Capítulo 2 SOC para Relaciones Corporativas e Individuales 15. Recursos Humanos 16. Información Corporativa y Activos de la Empresa

Transcripción

1 (SOC) Índice Alcance e Implementación 1. Satisfacción del Cliente 2. Producción y Tecnología, Aseguramiento de Calidad 3. Comercialización y Ventas 4. Contratación 5. Medio ambiente 6. Control de Exportación 7. Ley de Competencia 8. Transacciones Gubernamentales 9. Pagos Inadecuados 10. Ética de Ingeniería 11 Derechos de la Propiedad Intelectual 12. Contabilidad 13. Comunicaciones Corporativas 14. Publicidad Capítulo 2 SOC para Relaciones Corporativas e Individuales 15. Recursos Humanos 16. Información Corporativa y Activos de la Empresa Capítulo 3 SOC para Relaciones Comunitarias 17. Relaciones Comunitarias 18. Contribuciones Políticas 1

2 Alcance e Implementación Scope and Implementation La política básica de Toshiba TEC Group requiere que las empresas de Toshiba TEC Group lleven a cabo sus actividades empresariales bajo el cumplimiento de las normas legales y reglamentos y la conducta con los más altos estándares de ética empresarial, con el fin de cumplir con todas sus responsabilidades sociales corporativas relacionadas con la protección del medio ambiente mundial, contribución a la comunidad local y respeto a los derechos humanos. Con el fin de promover la realización de esta política básica, Toshiba TEC Group ha definido estas normas de conducta de Toshiba TEC Group (de aquí en adelante referido como SOC), como una guía de normas generales de comportamiento que todos los directores y empleados de las empresas Toshiba TEC Group deben seguir en sus actividades empresariales. 1. Alcance del SOC Scope of the SOC (1) Estos SOC, en su aprobación por cada empresa del Toshiba Tec Group por resolución de la Junta de directores u otras acciones corporativas apropiadas, aplicará a todos los directores y empleados, incluyendo asesores y empleados externos. (2) Cada empresa de Toshiba Tec Group puede modificar estos SOC en su adopción por las razones que se detallan a continuación, pero no harán modificaciones que contradigan el contenido general y las intenciones del SOC: -para dar cabida a las leyes locales y regulaciones gubernamentales, las prácticas empresariales, prácticas laborales, valores o similares, tradicional en el país o región. -para adoptar un SOC específico y adecuado al campo de la empresa de negocios, productos, servicios y actividades. 2. Aplicación del SOC Implementation of the SOC (1) Cada empresa de Toshiba Tec Group nombrará un " Jefe Administrador de Implementación" para asumir la responsabilidad general de la aplicación de los SOC. El Jefe Administrador de Aplicación de la Corporación Toshiba Tec será el Director de Gestión de Cumplimiento de Riesgo (2) Cada Jefe Administrador de Implementación puede designar, según sea necesario, "Administradores de Implementación", que serán responsables de la implementación de cada 2 artículo de los SOC. Dentro de la Corporación Toshiba Tec, el Presidente de la compañía de cada empresa interna y el Gerente General de cada división de personal asumirá la función de Administrador de Implementación. En esta capacidad, son responsables de la aplicación de los SOC en sus empresas internas o divisiones y también de guiar la implementación en empresas de Toshiba Tec Group que son responsables.

3 (3) La división del personal corporativo de cada compañía de Toshiba Tec Group a cargo de alguno de los elementos de estos SOC formulará normas importantes o programas de cumplimiento y apoyará a los Administradores de Implementación de la Compañía Toshiba Tec Group y cualquier empresa relacionada, al proporcionar información y asesoramiento en la formulación de normas de implementación y en el desarrollo de programas educativos. (4) El Centro de Promoción de Responsabilidad Social Corporativa y Servicio Legal de la Corporación Toshiba Tec Group serán los organismos encargados del mantenimiento de los SOC y la promoción y apoyo para la adopción e implementación de los SOC por las empresas del Toshiba Tec Group. 3. Sistema de Reporte de Información Interno y protección de los Proveedores de Información In-house Information Reporting System and Protection of Information Providers (1) Las Empresas de Toshiba Tec Group establecerán un Sistema de Reporte de Información Interno para asegurar que los directores y empleados de Toshiba Tec Grup sean capaces de reportar información de cumplimiento de riesgo (Nota) directamente al Jefe de los Administradores de Implementación o la división responsable de los asuntos de cumplimiento de riesgo (2) Los Directores y Empleados de cada empresa de Toshiba Tec Group deben reportar cualquier información de Cumplimiento de Riesgo que tengan inmediatamente a sus supervisores o proporcionar dicha información utilizando el Sistema de Reporte de Información Interno. (3) Los Jefes Administradores de Implementación, las divisiones de riesgo de cumplimiento y supervisores que reciban información de cumplimiento de riesgo deben responder y actuar con prontitud y de manera apropiada. (4) Los Directores y Empleados que proporcionen información de cumplimiento de riesgo por una buena razón y de buena fe no deben ser tratados desventajosamente en el campo en el que proporcionaron dicha información. 4. Acción Disciplinaria Disciplinary Action Cualquier conducta que viole de estos SOC estarán sujetos a medidas disciplinarias, incluyendo el despido, según y como se explica más adelante en las Normas Disciplinarias de la Compañía de Toshiba Tec Group/ Manual del Personal (Nota) "Información de Cumplimiento de Riesgo", se refiere a cualquier información con respecto a las acciones o actividades que pueden levantar sospecha de tales acciones, prohibidas 3 por estos SOC.

4 Chapter 1 SOC for Business Activities 1. Satisfacción del Cliente Customer Satisfaction 1) Política Corporativa de Toshiba TEC grupo Las Empresas de Toshiba Tec Group deberán suministrar productos, sistemas y servicios (en lo sucesivo denominados "productos y servicios") que se basan en la voz de los comentarios de los clientes para satisfacer las necesidades y los requisitos del cliente, y que cumplan con las leyes, regulaciones y contratos. Los Directores y empleados deberán: (1) suministrar productos y servicios seguros y confiables; (2) proporcionar información confiable acerca de productos y servicios en forma adecuada; (3) responder a solicitudes y consultas de los clientes de manera honesta, rápida y adecuada; (4) respetar la voz del cliente y esforzarse por desarrollar y mejorar los productos y servicios que satisfagan las necesidades del cliente; y (5) colectar, utilizar y administrar correctamente los datos personales de los clientes. 4

5 Chapter 1 SOC for Business Activities 2. Producción y Tecnología, Aseguramiento de la Calidad Production and Technology, Quality Assurance Las Empresas de Toshiba Tec Group deberán: (1) observar todas las leyes y reglamentos aplicables, así como contratos relacionados a la producción, tecnología, calidad y seguridad de los productos; y (2) promover una constante innovación tecnológica y mejora del producto y suministrar productos seguros y de alta calidad y servicios que satisfagan las necesidades de clientes e incorporen las tecnologías más avanzadas. (1) asegurar el cumplimiento de los compromisos de garantía, dando prioridad a la satisfacción del cliente y garantizando la seguridad de los productos; (2) promover la investigación y desarrollo de avances tecnológicos, productos y servicios y la mejora continua de la infraestructura tecnológica; mantener la infraestructura funcional básica y tecnológica, con el fin de responder de manera oportuna y adecuada a los cambios en el entorno tecnológico y desarrollar productos y servicios que utilicen tecnologías avanzadas efectivamente; (3) al emprender actividades relacionadas a producción y tecnología, deben buscar asegurar y explotar los derechos de propiedad intelectual para Toshiba TEC Group, respetando plenamente los derechos legítimos de propiedad intelectual de terceros. Los Directores y Empleados no adquirirán información confidencial de terceros de manera incorrecta, ni revelarán o divulgarán a otros secretos comerciales (Nota 1), ya sea sobre la Corporación de Toshiba TEC, Compañía de Toshiba TEC Group o un tercero, sin antes obtener la aprobación correspondiente; y (4) en caso de que obtengan información sobre accidentes relacionados con los productos y servicios o la seguridad de los productos y servicios, deben verificar los hechos de dicha información inmediatamente y tomar medidas basadas en dicha verificación. 5

6 (Nota 1) Aquí, "secretos comerciales" significa secretos comerciales, saber cómo y otra información técnica o comercial que es usada en actividades de negocios y se mantiene como confidencial. Chapter 1 SOC for Business Activities 3. Comercialización y Ventas Marketing and Sales Las Empresas de Toshiba Tec Group deberán: (1) entregar productos y servicios superiores, que satisfagan las necesidades y los requisitos del cliente y realizar actividades de comercialización y ventas en cumplimiento de las leyes y reglamentos; y (2) reconocer el valor de la información como un activo y esforzarse por proteger la información de terceros (incluyendo secretos comerciales (Nota 2) de otras empresas y datos personales) obtenida a través de comercialización y ventas. (1) seguir las prácticas sólidas y justas de negocios en todas las relaciones con los clientes; (2) promover la comercialización y ventas que cumplan con todas las leyes y reglamentos, observar las prácticas de negocios y respetar las costumbres socialmente aceptadas; (3) observar los SOC en el "Derecho de la Competencia" y esforzarse por practicar y promover la competencia libre y justa; (4) si el cliente es una agencia del gobierno (Nota 3) (en adelante, ya sean nacionales o extranjeras e incluso las empresas de propiedad de los gobiernos nacionales o locales), cumplir con la norma de la empresa en las actividades de comercialización hacia los organismos gubernamentales y no participar en ninguna actividad ilegal, tales como: obstrucción de la oferta (Nota 4) o coordinación de competidor en órdenes (Nota 5), actividades relacionadas o actividades que resulten en sospecha de participar en tal comportamiento; y (5) adquirir información de terceros sólo de fuentes legítimas y manejarla adecuadamente y no revelar dicha información a terceros sin antes obtener la aprobación correspondiente. (Nota 2) Aquí, "secretos comerciales" significa secretos comerciales, saber cómo y otra información técnica o comercial que es usada en actividades de negocios y se mantiene como confidencial. 6

7 (Nota 3) obstrucción de la oferta, coordinación del competidor y cualquier práctica anticompetitiva similar es ilegal y prohibida independientemente de la identidad del cliente o la naturaleza de la transacción. Las transacciones del gobierno se mencionan aquí como un ejemplo de un número de zonas de alto riesgo. (Nota 4) Aquí " obstrucción de la oferta ", se refiere a cuando se trata de una agencia del gobierno, investigando sobre las intenciones de la agencia con respecto a qué licitador prospectivo será contratado o al posible precio de oferta, o actuar de esa forma para la agencia a para concretar tales intenciones. (Nota 5) Aquí, "coordinación de competidor en órdenes" se refiere a intercambio de información o coordinar con los competidores en cuanto a qué licitador prospectivo será contratado o al posible precio de oferta y otra información. Intercambio de precio o información de precio relacionado con competidores o sus representantes debe evitarse en toda circunstancia. 7

8 Chapter 1 SOC for Business Activities 4. Obtención Procurement Las Empresas del Toshiba Tec Group deberán: (1) cumplir con todas las leyes y reglamentos y tener en cuenta el medio ambiente; (2) proporcionar proveedores (en lo sucesivo incluyendo a potenciales proveedores) con igualdad de oportunidades para las transacciones con Toshiba TEC Group; y (3) procurar establecer mejores asociaciones con proveedores basados en la confianza y comprensión mutua. (1) dar prioridad a los proveedores que cumplan los siguientes requisitos: -cumplir con las leyes y reglamentos, destacar la consideración hacia el medio ambiente y que tengan excelente capacidad técnica; -tener un suministro estable, flexibilidad para abordar fluctuaciones en la oferta y la demanda y gestión racional; y -ser de calidad, precio y entregar bienes, productos y servicios a tiempo; (2) antes de la adquisición de bienes y servicios necesarios, realizar una evaluación completa y justa conforme a las normas que se establecen a continuación: -el medio ambiente; -calidad y precios razonables y económicamente racionales; y -entregar a tiempo y con un suministro estable; (3) abstenerse de recibir cualquier beneficio personal de los proveedores en cuanto a adquisiciones institucionales y cumplir con las obligaciones contractuales a los proveedores de buena fe, asegurando que todas las transacciones cumplen plenamente con las prácticas comerciales éticas y con todas las leyes y regulaciones para proteger los proveedores; 8

9 (4) nunca emplear medios ilegales para obtener información confidencial de proveedores u otros terceros en el curso de las actividades de adquisición y evitar revelar información confidencial sobre proveedores de Toshiba TEC Group y terceros sin antes obtener la aprobación correspondiente; y (5) Asegurarse de que todas las compras están autorizadas por los servicios competentes de compras, obtención o departamentos del subcontratista. 9

10 Chapter 1 SOC for Business Activities 5. Medio Ambiente Environment Las Empresas de Toshiba Tec Group deberán (1) esforzarse por promover un medio ambiente sostenible con el reconocimiento de que la Tierra es un bien insustituible y que hay una obligación colectiva para dejarla en un estado sano para las futuras generaciones; (2) cumplir con normas internacionales, regionales y nacionales, leyes, reglamentos, acuerdos, directrices de la industria y las normas de la empresa relacionadas con el medio ambiente; (3) contribuir a la sociedad mediante el desarrollo y ofrecimiento de excelentes productos que incorporan tecnologías para la protección del medio ambiente; y (4) esforzarse por reducir el impacto ambiental de las actividades empresariales. (1) esforzarse por realizar investigaciones y actividades de desarrollo y fabricación de productos que reducen el impacto sobre el medio ambiente y también trabajar proactivamente para maximizar el uso eficiente de energía, reducir el uso de recursos naturales y reciclar en el curso de todas las actividades comerciales con el fin de evitar el calentamiento global y el usar recursos eficientemente; (2) continuamente mejorar las actividades medioambientales mediante la implementación de planes de acción de perspectivas a corto y a largo plazo a través de operaciones diarias; (3) realizar inspecciones y mediciones periódicas y mantener registros de sus resultados. Cuando hay una irregularidad, tomar con prontitud medidas correctivas y preventivas; (4) realizar evaluaciones de impacto ambiental oportuna y adecuada durante la planificación de nuevas plantas y reubicaciones de planta, inversión en instalaciones de producción, diseño y planificación de producto y la compra de nuevas piezas, componentes o materiales; (5) tratar de evitar el uso o la emisión de cualquier sustancia que, aunque no prohibido por la ley 10 o legislación aplicable, es reconocido como una amenaza para el medio ambiente por el gobierno o autoridad pública ambiental de cualquier país o región en que opera Toshiba TEC Group. Si dicha sustancia debe ser utilizada por empresas de Toshiba TEC Group, por cualquier motivo,

11 deberá hacer todo lo posible para minimizar su impacto medioambiental a través de la aplicación de la mejor tecnología disponible y el saber hacer; y (6) intentar mantener canales de comunicación buenos y abiertos para la divulgación de la información sobre nuestras actividades ambientales. 11

12 Chapter 1 SOC for Business Activities 6. Control de Exportación Export Control Empresas del Toshiba Tec Group deberá: (1) abstenerse de cualquier transacción que podría poner en peligro el mantenimiento de la paz mundial y la seguridad; (2) cumplir con todas las leyes de exportación aplicables y las regulaciones de cada país y región de operación y con los de los Estados Unidos si nos dedicamos a las transacciones relacionadas a productos estadounidenses e información tecnológica; y (3) preparar y ejecutar programas de cumplimiento para el control de exportación (en lo sucesivo los "Programas de Control de Exportación") que estipulan las políticas corporativas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de las leyes y reglamentos anteriores. (1) abstenerse de cualquier transacción que podría poner en peligro el mantenimiento de la paz mundial y la seguridad o las transacciones producto o tecnología que puedan violar las leyes y reglamentos siguientes: -todas las leyes de control de exportación aplicables y regulaciones en cada uno de los países y regiones donde opera Toshiba TEC Group. -las leyes de control de exportación y regulaciones de los Estados Unidos aplicables a las transacciones relacionados a productos estadounidenses e información tecnológica; (2) asegurar una gestión estricta de transacciones desde la consulta inicial hasta la entrega de productos y servicios mediante la observación de los procedimientos detallados para el control de las operaciones previstas en el Programa de Control de exportación; y (3) evitar que nuestros productos sean usados para el desarrollo y fabricación de armas convencionales y armas de destrucción masiva, verificando el uso final y el usuario final de los productos y tecnología. 12

13 Chapter 1 SOC for Business Activities 7. Ley de Competencia Competition Law (1) cumplir con todas las leyes y regulaciones promulgadas con el propósito de mantener libre y justa competencia (en lo sucesivo denominada "Las Leyes de Competencia"); y (2) preparar e implementar de manera apropiada, programas de cumplimiento de las Leyes de Competencia y las normas de la empresa sobre actividades hacia los organismos gubernamentales que establecen las políticas corporativas y procedimientos para asegurar el cumplimiento con las Leyes de Competencia y regulaciones relacionadas.(nota 6) (1) observar las Leyes de Competencia así como las reglas de la empresa en actividades de mercadeo hacia agencias gubernamentales y promover actividades libres y justas; (2) evitar acuerdos o entendimientos con competidores sobre la fijación de precios (incluyendo cotizaciones y ofertas), el volumen de producción y ventas, asignación de mercados, clientes o territorios, o restricciones en la capacidad de producción o tecnología. La prohibición de tales acuerdos no se limita a los efectivamente registrados por escrito a través de memorandos o minutos, sino que también se extiende también a acuerdos orales; (3) si el cliente es una agencia del gobierno, respetar las normas de la empresa en actividades de mercadeo hacia agencias gubernamentales y no participar en actividades tales como obstrucción de la oferta (Nota 7) o coordinación de competidor en órdenes (Nota 8); (4) no participar en actividades u organizar o participar en reuniones, hacer promesas o acuerdos, o intercambio de información que puede ser una causa de preocupación con respecto a los párrafos (2) y (3) de arriba o participar en actividades relacionadas o actividades que pueden provocar la sospecha de que está participando en dicha conducta;(nota 9) (5) no requerir que distribuidores o representantes estén de acuerdo a mantener precios de reventa para cualquier producto de la empresa Toshiba TEC Group; y 13 (6) no permitir a terceros (incluidos los representantes de ventas) participar en actividades prohibidas en virtud de los párrafos (2) al (5) de más arriba.

14 (Nota 6) Además de programas de cumplimiento antimonopolio básicas, las empresas deben reconocen y establecer programas para abordar las reglas especiales, los riesgos y regulaciones que se aplican cuando se trata de agencias gubernamentales. (Nota 7) Aquí, " obstrucción de oferta ", se refiere a cuando se trata con una agencia del gobierno, investigando sobre las intenciones de la agencia con respecto a qué licitador será contratado o la posible oferta de precio, o ayudar a los esfuerzos del organismo para realizar esas intenciones. (Nota 8) Aquí, "coordinación de competidor en órdenes" se refiere al intercambio de información o coordinar con los competidores en cuanto a que se contratarse licitador prospectivo será contratado, oferta de precios y otra información. (Nota 9) Obstrucción de Oferta, coordinación del competidor y cualquier práctica anticompetitiva similar es ilegal y prohibida, independientemente de la identidad del cliente o la naturaleza de la transacción. Las transacciones del gobierno se mencionan aquí como un ejemplo de un número de zonas de alto riesgo. 14

15 Chapter 1 SOC for Business Activities 8. Transacciones Gubernamentales Goverment Transaccions Las Empresas del Toshiba Tec Group participarán solo en conductas que no violen las leyes locales, reglamentos, normas de la empresa en actividades de mercadeo hacia las agencias gubernamentales o incumplimiento de los términos de cualquier contrato con una agencia del gobierno. (1) no proporcionar información falsa, como estimaciones falsas de los precios del contrato, a cualquier agencia de gobierno o sus agentes (en adelante incluyendo funcionarios anteriores); (2) no participar en la obstrucción de la oferta (Nota 10) o cualquier actividad relacionada o cualquier actividad que puede dar lugar a sospechas de participar en tal conducta; (3) no participar en la coordinación de competidor en órdenes (Nota 11) o cualquier actividad relacionada o cualquier actividad que puede dar lugar a sospechas de participar en tal conducta; (4) abstenerse de realizar pagos incorrectos a cualquier agencia de gobierno o sus funcionarios, como por ejemplo: entretenimiento, regalos o gratificaciones prohibidas por los SOC por "Pago indebido"; (5) no revelar información confidencial recibida de fuentes del gobierno cayendo en incumplimiento de la obligación del secreto; y (6) al contratar a funcionarios del gobierno anterior, investigar estrictamente al candidato conforme a las leyes y reglamentos, incluyendo el reglamento interno de la agencia de gobierno en que él o ella trabajó y si dicho candidato es contratado, no permitirle participar en actividades de mercadeo para dicha agencia de gobierno. (Nota 10) Aquí, "oferta de obstrucción", se refiere a cuando se trata de una agencia del gobierno, investigando sobre las intenciones de la agencia con respecto a qué licitador prospectivo será contratado o la posible oferta de precio o permitir que la agencia realizar tales intenciones. (Nota 11) Aquí, "coordinación de competidor en órdenes" se refiere al intercambio de información o coordinar con los competidores en cuanto a que licitador prospectivo será contratado, oferta de precios y otra información. 15

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17 Chapter 1 SOC for Business Activities 9. Pagos Inadecuados Improper Payments Las Empresas del Toshiba Tec Group deberán seguir prohibiciones en los pagos que sean ilegales o impropios bajo las prácticas de negocios aceptadas. (1) no hacer ni ofrecen, ya sea directa o indirectamente, cualquier pago o cualquier cosa de valor, ya sea en forma de compensación, entretenimiento de negocio, regalo, contribución, gratuidad u otra forma, que sea ilegal o inaceptable bajo las prácticas de negocios generalmente aceptadas, en cualquier trato con alguna agencia de gobierno, sus funcionarios o miembros de cualquier partido político (incluyendo los titulares de un cargo político o candidatos para tal cargo); (2) abstenerse de ofrecer dinero u otros beneficios a los representantes de gobiernos extranjeros como medio para obtener beneficios ilegales o ganancias al realizar transacciones comerciales internacionales; (3) garantizar que toda compensación razonable y todos los términos necesarios y condiciones se especifiquen de antemano cuando se trabaje con intermediarios, tales como distribuidores o agentes y cumplir todas las medidas requeridas por las leyes y regulaciones de cada país o región para dicha compensación; (4) respetar las prácticas establecidas de cualquier cliente, entidad gubernamental o de otra parte, conforme a las leyes y regulaciones con respecto a la provisión de o restricciones o controles sobre la aceptación de entretenimiento de negocio, regalos u otras cortesías de negocios de parte de sus empleados o funcionarios; y (5) negar su participación o contribuciones por grupos antisociales (es decir, grupos que participan en cualquier tipo de actividad criminal o que se consideran ser perturbadoras o plantean una amenaza a la sociedad) en nuestras actividades de negocio y no promover sus actividades (Nota 12). 17

18 (Nota 12) Aquí, "promover sus actividades" se refiere a la suscripción a o compra de publicaciones o libros, compra de bienes, aprobación por anuncio, oferta de servicios, oferta de dinero o bienes y cualquier otra actividad que provea con favores o beneficios. Chapter 1 SOC for Business Activities 10. Ética de Ingeniería Engineering Ethics (1) participar en las actividades de tecnología con un alto nivel de ética; y (2) cumplir con todas las leyes, regulaciones y contratos. (1) utilizar sus conocimientos, habilidades y experiencia para contribuir a la salud y la felicidad de los seres humanos y la seguridad de la sociedad; (2) basarse en hechos científicos y reconocer los cambios en las leyes, reglamentos y sabiduría para hacer juicios justos e independientes y actuar honestamente y con buena fe; (3) buscar continuamente mejorar sus conocimientos y capacidades para crear nueva e innovadora tecnología y ofrecer productos y servicios seguros y excelentes; (4) procurar fomentar a futuros ingenieros y otorgarles tecnología (5) promover comunicación más ágil entre las partes relevantes para crear un ambiente de trabajo abierto de mente y transparente; y (6) cumplir totalmente con obligaciones de confidencialidad en relación a la información obtenida a través de contratos de cliente y no revelar o divulgar información confidencial de Toshiba Tec Group a terceros sin previa autorización. 18

19 Chapter 1 SOC for Business Activities 11. Derechos de Propiedad Intelectual Intellectual Property Rights (1) observar las leyes y reglamentos relacionados con el derecho de patentes, derecho de autor y otras leyes de derechos de propiedad intelectual (Nota 13); y (2) proteger los resultados de las actividades intelectuales con derechos de propiedad intelectual, hacer uso extensivo de esos derechos y respetar los derechos legítimos de propiedad intelectual de terceros. (1) proactivamente adquirir y utilizar los derechos de propiedad intelectual con el fin de fortalecer la competitividad de las empresas; (2) entender y cumplir las normas de la empresa proporcionando los derechos de propiedad intelectual en cualquier invención, modelo de utilidad, diseño o trabajo real, como los medios de enmascaramiento (es decir, el diseño de un chip de circuito integrado), programa de computador o contenido digital, que se determina que se han hecho por cualquier persona durante el período de servicio o empleo en una empresa de Toshiba TEC Group, y la posibilidad de aplicar para estos derechos, pertenecen a la empresa de Toshiba TEC Group; (3) mantener adecuadamente los derechos de propiedad intelectual y tomar medidas contra la infracción de estos derechos por un tercero; (4) respetar y cuidar los derechos legítimos de propiedad intelectual de terceros; y (5) no adquirir, usar o divulgar secretos comerciales (Nota 14) de empresas de Toshiba Tec Group o de terceros sin autorización. (Nota 13) En este documento, "derechos de propiedad intelectual" se refiere a los derechos de patente, derechos de modelo de utilidad, patentes de diseño, marcas, derechos de autor, derechos de los medios de enmascaramiento, secretos comerciales y cualquier otro derecho. (Nota 14) En este documento, "secretos comerciales" se refiere a secretos comerciales, el saber hacer y otra información técnica o comercial que se utiliza en actividades de negocios y se mantiene como confidencial. 19

20 Chapter 1 SOC for Business Activities 12. Contabilidad Accounting Las Empresas de Toshiba Tec Group cumplirán en su totalidad con las leyes o regulaciones sobre contabilidad y conducir el manejo apropiado de cuentas de contabilidad y presentación de informes financieros. (1) mantener adecuadas y oportunas cuentas y no reportar información inexacta sobre cuentas, ni proporcionar informes financieros engañosos; y (2) procurar promover la pronta liberación de cuentas precisas al mantener y mejorar el sistema de manejo de la contabilidad. 20

21 Chapter 1 SOC for Business Activities 13. Comunicación Corporativa Corporate Communications Las Empresas del Toshiba Tec Group deberán: (1) procurar obtener la comprensión de las partes interesadas, incluyendo clientes, accionistas y la comunidad local, con respecto a las actividades corporativas, productos y servicios y mejorar aún más el reconocimiento público de Toshiba TEC Group y su imagen corporativa por medio de actividades de comunicación corporativa positivas y oportunas de información comercial (Nota 15), como la estrategia corporativa y datos financieros; y (2) asegurar que las políticas de gestión se comuniquen bien dentro de la empresa y promover el intercambio de información, como un medio para elevar la moral y la creación de un sentido de unidad. (1) conducir comunicaciones corporativas con integridad en base a hechos objetivos; (2) conducir comunicaciones corporativas por medios adecuados, para permitir a los clientes, accionistas, inversionistas potenciales y los miembros de la comunidad de cada país o región, a obtener una comprensión razonable de las actividades de Toshiba TEC Group; y (3) obtener previo consentimiento de los responsables de las comunicaciones corporativas antes de revelar información comercial a los analistas y medios de comunicación, incluyendo periódicos, revistas y estaciones de televisión. (Nota 15) Aquí, "información comercial" incluye pero no se limita a información relativa a las acciones o actividades que pueden levantar la sospecha de tales acciones prohibidas por estos SOC (en lo sucesivo denominado "Información de Cumplimiento de Riesgo"). 21

22 Chapter 1 SOC for Business Activities 14. Publicidad Advertising Las Empresas del Toshiba Tec Group deberán: (1) usar actividades publicitarias para aumentar la conciencia pública de la marca Toshiba TEC y conciencia pública de Toshiba TEC Group y confiar en ella; y (2) buscar mayor conciencia de Toshiba TEC Group, como una compañía global y "buen ciudadano corporativo" a nivel nacional y regional. (1) aumentar la confianza del público en la marca Toshiba TEC y conseguir la buena voluntad y confianza de la gente en cada uno de los países o regiones en las que opera Toshiba TEC Group, creando un entorno en donde la promoción de ventas y desarrollo de negocios actividades puedan lograrse; (2) no usar publicidad para mostrar a terceros en forma negativa en un intento de mostrar a Toshiba TEC Group más favorable, o para cualquier otro propósito negativo; y (3) no hacer referencia a política o religión en la publicidad, causar ofensa o mostrar falta de respeto, implicando discriminación basada en raza, religión, sexo, origen nacional, discapacidad física o edad. 22

23 Capítulo 2 SOC para Relaciones Corporativas e Individuales Chapter 2 SOC for Corporate and Individual Relationships Toshiba Global Commerce (Latin America) 15. Recursos humanos Human Resources Las Empresas del Toshiba Tec Group deberán: (1) aceptar los diferentes valores de las personas y respetar las diferencias de carácter y personalidad basado en un respeto fundamental por los derechos humanos; (2) respetar los derechos humanos básicos además de observar las leyes y reglamentos y no deberá participar en actos de discriminación ni excusar el uso de cualquier trabajo infantil o forzado; (3) como empresas, responder rápidamente a cualquier acto dentro de Toshiba TEC Group que atente contra los derechos humanos básicos y actuar con determinación para garantizar la terminación de dicha infracción; (4) desarrollar un ambiente de trabajo donde los Empleados pueden realizar su trabajo creativa y eficientemente para que puedan lograr un equilibrio trabajo/vida (es decir, equilibrio entre trabajo y hogar); y (5) procurar garantizar un entorno laboral seguro y cómodo para los empleados. (1) actuar responsablemente como miembros independientes de la empresa y de la sociedad con integridad y sentido común; (2) acepta y acomodar diferentes valores y respetar el carácter y la personalidad de cada individuo, respetar el derecho a la intimidad y los derechos humanos de cada individuo, evitar cualquier acción discriminatoria basada en raza, religión, sexo, origen nacional, incapacidad física, edad u orientación sexual y evitar el maltrato físico, acoso sexual, acoso del poder (es decir, la intimidación o acoso por parte de superiores en la oficina) o violación de los derechos humanos de los demás; (3) llevar a cabo sus tareas al máximo de sus capacidades, a la luz de su autoridad y las responsabilidades asignadas por la empresa y asegurarse de aprender continuamente y mejorar sus propias habilidades; (4) realizar el equilibrio trabajo/vida de los trabajadores a través de varios métodos de trabajo para que ellos pueden maximizar sus capacidades; 23

24 (5) cultivar un ambiente de trabajo que fomente el desarrollo de actividades de trabajo de mente abierta, cooperativo y ordenado; y (6) mantener la seguridad, limpieza y buen orden en el lugar de trabajo y esforzarse para evitar accidentes y tratar de mantener una buena salud. 24

25 Capítulo 2 SOC para Relaciones Corporativas e Individuales Chapter 2 SOC for Corporate and Individual Relationships Toshiba Global Commerce (Latin America) 16. Información Corporativa y Activos de la Empresa Corporate Information and Company Assets Las Empresas del Toshiba Tec Group deberán: (1) gestionar adecuadamente la información corporativa (Nota 16) y activos de la empresa (en adelante incluyendo la marca de Toshiba TEC y otros activos intangibles); (2) respetar la información confidencial y mantener la información corporativa como confidencial y prohibir la divulgación o uso indebido de información corporativa; y (3) asegurar la adecuada protección de datos de carácter personal a través de sus actividades empresariales. (1) no revelar o divulgar información corporativa, durante o después del empleo, sin seguir los procedimientos internos apropiados; (2) no utilizar la información corporativa o activos de la empresa en beneficio de ellos mismos o terceras personas, para dañar los intereses de Toshiba TEC Group, o para cualquier otro uso inapropiado, ya sea durante o después del empleo; (3) no revelar o divulgar a la compañía cualquier información confidencial o de propiedad perteneciente a terceros, adquirido con anterioridad a su empleo en violación de sus obligaciones a terceros, incluyendo entre otras cosas, ex empleados y clientes; (4) proteger los datos personales, conforme a las leyes, reglamentos y normas de la empresa, incluyendo la observancia de los procedimientos legales y apropiados, para obtener y mantener datos de carácter personal y utilizar datos personales sólo con fines apropiados; (5) no ser parte de cualquier intercambio interno (es decir, utilizar información corporativa no publica en el comercio las acciones o similar de una empresa); (6) hacen uso de información corporativa según la normativa de seguridad de la información; (7) procurar mantener activos de la empresa y no desviar dichos activos de la empresa para cualquier uso personal; (8) abstenerse de hacer uso indebido de equipos e instalaciones de la empresa; y 25

26 (9) no hacer uso no autorizado de su posición o autoridad dentro de la empresa en beneficio de ellos mismos o de terceros o perjudicar la credibilidad o la marca de la empresa. (Nota 16) Aquí, "información corporativa" se refiere a toda la información (en adelante incluyendo información relativa a terceros) que es manejada por los Directores y Empleados en el curso de sus negocios, excepto la información abierta al público. 26

27 Capítulo 3 SOC para Relaciones Comunitarias Chapter 3 SOC for Community Relations 17. Relaciones Comunitarias Community Relations Las Empresas del Toshiba Tec Group deberán: (1) contribuir y cooperar con todas las comunidades en las que opera Toshiba TEC Group y realizar sus funciones como un miembro de estas comunidades; (2) apoyar Directores y Empleados en actividades voluntarias y tomar en cuenta plenamente, el deseo de cada individuo de ejercer sus derechos civiles; (3) hacer donaciones apropiadas en cada país y región donde opera el Toshiba TEC Group, después de examinar la contribución a la comunidad, la naturaleza pública y las razones para hacer donaciones; y (4) tratar de mejorar la imagen de la marca en todos los aspectos de sus relaciones con las comunidades. (1) asegurar que las empresas del Toshiba Tec Group realicen todas las actividades en armonía con la comunidad, respetando la cultura local y las tradiciones de la comunidad y costumbres; (2) participar activamente en el desarrollo de la comunicación con la comunidad local, estimular y mantener el respeto mutuo y comprensión; (3) participar activamente en actividades sociales y voluntarias de la comunidad; (4) tener la debida consideración diariamente a temas ambientales, incluyendo el calentamiento global y participar activamente en actividades ambientales de las comunidades locales; y (5) mantener la integridad y sentido común en todos los aspectos de sus relaciones con estas comunidades. 27

28 Capítulo 3 SOC para Relaciones Comunitarias Chapter 3 SOC for Community Relations 18. Contribuciones Políticas Political Contributions Las Empresas del Toshiba Tec Group no proporcionarán beneficios inadecuados o favores a ningún político u organización política. (1) no hacer contribuciones a partidos políticos o comités, salvo que esté permitido por las leyes, reglamentos y normas de la empresa; (2) no participar directa o indirectamente en las actividades que se describen a continuación en nombre de Toshiba TEC Group, o por desembolso de fondos de Toshiba TEC Group, con los políticos o grupos políticos: -hacer préstamos (incluyendo garantías personales) o ventas en condiciones más favorables que las normales para las prácticas comerciales; o -ofrecer beneficios favorables en la forma de entretenimiento, regalos, o similares, excepto en la medida permitida por las leyes o reglamentos y estándares éticos del país o región afectada; (3) no paga dinero ni ofrecer beneficios a ningún político (entre ellos ex-miembros de cualquier órgano legislativo o secretarios actuales o anteriores de cualquier político) o cualquier empresa con la que un político esté relacionada, ya sea que esos fondos estén en forma de comisiones o tarifas de consultoría, en relación con las actividades de mercadeo hacia organismos gubernamentales; y (4) no permitir a terceros, incluyendo a intermediarios como distribuidores o agentes, participar en las actividades descritas en los párrafos 1 a 3 de arriba. 28