MANUAL DE USUARIO SISTEMA CONTROL DE OFICIOS MANUAL DE USUARIO VERSIÓN 1.0 SSDT. Febrero de 2012 SUBSECRETARIA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO

Transcripción

1 SISTEMA CONTROL DE OFICIOS VERSIÓN 1.0 SSDT Febrero de 2012 VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 1 de 31

2 CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO. Versión Fecha Revisó Autorizó /Febrero/2011 Vladimir Meza Vladimir Meza PARTICIPANTES EN LA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO. Nombre Miriam Lizeth López Godínez Dependencia SSDT/DSI/Análisis y Diseño AUDIENCIA. Este documento es de uso CONFIDENCIAL para las personas involucradas en el proyecto del Sistema de Control de Oficios, así como para el personal de la Subsecretaria de Desarrollo Tecnológico del Gobierno del Estado de Sinaloa VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 2 de 31

3 TABLA DE CONTENIDO 1 SOBRE EL DOCUMENTO Objetivo de la aplicación Hardware Software Configuración Proceso de instalación Ubicación del sistema OPERACIONES Operación: Acceso al Sistema Operación: Bandeja de entrada Indicadores de un oficio en la bandeja de entrada Cambiar Password Operación: Registrar Oficio Operación: Modificar Oficio Modificar Comisionado del Oficio Modificar Estatus del Oficio Agregar Comentario al Oficio Operación: Buscar Oficios Buscar Oficios por Usuario y Estatus Buscar Oficios por Estatus Buscar Oficios Vencidos Buscar Todos los Oficios Buscar Oficios Prioritarios GLOSARIO DE TÉRMINOS...31 VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 3 de 31

4 1 SOBRE EL DOCUMENTO 1.1 Objetivo de la aplicación Hardware. A continuación se mencionan los requerimientos mínimos de hardware para la PC que operarán en el funcionamiento del Sistema Contable Autoriza Componente Procesador Memoria RAM Disco duro Unidades físicas Pantalla Otros periféricos Requerimiento 1.3 GHz. 512 Mb. 50 MB Unidad Combo CD-RW/DVD Rom Monitor con resolución 1024 x 768 pixeles Impresora Láser Teclado Mouse UPS/No break 15 min o mayor Software A continuación se mencionan los requerimientos mínimos de software para las PC que operarán para el funcionamiento del Sistema de Control de Oficios Componente Sistema operativo Programas Requerimiento Windows XP Nota: Los navegadores web que se podrán utilizar son: Publicador Nombre Versión Microsoft Internet Explorer 7 Mozilla Fundation Firefox Configuración El Sistema de Control de Oficios no requiere ningún tipo de configuración ya que se podrá tener acceso por medio de internet, por medio de cualquier navegador preferentemente Internet Explorer, por lo que se deberán estar disponibles todas las VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 4 de 31

5 opciones Internet (los componentes que dependen de.net framework y controles, complementos de ActiveX y el acceso a origen de datos entre dominios) Proceso de instalación El Sistema de Control de Oficios no requiere de un proceso de instalación, ya que no estará instalado en ninguna de las PC debido a que es una aplicación web, por lo que se tendrá acceso a él desde internet Explorer Ubicación del sistema Sistema Control de Oficios, por ser una aplicación web, no se encuentra instalado en la computadora, por lo que se deberá ingresar desde internet Explorer a la siguiente liga: VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 5 de 31

6 2 OPERACIONES 2.1 Operación: Acceso al Sistema Para ingresar al Sistema de control de Oficios deberá contar con un Usuario y Clave, una vez que se le proporcione seguir los siguientes pasos: Paso 1: Ingresar el Nombre de Usuario en el campo Usuario Paso 2: Ingresar la Clave del Usuario Paso 3: Presionar el Botón Ingresar 2.1 Interfaz Acceso de Usuario VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 6 de 31

7 En caso de que la clave del usuario no sea ingresada, el Sistema enviará el mensaje Coloque la clave correspondiente la cual deberá ser proporcionada correctamente para poder acceder Ver pantalla Acceso de Usuario Paso 4: Si el usuario y clave coinciden el Sistema desplegará la pantalla de la bandeja de entrada Ir a la Operación 2.2: Bandeja de entrada VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 7 de 31

8 Si presiona el botón Ingresar y no se ingresa el Usuario ó Clave, se desplegarán los mensajes para que se coloquen los campos Ver pantalla 2.3 y Acceso de Usuario 2.4 Acceso de Usuario (colocar campo faltante) VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 8 de 31

9 2.2 Operación: Bandeja de entrada Una vez ingresado al Sistema de Control de Oficios con su nombre de Usuario y Clave, se desplegará una bandeja de entrada Ver pantalla 2.5. Nota: Si el tipo de usuario es Administrador podrá visualizar todos los oficios realizados desde la bandeja de entrada, como se muestra en la siguiente pantalla: 2.5 Bandeja de entrada VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 9 de 31

10 Nota: Si el tipo de usuario es Normal solo podrá visualizar en la bandeja de entrada, los oficios asignados al el, como se muestra de ejemplo en la siguiente pantalla: VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 10 de 31

11 2.2.1 Indicadores Oficio en Bandeja de Entrada Los recuadros de los oficios que aparecen en la bandeja de entrada, cuentan con diferentes colores para diferenciar su estatus: Rojo Indica que el oficio se encuentra en estatus sin abrir Azul Indica que el oficio se encuentra en estatus en proceso Verde Indica que el oficio se encuentra en estatus cerrado Indican que el oficio ya esta vencido Indican el número de consultas del oficio Indica el número de comentarios del oficio VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 11 de 31

12 2.2.2 Cambiar Password Paso 1: Dar clic en la opción Cambiar Pass Paso 2: El Sistema desplegará la siguiente pantalla: Paso 3: Ingresar el nuevo password en los campos Password y Repita Password Paso 4: Dar clic en Guardar VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 12 de 31

13 2.3 Operación: Registrar Oficio Nota: Esta operación solo puede ser realizada por el tipo de usuario Administrador y Recepcionista Paso 1: Indicar la opción Nuevo, ubicada en la parte superior de la bandeja de entrada, como se muestra en la siguiente imagen: Paso 2: El Sistema desplegará la pantalla para crear un nuevo Oficio Ver pantalla 2.6 solicitando que se ingrese los datos como: Fecha.- Indique la fecha del oficio Organismos.- Ingrese en esta área el organismo que emite el oficio Nota: Si el organismo a ingresar no se encuentra en el listado, realizar los siguientes pasos: 1.1 Dar clic en el signo de suma ubicado a la derecha de la lista desplegable 1.2 El Sistema desplegará la pantalla Crear nuevo organismo solicitando que se ingrese el nombre del organismo 1.3 Ingresar el nombre del organismo y dar clic en el botón Guardar Ver pantalla 2.7 Secretaría.- Ingrese en esta área la secretaría del organismo que emite el oficio VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 13 de 31

14 Asunto.- Ingrese el tipo de asunto que trate el oficio Descripción.- Ingrese una breve descripción de lo que trate el oficio Dirigido a.- Indique el nombre a quien va dirigido el oficio Nota: Si el nombre del usuario a quien va dirigido el oficio no se encuentra en el listado, realizar los siguientes pasos: 1.1 Dar clic en el signo de suma ubicado a la derecha de la lista desplegable 1.2 El Sistema desplegará la pantalla Crear nuevo usuario solicitando que se ingrese el nombre del usuario, Nombre, y puesto 1.3 Ingresar los datos del usuario como Nombre, y puesto, dar clic en el botón Guardar Ver pantalla 2.8 Comisionado a.- Indique el nombre de la persona a quien se le delega la actividad o asunto del oficio Nota: Si el nombre del usuario a quien va dirigido el oficio no se encuentra en el listado, realizar los siguientes pasos: 1.1 Dar clic en el signo de suma ubicado a la derecha de la lista desplegable 1.2 El Sistema desplegará la pantalla Crear nuevo usuario solicitando que se ingrese el nombre del usuario, Nombre, y puesto VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 14 de 31

15 1.3 Ingresar los datos del usuario como Nombre, y puesto, dar clic en el botón Guardar Ver pantalla 2.8 Asignar tiempo.- Indique el tiempo en horas o días en el que se tiene que resolver el asunto del oficio Ver pantalla 2.9 Adjuntar Archivos.- Seleccione la imagen escaneada del oficio físico 1.1 Indicar el botón seleccionar archivo 1.2 El Sistema desplegará la pantalla Abrir Ver pantalla Indicar el archivo tipo imagen que requiere y dar clic en abrir Paso 3: Una vez ingresados los datos solicite al Sistema registrar indicando el botón Guardar Nota 1: En caso de indicar guardar y no adjuntar un archivo tipo imagen, el Sistema enviará el siguiente mensaje: Nota 2: Si en caso se solicita guardar y no se captura un asunto el sistema enviará el siguiente mensaje: VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 15 de 31

16 Nota 2: En caso de dar clic en guardar y no se captura una descripción del oficio, el sistema enviará el siguiente mensaje: Paso 4: El Sistema enviará un mensaje informándole que el Oficio se registró y el número de folio asignado, como se muestra en la siguiente imagen: VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 16 de 31

17 2.6 Nuevo Oficio 2.7 Crear nuevo organismo VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 17 de 31

18 2.8 Crear nuevo usuario 2.9 Asignar tiempo VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 18 de 31

19 2.10 Abrir imagen 2.4 Operación: Modificar Oficio Modificar Comisionado del Oficio Nota: Esta operación solo puede ser realizada por el tipo de usuario Administrador y Recepcionista Paso 1: Buscar el oficio a modificar realizar Operación 2.5: Buscar Oficios Paso 2: Dar clic en el recuadro del oficio a modificar VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 19 de 31

20 Paso 3: El Sistema desplegará la pantalla de la captura de oficios, con los detalles del oficio Ver pantalla 2.11 Paso 4: Elija el nuevo comisionado en el campo Comisionado a Nota: El Sistema enviará un correo electrónico a los involucrados, informando el cambio Ver pantalla Modificar Oficio VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 20 de 31

21 2.12 Correo Comisionado Modificar Estatus del Oficio Nota: Esta operación puede ser realizada por el tipo de usuario Administrador, Recepcionista y Normal Paso 1: Buscar el oficio a modificar realizar Operación 2.5: Buscar Oficios Paso 2: Dar clic en el recuadro del oficio a modificar VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 21 de 31

22 Paso 3: El Sistema desplegará la pantalla de la captura de oficios, con los detalles del oficio Ver pantalla Modificar estatus oficio Paso 4: Seleccione en el campo Estatus el nuevo estatus del oficio y de clic en el link Regresar, ubicado en la parte superior de la pantalla VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 22 de 31

23 Paso 5: El Sistema mostrará la bandeja de entrada y el oficio con el nuevo estatus Nota: El Sistema enviará un correo electrónico a los involucrados, informando el cambio de estatus como se muestra en la siguiente pantalla: Agregar Comentario al Oficio Nota: Esta operación puede ser realizada por el tipo de usuario Administrador, Recepcionista y Normal Paso 1: Buscar el oficio a modificar realizar Operación 2.5: Buscar Oficios Paso 2: Dar clic en el recuadro del oficio que se le requiere agregar un comentario VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 23 de 31

24 Paso 3: El Sistema desplegará la pantalla de la captura de oficios, con los detalles del oficio Ver pantalla 2.14 Paso 4: Indicar un Comentario en el campo Comentarios y dar clic en el botón Agregar 2.14 Agregar Comentario Oficio VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 24 de 31

25 Nota: El Sistema enviará un correo electrónico a los involucrados, informando el comentario que se le agregó como se muestra en la siguiente pantalla: 2.5 Operación: Buscar Oficios Buscar Oficios por Usuario y Estatus Paso 1: En la bandeja de entrada indicar en el campo Estatus, el tipo por el que desee visualizar los oficios, los tipos de estatus que existen son: Sin abrir, En proceso y Cerrado Nota 1: Si se indica la opción Todos, se visualizarán los oficios que contengan todos los estatus VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 25 de 31

26 Nota 2: Para regresar a la bandeja de entrada dar clic en la opción Regresar de la parte superior de la pantalla Paso 2: Indicar el Nombre del Usuario al que se le comisiono el oficio Paso 3: El Sistema desplegará los oficios que coincidan con el usuario y estatus indicado como se muestra en la siguiente pantalla Ver pantalla Buscar Oficios por Estatus y Usuario VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 26 de 31

27 2.4.2 Buscar Oficios por Estatus Paso 1: Indicar en el campo Estatus, el tipo por el que desee visualizar los oficios, los tipos de estatus que existen son: Sin abrir, En proceso y Cerrado Paso 2: El Sistema desplegará los oficios que coincidan con el estatus, que en este caso se tomo como ejemplo el tipo Sin Abrir, como se muestra en la siguiente pantalla Ver pantalla Oficios por estatus VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 27 de 31

28 2.4.3 Buscar Oficios Vencidos Paso 1: Dar clic en el recuadro de la opción Vencidos Paso 2: El Sistema desplegará la relación de oficios que se encuentra vencidos, como se muestra en la siguiente pantalla Ver pantalla Oficios Vencidos VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 28 de 31

29 2.4.4 Buscar Todos los Oficios Paso 1: Indicar en el campo Estatus la opción Todos Paso 2: Indicar en el campo Usuario la opción Todos Paso 3: El Sistema desplegará todos los oficios como se muestra en la siguiente pantalla Ver pantalla Todos los oficios VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 29 de 31

30 2.4.5 Buscar Oficios Prioritarios Paso 1: Dar clic en el recuadro de la opción Prioritarios Paso 2: El Sistema desplegará todos los oficios como se muestra en la siguiente pantalla Ver pantalla Oficios Prioritarios VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 30 de 31

31 3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Término Significado Internet Es un navegador web desarrollado por Microsoft Explorer Framework Estructura conceptual y tecnológica, típicamente puede incluir soporte de programas, bibliotecas y lenguaje interpretado. Mozilla Es un navegador web libre, esto quiere decir sin ningún costo en su adquisición, es utilizado para visualizar paginas web VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 31 de 31