Tema 8 del programa CX/EXEC 12/66/9 PROGRAMA CONJUNTO FAO/OMS SOBRE NORMAS ALIMENTARIAS

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1 S Tema 8 del programa CX/EXEC 12/66/9 PROGRAMA CONJUNTO FAO/OMS SOBRE NORMAS ALIMENTARIAS COMITÉ EJECUTIVO DE LA COMISIÓN DEL CODEX ALIMENTARIUS 66.ª reunión Sede de la OMS, Ginebra (Suiza), 7-10 de febrero de 2012 Utilización de plataformas basadas en la Web para grupos de trabajo por medios electrónicos 1. Antecedentes Los grupos de trabajo por medios electrónicos (GTe) constituyen un importante instrumento a disposición de los comités del Codex para elaborar proyectos de textos del Codex y adelantarlos en el procedimiento de trámites. En comparación con grupos de trabajo presenciales, los GTe constituyen una alternativa económica para permitir la intervención de todos los miembros del Codex, especialmente de países en desarrollo, en la búsqueda de un consenso mundial y una mayor aceptabilidad de las normas del Codex. La organización de los GTe en el Codex se rige por las Directrices para los grupos de trabajo por medios electrónicos que se incluyeron en el Manual de procedimiento en Además, se aplicarán las normas de procedimiento y directrices que regulan el funcionamiento del Comité que haya creado el GTe 1. De acuerdo con las Directrices, la creación de un GTe debería ser la primera opción cuando se decide emprender un trabajo en el período entre dos reuniones. Los comités se han atenido a estas orientaciones por cuanto está previsto que muy pocos grupos de trabajo presenciales se reúnan entre reuniones, considerando que la mayoría de ellos lo hará inmediatamente antes de la reunión del comité, en tanto que en octubre de 2011 estaban activos más de 50 GTe. En el presente documento se describen las actuales prácticas empleadas para grupos de trabajo por medios electrónicos. Asimismo, se destacan determinados ámbitos que podrían mejorar con la utilización de plataformas basadas en la Web y se exponen ejemplos concretos del uso de plataformas en el Codex. 2. Prácticas actuales 2.1 Creación En el momento de crear un GTe, los comités del Codex deciden: Presidente(s) y país anfitrión Uno o más miembros del Codex se encargarán de dirigir el grupo de trabajo por medios electrónicos para el que hayan sido designados y de proporcionar a la secretaría del grupo de trabajo por medios electrónicos todos los servicios necesarios para su funcionamiento, en particular el equipamiento informático, y cumplirán con todas las exigencias aprobadas por el Comité. En ocasiones el GTe se encuentra presidido conjuntamente por diversos miembros aunque normalmente uno suele actuar de país anfitrión Mandato El mandato deberá definir con precisión el (los) objetivo(s) que se pretende(n) alcanzar con la creación del grupo de trabajo por medios electrónicos. El mandato indicará claramente en qué plazo deberán estar ultimados los trabajos. En un grupo de trabajo por medios electrónicos no se podrá tomar ninguna decisión en nombre del Comité, ni proceder a ninguna votación sobre cuestiones de fondo o procedimiento. El grupo de trabajo por medios electrónicos se disolverá en cuanto hayan finalizado los trabajos previstos o cuando haya expirado el plazo fijado para realizarlos, o en cualquier otro momento si así lo decide el Comité del Codex que lo estableció. 1 Son especialmente pertinentes a este respecto las disposiciones de las Directrices para los gobiernos hospedantes de comités del Codex o grupos intergubernamentales especiales, las Directrices para la celebración de reuniones de los comités del Codex o grupos intergubernamentales especiales, las Directrices para los presidentes de los comités del Codex o grupos intergubernamentales especiales y las Directrices para los grupos de trabajo basados en la presencia física.

2 CX/EXEC 12/66/ Lengua o lenguas que se utilizarán Deberán ofrecerse servicios de interpretación y traducción en todas las lenguas del Comité, a no ser que éste disponga lo contrario. En la práctica, la mayoría de los GTe trabajan actualmente en una sola lengua. 2.2 Organización del trabajo Mensaje de puesta en marcha Al país anfitrión le corresponderá elaborar una nota que informe del inicio de la actividad de un grupo de trabajo por medios electrónicos y el programa de trabajo: La Secretaría del Codex se encargará de distribuir dicha nota entre todos los miembros y observadores. En muchos casos, este primer mensaje incluye un cuestionario relativo al mandato o un primer proyecto de documento que elaborará el grupo Debates Tras la distribución de este mensaje de puesta en marcha, corresponderá al país anfitrión organizar el grupo, mantener actualizada la lista de miembros, difundir todos los materiales pertinentes e impulsar las tareas mediante la dirección de diversas rondas de debates. Para la mayoría de grupos, estas tareas se llevan a cabo exclusivamente mediante correo electrónico sin la ayuda de otros sistemas Conclusiones Después de la finalización de las actividades de un grupo de trabajo por medios electrónicos, la secretaría del país anfitrión recopilará los resultados y enviará un ejemplar de las conclusiones finales (documento de debate/documento de trabajo) y la lista de los participantes a la Secretaría del Codex y a la secretaría del país anfitrión del Comité para su inclusión en el programa de la siguiente reunión del Comité que creó el GTe. 3. Limitaciones del trabajo mediante correo electrónico Trabajar a través del correo electrónico presenta algunas desventajas: - la bandeja de entrada puede quedar desbordada: los mensajes pueden perderse o borrarse de forma accidental - sólo el país anfitrión dispone en todo momento de una visión global nítida del proceso; para acceder a ella, el resto de participantes debe esperar al resumen final del anfitrión - cada participante debe mantener su propio archivo relativo a las labores del grupo de trabajo - resulta difícil admitir a nuevos miembros una vez iniciados los trabajos del grupo 4. Qué son las plataformas basadas en la Web? Las plataformas basadas en la Web pueden definirse simplemente como un espacio seguro en Internet al que pueden acceder los participantes de un GTe con un nombre de usuario y una contraseña para: - enviar mensajes - almacenar y recuperar documentos - crear subgrupos - crear nuevos hilos o subhilos en los debates - crear espacios de conversación - celebrar conferencias a través de programas de interacción audiovisual Además, las plataformas basadas en la Web podrían ofrecer servicios para simplificar el trabajo del país anfitrión, por ejemplo mediante la automatización de la recopilación de los comentarios. 5. Experiencias del Codex con plataformas basadas en la Web Varios GTe del Codex han utilizado plataformas basadas en la Web (en el presente documento se hace referencia a las experiencias del CCFA, el CCRVDF y el CCMAS). La Secretaría del Codex solicitó a algunos usuarios de estas plataformas para GTe que informasen sobre su experiencia. Las opiniones expresadas en los párrafos 5.1, 5.2 y 5.3 corresponden a usuarios con experiencia directa en la utilización de los sistemas.

3 CX/EXEC 12/66/ Comité del Codex sobre Aditivos Alimentarios (CCFA): utilización de la aplicación del Servicio de Mensajes y Conferencias Objetivo Al Grupo de trabajo se le encomendó determinar disposiciones sobre aditivos alimentarios para las que existía consenso y formular recomendaciones al Comité del Codex sobre Aditivos Alimentarios (CCFA) para adoptar, revisar, suspender o examinar otras disposiciones. El GTe de la Norma General para los Aditivos Alimentarios (NGAA) no utilizó la aplicación del Servicio de Mensajes y Conferencias para publicar y solicitar comentarios relativos a los proyectos de textos del Codex sino únicamente para analizar los cuadros de aditivos alimentarios en la NGAA. Esta aplicación resultó útil para publicar entre 15 y 20 documentos bastante extensos para el examen por parte de los miembros del Codex, que pudieron formular observaciones al respecto. También se usó para recopilar comentarios relativos a numerosas disposiciones sobre aditivos alimentarios en el proyecto de la NGAA Sistema utilizado El GTe de la NGAA utilizó durante varios años la aplicación del Servicio de Mensajes y Conferencias de la FAO. La última vez fue con ocasión de la preparación de la reunión del CCFA de Ventajas 1) Se pueden publicar varios documentos extensos en un sitio Web protegido mediante contraseña; 2) Todos los participantes pueden publicar e intercambiar comentarios procedentes de diversas fuentes Desventajas Los comentarios se tenían que publicar en el sitio Web de forma individual y posteriormente se recopilaban manualmente en un único documento para su estudio. Además, el Servicio de Mensajes y Conferencias quedó limitado a la publicación de documentos. No funcionaba como plataforma eficaz para interactuar de forma dinámica. Era una buena aplicación para intercambiar documentos Plataforma ideal La plataforma ideal permitiría a los participantes conversar sobre temas de interés específicos. A efectos de los cuadros de aditivos de la NGAA, con esta plataforma se podría reunir y compilar de forma automática todos los comentarios relativos a una única disposición sobre aditivos alimentarios. Este aspecto es fundamental habida cuenta del volumen de trabajo que queda por realizar con respecto a la NGAA. La mayoría de los GTe llevan a cabo sus actividades en inglés, lo que puede suponer un problema para algunos delegados. Si se dispusiese de los medios para presentar los documentos, comentarios, foros de debate, etc. en diversos idiomas, se podría facilitar la participación de más delegaciones. Tal vez los traductores automáticos no estén todavía preparados para esta tarea, pero podrían constituir una característica interesante de la plataforma. 5.2 El Comité del Codex sobre Residuos de Medicamentos Veterinarios en los Alimentos (CCRVDF): utilización de una plataforma desarrollada de forma específica Objetivo Organización de dos grupos de trabajo por medios electrónicos (relativos a criterios funcionales para los métodos de análisis y la utilización de medicamentos en abejas productoras de miel), ambos han generado una gran cantidad de trabajo a lo largo de varios años Sistema utilizado Desde el comienzo, se planteó la necesidad de crear un foro electrónico para facilitar estas tareas aunque en aquel momento resultaba imposible para la FAO proporcionar a tiempo los medios técnicos necesarios que permitiesen completar las tareas establecidas. Como consecuencia de ello, la Dirección de Medicamentos Veterinarios del Reino Unido creó un recurso que posteriormente se utilizó para promover la labor de los dos grupos de trabajo por medios electrónicos. Los foros creados funcionaron bien y todavía se emplean para continuar la labor relativa a estos dos temas. Además, los Estados Unidos solicitaron la utilización de ambos foros electrónicos para facilitar la labor de otros dos grupos de trabajo por medios electrónicos. Para evitar costos de software, los foros de la Dirección de Medicamentos Veterinarios se desarrollaron mediante el uso de programas de código abierto. Las únicas partidas de gastos correspondieron al tiempo dedicado por el personal de informática para preparar la interfaz necesaria y a los costos, no siempre necesarios, por el alojamiento de los foros en un servidor.

4 CX/EXEC 12/66/ Ventajas Los foros elaborados por la Dirección de Medicamentos Veterinarios son relativamente sencillos y tienen un carácter genérico. Además, pueden modificarse de manera sencilla para ajustarse al trabajo de otros usuarios. Esto permitió a los Estados Unidos utilizar fácilmente los foros en sus tareas. Con la aplicación de los controles administrativos necesarios, los foros permiten a los miembros leer y comentar los documentos y mensajes pertinentes para la tarea en cuestión, promoviendo así los debates dentro del grupo. A través de los foros, los administradores pueden enviar correos electrónicos a todo el grupo para poner de relieve cuestiones que deben abordarse y los plazos para hacerlo a fin de garantizar que se preste la máxima atención a las cuestiones según proceda Desventajas Los participantes en los grupos de trabajo por medios electrónicos en todo el mundo se ven sometidos a una considerable presión en relación con los plazos y los recursos disponibles, ya que todos tienen que atender además a sus tareas cotidianas. Sería recomendable que las herramientas necesarias se ofreciesen de forma centralizada, ya que sin ellas el trabajo puede quedar inacabado o sufrir retrasos, o los presidentes de los grupos pueden verse obligados a encontrar formas de solución por su propia cuenta. 5.3 Comité del Codex sobre Métodos de Análisis y Toma de Muestras (CCMAS): utilización de una plataforma adaptada de Moodle Objetivo El Grupo de trabajo por medios electrónicos sobre el Anteproyecto de Directrices sobre criterios para métodos de detección, identificación y cuantificación de secuencias específicas de ADN y proteínas específicas, en particular en alimentos obtenidos por la biotecnología moderna. Este GTe fue creado por el Comité del Codex sobre Métodos de Análisis y Toma de Muestras (CCMAS) durante su 30.ª reunión Sistema utilizado Con este objetivo, el país anfitrión desarrolló una adaptación específica del programa gratuito de código abierto Moodle ( para brindar apoyo a un Grupo de trabajo electrónico del Codex. El software se instaló en la primera semana de julio de Se necesitaron aproximadamente dos semanas para ajustar y comprobar su funcionamiento adecuado en los servidores del Ministerio de Agricultura de Argentina. Posteriormente, se emplearon otros quince días para aprender a utilizar y personalizar el programa. Durante la primera quincena de agosto se cargaron en el sistema los datos de los participantes registrados, a los que se les solicitó que utilizasen el sistema y se familiarizasen con él (con este objetivo se elaboró un breve manual de instrucciones). La labor del Grupo de trabajo comenzó oficialmente el 17 de agosto de 2009 y finalizó el 20 de noviembre del mismo año. El sitio Web sigue funcionando como un registro de las negociaciones y el destino del proyecto elaborado por el Grupo de trabajo. El Ministerio de Agricultura de Argentina también mantiene el sitio a disposición de todos los interesados en conocer la manera en que se organizaba este Grupo de trabajo por medios electrónicos. La dirección del sitio Web es: (usuario: mock1; contraseña: mock1) Ventajas el proyecto de documento pudo avanzar por los distintos trámites (examen, actualización y negociación) con la misma eficacia que en un grupo de trabajo presencial. la plataforma virtual pudo imitar bastante bien la dinámica de una reunión presencial del CODEX, lo que permitió a la mayoría de los delegados adaptarse fácilmente a este entorno y seguir trabajando en él. dado que la participación no comportaba costos adicionales para los gobiernos, la plataforma permitió la intervención en el debate a países y expertos que normalmente no participan. el establecimiento de un plazo amplio posibilitó un examen más exhaustivo y participativo de las propuestas de negociación (de forma interna para cada gobierno). la organización de la presidencia no comportó costos adicionales importantes para el Gobierno argentino, por lo que la plataforma permitió a un país en desarrollo, como es el caso de Argentina, asumir una función de liderazgo que de otro modo habría sido difícil de lograr. mediante el sistema de registro y publicación, las intervenciones podían examinarse fácilmente en cualquier momento, incluso tras la finalización de las tareas del Grupo de trabajo.

5 CX/EXEC 12/66/ Desventajas En general, ante las propuestas de negociación de otros países, los delegados reaccionaron con la celebración de consultas internas. En algunos casos, las respuestas de sus contrapartes nacionales se retrasaron o no pudo lograrse con rapidez un consenso interno. Se estableció un límite de 48 horas para las respuestas, aunque se aceptaron comentarios recibidos con posterioridad al plazo oficial. Para futuras ocasiones, sería conveniente que los delegados intervengan como si estuvieran en una misión en el exterior, es decir, dispuestos a adoptar una postura por su propia cuenta en caso de que el plazo para las intervenciones esté a punto de concluir Plataforma ideal El sistema de apoyo a los GTe consta de dos componentes principales de idéntica importancia para lograr una labor eficaz: el software (o programa informático) y el método de presidencia del grupo. Con respecto al programa informático, Moodle funcionó bastante bien, debido a estas características: es gratuito. contiene diversas herramientas útiles (foros, chats, encuestas, listas de participantes, etc.) y ofrece gran libertad para personalizar la configuración. el sistema para gestionar usuarios y mostrar la información es adecuado. tiene un alto grado de compatibilidad con diferentes entornos de hardware/software. permite trabajar con una conexión de Internet de ancho de banda bajo. Moodle guarda una gran similitud con algunas herramientas de Internet muy conocidas, aunque su uso resulta todavía más sencillo, lo que permite a los delegados empezar a trabajar con él sin apenas necesidad de recibir instrucciones previas. Un Moodle personalizado (para un GTe del Codex) u otro programa informático con características similares provisto de un manual de usuario podría convertirse en el componente informático perfecto Ahorro para el país anfitrión en comparación con un grupo de trabajo presencial Cálculo aproximado de los costos mínimos: Para una reunión presencial en Argentina fue necesario emplear a tres miembros del personal de la institución (el presidente y dos ayudantes) trabajando a tiempo parcial durante los dos meses que antecedieron y siguieron a la reunión, y a tiempo completo durante la semana de celebración de la reunión, lo que supuso un total aproximado de 500 horas de trabajo más alrededor de USD para costos adicionales (servicios de sonido, asistencia de secretaría, catering, equipos, espacio de reunión, etc.). Para el Grupo de trabajo del CCMAS se necesitaron alrededor de 10 horas de trabajo de un técnico informático y 25 horas de trabajo de un ayudante (distribuidas en 2-3 meses), y dos horas y media diarias del presidente a lo largo de cuatro meses (aproximadamente 250 horas de trabajo); no hubo costos adicionales Descripción de la posible aplicación Una mayor difusión tanto de la herramienta informática utilizada como del método de presidencia aplicado podría ser útil para que países en desarrollo y países desarrollados dispusieran de las mismas posibilidades para participar en grupos de trabajo y presidirlos. De esta forma también se podrían reducir los costos y el tiempo del personal en comparación con los grupos de trabajo basados en la presencia física. En el caso de que la Secretaría del Codex pudiese alojar Moodle en sus servidores, se facilitarían las cosas para los presidentes, sobre todo para los de países en desarrollo. Resultaría sencillo empezar desde una plantilla simple basada en el Grupo de trabajo del CCMAS. La eficacia de la herramienta informática puede quedar anulada si no se dispone de un método adecuado para presidir el grupo. El método de organización de la presidencia del GTe debe respetar plenamente las normas del Manual de procedimiento y adaptar de la forma más fiel posible la dinámica de las reuniones presenciales (con la que la mayoría de delegados se encuentran familiarizados) a este entorno. No obstante, es necesario introducir algunas diferencias con respecto a las reuniones presenciales ordinarias para coordinar un debate entre participantes que trabajan en distintas zonas horarias y se ocupan de otras tareas cotidianas al margen del Grupo de trabajo. Las iniciativas para los GTe deberían prever la elaboración de un manual que trate por completo los aspectos previos de la organización y la presidencia (aparte del manual de usuario de informática), y posiblemente talleres en línea o regionales para difundir y promover la experiencia.

6 CX/EXEC 12/66/9 6 Plazos: 1. Instalar y desarrollar la aplicación específica de Moodle en servidores del Codex mediante el uso del GTe del CCMAS como plantilla inicial y mejorarla a partir de ese momento. La aplicación debería ser capaz de gestionar grupos de trabajo completamente independientes, e inicialmente funcionaría en modo de prueba (1-2 meses). 2. Elaborar un manual de uso del sitio Web, que incluya contenidos técnicos y procedimentales así como una sección de prácticas. El sitio Web podría someterse a pruebas y posteriores mejoras mientras se elabora el manual (de forma simultánea al punto anterior, 3-4 meses). 3. Ampliar la disponibilidad futura de esta herramienta durante reuniones de la CAC y regionales, y posteriormente organizar un primer ejercicio de capacitación (a ser posible también a través de Internet) para futuros centros coordinadores y presidentes de grupos de trabajo (6-8 meses). 4. Después del primer ejercicio de capacitación, el sitio Web debería pasar de modo de prueba a activo, y el primer GTe podría iniciar sus actividades. Costos previstos: servicios de Internet y servidores: posiblemente insignificantes, es probable que ya estén cubiertos por los actuales recursos de la FAO. soporte informático: un par de horas a la semana (principalmente al comienzo). elaboración, publicación y distribución del manual (el uso de medios electrónicos abarataría los costos). estrategia de difusión: podría consistir inicialmente en una simple presentación de PowerPoint que el representante de la Secretaría mostraría en cada reunión pertinente (de la CAC, regional o de Comité). organización del primer ejercicio de capacitación en línea: quizá también talleres regionales que podrían organizarse recurriendo al personal de la FAO, tal como se hizo con la difusión del manual de formación sobre evaluación de la inocuidad de los alimentos derivados de la biotecnología. una vez el sitio Web esté disponible para organizar GTe, un miembro de la Secretaría y un especialista informático deberían ocuparse permanentemente de la gestión de los trámites administrativos y las peticiones de asistencia técnica. 6. Convención Internacional de Protección Fitosanitaria (CIPF): grupos de trabajo por medio de sistema de comentarios audiovisuales y en línea La CIPF es la Convención Internacional de Protección Fitosanitaria, una de las dos organizaciones internacionales de normalización mencionadas en el Acuerdo MSF de la OMS. Al igual que la Secretaría del Codex, la Secretaría de la CIPF está situada en la Sede de la FAO. 6.1 Grupos de trabajo mediante interacción audiovisual Para reducir la necesidad de reuniones presenciales, la Secretaría de la CIPF utiliza dos sistemas en línea que permiten la interacción audiovisual en grupos y el intercambio de documentos. Los sistemas utilizados son ADOBE CONNECT y GOTOMEETING, que ofrecen la posibilidad de mantener videoconferencias en el ordenador. La experiencia de la Secretaría de la CIPF con estos sistemas ha sido positiva. Para su funcionamiento se requiere la presencia de dos personas de la secretaría: una se encarga de presidir la reunión mediante medios electrónicos y la otra de elaborar el acta. El uso de estos programas presenta algunos inconvenientes derivados de las diferencias relativas tanto a las zonas horarias como a la disponibilidad de los miembros, y el ancho de banda de las conexiones de Internet. 6.2 Sistema de comentarios en línea De forma similar a los proyectos de normas del Codex, las normas de la CIPF se someten a las observaciones de los miembros en diversas etapas del procedimiento. A fin de facilitar la recopilación de los centenares de comentarios que suelen recibirse, recientemente la Secretaría de la CIPF ha encargado el desarrollo de un sistema de comentarios en línea. Además de recopilar las observaciones, el sistema también facilita la interacción entre los puntos de contacto y otras partes interesadas dentro de un miembro de la CIPF. 7. Conclusiones (a) Un simple sistema basado en la Web puede facilitar la labor de los GTe ya que no tiene las limitaciones que supone trabajar únicamente mediante correo electrónico. Unos sistemas más complejos reducen la necesidad de organizar grupos presenciales ya que permiten imitar su dinámica de funcionamiento. (b) Un sistema basado en la Web ofrecido de manera centralizada para los GTe podría permitir la reducción de costos, la armonización del procedimiento entre diversos comités, y la centralización de los servicios de capacitación y solución de problemas. Es necesaria la capacitación de presidentes tanto para la utilización técnica del sistema como para la conversión adecuada de los procedimientos del Codex en la plataforma electrónica.

7 CX/EXEC 12/66/9 7 Se podría ofrecer de manera centralizada un sistema de pruebas, por ejemplo por iniciativa de uno o varios países anfitriones, de forma similar a las pruebas realizadas actualmente con un sistema de inscripción en línea. (c) Un sistema de comentarios en línea que permita a los miembros de un grupo formular observaciones sobre los textos párrafo por párrafo podría constituir un componente fundamental de un sistema basado en la Web destinado a GTe. Asimismo podría facilitar la labor del país anfitrión del grupo de trabajo en la recopilación de los comentarios. Este sistema también puede contribuir a la interacción del punto de contacto con otras partes interesadas del país, por lo que podría ayudar a reducir el tiempo de respuesta. La Secretaría del Codex está en contacto con la Secretaría de la CIPF, que ha desarrollado un sistema de este tipo, para evaluar en qué medida puede usarse en el Codex. Agradecimientos: La Secretaría del Codex desea expresar su agradecimiento a Dennis Keefe (Estados Unidos de América) del CCFA, Jack Kay (Reino Unido) del CCRVDF y Martín Lema (Argentina) del CCMAS, por su ayuda en la elaboración de este documento.