VV.AA. Conservación preventiva y procedimientos en exposiciones temporales. Madrid Ed. GEIIC y FDS, pp

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1 ANEXO MODELO DE CONDICIONES GENERALES DE PRÉSTAMO VV.AA. Conservación preventiva y procedimientos en exposiciones temporales. Madrid Ed. GEIIC y FDS, pp NOMBRE Y RAZÓN SOCIAL DE LA INSTITUCIÓN PRESTADORA Se incluye la denominación de la institución, titularidad pública o privada, dirección y datos de contacto. 2. ACEPTACIÓN DE LAS CONDICIONES DE PRÉSTAMO Este punto se puede ubicar al principio o final del documento y su contenido se centra en confirmar que el potencial solicitante ha leído las condiciones bajo las cuales se efectuará el préstamo y se compromete a cumplirlas mediante la devolución firmada del documento a la institución prestadora. 3. DATOS DE LA EXPOSICIÓN Se incluyen los datos básicos de la exposición: título, nombre de la institución organizadora, datos de la persona responsable, objeto y contenido de la muestra, lugar y fechas de celebración. 4. CONDICIONES AMBIENTALES A pesar de que sea ésta una práctica implantada, no se deben exigir condiciones generales ambientales, ya que los parámetros ambientales que correspondan a las necesidades de las obras deberán estar definidos para cada una de ellas, no sólo en función de los estándares apropiados a sus materiales constitutivos, sino de sus condiciones habituales de conservación. Por lo tanto, es un dato inútil establecer valores de estos parámetros de manera generalizada. El solicitante será responsable de que las condiciones ambientales señaladas en las condiciones específicas por obra sean puntualmente atendidas y comprobadas mediante lecturas diarias de temperatura y humedad y, de acuerdo a las instrucciones, enviará las gráficas de dichas lecturas al prestador. No existen tampoco condiciones generales de iluminación para toda tipo de obras. Los requerimientos habituales de 200 Lux para las pinturas y no mas 50 Lux para los documentos sobre papel, son fruto de una enorme simplificación, sin embargo, sí es necesario incorporar en las condiciones especificas el resultado del calculo de los Lux x horas máximo para los tres meses de exposición. La iluminación en vitrinas, nichos u otro tipo de mobiliario museográfico cerrado deberá ser, en todos los casos, autorizada por el prestador, por lo que el solicitante se compromete a enviar, con antelación al montaje museográfico, las propuestas y especificaciones técnicas que para estos casos contemple y no proceder al respecto hasta haber recibido la respuesta por escrito del prestador. Salvo casos excepcionales las obras nunca se expondrán a la luz natural directa y para aquellas que se exhiban en vitrinas, nichos o mobiliario museográfico cerrado, dichos espacios deberán prepararse con materiales compatibles. Se establecen los requerimientos de aclimatación de los embalajes antes de su apertura y se detallan las condiciones para su resguardo, en la eventualidad de que las obras

2 viajen a lugares con grandes diferencias climáticas en relación a las de su lugar de origen, con el fin de prevenir condensaciones en el interior de los embalajes. 5. MANIPULACIÓN Se enfatiza que tanto la manipulación de las obras, como cualquier intervención relacionada con ellas o su entorno, se efectuará siempre en presencia del correo, asistido por personal de la sede que estará especializado en la manipulación de bienes culturales. Asimismo se señala que, en ausencia del correo, se comunicará de manera inmediata a la institución prestadora sobre cualquier incidente relacionado con la obra y que será ésta quien determine las acciones del caso, mediante instrucciones expresas, viaje del correo, etc. 6. EMBALAJE Y TRANSPORTE Se indica que el solicitante se obliga a transportar los obras en préstamo, contratando para este fin a una empresa especializada en bienes culturales, que acredite su experiencia y solvencia en esta materia mediante la presentación de un listado de trabajos anteriores y la descripción técnica de los equipos, los procedimientos y medidas de seguridad que se implicarán en el transporte de las obras, asumiendo además que se obliga a atender las indicaciones y recomendaciones que para estos efectos el prestador estime conveniente, bajo los estándares internacionales tales como la Norma ISO 9001: Otros aspectos a incluir en el apartado de embalaje y transporte son los siguientes: certificación de capacitación del personal en el manejo de bienes culturales, cumplimiento de estándares internacionales en materiales y producción de embalajes, precintado de los embalajes, código de identificación, marcaje gráfico y pictogramas relativos a la manipulación de los embalajes (posición, fragilidad, protección de intemperie, etc.) y exentos de referencias al propietario, destino y contenido del embalaje, descripción de los requerimientos para vehículos de transporte terrestre (capacidad en correspondencia con las dimensiones y pesos de la obra, suspensión neumática, caja de carga de seguridad climatizada, elevador de carga hidráulico, etc.). En cuanto a la seguridad se podrán exigir los servicios profesionales de escolta, la presentación de procedimientos en caso de pernocta, trayectos, aduanas que deberán cruzar, etc. En relación al transporte aéreo es imprescindible que la empresa transportista efectúe la contratación de personal de pista en los aeropuertos (origen, escalas y destino). Este servicio comprende: las acciones de carga, paletización, manipulación y faenas en pistas y recintos aduaneros. Se requiere, para conocimiento y aprobación del prestador, la presentación del plan de viaje (itinerario del correo y la hoja de ruta de los embalajes). Se anota que es facultad del prestador la aprobación o impugnación de la empresa de embalaje y transporte cuando, por motivos de insuficiencia técnica o garantías deficientes así lo considere. Se indica que el organizador o solicitante se obliga a financiar el transporte terrestre y/o aéreo de las obras, desde el lugar en que se encuentran hasta aquellos en los que vayan a ser exhibidas, y desde la última sede de exhibición hasta el retorno a su lugar de origen. 7. CONDICIONES DE VIAJE DEL CORREO Se indica que el prestador designará, en función del número y complejidad de las obras en préstamo, la cantidad de correos que las acompañarán, anotando que el correo permanecerá en las sedes el tiempo necesario para la verificación del estado de las obras, su instalación en las áreas de exhibición y la confirmación de que las condiciones responden con puntualidad a las especificaciones de conservación, exhibición y seguridad.

3 Se expresa que el solicitante asume que el correo designado por el prestador está facultado para solicitar in situ, medidas adicionales de precaución, de seguridad, conservación y exhibición, e incluso, podrá retirar las obras cuando por razones evidentes de riesgo lo estime necesario. Así mismo, se expresa que el solicitante correrá con los gastos ocasionados por el hecho de que las obras, después de haber sido instaladas, requieran de algún movimiento o sufran daños y que el solicitante se obliga a notificarlo y no proceder hasta que el prestador informe por escrito lo que a su juicio corresponda. Se detallarán los acuerdos establecidos para el transporte, alojamiento y dietas del correo (categoría del pasaje aéreo, categoría del hotel, cuantía de las dietas, póliza de seguro personal, etc.). Se señala que para los casos en los que el correo transporte la obra en mano, se requiere de la presencia de un representante o corresponsal de la empresa de transporte en los aeropuertos de origen, escala y destino, a fin de solventar posibles incidencias y realizar los trámites aduaneros que por ley correspondan. 8. CONDICIONES PARA EL MONTAJE Se indica que los trabajos museográficos (carpintería, pintura, etc. y cualquier otra actividad que implique riesgo potencial para las obras) deberán estar terminados 48 horas antes de la llegada de los embalajes al espacio expositivo, y éste se encuentre limpio y ordenado. Se especifica que el correo verificará las condiciones ambientales generales, el equipo y funcionamiento de seguridad, los elementos museográficos, la iluminación y que el espacio expositivo presente las condiciones cualitativas para el desarrollo de las actividades de montaje. 9. DOCUMENTACIÓN Y SEGUROS Se define la documentación obligada para la tramitación del préstamo: orden ministerial, permiso de exportación, tramitación aduanera, actas, certificado de seguro, etc. Se detalla el tipo de póliza de seguro (todo bien todo riesgo, clavo a clavo ), especificando quién será el beneficiario, quién será el tomador, así como el listado de cláusulas obligadas, el periodo de cobertura y de acuerdo a las normativas o criterios del prestador y el plazo de entrega del certificado de seguro. Se precisa que para los efectos del aseguramiento de las obras, el solicitante cubrirá los costes de la póliza de seguro, reservándose el prestador las facultades para su aceptación o rechazo. 10. RESTRICCIONES A LA DURACIÓN DEL PRÉSTAMO Se especifican las restricciones temporales del préstamo. Se fija un tiempo máximo de exposición para determinadas obras (por su naturaleza). Se especifican las causas de finalización anticipada del préstamo: cuando las obras sufran daño o exista riesgo, cuando se destinen a un uso diverso del pactado (sin autorización previa y por escrito del prestador), o cuando se incumplan cualquiera de las obligaciones pactadas en el préstamo. 11. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS E IMÁGENES Se puntualizan los acuerdos y procedimientos en materia de reproducción de imágenes de la obra: permisos, restricciones, prohibiciones, derechos de autor, copyright, costes y legislaciones.

4 Se expresa la autorización del prestador para el uso de imágenes fotográficas para los fines únicos de la producción del catálogo de la exhibición y, si es el caso, para las acciones relacionadas con la difusión, tales como invitaciones a la apertura de la exhibición, imágenes integradas en la museografía o la didáctica de la exhibición, anotando que, en las aplicaciones de las imágenes fotográficas, el solicitante se obliga a integrar las leyendas que el prestador indique. De igual manera, se especifica que cualquier otro uso de las imágenes como carteles, postales u objetos promocionales, quedará sujeto a la autorización escrita del prestador y bajo las condiciones que estime convenientes. 12. CATÁLOGOS Y OTRAS PUBLICACIONES Se determina el número de ejemplares de obsequio para el prestador, así como el número de ejemplares del resto de publicaciones (folletos, invitación, tríptico, cartel, etc.). Se precisa la forma en que se acreditará al prestador en las publicaciones de la exposición. 13. DEVOLUCIÓN DE LAS OBRAS Se puntualiza la fecha de la restitución de la obra y se detallan los compromisos establecidos para el efecto. Asimismo, el prestador se reserva el derecho de retirarlas antes del plazo establecido por incumplimiento de las condiciones aquí expresadas, en cuyo caso todos los gastos derivados serán a cargo del organizador. Se precisa el marco legal (generalmente es el del prestador) indicando el país, estado, ciudad, tribunales y legislación bajo la cual se resolverán las controversias. El prestador Nombre / Cargo El solicitante Nombre / Cargo

5 ANEXO MODELO DE CONDIÇÕES GERAIS DE EMPRÉSTIMO VV.AA. Conservación preventiva y procedimientos en exposiciones temporales. Madrid Ed. GEIIC y FDS, pp NOME E RAZÃO SOCIAL DA INSTITUIÇÃO EMPRESTADORA O documento deverá ser redigido em papel timbrado da instituição, contendo titularidade pública ou privada, logomarca, endereço e dados para contato. 2. ACEITAÇÃO DAS CONDIÇÕES DE EMPRÉSTIMO Este item pode ser localizado no princípio ou final do documento e tem como objetivo confirmar que o potencial solicitante leu as condições sob as quais se efetuará o empréstimo e se compromete a cumpri-las, para tanto o solicitante deverá devolvê-lo assinado a instituição emprestadora. 3. DADOS DA EXPOSIÇÃO Incluem-se os dados básicos da exposição: título, nome da instituição organizadora, dados do responsável, objetivo e conteúdo da mostra, local, datas e período do empréstimo. 4. CONDIÇÕES AMBIENTAIS Apesar de ser uma prática comum, não se devem exigir condições gerais ambientais, já que os parâmetros que correspondem às necessidades das obras deverão estar definidos, para cada uma delas, em função dos padrões apropriados a seus materiais constitutivos e suas condições habituais de conservação. Portanto, não é necessário estabelecer valores destes parâmetros de forma generalizada. O solicitante será responsável de que as condições ambientais especificadas para cada obra sejam atendidas e comprovadas mediante leituras diárias de temperatura e umidade. Estes gráficos poderão ser enviados periodicamente ao cedente. Não existem também condições gerais de iluminação para todo tipo de obras. Os requerimentos habituais de 200 Lux para as pinturas e de no máximo 50 Lux para os documentos sobre papel, são fruto de uma enorme simplificação, porém é necessário incorporar nas condições específicas o resultado do cálculo dos Lux x Horas máximo para o período expositivo. A iluminação em vitrines, nichos ou outro tipo de mobiliário museográfico fechado deverá ser, em todos os casos, autorizada pelo emprestador, razão por que o solicitante se compromete a enviar, com antecedência à montagem museográfica, as propostas e especificações técnicas contempladas para estes casos e não dar continuidade ao processo até ter recebido a resposta por escrito do cedente. Exceto em casos excepcionais as obras nunca deverão ser expostas à luz natural direta. Para obras expostas em vitrines, nichos ou mobiliário museográfico fechado, estes deverão ser preparados com materiais adequados à conservação e compatíveis às especificidades das mesmas. Deve ser requerida a aclimatação das embalagens antes de sua abertura. Na eventualidade de que as obras viajem a lugares com grandes diferenças climáticas em relação às de seu lugar

6 de origem, devem ser detalhadas as condições para a guarda das embalagens vazias, para prevenir condensações no interior das mesmas. 5. MANIPULAÇÃO Enfatiza-se que tanto a manipulação das obras, como qualquer intervenção relacionada com elas ou seu entorno, será efetuada sempre em presença do courier, assistido por pessoal local especializado. Na ausência do courier, comunicar-se-á de maneira imediata a instituição emprestadora sobre qualquer incidente relacionado com a obra, pois será esta quem determinará as ações necessárias, mediante instruções expressas por escrito. 6. EMBALAGEM E TRANSPORTE Neste item deve-se especificar a obrigação do solicitante em contratar uma transportadora especializada em bens culturais, com experiência comprovada e apresentação de seu portfolio e a descrição técnica dos equipamentos, dos procedimentos e das medidas de segurança para o transporte das obras, assumindo ainda a obrigação de atender as indicações e recomendações que, para estes efeitos, o cedente julgar conveniente, sob os padrões internacionais tais como a Norma ISO 9001: Outros aspectos a incluir no item de embalagem e transporte são os seguintes: certificação de capacitação do pessoal no manejo de bens culturais, cumprimento de padrões internacionais em materiais e produção de embalagens, lacres, código de identificação, destino, marcação gráfica e símbolos relativos à manipulação das mesmas (setas de posição, fragilidade, proteção de intempérie, dentre outros), exceto referências ao proprietário e conteúdo. Além disto, o documento deve conter a descrição dos requerimentos para veículos de transporte terrestre (tipo, capacidade em correspondência com as dimensões e pesos da obra, suspensão pneumática, compartimento de carga climatizado, plataforma hidráulica, sistema de rastreamento via satélite, dentre outros). Quanto à segurança poderão ser exigidos os serviços profissionais de escolta, a apresentação de procedimentos em caso de pernoite, trajetos, alfândegas, etc. Em relação ao transporte aéreo é imprescindível que a empresa transportadora e/ou a instituição cedente efetue a solicitação para que o courier possa acompanhar as ações de carga, paletização e despaletização, manipulação e trabalhos em pistas e recintos alfandegários. É requerida, para conhecimento e aprovação do cedente, a apresentação do plano de viagem (itinerário do courier e o conhecimento aéreo (air waybill) das embalagens. Anota-se que é direito do emprestador a aprovação ou impugnação da empresa de embalagem e transporte por motivos de insuficiência técnica ou garantias deficientes. Indica-se que o organizador ou solicitante se obriga a financiar o transporte terrestre e/ou aéreo das obras, desde o lugar em que se encontram até aqueles nos quais serão exibidas, e desde a última sede de exibição até o retorno ao seu lugar de origem. 7. CONDIÇÕES DE VIAGEM DO COURIER Neste item o emprestador indicará, em função do número e complexidade das obras em empréstimo, a quantidade de couriers que as acompanharão, anotando que o courier permanecerá no local o tempo necessário para a verificação do estado de conservação das obras, sua instalação nas áreas de exibição e a confirmação de que as condições respondem com precisão às condições estabelecidas para o empréstimo. Atribui-se ao solicitante a obrigação de atender as medidas adicionais, que se fizerem necessárias, indicadas pelo courier designado pelo emprestador. O courier está autorizado a solicitar, in situ, medidas adicionais de precaução, de segurança, de conservação e de

7 exposição e, inclusive, poderá retirar as obras quando, por razões evidentes de risco, julgar necessário. Da mesma forma, esclarece-se que o solicitante se incumbirá dos gastos ocasionados pelo fato de que as obras, depois de terem sido instaladas, requeiram algum movimento ou sofram danos. É também obrigação do solicitante notificar, por escrito, ao cedente que deverá descrever e autorizar os procedimentos que considerar adequado. Serão detalhados os acordos estabelecidos para o transporte, alojamento e diárias (per diem) do courier (categoria da passagem aérea, categoria do hotel, quantia das diárias, apólice de seguro pessoal, etc.). Indica-se que, caso o courier transporte a obra em mão, seja solicitado bilhete aéreo especial (eventual assento extra para a obra) e a presença de um representante ou correspondente da empresa transportadora nos aeroportos de origem, escala e destino, a fim de resolver possíveis incidências e realizar os trâmites alfandegários que, por lei, corresponderem. 8. CONDIÇÕES PARA A MONTAGEM Indica-se que os trabalhos museográficos (carpintaria, pintura, iluminação e qualquer outra atividade que implique risco potencial para as obras) deverão ser finalizados 48 horas antes da chegada das embalagens ao espaço expositivo, momento em que este deverá encontrarse limpo e em ordem. Especifica-se que o courier verificará as condições ambientais gerais, o equipamento e funcionamento de segurança, os elementos museográficos, a iluminação. O espaço expositivo deverá apresentar as condições adequadas para o desenvolvimento das atividades de montagem e de trabalho do courier. 9. DOCUMENTAÇÃO E SEGUROS Define-se a documentação obrigatória para a tramitação do empréstimo: autorização dos órgãos competentes, autorização de exportação temporária, tramitação alfandegária, documentação pertinente aos traslados das obras, certificado de seguro etc. Detalha-se o tipo de apólice de seguro (contra todos os riscos prego a prego ), indicando o beneficiário, quem será o contratante, assim como a lista de cláusulas obrigatórias, o período de cobertura de acordo com as normas ou critérios do cedente, o prazo de entrega do certificado de seguro. O solicitante cobrirá os custos da apólice de seguro, e ao emprestador reserva-se o direito da aceitação ou não da empresa seguradora indicada, bem como das clausulas contratuais. 10. RESTRIÇÕES À DURAÇÃO DO EMPRÉSTIMO Especificam-se as restrições do empréstimo. Determina-se a limitação do numero de itinerância. Fixa-se um tempo máximo de exposição para determinadas obras (por sua natureza e conservação). Especificam-se as causas de finalização antecipada do empréstimo: quando as obras sofrerem dano ou exista risco, quando se destinarem a um uso diverso do acordado (sem autorização prévia e por escrito do emprestador), quando se descumprirem qualquer das obrigações acordadas no empréstimo ou por motivos outros. 11. REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS E IMAGENS Especificam-se os acordos e procedimentos em matéria de reprodução de imagens da obra: autorizações, restrições, proibições, direitos autorais, copyright, custos e legislações.

8 Se for o caso, expressa-se a autorização do emprestador para o uso de imagens da obra para os fins de reprodução no catálogo da exposição e demais produtos gráficos relacionados com a mostra, tais como convites, folders, cadernos educativos, museografia e divulgação, de acordo com os créditos obrigatórios informados pelo cedente. Da mesma maneira, especifica-se que qualquer outro uso das imagens como cartazes, postais objetos promocionais ou divulgação via internet, ficará sujeito à autorização por escrito do cedente e sob as condições que ele julgar convenientes. 12. CATÁLOGOS E OUTRAS PUBLICAÇÕES Determina-se o número de exemplares gratuitamente destinados ao emprestador assim como o número de exemplares dos demais produtos gráficos (convites, folders, cartazes, etc.). Determina-se a forma do crédito do cedente nas publicações da exposição. 13. DEVOLUÇÃO DAS OBRAS Determina-se o prazo máximo para a restituição da obra e se detalham as obrigações estabelecidas para a devolução. Da mesma forma, o emprestador se reserva o direito de retirá-las antes do prazo estabelecido por descumprimento das condições aqui expressas, em cujo caso todos os gastos derivados estarão a cargo do organizador. Precisa-se a instância legal (geralmente é o do emprestador) indicando o país, estado, cidade, tribunais e legislação sob a qual se resolverão as controvérsias. Cedente Nome / Cargo Local e Data Solicitante Nome / Cargo Local e Data