ÍNDICE

Transcripción

1 Curso Documentos Empresariales

2 ÍNDICE 1 INTRODUCCIÓN DOCUMENTOS MERCANTILES PEDIDO ALBARÁN DE PRODUCTO ALBARÁN DE SERVICIO FACTURA RECIBO TICKET DOCUMENTOS LABORALES TC TC NÓMINA PRACTICA... 67

3 1 INTRODUCCIÓN El curso de Documentos Empresariales lo organiza la Factoría de la Innovación en su plataforma virtual mediante un dinamizador. Este curso está estructurado en tres partes: documentos mercantiles, documentos laborales y un caso final. La evaluación comprende del 19 de Diciembre al 30 de Enero. La forma de desarrollo del curso se realizará tanto con actividades teóricas como con un caso final.

4 2 DOCUMENTOS MERCANTILES 2.1 PEDIDO Definición del documento El pedido es el documento que utiliza la empresa para solicitar un producto o un servicio a su proveedor. Esta solicitud puede realizarse por escrito -mediante impreso, carta o fax- o por teléfono, confirmándola posteriormente de forma escrita. El pedido debe recoger información sobre: - Cuándo se hace el pedido. - El código que lo identifica. - Quién es el comprador. - Dónde se recibirá la mercancía. - Quién es el proveedor. - La lista de los artículos solicitados y sus cantidades. - Los precios unitarios y sus importes. - El medio de transporte utilizado para el envío. - Las condiciones de embalaje, portes, seguro y forma de pago. - Y, por último, el compromiso de plazo de entrega. Consulte un ejemplo de Pedido en la figura siguiente:

5 Modelos No hay un único modelo para realizar un pedido si bien es conveniente que, sea cual sea el modelo utilizado, conste toda la información que se ha visto en el apartado de Definición del documento. Además, es recomendable añadir información sobre: - Los intermediarios, si los hubiera. - Y la llamada telefónica, si se hubiera utilizado este sistema para hacer el pedido. Consulte dos posibles modelos de Pedido que presentamos a continuación:

6 Modelo 1.-

7 Modelo 2.- Codificación del documento El empresario tiene libertad para establecer el sistema de codificación de los pedidos. No obstante, se recomienda utilizar un sistema de numeración correlativa que permita asegurar que no falta ninguna orden de pedido. Relación con otros documentos El pedido está relacionado con el albarán que entregará el proveedor junto con la mercancía. Así, la hoja de pedido permite comprobar que la mercancía entregada y el albarán cumplen las condiciones pactadas.

8 Por ejemplo, podría suceder que el proveedor, CREACIONES ÚLTIMA,S.L., no pudiera servir toda la mercancía a la vez. En este caso, podría haber pactado con el cliente, NEREIDES, S.L., que tres productos fuesen en un albarán y el otro en un albarán diferente. Errores más frecuentes Los errores más frecuentes respecto al pedido se producen si se omite información necesaria, vista en el apartado de Descripción del documento. Este error puede provocar fallos en el cumplimiento de las condiciones del pedido do y los consiguientes conflictos con el cliente. Otro error muy frecuente consiste en no llevar un archivo adecuado de las órdenes de pedido. Este error puede provocar que la empresa no sepa si se están sirviendo los pedidos y si se hace en las condiciones pactadas. Estos dos errores dificultarán el control del cumplimiento de los pedidos. Archivo del documento El sistema de archivo de las órdenes de pedido debe permitir: - El control del cumplimento de los plazos de entrega. - Asegurarse que se están sirviendo los productos solicitados. - Poder localizar al proveedor o al cliente para cualquier incidencia. Para archivar los pedidos se diferenciarán dos momentos: antes y después de la entrega de la mercancía: - Antes de la entrega de la mercancía se recomienda archivar los pedidos por orden cronológico según la fecha acordada para la entrega. De esta forma, se sabe qué pedidos deben entregarse cada día. - Después de la entrega es conveniente archivar los pedidos que ya se han entregado con sus albaranes correspondientes. De esta forma, se puede controlar si se han servido todos los pedidos.

9 Conviene confeccionar dos copias del pedido: una para el proveedor y otra para la empresa. Estas copias pueden tener colores distintos para facilitar su identificación. Consecuencias legales El pedido, si está firmado, es un contrato, lo que obliga a cumplir todos los términos que se especifican en él. Por tanto, obliga al vendedor a suministrar y al comprador a recepcionar y a pagar el precio.

10 2.2 ALBARÁN DE PRODUCTO Definición del documento El albarán de producto es el documento en el que se especifican las mercancías entregadas al cliente. Tiene tres funciones: - Permite al vendedor controlar las salidas de almacén. - Permite asegurar que se ha entregado la mercancía y que quien la recibe está conforme. - Permite al comprador controlar las entradas de almacén. Para cumplir estas funciones, el albarán de producto debe recoger información sobre: - Quién entrega el producto. - Qué producto se entrega. - En qué cantidad. - En qué fecha. - Dónde se entrega. - Quién es el cliente. - Quién -de la empresa del cliente- ha hecho la comprobación. - Y, por último, debe estar codificado. Consulte un ejemplo Albarán de Producto en la figura siguiente:

11 Modelos de documentos No existe un modelo único ni obligatorio para realizar un albarán de producto y cada empresa establece libremente el modelo que más se adapta a sus necesidades de información. A partir de la información de base explicada anteriormente, lo más habitual consiste en añadir: - Información adicional sobre el pedido. - Los precios y los descuentos de la mercancía. - Información sobre el transporte y embalajes. - Información sobre condiciones de pago. - Y el cálculo del IVA. Con toda esta información, se puede aprovechar el mismo documento como factura y albarán. No obstante, es aconsejable llevar por separado ambos documentos. Consulte un posible modelo de Albarán de Producto en la figura a continuación:

12 Codificación del documento El empresario tiene plena libertad para establecer ecer el sistema de codificación de los albaranes de producto. No obstante, se recomienda construir un sistema de codificación que permita, además de identificar el documento: - Identificar al cliente. - Identificar a qué hoja de pedido corresponde. De esta forma, se puede comprobar si se cumple con el pedido del cliente. - E identificar si hay varios albaranes para un mismo pedido. Por ejemplo, el código del albarán de producto puede ser la unión del código del cliente, del código de la hoja de pedido y de un número correlativo. De esta forma, siempre se podrá saber a qué pedido corresponde una hoja de albarán cualquiera. Por último, es altamente recomendable que en la factura figuren los códigos de los distintos albaranes que se van facturar. Relación con otros os documentos El albarán de producto está claramente relacionado con la hoja de pedido y la factura. - Respecto a la hoja de pedido, el albarán de producto permite controlar el cumplimiento del pedido o contrastar las diferencias que se hayan producido. - Respecto a la factura, proporciona la información necesaria para elaborarla. Así, una factura puede contener la información de varios albaranes de producto. A menudo, se utiliza el mismo documento como albarán y factura. En este caso, conviene saber que el documento debe cumplir los mismos requisitos legales que la factura. Errores más frecuentes Los errores más frecuentes respecto al albarán de producto son:

13 - Confundirlo con la factura: el albarán sirve para dar la conformidad de que las mercancías han llegado en las condiciones estipuladas, mientras que la factura acredita que se ha hecho una operación de compraventa. - No hacer firmar el albarán de producto: si no existe la firma, no se puede demostrar que se entregó la mercancía en las condiciones que expresa el documento. - No identificar quién firma el albarán de producto: es imprescindible identificar la persona que da la conformidad de la recepción de la mercancía con su firma. Así, la gestión de eventuales incidencias como reclamaciones o devoluciones- resulta más fácil. Archivo del documento Conviene confeccionar tres copias del albarán de producto: - Una para el cliente. - Otra para la administración general de la empresa. - Y la tercera para el control del almacén, siempre que exista un departamento específico. Una buena idea para identificar cada copia consiste en usar hojas de colores distintos. Asimismo, es recomendable archivar los albaranes con las hojas de pedido respectivas o, en su defecto, con las fichas de clientes respectivas. Esta forma de archivo permite: - Controlar el estado de cumplimiento de cada pedido. - Y minimizar los errores en la confección de las facturas a los clientes. Consecuencias legales Legalmente, el albarán de producto acredita que se ha producido la entrega del bien, que lo entregado coincide con lo que se había pedido y que la mercancía ha llegado en buenas condiciones. Por tanto, el albarán permite acreditar que el vendedor ha cumplido con su obligación. Si el comprador no está conforme y no firma el albarán, arán, dispone de un plazo de cuatro días para reclamar. En ocasiones, hay mercancías que necesitan más tiempo para ser examinadas. En este

14 caso, el comprador deberá hacer constar en el albarán la cláusula salvo examen y buen fin y firmarlo. Cuando no hay albaranes, el talón del transportista sólo justifica que se entrega el bien, pero no que el comprador está conforme con lo entregado.

15 2.3 ALBARÁN DE SERVICIO Definición del documento El albarán de servicio tiene dos funciones: - Permite controlar las horas y los materiales empleados en la realización del servicio. - Y permite asegurar que se ha realizado el servicio y que el usuario está conforme. Para cumplir estas funciones, el albarán de servicio debe recoger información sobre: - Quién realiza el servicio. - A quién se realiza. - Cuál es el servicio. - Cuándo se realizó el aviso. - En cuánto tiempo se ha realizado el servicio. - Qué materiales se han consumido. - En qué fecha. - Dónde se ha realizado. - Quién -de la empresa del cliente- ha hecho la comprobación. - Y, por último, debe estar codificado.

16 Consulte un ejemplo de Albarán de Servicio en la figura siguiente: Modelos de documentos No existe un modelo único ni obligatorio para realizar un albarán de servicio y cada empresa establece libremente el modelo que más se adapte a sus necesidades de información. A partir de la información de base explicada en el apartado Definición del documento, lo más habitual consiste en añadir: - Información adicional sobre el servicio. - Los precios y los descuentos. - Información sobre condiciones de pago. - Y el cálculo del IVA. Con toda esta información, se aprovecha el mismo documento como factura y albarán. No obstante es aconsejable llevar por separado ambos documentos. Consulte dos posibles modelos de Albarán de Servicio que presentamos a continuación: Modelo 1.- Modelo 2.-

17 Codificación del documento El empresario tiene plena libertad para establecer el sistema de codificación de los albaranes de servicio. No obstante, se recomienda construir un sistema de codificación que permita, además de identificar el documento: - Identificar al cliente. - Identificar a qué hoja de aviso o solicitud corresponde. De esta forma, se puede comprobar si se cumple con la solicitud del cliente. - E identificar si hay varios albaranes para un mismo aviso o solicitud. Por ejemplo, el código del albarán de servicio puede ser la unión del código del usuario, del código de la hoja de aviso o solicitud y de un número correlativo. De esta forma, siempre se podrá saber a qué solicitud corresponde una hoja de albarán cualquiera.

18 Por último, es altamente recomendable que en la factura figuren los códigos de los distintos albaranes que se van facturar. Relación con otros documentos El albarán de servicio está claramente relacionado con la hoja de aviso o solicitud y la factura. - Respecto a la hoja de aviso, el albarán de servicio permite controlar el cumplimiento de la solicitud. - Y respecto a la factura, proporciona la información necesaria para elaborarla. Así, una factura puede comprender la información de varios albaranes. A menudo, se utiliza el mismo documento como albarán y factura. En este caso, conviene saber que el documento debe cumplir los mismos requisitos legales que la factura. Le aconsejamos que consulte los documentos pedido y factura. Recuerde que para los servicios, el pedido recibe el nombre de aviso o solicitud. Errores más frecuentes Los errores más frecuentes respecto al albarán de servicio son: - Confundirlo con la factura: el albarán sirve para dar la conformidad de que el servicio se ha prestado en las condiciones estipuladas, mientras que la factura acredita que se ha realizado el servicio. - No hacer firmar el albarán de servicio: si no existe la firma, no se puede demostrar que se realizó el servicio en las condiciones que expresa el documento. - No identificar quién firma el albarán de servicio: es imprescindible identificar la persona que da la conformidad a la realización del servicio con su firma. Así, la gestión de eventuales incidencias resulta más fácil. Archivo del documento Conviene confeccionar dos copias del albarán de servicio:

19 - Una para el cliente. - Otra para la administración general de la empresa. Una buena idea para identificar cada copia consiste en usar hojas de colores distintos. Asimismo, es recomendable archivar los albaranes con las hojas de aviso o solicitud respectivas o, en su defecto, con las fichas de clientes respectivas. Esta forma de archivo permite: - Controlar el estado de cumplimiento de cada aviso o solicitud. - Y minimizar los errores en la confección de las facturas a los clientes. Consecuencias legales Legalmente, el albarán de servicio acredita que se ha producido la prestación del servicio, que se ha hecho según lo acordado y que se ha realizado con éxito. Por tanto, acredita que quién ha prestado el servicio ha cumplido con su obligación.

20 2.4 FACTURA Definición del documento La factura tiene como objetivo acreditar legalmente la operación de compraventa. Es un documento mercantil de obligatoria expedición y entrega. Para alcanzar su objetivo, la ley determina que la factura debe contener la siguiente información: - Nombre, razón social y número de identificación fiscal del comprador y del vendedor. Si quien compra o vende es un particular, en vez de la razón social se usarán los apellidos. - La fecha y el lugar de emisión de la factura. - El detalle de la factura en el que se especificará el producto o servicio, la cantidad, su precio unitario y el total. Los gastos adicionales -como embalajes, transporte y otros muchos- constarán separadamente. - El tipo de IVA a aplicar y el importe resultante, distinguiendo los distintos tipos de IVA que deban aplicarse. Si la cuota del IVA se repercute dentro del precio se indicará el tipo tributario aplicado o bien la expresión IVA incluido, si así está autorizado en la normativa reguladora del IVA. Si la factura comprende la entrega de bienes y servicios sujetos a tipos impositivos diferentes en este impuesto, deberá diferenciarse la parte de la operación sujeta a cada tipo. - El número de la factura. La numeración de la factura debe ser correlativa. - Y el número de serie, si la hay. La empresa puede establecer un número de serie para identificar una parte de su actividad. Así, una empresa comercial podría establecer una serie para los embutidos y otra serie para los quesos. Consulte un ejemplo de Factura en la figura de la página siguiente:

21 Modelos No existe un modelo único ni obligatorio para elaborar una factura pero debe contener la información que se ha detallado en el apartado anterior. En algunas ocasiones se añade la siguiente información: - Los descuentos aplicados. - Información sobre el transporte y los embalajes. - E información sobre las condiciones de pago. La ley admite algunas variaciones en cada uno de los elementos de información. Además, la factura tiene que realizarse en el plazo de un mes desde el devengo o desde el último día del mes, si la facturación se hace mensualmente. Sólo se expedirá un original de cada factura. Se podrán expedir ejemplares duplicados cuando haya más de un destinatario o bien en caso de pérdida del original. En cada ejemplar duplicado se hará constar la expresión duplicado y la razón de su expedición.

22 Las facturas se pueden rectificar en caso de error, en caso de variación de las circunstancias que determinan la contraprestación y cuando quedan sin efecto las correspondientes operaciones. Se rectificará emitiendo una nueva factura en la que se harán constar los datos de la factura inicial y la rectificación efectuada. Se establecerán series especiales de numeración para estas facturas de rectificación. Consulte un posible modelo de Factura que presentamos a continuación: Codificación del documento Es recomendable que el sistema de codificación de la factura permita: - Identificar el documento. - Y evaluar la actividad comercial de determinados ámbitos de la empresa. Por ejemplo, el nivel de ventas de una línea de productos, de una sección de la empresa o de cualquier otro ámbito que se estime de interés.

23 La identificación de la factura se puede realizar con un número correlativo y, si existe, el número de serie. El número de serie puede utilizarse, por ejemplo, para identificar una línea de productos o un tipo de cliente. En cada serie, la numeración de las facturas debe ser, recordemos correlativa. Para identificar al cliente, basta que en la factura figure su código de identificación. Contabilización La factura puede referirse a una venta o a una compra. Si la factura se refiere a una venta de la empresa,, como la que realiza CREACIONES ÚLTIMA,S.L. (ver asiento 1: factura de venta de CREACIONES ULTIMAS, S.L.), se contabilizará el ingreso y el IVA repercutido y la contrapartida será un crédito frente al cliente por el total de la factura. Si la factura se refiere a una compra de la empresa,, como la que realiza NEREIDES, S.L., se contabilizará el gasto y el IVA soportado. La contrapartida del asiento será una deuda con el proveedor por el importe total de la factura (ver asiento 2: factura de compra de NEREIDES, S.L.). Asiento contable 1: Factura de venta de CREACIONES ULTIMAS, S.L. DEBE HABER 34,80 euros Clientes (Subgrupo 43) a Ingreso (Grupo 7) 30,00 euros a HP IVA repercutido (Cuenta 477) 4,80 euros

24 Asiento contable 2: Factura de compra de NEREIDES, S.L. DEBE HABER 30,00 euros Gasto (Grupo 6) 4,80 euros HP IVA soportado (Cuenta 472) a Proveedores (Subgrupo 40) 34,80 euros

25 Si la factura la emite un profesional, deberá practicarse la retención en concepto de IRPF que ingresará la empresa a quién se está facturando. Esta retención se calcula sobre la base imponible (ver asiento contable 1). En este caso, la empresa receptora contabilizará la deuda con el profesional (base imponible más IVA) y la deuda con la Hacienda Pública (importe retenido al profesional) (ver asiento contable 2 en la página siguiente). Asiento contable 1: : Factura de venta de un profesional a una empresa. En este ejemplo, supondremos que la actividad que desarrolla el profesional está sujeta a IVA (16 %), se debe aplicar una retención en concepto de IRPF del 18% y la base imponible de la factura es de 100,00 euros. Puede ser que el profesional no esté sujeto a IVA, en ese caso éste no se contemplaría. DEBE HABER 98,00 euros Clientes (Grupo 430) 18,00 euros Retenciones y pagos a cuenta (Cuenta 473) a Ingresos (Grupo 7) 100,00 euros a HP IVA repercutido (Cuenta 477) 16,00 euros

26 Asiento contable 2: Factura de compra de una empresa de un servicio de un profesional. En este ejemplo supondremos que la factura tiene las mismas características que en Asiento contable 1. DEBE HABER 100,00 euros Gasto (Grupo 6) 16,00 euros HP IVA soportado (Cuenta 472) a Proveedores (Subgrupo 40) 98,00 euros a HP acreedora por retenciones 18,00 euros practicadas (Cuenta 4751) Relación con otros documentos La factura está claramente relacionada con el albarán y el recibo. - Respecto al albarán, la factura permite saber cuáles de los servicios prestados o de los productos entregados han sido facturados. - Por su parte, los recibos permiten saber qué facturas se han cobrado y pagado, según sean facturas emitidas o recibidas. Cuando los pagos de las facturas se realicen a través de entidades bancarias (por transferencia o domiciliación, por ejemplo), el banco suele encargarse de la emisión del recibo y de enviarlo al comprador. Es recomendable que se advierta del uso de este sistema en la misma factura.

27 Errores más frecuentes Los errores más frecuentes respecto a la factura son: - Confundirla con el albarán: el albarán sirve para dar la conformidad de que las mercancías han llegado en las condiciones estipuladas, mientras que la factura acredita que se ha hecho una operación de compraventa. - No identificar al cliente al que se factura: es obligatorio que consten los datos fiscales del cliente. - No numerar correlativamente las facturas. - Calcular inadecuadamente el IVA y, si es un profesional el que factura, las retenciones por IRPF. Ambos tipos deben calcularse sobre la base imponible y no sobre el subtotal de la factura. Archivo del documento Se han de confeccionar dos copias de la factura: una para la empresa y la otra para el cliente. Las facturas deberán conservarse durante un período de tiempo no inferior a cuatro años, que es el período de tiempo de prescripción del derecho de la administración para determinar las deudas tributarias afectadas por estas operaciones. Consecuencias fiscales La factura es el documento que justifica los gastos e ingresos de la empresa ante la autoridad fiscal. Para ello debe contener toda la información vista en el apartado de Definición del documento. La factura también justifica el IVA repercutido y el IVA a deducir por la empresa en las liquidaciones periódicas del IVA. Consecuencias legales

28 La factura acredita legalmente la existencia de una operación de compraventa, pero no que el comprador esté conforme ni que el vendedor haya cobrado. A veces, la factura acredita el cobro de la operación. Esto sólo sucederá cuando, además de la firma del vendedor, conste la expresión cobrado o recibí. En este último caso, la factura haría además las funciones de recibo. Por otro lado, hay que tener en cuenta que los empresarios y profesionales estarán siempre obligados a entregar la factura, a excepción epción de los que están autorizados a emitir tickets. Pero incluso en estos últimos casos, existe la obligación de emitir factura si el comprador así lo exige. 2.5 RECIBO Definición del documento El recibo es un escrito o resguardo firmado en el que se declara haber recibido una determinada cantidad de dinero. Su objetivo es, por tanto, acreditar un pago. El recibo debe recoger información sobre: - La persona o entidad que entrega el dinero. - Qué cantidad de dinero -en letra y número- se ha pagado. - Por qué concepto se ha pagado. - Dónde y cuándo se ha realizado el pago. - Quién ha recibido el dinero y ha firmado el recibo. - Y, por último, debe estar codificado. Si el recibo corresponde al pago de una factura, es importante que figure el código de esta factura.

29 Consulte un ejemplo de Recibo en la figura siguiente: Modelos No existe un único modelo de recibo, pero sea cual sea el modelo utilizado, debe contener la información detallada en el apartado Definición del documento para que pueda cumplir con su objetivo. Consulte tres posibles modelos de Recibo que presentamos a continuación:

30 Modelo 1.- Modelo 2.-

31 Modelo 3.- Codificación del documento El empresario tiene plena libertad para establecer el sistema de codificación de los recibos. No obstante, se recomienda utilizar un sistema de numeración correlativa de forma que se pueda controlar que están todos los recibos. Contabilización Para la empresa que cobra, como CREACIONES ÚLTIMA, S.L., el recibo justifica una entrada de dinero en la tesorería de la empresa. Contablemente, esta entrada se refleja con una anotación en el debe del asiento por el importe cobrado. La contrapartida dependerá del concepto por el que se cobra. Así, si el dinero cobrado es el pago de una factura pendiente, se anotará en el haber del asiento -en la cuenta de clientes- el importe cobrado (ver Asiento 1: cobro de clientes). Si el dinero cobrado fuera el pago de un anticipo, se anotaría el importe cobrado en el haber del asiento en la cuenta de anticipos de clientes- (ver Asiento 2: cobro de anticipos).

32 Asiento 1: cobro de clientes DEBE HABER 20,88 euros Caja (Cuenta 570) a Clientes (Cuenta 430) 20,88 euros Asiento 2: cobro de anticipos DEBE HABER 20,88 euros Caja (Cuenta 570) a Anticipos de clientes (Cuenta 437) 20,88 euros

33 Para la empresa que paga y, por tanto, emite el recibo como el caso de NEREIDES, S.L.-, se reflejará el importe del pago en el haber del asiento. La contrapartida dependerá del concepto por el que se paga. Así, si se paga a un proveedor, se anotará el importe pagado en el debe del asiento, en la cuenta de proveedores (ver Asiento 1: pago de proveedores). Si el dinero pagado fuera un anticipo, se anotaría el importe pagado en el debe del asiento, en la cuenta de anticipos a proveedores (ver Asiento 2: pago de anticipos). Asiento 1: pago de proveedores DEBE HABER 20,88 euros Proveedores (Cuenta 400) a Caja (Cuenta 570) 20,88 euros Asiento 2: pago de anticipos DEBE HABER 20,88 euros Anticipos a proveedores (Cuenta 407) a Caja (Cuenta 570) 20,88 euros Relación con otros documentos El recibo está claramente relacionado con la factura, ya que permite saber qué factura se está cobrando o pagando y, por la diferencia, la cantidad pendiente de cobrar o pagar.

34 En el ejemplo, vemos que NEREIDES, S.L. ha pagado una cantidad que equivale al 50% de la factura. Por tanto, queda por pagar el otro 50%. Errores más frecuentes Los errores más frecuentes se producen cuando se omiten los datos que permiten identificar al proveedor o el importe que cobró. En tal caso el recibo dejaría de cumplir con su función porque no podría justificar quién cobró ni la cantidad que cobró. Tampoco debe confundirse el recibo con la factura o el ticket. El ticket es al mismo tiempo recibo porque se refiere siempre a operaciones al contado. La factura, si consta de la expresión recibí y está firmada, funciona también como recibo. Pero aunque el ticket y la factura puedan actuar como recibos, tienen otros objetivos y por ello no deben confundirse con el recibo, que sólo justifica el pago de una determinada cantidad. Archivo del documento Es conveniente confeccionar dos copias del recibo: una para a el cliente y otra para el proveedor. El recibo puede archivarse junto con las facturas a las que hace referencia, de manera que se facilite el control de pagos o cobros de estas facturas. En muchas ocasiones se utiliza un talonario de recibos, conservando la empresa que lo expide, la copia en la matriz del talonario. En este caso, es conveniente anotar en la factura los números de los recibos que acreditan su pago. Consecuencias fiscales El recibo justifica un pago a un tercero. Por lo tanto, fiscalmente documentaría variaciones en la tesorería de la empresa. Lógicamente, el concepto por el que se paga deberá tener relación con la actividad empresarial y con la factura. Consecuencias legales

35 El recibo es el documento que prueba un pago, y como tal tiene validez como prueba ante el juez, siempre y cuando esté firmado. El comprobante del banco, por ejemplo en transferencias o pagos domiciliados, también puede actuar como recibo. En este caso, es recomendable que se advierta del uso de este sistema en la misma factura. 2.6 TICKET Definición del documento El ticket tiene como objetivo documentar una operación de compraventa en sustitución de la factura. Para alcanzar este objetivo, la ley determina que el ticket debe contener, al menos, la siguiente información: - El NIF del vendedor. - El tipo impositivo aplicado en el IVA o la expresión IVA incluido - El importe total a pagar. - La fecha de emisión. - El número de ticket y, en su caso, el número de serie, si la hay. La numeración será correlativa.

36 Consulte un ejemplo de Ticket en la figura siguiente:

37 Pero, quién puede emitir tickets? La ley establece una serie de operaciones en las que las facturas pueden ser sustituidas por tickets, siempre y cuando su importe no exceda de pts. o su equivalente en euros. Estas operaciones son: - Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor aquellas en las que el destinatario no actúa como empresario o profesional sino como consumidor final. - Ventas o servicios en ambulancia. - Ventas o servicios a domicilio del consumidor. - Transporte de personas y sus equipajes. - Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares y establecimientos similares. - Suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto, prestados por los establecimientos antes citados. - Salas de baile y discotecas. - Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas. - Servicios de peluquerías e institutos de belleza. - Utilización de instalaciones deportivas. - Revelado de fotografía y estudios fotográficos. - Aparcamiento de vehículos. - Servicios de videoclub. - Aquellas que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la A.E.A.T. (Agencia Estatal de Administración Tributaria). Modelos de documentos No existe un modelo único ni obligatorio de ticket, aunque deberá contener, como mínimo, la información mencionada en el apartado de Definición del documento. De todas formas, es bastante frecuente que en el ticket conste también el concepto por el que se emite. En la mayoría de los casos, los tickets son expedidos por máquinas registradoras. Pero también son habituales los talonarios de vales que se rellenan a mano. Consulte dos posibles modelos de Ticket que presentamos en la página siguiente:

38 Modelo 1.- Modelo 2.-

39 Codificación del documento Es recomendable que el sistema de codificación del ticket permita: - Identificar el documento. - Y evaluar la actividad comercial de determinados ámbitos de la empresa. Por ejemplo, el nivel de ventas de una línea de productos, de una sección de la empresa o de cualquier otro o ámbito que se estime de interés. La identificación del ticket se puede realizar con su número y, si existe, el número de serie. Para evaluar el nivel de ventas de, por ejemplo, una línea de materiales de oficina se puede utilizar el número de serie. En cada serie, la numeración de los tickets debe ser, recordemos, correlativa. En muchas ocasiones, una misma empresa utiliza facturas y tickets al mismo tiempo, en función de las operaciones que facture. En este caso se utilizarán series diferentes para las facturas y los tickets. Contabilización El ticket puede referirse: - A un gasto de la empresa. - A un ingreso de la empresa. Si el ticket se refiere a un gasto de la empresa,, se contabilizará como gasto el importe del producto o servicio con el IVA soportado incluido. Lo más normal es que la contrapartida del asiento sea un pago.

40 DEBE HABER 19,00 euros Gasto (Grupo 6) a Caja (Cuenta 570) 19,00 euros Si el ticket refiere a un ingreso de la empresa, se contabilizará el ingreso y el IVA repercutido y la contrapartida será, normalmente, un cobro. Aunque en el ticket figure la expresión IVA incluido, se desglosará la base imponible y el IVA repercutido para poder contabilizar el ingreso y el IVA correctamente. DEBE HABER 19,00 euros Caja (Cuenta 570) a Ingresos (Grupo 7) 15,60 euros a IVA repercutido (Cuenta 477) 3,40 euros Relación con otros documentos El ticket está claramente relacionado con la factura y el recibo. - Respecto a la factura, por dos razones: porque en determinadas operaciones le ticket sustituye a la factura y porque, en ocasiones, por ejemplo cuando el comprador lo solicita, los tickets sirven para confeccionar posteriormente las facturas.

41 - Respecto al recibo, porque el ticket lo sustituye, ya que siempre se refiere a operaciones al contado. Por lo tanto, el ticket puede sustituir a la factura y al recibo al mismo tiempo. Errores más frecuentes Los errores más frecuentes respecto al ticket son: - Utilizar una numeración no correlativa de los tickets. - Confundirlo con la factura. Aunque en determinadas operaciones la sustituya, son documentos diferentes. - Y, por último, deducirse el IVA soportado. Esto sólo podría hacerse en el caso de que el ticket funcionara como una factura. Es decir, en el caso de que el IVA estuviera desglosado y constara la identificación fiscal del comprador. Archivo del documento Es recomendable conservar los tickets por orden cronológico. El empresario debe conservar el rollo de papel de la máquina registradora, que es la copia de los tickets expedidos. Previa autorización de la autoridad fiscal, se podrán utilizar para expedir los tickets máquinas cuyos datos no se pueden manipular y se conservan en soporte magnético. Consecuencias fiscales El ticket es el documento que sustituye a la factura en determinadas operaciones. Por ello es el justificante ante la autoridad fiscal de los ingresos de la empresa y del IVA repercutido al cliente. Por todo ello, el empresario deberá conservar los rollos de la máquina registradora donde se anotan las operaciones de venta, durante un período de tiempo no inferior a cuatro años. En el caso de tener máquinas que conservan los datos en soporte magnético se deberá guardar dicho soporte. Consecuencias legales

42 Al sustituir a la factura en determinadas operaciones, el ticket acredita la operación de compraventa. Pero hay que tener en cuenta que legalmente, para que la operación de compraventa se considere finalizada, debe haber entrega de bienes o prestación de servicios. Esto se acreditará con los albaranes de entrega del producto o de prestación del servicio. En el caso de no existir estos albaranes, el talón del transportista también acreditaría la entrega del bien. Por otra parte, como el ticket sustituye al recibo, también acredita el pago o cobro de una operación de compraventa. Por último, hay que tener en cuenta que los empresarios y profesionales estarán siempre obligados a entregar factura si el comprador así lo exige.

43 3 DOCUMENTOS LABORALES 3.1 TC-1 Definición del documento El TC-1 o boletín de cotización es el documento que acredita el pago de las cuotas, patronales y obreras, a la Seguridad Social. Para hacerlo, el TC-1 recoge la suma de todas las bases de cotización de los trabajadores de la empresa. Para cumplir con su función, el TC-1 debe contener información sobre: - Cuál es la empresa. - Cuántos trabajadores tiene. - A qué período de tiempo se refiere el pago. - Cuáles son las bases, tipos y cuotas resultantes de las cotizaciones generales. - Cuáles son las bases y cuotas de las cotizaciones por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. - Cuáles son las bases, tipos y cuotas de las cotizaciones por desempleo, fondo de garantía salarial y formación profesional. - Cuáles son las bonificaciones y subvenciones. - Y, por último, debe llevar la fecha, la firma y el sello de la empresa, así como el sello de la Oficina Recaudadora. Consulte un ejemplo de TC-1 en la figura de la página a continuación:

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45 A continuación vamos a ver cómo se debe cumplimentar cada apartado o casilla del documento que hemos visto en la página anterior: - En la cabecera del modelo TC-1 se consignan los datos de la empresa que identifican la liquidación de cuotas. El código de cuenta de cotización a la Seguridad Social es el dato que fundamentalmente identifica a la empresa. Tiene once cifras y debe constar en su integridad. Las dos primeras cifras se refieren a la clave de la provincia, las siete siguientes son el número de la empresa y las dos últimas son los dígitos de control. - En el apartado de número de trabajadores se computan todos los que hayan estado de alta algún día del mes. - En el período de liquidación se consigna desde el primer hasta el último mes al que se refiere la liquidación, así como su correspondiente año. Lo más normal es que el período de liquidación sea mensual. - En la casilla 101 se consignan las bases de cotización por contingencias comunes de todos los trabajadores de la empresa, siempre que a éstas les sea aplicable el tipo único general de cotización. El importe de las bases que, como todos los importes del TC-1, debe ir expresado en cifras y sin puntos de separación- es la suma total de las cantidades reflejadas en la casilla de Contingencias comunes de las distintas páginas del TC-2. A estas bases se aplica el tipo único de cotización establecido con carácter general, mientras que el importe de la cuota obtenida se consigna en la casilla La casilla 102 recoge el importe de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores con el carácter de estructurales o debidas a fuerza mayor. Se obtiene de la suma las cantidades reflejadas en la casilla de Horas extraordinarias por fuerza mayor de las distintas páginas del TC-2. - En la casilla 103 se recoge el importe de aquellas que no reúnan dichas condiciones. Se obtiene de la suma las cantidades reflejadas en la casilla de Otras horas extraordinarias de las distintas páginas del TC-2. La aplicación a las bases de los correspondientes tipos determina el importe de las cuotas a figurar en las casillas 112 y 113, respectivamente. - La aportación al sostenimiento de los servicios comunes es efectuada exclusivamente por las empresas colaboradoras en la gestión de las contingencias de ILT (Incapacidad Laboral Transitoria) por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. La base (casilla 104) para determinar la aportación es el importe al que asciendan las cuotas por IMS (Invalidez Muerte Supervivencia) (casilla 312). El tipo lo establece e el Ministerio de Trabajo

46 y Seguridad Social para el año al que se refiere la liquidación. Así pues, la aportación a consignar en la casilla 114 resultará de aplicar a la base dicho tipo de cotización. - Si la empresa tiene trabajadores con contratos en prácticas o para la formación a los que sea aplicable una reducción en sus aportaciones, en la casilla 101 se consigna el importe de las bases de los restantes trabajadores y en la 105, las bases específicas de dichos trabajadores. A las bases se aplica el tipo correspondiente, mientras que el importe de la cuota obtenida se consigna en la casilla La casilla 106 se utiliza para consignar en ella las bases por otros conceptos de cotización distintos a los ya indicados. Son conceptos que, no teniendo un modelo específico para efectuar el ingreso, están autorizados para hacerlo en el modelo TC-1. Dichos conceptos deben ir precedidos por la clave establecida. La aplicación a las bases correspondientes de los tipos que para ellas procedan determina el importe a consignar en la casilla 116. Si el ingreso no se determina en función de una base y un porcentaje, su importe se consigna directamente en la casilla Las casillas de deducciones por contingencias excluidas solo serán utilizadas por las empresas que las tengan concedidas. Como base se hace constar en la casilla 121 el importe de las cuotas por contingencias comunes. El tipo será el coeficiente reductor o suma de coeficientes reductores que correspondan a las contingencias excluidas. En la casilla 131 se consignará el importe resultante de aplicar a las cuotas el coeficente obtenido. - Si la empresa en régimen de pago delegado ha satisfecho prestaciones por ILT, el importe de la suma de las cantidades recogidas en la casilla de Compensación de incapacidad temporal por enfermedad común y accidente no laboral de las distintas páginas del TC-2 se traslada a la casilla 201 para su compensación. - En la casilla 209 se anota el total de las reducciones que figuran en la casilla de Reducciones sobre Contingencias Comunes de las distintas páginas del TC-2, siempre que sean concedidas por la contratación de determinados colectivos como medida de fomento de empleo y que vayan a cargo de los presupuestos de la Seguridad Social. - La casilla 209 también se utiliza cuando existen deducciones distintas a las indicadas y que deben ser practicadas en el modelo TC-1. - En la casilla 210 se consigna la suma de las casillas 201y En la casilla 299 se anota el líquido por contingencias generales que se obtiene de la diferencia entre la suma de las casillas 111 a 116 y la suma de las casillas 131,132 y 210.

47 - En la casilla 301 se consigna el importe de las bases por AT (accidentes de trabajo) y EP (enfermedades profesionales) que figuran en la casilla de AT y EP de las distintas páginas del modelo TC-2. - En la casilla 311 se consigna el resultado que se haya obtenido de aplicar a las bases de cotización, los tipos de cotización correspondientes a cada uno de ellos por ILT. - El importe de la casilla 312 se obtiene igual que el anterior pero aplicando los tipos correspondientes a Invalidez, Muerte y Supervivencia. - La suma de las casillas 311 y 312 se consigna en la casilla El importe a consignar en la casilla 410 es la suma de la casilla de Compensación de incapacidad ad temporal por accidente de trabajo y enfermedad profesional de las distintas páginas del modelo TC-2. - La diferencia entre las casillas 340 y 410 se refleja en la casilla En la casilla 501 se computa el mismo importe que en la casilla 301. El tipo de cotización es la suma de los establecidos para desempleo, fondo de garantía salarial y formación profesional. El importe de la casilla 511 se determina por aplicación a la base del tipo que corresponda. - En la casilla 601 debe consignarse la cantidad que hay que deducir de las cuotas en concepto de bonificaciones y subvenciones a la formación tecnológica, reconocidas por el INEM a cargo de sus presupuestos. Se obtiene de la suma de las casillas Bonificaciones y reducciones a cargo del INEM de las distintas páginas del modelo TC-2. - En la casilla 602 se consignará la suma total de las cuantías reflejadas en la casilla de Compensación por Desempleo Parcial que figuren en las distintas páginas del modelo TC-2. - La suma de las compensaciones por prestaciones de desempleo parcial y por bonificaciones y subvenciones debe consignarse en la casilla La diferencia entre el importe de la casilla 511 menos el de la 610 se anota en la casilla 699.

48 - El recargo de mora se calcula cuando se efectúan los ingresos fuera del plazo reglamentario. Supone el incremento del importe de la liquidación con los siguientes recargos: - Si el ingreso se efectúa durante el período de prórroga de los dos meses siguientes al vencimiento del plazo reglamentario y se han presentado los documentos sin ingreso dentro del plazo reglamentario el recargo es del 5%. Si no se hubieran presentado los documentos en el plazo reglamentario el recargo es del 15%. - Si el ingreso se efectúa transcurrido el período de prórroga, el recargo es del 20%. - La base para el cálculo es la suma de los importes de las casillas 299, 499 y 699 y el resultado se consigna en la casilla Si el ingreso se efectúa fuera del plazo de prórroga sin que se hubieran presentado los documentos de cotización dentro del plazo reglamentario no se podrán aplicar las compensaciones ni deducciones en las casillas 201, 209, 210, 410, 601, 602 y Si la suma de las casillas 299, 499, 699 y, en su caso, 099 es positiva el importe a ingresar se anotará en la casilla Si la liquidación es presentada antes del vencimiento del período de prórroga puede ser que la suma de las casillas 299, 499 y 699 sea negativa, en cuyo caso el importe a percibir por la empresa se consignará en la casilla El plazo de pago de las cuotas a la Seguridad Social es por meses vencidos.

49 Modelos El TC-1 es el único modelo existente para pagar las cuotas a la Seguridad Social. Debe ser cumplimentado a máquina o con impresora. Contabilización Hay que tener en cuenta que el TC-1 es el documento que recoge el pago de las cuotas, tanto patronal como obrera, a la Seguridad Social. Con este pago se cancela la deuda con la Seguridad Social que se origina cada mes por la aportación de la empresa y el trabajador a la Seguridad Social. Así, para contabilizar el TC-1: - Se registra la salida de bancos que implica el pago. - Y se anula la deuda que se tenía con la Seguridad Social por las cotizaciones que se están liquidando. DEBE HABER 101,90 euros Organismos Seguridad Social Acreedores (Cuenta 476) a Bancos (Cuenta 572) 101,90 euros Relación con otros documentos El TC-1 está claramente relacionado con el TC-2, ya que las bases de cotización y las compensaciones y deducciones necesarias para confeccionar el TC-1 se obtienen de los totales que aparecen en el TC-2. Así, el TC-2 es el documento donde se relacionan las bases de cotización

50 y las deducciones y bonificaciones de todos los trabajadores de la empresa. Por tanto, los totales del TC-1 deben coincidir con los que se reflejan en el TC-2. Errores más frecuentes Los errores más frecuentes respecto al TC-1 se producen al cumplimentar las bases de cotización y los tipos aplicables. Ello es debido a que hay diferentes bases de cotización y a cada una de ellas le corresponde un tipo específico de cotización. También es un error frecuente considerar que las cuotas que se pagan con el TC-1 son únicamente las patronales. Archivo del documento El TC-1 consta de cuatro copias. Los dos primeros ejemplares, de color rojo y violeta, se destinan a la Tesorería General de la Seguridad Social. El tercer ejemplar, de color azul, es para la entidad de accidentes de trabajo, mientras que el cuarto ejemplar, de color naranja, es para la empresa. Todas las copias deben ir fechadas, firmadas y selladas por la empresa. El ejemplar destinado a la empresa acredita el ingreso de las cuotas. La empresa deberá conservar esta copia durante un período de tiempo no inferior a cinco años. Se recomienda archivar los TC-1 siguiendo un orden cronológico. Consecuencias fiscales El TC-1 es el documento que acredita el pago de las cuotas a la Seguridad Social. Por lo tanto, este documento justificará ante la autoridad fiscal el gasto en concepto de Seguridad Social. Consecuencias legales La empresa tiene la obligación de pagar a la Seguridad Social la cuota que le corresponde. Además, deberá pagar también el importe que ha retenido a sus trabajadores. El TC-1 es el justificante de pago de las cuotas de la empresa y los trabajadores a la Seguridad Social.

51 Si la empresa no descuenta de la nómina de sus trabajadores la aportación que les corresponde, no podrá hacerlo después. En este caso, la empresa deberá ingresar la totalidad de las cuotas a su exclusivo cargo. Si una empresa no paga a la Seguridad Social, la Inspección de Trabajo puede actuar de oficio, sin que sea necesaria una denuncia. 3.2 TC-2 Definición del documento El TC-2 es el documento que recoge la relación nominal de todos los trabajadores de la empresa y sus bases de cotización. Incluye también la relación de los trabajadores con derecho a bonificación y/o reducción (el antiguo TC-2/1). El modelo TC-2 abarcará, obligatoriamente, liquidaciones referidas a un único mes. En la página a continuación puede observar un ejemplo de TC-2:

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53 Tal como puede verse en la figura anterior, el TC-2 se estructura en tres partes: 1. En la cabecera se consigna el nombre o razón social de la empresa, dirección, el código del convenio colectivo al que están acogidos los trabajadores, el NIF de la empresa, el código de su cuenta de cotización a la Seguridad Social, el número de trabajadores que han estado en alta durante algún día del mes, el período de liquidación y el número de hojas. 2. En el cuerpo central se reseñan eñan los datos de los trabajadores en alta en la empresa durante el período de liquidación. Se distinguen dos tipos de casillas: las que identifican al trabajador y las que responden a la declaración de las bases y demás datos de cotización relativos a cada trabajador. Los datos de cotización se cumplimentarán de la siguiente forma: BASES Agrupa cuatro tipos de casillas que se utilizarán para consignar las bases de cotización por cada trabajador. Para cada uno de ellos se utilizarán tantas líneas como bases diferentes existan. En cada casilla se consignarán los datos siguientes: - Epígrafe de AT y EP: se consignará el epígrafe de AT y EP que corresponda a la función que desarrolle el trabajador. Si se realizan varias funciones de manera indistinta se consignará el epígrafe que cubra el mayor riesgo, teniendo siempre en cuenta la tabla de epígrafes vigentes. En la situación de incapacidad temporal o maternidad, la empresa puede optar por cotizar al epígrafe que corresponda o al 126. El epígrafe acompañará siempre a las claves de bases 00 (Bases de contingencias comunes) o 02 (Bases de AT y EP). - Nº de días/horas: se consignarán el número de días que se utilizaron para el cálculo de la base. - Clave: código que expresa el tipo de base reflejada. - Importe: cuantía a de la base expresada en cifras y sin puntos de separación. En realidad, todos los importes que aparezcan en el TC-2 se expresarán de esta manera. DEDUCCIONES O COMPENSACIONES Agrupa cuatro tipos de casillas que sirven para reflejar las cuantías de las compensaciones por las prestaciones satisfechas en régimen de pago delegado, las deducciones por bonificaciones y reducciones de cuotas practicables como consecuencia de determinadas contrataciones de trabajo y las reducciones por la aportación del trabajador en situación de maternidad, así como cualquier otro beneficio aplicable a las cuotas y deducible en los boletines de cotización. 53

54 1. El pie del modelo está compuesto por las casillas que recogen la suma de los importes de las bases, deducciones y compensaciones reflejadas en esa página del TC-2 y por los espacios para los sellos de la oficina recaudadora y de la empresa. En las casillas que recogen los importes, se hará constar la suma de los importes de la página del TC-2 por los conceptos que se detallan a continuación: SUMAS DE BASES - Contingencias comunes: se consignará la suma de los importes de bases que estén precedidos por los códigos 00 y 01. La suma total de las cuantías reflejadas en esta casilla que figuren en las distintas páginas del TC-2 se trasladará a la casilla 101 del TC AT y EP: se consignará la suma de los importes de bases precedidos por los códigos 00 y 02. La suma total de las cuantías reflejadas en esta casilla que figuren en las distintas páginas del TC-2 se trasladará a la casilla 301 del TC-1. - Horas extraordinarias por fuerza mayor: se consignará la suma de los importes de bases precedidos por el código 10. La suma total de las cuantías reflejadas en esta casilla que figuren en las distintas páginas del TC-2 se trasladará a la casilla 102 del TC-1. - Otras horas extraordinarias: se consignará la suma de los importes de bases precedidos por el código 11. La suma total de las cuantías reflejadas en esta casilla que figuren en las distintas páginas del TC-2 se trasladará a la casilla 103 del TC-1. SUMAS DE COMPENSACIONES Y DEDUCCIONES - Compensación de incapacidad temporal por enfermedad común y accidente no laboral: se consignará la suma de los importes de compensaciones precedidos por el código 01. La suma total de las cuantías reflejadas en esta casilla que figuren en las distintas páginas del TC-2 se trasladará a la casilla 201 del TC-1. - Compensación de incapacidad temporal por accidente de trabajo y enfermedad profesional: se consignará la suma de los importes de compensaciones precedidos por el código 03. La suma total de las cuantías reflejadas en esta casilla que figuren en las distintas páginas del TC-2 se trasladará a la casilla 410 del TC-1. - Reducciones sobre contingencias comunes: se consignará la suma de los importes de deducciones ducciones precedidos por los códigos 02, 06 y 14. La suma total de las cuantías reflejadas en esta casilla que figuren en las distintas páginas del TC-2 se trasladará a la casilla 209 del TC-1. - Bonificaciones y reducciones a cargo del INEM: se consignará la suma de los importes de deducciones precedidos por los códigos 07, 10, 11 y 13. La suma total de las cuantías reflejadas en esta casilla que figuren en las distintas páginas del TC-2 se trasladará a la casilla 601 del TC-1. - Compensación por desempleo parcial: se consignará la suma de los importes precedidos por el código 09. La suma total de las cuantías reflejadas en esta casilla que figuren en las distintas páginas del TC-2 se trasladará a la casilla 602 del TC-1. Como el TC-1 o boletín de cotización ión es el resumen de la información recogida en el TC-2, los dos documentos se presentarán y archivarán unidos. 54