CRITERIOS PARA LA DETERMINACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS, EN LA OPERACIÓN DEL INIFAP

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1 CRITERIOS PARA LA DETERMINACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS, EN LA OPERACIÓN DEL INIFAP Documento Normativo Julio

2 C O N T E N I D O INTRODUCCIÓN... 3 Objetivos generales:... 3 Objetivos específicos:... 3 COSTOS INDIRECTOS EN LA INVESTIGACIÓN... 4 REFERENCIAS DE OTRAS INSTITUCIONES... 4 DETERMINACIÓN DE COSTOS INDIRECTOS PARA EL INIFAP... 6 CRITERIOS DE FLEXIBILIDAD... 8 CRITERIOS DE NEGOCIACIÓN... 9 CONSIDERACIONES FINALES:... 9 REFERENCIAS ANEXO DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

3 INTRODUCCIÓN El INIFAP tiene la visión de desenvolverse como una Institución de excelencia científica y tecnológica, dotada de personal altamente capacitado y motivado, con infraestructura y herramientas de vanguardia, administración moderna y autónoma; con liderazgo y reconocimiento nacional e internacional por su alta capacidad de respuesta a las demandas de conocimiento, innovación y formación de recursos humanos en beneficio del sector forestal, agrícola y pecuario y de la sociedad en general. Para contribuir al logro de esta visión, el INIFAP, entre otras estrategias, ha adoptado una política de identificación del costo real y recuperación del costo indirecto, que conlleva la operación de la investigación, con los siguientes objetivos: Objetivos generales: Que las fuentes de financiamiento de la investigación y el INIFAP, tengan una comprensión común de los costos directos e indirectos, derivados de la operación de la investigación, así como de la importancia de la recuperación de los gastos indirectos, para reinvertirlos en el mantenimiento y actualización de la infraestructura. Objetivos específicos: Asegurar que todos los investigadores y directivos del INIFAP, cuenten con los argumentos, criterios y elementos claros que permitan identificar los costos indirectos, para su negociación justificada con las fuentes de financiamiento. Uniformizar y armonizar los criterios de costeo de proyectos en los Centros nacionales y regionales del INIFAP. Dar transparencia, consistencia y definición a los costos directos e indirectos en la operación de la investigación. Asegurar que todas las fuentes de financiamiento, contemplen pagar la porción justa de costos indirectos, para la sostenibilidad y fortalecimiento de la institución. El presente documento contiene los alcances, principios, metodología, procedimientos y criterios que se utilizan para estimar y definir los costos directos e indirectos que se derivan de la operación de la investigación. Para enmarcar las consideraciones que se hacen para la determinación de los costos, conviene primeramente presentar los antecedentes revisados y el procedimiento empleado para el caso del INIFAP. 3

4 COSTOS INDIRECTOS EN LA INVESTIGACIÓN Se parte de la base que los costos indirectos son aquellos gastos indispensables e ineludibles en los que incurre una institución para llevar a cabo proyectos de investigación. Estos son costos en que se ha incurrido para lograr el conjunto de los resultados, pero que no pueden ser identificados fácilmente con cada uno de estos. Incluyen el costo real de las instalaciones e infraestructura (edificios, equipo, laboratorios, biblioteca), así como la administración y los servicios que la institución aplica para que la investigación pueda realizarse. La determinación de los costos indirectos es una tarea compleja y se basa en la asignación de porciones de costos de carácter general a diferentes segmentos de actividad, mas o menos desglosadas. Se pueden utilizar dos tipos de metodologías para la determinación de los costos indirectos: las contables y las estimativas. Las metodologías contables se basan principalmente en una revisión y contabilidad muy precisa de las partidas de costos directos e indirectos. La desventaja de este método radica en que es muy laboriosa y requiere por lo tanto de una contabilidad analítica de costos. Las metodologías estimativas suelen basarse en suposiciones generalizadas sobre distribución de costos, o bien puede extender una tasa, calculada según métodos contables en una muestra de instituciones de investigación. Las metodologías aplicadas por las universidades del Reino Unido, Australia y Canadá, son métodos desarrollados por las asociaciones de universidades. En Estados Unidos la metodología es impuesta por la Administración Federal para su aplicación a los contratos entre ésta y las universidades. Para el caso del INIFAP, la identificación de los costos indirectos había sido hasta el momento omitida, razón por la cual ahora se tratará de determinar bajo la metodología estimativa, la cuantía de estos costos. REFERENCIAS DE OTRAS INSTITUCIONES Entre las referencias que se revisaron para determinar los costos indirectos de la operación del INIFAP, destaca la del Consultative Group on International Agricultural Research (CGIAR), contenida en el documento El costo indirecto, guía para su asignación (Serie de Guías Financieras, N 5. Agosto de 2001). Esta referencia internacional muestra que el CGIAR ha adoptado la política de 4

5 recuperar totalmente los costos de los proyectos financiados con fondos asignados en forma específica a determinados propósitos, así como asegurar que los financiadores de proyectos paguen una retribución justa de los costos indirectos. El ámbito de aplicación de las políticas del CGIAR, es sobre todos los Centros de investigación de esa organización y se refiere a todos los gastos de operación, administración y mantenimiento, excluyendo los de inversión de capital. La parte medular del proceso para la determinación de costos indirectos es la clasificación de los gastos. Para los Centros del CGIAR se identifican cinco categorías de gasto: 1) Investigación (directo); 2) Apoyo a la investigación (directo); 3) Operación (directo e indirecto); 4) Dirección (indirecto); y 5) Servicios de apoyo comunes (indirecto). Las tasas de indirectos / directos varían de 17 (IFPRI) hasta 27 % (WARDA y CIP). En lo que concierne a otros centros de investigación y/o universidades que no pertenecen al CGIAR, no se encontró un estándar en cuanto a criterios de clasificación y/o metodologías comunes para la determinación de los costos directos e indirectos, aunque todos coinciden en la importancia de tenerlos plenamente identificados. A continuación se enlistan las referencias de diferentes instituciones internacionales en cuanto al porcentaje que ellos consideran imputar como costos indirectos sobre los directos: 1. Iowa State University a. Dentro de sus instalaciones 46% de los costos directos. b. Fuera de sus instalaciones 26% de los costos directos. 2. Universidades de la Ivy League y otras de reconocido prestigio en USA a. hasta 75% de los costos directos. 3. Centros pertenecientes al CGIAR (en el 2000, basados en datos reales de 1999). a. CIAT 22% de los costos directos b. CIFOR 21% de los costos directos c. CIMMYT 28% de los costos directos d. CIP 27% de los costos directos e. ICARDA 24% de los costos directos f. ICLARM 19% de los costos directos g. ICRAF 23% de los costos directos h. ICRISAT 22% de los costos directos i. IFPRI 17% de los costos directos j. IITA 23% de los costos directos k. ILRI 22% de los costos directos 5

6 l. IPGRI 18% de los costos directos m. IRRI 21% de los costos directos n. ISNAR 19% de los costos directos o. IWMI 22% de los costos directos p. WARDA 27% de los costos directos De todos ellos tomamos sus guías de operación para el agrupamiento de gastos y su clasificación como directos e indirectos con una base lógica y creíble. Finalmente, para el caso del INIFAP consideramos desarrollar nuestros propios criterios de clasificación entre costos directos e indirectos a partir de las referencias internacionales, así como tomar en cuenta el criterio de los Centros del CGIAR quienes aplican una tasa calculada en las erogaciones reales del año anterior, como por ejemplo el CIMMYT, quien aplica en sus proyectos una tasa del 28.1% de los costos directos en el A continuación se desarrolla el procedimiento y los criterios que seguimos para determinar los costos indirectos para el caso específico del INIFAP. DETERMINACIÓN DE COSTOS INDIRECTOS PARA EL INIFAP El 33.22% de costos indirectos (comúnmente llamado overhead) aplicable para el ejercicio 2003 y que se muestra en el cuadro siguiente, se basa en la información financiera existente del año El procedimiento para determinar los costos indirectos consistió en: 1.- Clasificar cada rubro de gasto como costos directos o indirectos, observando su objeto y la definición de conceptos contenidos en el Anexo. Los sueldos y salarios del personal de investigación y de apoyo, así como los recursos destinados a la operación de proyectos de investigación, validación, apoyo a la transferencia y las publicaciones, han sido clasificados como costos directos (CD). Los sueldos del personal directivo y de administración, así como los honorarios por servicios profesionales independientes, los gastos fijos, las acciones de mantenimiento de infraestructura, capacitación, actualización de bibliotecas, desarrollo de software y la depreciación de los activos fijos entre otros conceptos, han sido clasificados como costos indirectos (CI). Existen gastos que por su naturaleza no pueden ser asignados a un tipo de costo de manera suficientemente clara, en esos casos se recurrió a un 6

7 prorrateo estimativo, justificando el hecho en que es la única forma viable en esta ocasión y que otras instituciones han recurrido a prácticas similares. 2.- Se aplicó la fórmula CI / CD (236,602 / 712,308), obteniendo el porcentaje del overhead mencionado. El porcentaje de los costos indirectos será revisado anualmente, tomando como base las cifras definitivas dictaminadas por auditor externo. RELACIÓN DE COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS Miles de pesos COSTOS Directos Indirectos Total (CD) (CI) (CT) SERVICIOS PERSONALES Nómina de investigadores 401,583 Nómina del tabulador general 202,554 Nómina de mandos medios y superiores 98,142 Nómina de honorarios 660 OPERACIÓN Gasto fijo 71,700 Operación de proyectos 89,171 Acciones estratégicas 4,650 Rehabilitación de infraestructura 5,000 Re-inversión en el generador del recurso 22,855 Capacitación 5,045 Comisiones internacionales 750 EQUIPAMIENTO Depreciación 24,800 OTROS CONCEPTOS Publicaciones 19,000 Bibliotecas 2,000 Desarrollo de Software 1,000 * Se basa en la información financiera existente del año Relaciones : CI / CD = ( over head ) 33.22% Con la inclusión de los costos indirectos: 712, , ,910 Se obtienen recursos para la actualización continua de inmuebles y medios para realizar nuestras tareas (equipo de cómputo y de laboratorio, vehículos, comunicación, información, promoción, administración, etcétera). Se hace transparente el uso de los recursos. Se mejora el proceso de presupuestación de los proyectos. 7

8 CRITERIOS DE FLEXIBILIDAD La inclusión de costos indirectos en la formulación del presupuesto de los proyectos de investigación y servicio que el INIFAP desarrollará en lo sucesivo, debe ser atendida de una manera estratégica y muy cuidadosa. Necesitamos la inclusión de esos costos por las razones expuestas, pero al mismo tiempo necesitamos ser exitosos en la competencia por la asignación de proyectos por parte de las fuentes financieras y usuarios (clientes). También es cierto que: Algunas fuentes financieras no aceptan la inclusión de indirectos, bajo el supuesto -hasta cierto punto real- de que el INIFAP recibe recursos fiscales y es por lo tanto una institución de servicio. Otras fuentes no aceptan el pago de impuestos, IVA o de importación, por la adquisición de equipo, por políticas institucionales propias. Algunos proyectos por su naturaleza, soportan la aplicación de costo indirecto alto, como la capacitación, la asesoría, la producción de semilla o cepas básicas; en tanto que otros, difícilmente compiten en el mercado si se aplica el costo indirecto mínimo. Algunos de nuestros usuarios, simplemente no comprenden o no quieren aceptar la aplicación del costo indirecto. Debemos ser concientes en que para la realización de ciertos proyectos, existen varias opciones disponibles; es decir muchos competidores. Para otros proyectos, el INIFAP tiene capacidades exclusivas (o casi exclusivas), o para el caso, tiene el prestigio o dimensión representativa que otros no tienen. Algunos proyectos, aunque no resistan los indirectos reales, son convenientes porque son parte de un hilván más grande, porque inician una vinculación que crecerá o porque son el corolario de una secuencia de proyectos que ya han redundado en el acrecentamiento de nuestras capacidades físicas y de reconocimiento público. Siempre es necesario considerar que una institución como la nuestra, que no es lucrativa, recibe recursos fiscales, pero que al mismo tiempo tiene el mandato de buscar su propia sostenibilidad tanto con recursos fiscales como con recursos externos; por ello, la definición de los costos indirectos necesita tener interpretaciones ad hoc, que le permitan actuar exitosamente dada su naturaleza. 8

9 CRITERIOS DE NEGOCIACIÓN Las formas de financiamiento para la investigación vigentes en México hacen necesario que en todos los niveles, en mayor o menor medida, estemos involucrados en la negociación de los medios para que el INIFAP, como tal, y también nosotros como investigadores, personal de campo y administrativos, podamos desarrollar de mejor manera nuestros propósitos. Después de haber revisado los criterios de flexibilidad, complementariamente es apropiado destacar algunos criterios generales de negociación, particularmente con respecto a la inclusión de los costos indirectos en los presupuestos de proyectos de investigación o de servicio. Necesitamos ser exitosos en obtener la asignación de proyectos por parte de las fuentes financieras y usuarios (clientes): no salirnos del mercado. El propósito de identificar y sufragar los costos indirectos es principalmente el beneficio de la institución, generando medios y condiciones para una mayor productividad de sus trabajadores. Teniendo en cuenta lo señalado en el capítulo anterior, es necesario que los investigadores definan el tratamiento que se dará a la inclusión de costos indirectos. En beneficio de la transparencia, siempre serán recomendables las decisiones colegiadas con su Jefe de Campo y Director de Centro, considerando las directrices institucionales contenidas en este documento. Para proyectos de investigación que tienen lineamientos muy definidos, necesariamente habrá que atenerse a sus directrices si queremos recibir financiamiento de esas fuentes. Para proyectos de investigación que permitan la inclusión de costos indirectos, será conveniente considerar la referencia institucional de nuestros costos indirectos (ver la tabla incluida antes), o bien atender la instrucción de la fuente de financiamiento si la tasa de indirectos que aceptan es menor. Para los proyectos de servicio, siempre habrá que considerar la inclusión de costos indirectos. CONSIDERACIONES FINALES: En todo caso, es muy importante que todos estemos convencidos de la conveniencia de aplicar los costos indirectos, sin que por ello hagamos inviable nuestra operación; por el contrario, nos conviene porque mejorará, hará más trascendente, transparente y productivo el esfuerzo institucional y personal. Considerar los costos indirectos, es la forma vigente de operación en los centros de investigación de México y del mundo. 9

10 REFERENCIAS CGIAR 2001, Indirect Cost Allocation Guidelines, Financial Guidelines Series #5, Ernst & Young (India), Agarwal A., Coordinator, Washington DC, EEUU, 23 p. CIMMYT, Overhead, Anónimo, sin fecha, México, El Batán, 1 p. CIMMYT, 2000, Schedule of Overhead Costs, México, El Batán 1p. CIMMYT, 2001, Schedule of Overhead Costs, México, El Batán 1p. Dr. David Hansen 2002, MIAC. Comunicación personal, Ames IA, EEUU Yale University 2002, Indirect Cost Rates and Recovery Mechanisms for Fiscal Year 2003, New Haven CT, EEUU, 1p Princeton University 2002, Ratesheet, Princeton NJ, EEUU, 2p. Iowa State University 2002, Office of Sponsored Programs, Indirect Cost Rates 2002, Ames IA, EEUU, 2p. Iowa State University 2003, Office of Sponsored Programs, Indirect Cost Policy at ISU, Ames IA, EEUU, 2p. Raúl Herrera Becerra. La Vinculación Universitaria, Una herramienta para el desarrollo de la nación: Procedimiento para la contratación de cursos de educación continua. UNAM: Colegio de Ingenieros civiles de México. Aranceles para el año c+costos+indirectos+unam&hl=es&ie=utf-8 M. En A. Y C. P. Alejandra Becerril Montes. Costos Indirectos Cifras Históricas. Instituto Tecnologico Y De Estudios Superiores De Monterrey Campus Estado De Mexico. 10

11 ANEXO DEFINICIÓN DE CONCEPTOS COSTOS DIRECTOS: El costo de materiales y salarios del personal que se utilizan directamente en la producción de un bien o prestación de un servicio. COSTOS INDIRECTOS: Son erogaciones realizadas para mantener al instituto en funcionamiento y que no inciden de manera directa en la realización de proyectos o prestación de un servicio, pero sin las cuales la operación no sería factible. NÓMINA DE INVESTIGADORES: Remuneraciones al personal investigador encargado de conducir directamente proyectos de investigación o servicio, generando conocimientos e innovaciones tecnológicas para el sector agropecuario y forestal. Incluye sueldo, prestaciones económicas y asignaciones derivadas de compromisos laborales. NÓMINA DE TABULADOR GENERAL: Remuneración al personal que de manera directa apoya el desempeño de la función del investigador dentro de las tareas de campo. Incluye sueldo, prestaciones económicas y asignaciones derivadas de compromisos laborales. NÓMINA MANDOS MEDIOS Y SUPERIORES: Remuneración al personal con nivel jefatura, subdirección, dirección, coordinación y dirección general. Incluye sueldo y prestaciones económicas. NÓMINA DE HONORARIOS: Remuneraciones destinadas a cubrir el pago por la prestación de servicios contratados con personas físicas, como profesionistas, técnicos, entre otros, por asesorías, consultorías, estudios e investigaciones o trabajos determinados que correspondan a su especialidad. GASTO FIJO: Gastos destinados a cubrir los costos de adquisición de insumos y servicios requeridos para el desempeño de las actividades administrativas y productivas del instituto. OPERACIÓN DE PROYECTOS: Gastos efectuados directamente por el personal investigador para el desarrollo de los proyectos de investigación. REHABILITACIÓN DE INFRAESTRUCTURA: Asignaciones destinadas a cubrir el costo de los servicios de obra, para rehabilitar y adecuar la infraestructura del instituto. MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA: Asignaciones destinadas a cubrir el costo de los servicios para el mantenimiento y conservación de infraestructura del instituto. 11

12 CAPACITACIÓN: Asignaciones destinadas a la actividad enseñanza-aprendizaje del personal del instituto, mediante la preparación e implementación de cursos, que permiten mejorar o incrementar los conocimientos, habilidades o aptitudes del mismo. COMISIONES INTERNACIONALES: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por concepto de alimentación y hospedaje de personal del instituto, en el desempeño de labores y comisiones temporales fuera del país. DEPRECIACIÓN: Asignación destinada a recuperar una porción del costo de un activo que se considera será consumido durante un periodo de tiempo determinado, por efectos del transcurso del tiempo, el uso o deterioro. PUBLICACIONES: Asignación destinada a editar y publicar los resultados obtenidos en los proyectos de investigación, lo que permite difundir y dar a conocer a la comunidad en general dichos resultados. BIBLIOTECA: Asignación destinada para contar con la infraestructura y operativa necesaria que permita captar bibliografía y documentación, organizándola de modo que sea accesible para toda la comunidad interesada, coordinando simultáneamente acciones con otras bibliotecas y organismos. DESARROLLO DE SOFTWARE: Asignaciones que se destinan al diseño, operación y mantenimiento de software dentro de la administración (SINAP, SINCOPT, SAMBI, SIASEM, PRECI y el SIIG). MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE EQUIPOS: Asignación destinada para realizar mantenimiento preventivo y correctivo de maquinaria y equipos. 12