SOFTWARE GESTIÓN SMART CABINET MMSlogÒ

Transcripción

1 SOFTWARE GESTIÓN SMART CABINET MMSlogÒ 1.- Descripción Básica de Operativa Se muestran a continuación un conjunto de capturas de pantalla que describen el protocolo de funcionamiento particularizado para un cliente del ámbito sanitario que pretende controlar material de alto valor añadido, como prótesis. El flujo de proceso que se muestra es de uso general. Es posible adaptarlo con un coste reducido a casos particulares, sin más que sustituir, modificar o eliminar las tareas específicas realizadas en cada paso Pantalla de Inicio Se puede seleccionar el idioma o mostrar la ayuda para indicaciones sobre la utilización. Adicionalmente se incluye un pequeño texto informativo en la parte inferior y una serie de iconos de estado en la esquina superior derecha que permiten determinar el estado del armario: estado general, conexión a la red de comunicaciones y modo alimentación/estado del SAI. Basta pulsar en la pantalla para iniciar la sesión. Mientras el sistema se encuentre en esta pantalla, no existe usuario activo.

2 1.2.- Pantalla de Login La pantalla indica que el usuario debe utilizar una tarjeta HF para identificarse en el Armario. Es posible incluir también la opción de validación de usuario mediante código de usuario y contraseña, escribiendo ambos mediante un teclado virtual, así como otras alternativas basadas en sistemas de identificación mediante códigos numéricos (a través del lector de código de barras bidimensional). En cuanto al funcionamiento, en caso de no identificarse durante un período de tiempo parametrizable (por ejemplo, 5 segundos) el sistema volverá a la ventana de Inicio. Si se utiliza una tarjeta no aceptada, la pantalla de login sería sustituida por la pantalla de fallo de autentificación Si se reconoce el usuario, aparecerá la pantalla de menú principal y pasará a ser el usuario activo hasta que se regrese a la pantalla de Inicio.

3 1.3.- Menú Principal Aparte de poder volver a la pantalla de Inicio mediante el botón de salida, permite hacer uso de las diferentes opciones disponibles: Retirar Material Permite abrir el armario para extraer uno o más productos y, opcionalmente, en función de las necesidades del proceso, asociar dichos productos a un cliente, actividad, proyecto, pedido, etc. En este caso concreto se asignará el material a un paciente y a la intervención que se llevara a cabo sobre dicho paciente. En caso de no existir dicha intervención, se podrá crear una para llevar a cabo la asignación. Inicialmente, se presentará una pantalla para la selección de paciente. El listado de los pacientes con intervenciones programadas para un GFH (Grupo Funcional Homogéneo) determinado se podrá obtener de un servicio web que tendrá que facilitar el HIS hospitalario. En caso de que el paciente no esté listado en la pantalla de selección, al tratarse de una intervención no programada, se permitirá la introducción manual del NHC (Número de Historia Clínica), o su lectura desde un código de barras.

4 Una vez elegido el paciente, y para el caso de actividad programada, se mostrarán las intervenciones que están previstas, para su selección y asignación del número de episodio a la retirada del material a la misma. Para el caso de actividad no programada, se podrá crear una intervención para ese paciente, de forma que el material retirado del Armario siempre lleve asociado un código de paciente y un episodio.

5 Una vez introducidos todos los datos necesarios, se ofrecerán distintas opciones de apertura. Hay que tener en cuenta que es posible disponer de un grupo de Armarios controlados por una única pantalla. En este caso, la apertura podrá ser automática (de todos los Armarios simultáneamente) o selectiva (usando la tarjeta de ID en cada uno de los Armarios) Devolución o Entrada de Nuevo Material Permite introducir nuevo material en el Armario o devolver material retirado con anterioridad. Se realiza la apertura de las puertas, y se introducen los elementos con sus etiquetas RFID correspondientes. Al cerrar la puertas, el Armario realiza un inventario automático mediante RFID y actualiza la información de stock, consultando con una BD la información relativa a los elementos que no habían sido introducidos previamente y que no reconoce a través del código de la etiqueta RFID. Puede establecerse un criterio de devolución para el caso de múltiples armarios (por ejemplo. mostrando los últimos artículos extraídos, indicando cual va a ser devuelto y abriendo únicamente el armario que lo contenía anteriormente), o si el cliente lo demandase, la posibilidad de incluir datos referentes a los productos que se introducen (notas de uso, cambios en valores, etc.)

6 Inventario Permite conocer el contenido actual del armario. Se trata de un listado en el que se muestran los datos requeridos por el cliente para cada uno de los artículos registrados. Permite además el uso de filtros y ordenación.

7 El uso de filtros está disponible en cualquier pantalla de la aplicación que presente un listado extenso en el que pueda ser necesario realizar una búsqueda. Existe la opción de presentar artículos equivalentes de forma agrupada, mostrando al seleccionar dicho grupo los datos asociados a cada unidad en una ventana auxiliar Otras operaciones Permite seleccionar una serie de operaciones auxiliares relacionadas con el equipo Envío de Incidencias a Través del Correo o VoIP Por comodidad para el usuario, es posible notificar incidencias desde cualquiera de las pantallas del sistema. En este menú están disponibles todas las incidencias posibles.

8 Visualización de Togs del Sistema Permite comprobar las operaciones realizadas con el armario, el usuario que las ha realizado, incluyendo además la fecha y hora.

9 Manual del Sistema Pantallas Auxiliares A continuación se muestran una serie de pantallas que se presentarán a los usuarios del Armario cuando sea necesario realizar ciertas acciones comunes a las anteriores operaciones: apertura de los armarios, lectura RFID, etc Pantalla de Modo de Apertura, Desde esta pantalla se permite la apertura de uno o mas armarios seleccionados de un grupo determinado. Se utiliza para introducir o extraer material.

10 Los modos contemplados actualmente son: Apertura mediante Tarjeta, pasándola por el lector HF del armario que se desea abrir. Selección del Material a devolver o extraer (dependiendo de la operación), en un listado de referencias. Una vez aceptada dicha selección, se abrirá el armario que contiene ese material.

11 Pantalla de Espera para Apertura de Puertas Se mostrará una vez se abra el armario en cualquiera de los modos comentados anteriormente. En el momento en que aparece esta pantalla, se desbloquean las puertas y se espera a que el usuario abra alguna puerta, lo que le indica al sistema que se ha podido extraer un artículo del Armario. n

12 Si las puertas se desbloquean pero no se abren en un tiempo determinado, el sistema bloquea las puertas, anula el proceso de entrada o salida previstos y vuelve a la pantalla de inicio Pantalla de Espera para Cierre de Puertas Aparece cuando se abre al menos una puerta de uno de los armarios y permanece activa hasta que todas las puertas están cerradas, momento en el cual, se bloquean y se realiza el proceso de inventario mediante RFID. Si las puertas permanecen abiertas durante mucho tiempo (configurable), se producirá un aviso acústico y/o visual como recordatorio Pantalla de Lectura RFID Se mostrará a efectos informativos, pudiendo incluirse cualquier mensaje de error o avisos relativos a ese procedimiento. Una vez terminado el ciclo de lectura, se pasa a la pantalla de Regularización de stock.

13 Pantalla de Regularización de Stock Se indican las entradas y salidas de material para que el usuario pueda validarlas, o bien pueda volver a abrir las puertas para corregir la operación..

14 En caso de no producirse la aceptación en un tiempo determinado parametrizable, se produce una aceptación automática de la operación por parte del sistema, asignándose las diferencias negativas de stock directamente al usuario que está operando el Armario, y volviendo a la pantalla de inicio 2.- Interacción con Sistemas del Cliente Autenticación de los Usuarios La integración con los sistemas de autenticación se realizará mediante una llamada a un método Web Service proporcionado por el cliente. Al método Web se envía, entre otros datos, el Código que devuelve la tarjeta RFID y los GFH a los que sirve el armario. Cuando se instala en su ubicación, hay que configurar en el armario la lista de esos GFH a los que da servicio. El método correspondiente en los servicios web de autenticación devuelve AUTORIZADO / NO AUTORIZADO para el Código RFID de tarjeta (en función de la ID del usuario y la ubicación, definida por los GFH asociados a ese armario). Además devuelve una serie de atributos del usuario: nombre, apellidos, etc. para que se puedan mostrar en la pantalla. También deberá devolver el rol asignado a ese usuario, que le podrá restringir ciertas operaciones sobre el armario. En caso de error de autenticación se mostrará por pantalla directamente el texto de motivo, devuelto a través del Web Service, sin ningún tipo de tratamiento o conversión Operativa sobre el Armario Integración con Servicios Web de Clínica A efectos de la integración de los armarios con los Servicios Web de Clínica, para la asignación de material a paciente, hay que considerar dos tipos de actividades: Actividades programadas: se realizará la búsqueda a través de los servicios web de Clínica, utilizando como clave el NHC del paciente (Número de Historia Clínica). Actividades no programadas: cuando no se encuentra una actividad programada para el paciente, se permite la asignación de una actividad no programada y el método web proporcionado por el cliente deberá generar de forma automática un nuevo episodio asociado a esta actividad. Es decir, cuando se llama a los métodos Web de Clínica, siempre se va a recibir un código de episodio asociado a la recogida de material del armario.

15 Descripción de la Operativa Habitual Identificación del Paciente El usuario introduce el NHC del paciente (es deseable que se pueda hacer a través de un lector de código de barras) y el armario le muestra todo lo que está programado para ese paciente. El armario tiene que tener configurado a que centro de clínica está asociado, ya que los NHC sólo son únicos para cada centro de clínica. Clave: < centro de clínica + NHC >. Se reciben a través de los Servicios Web de Clínica los DATOS BÁSICOS del PACIENTE: NHC, Nombre, Apellidos, Sexo, Edad, etc Listado de Actividades Programadas Los DATOS de las INTERVENCIONES PROGRAMADAS están asociados a la clave única: < centro de clínica + número de episodio > + fecha. Es decir, en principio, los episodios son únicos para cada centro de clínica y la intervención está asociada a un episodio y una fecha determinada. Es muy importante tener en cuenta que por defecto, el armario siempre consultará las actividades programadas para el NHC del paciente, y le permitirá al facultativo elegir el episodio (consulta de actividades por defecto +- <margen predefinido (días)> sobre la fecha actual, para permitir una tolerancia sobre todo en las últimas horas del día). Si el material que se quiere retirar no está asociado a ninguna de las actividades programadas, hay que poner un botón que permita crear una nueva intervención. Esta opción de creación de una nueva intervención no puede ser la opción más directa / cómoda, obligando a pasar por la comprobación de las actividades programadas para un NHC antes de dar opción a elegir la creación de la nueva intervención (ya que esto crea un nuevo episodio, e influye por tanto en las estadísticas de actividad del centro sanitario). Al usuario se le muestra, para ese NHC y entre las fechas <actual +- margen> Número de episodio Fecha de inicio de la intervención Descripción del GFH Descripción de la sala Descripción del procedimiento

16 Creación de Actividad no Programada Se permitirá la creación de un nuevo episodio asociado a esta actividad urgente a través de los Servicios Web de Clínica. El usuario debe indicar los siguientes datos, que servirán como referencia básica acerca de la intervención para los accesos al armario que se produzcan antes de que se rellenen todos los datos del episodio por el personal administrativo (a posteriori de la intervención): Fecha: por defecto se pone la fecha actual, aunque hay que considerar la posibilidad de cambiarla (en caso de que se esté retirando material a las 23:55, para una operación que empieza a las 00:30 del día siguiente). Servicio Sala Descripción de procedimiento Inicialmente, el armario muestra los Servicios y Salas correspondientes al GFH del armario. El armario tiene que tener configuradas internamente los Servicios y las Salas a las que sirve. Si no es ninguno de estos, el armario deberá de consultar un maestro de Servicios y Salas. Cuando se vuelva a acceder al armario para retirar más material para una intervención urgente, el procedimiento de acceso obligará a la introducción del NHC, se buscarán los episodios y actividades asociadas para la fecha <actual +- margen>, incluyendo los creados anteriormente por actividades no programadas. De este modo, en el caso de actividades no programadas, al buscar nuevo material, habrá que asignar el mismo episodio que se ha creado inicialmente Extracción y Asignación de Material Se extrae el material necesario. Este material se vincula a < centro de clínica + NHC > y < centro de clínica + episodio >. En el software de gestión del cliente tiene que estar implementado un método de asociar consumo a paciente Otros Aspectos de la Operativa Los reponedores no pueden generar nuevas actividades no programadas. DEVOLUCIONES. Hay que informar al software de gestión del cliente a través de un servicio web, indicando el código de identificación único del material.