CURSO ADMINISTRACION DE BODEGA Y CONTROL DE INVENTARIO

Transcripción

1 CURSO ADMINISTRACION DE BODEGA Y CONTROL DE INVENTARIO

2 MODULO I LA ADMINISTRACION Y LA BODEGA

3 UNIDAD I LA EMPRESA Y SU ENTORNO

4 INTRODUCCIÓN: En el marco de desarrollar una orientación de jóvenes empresarios así como para la orientación al mercado laboral se elabora el presente texto de apoyo con temas que son relevantes para el logro de dichos objetivos La creación de este corresponde a entregar un material para aumentar el conocimiento de alumnos (as) en el área empresarial y su entorno tales como: Conceptos de Empresa según su tamaño, su capital según su actividad, además de algunas normas legales en el proceso de formalización que les traerán ventajas y beneficios en relación al no formalizado. Finalmente, cabe señalar que este material pretende que el alumno (a) pueda desarrollar ciertas cualidades empresariales a través del desarrollo de talleres, pre-test y pruebas formativas que permitirán mezclar lo teórico con la realidad. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Los alumnos y las alumnas serán capaces de: 1. Conocer los aspectos jurídicos y económicos de una empresa. 2. Clasificar las empresas de acuerdo a su actividad. 3. Conocer las organizaciones que capacitan y asesoran a las MyPES. 4. Conocer la importancia que tiene la empresa en el desarrollo de la economía nacional y regional. 4

5 Nombre : Curso : Fecha : PRE TEST I. VERDADERO O FALSO: Selecciona Verdadero o Falso según corresponda. 1. Cualquier actividad comercial representa una empresa. 2. Todo Ciudadano puede ser empresario. 3. Todas las empresas están reconocidas por el estado 4. Una empresa puede contar con un solo trabajador 5. El nombre indicado en un letrero es la Razón Social de una Empresa. II. Selección Múltiple En cada una de las siguientes preguntas indica cual o cuales de las alternativas propuestas son correctas: 1. Son empresas: a. Un Kiosco de ventas de revista b. Una Maestranza c. Un taller de costura Solo la b Solo la c la b y c Todas 2. Las empresas se clasifican según: a. Su tamaño b. Su capital c. Su ubicación Solo la a Solo la b la a y b Todas 3. Una Empresa puede ser: a. Un grupo de personas b. Un grupo de personas y recursos c. Un grupo de personas, recursos y objetivos con fines de lucro. Solo la a Solo la b Solo la c Todas 4. Son entidades de apoyo a las empresas: a. INP b. SERCOTEC c. FONASA Solo la a Solo la c la a y b la a y c 5. Un grupo de personas con un mismo fin pasa a constituir: a. Una asociación b. Un Holding c. Una Gran Empresa la a y b la b.y c Solo la c Todas 5

6 El Concepto Empresa EMPRESA es toda actividad organizada encaminada a producir bienes y/o servicios que apunten a la satisfacción de las necesidades del hombre. Además, persigue una permanencia en el tiempo. Para ello es necesario que cuente con recursos (humanos y materiales) ordenados y combinados de forma tal que se cumpla con ese objetivo y adicionalmente constituya una actividad rentable. Esta sola definición, sin profundizar mucho, ya te da respuesta a algunas preguntas del Pre Test. Un quiosco de venta de revistas. Una maestranza. Un taller de costuras. Un grupo de personas Recursos Objetivos productivos con fines de lucro SON EMPRESAS ESTO ES UNA EMPRESA Si damos un paso más respecto de lo que significa una EMPRESA, debemos aclarar algunos conceptos que están en su definición: De manera muy general los recursos o factores productivos que se combinan para cumplir con los objetivos de una empresa son: Que estos Factores Productivos se combinen dependerá de dos elementos: De la naturaleza del producto o servicio y De la tecnología utilizada en el proceso productivo. RECURSO MATERIAL CAPITAL Y TECNOLOGÍA RECURSO HUMANO Son los recursos naturales, los yacimientos mineros, las reservas de agua, los bosques, insumos, materias primas, etc. Está formado por bienes tales como las maquinarias, edificios, el local comercial, y el dinero y las diferentes formas tecnológicas de fabricar un bien o prestar un servicio. Está representado por las personas que prestan servicios a la empresa, el Gerente, jefes de departamento y los trabajadores. Al interior de una empresa se realizan actividades las que, para cumplir en buena forma con su objetivo, deben ser organizadas Estas actividades las podemos sintetizar en cuatro ÁREAS FUNCIONALES: 6

7 AREA DE COMERCIALIZACION Es el área encargada de darle salida al producto o servicio, de venderlo, de llevarlo al MERCADO AREA DE PRODUCCION AREA DE FINANZAS La producción es el proceso a través del cual se crean bienes. Constituye un proceso de transformación de las materias primas, insumos y energía mediante una tecnología definida, con la utilización de hombres y máquinas. Se encarga de la administración de los recursos económicos de la empresa e incluye la determinación de las fuentes de obtención de los fondos necesarios para lograr los objetivos de ella. AREA DE PERSONAL El personal de una empresa, cualquiera sea su tamaño y rubro, es su más importante riqueza, ya que los objetivos sólo pueden ser logrados a través de disponer de recursos humanos. Hasta este momento confirmo que toda actividad comercial es una empresa y que una empresa puede contar con un solo trabajador. Cada área de una empresa tiene labores específicas que cumplir, las cuales podríamos señalarlas de la siguiente forma: AREA DE COMERCIALIZACION DETECTA las necesidades de los consumidores. DISEÑA el producto o servicio, y establece sus propiedades. ESTUDIA los potenciales mercados. DETERMINA el precio. ESTABLECE los medios de promoción y publicidad. AREA DE PRODUCCION.DEFINE el producto o servicio, diseña sus características. DEFINE los procesos que lo llevarán a cabo. ESTUDIA métodos eficientes de trabajo. SELECCIONA personal y materiales adecuados. ABASTECE, almacena y mantiene 7

8 inventarios. DETERMINA costos del producto o servicio y controla la calidad. AREA DE FINANZAS ADQUIERE materias primas y compra de herramientas y maquinarias. SOLVENTA gastos en remuneraciones. CONTROLA la cartera interna y las cobranzas. ORGANIZA un sistema eficiente de contabilidad. MANEJA las relaciones financieras con bancos y otros organismos. AREA DE PERSONAL SELECCIONA y contrata personal. DESARROLLA instancias de capacitación y adiestramiento. FIJA nivel de remuneraciones y comisiones. SUPERVISA el bienestar del personal. EVALÚA el rendimiento del personal. Es importante destacar que en la práctica existe una relación íntima entre cada una de estas áreas funcionales, lo que permite asegurar que cualquier acción que se realice en un área afectará directa o indirectamente a las otras áreas. Si a esto se agrega el hecho que en una pequeña empresa, el empresario se encarga de desarrollar la mayoría ( y a veces todas ) las actividades de cada área funcional, deberá entenderse con mayor amplitud acerca de la necesidad de tener claro cada una de las tareas y de la relación que existe entre ellas. No podemos dejar de mencionar otra actividad intrínsecamente ligada al desarrollo de una empresa: LA ADMINISTRACIÓN. LA ADMINISTRACIÓN es el proceso mediante el cual se distribuyen y asignan los recursos de la empresa con el objetivo de alcanzar una mayor eficiencia en el logro de sus propósitos. El proceso administrativo que le sirve de guía al empresario contiene las siguientes fases o etapas: PLANIFICACION ORGANIZACION Etapa en que se fijan las metas (producción, ventas, utilidades, etc.) y los medios (promoción, marketing, etc.) de la empresa. Etapa en que se distribuyen los recursos y se asignan tareas, para lograr los objetivos de la Planificación. DIRECCION Etapa encargada de guiar y orientar el trabajo productivo conforme a lo planificado y a la organización establecida. 8

9 CONTROL Etapa en que se evalúa si la actividad desarrollada por la empresa está de acuerdo a lo programado. A esta altura de lo estudiado, es tiempo de hacer un alto y realizar un pequeño taller de análisis. Es conveniente que lo comentes en grupo. ACTIVIDAD Ya sabes que: Un quiosco de venta de revistas, una maestranza y un taller de costuras, son empresas. Independiente de cuantas personas trabajen en cada una de ellas y cuantos sean los dueños. Conoces como se definen sus recursos, sus áreas y su proceso administrativo. Con estos antecedentes indica, para cada una de estas tres empresas, cuales serían: SUS RECURSOS RECURSO MATERIAL : CAPITAL Y TECNOLOGIA : RECURSO HUMANO : SUS ÁREAS COMERCIALIZACIÓN : PRODUCCIÓN : PERSONAL : FINANZAS SUS ETAPAS PLANIFICACIÓN : ORGANIZACIÓN : DIRECCIÓN : CONTROL 9

10 Concepto Jurídico Empresa: Ser empresario no es cosa de disponer de recursos, un local, ofrecer algún producto o servicio, para luego venderlo y listo. Ser empresario significa incorporarse a un grupo muy importante en el quehacer laboral y económico del país. De acuerdo a esto y a la realidad, nos podemos encontrar con dos tipos de empresarios: los que desarrollan su actividad fuera del marco jurídico (no pagan patente ni impuestos, no se rigen por normas laborales, sus recursos suelen ser muy limitado, etc.) y los que desarrollan su actividad conforme al marco jurídico ( es decir, operan al contrario de los anteriores). Todo empresario que desarrolla su actividad conforme a la ley, se dice que está FORMALIZADO. Es importante tener en claro que un empresario no formalizado también es reconocido por ejercer una actividad económica y, entre otras cosas puede tener acceso a créditos. Qué es la Formalización? 1. La FORMALIZACIÓN es un proceso, que consta de una serie de pasos, trámites y gestiones que puede realizar cualquier ciudadano para adquirir la calidad legal de empresario. La FORMALIZACIÓN no debe ser entendida como una obligación burocrática sin sentido, sino como un instrumento que permite al empresario ir pasando por etapas que cada vez lo proyecten más a una estabilidad económica y laboral. Si bien es cierto, conlleva una serie de trámites (que son fáciles de cumplir), también es cierto que trae consigo una serie de beneficios y posibilidades para el empresario y su empresa. Beneficios y Ventajas Legales de la Formalización 1. Se puede producir, transportar y vender sin riesgos de multas. Se puede "trabajar tranquilo". 2. La formalización permite integrarse a la sociedad como trabajadores y no como actividades marginales. 3. Permite recuperar el IVA. 4. Da acceso al sistema previsional ( A.F.P - Fonasa o Isapre) 5. Elimina los riesgos e irregularidades que sufren los no formalizados frente a sus proveedores y clientes. 6. Abre posibilidades para realizar negocios mayores y de nuevos mercados. 7. Abre posibilidades crediticias en distintas instituciones financieras. 8. Ayuda a ser ordenado en todo tipo de obligaciones internas y externas de la empresa. 9. El único costo de la formalización tiene que ver con el tiempo que el empresario ocupará en obtener su legalidad y, también, con los gastos en que deberá incurrir para obtenerla. Estos costos se verán compensados por los beneficios que se obtienen. Si conoces a alguien que tenga un negocio o algo que te parezca una empresa, pregúntale si conoce los beneficios y ventajas de estar formalizado. 10

11 Responde las siguientes preguntas: ACTIVIDAD Por qué es importante la formalización de las empresas? Es posible acceder a créditos sin estar formalizado? Cuáles de todas las empresas del taller anterior están formalizadas? Es necesario y/o conveniente que toda persona o grupo de personas que realizan alguna actividad económica estén formalizados? 11

12 Concepto Económico Empresa Aunque para muchos especialistas, todos aquellos que desarrollan una actividad organizada encaminada a producir bienes y/o servicios son empresarios, para otros, tal actividad se puede clasificar como: MICRO EMPRESA, PEQUEÑA EMPRESA, MEDIANA EMPRESA Y GRAN EMPRESA, de acuerdo a su nivel de facturación. De acuerdo a esto podemos señalar que será MICROEMPRESA PEQUEÑA EMPRESA MEDIANA EMPRESA Aquélla en que su nivel de ventas por productividad anual sea inferior a UF. Aquélla en que su nivel de ventas por productividad anual oscile entre las UF y las UF. Aquélla en que su nivel de ventas por productividad anual oscile entre las UF y las UF. GRAN EMPRESA Aquélla en que su nivel de ventas por productividad anual supere las UF. De esta forma podemos decir, entonces, que el concepto económico de una empresa tiene que ver con el capital invertido; el cual, sumado a su nivel de ventas anuales, clasificará económicamente a la empresa. Como puedes observar han aumentado los conceptos que involucran a la definición de EMPRESA. Para reforzar lo ya visto, analiza el siguiente caso. Estudio de Caso Nº1 Un buen día don Porfirio Contreras tomó la decisión de dejar de ser apatronado, renunció a la empresa en la cual trabajaba y, con lo que retiró, más un préstamo que solicitó en una financiera, se instaló con un taller. Levantó el taller, compró las máquinas y herramientas necesarias, contrató a un ayudante y con algunos contactos que se trajo se su "pega", comenzó a trabajar en forma independiente, a ser su propio patrón. La "cosa" marchaba bien, trabajo no le faltaba, siempre "caía algo". Pero en algunas oportunidades tenía que hacer algunas movidas, para darle algo al maestro, tener para él y para comprar material. Un día llegó a su taller un cliente a cotizar por un trabajo. En ese instante, mientras conversaban, don Porfirio se recordó de su ex jefe que le dijo. " Me alegro mucho que te independices, pero busca una buena asesoría...", porque se estaba dando cuenta que el trabajo no lo podría realizar. 12

13 Finalmente no tuvo capacidad para enfrentar tal trabajo y se perdió una muy buena oportunidad porque el cliente que lo visitó era de una de las empresas grandes de la zona. Don Porfirio se consoló recibiendo trabajitos como antes y haciendo las maromas de siempre para poder pagar. Incluso en cierta oportunidad una movida consistió en pedir una prórroga para pagar una cuota de una máquina que había comprado. La "cosa" comenzaba a marchar con algunos altibajos y comenzaron a venir una y otra prórroga, se demoraba en pagarle al maestro y a veces tenía que pedirle a un maestro amigo material prestado. Para qué hablar de la financiera. En cierta oportunidad se encontró con un ex compañero que también se había retirado e instalado con un taller, tenía una camioneta propia hasta con logotipo y que estaba comprando una buena cantidad de material para una obra. De pasadita le dijo... "es que yo soy contratista formalizado." Casos como el anterior se repiten muy a menudo en cierto sector de empresarios, por esta razón hemos decidido narrarlo para que lo leas detenidamente, lo comentes y saques tus propias conclusiones. Observa que en todo el relato existen varias cosas que no se ajustan a lo que un empresario debe hacer y desarrollar para lograr su objetivo. Más adelante volveremos a hacer algunos comentarios respecto de este caso. 13

14 Clasificación de las Empresas según su Actividad La actividad de una empresa se refiere a su giro, es decir para lo que fue creada según sus objetivos. Al comenzar con una empresa, luego de formalizarla haciendo su iniciación de actividades, el Servicio de Impuesto Internos clasifica al nuevo contribuyente de acuerdo a su actividad comercial. grupos: La clasificación de la actividad puede estar incorporada en alguno de los siguientes a. INDUSTRIALES b. COMERCIALES c. FINANCIERAS d. DE SERVICIOS e. EXTRACTIVAS Veamos en que consiste cada una de ellas. 1. EMPRESAS INDUSTRIALES Son aquellas empresas que trasforman la materia prima en algún producto comercializable. En este tipo de empresa existen aquéllas que transforman la materia prima en otro tipo de materia prima. EMPRESA Estructuras Metálicas Compañía Minera Andes Muebles Don Porfirio Aserraderos Arauco CARACTERÍSTICA Transforma la materia prima en un producto comercializable. Transforma la materia prima en otro tipo de materia prima. Transforma la materia prima en un producto comercializable. Transforma la materia prima en otro tipo de materia prima. 2. EMPRESAS COMERCIALES Son aquellas que se dedican a comercializar artículos o productos ya elaborados o industrializados. En este grupo pueden existir empresas que fabrican, arman o envasan, y comercializan sus propios productos. Entre este tipo de empresas encuentran las mayoristas y las minoristas. Observa en siguiente cuadro y anota las empresas de tu zona que respondan a la clasificación de la segunda columna. 14

15 EMPRESA Minorista Mayorista CARACTERÍSTICA Fábrica-Mayorista Arma-Minorista-Mayorista Envasa-Minorista-Mayorista 3. EMPRESAS FINANCIERAS Corresponden a grupo de empresas que trabajan con circulante, es decir con dinero, o documentos valorados. Promueven el ahorro o el crédito EMPRESA Banco del Estado Financiera Conosur Caja de Compensación Financiera Banefe Ahorro-Crédito Crédito Ahorro-Crédito Crédito CARACTERÍSTICA 4. EMPRESAS DE SERVICIOS Son empresas que ofrecen distintos tipos de servicios dirigidos a personas naturales o a otro tipo de empresas Los servicios generalmente son intangibles, es decir se paga por un producto que no se ve pero produce un efecto. Observa el siguiente cuadro: EMPRESA Aseo Industrial Instituto de Educación CHILECTRA Radio Taxis Seguros 5. EMPRESAS EXTRACTIVAS Intangible Intangible Intangible Intangible Intangible CARACTERÍSTICA Este último grupo de empresas si bien tiene algo en común con alguna de las anteriores, tienen características muy particulares debido a que se dedican a extraer recursos naturales y someterlos a procesamiento o comercialización. Observa el siguiente cuadro: EMPRESA Pesca Artesanal Buzos Mariscadores CARACTERÍSTICA Comercialización Extracción-Comercialización Aquí falta un tipo de empresa. Pero, no recuerdo cual. Voy a tener que repasar un poco. 15

16 Clasificación de las Empresas según su Tamaño El tamaño de la empresa es determinante en la forma de administrar el recurso humano. En el mundo productivo siempre han coexistido empresas de la más diversa naturaleza, forma y tamaño. En el mundo contemporáneo, el problema de las dimensiones varía de un país a otro (recordemos que en nuestro país hay micro, pequeñas, medianas y grandes empresas), particularmente si comparamos los países industrializados con los de menor desarrollo. Sin embargo, hay una tendencia mundial de empresas menores de alta eficiencia. Hay diversas variables que sirven para clasificar las empresas según su tamaño, tales como: capital invertido, número de trabajadores, etc. Hemos visto en páginas anteriores la clasificación que, de acuerdo a su nivel de ventas, se le da a las empresas en nuestro país. A continuación veremos algunas características que deben cumplir las grandes empresas y las empresas de menor tamaño. Consideraremos de menor tamaño a la micro, pequeña y mediana empresa, llamadas también MyPES o PyMES. Las Grandes Empresas: 1. TENDENCIA A LA ESPECIALIZACIÓN Y A LA PROLIFERACIÓN DE FUNCIONES En las grandes empresas resulta muy práctico que ciertas funciones específicas se agrupen en niveles gerenciales y estos se dividan en departamentos y subdepartamentos. La forma en que se relacionan las distintas unidades de una empresa se representan en los denominados organigramas. El siguiente es un gráfico parcial de un organigrama modelo: El organigrama de una empresa tendrá la estructura correspondiente a sus necesidades 2. ESTRUCTURA JERÁRQUICA Las grandes organizaciones empresariales construyen un nivel sobre el otro formando múltiples sistemas y subsistemas, lo cual hace que para llegar a cierto nivel se deba proceder de acuerdo al denominado conducto regular. 16

17 3. DESPERSONALIZACIÓN Lo importante es que la tarea u operación sea ejecutada, no importa por quién. En las grandes empresas prima la productividad y rendimiento basado en normas de calidad. 4. RUTINAS PATROCINADAS Con este nombre se identifica a la serie de procedimientos establecidos, que deben ser seguidos por todos sus miembros para la realización de las diversas tareas. Estos están incluidos en los llamados "Manuales de Procedimiento" y en "Circulares" o "Instructivos". 5. EXISTENCIA DE ORGANIZACIONES INFORMALES EN SU INTERIOR Las grandes empresas, producto de su propio tamaño y complejidad, pueden tener severos problemas de comunicación. Los canales regulares de comunicación son a menudo inoperantes, pero, sin embargo, los canales "informales" de comunicación son bastante eficaces y a menudo filtran informaciones estratégicas de reuniones de directorios o de gerentes, a los niveles más bajos de la organización vía "rumores o copuchas", mucho antes de que sean comunicados oficialmente. Otro factor de carácter informal que se genera al interior de las grandes empresas es la merma de material sea éste del área productiva o del área administrativa. Muy a menudo ocurre que de las bodegas, de los pañoles o del stock de material de oficina desaparecen materiales, herramientas o elementos de oficina, los cuales son sustraídos suponiendo que entre tanta cosa no se va a notar. Lo anterior está referido a diversas variables tales como: relaciones humanas, políticas de estímulo e incentivos, niveles de participación, identificación con la empresa, etc. Estas situaciones se superan cuando se logra un estilo de administración que favorece un buen clima organizacional. Las Empresas de Menor Tamaño 1. AMBIENTE MÁS INFORMAL Y PERSONALIZADO Dada la pequeña dimensión de la empresa y el menor número de trabajadores, resulta posible que el empresario establezca relaciones directas con cada uno de sus trabajadores. Obviamente esto se dificulta a medida que el tamaño de la empresa crece. 2. MAYOR FLEXIBILIDAD Dado su menor tamaño, estas empresas presentan estructuras flexibles que les permiten una mayor adaptabilidad a cambios y situaciones nuevas. Generalmente no hay manuales de procedimientos ni circulares ni instructivos, escasamente hay órdenes del día y con frecuencia están sometidas a los requerimientos de las grandes empresas. 3. CONCENTRACIÓN DE FUNCIONES GERENCIALES EN EL EMPRESARIO O DUEÑO En las PyMES, los empresarios, que generalmente son los dueños, realizan las principales funciones gerenciales: gestiones financieras, supervisión de la producción, negociaciones y acuerdos con proveedores, y desde luego concentran todas las decisiones de contratación, remuneraciones y despidos del personal. Es muy común encontrarse con empresarios que tratando que su empresa funcione mejor, las "hacen todas". 4. ESCASO DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS En concordancia con lo anterior, los procedimientos administrativos que se llevan a cabo son, en general, básicos y simples. 17

18 Muchas empresas de menor tamaño son familiares, por eso es que se dan estas condiciones. Hay que reconocer que los microempresarios son bastante desordenados. Eso de llevar procedimientos administrativos simples y básicos, son sólo una justificación. Clasificación de las Empresas según su Capital La creación de una empresa puede tener distinto origen y objetivos específicos bien definidos. Una empresa puede ser creada por necesidades de una o más personas para fines propios, nace así una empresa privada. También puede ser creada por necesidades de una sociedad humana para fines comunitarios, nace así la empresa pública o empresa fiscal Y por último, puede ser creada por necesidades de ambas partes, es decir, puede ser creada por una o más personas para fines propios y para beneficio de la comunidad, nace así la empresa mixta o semi fiscal. En las siguientes líneas podrás observar la diferencia entre ellas según esta forma de clasificación. 1. EMPRESAS PRIVADAS Son creadas por una persona natural o por más de una persona, en este caso generalmente son sociedades de hecho o de derecho, formales o informales. En cualquier caso el capital proviene del aporte de la o las personas que la crean. Las empresas privadas pueden ser con o sin fines de lucro. Observa el siguiente cuadro: EMPRESA Taller Don Porfirio Porfirio Contreras y otro Porfirio Contreras y Cia. Fundación Porfirio Contreras Comedor Abierto San Porfirio CARACTERÍSTICA Informal-Lucro Formal-De hecho-lucro Formal-De Derecho-Lucro Formal-De Derecho-Sin Lucro Informal-Sin Lucro y... el Hogar de Cristo, el Ejercito de Salvación y Juan Pérez y otros? 2. EMPRESAS FISCALES O PÚBLICAS Creadas exclusivamente con capitales estatales o fiscales, provenientes de la hacienda pública o por capitales extranjeros entregados al estado. Las empresas públicas o fiscales, pueden ser con o sin fines de lucro y todas, obviamente, son de derecho. Observa al siguiente cuadro: 18

19 FONASA CODELCO EMPRESA Sin Lucro Lucro CARACTERÍSTICA EMPRESAS SEMI FISCALES Creadas por capitales aportados por el estado y por particulares en proporciones establecidas de común acuerdo. Una empresa semi fiscal está compuesta por representantes del estado y, generalmente, por representantes de una sociedad de derecho privado, ante un directorio que conduce los destinos de la empresa. Las empresas semi fiscales, también pueden ser con o sin fines de lucro. Observa el siguiente cuadro: EMPRESA Universidad de Chile Formal-Lucro CARACTERÍSTICA Para evitar confusiones aclararemos que nos referimos a la institución de educación superior y no al Club de Fútbol. Todos los talleres que te propongamos en este Módulo, deben ser trabajados exclusivamente por ti o por un grupo de estudio que tú integres. La idea es que vayas estudiando lo que vas aprendiendo sin engañarte. Todo lo que aquí te entregamos son antecedentes muy útiles en tu futuro profesional. ACTIVIDAD Analiza junto a un grupo de compañeros, el siguiente caso: La Empresa de Don Luís Morgado, se dedica a la fabricación de muebles para oficina. Las personas que trabajan en ella, con sus respectivas funciones son: El Gerente propietario, titular y cabeza principal de la empresa, se encarga de dirigir los aspectos principales de la organización. La Secretaria, desempeña su función y además se encarga de la compra de insumos, materias primas y artículos de oficina, contando para ello con la autorización del gerente. Auxiliar de Contabilidad, es el encargado de registrar y organizar la información. Asimismo, se encarga de los pagos a proveedores, remuneraciones del personal y del control de inventarios. El Jefe de Taller, tiene como responsabilidad la supervisión y el control de la producción. Además, se preocupa de otros aspectos relacionados con el personal bajo su cargo. Los operarios, son los encargados de las tareas directas de producción. En total en la empresa de don Luís trabajan 7 personas. Con estos antecedentes: Grafica el organigrama que debería tener la empresa de don Luís: 19

20 Haz una lista de los cargos que actualmente tiene la empresa, los responsables de cada uno de ellos y sus funciones: CARGO RESPONSABLE FUNCIÓN 20

21 ACTIVIDAD Busca en las páginas amarillas de la guía de teléfonos, en algunos diarios, observa por las calles cuando vayas o vengas al colegio, busca en Internet de la Sala de Enlace (solicita hora con tiempo) todos los antecedentes necesarios para construir una lista de unas 30 empresas reales que existan en la Región del Maule y que cumplan con características ya vistas: Actividad Tamaño Capital Privada Fiscal Semi Fiscal Industrial Comercial Financiera De Servicio Extractiva Económica Redes de Apoyo a las MyPES Ser empresario no es cosa fácil. Se requiere de ideas claras, mucha constancia, dedicación, esfuerzos y sacrificios. Varios empresarios han comenzado esta "aventura" con muchas expectativas y no todos han lograo mantenerse en el tiempo. En los archivos de las municipalidades existen un buen porcentaje de patentes de micro, pequeñas y medianas empresas vigentes y en actividad, pero también hay un alto porcentaje de este tipo de patentes que no están en actividad y que anualmente son declaradas sin movimiento. Sin considerar todas aquéllas que con el tiempo han sido caducadas. Todos aquellos empresarios que no lograron perdurar en el tiempo, son las que siempre quisieron "rascarse con sus propias uñas", que desconocían la existencia de redes de apoyo a las PyMES o bien que desconfiaron de su ayuda y nunca se preocuparon de informarse. En nuestro país existe una muy importante Red de Apoyo a las PyMES, la cual conforme a sus integrantes, ofrece: asistencia técnica, capacitación, financiamiento, etc. A continuación les daremos una breve descripción de sus más importantes integrantes. Quiénes integran la Red de Apoyo? Cuál es su Principal Objetivo? Las instituciones que integran esta Red de Apoyo, pertenecen a estamentos gubernamentales y a organismos no gubernamentales, llamados ONG. Estas últimas manejan fondos provenientes de privados y de instituciones extranjeras. Estas instituciones se agrupan en: Instituciones de Asistencia Técnica y Capacitación, e Instituciones de Financiamiento o Cofinanciamiento. 1. INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES Y ONG DE ASISTENCIA TÉCNICA Y CAPACITACIÓN CORFO (Corporación de Fomento de la Producción) y sus filiales: SERCOTEC (Servicio de Cooperación Técnica), CDP (Corporación de Desarrollo Productivo) MIDEPLAN (Ministerio de Planificación y Cooperación) y su filial: FOSIS (Fondo de Solidaridad e Inversión Social) SENCE (Servicio Nacional de Capacitación y Empleo) 21

22 INP (Instituto de Normalización Previsional) CORPORACIÓN DE CAPACITACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN (ONG) 2. INSTITUCIONES NO GUBERNAMENTALES DE FINANCIAMIENTO Fundación SOINTRAL (Sociedad de Inversiones para el Trabajo Ltda.) BANCO DEL DESARROLLO BANCO DEL ESTADO BANEFE 3. INSTITUCIONES INTERNACIONALES DE ASISTENCIA TÉCNICA, CAPACITACIÓN Y FINANCIAMIENTO OIT ( Organización Internacional del Trabajo ) GTZ ( Servicio de Cooperación Técnica Alemana ) LUZO CONSULT ( Institución de Cooperación Técnica y Financiera Alemana ) 22

23 CORFO La Corporación de Fomento de la Producción, posee una amplia oferta de productos a la que puede optar el sector privado con el propósito de impulsar el desarrollo empresarial, a través de SERCOTEC y CDP, en lo referente a potenciar innovación tecnológica, a modernizar la gestión empresarial y al acceso de financiamiento para inversión productiva. Los productos que ofrece CORFO son: PROFO: Proyectos de Fomento FAT: Fondos de Asistencia Técnica PREMEX: Programa de apoyo a la gestión de empresas exportadoras CRÉDITOS: de largo plazo a través de bancos y compañías de leasing FONTEC: Fondo Nacional de Desarrollo Tecnológico Productivo SERCOTEC El Servicio de Cooperación Técnica, es una filial de la CORFO encargada de desarrollar y promover programas de apoyo a la micro, pequeña y mediana empresa. Administra fondos estatales y provenientes de organismos extranjeros para destinarlos preferentemente a: PROFOS, FAT y Capacitación. CDP La Corporación de Desarrollo Productivo, es una filial de la CORFO promueve programas de apoyo a las empresas en área de la Asistencia Técnica y en Proyectos de Fomento. Administra fondos provenientes de capitales extranjeros, estatales y de asociaciones de empresas. FOSIS El Fondo de Solidaridad e Inversión Social, es un servicio dependiente del Ministerio de Planificación y Cooperación que participa en el esfuerzo del país por superar la pobreza. Promueve un estilo de trabajo participativo en los programas públicos e identifica nuevas áreas estratégicas en la lucha contra la pobreza. Actúa en segmentos sociales de la población no cubiertos por otras instituciones. 23

24 SENCE El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo difunde y supervisa el funcionamiento de sistema de capacitación. Estimula las acciones y programas que desarrollen las empresas, a través de la aplicación del incentivo tributario, administra programas de capacitación y otorga subsidio directo a Micro y Pequeñas empresas. Promueve y coordina actividades de orientación ocupacional a los trabajadores, así como fomenta la calidad de los servicios que prestan las instituciones intermedias y ejecutoras de capacitación. INP El Instituto de Normalización Previsional, redistribuye los excedentes de los recursos de los cotizantes, devolviéndolos en acciones de capacitación y en programas de mejoramiento del quehacer empresarial. El INP permanentemente está invitando a sus cotizantes a participar en programas de diversa naturaleza, siempre en beneficio de los trabajadores y empresarios. CORPORACIÓN DE CAPACITACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN Es una institución integrante de la red de la Cámara Chilena de la Construcción, a la cual pueden asociarse todo tipo de empresarios y hacer uso de: asesorías, programas de capacitación, administración de franquicias tributarias, detección de necesidades y selección de personal. FUNDACIÓN SOINTRAL SOINTRAL es un ONG de carácter privado, su misión otorgar créditos blandos al microempresario y apoyar acciones empresariales tales como: generación de capital de trabajo, expansión de la empresa, asesoría para la formalización y línea de factoring. A SOINTRAL, pueden recurrir empresarios formales e informales. BANCO DEL DESARROLLO Organismo que otorga financiamiento a las empresas a través de los siguientes programas: Líneas de crédito para reprogramación de pasivos de pequeñas empresas Financiamiento de inversiones de MyPES Financiamiento de insumos de producción y comercialización en el extranjero BANCO DEL ESTADO Organismo que otorga financiamiento a las empresas por medio de un Programa de Asistencia Crediticia, al cual se postula a través de FOSIS. A este Programa pueden postular empresarios dueños de pequeños negocios o talleres formales e informales sin importar su rubro. El crédito otorgado puede ser destinado tanto para mejorar el lugar de trabajo, como para capacitación y asistencia técnica. 24

25 BANEFE Organismo que otorga financiamiento a las empresas por medio de un Programa de Asistencia Crediticia, al cual se postula a través de FOSIS. A este Programa pueden postular empresarios dueños de pequeños negocios o talleres sin importar su rubro. El crédito es otorgado para financiar adquisición de activos fijos y capital de trabajo. OIT La Organización Internacional del Trabajo, es una institución que, en su misión contempla el desarrollo de diversos programas en beneficio de los trabajadores a nivel mundial. El programa más importante que la OIT desarrolla en la actualidad es el de "Mayor Productividad y un Mejor Lugar de Trabajo", dirigido especialmente a las MyPES. Los programas que propone la OIT se canalizan por intermedio de instituciones tales como: SERCOTEC, INP, CDP, FOSIS y otras similares. GTZ La Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmbh, es una empresa del gobierno federal alemán. Está presente en 135 países y su objetivo principal es asesorar a empresas y organizaciones en su ejecución de proyectos empresariales. Otorga, además, aportes financieros no reembolsables de fondos de cooperación técnica. LUSO CONSULT LUSO CONSULT, empresa de cooperación técnica y financiera alemana, actúa en más de 70 países en el análisis de planificación, evaluación y ejecución de proyectos empresariales. La misión de LUSO es de contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de la población en zonas rurales y urbanas, ligadas a la Micro, Pequeña y Mediana empresa. Existen otras instituciones no gubernamentales y extranjeras que otorgan financiamiento a las MyPES, pero por razones de espacio sólo hemos incorporado a las más conocidas en el ambiente de la pequeña y mediana empresa. 25

26 Localización Geográfica Una de las principales herramientas de las empresas, para sobrevivir, es el conocimiento del entorno. El entorno es el medio en el cual se desarrolla la empresa, es decir, son las características del momento histórico en que se desenvuelve, tanto en lo económico como en lo social. También, son parte del entorno: el mercado formado por las empresas que compiten y que influyen sobre la empresa, las empresas que proveen de insumos y, en general, todas las instituciones y situaciones que pueden producir un cambio en la empresa. Son parte del entorno otras condicionantes lógicas, es decir: será bueno un negocio de abarrotes si hay un supermercado enfrente; será bueno instalar una ferretería cerca de la playa; será bueno instalar un negocio de confites y juguetes en un sector de baja población infantil, etc.? A esto agreguemos que las características de las empresas, al margen de su tamaño, están condicionadas a las áreas productivas y ambientales del país: minería, agricultura, marítimas, etc. El conocimiento del entorno entrega dos tipos de información. Una que sirve, en el corto plazo, para manejar un negocio en forma eficiente, es decir, lograr las metas con los mínimos costos de producción, gestión y ventas. Otra información, es aquella que le permite al empresario tomar una decisión sobre el futuro del negocio. Como podemos apreciar, el conocimiento del entorno permite controlar sus posibles defectos, o al menos, tenerlos en cuenta al momento de tomar decisiones. Esto dependerá del grado de cercanía o lejanía de la empresa con los distintos elementos que conforman su entorno. El grado de cercanía se denomina ENTORNO CERCANO y el grado de lejanía se denomina ENTORNO LEJANO ENTORNO CERCANO El ENTORNO CERCANO se caracteriza por ser el medio que tiene mayor contacto con la empresa, y, por lo tanto, lo que suceda en él, la afectará. En la dirección contraria también ocurre lo mismo, es decir, lo que le ocurra a la empresa afectará a su entorno más cercano. El entorno cercano es, probablemente, lo que el empresario conoce mejor, por lo que, por sus propios medios puede lograr generar un cierto grado de control o conocimiento de cómo reacciona o cómo debe operar este entorno frente a determinadas situaciones. El entorno cercano presenta los siguientes componentes o elementos: LOS CLIENTES Los clientes son los diferentes tipos de compradores demandantes o consumidores a los cuales puede atender con los productos o servicios que ofrece la empresa. Ellos se definen de acuerdo a los tipos de mercado a los que se puede acceder, entre ellos se cuentan el mercado de consumidores finales, el mercado industrial, el mercado de intermediarios y los mercados internacionales. EJEMPLO: MERCADO FINAL: Son quienes compran el producto y lo utilizan de inmediato. MERCADO INDUSTRIAL: Son quienes compran el producto y lo utilizan como parte de un proceso. MERCADO INTERMEDIARIO: Son los que revenden el producto agregándole alguna característica. MERCADO INTERNACIONAL: Son los clientes potenciales que están fuera de Chile. LOS COMPETIDORES 26

27 Son todas las empresas que se dedican a satisfacer las mismas necesidades que una empresa en particular, pero que pueden entregar una mejor calidad del producto elaborado o del servicio prestado, precios más ventajosos, un servicio de venta y post venta más amplio. EJEMPLO Estructuras Metálicas Don Porfirio: Material de primera calidad, puntualidad en la entrega. Estructuras Metálicas Mi Nieta: Instalación y material de primera calidad. Estructuras Metálicas ESTRUNOR: Todo tipo de estructuras. Pintado del color que usted quiera. LOS PROVEEEDORES Los proveedores son todas las entidades que abastecen de materias primas e insumos de la empresa para que ésta produzca los artículos o servicios que entrega al mercado. Cualquier cambio que hagan los proveedores, afectará a la microempresa. Por lo tanto, un conocimiento de lo que les ocurre, puede permitir tomar decisiones acertadas, o bien, poder prepararse para enfrentar el cambio EJEMPLO: Un ejemplo de esto son los efectos inesperados que produjo el invierno altiplánico en la zona agrícola y ganadera del norte del país. La pérdida de producción afectará a las empresas del rubro alimenticio que se abastecen de este mercado. Los problemas en el Medio Oriente y la sobre alza en los combustibles afecta a todo el país, puesto que se originarán aumentos en los precios de venta y servicios. La época estival hace que algunos productos abaraten los costos de producción respecto de otras épocas del año. Mercado Internacional: Son los clientes potenciales que están fuera de Chile. LOS INTERMEDIARIOS Los intermediarios son entidades que cooperan con la empresa para la promoción, venta y distribución de sus productos. Si por alguna razón, el intermediario encuentra que el precio que él logra en el marcado no es lo suficientemente bueno, puede exigirle al empresario bajar los suyos o, también, si el intermediario logra más ventas del producto, puede solicitarle al empresario aumentar su productividad para abastecerse. EJEMPLO Una empresa fabricante de bolsas de buena calidad de material y de impresión, induce a una buena presentación de un producto bien elaborado. Las ofertas y promociones que realizan las distribuidoras hace que en algunos casos los productores mayoristas deban bajar los costos de venta al por mayor. Un producto nuevo en el mercado y de consumo masivo, hace que otro tipo de productos deban aumentar la productividad para abaratar sus propios costos de venta. EL PÚBLICO El público lo constituye todo tipo de grupo de personas que interactúen directa o indirectamente con la empresa y que tienen un interés real o potencial en su existencia y en sus capacidades. El público son las personas que pueden llegar a vincularse con la empresa, porque la conocen y tienen interés en ella, desean adquirir sus productos, están interesados en invertir, les preocupa la forma en que va a cumplir las metas trazadas, etc. EJEMPLO Los medios de comunicación interactúan directamente con las empresas por medio de la publicidad. 27

28 Los medios de transporte interactúan directamente con las empresas, por el flujo de público que ocuparán sus servicios. Los dirigentes vecinales interactúan indirectamente con las empresas, por medio del mejoramiento del entorno y la fuente laboral. ENTORNO LEJANO La importancia del ENTORNO LEJANO radica en que el empresario, si bien no puede hacer nada en forma independiente por cambiar la situación, puede observar cómo se comportan estos elementos, o qué tendencia tienen y de allí tomar decisiones o modificar metas o actividades. El entorno lejano presenta los siguientes componentes o elementos: EL MEDIO DEMOGRÁFICO Y ECONÓMICO El medio demográfico y económico, lo conforman las variables o elementos que tienen que ver con los ingresos de las personas y la distribución nacional por sexo, edad, educación, etc. Este elemento le permite al empresario estudiar el mercado que está adquiriendo su producto o el mercado potencial que puede encontrar en ciertas comunas o regiones para su producto. EJEMPLO Una empresa de aseo domiciliario necesita tener conocimiento de sectores en los cuales puede ofrecer sus servicios. EL MEDIO TECNOLÓGICO Y NATURAL El medio tecnológico y natural, incluye, por una parte, los elementos referidos al avance de la tecnología, ya sea en el ámbito nacional como extranjero; por otra parte, considera los cambios que se producen en la naturaleza, que pueden afectar las cosechas, plantaciones e incluso la disponibilidad de recursos que se creían eliminados ( árboles, aire, agua ). Dichos cambios pueden afectar a grandes sectores de la economía y a las empresas. EJEMPLO Normalmente los sectores de alta frecuencia o tránsito de público: playas, escuelas, etc. Es un buen mercado para productos de consumo rápido. El norte es un buen mercado para venta de poleras. El sur es un buen mercado para la venta de paraguas. EL MEDIO POLÍTICO Y LEGAL El medio político y legal lo conforman los documentos legales promulgados, el marco de tributación existente y de impuestos específicos que son desarrollados en el aparato legislativo del Estado de Chile y en los concejos municipales. Los efectos de este medio afectan la tributación, patentes, planos reguladores, medidas anticontaminantes, etc., a las cuales el empresario debe acogerse, lo que puede significar desgaste de fuerzas y uso de su tiempo para tramitaciones. Pero, también este marco político y legal puede ser una oportunidad para adaptarse y salir adelante con la empresa. EJEMPLO Es difícil encontrar en nuestra ciudad venta de productos alimenticios preparados en la calle y autorizados por la autoridad correspondiente. Sin embargo, en otras comunas esta situación es permitida Difícilmente se autorizaría la instalación de una amasandería en el quinto piso de un edificio de departamentos. EL MEDIO SOCIOCULTURAL El medio sociocultural, se encuentra constituido por las instituciones como la iglesia, las fuerzas armadas, el aparato estatal y por los valores culturales tradicionales en nuestro país como la familia, el folklore, la nacionalidad, la solidaridad, etc. Cualquier cambio de conducta de los componentes de este medio genera reacciones, tanto negativas como positivas, en la empresa y en los productos que elabora. 28

29 EJEMPLO: Tal vez sería un negocio redondo la instalación de una empresa elaboradora de comida rápida de productos chilenos (humitas, choclos con mantequilla, etc.), en el Schoping Talca. Difícilmente se autorizará la instalación de una empresa metalmecánica en el Parque Universitario. 29

30 ACTIVIDAD Las siguientes son empresas de la zona, identifica ejemplificando para cada una de ellas cuál sería entorno cercano y el entorno lejano. EMPRESA ENTORNO CERCANO ENTORNO LEJANO EMPRESA ENTORNO CERCANO ENTORNO LEJANO EMPRESA ENTORNO CERCANO ENTORNO LEJANO EMPRESA ENTORNO CERCANO ENTORNO LEJANO 30

31 Nombre : PRUEBA FORMATIVA Curso : Fecha : I. VERDADERO O FALSO: Selecciona Verdadero o Falso según corresponda. 1. Empresa es toda actividad encaminada a producir bienes y/o servicios 2. El trabajo está representado por los recursos materiales. 3. El área de producción se encarga de seleccionar al personal que contratará y la compra de materiales. 4. La administración es el proceso mediante el cual se distribuyen y asignan los recursos de la empresa. 5. Quedar exento del IVA es un beneficio de la formalización. 6. Una empresa industrial es aquella que transforma la materia prima en algún producto comercializable. 7. Los Manuales de Procedimiento son instrumentos típicos de las grandes empresas. 8. En una empresa de menor tamaño se vive un ambiente más personalizado. 9. Una empresa de aseo industrial es una empresa cuyo producto ofrecido es un intangible. 10. La productividad de las MyPES fluctúa entre las y las UF. II. Términos Pareados Cada concepto de la columna de la izquierda debes hacerlo coincidir con el concepto que esta en la columna derecha ÁREA DE PERSONAL ÁREA DE FINANZAS TIERRA INSTRUCTIVOS FLEXIBILIDAD SEGUROS FORMALIZACIÓN a. Encargada de administrar los recursos monetarios b. Conjunto de bienes y recursos monetarios utilizados para el desarrollo de actividad de la empresa c. Conjunto de metas y recursos necesarios para el logro de los objetivos d. Tramites necesarios para constituir legalmente la empresa e. Negocio pequeño que satisface las necesidades directas del cliente f. Servicio intangible que permite recuperar el valor de un bien que sufre un siniestro g. Conjunto de normas que permiten desarrollar una actividad en forma ordenada y sistemática 31

32 ALMACÉN CAPITAL PLANIFICACIÓN h. Características de la pequeña empresa para cambiar su planificación de acuerdo a las necesidades de la entidad. i. Está relacionada con el recurso humano de su selección y contratación j. Recurso material que está formado por el recurso natural y materias primas 32

33 UNIDAD II FORMAS JURIDICAS DE EMPRESA

34 INTRODUCCIÓN En los capítulos anteriores hemos hecho mención a la importancia que tiene una empresa formalizada, sin dejar de lado que una empresa informal de igual manera es considerada por el Estado, puesto que desarrolla una actividad económica; no obstante, por este hecho no tiene existencia como tal. Pareciera esto ser una contradicción, pero no lo es desde el punto de vista práctico, sin embargo, desde el punto de vista jurídico, es necesario que toda empresa, tarde o temprano, se formalice. La presente Unidad les dará a conocer de manera más explícita el proceso de formalización y los pasos a seguir para los diferentes tipos de empresas que se pueden crear en nuestro país. OBJETIVO ESPECIFICO: Los alumnos y las alumnas deberán: Identificar las figuras jurídicas de Persona Natural y Persona Jurídica: Sociedades de Hecho y de Derecho 34

35 Nombre : PRE-TEST Curso : Fecha : I. Verdaderos y Falsos Selecciona Verdadero o Falso según corresponda 1. Todos los comerciantes están reconocidos por la Municipalidad 2. En las notarias se puede legalizar una empresa 3. Si toda una familia decide instalar y administrar un negocio grande, significa que son una sociedad 4. Un club de fútbol de barrio es una sociedad 5. Un club de fútbol profesional es una sociedad II. Selección Múltiple En cada una de las siguientes preguntas, indica cuál o cuáles de las alternativas propuestas son correctas: 1. Para vender en la vía pública los comerciantes deben: i. Ser artesanos. ii. Tener permiso municipal. iii. Tener patente. Sólo I Sólo II Sólo III Ninguna 2. Cuál de los siguientes nombres de empresas crees que representan a una Sociedad? i. Porfirio Contreras y otro. ii. Porfirio Contreras y Compañía Ltda. iii. Taller Don Porfirio I y II Sólo I Sólo II Todas 3. Deben emitir boletas: i. Porfirio Contreras y otro. ii. Porfirio Contreras y Compañía Ltda. iii. Taller Don Porfirio. Solo I Sólo II Sólo III Todas 4. Socio es: i. Un compañero de trabajo. ii. Un trabajador de una empresa. iii. Un copropietario de una empresa. Solo I I y II Sólo II II y III 5. Una Sociedad puede tener: i. Una sucursal en la misma ciudad. ii. Una sucursal en cualquier parte del país. iii. Una sucursal en el extranjero. Solo II Solo III II y III Todas 35

36 Concepto de Persona Natural La manera más sencilla de administración y formalización de una empresa consiste en reunir toda la actividad empresarial en una sola persona (su dueño), el cual legalmente se llama PERSONA NATURAL. Esto significa que la empresa lleva el mismo nombre de su dueño. Los pasos a seguir por un empresario para formalizarse como Persona Natural son: EL EMPRESARIO INDIVIDUAL En nuestro país existen muchas personas de esfuerzo que han levantado un taller, un negocio o que trabajan por cuenta propia prestando algún servicio, pretendiendo ser sus propios patrones. Incluso involucran a toda o parte de la familia directa en la actividad que desarrollan (esposa e hijos), debido a que desconfían de terceros o bien porque creer que solos pueden llegar a ser exitosos en su desafío. Estos motivos son los principales para que un empresario decida formalizarse como Persona Natural. Generalmente la actividad la desarrollan en un taller o negocio habilitado en su propia casa y la jornada laboral la imponen ellos mismos de acuerdo a la demanda de trabajo. EJEMPLO: Un ejemplo cercano de Empresario Individual, es Don Luís y la Tía María, los concesionarios de los quioscos de nuestro colegio. Ellos desarrollan una actividad comercial en la cual son los únicos dueños. LA MICRO EMPRESA FAMILIAR La Microempresa Familiar es una empresa que pertenece a una o más personas naturales que realizan sus actividades empresariales en la casa habitación en que residen. Las labores profesionales, oficios, comercio, pequeñas industrias o talleres, artesanía o cualquier otra actividad lícita que se realizan en ese domicilio son entonces, de prestación de servicios o de producción de bienes; sin embargo la ley excluye aquellas actividades consideradas peligrosas, contaminantes y molestas. En consecuencia, deben cumplirse los siguientes requisitos: Que la actividad económica que constituye su giro se ejerza en la casa habitación. Quien desarrolle la actividad sea legítima(o) ocupante de las casa habitación familiar (casa propia, arrendada, cedida). Que en ella no trabajen más de cinco trabajadora (es) extraña(o)s a la familia. Que sus activos productivos (capital inicial efectivo) - sin considerar el valor del inmueble en que funciona - no excedan las UF ($ según valor UF al 01/01/2003). A continuación se enumeran los principales temas del área tributaria que están relacionados con las Microempresas Familiares: Las MEF, nacen con la promulgación de la Ley N , que beneficia a: Microempresaria(o)s que no han podido formalizarse por limitaciones en las normas de zonificación industrial o comercial. Microempresaria(o)s que tienen una empresa en funcionamiento sin estar formalizada (no poseen Patente Municipal y/o no han Iniciado Actividades en el SII). Los beneficios de las microempresas que funcionan en el sector formal también son válidos para las Microempresas Familiares, sin embargo Ley MEF agrega otros como son: Pueden acceder a un procedimiento simplificado e integrado de Inicio de Actividades, cambio de domicilio o de actividad, y obtención de patente municipal, al momento de efectuar la formalización en el Municipio. Les permite realizar trabajos por encargo de terceros que se conoce como "maquila" (sin la existencia de IVA), donde el contribuyente que encarga el trabajo emite una factura de compra por los trabajos realizados. 36

37 EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA La ley aprobada en el Parlamento, consiste básicamente en lo siguiente: a. Se autoriza a las personas naturales para constituir empresas individuales con responsabilidad limitada. b. Estas empresas deberán constituirse por escritura pública, cuyo extracto se inscribe en el registro de comercio y se publica en el Diario Oficial, (formalidades idénticas a las que la ley contempla para las sociedades de responsabilidad limitada y anónimas); c. La escritura de constitución debe individualizar a su propietario e indicar el nombre de la empresa, su capital inicial, la actividad económica o giro, su domicilio y la duración, pudiendo ser indefinida. d. Cumplidas las formalidades de constitución, nace a la vida jurídica y comercial, una nueva persona jurídica, siempre comercial, cuyo objeto puede contemplar actividades civiles o comerciales de cualquier especie, salvo las reservadas exclusivamente a las sociedades anónimas; e. El propietario de la empresa individual responde con su patrimonio, sólo de los aportes efectuados a la empresa. La empresa, por su parte, responde por las obligaciones generadas en el ejercicio de su actividad, con todos sus bienes. f. El nombre de la empresa deberá llevar el nombre de su propietario o un nombre de fantasía, una referencia a su objeto o giro más la abreviatura "E.I.R.L." g. Debe darse formalidad y publicidad especial a los contratos que celebre la empresa individual con su propietario, cuando éste actúa dentro de su patrimonio personal. h. La administración de la empresa corresponde a su propietario, sin embargo este puede dar poderes generales o especiales para ello, a un gerente o mandatarios. i. Las utilidades retiradas por el empresario, pertenecen a éste y no al patrimonio de la empresa. j. Se establecen las causales de término de la empresa, entre las cuales destacan la voluntad del empresario, la llegada del plazo o la muerte del titular. k. A su vez, se establecen los mecanismos para que, en caso de fallecimiento del titular, sus herederos puedan continuar con la empresa; l. Se establece la posibilidad que una empresa individual se transforme en sociedad o que, una sociedad pueda transformarse en empresa individual, cuando su capital se reúne en manos de una sola persona. m. Todo el régimen jurídico aplicable a la empresa, incluso en materia tributaria y de saneamiento de la nulidad por vicios en que pudo haberse incurrido en su constitución o reforma, es el estatuto jurídico de las sociedades de responsabilidad limitada. Concepto de Persona Jurídica La PERSONA JURÍDICA representa a aquella empresa que está compuesta por dos o más personas, donde cada uno hace un aporte de capital para la puesta en marcha de la empresa. Generalmente estos aportes se calculan en términos de porcentajes. A este tipo de empresas comúnmente se le llama Sociedad y puede estar constituida de cualquiera de las Siguientes formas: SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA Las Sociedades de Responsabilidad Limitada, sean civiles o comerciales, se constituirán por escritura pública que contendrá la declaración de que la responsabilidad personal de los socios queda limitada a sus aportes o a la suma que éstos indiquen. Estas sociedades no podrán tener por objeto negocios bancarios y el número de sus socios no podrá exceder de cincuenta. La razón o firma social podrá contener el nombre de uno o más de los socios, o una referencia al objeto de la sociedad. En todo caso, al escribir el nombre de a razón social 37

38 deberá terminar con la palabra "limitada", sin la cual todos los socios serán solidariamente responsables de las obligaciones sociales. EJEMPLO La Empresa Korlaet y Cía. Limitada, es una sociedad formada por socios que en este caso son familiares, y que difícilmente superan los cincuenta. Originalmente la empresa era de un empresario individual, posteriormente a cada miembro integrante de la futura sociedad se le entregó parte del capital que pasó a constituir la empresa que es hoy. Comúnmente a esta empresa se le llama Supermercado Korlaet, allí está la razón o giro de la empresa. SOCIEDAD ANÓNIMA La Sociedad Anónima es una persona jurídica formada por la reunión de un fondo común, suministrado por accionistas responsables sólo por sus respectivos aportes y administrada por un directorio integrado por miembros esencialmente revocables (cambiables). El capital de las Sociedades Anónimas, se divide en pequeñas partes iguales y cada una de ellas recibe en nombre de ACCIÓN, tomando un valor monetario, el cual es pagado por el socio inversionista en el momento de formar parte de la Sociedad. Los socios que invierten en una Sociedad Anónima pueden ser Personas Naturales o Personas Jurídicas. La Sociedad Anónima es siempre mercantil, aún cuando se forme para la realización de negocios de carácter civil. La Sociedades Anónimas pueden ser de dos clases: Sociedad Anónima Abierta Las Sociedades Anónimas Abiertas son empresas de grandes capitales, que no pueden ser aportados por una sola persona, por esta razón es que su capital es dividido en acciones, de esta forma el capital es aportado por varios accionistas. Hacen oferta pública de sus acciones (Acción: parte del capital). Tienen 500 o más accionistas. A lo menos el 10 % de su capital suscrito pertenece a un mínimo de 100 accionistas. EJEMPLO: El Banco de Crédito e Inversiones, la AFP PROVIDA, la ISAPRE NORMEDICA, son casos de Sociedad Anónima Abierta. Por ley todos los bancos, las Afp, las Isapres deben ser Sociedades Anónimas Abiertas porque sus capitales son transformadas en acciones las cuales son transadas en el mercado de capitales Sociedad Anónima Cerrada Son Sociedades Anónimas Cerradas aquéllas que no tienen las características anteriores, no obstante pueden regirse por las normas de las Sociedades Anónimas Abiertas. Generalmente estas Sociedades son conformadas por socios que tienen una misma especialidad o profesión. Su aporte también es en acciones, pero no son transadas en el Mercado de Capitales, ya que el ingreso a la sociedad no es libre. Al formalizar una Sociedad de Derecho, es necesario asesorarse por un abogado y regirse por las Leyes Nº y Nº 3.918, sobre Leyes Sobre Sociedades Anónimas y de Responsabilidad Limitada 38

39 EJEMPLO: La Sociedad de Inversiones Pucará S.A. es una sociedad de médicos. Tejidos y Confecciones Kanalé S.A. es una sociedad de empresarios del tejido. SOCIEDAD DE HECHO Esta modalidad está compuesta por dos o más personas y es de fácil constitución, puesto que sólo necesita la firma de un notario. En las Sociedades de Hecho cada socio es codeudor solidario del otro hasta el total de sus bienes, es decir que en caso de liquidar la sociedad, los socios responden incluso con sus bienes particulares: casa, auto, enseres, etc. La Sociedad de Hecho vale como tal solamente entre los socios, pero ante las autoridades no es reconocida como sociedad, no posee personalidad jurídica y por lo tanto no tiene patrimonio propio. Su mayor desventaja tiene que ver con la poca confianza que presente ante los bancos o instituciones financieras a la hora de intentar obtener créditos. Sin embargo, la gran ventaja de esta modalidad es su rápida constitución y puesta en marcha. EJEMPLO: Porfirio Contreras Montenegro y otro. María Antonieta Pérez Pereira y otras. Son casos de Sociedades de Hecho. En cada caso uno de los socios identifica a la sociedad. ACTIVIDAD Realiza un listado de empresas que operan en la zona. Completa la tabla indicando el tipo de empresa que representa cada una de ellas, según el marco jurídico. Sugerencias: Busca en las páginas amarillas de la guía de teléfonos, en Internet, llama por teléfono y consulta, o has una visita a estas empresas, consultando que tipo formalización tienen. EMPRESA FORMA JURÍDICA 39

40 El caso siguiente no es una situación que no se dé en la práctica, es muy habitual de encontrar y tal vez podría ser un caso que tú tienes cerca. Analízalo detenidamente, porque con lo que ya sabes podrías tener una buena opinión frente a este caso. Nombre : PRUEBA FORMATIVA Curso : Fecha : I. Verdaderos y Falsos Selecciona Verdadero o Falso según corresponda 1. Una Persona Natural es el propio dueño de un taller. 2. Una familia que administra un almacén instalado en el propio domicilio es una Persona Natural. 3. Las Financieras son Sociedades de Responsabilidad Limitada 4. Nuestro liceo puede constituirse en Sociedad de Responsabilidad Limitada, en que todos los apoderados sean socios. 5. El número de acciones de una Sociedad Anónima no puede exceder de Los Bancos son Sociedades Anónimas Cerradas. 7. Las Sociedades Anónimas Abiertas transan sus acciones en el mercado de capitales. 8. Para un grupo de 30 profesionales de distinta profesión es recomendable una Sociedad Anónima Cerrada 9. Una Sociedad de Hecho se puede constituir en una Notaría con la presencia de un abogado. 10. La Sociedad de Hecho no posee personalidad jurídica. II. Completación Debes llenar el espacio inicial de cada aseveración con el o los términos relacionados con los contenidos tratados anteriormente. 1. La manera más sencilla de formalización de una empresa se llama. 2. Una Sociedad de Responsabilidad Limitada puede ser ó 3. La es siempre mercantil.. 4. El capital de una no puede ser aportado por una sola persona. 5. En las Sociedades de Hecho cada socio es solidario del otro. 6. Una de las desventajas de las Sociedades de Hecho es que no son confiables ante los y. 40

41 7. Los socios que intervienen en una Sociedad Anónima pueden ser o. 8. Las Sociedades Anónimas son administradas por un integrado por miembros revocables. 9. La o podrá contener el nombre de uno o más de los socios. 10. La representa a aquella empresa que está compuesta por dos o más personas. 41

42 UNIDAD III ADMINISTRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LA BODEGA

43 INTRODUCCIÓN: Para quienes se inician en el complejo estudio de las actividades comerciales, es de vital importancia comprender las funciones fundamentales de la administración de bodegas, en una empresa industrial y como los procedimientos que se utilizan en la recepción de materiales, distribuir los materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles permiten a las empresas alcanzar grandes estándares de eficiencia. Por lo anterior, es necesario utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales, conocer las normas de documentación de la administración de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y técnicas relacionadas con inventarios de bodega. Asimismo, los temas que la presente Unidad te presenta deberás analizarlos con el mayor interés, utilizando tu capacidad lógica más que la memorización. Si te propones el estudio con entusiasmo y dedicación, el aprendizaje no te presentará dificultades. Cabe mencionar que, los contenidos están preparados y programados de tal forma que su comprensión y posterior dominio de la unidad, te servirá para desarrollar de mejor forma tus capacidades laborales. OBJETIVOS Las alumnas serán capaces de: 1. Comprender las funciones fundamentales de la administración de bodegas, en una empresa industrial. 2. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepción de materiales. 3. Distribuir los materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles. 4. Utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales. 5. Conocer las normas de documentación de la administración de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y técnicas relacionadas con inventarios de bodega.

44 ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS La Empresa: A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa están estrechamente relacionadas entre sí. Es de sentido común que, antes de empezar a discutir las técnicas de dirección, se examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propósito es que los dirigentes de un área de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella. Para que se comprenda con toda claridad a qué se está haciendo referencia cuando se habla de "empresa industrial", primeramente habrá que definirla. Se hablará indistintamente de "empresa industrial", "empresa", "compañía" o "firma", si bien los últimos dos términos se aplicarán generalmente a las empresas del sector privado. Empresa industrial Es toda organización de propiedad pública o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y distribuir mercancías o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propósito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los mismos. En esta definición están comprendidas las organizaciones de propiedad de los gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades anónimas, sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de cooperativas. Se incluyen en la misma los pequeños establecimientos industriales, pero no las industrias de artesanía y domésticas independientes, las pequeñas tiendas de venta al por menor ni las pequeñas explotaciones agrícolas. Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos: 44

45 PRODUCCIÓN Industrias manufactureras. Industrias de elaboración. Industrias extractivas. Edificación, Ingeniería civil y obras públicas (excepto la edificación). Agroindustrial (en escala industrial). 45

46 SERVICIOS Transporte Producción de energía eléctrica y otros servicios públicos. Reparación, conservación, limpieza y otros servicios. Distribución (al por mayor y grandes comercios de venta al por menor). Hoteles y Restaurantes. Información y servicios de esparcimiento. ACTIVIDAD Realiza un listado de 15 empresas de la zona según la clasificación de sus actividades industriales que reciben dentro de la administración de bodega. Sugerencias: Busca en las páginas amarillas de la guía de teléfonos, en Internet, llama por teléfono y consulta, o has una visita a través de sus sitios Web a estas empresas, consultando que tipo de actividades industriales realizan. 46

47 ADMINISTRACION DE BODEGA Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de éstas disposiciones al interior de las bodegas. La utilización del espacio disponible implica una constante improvisación y traslado de los artículos a lugares más convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicación a nuevas recepciones. PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS Para realizar una gestión eficiente en la Administración de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carácter generalista, pudiendo existir otros específicos, según el tipo de material y características propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento. 1. Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o guía de despacho del proveedor, y rechazar productos que estén deteriorados o no correspondan a la compra. 2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo según corresponda, cualquier irregularidad en la recepción. 3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso. 4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan 47

48 el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones eléctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, pérdidas, deterioros, peligros de contaminación e incendio, etc. 5. Despachar los bienes y materiales, según las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" ú otro documento interno. 6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia. 1. RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El encargado de la recepción ó de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderías, adquiridas por la empresa. Para la recepción de estas mercaderías debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados. Cuando sea necesario una revisión técnica, debe solicitar la participación del solicitante de la compra. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor. 48

49 Responsabilidad proveedores SU responsabilidad Entregar productos en BUEN ESTADO Rechazar todo aquello que no venga en perfectas condiciones. 2. ALMACENAMIENTO Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas más adelante. No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, el encargado de bodega es responsable de la protección, cantidad y seguridad de los productos. 3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERÍAS Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible, con medio día de anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas. Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisición, sean controlados por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de Existencias y él debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contraloría. El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa. 49

50 4.- REGISTROS Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribución; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo físico, a lo menos, de: Órdenes de Compra (copia). Vales de requisición o entrega. Plano de Bodega y distribución de las áreas de almacenamiento. Guías de Despacho de proveedor ó salida. Guías de Ingreso Registros computacionales. Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de una Bodega. RECEPCION ALMACENAMIENTO REGISTROS DESPACHO 50

51 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean éstas materias primas, materiales, repuestos y mercaderías en general, que se relacionan con alguna de las siguientes características y normas : a. Que sean adquiridas por la empresa. b. Que sean semi-elaboradas en la empresa ( o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente. c. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa ( o a otra sucursal), para recibir algún tratamiento especial. Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o clientes que no correspondan según las normas nombradas, a menos que estén autorizadas por algún funcionario superior que se hará responsable de este hecho. 1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la función de adquisición deberá remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artículos que van a recibir: cantidad, código, calidad (especificaciones técnicas), proveedor y fecha de recepción. 2. Previo a la recepción de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la Guía de despacho del proveedor, que acompaña los artículos requeridos. Cada guía debe corresponder a una Orden de Compra. 51

52 3. El encargado de bodega chequeará las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y las Guías de Despacho. Verificará que los artículos recibidos corresponden exactamente a los solicitados. 4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de bodega procede a firmar las guías de despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la guía y archiva el original. En caso de ausencia de guía, el encargado de bodega indicará su visto bueno en el reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guías de Recepción internas, que se adjuntan a las guías de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa. 5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo señalado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones Recepción parcial por cantidad inferior (por esto se usa Guía de Recepción). Recepción parcial por rechazo (constancia en Guía de Recepción). Devolución de guía y materiales proveedor, informando a su superior. 6. El encargado de la recepción deberá realizar inspección en aquellos envases con roturas o marcas de daño, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido. 52

53 ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr: Aprovechamiento adecuado del espacio físico. Mayor rapidez de operación, Control más expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados. Las normas que se deben tener siempre en cuenta son : 1º Para permitir que la recepción, y la entrega de materiales sea fácil, rápida y segura, se deberá disponer de un área dotada con mesones a la entrada de bodega, que permitan efectuar la recepción y despacho de los materiales. 2º En el almacenamiento se debe disponer de estantes y casilleros apropiados para los diferentes artículos y contar con pasillos entre las estanterías para un fácil manejo y transporte de los materiales. 3º Disponer medios de protección contra la contaminación, daños y deterioros de los materiales producida por organismos vivos, como hongos, bacterias, roedores e insectos. 53

54 4º Disponer medios de protección contra daños y deterioros de los materiales y contar con extintores de incendios. 5º Se deberán tomar especiales precauciones en el almacenamiento y manejo de los materiales con vigencia o duración limitada, y aquellos que se alteran por la acción de la luz, calor y humedad. 6º Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier persona, sean o no funcionarios de la empresa. El acceso sólo será posible con la autorización del Jefe de Bodega o Encargado de Bodega. 7º Apile sobre Pallets, nunca directamente sobre el suelo, evita el daño de los envases y la absorción de la humedad de los pisos. En el suelo puede apilar materiales a granel como arena, ripio, bolones. ACTIVIDAD Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a implementar procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual, el gerente general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas que debe realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los materiales e insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo. 54

55 Realizar esta actividad ocupando herramientas como: Internet Work Excel PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCION La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio. De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a las áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas. Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artículos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilización que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deberá llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un máximo aprovechamiento del espacio. Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposición un Plano de bodega y distribucion, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposición general de los pasillos, las áreas de almacenamiento y sus límites, la posición de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc. La Carta de Distribución constituye un elemento eficaz para el Control del almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien distribuirse como guía e información, entre los encargados de las actividades de Bodega. 55

56 Distribución del almacenamiento Para el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de un piso, ya que la construcción de una sola planta ofrece un mayor espacio útil por inversión, en parte porque se ahorra espacio destinado a escaleras y elevadores y porque hay ahorro respecto a las construcciones de mayor resistencia destinadas a soportar cargas en los pisos superiores. En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metálicas, modulares, de tipos estándares, que reducen considerablemente los costos de construcción. La limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas. La distribución de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de información, relativa a los materiales que se almacenarán, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para función, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con: ACTIVIDAD Agrúpese con 3 de sus compañeros y grafique el plano para de la bodega de un Supermercado, indicado las áreas donde se recepciona, almacena y despacha la mercadería 56

57 NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS Capacidad de la Bodega Equipos empleados en la Bodega Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicación en la Bodega, por lo que deben contener información relativa a las siguientes características: 1. Naturaleza Las condiciones del almacenamiento varían según esta característica del material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente. Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los más expuestos a robos. Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse separados entre sí y de los otros materiales. Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la acción de algunos agentes atmosféricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartón. 2. Volumen, peso y forma Los materiales se diferencian entre si en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas características, al planearse un almacenamiento racional. Así, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor volumen y además son pesados. Con aquellos bultos que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten dañados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, los que se detallan mas adelante. Actividad o movimiento de los artículos Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, debiendo almacenarse en áreas de fácil acceso, en donde se les pueda manejar rápida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares mas apartados o donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad. 57

58 3. Respecto de esta característica hay que distinguir dos aspectos. Primero: se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a considerar que un lugar demasiado amplio en relación con la cantidad que normalmente se depositará, no solo representa un desperdicio de espacio sino que también de tiempo y esfuerzo. Segundo: se refiere a la cantidad y tamaño de los elementos a almacenar. En este caso, la dificultad en la distribución de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamaño de ellos; teniéndose que cantidades grandes de bultos uniformes son fáciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeñas de bultos distintos, requieren un planeamiento mas especializado. Lotes pequeños deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos. Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a bultos estándares de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajonerías especiales. Si es corriente este caso, habría que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribución general de las Bodegas. 4. Capacidad de las bodegas En relación a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar: Dimensiones de las superficies de almacenamiento. Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura. Ubicación de las puertas y ventanas. Servicios de carga y descarga. Distancias entre estantes, tanto para la conservación de las mercaderías, como para su protección contra incendios. 58

59 EQUIPOS EMPLEADOS EN LAS BODEGAS La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de: a) Estanterías, b) Casilleros, c) Pallets o tableros, d) Cajoneras, etc. La selección misma del equipo depende de la capacidad del área de almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los usos a que se les destine. Una clasificación general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se detalla a continuación: a) Estantes La utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un máximo aprovechamiento del espacio cúbico; en especial en el almacenamiento de artículos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros. Los estantes pueden ser rígidos y desmontables, construidos en acero en madera. Los tipos de estantes de uso más frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de cajonería para el almacenamiento de artículos de despacho irregular. Uno de estos tipos son las estanterías de tablero que se utilizan especialmente en el agrupamiento y el apilado de lotes pequeños. Por lo general son desmontables. Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondos y estantes ajustables para permitir su adaptación al alto de la carga. Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad. Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas de diferentes tipos. b) Tableros Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por unidad de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. También son conocidos como pallets. Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinación de ambos. 59

60 La utilización de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran numero de bultos y artículos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribución de la Bodega implica un aprovechamiento racional y practico del espacio. Las dificultades que se le presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de él, debiendo considerarse como objetivo primordial de la Distribución de Bodegas, el máximo y mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una protección adecuada y una atención expedita de los materiales. Factores que son necesario analizar para la determinación del espacio, es el siguiente Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso. Características relativas a tamaño, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo, etc. Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga. Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.) Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de materiales a almacenar. Situación con respecto a los equipos de manejo. Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta. Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales). Cargas admisibles de los pisos y su ubicación. Altura de las Bodegas. Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial. En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribución flexible, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique. Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las mayores posibilidades de: 60

61 Reducción de gastos. Aumento de la eficiencia de las operaciones. Disminución de la posibilidad de deterioros de los materiales en el transporte. Ahorro de mano de obra. Disminución de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo. Reducción de pérdidas por ausentismo. Otros. En atención a los múltiples y variados problemas que presenta la manipulación de los materiales y que afectan a la eficiencia y economía de la bodega y al servicio que ésta presta, es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales como: Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminándolos o combinándolos, Mecanización máxima de los movimientos, Recorrido mínimo de los materiales, Empleo de equipos estándares, que han probado su eficacia, Necesidad de montacargas, Grúas Horquillas, etc. Capacidad de los aparatos de manipulación (unidades por hora que puedan manejar), Características del material a transportar: o Cantidad de materiales, o Frecuencia de movimientos, o Largo de la ruta, o Dirección de los desplazamientos, Limitaciones : o Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren), o Ancho de pasillos, o Clases de equipos aptos para mover los materiales, o Conservación y reparación de los aparatos. La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa deberá contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto al movimiento de productos y capacidad financiera. Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay que manejar. Sin embargo, para facilitar la selección de ellos, se han dividido en cuatro clases principales que son: 1. Transportadores, o correas, 2. Gruas horquillas, 3. Vehículos industriales (como puentes grúas, grúas de alta tonelaje, camiones grúas) 4. Equipo colocador y transbordador. 61

62 Normas de apilamiento Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el almacenamiento y traslado de materiales, mercaderías y productos. Apilamiento de caja Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los almacenes como en los vehículos de transporte En el apilamiento se pueden utilizar diferentes técnicas: Empleo de esquineros verticales y ensunchado EMPLEO DE ENVOLTORIOS O RECUBRIMIENTOS PLÁSTICOS Algunos tipos de pallets Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran: Pallet simple Pallet de doble entrada 62

63 ROTACION DE PRODUCTOS SEGÚN FECHA DE VENCIMIENTO La rotación de productos es una norma de gran importancia y tiene relación con la entrega o salida de los materiales desde la bodega. La rotación está en función de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento más próximo. No deben mantenerse productos vencidos. El primero en entrar será el primero en salir. Esta regla también se aplica a los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del tiempo. Todos los productos químicos presentan fecha de vencimiento y lote de fabricación, pero su vida útil o su calidad se ve disminuida o deteriorada si están expuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol. La rotación debe ser : Planificada anticipadamente. Realizada de manera de evitar la formación de saldos. A tiempo, para evitar alcanzar el límite de conservación de algún producto. Las mercaderías poseen etiquetas, timbres o códigos que indiquen su fecha de elaboración. Las mercaderías con una misma fecha están almacenadas en lotes independientes de otras mercaderías con fechas diferentes. La no observación de esta norma conduce a pérdidas innecesarias y perfectamente evitables. ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES NORMAS GENERALES En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas: a. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas en lo posible, con anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas. b. El encargado de Bodega no debe entregar ningún artículo sin algún documento escrito o los formularios dispuestos por la Empresa. 63

64 c. Todas las unidades de la empresa deberán solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por ejemplo, Pedido de Materiales. Este formulario se confeccionara en triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario autorizado. d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si están correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado. e. La solicitud se utilizará, además, para registrar el despacho de los artículos, debiendo indicarse en ésta los materiales y las cantidades entregadas. 1 Solicitante 2 Bodega despachadora 3 Departamento solicitante Los ejemplares de la solicitud deberá distribuirse de la siguiente forma: Copia 1: solicitante Copia 2: bodega despachadora Copia 3: envío al departamento de compras u otro solicitante Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendrá el pedido en archivo pendiente y activara la reposición de su stock (pedirá al departamento de Adquisición o Producción las cantidades para reponer su stock). En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no dañar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplácelas. Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparación de documentos, archivar documentos y poner al día los stocks y formularios en general. 64

65 ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los operarios, se han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad: 1) Los productos riesgosos de contaminación, deben transportarse en envases seguros y por ningún motivo junto a productos alimenticios. 2) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse únicamente equipos y herramientas que no dañen los envases. No debe haber empleo de ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases. 3) En caso de derrame de productos líquidos químicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de aserrín, arena seca, caolín con un alcalinizante alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los químicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrín, arena húmedos, caolín con un alcalinizante. En ambos casos enterrar el aserrín, la arena, caolín con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de profundidad, lejos de cursos de aguas. 4) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabón y paños limpios o de papel para ayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.- 5) Utilizar guantes de goma durante la manipulación de productos químicos. 6) No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento. 65

66 DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACION DE BODEGAS NORMAS GENERALES Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las siguientes normas generales: En la Bodega o recinto deberá mantenerse un registro de toda la documentación que sea utilizada para la entrega y recepción de materiales, con el propósito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la Bodega, para justificar su uso, procedencia o despacho. ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS) SON: 1. Ordenes de Compra 2. Notas de pedido o entregas internos 3. Guías de despacho 4. Guías de devolución 5. Guías de ingresos 6. Tarjetas de registro de cada articulo(si las tuviera) 7. Notas o solicitud de reposición de sus stocks. 8. Notas o Guías de productos dados de baja. Deberá mantener al día todos los registros de la bodega, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relación con la Bodega, como por ejemplo: Ventas, para que este enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y ha ofrecer a sus clientes existencias reales. Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Guía de Ventas, u otro documento interno y no tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y disponibles. Producción, para que abastezca oportunamente los materiales que estén bajo los niveles de inventario establecidos por la Bodega. Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volúmenes disponibles en Bodega, como también de los productos dados de baja. Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales en bodega. 66

67 Todo producto dado de baja o por mermas deberá quedar registrado en los documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega. ACTIVIDAD El restaurante cafecito Limitada dentro del alcance de su gestión administrativa abarca a los ítems que se encuentran en el área física de la bodega: tanto los abastos (alimentos y bebidas) y activos fijos (suministros, refrigeradores, paredes, perchas, balanza, piso). Asimismo, incluye en esta área al Sr. Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas, quien es el responsable del manejo de la bodega y de los abastos y demás ítems que allí se guarden. Sin embargo, debido a reiterados reclamos hechos por los clientes de este restaurante sobre el mal estado de algunos alimentos han decidido revisar sus políticas administrativas ya que es de responsabilidad del Jefe de alimentos y bebidas que esté siempre limpia y que no haya contaminación entre los productos que se manejan en la Bodega, asimismo este debe sacar productos de la bodega al empezar cada turno (dos veces diarias) previa lista de abastos necesarios que la realiza la persona en cargo de la cocina en cada turno lo cual se puede hacer más de dos veces, siempre y cuando esto sea realmente necesario (emergencias). Al solicitar a don Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas los procedimientos de la administración de la bodega este entrega los siguientes antecedentes: a. Todos los integrantes de la cocina entran a la bodega/s para sacar los abastos e insumos necesarios para la producción al empezar del turno respectivo. Esto lo hacen según la necesidad de los abastos que haya en cocina, en función del menú del día y pasteles que se vayan a hacer. b. Una vez sacado los productos necesarios (no pesados y/o contados) quien retira los productos informa el Jefe del turno en forma verbal el cual anota la transacción de transferencia de bodega general a las áreas a las que se destina los productos. (Cocina- Cafetería-Hostal) en una agenda. c. La Bodega una vez al mes es limpiada completa (paredes, pisos, Refrigeradores, perchas) d. Los Alimentos estan distribuidos de la siguiente manera: Cajas en el piso: Alimentos de Abasto Cajones: Frutas y Legumbres Suelo: Productos de Aseos y Limpieza Suelo: Licores Cajones todo tipo de verduras como: habas, ajo, fréjol, coliflor. Cajas: todo tipo de lácteos como: queso, leche, crema, yogurt Refrigeradora: cárnicos. e. Para el uso de los abastos y suministros se determina cuales son los últimos en entrar para ser usados en primera instancia. f. La puerta de la Bodega siempre permanece abierta para evitar cualquier problema de suministro para la preparación de los alimentos y otros productos. g. En el caso de plagas se trata de controlar con algún liquido controle estas plagas. h. Las cajas no tienen descripciones de cada producto que contiene aquello. i. El Inventario de la Bodega se determina al momento que la Administración lo solicite. j. No existe documentación alguna que soporte el retiro e ingresos de las mercaderías o insumos a la bodega, solo están registradas en la agenda del jefe de turno. Por lo anterior, el administrador general del restaurante cafecito ha considerado contratar la asesoría de un especialista en administración de bodega y control de inventarios para determinar si los procedimientos utilizados hasta ahora han sido los adecuados o si es necesario reestructurarlos. 67

68 Considerando el caso anterior, con un grupo de 3 compañeros desarrolla los procedimientos adecuados para administrar de buena manera el Restaurante. CONTROL DE INVENTARIOS CONCEPTO DE INVENTARIO Los inventarios tienen un papel fundamental en la economía de las empresas e instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administración de inventarios (incluyendo las bodegas) un área fructífera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la Empresa, los inventarios representan una inversión, ya que se requiere de capital para tener reservas de materiales en cualquier estado. El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten comúnmente en: Materias primas Productos en proceso Productos terminados Suministros CONTROL DE INVENTARIOS El control de inventarios es la técnica que permite mantener la existencia de productos a niveles deseados. En manufactura, como el enfoque es el producto físico, se da mayor importancia a los materiales y a su control; en el sector de servicios (como es el caso de ANASAC), el enfoque principal es sobre el servicio y su manipulación (a menudo se consume en el momento en que se genera una venta) y se da muy poca importancia a los materiales, por lo cual los inventarios adquieren una mayor importancia. En las tiendas departamentales, los inventarios deben ser importantes para estimular las ventas. Por qué se deben tener Inventarios? La razón fundamental es que resulta físicamente imposible y económicamente poco práctico el que cada artículo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea físicamente posible suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto resultaría prohibitivo debido al costo involucrado. Otras razones son: a) Reducir los costos de manejo de materiales b) Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento c) Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos d) Lograr una recuperación favorable de la inversión 68

69 TIPOS DE INVENTARIOS Sistema de inventario perpetuo Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la Bodega, reponiéndose las Existencias cuando éstas llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema computacional) para señalar en forma exacta la cantidad que aún se tiene disponible en Bodega. En la mayoría de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los artículos. La computadora señala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias, para mantener los stocks determinados por la empresa. Importancia del Inventario Perpetuo La utilización del inventario perpetuo permite: Mantener la información de los stocks al día y actualizada. Verificar la rotación que tiene el producto, ya que la información de Entradas y Salidas es diaria. Al departamento de Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus clientes. Realizar despachos reales a los clientes, no basados en cantidades supuestas Que el departamento de producción sepa con que suministros puede contar. Que el departamento de contabilidad conozca el valor o capital inmovilizado que posee en sus bodegas. Mantener la información al día de los productos que deben ser eliminados de las existencias ( dados de baja por daños, mermas u otras causas. En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar controlar el inventario perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias. 69

70 Sistema de inventario periódico En un inventario periódico el número de artículos que se tienen en el almacén se revisa con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC, los artículos que tienen una utilización monetaria alta se comprueban con más frecuencia que los artículos de menor valor monetario o C. Después de cada revisión, se hace un pedido. La magnitud de éste depende de la tasa de utilización durante el tiempo que media entre las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden está diseñada para que aproxime al nivel de las existencias a un número máximo deseado. En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones es alta. El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del intervalo en que existen muchos retiros pequeños y son bajos los costos de la orden. Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones periódicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en más de un lugar. Codificación por barras Los códigos de barras son líneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que etiquetan los artículos de inventario con información codificada digitalmente. Estos son leíbles con lector óptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o microprocesadores. La forma de codificación de datos Alfanumérica fue ampliamente estandarizada con la adopción de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en Los códigos son ahora un método barato, adaptable y que facilita la automatización de la entrada de datos que identifican una partida de inventario, su costo, su localización y otra información necesaria del inventario. Son también muy útiles para concentrar la información de producción, como la fuente del artículo, el trabajo hecho en él y quién lo hizo, y otros datos. Los códigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas industriales, comerciales y de servicios. Su uso más conocido es la identificación de los productos comercializados en los supermercados; pero es sólo uno de los campos donde se puede implementar. En una serie de líneas y espacios (símbolos de códigos de barras) es posible almacenar gran cantidad de información, la cual puede ser rescatada automáticamente con la ayuda de un rayo láser, para ser recuperada en un computador. 70

71 Codificación de las unidades de consumo La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos, vestuario, ferretería, libros, etc. Se debe identificar usando el código EAN-13 ( que consta de trece dígitos), y en artículos de tamaño reducido con el código EAN-8 ( que consta de ocho dígitos). EAN 13 es el código que se utiliza para la identificación de productos en la comercialización de los mismos. Consta de trece dígitos de los cuales 12 son realmente el código y el 13 es un dígito de control que sirve para detectar lecturas erróneas, siendo los dos primeros dígitos los que identifican el país de origen. Los códigos de barra que llevan los productos permiten su registro automático en el punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderías, como control de inventarios y de productos en proceso, administración de bodegas, despacho de mercaderías, etc. Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas ofrecen su instalación, puesta en marcha y manejo. Los códigos en estos paquetes ya vienen asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre del artículo, ubicación y otros datos importantes del producto. Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepción de Materiales para registrar en forma inmediata los artículos recibidos (en algunos casos basta leer con el Lector un artículo y digitar manualmente el número de artículos), y en la Bodega de Despacho, donde se registrará en forma rápida la cantidad despachada y que el computador rebajará automáticamente. 71

72 El computador arrojará inmediatamente las cantidades de materiales que existan en Bodega, lo que restaría por realizar sería el inventario lógico arrojado por el Computador y que es necesario comprobar en bodega mediante un inventario físico. ACTIVIDAD De acuerdo al caso del Restaurante Cafecito con tres compañeros en work o excell diseña un sistema de Control de Inventarios perpetuo y periódico para la bodega de esta empresa. Utiliza herramientas como Internet o averigua en empresas dentro de la zona como realizan el control de cada uno de estos tipos de inventario. 72

73 MODULO II LA GESTION DE ABASTECIMIENTO 73

74 UNIDAD I LAS FUNCIONES DE LA GESTION DE ABASTECIMIENTO

75 INTRODUCCIÓN Estimado, ya has cumplido con las metas planteadas Te Felicitamos!. Ahora empiezas a profundizar más en tu formación profesional En este módulo denominado "Gestión de Compra - Ventas" aprenderás a trabajar el Proceso Mercantil, deberá utilizar en forma práctica los documentos muy bien conocidos por ustedes (Orden de Compra, Guía de Despacho, Facturas, Cheques, etc.). Para el desarrollo de los aprendizajes contenidos en el módulo, tendrás la oportunidad de participar en una Empresa en marcha (ficticia), donde realizarás diversas tareas ejercitando los conocimientos adquiridos. La modalidad de autoinstrucción que hemos empleado para desarrollar este módulo te facilitará el aprendizaje, los contenidos tratados serán de tu dominio. Te recomendamos que el estudio de los contenidos y actividades propuestas los abordes con dedicación, interés, entusiasmo, capacidad y lo que es más importante con honradez y honestidad, ya que no olvides que este año comienza tu formación profesional. A continuación te invitamos a conocer tu módulo. OBJETIVO TERMINAL DEL MÓDULO Si tus respuestas son las que te señalamos o has contestado por lo menos un 60% con acierto, estás capacitado para comenzar el estudio del módulo. OBJETIVOS EN TRANSITO: 1. Preparar, la Documentación Mercantil que interviene en la compra. 2. Efectuar, la compra utilizando los documentos que exige el proceso. 3. Conocer y operar, equipos terminales de pagos electrónicos. 4. Ejecutar, los pagos correspondientes de una transacción. 5. Recibir, revisar y preparar el despacho de mercaderías. 6. Conocer, el despacho de mercaderías. 7. Realizar, las correcciones necesarias para la venta. 8. Conocer y operar equipos terminales de control de existencias. OBJETIVOS TERMINAL: 1. Identificar, los elementos que participan en el Comercio y, aplicarlos en el Ámbito Nacional e Internacional. 2. Operar, equipos terminales mediante experiencias prácticas en talleres realizando diferentes tipos de ventas y distribución, utilizar diferentes formas de pago, registros, etc., de acuerdo a las necesidades o giros requeridos en el comercio.

76 Proceso de Compras Como tú bien sabes las Empresas no son autosuficientes, éstas dependen de terceros o elementos externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias prima, materiales, máquinas, equipos, servicios, y un sin número de insumos que provienen del ambiente exterior. Como conclusión de lo anterior, puedes observar que para que las Empresas inicien sus operaciones, es necesario que los materiales e insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento garantizado. Contesta en forma breve según tus conocimientos y en la empresa, cuál es el organismo encargado de satisfacer los requerimientos de materias prima e insumos?. Concepto de Compra La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición. Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen características propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a continuación: a. Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores. b. Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayores economía y ganancias para la Empresa. c. Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica. Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas. Para tu mayor comprensión te explicamos ambos tipos de organización. 1. Organización Centralizada: Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, sección o encargado de compras. Las ventajas de este sistemas son: Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades. Calidad uniforme de los materiales adquiridos. Mayor especialización de los compradores. Organización de los procedimientos de compras. 76

77 Las desventajas de este sistema son: Poca flexibilidad. No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos. 2. Organización Descentralizada: Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades especificas y locales. Las ventajas de este sistema son: Mayor conocimiento de los proveedores locales. Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la Empresa. Agilidad en las compras. Entre las desventajas más importantes se destacan: Permite un menor volumen de compra. No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores. Falta de esquematización en los procedimientos de compra. Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados. Ausencia de compradores especializados. BIEN! ANTES DE CONTINUAR REPASA LOS QUE HAS APRENDIDO, SI TIENES ALGUNA DUDA DISCÚTELAS! CON TUS COMPAÑEROS Y CONSULTA A TU PROFESOR. El Ciclo de Compras Como te habrás dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fácil de realizar ya que se debe tener una organización adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas. A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras: 1. Análisis de las Solicitud de Compras. 2. Investigación y Selección de Proveedores. 3. Negociación con el Proveedor (seleccionado). 4. Acompañamiento de Pedido (Follow-Up). 5. Control de la Recepción del Material Comprado. 77

78 Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema: A continuación te invitamos al análisis de cada una de las etapas antes nombradas. 1. Análisis de la Solicitud de Compra Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto. El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes el material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros. Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta. En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material. Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programación de materiales para compra y ficha de historia de cada material. 2. Investigación y Selección de Proveedores: Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigación y La Selección de los Proveedores. La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores 78

79 buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet ( , correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden. Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información sobre los posibles proveedores. En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos. La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia más importante en la selección de los proveedores. La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de selección y elección de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparación entre los posibles proveedores. De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación de los diversos proveedores calificados, mientras que la selección es una decisión sobre cuál será el escogido para proveer el material requerido. El esquema que observarás corresponde a la comparación de precios y cotizaciones de materiales. 79

80 3. Negociación con el Proveedor: Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. Qué es la Negociación?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un termino medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien. Te presentamos un esquema de una orden de compra. 4. Acompañamiento del Pedido (Follow-Up): 5. Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El 80

81 seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aquí la denominación Follow-Up, término en ingles que significa seguir, acompañar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores. 6. Control de la Recepción del Material Comprado: Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales. Lo anterior te quedará más claro con el siguiente flujograma del ciclo de compras. 81

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83 Datos del Proveedor: Empresa Giro Datos del Comprador: ACTIVIDAD : Alfa y Cía. Ltda. RUT : Domicilio : Prat # 758 Casilla : 112 Fono : Ciudad : Arica : Distribuidor de Abarrotes Nombre : May-ling Chang Vega RUT : Domicilio : Pedro Montt # 1864 Casilla : 90 Fono : Ciudad : Antofagasta Giro : Mini-Market El día 01/03/2004, la Srta. May-ling Chang determina que en su almacén necesita los siguientes productos: 150 Kilos de Arroz 3000 Litros de Aceite 2500 Kilos de Azúcar 600 Paquetes de Fideos 1200 Tarros de Salsa 800 Tarros de Atún 200 Paquetes de Puré 120 Litros de Leche 600 Paquetes de Detergentes 400 Kilos de Harina Para lo cual realiza consulta telefónica a la Empresa Alfa y Cía. Ltda., quienes envían a su ejecutivo de ventas Sr. Fernando López Castillo, quien toma el pedido el 05/03/2004, considerando los siguientes precios: Arroz Aceite Azúcar Fideos Salsa Atún Puré Leche $ 320 el kilo $ 389 el kilo $ 210 el kilo $ 148 paquete ½ kilo $ 39 el tarro $ 389 el tarro $ 245 el paquete $ 225 el litro Detergentes $ 840 el paquete Harina $ 170 el kilo Debes considerar además un cobro de flete por la suma de $ y un descuento por volumen de venta del 5%, los precios indicados son netos. 83

84 El día 07/03/2004 la Empresa Alfa y Cía. Ltda. Realiza el despacho de mercaderías según Guía de Despacho Nº 51 Y factura Nº 130. El día 10/03/2004, May-ling Chang recibe mercadería en conformidad por lo cual gira cheque Nº del Banco de Chile de Antofagasta. El día 12/03/2004, la Empresa Alfa y Cía. Ltda., descubre que en la Factura Nº 130 emitida a May-ling Chang, no se consideró cobro de flete, por lo cual se emite Nota de Débito Nº 35. Se pide confeccionar documentos respectivos según transacciones. 84

85 El Proceso de Venta Estimado alumno y alumna tú ya conoces y dominas el Proceso de Compras, si no es así te recomendamos no continuar, vuelve a reforzar los contenidos anteriores ya que es muy importante que logres los objetivos planteados para avanzar con tus estudios en el módulo. Te invitamos a conocer el siguiente tema que se denomina: Proceso de Venta, el cual está muy relacionado con el tema anterior. En el Proceso de Compras, determinaremos que éste es un ciclo constante de aquellas empresas, que requieren de la obtención de bienes y servicios de otras empresas (proveedores). Producto de este ciclo nace el proceso de ventas; el cual lo podemos distribuir en las siguientes etapas: 1. Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido, emitida por el cliente. 2. Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos. 3. Revisión Posterior al Despacho Realizado (sí corresponde emisión de la documentación para regularizar errores). 4. Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la venta. A continuación analizaremos cada una de las etapas del Proceso de Ventas, sin antes de que respondas la siguiente pregunta: Explica Qué es Venta? Para complementar tu respuesta te entregamos una definición de venta: Es un contrato en virtud del cual una de las partes (vendedor), se obliga a entregar una cosa de terminada a otro (comprador), obligándose este último a pagar una cantidad de dinero. 1. Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido emitida por el cliente Corresponde a la 1ª etapa del ciclo de venta la cual la podemos describir de la siguiente manera: Recepción de la Orden de Compra o Nota de Pedido: Ésta consiste en la operación que realiza el Departamento de Ventas de una Empresa. Posteriormente se verifican todos los antecedentes contenidos en ella, como: Nombre del cliente, R.U.T, Domicilio, Giro, Descripción y Cantidad de los Materiales Solicitados, Valores Unitarios y Totales, Firma Autorizada del Cliente. 2. Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos: Es la 2ª etapa del ciclo de Venta y corresponde a la clasificación de las mercaderías contenidas en cada uno de los ítemes de la Orden de Compra o Nota de Pedido. 85

86 Una vez clasificadas y separadas las mercaderías, corresponde la emisión de la documentación respectiva (Guía de Despacho, Facturas), para su posterior envío a las bodegas del cliente. 3. Revisión Posterior al Despacho Realizado Es la esta 3ª etapa y en el organismo de despacho de la Empresa proveedora, se procede a revisar los despachos realizados y la documentación emitida a cada cliente. A veces se cometen errores que por los volúmenes de ventas y tiempo de despacho, no se pueden detectar al momento, tales como: Envío de cantidades indebidas, cobro de mayor o menor precio de ciertos productos, no consideración de descuentos involucrados. Los errores deben ser corregidos y para ello se hace necesario utilizar documentos espacialmente diseñados para éstos, como Nota de Débito y Nota de Crédito. La corrección de los errores en el Proceso de Venta, reviste gran importancia en los sistemas de control e información de la Empresa. 4. Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la Venta: Esta es la 4ª y última etapa del ciclo de ventas y consiste en recibir los valores correspondientes a las facturas, por parte de los clientes. El cliente cuando cancela una Factura de acuerdo a lo pactado, suele hacerlo en efectivo, con cheque o vales a la vista, estos valores deben ser ingresados por Caja y a la vez el Organismo de Cuentas, Cuentas de Clientes o Por Cobrar, debe registrar dicho pago, a objeto de mantener los archivos respectivos al día y con la información en forma oportuna. DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA Existen documentos o formularios que por su importancia o la frecuencia de su utilización deben cumplir ciertas exigencias legales necesarias en su confección. Las operaciones comerciales siguen un proceso completo el cual empieza con la consulta y finaliza con el pago; estas operaciones en cada uno de sus etapas con llevan un movimiento de formularios o impresos. Ahora te presentamos un esquema que resume las relaciones comerciales entre un comprador y un vendedor. 86

87 Revisemos una explicación a grandes rasgos el esquema antes presentado:! a. La Consulta: Es el medio por el cual el comprador tiene el primer contacto con el proveedor en el cual le solicita o pregunta todos los antecedentes con respecto a un material especifico, ej. : Precio, Calidad, Tiempo de entrega, etc. b. La Cotización: Es la respuesta a la consulta y dentro de ella el proveedor da contestación a las preguntas, hechas por el cliente. En general debe contener los siguientes datos: Descripción detallada de los productos en cuanto a calidad y cantidad. Época del despacho. Precio exacto del producto. Vigencia de la cotización c. El Pedido: Cuando la Empresa compradora está de acuerdo con una cotización recibida procede a efectuar el pedido u orden de compra, la cual debe contener los siguientes datos: Membrete del comprador. Número de la orden de compra. Fecha de expedición. Dirección donde debe ser entregada la mercadería. Identificación del vendedor. Relación de los artículos solicitados. 87

88 Precios unitarios e importes parciales y totales. Condiciones y forma de pago. Condiciones especiales. Referencia a la cotización. d. Guía de Despacho: Es el documento legal que acompaña, la entrega de mercaderías, su formato y legalidad es la que tú ya conoces. e. Factura: Es el documento que acredita legalmente una operación de compra y venta, su formato y legalidad se establecen en el D.L. 825 de 1974, las cuales ya las conoces. f. Recibo: Corresponde a la recepción de las mercaderías requeridas en el lugar establecido por el comprador. g. Pago: Es la operación que realiza el comprador, una vez que recibe en conformidad las mercaderías requeridas según información de bodega. Aquí se procede a realizar el pago de la compra de acuerdo a las políticas de cada Empresa. h. Nota de Débito y Crédito: Son documentos legales que se utilizan para corregir, errores de facturación su formalidad es la misma que tú conoces. BIEN! AHORA TE INVITAMOS A RECORRER Y CONOCER ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES DE LA COMPRAVENTA. Compraventa Civil y Mercantil Un contrato es el acuerdo verbal o escrito entre dos o más personas mediante el cual se obligan a dar, hacer o no hacer alguna cosa o prestar algún servicio. Podemos decir que: Los Contratos Civiles se regulan por el Código Civil. Los Contratos mercantiles por el Código de Comercio. Los Contratos de Compraventa, como muchas veces resulta difícil determinar su naturaleza, la tendencia actual es la unificación legislativa, pudiendo estar regulado por ambos códigos. Así se trata la Compraventa en los Códigos Civil y de Comercio: Compraventa Civil: El Código Civil define compraventa como un contrato por el cual una persona (vendedor), se obliga a entregar una cosa o derecho a otra (comprador), que se compromete a pagar una suma de dinero o signo que lo represente llamado precio. En esta definición, cabe destacar el hecho de que el contrato tiene plena validez legal simplemente por él consentimiento, sin necesidad de que la cosa sea entregada, y surgen obligaciones recíprocas para ambas partes. Compraventa Mercantil: El Código de Comercio regula la Compraventa señalando: "será Mercantil la Compraventa de cosas muebles para revenderlas, bien en la forma que se compraron o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse en la reventa". 88

89 En algunas situaciones surge la duda sobre si una determinada compraventa es Civil o mercantil. Aunque en cada caso se tendrán en cuenta las circunstancias particulares, se puede afirmar que la Compraventa Mercantil se caracteriza: Por el Destino. Es decir, la reventa de lo comprado (bien de la misma forma que los compró o adecuadamente con tal actividad). Por el Animo de Lucro (obtener beneficio en la reventa). Por lo tanto la Compraventa mercantil no se hace para que el comprador satisfaga sus necesidades de consumo, sino para lucrarse con tal actividad. Ten presente que, hay Compraventas que constituyen una excepción a lo anterior y no se consideran Mercantiles: Las ventas realizadas por los empresarios a los particulares o consumidores. Las ventas que los artesanos (agricultores o ganaderos), realicen de sus productos. La reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de acopios que hizo para su consumo. Así como el Código de Comercio se preocupa especialmente de la protección del Vendedor, la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios establece un conjunto de medidas de protección al consumidor. El Código de Comercio en las disposiciones generales sobre los contratos de comercio establece que "Los contratos Mercantiles, en todo lo relativo a sus requisitos, modificaciones, excepciones, interpretación y extinción y a la capacidad de los contratantes; se regirán en todo por lo que se encuentre expresamente establecido en este código o en las leyes especiales por las reglas generales del derecho común". No obstante, se ha de tener en cuenta la aplicación a los contratos celebrados fuera de los Establecimientos Mercantiles y afecta a la protección de los consumidores. Hemos revisado los Contratos de Compraventa, Te parece que revisemos los elementos de un contrato?. Bien! Entonces CONTINÚA ADELANTE LOS ELEMENTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA: Los elementos que intervienen en la Compraventa se dividen en personales y materiales: Elementos Personales El Comprador y el Vendedor son los elementos personales del Contrato de Compraventa, que como en cualquier contrato requiere la capacidad de las partes contratantes, para contraer obligaciones. El Código Civil establece la edad de 18 años como inicio de la mayoría de edad y a partir de este momento pueden contratar. Con las limitaciones establecidas por la Ley, también, pueden contratar los mayores de 16 años y menores de 18 años, si han sido emancipados por quienes ejerzan la patria potestad y ellos lo han consentido. También se puede conseguir la emancipación por matrimonio Sin embargo, a pesar de que las partes tengan capacidad para contratar, el Código Civil prohibe: la compra, aunque sea en subasta pública o judicial, por alguna persona intermedia: 1. El Tutor o Protutor, los Bienes de la persona o personas que estén bajo su tutela. 2. Los mandatarios, los Bienes de cuya administración o enajenación estuviesen encargados. 3. Los Albaceas, los Bienes confiadas a su cargo. 89

90 4. Los Empleados Públicos, los Bienes del Estado, de los Municipios de los Pueblos y de los Establecimientos, también Públicos, de cuya administración estuviesen encargados. 5. Los Magistrados, Jueces, Individuos del Ministerio Fiscal, Secretarios de Tribunales y Juzgados y Oficiales de Justicia: los bienes y derechos que estuviesen en el litigio ante el Tribunal, en cuya jurisdicción o territorio ejercieran sus respectivas funciones, extendiéndose esta prohibición al acto de adquirir por cesión. Todas las prohibiciones y restricciones anteriores pretenden garantizar la objetividad de sus actuaciones y preservar los intereses de sus destinatarios. Elementos Materiales o Reales Los elementos reales de la compraventa son la cosa objeto de la misma y el precio que por ella se paga. Se entiende por "Cosa" a aquellos bienes y derechos que pueden ser objeto de la Compraventa. La cosa debe reunir los siguientes requisitos: a. Ha de ser posible, y estar dentro del comercio. Sin la existencia de la cosa no se concibe la Compraventa. De ahí se deriva que la ley establezca que, si al tiempo de celebrarse la venta se hubiese perdido en su totalidad la cosa objeto de la misma, el contrato quedará sin efecto; si la pérdida es parcial, será la parte compradora la que decidirá rescindir el contrato o reclamar la parte existente abonado el precio que corresponda. b. Debe ser de lícita venta, ya que la ley no puede amparar una transmisión de algo que es ilícito. Por ejemplo, la droga. c. Debe ser determinada o determinable. La ley establece que el objeto de todo contrato debe ser una cosa determinada en cuanto a su especie. La indeterminación en la cantidad no será obstáculo para la existencia del contrato, siempre que sea posible determinarla sin necesidad de un nuevo convenio entre los contratantes. Puede ser objeto de la Compraventa Mercantil no solo lo que tradicionalmente se considera en el Tráfico Mercantil como mercancías o mercaderías, sino también otras, como los metales preciosos, la energía eléctrica e, incluso, derechos como los de la propiedad industrial sobre marcas, patentes y otros. El Precio debe tener las siguientes condiciones: Tiene que consistir en dinero o un signo que lo represente. El Precio puede fijarse en dinero, cosa o parte dinero y parte cosa. La permuta es el contrato de Compraventa que establece el cambio de una cosa por otra cosa. Ha de ser determinable es decir, el precio ha se estar determinado o ha de poderse determinar sin necesidad de un nuevo contrato, ya que si no es así se incurre en falsedad. En principio el Precio se fija libremente por los contratantes, salvo disposición que lo regule. Se considera nulo el Contrato de Compraventa que deje el Precio al arbitrio de una de las partes. El Precio se puede fijar en moneda nacional o extranjera; en este último caso, se deberán observar las disposiciones relativas al régimen de divisas. Se puede distinguir el Precio en: Venta a Precio Firme: El Precio fijado en el momento de la firma del contrato; no varía con posterioridad, dependiendo de las condiciones pactadas para la entrega de la cosa. 90

91 Precio Variable: Se da cuando la Venta se realiza en varias entregas periódicas y sucesivas; la posibilidad de una variación en el precio en función de factores como la tendencia del mercado. Independientemente de cómo se fije el Precio, las partes quedan obligadas a él, desde el momento en que se conviene, sin posibilidad de especular posteriormente sobre el mismo. HEMOS ANALIZADO ALGUNOS ASPECTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA, REVISEMOS CÓMO SE DEBE CONFECCIONAR UN CONTRATO, QUE ASPECTOS IMPORTANTES DEBEN SER CONSIDERADOS! 91

92 Los Contratos Son ACUERDOS de VOLUNTADES de dos o más PERSONAS destinados a OBLIGACIONES. BIEN! AHORA ANALICEMOS ÉL ESQUEMA De acuerdo a lo analizado del Contrato de Compraventa encontramos las siguientes características: 1. Consensual. Porque se perfecciona por el sólo consentimiento de las partes respecto de los elementos esenciales (la Cosa y el Precio). Sólo por excepción - cuando lo requiere, además del consentimiento referido a los elementos esenciales - hay una solemnidad, la cual consiste en la Escritura Pública. 2. Bilateral. Al generar obligaciones para ambas partes. 3. Oneroso. Porque las partes se gravan recíprocamente. 4. Conmutativo. Porque las obligaciones que nacen para ambas partes se miran como equivalentes. 5. Principal. Existe por sí solo. 6. De ejecución Instantánea. No importa, en este aspecto, que las obligaciones que nazcan puedan estar afectas a modalidades. 7. Nominado. Debe tener nombre. 92

93 CONTRATOS: UTILIDAD: o Gratuitos o Onerosos EXISTENCIA: o Principales PERFECCIONAMIENTO: o Reales o Solemnes o Consensuales OBLIGACIONES: o Unilaterales o Bilaterales Muy bien! No olvides que los elementos esenciales del contrato de compraventa son la Cosa y el Precio. La Cosa es el objeto de la obligación del vendedor. Si no existe la cosa, no hay objeto y, por lo tanto no hay contrato. El Precio es el objeto de la obligación del comprador. Hay que determinarlo; no hay contrato si las partes no convienen el precio. OBSERVA EL SIGUIENTE ESQUEMA! Por lo que nos muestra el esquema, podemos ver que los Contratos de Compraventa se pueden clasificar. Ahora! Bien De acuerdo a que podemos clasificar los Contratos de Compraventa?. La clasificación de los Contratos de Compraventa nos la indica el Código de Comercio y son las que pudimos observar en el esquema anterior, es decir; A. COMPRAVENTA A LA VISTA: Es aquella en que el comprador tiene la Cosa a la vista, o sea, la percibe por los sentidos. La podemos subclasificar en: 1. Simplemente a la vista: En este caso el contrato se perfecciona por la sola mención de la especie que se tiene a la vista, produciéndose así el acuerdo sobre la Cosa y el Precio. 2. A la vista y al gusto: La venta a prueba no se entiende perfecta mientras el comprador no declare que le agrada la Cosa de que se trata: un hecho voluntario del comprador. 3. A la vista, con reserva expresa de prueba: Aquí el comprador se reserva expresamente la prueba y, por tanto, la compra se reputa verificada bajo la condición suspensiva, durante el término de tres días. (plazo para que el comprador verifique la prueba). 93

94 4. Con indicación de la especie y calidad: Quiere decir que la compra ha sido hecha bajo la condición suspensiva casual de que la cosa sea de la especie y calidad convenida. B. COMPRAVENTA POR ORDEN: Es aquella en que el comprador no tiene a la vista el objeto del contrato, a la cual se refiere designándola por su especie. Implica por parte del comprador la facultad de resolver el contrato, si la cosa no fuere sana y de regular calidad. Siendo la Cosa designada a la vez por su especie y calidad, el comprador tendrá también la facultad de resolver el contrato si la cosa no fuere de la calidad estipulada. Si hay desacuerdo entre las partes, se ordenará que la cosa sea reconocida por peritos. La venta de Cosas en viaje caen dentro de este tipo de compraventas. C. COMPRAVENTA SEGÚN MUESTRA: Este tipo de Compraventa es una variedad de la anterior. El comprador no tiene a la vista la Cosa que piensa comprar; pero sí una análoga, "la muestra" que le sirve para impartir la orden respectiva para celebrar el contrato. Este contrato lleva implícita la condición resolutoria de que las mercaderías no resulten conformes con las muestras. CONTRATOS DE COMPRAVENTA Diferencia según tipos de BIENES: MUEBLES: Son eminentemente CONSENSUALES. (Acuerdo sobre la Cosa por el PRECIO y su ENTREGA). INMUEBLES: Son eminentemente SOLEMNES, mediante ESCRITURA PÚBLICA e INSCRIPCIÓN en el Registro de Conservador de Bienes Raíces. ESPECIALES (Muebles a plazo): Son CONSENSUALES, MIXTAS (Civiles y Comerciales), con garantía PRENDARIA. EL BIEN ES: Corporal Transable No fungible Te has dado cuenta que hay diferencias que caracterizan a los contratos de Compraventa, Bien!. A continuación analizaremos algunas de esas diferencias. DIFERENCIAS ENTRE COMPRAVENTA DE COSAS MUEBLES E INMUEBLES. Hay DIFERENCIAS entre estos contratos: El Contrato de Compraventa de cosas muebles es inminentemente consensual; basta para su perfeccionamiento la voluntad común de las partes (simple entrega material o simbólica). En cambio, cuando se trata de la Compraventa de Bienes Raíces, el contrato para que sea perfecto, debe realizarse por medio de Escritura Pública, solemnidad exigida por la ley: por lo que no basta el mero consentimiento de los contratantes. La escritura a su vez, debe ser inscrita en el Conservador, para que exista la tradición. (modo de adquirir). 94

95 OBLIGACIONES ESENCIALES DEL VENDEDOR Y DEL COMPRADOR EN EL CONTRATO DE COMPRAVENTA Siguiendo con el análisis del contrato de compraventa, tenemos que el Código de Comercio establece que el Vendedor tiene la obligación esencial de entregar la cosa y el saneamiento de la cosa vendida, es decir, debe proporcionar al comprador la posesión pacífica y tranquila de la cosa comprada, la cual debe estar exenta de vicios. Asimismo, la entrega debe ser en el plazo y lugar convenido. Por otro lado el Comprador, por su parte, junto con pagar el precio, debe recibir la Cosa Comprada. Ahora bien, si la Cosa Vendida fuere entregada y no se ha hablado de precio, se presume que las partes aceptan el precio corriente que las cosas tengan en el día y lugar donde se ha celebrado el contrato. En caso de haber diversidad de precio, el comprador deberá pagar el precio medio. El comprador no puede exigir la entrega de la Cosa si no ha pagado el Precio. En cuanto a la recepción de la Cosa, el comprador no puede negarse, sin una causa justa. Referente a la pérdida, deterioro o mejora de la especie o cosa que se vende, pertenece al comprador desde el momento de perfeccionarse el contrato, aunque no se haya entregado la Cosa. El vendedor por su parte puede solicitar el depósito siempre que el comprador retardare la recepción de las mercaderías; y en ese caso serán de cargo de este último los gastos de traslación de las mercaderías al depósito o bodega de él. LAS COMPRAVENTAS ESPECIALES: COSAS MUEBLES A PLAZO. Las Compraventas especiales, son las ventas de Cosas Muebles a Plazo, garantizando su pago con la prenda sin desplazamiento de la cosa vendida en poder del deudor. Estas Compraventas pueden ser Civiles o Comerciales, de acuerdo a las reglas generales dadas para la compraventa. La regla general, establece que esta clase de transacciones para el vendedor, es acto de comercio y para el comprador un acto civil. Para que este tipo de Compraventa sea efectiva, se deben cumplir, además, de las exigencias de la Compraventa General, los siguientes requisitos: Ser una cosa corporal mueble. Singularizable, y No fungible. Como por ejemplos: maquinarias, automóviles, camiones, autobuses, máquinas de coser, frigoríficos, máquinas de escribir, computadoras, equipos de video, menaje de casa o de oficina, etc. SOLEMNIDAD DE ESTE TIPO DE COMPRAVENTAS. En primer lugar, esta clase de compraventas no son consensuales: son solemnes aún cuando se trata de cosas muebles. El Código de Comercio establece que el Contrato de Compraventa y el de Prenda que le acceda, deberán celebrarse conjuntamente por Escritura Pública o por Instrumento Privado autorizado por un Notario o por el Registro Civil. El derecho real de prenda se adquirirá y conservará por la inscripción del Contrato en el Registro Especial de Prenda de la comuna en que se celebre. Para este tipo de contratos hay cláusulas especiales que se deben cumplir: 1. Debe dejarse testimonio de que se ha entregado la especie al comprador. 2. Dejarse constancia también del lugar en que ordinariamente se guarda la Cosa, y 3. No puede estipularse un período de pago inferior a una semana. 95

96 DERECHOS DEL VENDEDOR Y COMPRADOR EN LAS COMPRAVENTAS ESPECIALES. El Vendedor o Acreedor tiene un derecho real de Prenda y de transferir el crédito. El derecho real de Prenda otorga al Acreedor: a. Privilegio: Quiere decir que los intereses y costos de cobranza son de cargo del deudor, asimismo derecho de indemnización por daños y perjuicios causados en contra de la Prenda. b. Derecho de Persecución: Este derecho confiere al acreedor la facultad de perseguir la tenencia de la Cosa contra toda persona en cuyo poder se encuentre y a cualquier título que la tenga. c. Derecho de Inspección: El acreedor puede inspeccionar por sí o por mandatario la cosa dada en Prenda. d. Derecho de Pedir la Realización de la Prenda: Para ello la ley establece un procedimiento ejecutivo especial. En cuanto al Comprador o Deudor éste tiene sólo meras facultades, como son: 1. Vender la Cosa: Pero no puede entregarla sin el consentimiento del Acreedor, si no la ha pagado. 2. Adoptar todas las medidas necesarias para su mejor aprovechamiento. 3. Cancelar anticipadamente la deuda o hacerle abonos extraordinarios. Como te has podido dar cuenta hemos analizado varios aspectos de los contratos de compraventas. Ahora bien, en las siguientes líneas estudiaremos algo muy importante y que tiene en cierta medida relación con nuestro diario vivir. Qué sucede con la Compraventa en un local comercial? La Compraventa del Establecimiento de Comercio EL Establecimiento de Comercio se define: "Como toda organización económica que tiene por objeto efectuar la circulación de la riqueza mediante un giro comercial" El capital de un Establecimiento Comercial está constituido por: Bienes Corporales: Lo constituyen el local, mobiliario, máquinas, etc. Bienes Incorporales: Vale decir, razón social o nombre, privilegios de invención, modelos industriales, derecho de llaves, clientela, ubicación. Éstos son elementos esenciales para la existencia del Establecimiento; incluso podría faltar la mercadería, pero nunca el nombre, la clientela o la ubicación, los cuales son determinantes en las ventas del establecimiento. Desde el punto de vista jurídico, el Establecimiento de Comercio constituye una universalidad de hecho; esto quiere decir que posee una individualidad propia e independiente de los elementos que lo componen y aun cuando éstos sufran cambios o modificaciones, él conserva, sin embargo su individualidad autónoma. Ahora, para los efectos de la Compraventa del establecimiento, entiéndase un bazar, por ejemplo, el objeto de la obligación del vendedor es de características muy especiales: a. Carácter Mueble: Siempre se trata de una cosa de carácter Mueble. b. Naturaleza Incorporal: Es un bien de naturaleza incorporal. c. No Fungible: Es decir, de carácter duradero. d. Cosas Corporales e Incorporales: Está formado por cosas corporales e incorporales. e. Actos de Comercio: Vale decir; ejecuta actos de comercio. 96

97 CARACTERÍSTICAS DE LA COMPRAVENTA DE UN ESTABLECIMIENTO COMERCIAL. Las características de la Compraventa del un Establecimiento Comercial dependen de las situaciones que se den con respecto a: 1. Si abarca a "las marcas comerciales", "el nombre comercial", "los privilegios industriales" y "los modelos industriales", o Si incluye el "derecho de llaves" y "la clientela". Esta última es el conjunto de personas que tienen costumbre de requerir los servicios de una casa comercial. 2. Vinculado con la clientela está "El Derecho de Llaves", que muchas veces se confunde. Sin embargo, el derecho de llaves es un efecto o consecuencia de la clientela, ya que por causa de ella es posible determinar la cualidad del establecimiento para obtener con su manejo una determinada utilidad, o 3. La venta del establecimiento comprende las mercaderías, o 4. Le venta del establecimiento no comprende el pasivo del vendedor. (El establecimiento es una universalidad de hecho, de ahí que su venta no comprenda la transferencia del pasivo del comerciante vendedor, proveniente de sus negocios comerciales), o 5. Por último, la cláusula de no competir, que consiste en imponer al vendedor la obligación de no establecerse nuevamente con establecimientos semejantes al que vendía. 97

98 CONFECCION DE UN CONTRATO DE COMPRAVENTA La forma de los Contratos de Compraventa, el Código de Comercio establece que los Contratos Mercantiles serán válidos cualquiera que sea la forma, dependiendo de aquellos casos en que la ley exige requisitos de forma especial: por ejemplo, para los bienes inmuebles. En la Actividad Comercial se presentan, entre otros: Los contratos celebrados por correspondencia, que se consideran con plena fuerza legal cuando se conteste aceptando la propuesta o las condiciones. Los contratos que se celebren con participación de un agente o corredor, son aceptados cuando los contratantes hayan aceptado la propuesta. Los contratos realizados mediante un acuerdo de palabra, éste es conveniente hacerlo después por escrito, para poderlos utilizar como medio de prueba de las obligaciones en ellos consignadas, además, el Código de Comercio establece que cuando la suma del contrato exceda a $ pesos, la declaración de testigos no será suficiente para probar la existencia del mismo. Una vez que se ha formalizado el Contrato de Compraventa, cada una de las partes intervinientes poseerá un ejemplar del mismo con las firmas originales. Más adelante verás un ejemplo de un contrato, en él se indican todos sus elementos y posteriormente encontrarás un análisis de él. NO OLVIDES!, QUE EL ÉXITO DE TU APRENDIZAJE DEPENDE MUCHO DE LO QUE TÚ ENTREGUES, SIGUE ADELANTE CON LA MISMA SERIEDAD Y RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA. 98

99 Análisis de un Contrato de Compraventa Roberto Oroz Gaspea es propietario de una Empresa cuya actividad consiste en la Compraventa de autos usados. 1. Lugar y fecha en que se celebra el contrato. 2. Datos identificativos de los intervinientes en el contrato. 3. Relación de motivos por los que las partes van a firmar el contrato. 4. Condiciones de la contraprestación que se establece para el bien o servicio objeto del contrato. 5. Firma de las partes. La estructura escrita que se utiliza normalmente para la redacción de los contratos de compraventa. 99

100 1. En el encabezamiento del documento se especifica el lugar y fecha en que se celebra el contrato. Es necesario una fecha determinada, y es conveniente que se encuentre al inicio del contrato y hacer referencia a la misma en su término. 2. La palabra REUNIDOS debe figurar los datos identificativos de los participantes en el contrato: Nombre y apellidos, RUT domicilio. Se hace constar por escrito la capacidad legal que se reconocen mutuamente para firmar el contrato. Estas personas físicas pueden actuar en nombre propio, en nombre de una persona jurídica o bien en nombre de una tercera persona o en otros conceptos jurídicos. En el contrato analizado, el vendedor actúa en nombre propio. El Código Civil, determina que nadie puede contratar a nombre de otro sin estar autorizado o sin que conste de su representación legal por la ley. 3. La palabra EXPONEN se expresa la voluntad de cada una de las partes participantes en el contrato de compraventa de una determinada Cosa; se describen las características de la cosa, y en otro caso, antecedentes. Es decir, es una simple relación de motivos por los que las partes van a firmar el contrato. A veces, en lugar de la palabra EXPONEN aparece el título MANIFESTACIONES. La numeración de las manifestaciones suele hacerse por letras para diferenciarlas de las cláusulas o pactos. 4. La palabra CLAUSULAS hace referencia a la cosa u objeto del contrato, el precio, la forma de pago de la contraprestación y cuantas disposiciones, pactos y condiciones tenga por conveniente, siempre que no sean contrarios a las leyes, a la moral, ni al orden público, tal como lo establece el Código Civil. En algunos contratos, la palabra CLAUSULAS se sustituye por PACTOS. El precio tiene que quedar perfectamente concretado, determinado y fijado, para que no existan problemas en su interpretación. Existen distintas formas de pago del precio, por ejemplo, pago parcial y resto aplazado, pago con intereses, pago en cheque, con letras y otros. El contrato que estamos analizando es un ejemplo de pago al contado. En todo tipo de contrato debe figurar una cláusula que indique el sometimiento expreso de las partes a un determinado juzgado y tribunal. En el contrato analizado es la cuarta cláusula. En caso de conflicto en la interpretación o contenido del contrato, será dicho juzgado y Tribunal el que resuelva la controversia, y no el que les correspondería a cada uno en función de su domicilio. 100

101 5. Firma de las partes Contratantes. Cada uno de los folios que componen el contrato ha de estar firmado por las partes intervinientes, sin embargo, el hecho de que un contrato haya sido firmado no significa que tenga validez legal, puesto que puede recoger cláusulas no admitidas por la ley. El contrato analizado anteriormente reúne todos los requisitos para su validez: o o o o Existe la plena capacidad de las partes para contratar. Las dos partes expresan su voluntad y consentimiento para realizar la operación. El objeto del contrato está perfectamente delimitado, siendo lícita y posible su venta. Se define claramente el fin de cada una de las partes y el precio está perfectamente delimitado. EFECTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA El Contrato de Compraventa, una vez establecido el consentimiento, objeto y precio, surgen obligaciones para el vendedor y el comprador. Obligaciones del Vendedor: El vendedor está obligado a: a. Entregar la Cosa Vendida en el plazo y lugar pactados en el contrato. b. El saneamiento de la Cosa Vendida. c. Conservar la Cosa Vendida antes de efectuar su entrega al comprador, es decir, mantener en perfecto estado los bienes objeto del Contrato de Compraventa. La entrega de la Cosa se realizara en el plazo acordado, y si no se ha fijado, en las 24 horas siguientes a la perfección del contrato. Los gastos para la entrega de la Cosa Vendida, serán de cuenta del vendedor, y los de su transado o transporte de cargo del comprador, salvo que se estipule lo contrario. El vendedor no está obligado a entregar la Cosa Vendida si el comprador no le ha pagado el precio o no se ha señalado en el contrato un plazo par el pago. Si una misma Cosa se hubiese vendido a diferentes compradores, la propiedad se transferirá a la persona que primero haya tomado posesión de ella con buena fe, si es cosa mueble. Si es Inmueble, la propiedad pertenecerá al adquiriente que antes las haya inscrito en el Registro de la Propiedad; si esta inscripción no existe, la propiedad pertenecerá a quien de buena fe sea primero en la posesión, y si falta ésta, a quien presente título de fecha más antigua, siempre que haya buena fe. El Código Civil señala además que el vendedor responderá ante el comprador: a. De la posesión legal y pacifica de la cosa vendida. b. De los vicios o defectos ocultos que tuviere. Por tanto, esto deriva en la responsabilidad del vendedor de reparar por privación de vicios ocultos. En él supuesto que el comprador sea probado de la cosa adquirida por sentencia como consecuencia de un derecho anterior, el vendedor responde por privación a través de una indemnización a la otra parte. 101

102 Por otro lado, si la adquisición de la Cosa imposibilita al comprador del disfrute o de la posesión útil de la misma por causas o defectos ocultos, el vendedor está obligado a reparar, deshaciendo la Compraventa o rebajando el precio. Obligaciones del Comprador: El comprador está obligado a: a. Pagar el precio de la Cosa Vendida en el tiempo y lugar fijados por el contrato. Si no se hubieran fijado, deberá hacerse el pago en el tiempo y lugar en que se haga la entrega de la Cosa Vendida. b. Recibir la Cosa. La ley establece que el vendedor puede optar por la anulación del contrato o por el cumplimiento del mismo en los supuestos en los que el comprador: o Rehusé sin una causa justa el recibo de los efectos comprados. o Tenga una simple demora para hacerse cargo de las mercaderías. En ambos casos, el vendedor tiene que depositar judicialmente las mercaderías. El comprador no está obligado a admitir entregas parciales; y si las acepta, la venta se considera efectiva respecto a los géneros recibidos, independientes de que el comprador puede pedir por el resto el cumplimiento del contrato o su anulación. CAUSAS DE EXTINCIÓN DE UN CONTRATO El Código Civil enumera las causas que, con carácter general, extinguen las obligaciones: a. El Pago o Cumplimiento. b. La Pérdida de la Cosa Debida. c. La Condonación de la Deuda. d. La Confusión de los Derechos de Acreedor y Deudor. e. La Compensación. f. La Novación. El Pago o Cumplimiento: Es la manera normal de extinción de las obligaciones. Resulta del cumplimiento por parte del deudor de la prestación contratada. Habitualmente, el medio o documento que constituye prueba de la extinción de la deuda es el recibo. La Pérdida de la Cosa Debida: Cuando la cosa objeto del contrato está en poder del deudor y ésta se pierde, el deudor responderá y deberá de indemnizar por daños y perjuicios. La Condonación de la Deuda: Cuando la deuda se perdona, se extingue tanto la deuda principal como las accesorias. La Confusión de los Derechos de Acreedor y Deudor: Cuando recaen en el mismo sujeto los derechos de acreedor y de deudor, entonces las obligaciones se extinguen. 102

103 La Compensación: Cuando dos personas son recíprocamente deudoras y acreedoras, la obligación se extingue en la cantidad concurrente. La Novación. Cuando se sustituye una obligación antigua por una nueva, ésta extingue la anterior. A las causas anteriormente expresadas hay que añadir otras que producen el mismo efecto, extinción de obligaciones, en los Contratos de Compraventa. Por un lado, aquellas causas específicas como la falta de pago, los vicios ocultos, etc. Y por otro, el ejercicio del retracto ejercitado por el vendedor. El derecho de retracto nace cuando en el Contrato de Compraventa del vendedor se reserva el derecho de volver a adquirir la Cosa Vendida. Si el vendedor ejercita este derecho dentro del plazo, la venta queda resuelta con carácter retroactivo; eso supone que el vendedor no ha dejado nunca de ser dueño de la Cosa. A continuación te mostramos algunas definiciones de otros tipos de contratos comerciales existentes. 103

104 OTROS CONTRATOS DE COMPRAVENTA Y AFINES Contratos de Compraventa a Plazos: Este tipo de contrato se rige por el Código Civil y el Código de Comercio y por la Ley de Ventas a Plazos. Los contratos de compraventa a plazos son aquellos en los que el comprador paga una parte del precio, aplazando el resto por un periodo superior a tres meses y una serie de plazos establecidos. El desembolso mínimo inicial ha de ser al menos el 10% del importe al contado. Los contratos de compraventa a plazos: Han de hacerse por escrito para que tengan validez. Se realizan normalmente para la venta de bienes de equipo, vehículos y aparatos de uso doméstico. Incluye la cláusula de "prohibición de disponer". Esto significa que el comprador no puede trasmitir ni gravar el bien objeto del contrato sin permiso del vendedor hasta que no termine de pagar los plazos. Suelen incluir la cláusula de reserva de dominio; es decir, el bien no será propiedad del comprador hasta que no se pague totalmente. Ejemplo de cómo aparece en el clausurado: "Conservaré el dominio y propiedad de la maquinaria hasta el total pago de la misma, compremetiéndose usted a conservarla en perfectas condiciones y en buen estado, salvo el natural desgaste producido por el uso." Este tipo de contrato tiene una gran difusión en la actualidad, por la facilidad que supone en la forma de pago. Contrato Estimatorio: El Contrato Estimatorio es aquel por el cual una parte entrega a otra determinados bienes: el que recibe los bienes procura la venta de los mismos. Y, en el plazo pactado, paga el valor de los bienes que vende y devuelve los no vendidos o los retiene hasta su venta. Éste es un tipo de contrato específico que realizan los mayoristas o productores y minoristas o comerciantes. La principal diferencia de este tipo de contrato con el típico de compraventa es que la entrega de los bienes por parte del productor no genera la transmisión de la propiedad al minorista, aunque sí la plena disposición. El comerciante asume el riesgo que puedan sufrir las mercancías. Si se destruyesen por caso fortuito, éste deberá pagar su precio al mayorista. Contrato de Suministro: En el Contrato de Suministro el suministrador o proveedor se obliga a realizar una serie de prestaciones continuas y con una periodicidad establecida, de acuerdo con las necesidades del cliente. El cliente se obliga a pagar el precio establecido en las condiciones fijadas. Este tipo de contrato se caracteriza por la realización constante y continua de prestaciones. Ejemplos: Contrato de gas, electricidad y agua. Sin embargo, estos contratos no pueden recoger prestaciones de servicios periódicos y discontinuos (el caso de los contratos de asistencia técnica o mantenimiento). 104

105 Aunque en este tipo de contrato rige también el principio de libertad de forma, como ciertos suministros prestados en régimen de monopolio u oligopolio es habitual el uso de contratos tipo establecidos por las compañías suministradoras. Contrato de Leasing El contrato de Leasing o de Arrendamiento Financiero es aquel por el que una Empresa de Leasing cede los derechos de uso de uno o más bienes propios a otra parte durante un cierto tiempo y a cambio de un precio distribuido en cuotas periódicas. En el contrato se debe establecer la posibilidad de que el cliente pueda ejercer la opción de compra: es decir, adquirir el bien a un precio inicialmente convenido, que se denomina "residual". Si el cliente no ejercita la opción de compra, ha de devolver el bien o negociar una prórroga con cuotas periódicas más reducidas. Los bienes objeto de Leasing pueden ser tanto bienes muebles como inmuebles. Y deben estar afectos a la explotación económica del usuario. Esta forma de contratación ésta siendo muy utilizada por las Empresas para la adquisición de determinados bienes: maquinarias, equipos informáticos, autos, etc. TE FELICITAMOS, YA HAS RECORRIDO GRAN PARTE DE TU FORMACIÓN, CONTINÚA! 105

106 UNIDAD II DOCUMENTACION MERCANTIL

107 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario INTRODUCCIÓN Esta unidad sin duda que será para ti una gran oportunidad de comprender y aplicar en plenitud la documentación comercial en toda su esencia. Descubrir y razonar la importancia de estas herramientas básicas en el desarrollo de las distintas actividades comerciales implicará una clara familiarización con estos instrumentos, reconociendo cada uno de ellos y su adecuada utilización. Es esfuerzo que pongas para lograr comprender y aplicar la unidad, será vital al momento de evaluarte, por lo que te sugerimos consultar todas tus dudas con tu profesor a fin que no queden vacíos. DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Objetivo Terminal del Módulo: Al finalizar la aplicación del módulo, el alumno podrá conocer, identificar y aplicar conceptualmente los documentos inherentes al proceso de Compra-venta, además de otros documentos respaldatorios de la Compra-venta, como también documentos relacionados con la Administración del Personal. Objetivos en Tránsito: Conocer y comprender el uso de documentos mercantiles correspondientes al proceso de Compra-venta. Confeccionar y aplicar estos documentos mercantiles del proceso de la Compra-venta. Conocer, comprender, confeccionar y practicar el uso de los documentos respaldatorios del proceso de la Compra-venta. Conocer, comprender, confeccionar y ejercitar el uso de los documentos mercantiles relacionados con la administración del Personal 107

108 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTAS En el campo de los negocios y a medida que éste ha ido evolucionando, la implementación de documentos para la compraventa ha permitido un ordenado control de las actividades comerciales. Entre los documentos que intervienen en el proceso de compraventas mencionamos los siguientes: 1. DOCUMENTOS DE CONSULTA 2. COTIZACIÓN 3. NOTA DE VENTA O PEDIDO 4. BOLETA DE COMPRAVENTA 5. GUÍA DE DESPACHO 6. FACTURA 7. NOTA DE DÉBITO 8. NOTA DE CRÉDITO DOCUMENTOS DE CONSULTA La interpretación que se le da a este documento no es otra cosa que eso, consulta, en el que las empresas solicitan información técnica o específica sobre un producto o servicio. No existe un formato uniforme para este documento pues cada empresa diseña su formato de acuerdo a sus requerimientos. Por ejemplo, una empresa minera que necesita adquirir de una empresa proveedora de productos para la minería, un extractor de polvo para la unidad de chancado, pero en el catálogo y la visita del vendedor no se indica la capacidad de extracción de partículas por millón de este equipo. Es aquí donde se utiliza el documento de consulta. Tal vez tú encontrarás que más efectivo y rápido seria tomar un teléfono y hacer la consulta, pero no olvidemos que el único respaldo que tenemos para defendernos o apelar a alguna situación, es un documento escrito y firmado por el emisor. Un diseño simple puede ser: 108

109 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario LA COTIZACIÓN Este documento es muy utilizado por las empresas, pues a través de éste se recibe información acerca de uno o varios productos con sus respectivos precios. En este documento generalmente se indican los productos y precios de aquellos que sólo se ha solicitado información. La mayoría de las empresas tienen codificados sus productos, lo que hace más eficiente poder cotizarlos, es decir, que el interesado revisa el catálogo del proveedor y puede solicitar su cotización de la siguiente manera: 109

110 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario LA NOTA DE VENTA O PEDIDO La nota de venta o de pedido, como generalmente se le llama, es un instrumento de gran importancia en el ejercicio de la compraventa, pues es éste el documento utilizado por las empresas y sus ejecutivos de ventas para registrar los productos solicitados por sus clientes. Cabe señalar que los formatos no varían mucho entre las empresas que la emiten. Algunos ejecutivos de ventas cometen el error de no registrar los precios en ella, lo que provoca graves confusiones al momento de la facturación. Como todo documento comercial, llevan impreso un número correlativo. 110

111 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario LA GUIA DE DESPACHO La guía de despacho es un documento que la ley obliga a las empresas a emitir. Esta emisión se realiza cuando la entrega de factura se posterga o bien cuando se trasladan bienes. Este documento se rige por las disposiciones legales vigentes que imparte el SII (servicio de Impuestos Internos). Ello significa que deben ser timbradas en dicho organismo. En cuanto a su emisión, la guía de despacho debe emitirse en triplicado: El original y sus copias deben registrar los bienes que se trasladen con motivo de una venta, por causas que no importen ventas o de una prestación de servicios El duplicado deberá ser conservado por el emisor a fin que éste proceda posteriormente a la facturación de la transacción comercial En cuanto a la persona que emite una guía de despacho, debe poner mucho cuidado en no olvidar registrar ningún dato del cliente y del detalle de la operación, como también si su empresa no dispone de tecnología, hacerlo a mano alzada con letra legible. Hoy en día las empresas comerciales envían a las imprentas a confeccionar sus documentos mercantiles, las que en su formato incluye todos datos de la empresa, esto significa que el encargado de emitir la guía de despacho sólo tendrá que registrar los datos completos del cliente. 111

112 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario LA FACTURA La factura es el documento más importante en una transacción comercial y deben ser emitidas por todas la empresas que venden productos o prestan un servicio. Este documento tiene un control muy riguroso por parte del SII (servicio impuestos internos) en cuanto a su emisión, ya que empresas y comerciantes pueden hacer uso del I.V.A. el que se encuentra registrado en la factura. La factura debe ser emitida por una empresa o comerciante cuando venden a comerciantes o empresas. No debes olvidar que la factura es un documento legal que respalda una operación comercial. En cuanto a su emisión, esta debe hacerse en triplicado entregando al cliente el original y la 2 copia, y 1 copia debe quedar en poder del vendedor o prestador del servicio para una posterior revisión del SII En cuanto a las características de formato que debe tener la factura, ésta debe incluir todos los datos de la empresa o comerciante vendedor y por ser un documento tributable debe llevar el sello o timbre del SII. Y por otro lado todos los datos del comprador. 112

113 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario LA NOTA DE DÉBITO La nota de débito es un documento complementario de la factura y debe ser emitida sólo cuando se deben aumentar los valores de una transacción en que ya se ha emitido la factura. La razón por la cual se deben modificar los valores pueden ser: cambio en los precios, recargo e intereses. En su encabezado debe llevar los datos del emisor y como en todo documento mercantil un número correlativo. Y luego registrar los datos del comprador. En el recuadro "Se ha cargado en su cuenta lo siguiente", debe registrarse: LA NOTA DE CRÉDITO La nota de crédito es un documento, al igual que la de Débito, complementario a la factura y sólo se emite cuando se deben disminuir los valores de una operación en que ya se ha emitido una factura. Las razones por las cuales se deben modificar los precios pueden ser: cambios en los precios, menos productos recepcionado por los facturados, etc. La nota de crédito se utiliza más cuando en la factura no fue considerado un descuento o cuando el cliente anticipó su pago y que según convenio le correspondería un abono proporcional a los días que anticipó dicho pago. Solamente pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficio del servicio y no olvidemos que al igual que la nota de débito, la nota de crédito debe ser emitida con posterioridad a la facturación. En su encabezado debe llevar los datos del emisor, y como en todo documento mercantil un número correlativo. Y luego registrar los datos del comprador. En el recuadro "se ha abonado en su cuenta lo siguiente", debe registrarse: 113

114 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Como has podido darte cuenta, cada documento analizado hasta ahora cumple un objetivo específico de control y permiten que no se presenten confusiones a la hora de ver los resultados de las operaciones en un periodo determinado. 114

115 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario ACTIVIDAD Hemos conocido y reforzado un poco más los distintos documentos mercantiles que participan en un proceso de compraventa. Ahora bien, corresponde que apliquemos tus conocimientos en un ejercicio que involucrará gran parte de estos documentos. Es decir, debes utilizar los siguientes documentos: nota de venta, guía de despacho, factura, nota de débito y nota de crédito. EJERCICIO La empresa AIWA por intermedio de su ejecutivo de ventas Sr. Héctor Álvarez Q., tomó el pedido a la empresa ANY STORE cuyo representante legal es el Sr. Raúl Moreno T.. Dicho pedido consta de lo siguiente: Nº ORDEN DETALLE Valor Neto TV 20 $ c/u Video grabador 4 cabezales $ c/u Personal CD $ c/u Equipos de música 1800 $ c/u DATOS DEL VENDEDOR Razón Social : AIWA Y CIA RUT : K Domicilio Comercial : Providencia 1656, Las Condes, Santiago Fono/Fax : Condiciones de Venta : 180 días con cheque DATOS DEL COMPRADOR Razón Social : ANY STORE Y CIA LTDA. RUT : Domicilio Comercial : M.A. Matta 2298, Antofagasta Fono/Fax : La toma del pedido se realiza con fecha 25/01/2001 Se despacha la mercadería con fecha 15/02/2001 Se factura la mercadería con fecha 15/08/2001 Se emite nota de débito con fecha 30/08/2001 Se emite nota de crédito con fecha 30/08/2001 ATENCIÓN En el ítem 2 se cobra $ por cada videograbadora y debió cobrarse $ En el ítem 4 se cobra $ por cada equipo de música de un total de 40 pedidos y sólo llegaron

116 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario DOCUMENTOS DE PAGO EN UNA COMPRAVENTA LA CUENTA CORRIENTE BANCARIA En virtud al decreto con fuerza de ley (DFL) número 707 del 07/10/82, la Cuenta Corriente Bancaria se define como: "Un contrato en el cual un banco se obliga a cumplir las órdenes de pago de una persona hasta las cantidades de dinero que hubiere depositado éste último en la entidad bancaria o bien del crédito que se hubiese estipulado". En esta relación intervienen directamente dos actores: EL CLIENTE Y EL BANCO Existen dos tipos de cuentas corrientes: Personas Jurídicas: Instituciones, empresas Personas Naturales: Unipersonales, pluripersonal Unipersonal: Esta no presenta ninguna particularidad pues el titular de la cuenta es sólo una persona Pluripersonal: son aquellas cuentas que son abiertas por dos o más personas que se constituyen como titular. Estas personas deben actuar en conjunto a menos que presenten un poder notarial para la administración de dicha cuenta. Hoy en día este tipo de cuenta es muy útil debido a las características y cambios que han presentado las actividades comerciales no sólo en nuestro país sino en todo el mundo. Los requisitos para abrir una cuenta corriente dependerá, sí es persona jurídica o persona natural. En el caso de las personas naturales, deben ser mayor de edad (21 años), poseer una renta superior a los $ líquidos (según la entidad bancaria), una antigüedad laboral superior a 3 años, cédula de identidad, informes comerciales y financieros intachables. En el caso de las personas jurídicas, deben acreditar solvencia, presentar Rut de la empresa, los últimos 12 pagos de IVA, una antigüedad en la actividad productiva o comercial superior a 3 años, informes comerciales y financieros intachables. Una vez aprobada la apertura de una cuenta corriente, el Bco. nos entrega un talonario de cheque con los cuales podemos realizar pagos, por ejemplo: Comprar en una tienda Pagar servicios básicos como luz, agua, teléfono Pagar el cable El servicio de Internet Otros. EL CHEQUE Podemos definir el cheque como una orden escrita y girada contra una entidad bancaria para que este pague a su presentación todo o parte de los fondos que el librador puede disponer en su cuenta corriente. Observa la siguiente imagen que te muestra el diseño de un cheque: 116

117 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Los requisitos que debe el cheque deben cumplir: Nombre del librador (banco) El lugar y fecha de expedición La cantidad girada en letras y números La firma del tenedor (propietario de la Cta.Cte.) El nombre del beneficiario Para los efectos de cobro de un cheque existen plazos de acuerdo a la plaza de origen del documento: 60 días para los cheques emitidos de la misma plaza (ciudad) 90 días para los cheques emitidos fuera de la plaza TIPOS DE CHEQUES 1. AL PORTADOR: Es aquel que no se le ha borrado las frases A LA ORDEN, AL PORTADOR. Estos cheques pueden ser cobrados por cualquier persona sin desmedro que el banco registre la identidad de la persona que está cobrando el documento y sólo lo pagará con la presentación de su cédula de identidad. 2. CHEQUE A LA ORDEN: es aquel que se le ha borrado la frase O AL PORTADOR, en la práctica suele llamarse cheque cerrado. Debe ser cobrado por la persona a cuya orden fue extendido o a quienes le haya sido endosado, o por el mandatario del tenedor con poder suficiente. 117

118 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario 3. CHEQUE NOMINATIVO: es aquel que se le han borrado las frases A LA ORDEN, O AL PORTADOR, sólo pueden ser cobrados por la persona a cuyo nombre se extiende o por su mandatario con poder suficiente. También puede endosarse en comisión de cobranza, pero únicamente a un banco y por aquel a cuyo nombre se extiende. 118

119 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario 4. Cheque Cruzado General: se dice que un cheque está cruzado en general, cuando entre sus líneas paralelas colocadas en el anverso, no tiene ninguna designación. 5. Cheque cruzado especial: se dice que un cheque cruzado especial, es el que entre sus líneas paralelas transversales lleva el nombre de un banco determinado u otro a quien dicha institución se le haya endosado en comisión de cobranza. EL ENDOSO El endoso corresponde a la firma del beneficiario o del representante si se trata de una persona jurídica puesta al dorso del cheque, la cual transfiere el dominio del documento o se entrega en cobro. Existen dos tipos de endoso: El endoso general y el endoso nominativo. Endoso General - Es cuando se estampa en el dorso del cheque la firma y timbre de la razón social si es persona jurídica. Esto significa que puede ser cobrado por cualquier persona. 119

120 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Endoso Nominativo - Puede ser cobrado o depositado sólo por la persona a nombre de quien se extiende el endoso. Por ejemplo se extiende el endoso de un cheque a Sara Núñez A. ACTIVIDAD Hemos concluido esta unidad y para darle el V B, desarrollarás ejercicios prácticos que permitirán tus avances. Confecciona los siguientes cheques de acuerdo a lo que se señala a continuación: El señor Iván Reyes Cortés va de compras al centro, y su primera parada es en Farmacia SALCO, ahí compra un total de $ y se permite pagarlo con un cheque a 30 días a la orden. Luego se dirige al RIPLEY en donde compró la suma de $ , la cajera le indico que el cheque lo extendiera nominativo cruzado. Pero su gran compra era un PC última generación y tecnología con todos sus accesorios en FALABELLA S.A., giro un cheque por $ Cruzado Especial al Banco de Chile. 120

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123 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario EL RECIBO El recibo no es más que un comprobante que acredita la recepción de dinero por algún ejercicio comercial. El caso de los arriendos de propiedades que extienden recibos que constatan la cancelación del canon pactado y legalizado ante notario. Observa. DOCUMENTOS MERCANTILES DE RESPALDO DE LA COMPRAVENTA AL CREDITO LA LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es un documento mediante el cual una persona, llamada librador, ordena a otra, llamada librado, a pagar una cantidad determinada de dinero a una tercera persona o a su propia orden. Intervienen en la letra de cambio tres personas: Librador o Girador: es la persona que gira la letra y ordena a otra que la pague Librado o Girado: es la persona que recibe la orden de pagar el documento. Tomador o beneficiario: es la persona a cuya orden se extiende el documento y se beneficia con la suma que se gira. Exigencias Legales o formalidades de la Letra de Cambio Las letras de cambio deben ser timbradas por el SII y emitirse en formularios impresos, de numeración correlativa, con nombre, RUT, domicilio y actividad de la firma recurrente, además una leyenda que diga "El impuesto de timbres y estampillas que grava este documento se paga por ingresos mensuales de dinero en tesorería, según decreto ley N Art.15 N 2. La letra de cambio obliga a contener los siguientes datos: Indicación de ser letra de cambio El lugar y fecha de emisión La cantidad a pagarse expresada en moneda nacional, extranjera, o en U.F. Nombre y apellido del beneficiario Nombre, apellido y domicilio del librado El lugar y fecha de pago La firma del librado En las actividades comerciales frecuentemente intervienen en la letra de cambio dos personas, una de ellas actúa como librador y la otra como beneficiario. Observemos ahora el diseño de una letra de cambio: 123

124 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario 1. Número total de las letras 2. Fecha de vencimiento 3. Lugar y fecha de emisión 4. El valor de la letra expresado en número 5. El vencimiento de la letra. Es un requisito esencial; sin él la letra se considerará pagadera a la vista 6. El nombre completo de tomador. Este es un requisito esencial. 7. El valor de la letra expresado en palabras 8. El nombre, domicilio y RUT del librador 9. Firma del librador. Este es un requisito fundamental para su aceptación. EL ENDOSO DE LA LETRA DE CAMBIO El endoso es el escrito por el cual el tenedor legítimo transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la entrega en prenda. El endoso se debe estampar al dorso de la letra, o bien, en una hoja de prolongación adherida a ella, este debe ser firmado por el endosante. El endoso de una letra puede aparecer de distintas formas: a. ENDOSO TRASLATIVO DE DOMINIO: Es cuando la letra sólo esta firmada y esto garantiza la aceptación y pago de la letra. Los endosos que contengan una de las cláusulas "valor en cobro, en cobranza", o cualquier mención que indique un simple mandato, permite al portador ejercitar los derechos de la letra, salvo el de endosar en dominio o garantía. b. ENDOSO EN GARANTÍA: Es aquel que lleva escrito al dorso "valor en garantía" este faculta al portador para ejercer todos los derechos emanados de la letra. Las letras de cambio tienen distintas utilidades en el marco comercial: 1. Letras en cobranza 2. Letras en descuento 3. Letras en garantía 4. Letras protestadas 1. Letras en cobranza: Son las letras enviadas, generalmente por los bancos para que procedan a su cobro, por esta operación los bancos cobran una comisión en %. 2. Letras en descuento: En esta operación el tenedor de las letras las envía al banco para que sean descontadas. Este trámite básicamente consiste en que el banco una vez examinadas las letras, le devuelve al tenedor en forma anticipada el valor de las letras sin intereses (valor nominal); haciéndose pago con los intereses que la empresa cobró al pactar letras. 124

125 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario 3. Letras en garantía: cuando la empresa tiene letras en cartera y debe pedir un préstamo, recurre a un banco ofreciéndole las letras como aval para obtener el mencionado crédito. Por lo generados bancos proceden estudiar la procedencia de las letras y se le dan confianza conceden el préstamo, quedándose con las letras. Las letras serán devueltas cuando la empresa pague el préstamo, o serán rebajadas del mismo si son pagadas por los que las aceptaron. 4. Letras protestadas: El protesto de una letra es aquella operación en que el aceptante se niega a cancelar el valor que ella se estipula. La letra puede protestarse, por falta de aceptación, por falta de fecha de aceptación y por falta de pago. Para protestar una letra se debe escribir al dorso la frase "letra protestada por...", operación que debe ser llevada a cabo en una notaria. Para calcular los valores que deben anotarse en una letra debes tener encuentra los siguientes conceptos: VALOR NOMINAL: es el valor que tiene una letra sin intereses. VALOR ACTUAL: es el valor de la letra con el recargo de intereses AHORA BIEN La suma del valor nominal más los intereses es igual al valor actual. Observa como calcularemos una letra: Supongamos que Miguel Cortés compra electrodomésticos, cuya suma total asciende a $ la casa comercial le otorga un crédito con 3 letras a una tasa de interés del 3% Pasos 1. El total de la compra lo dividimos por la cantidad de letras: : 3 =80.000; entonces al resultado le aplicamos el interés: x 3 : 100 =2.400, por lo tanto, el valor de la primera letra será $ $ es decir el valor actual de la letra es $ Para calcular la segunda letra sólo debemos tomar los $ netos que resultaron de la división por la cantidad de letras. Pero la diferencia está en que el interés se va sumando, observa: Si el interés en la primera letra fue de un 3% para la segunda es el 6%. Entonces $ x 6: 100 = por lo tanto el valor de la segunda letra será $ $4.800 es decir el valor actual de la letra es $ Para calcular la tercera letra sólo debemos tomar los $ netos que resultaron de la división por la cantidad de letras. La diferencia está en que el interés se sigue sumando, observa: Si el interés para la primera letra fue un 3% y para la segunda un 6%, para la tercera será un 9%. Entonces $80.000x9:100=$7.200 por lo tanto el valor de la tercera será $ $7.200 es decir el valor actual se la letra es $ EL PAGARÉ Es un documento financiero a través del cual la persona que los firma acepta la deuda y se confiesa deudora de otro por cierta cantidad de dinero y se obliga a pagarla de acuerdo a lo estipulado en el mismo documento. Las personas que intervienen en este documento son tres: Suscriptor: es la persona que firma el documento con la promesa de pagarlo 125

126 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Beneficiario: es la persona a quien debe pagarse el documento. Fiador o Aval: es la persona que afianza el pagaré. El pagaré debe contener de acuerdo a la ley. necesariamente los siguientes registros: 1. La indicación de ser pagaré. 2. El lugar y fecha de expedición 3. El lugar y fecha de pago, si el documento no indica el lugar de pago, se entenderá que éste debe efectuarse en el lugar de expedición. 4. La promesa no sujeta a condición, de pagar una determinada cantidad de dinero. 5. El nombre y apellido del beneficiario o la persona a cuya orden se debe efectuar el pago 6. Firma del suscriptor. Debemos dejar en claro que la falta de uno de estos datos da lugar a que el documento no sea considerado pagaré. Existen tres tipos de pagarés de acuerdo a los vencimientos: Pagaré a la vista: es aquel que debe ser pagado al momento de su presentación en cobro. Se reconoce por llevar escrita la frase " a la vista", o por que indica fecha de vencimiento. Pagaré a un plazo contado desde su fecha de emisión: es aquel que el plazo de su vencimiento comienza regir desde la fecha de su emisión. Se caracteriza por llevar escrita la fórmula (a 60, 90, 120, etc. Días pagaré), u otros semejantes. Pagaré a un día fijo y determinado: es aquel que indica el día preciso en que debe ser pagado. Se identifica por la frase "al:... del mes de... del año pagaré" ACTIVIDAD Hemos analizado los documentos mercantiles de respaldo de la compraventa al crédito. Pues bien, ahora corresponde que pongamos en práctica estos conocimientos. El señor Elvis Turi cuyo Rut. Es domiciliado en calle Andacollo 1233 de la ciudad de Antofagasta, compró un refrigerador industrial a $ a la casa comercial el Pingüino cuyo RUT. es K, domiciliado en Labbe 1526 Las Condes Santiago, quien le otorgó un crédito con 6 letras a una tasa de interés del 3,5% además le hacen firmar un pagaré por el total de la deuda. SE PIDE: CALCULAR Y CONFECCIONAR LAS LETRAS CONFECCIONE EL PAGARE 126

127 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario 127