojas e Impresión Diplomas: $ xx

10 Flujo de Fondos: Ingresos: Participantes (200)*: $ xx Sponsors (5 x 2500)**: $ xx Videos / Merchandising / Otros: $ xx Sub Total: u$s xxxx Egresos: Almuerzo y coffee: $ xx Videos: $ xx Alquiler salón, aulas, etc.: $ xx Viáticos: $ XX Porta Credenciales: $ xx Presentes varios: $ xx Comisión Ventas Stands: $ xx Hojas e Impresión Diplomas: $ xx Carteles Escenario y entrada: $ xx Almuerzos VIP: $ xx Folletos: $ xx Carpetas: $ xx Pasantes: $ xx Imprevistos 10%: $ xx Servicios de OPC: $ xx Otros: $ xxx Sub Total $ xx Rentabilidad: $ xxxx

11 El Retorno de la Inversión de un Evento. Costo total del Evento: us$ Ventas y activos ponderados*: us$ Us$ us$ x 100 % = 33,3 % us$ La empresa recibió us$ 1,30 por cada dólar invertido. Lealtad de cliente.

Lic. Antonio E. Di Génova @antoniodigenova antoniodigenova@redrrpp.

12 Lic. Antonio E. Di

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