PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA PLATAFORMA PARA LA GESTIÓN INTERNA DE LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN Y LA IMPLANTACIÓN

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA PLATAFORMA PARA LA GESTIÓN INTERNA DE LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN Y LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE LICITACIÓN ELECTRÓNICA EN EL AYUNTAMIENTO DE EL PUERTO DE SANTA MARÍA

2 1. Objeto del contrato 1.1. Introducción El Ayuntamiento de El Puerto de Santa María, consciente de la necesidad de cumplir con la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, como transposición al derecho nacional de las Directivas Comunitarias 2004/17/CE y 2004/18/CE, de 31 de Marzo, se plantea la contratación de una Plataforma de gestión interna de los expedientes de contratación para la correcta mecanización de los expedientes administrativos, así como los desarrollos e integraciones precisos para la intercomunicación de dicha Plataforma con otros sistemas internos del Ayuntamiento y la atención telemática a los licitadores en cualquiera de los trámites que se incluyen en un expediente de contratación. El sistema de tramitación de los expedientes de contratación permitirá llevar a cabo la gestión y el control de todos los trámites que son necesarios ejecutar dentro de un expediente de contratación, desde la preparación hasta su contratación, pasando por las fases de licitación, adjudicación y seguimiento del contrato. Todo ello debe estar disponible en tecnología Web, con información y procesos actualizados en tiempo real, y plenas capacidades de integración con otros aplicativos de diferente tecnología y aplicaciones ofimáticas. Así pues, los trabajos a desarrollar por la empresa adjudicataria, se centrarán por tanto en cuatro grandes bloques: Diseño de los procedimientos de tramitación de los expedientes. Como primera fase de este bloque, la empresa adjudicataria deberá generar un documento de análisis funcional que especifique la tramitación de los expedientes de contratación para los diferentes tipos de contratos y procedimientos, considerando, de un lado, todas las posibilidades y obligaciones contempladas en la Ley 30/2007 y, en lo que afecta a la Ley 11/2007 de acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, así como de la particular idiosincrasia de trabajo del Ayuntamiento en lo que respecta a cualquier tipo de contratación. La segunda fase consistirá en la implantación de dicho análisis sobre la Plataforma configurada en el tercer bloque. Desarrollo de un Portal de Licitación Electrónica. Este bloque comprende el desarrollo de un Portal de Licitación Electrónica, de acuerdo con la imagen corporativa del Ayuntamiento de El Puerto de Santa Maria, dotándolo de una serie de funcionalidades que faciliten la incorporación de las nuevas modalidades de contratación así como un nuevo canal de comunicación con los licitadores, todo ello apoyado en una plataforma de autenticación y firma electrónica que 2

3 facilite la verificación de la identidad de los licitadores y la integridad de la documentación aportada por los mismos. Implantación de una Plataforma de gestión interna de los expedientes de contratación. La Plataforma debe incluir un Gestor de Expedientes y un Gestor de Tramitación construidos con tecnología.net. Se instalará sobre servidores propios del Ayuntamiento de El Puerto de Santa María. Así mismo se facilitará el código fuente del aplicativo, por si se estimase necesario desde el propio ayuntamiento realizar cambios o evoluciones sobre la plataforma, los cuales serían comunicados previamente a la empresa adjudicaría. Además se proporcionará documentación sobre la base de datos, con el fin de poder disponer de información detallada de las tablas. La utilización de la plataforma por parte de los usuarios se realizará exclusivamente desde navegadores web. Esta Plataforma deberá permitir la escalabilidad del sistema para adaptarse a la Licitación Electrónica de estos expedientes a través de un Portal Web ya definido. Además la plataforma deberá cumplir con la ley LSSICE 34/2002, de accesibilidad, obligatoria para todas las administraciones públicas, o con financiación publica. Integración con otros sistemas internos del Ayuntamiento. Por último, se debe contemplar la necesaria integración de la Solución global de Contratación Electrónica con otros sistemas internos ya operativos en el Ayuntamiento: Registro Telemático, que deberá enlazarse con el Portal de Licitación Electrónica, el Registro General de Entrada/Salida, el Sistema Contable que deberá enlazarse con la tramitación de cada expediente, la aplicación de Gestión de Compras (SIGCA), y la Gestión Patrimonial. La plataforma deberá poder integrarse con la aplicación de Gestión de Contratos existente en el Ayuntamiento y que actualmente se utiliza para publicar en el Perfil de Contratante, además de la integración con el futuro portal del Empleado Municipal 1.2. Objetivos generales El sistema a implantar permitirá la gestión de los expedientes de contratación a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la preparación a la adjudicación, contratación y seguimiento de la ejecución. 3

4 En todo el proyecto se tendrán en cuenta los requisitos legales establecidos por la Ley de Contratos del Sector Público, además de los requisitos funcionales propios del Ayuntamiento de El Puerto de Santa María. Entre los objetivos que se pretenden alcanzar con este nuevo sistema se encuentran los siguientes: 1. Racionalizar la tramitación actual reduciendo, simplificando o eliminando trámites. 2. Evitar la redundancia administrativa en la relación con los servicios, incorporando las nuevas tecnologías como medio que facilite dicha relación. 3. Alcanzar una mayor homogeneidad de criterios en los procesos de contratación. 4. Implantar un mantenimiento y gestión de expedientes electrónicos que facilite, entre otras cosas, la generación electrónica de documentos, el control de plazos y el estado y situación de los expedientes. 5. Conocer el estado y situación de cada uno de los expedientes de contratación. 6. Obtener un sistema de ayuda para avisos y plazos en la tramitación de los expedientes. 7. Disponer de un servidor documental con los diseños normalizados de pliegos y resto de documentación necesaria para la tramitación de los expedientes de contratación. 8. Obtener un registro único de proveedores y registro oficial de contratistas. 9. Incorporar Internet como medio de comunicación y relación en todas las fases de la tramitación. En este sentido, se facilitará la comunicación con los proveedores para agilizar los mecanismos de inserción de documentación genérica a los procesos de licitación. 10. Fomentar la competencia, a través de una comunicación abierta y efectiva. 11. Ofrecer un mejor servicio a las empresas. 12. Facilitar que todas las empresas puedan conocer y beneficiarse de las oportunidades de negocio de la Administración Pública. 13. Implantar la firma electrónica reconocida para dar validez a trámites y documentos. 14. Asegurar la integración con los sistemas internos de la Organización tales como: Registro General de Entrada/Salida, Registro Telemático, Aplicación de Contabilidad, Gestión de Compras (SIGCA), y Gestión Patrimonial. 4

5 15. Asegurar la conexión con sistemas externos de Publicación tales como: BOP, BOE, DOUE, y en su caso Perfil de Contratante de la Plataforma de Contratación del Estado. 16. Generación de informes para la Fiscalización de los Contratos. 17. Facilitar el seguimiento de la ejecución de los contratos contemplando cualquier incidencia que pueda surgir posterior a la formalización de los mismos. 18. La aplicación de la Ley 30/2007 y la Orden EHA/1220/2008 de manera inmediata, incluyendo todos los tipos de contratación que la misma soporta. 19. La máxima agilidad en el manejo de todos los expedientes de contratación, teniendo en cuenta diferentes formas de localización y acceso, así como optimizando los procesos administrativos asociados. 20. El diseño de un sistema de tramitación de expedientes que gestione todas las fases del proceso de contratación, desde la realización interna de la declaración de necesidad concreta, hasta la ejecución de los acuerdos contractuales con los proveedores de la Entidad, pasando por las diversas fases de aprobación posible en función de la normativa y procedimientos internos aprobados en el Ayuntamiento de El Puerto de Santa María. 21. La gestión de las diferentes variables de contratación, generando los modelos de expediente que se precisen y que permitan orientar al usuario en función de la naturaleza del suministro o servicio a contratar (Contrato de obra Suministro- Servicio, Procedimiento abierto, Procedimiento negociado con o sin publicidad, Procedimiento restringido o Diálogo Competitivo) sobre las diferentes fases del proceso que deben ser cumplimentadas. 22. La Incorporación de formularios y plantillas tipo para la realización de los informes que el modelo de licitación apropiado exija. Asimismo la Plataforma debe contar con la posibilidad de gestionar la asignación de tareas respecto a la personalización de estos formularios, gestión de versiones y aprobación del documento definitivo. Además el sistema facilitará la incorporación de datos ya fijados en el expediente, o en el momento de la solicitud, con el fin de que se carguen automáticamente en las plantillas e informes propios de cada contrato. 23. La gestión de la documentación que genere cada expediente de forma que sea posible acceder a un repositorio al que se incorporen todos los documentos que de acuerdo con la información anterior forman parte de cada uno de los expedientes de contratación. 24. Facilitar la generación automática de documentos en base a plantillas de forma que se optimicen los tiempos de elaboración de toda la documentación relativa al expediente. 25. La comunicación interna y externa a través de correo electrónico y/o notificación telemática, para la resolución de los procesos de 5

6 incorporación de documentación al expediente y de petición y recepción de ofertas con proveedores. 26. La capacidad de tratamiento por lotes de un expediente de contratación, con las implicaciones derivadas del texto legal aplicable. 27. Posibilitar la comunicación con los Licitadores y Adjudicatarios para agilizar los mecanismos de inserción de documentación genérica a los procesos de licitación. 28. Remitir información periódica a organismos externos, tales como Registro Público de Contratos, Cámara de Cuentas y Tribunal de Cuentas, en los formatos de registro establecidos. 29. Facilitar la publicación en el Perfil de Contratante del portal corporativo municipal 6

7 2. Diseño e implantación de la tramitación 2.1. Introducción El objetivo de este bloque es la obtención de un manual de procedimientos electrónicos normalizados de la Contratación Pública, según el ámbito de este proyecto. Estos procedimientos serán implantados posteriormente sobre la herramienta de tramitación, para la gestión de los expedientes electrónicos de contratación. La racionalización de los procedimientos de contratación que debe realizarse pretende: Normalizar la tramitación administrativa. Agilizar y reducir los costes y plazos de la tramitación. Permitir gestionar la tramitación administrativa desde su inicio hasta su finalización. Reducir errores en el proceso de tramitación. Permitir y organizar la intervención de los agentes responsables de la tramitación de los expedientes. Establecer una vía de comunicación telemática de la plataforma, con las empresas y/o ciudadanos, así como con los diferentes Organismos públicos implicados en cada tipo de expediente. El sistema permitirá acceder a las áreas y/o servicios municipales a los expedientes relacionados con sus solicitudes, a modo de consulta, siempre que se les otorgue permisos en la plataforma, con el fin de obtener información directa de los mismos. Los trabajos se deben centrar en obtener un detalle que incluya los siguientes puntos: Hitos o tareas del proceso de tramitación de los diferentes tipos de expedientes. Asignación de usuarios a cada una de las tareas del proceso. Definición del formulario de datos para cada tarea en función de la información a rellenar y los datos a proporcionar al usuario. Notificaciones a remitir a los usuarios en relación a la consecución de las tareas realizadas. Lista de plantillas de documentos para su inclusión como modelos en el sistema. 7

8 Informes requeridos por los usuarios para visualizar la información de gestión y situación de los diversos expedientes Procedimiento de gestión de Contratos Se definen una serie de requisitos funcionales específicos que deben contemplarse en el diseño a realizar: Los procedimientos de contratación contemplados serán mínimo los siguientes: o Contrato Menor o Procedimiento Negociado con y sin publicidad o Procedimiento Abierto o Procedimiento Restringido o Diálogo Competitivo La tramitación de cada expediente: o Tramitación Ordinaria o Tramitación Abreviada: Urgente De Emergencia o Tramitación Singular: Anticipada Contrato Menor Proporcionará cobertura para todos los tipos de contratos sujetos a la Ley 30/2007, es decir: o Contrato Administrativo especial o Contrato de Colaboración entre Sector Público y Privado o Contrato de Concesión de Obras Públicas o Contrato de Gestión de Servicios Públicos o Contrato de Obras o Contrato de Servicios o Contrato de Suministros 8

9 El proceso se adaptará a la gestión de cada tipo de contrato a partir del inicio de cada expediente. Existirán campos que aparecerán o se ocultarán de forma automática en función del tipo de contrato seleccionado, adaptando así cada formulario de datos a cada tipo de contrato. El inicio del procedimiento podrá ser realizado por los usuarios de la Unidad de Contratación o por otro medio, siendo obligatoria en este último caso la validación del inicio por parte de la Unidad de Contratación. Comunicación con la Plataforma de Contratación del Estado para la publicación en dicha Plataforma y conexión con la publicación en el BOE/DOUE. Dicha comunicación se realizará utilizando el formato CODICE. La integración con el Perfil del Contratante propio del Ayuntamiento de El Puerto de Santa María. Permitirá el envío de la información correspondiente a los contratos a la fiscalización por parte del Tribunal de Cuentas, Registro Público de Contratos y Cámara de Cuentas. De esta forma se permitirá generar los documentos formales que identifiquen los diferentes contratos que deben notificarse según el tipo de contrato y su cuantía. Se guiará al usuario en cada paso del proceso indicándole los documentos que debe generar o adjuntar al sistema, así como los datos mínimos que deberá completar. El inicio de un expediente será común independientemente del tipo de contrato o procedimiento de adjudicación. Posteriormente la lógica definida discriminará los contratos menores iniciando un nuevo procedimiento de forma transparente para el usuario, con su propia definición del proceso. Se contemplará una posible baremación automática de las ofertas a partir de un algoritmo definido. Se habilitarán los procedimientos necesarios que permitan tanto la revisión de un determinado contrato, como las posibles prórrogas del mismo. La lógica contemplará la posibilidad de solicitar nueva documentación a los licitadores para subsanar deficiencias en las ofertas recibidas. Se contemplará la situación de declarar desierto un contrato ante la no existencia de licitadores. Se observará la presentación de recursos por parte de los licitadores tras la adjudicación provisional de un contrato. 9

10 2.3. Procedimiento de gestión de Homologación de Licitadores El proyecto debe contemplar la posibilidad de que un proveedor pueda acceder al Portal de Licitación y adjuntar documentación o visualizar avisos relacionados con la misma. Esta información y documentación se archivará de tal forma que, cuando un licitador opte a una nueva contratación, no sea necesaria la presentación de la documentación. El objeto último de este procedimiento es permitir la homologación de los proveedores tras un proceso de aprobación, por parte del personal del Ayuntamiento, de la documentación adjunta. El procedimiento de aprobación de los documentos aportados por los proveedores se ajustará a los siguientes requisitos: 1. Será iniciado de forma automática tras adjuntar un documento un proveedor por medio del Portal. 2. Dispondrá de un paso de verificación de la documentación adjuntada, pudiéndose contemplar en alguna situación una doble validación de la misma. 3. Tras la validación de un documento se modificará el estado del mismo a validado para informar al proveedor de esta circunstancia cuando acceda nuevamente al Portal. 4. El procedimiento contemplará pasos en los que se puedan realizar comunicaciones al proveedor en relación a la documentación adjuntada, como por ejemplo, su estado deficiente, erróneo o la falta de alguna información. 5. Los documentos se asociarán automáticamente al proveedor validado. 6. El alta de un proveedor en el Portal siempre llevará asociada una validación por parte de los usuarios internos correspondientes que verificarán los datos e información suministrada por el proveedor. 7. Únicamente un proveedor homologado podrá aportar documentación al sistema desde el Portal. 10

11 2.4. Procedimiento de Gestión de Incidencias del Contrato Una vez adjudicado un contrato comienza la fase de seguimiento del mismo. El Sistema ofrecerá a partir de la adjudicación, entre otras, las siguientes posibilidades: 1. Control de cambios e incidencias producidas a partir de la fecha de la adjudicación hasta la el fin del contrato. Incluye las siguientes posibilidades: expedientes modificados, expedientes complementarios, Paralizaciones, Ampliaciones de plazo y Reinicio de contratos. 2. Seguimiento y control de las posibles prórrogas o suspensiones parciales. 3. Gestión de certificaciones parciales. 4. Control de las garantías, con emisión de informes en la fase de garantía para conocer el estado del contrato, y ejecutar su devolución 5. Elaboración de informes de aceptación del contrato. 6. Recepción de lo contratado. Entregas parciales y totales. 7. Certificación Final. 8. Liquidaciones. 9. Resolución. 10. Penalidades. 11

12 3. Portal de Licitación Electrónica 3.1. Introducción El objetivo es permitir la presentación de ofertas por parte de los licitadores por vía telemática así como de cualquier otra documentación necesaria para la licitación. Ello favorecerá el incremento del número de expedientes gestionados así como la reducción de los recursos necesarios para la tramitación. El Portal de Licitación Electrónica estará plenamente integrado con la herramienta de tramitación interna de forma que todo documento o información introducida desde el mismo, automáticamente sea procesado y enviado el correspondiente aviso al empleado público implicado para que proceda con las acciones pertinentes a realizar, así como con el portal web municipal, y el Registro General de E/S. El Sistema deberá incorporar funcionalidades internas de ayuda para el personal municipal, de forma que consigan la mejora de sus procesos y reducción de tiempos de ejecución. Los procesos de contratación implican: Gestión y generación de un gran número de documentos oficiales. Interacción del personal municipal, así como de las distintas áreas y servicios, asumiendo roles diferenciados dentro del procedimiento. Control exhaustivo de tiempos y vigencias en la realización de cada una de las tareas que forman parte de la tramitación de un expediente. Registro de los proveedores y licitadores. Comunicaciones (Perfil del Contratante, Plataforma de Contratación del Estado, Registro General de Entrada/Salida, notificaciones telemáticas, boletines oficiales, etc.). Demanda de un gran número de informes para explotar la información gestionada. El Portal dispondrá de una serie de funcionalidades, las cuales se destacan a continuación: Acceso validado al Portal mediante certificado digital o DNI electrónico. Siempre que un licitador acceda al Portal deberá acreditarse su identidad, en este caso mediante cualquiera de los métodos indicados. Este proceso de validación requerirá una integración con una Plataforma de firma electrónica. 12

13 Presentación de ofertas. Una vez que un licitador está dado de alta en el Registro de Licitadores podrá proceder a la presentación de ofertas a las licitaciones actualmente en curso. Para ello accederá al Portal validándose con un certificado. Posteriormente seleccionará el expediente correspondiente a la licitación deseada y por último procederá a incluir la oferta y aquella documentación adicional necesaria. La documentación aportada será firmada digitalmente, se le incluirá un sello de tiempo (a través de una integración con una TSA Autoridad de Sellado de Tiempo-) que dé validez fehaciente del momento de presentación de la misma, y por último se almacenará en el repositorio documental hasta el momento de apertura de plicas. La Solución garantizará, utilizando técnicas criptográficas, que nadie en absoluto tendrá acceso a los documentos marcados por la Ley como cerrados hasta que llegue el momento de su apertura legal. Subsanación de documentación. Cuando en una licitación se observe que un licitador no ha incluido cierta documentación o que la que ha incluido está incompleta, el Portal debe permitir el envío de una notificación al licitador a través de correo electrónico y con constancia en el propio Portal, para que el licitador subsane el error. Entonces el licitador accederá al Portal y tras validarse podrá ver el aviso de subsanación y tendrá accesible un formulario desde el cual podrá incluir la nueva documentación y continuar el proceso. Registro de Licitadores. Los licitadores podrán acceder al Registro a través del Portal definido. En el mismo podrán darse de alta, de baja o modificar cualquiera de sus datos. Podrán aportar documentación administrativa para que posteriormente pueda ser utilizar en las licitaciones de forma automática. Esta documentación podrá corresponder a, por ejemplo: Escrituras o documentos de constitución y modificación, estatutos o acto fundacional, inscritos en el Registro Mercantil, Escrituras de poder a favor de la/s persona/s que ostente/n la representación, DNI de dichos representantes, documento acreditativo del código de identificación fiscal o Diversas certificaciones expedidas por distintos Organismos Públicos. La documentación será supervisada por empleados públicos municipales en un procedimiento de gestión automatizado dispuesto al efecto. Un sistema de alarmas automático hará que los licitadores sean notificados telemáticamente cuando vaya a cumplirse el vencimiento legal de cualquier documento. Notificaciones a licitadores. Dentro del Portal, cada licitador podrá ver las notificaciones que el Ayuntamiento le ha enviado e información relativa a las mismas, de modo que pueda actuar en consecuencia. Estas notificaciones serán relativas por ejemplo a subsanación de documentación, adjudicaciones, avisos genéricos o caducidad de documentación. 13

14 Consulta del estado de la licitación. Un punto importante dentro del Portal es abrir la posibilidad al licitador para ver el estado de las licitaciones en las cuales está implicado. De esta forma, una vez se ha validado, accederá para ver cómo se encuentra su propuesta en relación con la licitación, de modo que puede verificar si ha entrado a trámite, si debe subsanar documentación, si toda la documentación es correcta, etc. Subasta electrónica. El acceso de licitadores al Portal para participar en una subasta electrónica. El Portal de Licitación Electrónica debe cumplir un requisito imprescindible, la perfecta y demostrada integración con la Plataforma de firma disponible en el Esta integración debe de estar ya disponible y completamente operativa en el Portal, dado que se deben contemplar una serie de funcionalidades de autenticación y firma utilizando las funcionalidades dadas para estas funciones. Por ello la empresa adjudicataria deberá acreditar que ya dispone del desarrollo de integración A continuación se amplía el detalle sobre las principales funcionalidades del Portal para delimitar su alcance Registro y Homologación de Licitadores El proyecto debe contemplar la creación de un Portal para el Licitador, dentro del Portal de Licitación Electrónica, con el objetivo de que éstos puedan acceder al mismo a través de Internet y adjuntar documentación o visualizar avisos relacionada con la misma. Esta información y documentación se archivará de tal forma que, cuando un licitador opte a una nueva contratación, no sea necesario la presentación de la misma. Este apartado incluye las siguientes tareas: Diseño del Portal del Proveedor. Conexión del Portal con el procedimiento de gestión de aprobación de documentación y homologación del proveedor. Integración del Portal con la gestión interna de proveedores y su documentación. Se definen una serie de requisitos funcionales que debe cumplir este Registro de Proveedores desde el Portal de Licitación: El acceso de los proveedores al Portal será validado mediante certificado digital o DNIe para garantizar la identidad del mismo. 14

15 Esta validación, así como cualquier otra funcionalidad de identificación o firma se realizará con la plataforma de firma actualmente en uso en el Ayuntamiento. El proveedor podrá darse de alta en el Portal tras rellenar un formulario de datos que se diseñará de acuerdo a las especificaciones de los usuarios de la Unidad de Contratación. El alta de un proveedor en el Portal siempre llevará asociada una validación por parte de los usuarios internos correspondientes que verificarán los datos e información suministrado por el proveedor. Únicamente un proveedor homologado podrá aportar documentación al sistema desde el Portal. Un proveedor ya dado de alta tendrá la posibilidad de modificar sus datos personales o de empresa en cualquier momento. El proveedor validado tendrá disponible una lista de la documentación que debe adjuntar, así como la que ya está disponible en el sistema, junto con las fechas de caducidad de cada uno de los documentos. Cada documento adjuntado desde el Portal deberá ser validado y aprobado por los usuarios tramitadores del Ayuntamiento, y mediante un campo Estado se informará al proveedor de la situación de validez de su documentación. También se podrá utilizar el Portal para realizar comunicaciones con el proveedor. Estas comunicaciones podrán ser relativas a la documentación suministrada por éste, su validez o caducidad. El proveedor dispondrá de un apartado para visualizar los avisos de caducidad de documentación remitidos por la Plataforma. La integración del Portal con el sistema de Gestión de Expedientes deberá cumplir las siguientes especificaciones: Al iniciarse el proceso de contratación de un expediente se registran las empresas que optan a su licitación y se le requerirán los documentos necesarios. El Sistema controlará de forma automática la caducidad de los documentos, notificando con un aviso a los usuarios antes de que este hecho se produzca. El usuario tramitador dispondrá de un panel con todas las fechas de caducidad de los documentos aportados por los proveedores. Al darse de alta un nuevo expediente los usuarios tramitadores podrán, o bien dar de alta un nuevo licitador, o bien seleccionarlo de entre los existentes, cumplimentando automáticamente toda la información en el expediente. Se mantendrá un registro de los proveedores homologados independiente de la lista de licitadores presentados a los expedientes de 15

16 Contratación, para de esta forma poder conocer cuántas veces se presenta un proveedor a diversas licitaciones. Los usuarios tramitadores podrán conocer en todo momento la validez y caducidad de los documentos aportados por un proveedor. Los usuarios del sistema de Gestión de Expedientes podrán conocer, en todo momento, las comunicaciones que se han enviado a un proveedor Presentación de Ofertas La Solución deberá contemplar los siguientes puntos: Firma digital del documento por la empresa licitadora. Cifrado de la información (lacrado digital) para evitar su lectura hasta el momento de la apertura de plicas. Desbloqueo de la información tras la apertura de la Mesa de Contratación. Asistencia telemática al proceso de apertura, tanto por los miembros de la Mesa como por los licitadores presentados Subasta Electrónica La subasta electrónica, introducida en la Ley 30/2007, deberá ser también soportada por la Plataforma, aunque necesariamente la entrada de datos que requiere debe realizarse desde el Portal de Licitación al que los licitantes puedan conectarse a través de Internet. La Solución realizará los controles necesarios para validar que se aplica esta forma de licitación ante los procedimientos de adjudicación correctos. A lo largo de cada fase de la subasta se comunicará a los licitadores su clasificación en cada momento. Adicionalmente, se podrán facilitar otros datos relativos a los precios o valores presentados por los restantes licitadores, siempre que ello esté contemplado en el correspondiente pliego, y anunciarse el número de los que están interviniendo en la correspondiente fase de la subasta, sin que en ningún caso se indique su identidad. Estará preconfigurado el criterio o criterios de cierre de la subasta con el fin de finalizarla en el momento adecuado, tras lo cual se producirá la adjudicación. 16

17 4. Implantación de una Plataforma de gestión interna de los expedientes de contratación 4.1. Introducción El Sistema de Información debe disponer de los módulos funcionales detallados a continuación: Módulo de Gestión de Expedientes Módulo Gestor de Tramitación de Expedientes Este sistema deberá ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a posibles cambios en la organización del Ayuntamiento en un futuro inmediato, o para ser aplicado con la debida parametrización a otros entornos. El acceso de los usuarios al sistema se realizará mediante un navegador, sin necesidad de instalar ningún software adicional en los puestos cliente. A pesar de tratarse de dos módulos diferenciados, el acceso a ambos debe realizarse desde la misma ventana de navegador, de forma que se facilite al usuario el trabajo diario sin necesidad de cambiar de una ventana a otra por trabajar con la Gestión de Expedientes o la Gestión de Tramitación. Tanto el módulo de Gestión de Expedientes como el de Gestión de Tramitación deben permitir la firma digital de los documentos asociados a un procedimiento, sin necesidad de integración con ninguna Plataforma. Un documento podrá ser firmado tantas veces como se desee y se proporcionará desde la misma pantalla la posibilidad de comprobar las firmas contenidas en cualquier documento Requisitos del módulo de Gestión de Expedientes El modulo de Gestión de Expedientes debe cumplir al menos con los siguientes requisitos funcionales: 1. Gestión de expedientes de contratación, desde la formulación de la solicitud hasta la formalización del contrato, gestión y aprobación del gasto, informes de asesoría jurídica, fiscalización del expediente, propuesta de adjudicación, elaboración del contrato, así como del resto de fases existentes. 2. Consulta del estado de tramitación de un expediente de contratación, así como de toda la documentación relacionada. 3. Generación de informes de seguimiento y estado de los expedientes de contratación en marcha y realizados. 17

18 4. Deberá ser capaz además de realizar tanto expedientes de tramitación anticipada como los de tramitación ordinaria, urgente y de emergencia. 5. Asimismo, se deberán gestionar aquellos expedientes de contratación que por sus características se prolonguen a lo largo de varias anualidades. 6. Deberá habilitar mecanismos de control de fechas y plazos y sistemas de aviso de estos controles a los usuarios pertinentes. 7. Contar con un repositorio electrónico centralizado de expedientes. 8. Ofrecerá un Registro de Proveedores, donde se podrá almacenar la información específica de un proveedor para poder reutilizarla en una licitación en curso. 9. Debe poder mantener relacionada la información de los licitadores que presenten oferta a una licitación. 10. Dispondrá de un repositorio de modelos de documentos que se podrán generar a partir de la información del expediente de contratación. 11. Será capaz de gestionar la información relacionada con las garantías de cualquier contrato. 12. Permitirá la selección de los responsables de tramitación del expediente de contratación como usuarios que participarán en su gestión posterior. 13. Dispondrá de diversos modos búsqueda para localizar un expediente de contratación. 14. Permitirá generar informes para imprimir los resultados de las búsquedas y los filtros aplicados al conjunto de expedientes de contratación existentes en el sistema. Dichos informes deberán personalizarse con la imagen y estilos del Ayuntamiento. 15. Dispondrá de campos para almacenar los criterios de selección de los licitadores, así como el coeficiente de ponderación de cada criterio. 16. Ofrecerá la posibilidad de seleccionar el adjudicatario a partir de la información de los licitadores que han presentado oferta a un expediente de contratación, evitando tener que volver a introducir de forma manual dichos datos. 17. Los documentos se podrán recibir en formato papel, por correo electrónico, por fax, o se podrán generar internamente con herramientas ofimáticas (o del propio sistema). 18. Deberá permitir la personalización del cuadro de clasificación mediante la inclusión de archivos XML. 19. Se ofrecerá también un sistema de búsqueda dentro del cuadro de clasificación que facilite encontrar un determinado formulario. 18

19 20. El propio usuario dispondrá de un apartado de configuración en el cual podrá especificar la ordenación del cuadro de clasificación, bien en orden alfabético o de creación y los niveles visibles del mismo al inicio. 21. Deberá permitir la creación de enlaces de un mismo documento a diferentes entradas del cuadro de clasificación, de forma que el documento almacenado sea único y la modificación desde cualquiera de las entradas comprenda la modificación general del documento. 22. Deberá existir un registro estadístico que almacene cualquier acción en el sistema por parte de los usuarios. 23. Existirán herramientas de búsqueda simple y avanzada. 24. Existirá una herramienta de administración cliente/servidor para facilitar la gestión de las funcionalidades, usuarios, permisos, plantillas de documentos, etc. 25. Deberán existir perfiles de usuarios para que de forma flexible el administrador pueda gestionar los permisos de acceso, de consulta, de altas, de modificaciones, etc. 26. Permitirá la definición sencilla y flexible de los campos identificativos de un procedimiento que permitirán su clasificación y posterior búsqueda, ofreciendo formularios personalizables para mostrar estos datos. 27. Deberá permitir la generación automática de pliegos basados en plantillas, las cuales serán definidas por el administrador. Podrán ser generadas por los usuarios que tengan permisos para hacerlo. 28. Deberá mantener un historial de modificaciones en los campos de indexación de los procedimientos así como de los expedientes. 29. Permitirá el envío de información correspondiente a un procedimiento, así como sus documentos asociados por correo electrónico, enlazado con la aplicación de correo cliente instalada en cada puesto de los usuarios. 30. Desde cualquier estación cliente debe existir la posibilidad de digitalizar documentación recibida en papel sin necesidad de instalar componentes adicionales o licencias. 31. Los documentos digitalizados deben almacenarse en un formato perdurable en el tiempo (PDF/A). 32. La herramienta permitirá el concepto de asociación de registros, de forma que se puedan crear expedientes que agrupen información de diferentes tipologías. 19

20 33. Desde el módulo de Gestión de Expedientes se debe proporcionar necesariamente una visualización previa de los documentos asociados a un procedimiento, permitiendo descargar una copia de los mismos al ordenador cliente o su impresión directa sin necesidad de abrirlos previamente. 34. Será posible realizar filtros de forma que se puedan localizar fácilmente los procedimientos en base a cualquier criterio utilizado para definirlos. 35. Ofrecerá asimismo la posibilidad de guardar los criterios de una búsqueda para poder cargarlos en un futuro y utilizarlos para realizar una nueva búsqueda. 36. Desde el módulo de Gestión de Expedientes existirá la posibilidad de que un usuario con los permisos adecuados realice el inicio de un procedimiento existente. 37. Se integrará con el módulo de Gestión de Tramitación, del que será la fuente de procedimientos que se empezarán a tramitar. 38. Desde este módulo se ofrecerá información relativa al estado de tramitación del expediente, informando del punto concreto del procedimiento en el que se encuentra el mismo. 39. La herramienta ofrecerá la posibilidad de propagar campos de indexación de un registro a otro en el momento de su creación y a elección del usuario concreto que esté realizando el alta. 40. Permitirá la generación de informes totalmente personalizados obtenidos a partir de una búsqueda de información. Para informes de mayor complejidad, la Plataforma deberá utilizar el generador de informes externos Crystal Reports, para la generación y puesta a disposición desde el aplicativo de los mismos. 41. Se debe ofrecer la posibilidad de definir formularios de búsqueda predefinidos que faciliten la operativa diaria de los usuarios en la recuperación de información. 42. Debe contemplar el concepto de expediente electrónico, entendido como la asociación, automática o manual, de un expediente de contratación con otras entidades documentales, como puede ser el Registro de Proveedores, para visualizar los licitadores que han presentado ofertas a dicho expediente, o asociado a las facturas recibidas una vez comenzada la ejecución del contrato, o con cualquier otro elemento que se considere necesario. 20

21 4.3. Requisitos del Gestor de Tramitación de Expedientes El módulo Gestor de Tramitación de Expedientes, integrado con el módulo anterior en el sistema objeto de este contrato, deberá cumplir al menos las siguientes especificaciones: 1. Permitirá al administrador diseñar el flujo o camino que debe recorrer cada procedimiento una vez entre en el sistema y el registrador lo identifique. Es imprescindible que este diseño se pueda realizar con herramientas gráficas. Permitirá también crear los papeles (roles) que deben existir en ese flujo y asignar a cada usuario un papel o responsabilidad de los definidos. 2. Ofrecerá la posibilidad de, fácilmente, realizar cambios en el diseño del procedimiento, si en un futuro es necesario redefinir el circuito ante cambios de organización o de legislación, sin perjuicio de mantener distintas versiones de un mismo procedimiento. 3. Existirán herramientas estadísticas para conocer los procedimientos tramitados, tiempos medios, máximos y mínimos de tramitación, etc. 4. Deberá tener una gestión de usuarios integrada con la del módulo de Gestión de Expedientes, de forma que no sea necesaria una doble administración de perfiles y permisos. 5. Tendrá alertas para avisar de tiempos excesivos en la realización de una tarea o de activación de realización de una determinada tarea. 6. Al igual que el módulo de Gestión de Expedientes debe permitir la generación automática de pliegos basados en plantillas predefinidas. 7. La herramienta permitirá definir supervisores de flujos, siendo éstos capaces de verificar la situación de cada procedimiento y estar informados en cada momento de las incidencias ocurridas en la misma. 8. Incluirá un apartado de Auditoría donde se podrá acceder a un historial de todos los pasos dados por cada procedimiento tanto en forma de listado como en forma visual, facilitando obtener la información de la situación actual de todas los procedimientos en tramitación o tramitados. 9. Cualquier expediente debe ser inmediatamente accesible sin ningún proceso automático. 10. La herramienta de diseño debe ofrecer elementos, para incorporar a un procedimiento, que permitan llamar a otros procedimientos. De igual forma debe contener elementos que permitan realizar llamadas a librerías dinámicas o Servicios Web que en un futuro se podrían utilizar para realizar integraciones con otros sistemas. 21

22 11. La herramienta de diseño permitirá realizar un diagrama del procedimiento con transacciones de diferentes tipos: obligatorias, opcionales, de rechazo, en función de una condición o vigencia de tiempo, etc. 12. Desde una tarea concreta en una instancia del procedimiento se debe poder acceder directamente al registro ubicado dentro de la herramienta de Gestión de Expedientes. 13. La herramienta de diseño permitirá la personalización de los formularios visualizados en cada tarea, estando éstos realizados en lenguaje HTML siendo posible su realización con cualquier herramienta y después incluirlos en el diseño del procedimiento. 14. Se podrá especificar un plazo máximo de realización para cada paso de un trámite, pudiendo utilizar dicho plazo para la posterior generación de notificaciones antes o después del cumplimiento de dicho plazo. Es imprescindible que en la configuración de dicho plazo se pueda utilizar el calendario laboral. 15. El módulo permitirá la funcionalidad de avance o rechazo masivo de tareas del mismo tipo, lo que facilitará la resolución de puntas de trabajo o cuellos de botella en determinadas circunstancias. 16. Desde la herramienta de diseño el administrador tendrá la posibilidad de realizar una consulta del estado de los diferentes procedimientos de forma visual, así como de poder mover el correspondiente flujo de una instancia concreta a cualquier punto del mismo según su criterio. 17. Proporcionará a cada usuario una bandeja, buzón etc., en el que aparezcan exclusivamente los documentos que debe tramitar con mensajes, o algún tipo de indicación de las acciones a realizar: firmar, corregir, completar, notificar, archivar, etc., en función del papel o rol que el administrador haya planificado para él. 18. Permitirá la tramitación y gestión del expediente mediante reglas configuradas acordes a la legislación vigente y con posibilidad de mantenimiento. 19. Permitirá al usuario configurar el modo en que desea trabajar, es decir, la acción a ejecutar tras realizar una tarea, optando por volver a la bandeja de tareas pendientes o pasando directamente a la siguiente tarea pendiente. 20. El usuario podrá visualizar, si lo desea, la lista de tareas ya realizadas por él para los expedientes existentes en el sistema. 21. Permitirá a los diferentes agentes internos o externos que participan en la tramitación de un expediente la comunicación mediante mensajes en los que se pueda añadir, si procede, documentos y formularios relacionados con los procesos que se estén gestionando. 22

23 4.4. Entorno tecnológico Es requisito indispensable que los módulos que conformen la Plataforma sean multicapa, siendo imprescindible que el interface de los usuarios esté completamente basado en web y el acceso mediante explorador. La plataforma deber mantener la independencia de la interfaz gráfica respecto al diseño de los procesos de negocio y éstos a su vez con la base de datos, facilitando la administración y mantenimiento remotos. El entorno tecnológico del sistema debe estar basado en la plataforma.net y el sistema de base de datos que será utilizado es Microsoft SQL Server. No obstante, el Sistema deberá garantizar compatibilidad con el gestor Oracle (versiones 9i y 10g) y MySQL sin necesidad de adquirir nuevos componentes o realizar nuevos desarrollos. Será imprescindible la implementación de la Plataforma con herramientas consolidadas en el mercado procedentes tanto de desarrollos particulares como de propósito general, pero en todo caso que puedan adaptarse a las especificaciones de este proyecto. La Plataforma debe disponer de herramientas para su desarrollo y parametrización en un entorno de preproducción con posibilidad para la exportación de dicha información a un formato que permita su posterior importación en el entorno de producción. Debe permitir el acceso de los usuarios tanto utilizando un usuario y contraseña como mediante la configuración de validación contra un servidor de Directorio Activo. En caso de utilizar usuario y contraseña, el propio usuario desde la aplicación cliente debe ser capaz de cambiar su contraseña. La Plataforma deberá disponer de un interface de llamadas de funciones que puedan ser utilizadas, en caso necesario, para realizar las funcionalidades básicas de los módulos de Gestión de Expedientes y Gestión de Tramitación, como por ejemplo el alta, modificación o eliminación de un registro o contenido, el inicio de un procedimiento o el avance de una tarea dentro del mismo. Dentro de la Plataforma debe existir un módulo que permita una integración total con las herramientas ofimáticas habituales utilizadas por el personal del Ayuntamiento, de forma que se permita el envío automático al Sistema de Gestión de Expedientes, del correo o documento con el que se esté trabajando y se asocie al expediente correspondiente. Es también imprescindible que la Plataforma tecnológica incluya un módulo que permita el acceso desde terminales móviles a la Gestión de Expedientes en modo consulta para poder visualizar la información de un expediente o un documento asociado al mismo. 23

24 4.5. Plataforma tecnológica actual del Ayuntamiento Para la implantación, el licitador deberá tener en cuenta la Plataforma tecnológica actual del Ayuntamiento, para poder ofrecer una solución no intrusiva que se adapte en el menor tiempo posible a la misma. El sistema deberá ajustarse invariablemente a la Plataforma siguiente: Servidor con Microsoft Windows 200x Server como sistema operativo Gestor de base de datos Microsoft SQL Server 200x Servidor Web Microsoft Internet Information Server (versión 5 superior) y Apache Servidor Web Linux-Ubuntu con php 5.0 y Mysql 5.0. Clientes con navegadores Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox Plataforma de 24

25 5. Integración con otros sistemas internos del Ayuntamiento 5.1. Introducción Inicialmente, el sistema de Contratación Electrónica ya especificado deberá integrarse con el Registro General de Entrada/Salida, el Registro Telemático, el Sistema de Gestión Contable, la aplicación de Gestión de Compras (SIGCA), así como la Gestión Patrimonial ya implantadas en el Ayuntamiento de El Puerto de Santa María. No obstante, es requisito indispensable que la Plataforma a implantar, basada en tecnología.net, admita al menos los siguientes tipos de conectividad: Debe utilizar Web 2.0, con XHTML, AJAX y APIs para la integración de diferentes servicios. Debe disponer también de un conjunto de mecanismos basados en tecnología Web Services (SOAP + WSDL). Debe incluir un API que permita el acceso a todas las funcionalidades de la Contratación Electrónica desde una Plataforma externa. Para integraciones con bases de datos externas debe tener la posibilidad de crear vistas que recojan la información necesaria de sus tablas. Debe soportar conectividad ODBC con otras bases de datos. Podrán definirse campos importados utilizando está posibilidad. En cualquier lugar de un flujo de trabajo definido en el Gestor de Tramitación de Expedientes deben poder disponerse tareas externas Integración con el Registro de Entrada/Salida y el Registro Electrónico Es precisa la integración del mismo con el Registro General de Entrada/Salida municipal. Toda la documentación susceptible de ser registrada, tanto recibida como emitida a través de plantillas de documentos generados en la herramienta de Gestión y Tramitación de Expedientes, lo será de acuerdo a los patrones definidos por el Ayuntamiento. La Solución se integrará con la Solución de Registro existente en el Ayuntamiento de El Puerto de Santa María. Se trata de ACCEDE, desarrollada por la empresa Sage Aytos, tanto para la vertiente presencial como para la electrónica. De la misma forma, se deberá contemplar como punto de entrada de información al Sistema, el Registro Telemático, con el cual deberá integrarse el Portal de Licitación contemplando el registro de las Ofertas presentadas por los 25

26 licitadores, así como toda la documentación administrativa que pueda proporcionar. Para toda la documentación que se registre a través del mismo, el Registro crea un justificante que autentica la fecha y hora en la que la misma se ha recibido, cuestión especialmente importante en determinados aspectos de la Contratación Electrónica, como por ejemplo la apertura de plicas. Igual que en el caso anterior la Plataforma se integrará con el Registro Telemático existente en el Ayuntamiento Integración con el Sistema Contable La información financiera y económica asociada a los expedientes de contratación se almacena en el Sistema de Gestión Contable, desarrollado por la empresa Sage Aytos, el cual está desvinculado de la tramitación administrativa que sigue cada uno de ellos. Además esta integración será extensiva a la Gestión Patrimonial implantada. Por ello debe contemplarse la posibilidad de integrarse con este sistema contable en aquellos puntos que sea preciso. Al menos serán los siguientes: Inicio del expediente. El inicio del expediente supone la creación de una solicitud de pedido para comprometer el crédito asignado. Verificación de Crédito disponible. Asociado al inicio del expediente se debe comprobar la existencia de crédito disponible de acuerdo al importe de licitación del contrato. Adjudicación de la Licitación. En el momento de realizar la adjudicación del contrato se deberá vincular la información del proveedor adjudicatario al circuito de compras del sistema contable. Finalización del Contrato. En el momento de finalizar el contrato y recibir por tanto la última factura, se debe producir un cambio del presupuesto al estado ejecutado. 26