Alicia Barnard A. San Luis Potosí, SLP. Octubre 17, Los Archivos en el Siglo XXI. Entre la certeza del papel y la incertidumbre de lo digital.

Transcripción

1 Alicia Barnard A. San Luis Potosí, SLP. Octubre 17, 2013 Los Archivos en el Siglo XXI. Entre la certeza del papel y la incertidumbre de lo digital.

2 CONTENIDO Los archivos a finales del siglo 20. Las novedades y retos para los archivos en el siglo 21 Factores a considerar en cuanto al manejo de los documentos de archivo digitales. Los pendientes Conclusiones

3 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Políticas, planes procedimientos y esquemas de organización Recursos humanos, físicos y financieros Instrumentos técnicos, clasificación y disposición documental Ciclo de vida

4 LAS TECNOLOGÍAS EN LOS 80 S

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6 PROYECTO UBC (UNIVERSIDAD DE COLUMBIA BRITÁNICA) Proyecto de investigación orientado a estudiar: La naturaleza del documento de archivo electrónico Los sistemas electrónicos productores de archivos electrónicos El desarrollo de criterios para el manejo de los documentos de archivo diferenciándolos de otros sistemas La definición de requisitos conceptuales para garantizar fiabilidad y autenticidad d los documentos de archivo digitales La articulación de métodos administrativos, procedimentales y técnicos para la implementación de los requisitos La evaluación de los métodos desde aspectos administrativos, jurídicos y culturales.

7 Archivos en México Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal Los Archivos Administrativos en México. Cuadernos de Formación Archivística (AGN, 1983) Sistema de Clasificación Documental del Gobierno Federal. Lineamientos para su Diseño y Desarrollo. (AGN borrador 1985) Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) (AGN, 1997)

8 Escuela Nacional de Bibliotecología y Archivología. Licenciatura en Archivonomía Facultad de Humanidades. Licenciatura en Ciencias de la Información Documental. Integra las disciplinas Archivística, Bibliotecológica y Documental UNAM, Facultad de Filosofía y Letras. Licenciatura en Archivonomía, suspendida en 1979 Carrera de Técnico en Administración de Documentos CONALEP México-Canada, actualmente suspendida

9 Desorganización Opacidad Ocultamiento

10 Tecnologías de finales del Siglo 20

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12 Vol. 16, 2013 PORTALES DE LA ARCHIVÍSTICA Legislar sobre archivos: experiencia y reflexiones. Antonia Heredia Herrera La nube. Alejandro Delgado Gómez Los cuadros de clasificación en instituciones de educación superior: el caso de la UNAM. Brenda Cabral Vargas

13 ISO La norma supone una puesta al día de los principios metodológicos de la archivística: Define características esenciales del documento de archivo. Destaca la importancia de análisis funcional. Da prioridad a la clasificación y valoración documental como La norma parte de proporciona los procesos una de visión gestión de documental. los conceptos de gestión de documento a expertos de las TIC. La norma tiene en cuenta que los directivos son la clave para la aplicación de sistemas de gestión. Joaquim Llansó Sanjuan FIED III. Lima agosto 2011 Resistencia vs. Innovación

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15 LEY FEDERAL DE ARCHIVOS El Artículo 20 dispone sobre la instrumentación de sistemas automatizados para la gestión documental para el control de procesos señalados en la misma, para la organización y conservación de archivos en cualquier formato. También se dispone que para los archivos electrónicos que serán preservados en el largo plazo, sea por necesidades del sujeto obligado o por el valor secundario de los documentos, se deberá contar con la funcionalidad de un sistema de preservación, el cual deberá cumplir las especificaciones que para ello se emitan Artículo 21. Dispone de la emisión de lineamientos para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos, tanto para formato físico como electrónico. Aplicación invariable de los mismos instrumentos técnicos Mantener y preservar metadatos, Incorporar normas y medidas para garantizar autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad, Establecer procedimientos que registren la actualización, migración, respaldo u otros procesos que afecte los documentos y que documenten cambios. Diario Oficial de la Federación Enero 23, 2012

16 NOVEDADES DEL SIGLO 21. DURANTE LA PRIM ERA CONFERENCIA DE LA WEB 2.0 EN SE HIZO REFERENCIA A LOS PRINCIPIOS DE LAS APLICACIONES La web es la plataforma La innovación surge de características distribuidas por desarrolladores independientes Los efectos de la red se mueven por una arquitectura de participación La información es lo que mueve internet El fin del círculo de adopción de software ahora se tienen servicios beta perpetuo (servicios en constante mejoramiento, con actualizaciones nuevas casi a diario, (ejem. gmail) Alicia Barnard Para mayor información ver el sitio Maestros del web en /

17 LA WEB 2.0. DIMENSIONES DE ESTUDIO los medios sociales y el usuario, los servicios de terceros (la nube) y accesos a estos desde medios móviles.. las medios sociales y los medios inalámbricos, Cano, Jeimy: Análisis forense digital en la nube: el reto de la inseguridad en un ecosistema tecnológico. Julio 17, Blog IT- Insecurity (consulta, agosto 15, 2011)

18 SERVICIOS DE GOBIERNO DIGITAL De gobierno a gobierno De gobierno a ciudadanos De gobierno a empleados De gobierno a negocios

19 FORMAS DE INTERACCIÓN EN GOBIERNO DIGITAL Información en páginas Web Descarga de documentos y formularios Tramites y servicios en línea Pagos en línea

20 Gestión Documental Gobierno Digital Datos personales desprotegidos

21 WEB 2.0. REDES Y MEDIOS SOCIALES Los medios sociales Herramientas de redes sociales: Facebook, Linkedin Bookmarks sociales para guardar y marcar páginas favoritas: Delicious Digg Mundos virtuales comunidades para socializar virtualmente: Second Life,OpenSim Librerías de fotos: Flick, Picasa Videos: YouTube, Vimeo Alicia Barnard

22 FACTORES QUE IMPACTAN A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Más documentos de archivo a causa de más interacciones. Valor contextual incrementado por comentarios y ligas a otros sitios o publicaciones mas allá de la estructura del sitio Percepción de larga duración Percepción general de comunicaciones autorizadas Administración y propiedad múltiple. Adopción rápida e informal de la herramienta de red Vigencia y disposición inexistente, conservación indiscriminada, a causa de los costos bajos de almacenaje. A Report on Federal Web 2.0 use and record v alue. A study prepared by: National Archiv es and Records Administration. National Records Management Program.

23 Los servicios de la nube Privada, entre las organizaciones Públicas, por terceros Híbridas. Combinación de ambos Computación en la nube. Tecnología que permite a usuarios acceder y utilizar datos y servicios de cómputo compartidos a través de internet o de una red virtual privada o pública, la cual utiliza un rango de recursos escalables sin que ello implique la construcción de la infraestructura necesaria para utilizar y soportar esos recursos dentro de los ambientes o redes de una organización

24 CULTURA ORGANIZACIONAL Un sistema de valores supuestos y creencias compartidas que pueden ser de naturaleza explícita o implícita que define el cómo los individuos se deben comportar y actuar, a la vez refleja el sistema sociocultural de una organización

25 Factores de la cultura organizacional que impactan en las prácticas de la gestión documental Lenguaje Empleados Tecnología Funciones y actividades Metas estratégicas

26 La opacidad derivada de la falta de control y organización de archivos digitales que sirven a la rendición de cuentas y al acceso a la información. La falta de normas, procedimientos o lineamientos contribuyen a la inseguridad asociada a la preservación de archivos digitales e impiden que los riesgos de pérdida de información sean transformados en riesgos medibles para ser atenuados. La pérdida de la memoria de las instituciones y por ende la pérdida de los qué s y los cómo s se da cumplimiento a las atribuciones delegadas. Análisis de Riesgos. Estudio de las causas de las posibles amenazas y probables eventos no deseados y los daños y consecuencias que éstas puedan producir. Wikipedia.

27 Multilingual Archival Terminology MAT News and events Methodology Content and features List of Contributors

28 PENDIENTES Desarrollar la estrategia conducente para alinear las estrategias de gobierno digital con la práctica archivística a través sistemas gestión documental En cuanto al desarrollo de políticas, lineamientos y procedimientos, se hace necesario al menos elaborar los siguientes documentos técnicos: Los requisitos y funcionalidades para un sistema de preservación en el largo plazo, así como los criterios de evaluación o certificación de los mismos. Las políticas o lineamientos específicas para la valoración documental de archivos digitales. Los procedimientos y requisitos para la transferencia de archivos digitales a un sistema de preservación en el largo plazo. Los lineamientos para los procesos de digitalización de archivos que serán preservados en el largo plazo en formato digital. Los lineamientos para los procesos de digitalización de archivos administrativos. Los criterios para el diseño de planes para desastres y administración de riesgos. Lineamientos para el manejo de correos electrónicos cuando los mismos se manejan fuera de un sistema de gestión documental. La regulación sobre firma digital para su preservación en el largo plazo. Se necesita además, un serio compromiso por parte de las instituciones académicas para desarrollar y difundir las mejores prácticas en la materia a través de sus programas de enseñanza, no sólo de licenciatura y posgrado, sino también de educación continua y capacitación en el trabajo.

29 CARTA DE LA DECLARACIÓN DE VANCOUVER UNESCO/UBC ALGUNAS DECLARACIONES Actualmente, se crean muchos objetos en formato digital pero no se piensa en las formas de asegurar su accesibilidad y conservación de manera fiable, auténtica y veraz con el paso del tiempo y de los desarrollos tecnológicos. Esto se aplica también a los materiales analógicos que se convierten al formato digital. Una comprensión más profunda del entorno digital es fundamental para delinear modelos de conservación que respeten los principios legales fundamentales inscritos en los marcos regulatorios institucionales y que también sean capaces de alcanzar un equilibrio entre acceso y privacidad, derecho a la información y derechos económicos, respeto de la propiedad y control del patrimonio cultural local y sus tradiciones en formato digital

30 CARTA DE LA DECLARACIÓN DE VANCOUVER, 2012 UNESCO/UBC. RECOMENDACIONES Desarrollar políticas públicas que permitan la preservación del patrimonio digital en un entorno de rápidos cambios tecnológicos. Redactar una recomendación para promover leyes sobre depósitos legales en formatos digitales. Fomentar el uso de normas, pautas reconocidas mundialmente y buenas prácticas de digitalización y conservación digital entre las comunidades y organismos nacionales competentes.

31 MUCHAS, GRACIAS! ALICIA