SISTEMA DE CONTROL HORARIO. Zaguán - Manual de Usuario

Transcripción

1 Versión: 0200 Fecha: 18/06/2012

2 ÍNDICE 1 INTRODUCCIÓN ACCESO AL SISTEMA DE CONTROL DE PRESENCIA PANTALLA DE MARCAJE Tipos de marcajes Visualización de marcajes y registro de incidencias Marcadores de tiempo Funcionamiento de marcajes anteriores a la puesta en marcha del nuevo modelo del control horario PREGUNTAS FRECUENTES Página 2 de 15

3 1 INTRODUCCIÓN Para la correcta gestión del personal de una empresa, se necesita una información concisa del tiempo de presencia del personal en la misma, de las incidencias producidas, de los absentismos y sus causas, las salidas fuera de hora, etc. Para disponer de esa información de forma rápida y fiable es imprescindible un Sistema de Control Horario, dinámico y versátil que se adecue a las características y a las necesidades propias de cada empresa. En nuestro caso podemos afirmar que no se trata de un simple y estricto control de presencia. Aunque no se puede negar que se trata de un instrumento que tiene como principal finalidad la de registrar los marcajes, va más allá, aportando información adicional, de forma que tanto los responsables como los propios usuarios podrán beneficiarse de otras utilidades que proporciona el sistema. Página 3 de 15

4 2 ACCESO AL SISTEMA DE CONTROL DE PRESENCIA El sistema de Control de presencia está disponible para todos los trabajadores. Una vez en el portal, se hace click sobre el logotipo HOLA! Zaguán, que aparece en la página principal, para acceder a la pantalla de marcajes. Se observa un número en fondo rojo que nos indicará el número de partes de incidencia pendientes de realizar, siendo además un enlace directo al formulario de Incidencias de Marcaje. Página 4 de 15

5 3 PANTALLA DE MARCAJE Desde esta pantalla se realizarán todos los marcajes. En la parte superior aparece el nombre del trabajador, la Unidad Organizativa a la que pertenece y el centro de trabajo (si alguna de esta información es incorrecta, deberá de ponerse en contacto con el Departamento de Gestión y Administración de RRHH). A continuación, aparece la jornada del trabajador para el día, la tarde de trabajo elegida y la identificación de si la semana en la que nos encontramos es par o impar, dato que se detella en los siguientes apartados. Para cambiar la tarde de trabajo, tanto si es para una semana en concreto como si se trata de un cambio definitivo, debe hacerlo en Formularios / Servicio RR.HH./Solicitud de cambio de tarde. Debe solicitarse con la antelación suficiente para concluir el circuito de firmas. La pantalla se divide fundamentalmente en tres apartados: Tipos de marcajes Visualización de marcajes y registro de incidencias Marcadores de tiempo Página 5 de 15

6 3.1 Tipos de marcajes. Permite la categorización de cualquier entrada o salida que realice el trabajador en la Agencia, en los siguientes tipos: 1. Entrada: Indica el inicio de la jornada o la reanudación de la misma. El horario básico establecido es el siguiente: Mañanas: de 08:00 horas a 15 horas, permitiendose flexibilidad en el horario de entrada entre las 08:00 horas a 09:30 horas y en el de salida de 14 a 15 horas. HORARIO DE RECUPERACIÓN EN HORARIO CON TARDE DE TRABAJO: Horario de recuperación en mañanas: de 07:45 horas a 08:00 horas todos los días y de 15:00 a 15:30, los lunes, martes y viernes, y de 15:00 a 16:00 los miércoles y jueves. Los días en los que se puede recuperar hasta las 16:00 vienen condicionados porque el centro cierra por la tarde, por lo que podemos encontrar centros que, con carácter especial, tienen días diferentes a los que apuntamos como ejemplo. Tardes: de 16:00 horas a 18:00 horas, se permite flexibilidad horaria en el horario de entrada entre las 16:00 horas y las 17:00 horas. Horario de recuperación en tardes: desde las 16:00 en el caso de que NO sea la tarde del trabajador o desde la hora de salida de la tarde en la que se deba trabajar, hasta las 20:00 horas los lunes y martes, excepto en los supuestos en que la Dirección de la Agencia determine otras tardes. En el supuesto caso de que se alargue la salida de la mañana del día en que se tiene la jornada de tarde, las hora de salida de la tarde se incrementará en la cuantia que se recupere y/o incremente en la bolsa positiva de horas, respetandose siempre una hora para el almuerzo. Ejemplo: Si se ha salido a mediodía a las 15:15, la hora de salida de la tarde nunca podrá ser anterior a las 18:15 convirtiendose el horario de tarde de ese día de 16:15 a 18:15 Ejemplo: Si se ha salido a las 15:40 la hora de salida de la tarde nunca podrá ser anterior a las 18:30 convirtiendose el horario de tarde de ese día de 16:30 a 18:30, puesto que el día de la tarde de trabajo, el periodo de recuperación después de la salida de la mañana es sólo hasta las 15:30. Antes de la hora de inicio de la jornada de tarde no existe periodo de recuperación. HORARIO DE RECUPERACIÓN EN JORNADA INTENSIVA: Horario de recuperación: de 07:45 horas a 08:00 horas y de 15:00 a 15: Otros picajes a justificar : Indica aquellos picajes con carácter personal (por ejemplo ir al banco, renovar DNI, notaría etc.). En esos casos el trabajador deberá recuperar y justificar cumplimentando el formulario de incidencias de marcajes. Página 6 de 15

7 3. Permiso Retribuido/Vacaciones/Visita Médica : al marcar este tipo, aparecerá un desplegable, y el trabajador indicará el subtipo a solicitar. Salvo asuntos propios y vacaciones, en los cuales la solicitud se realizará antes de su disfrute, en el resto de los casos, la justificación se realizará a posteriori. El trabajador podrá ausentarse del trabajo sólo el tiempo indispensable, debiendo aportar el justificante correspondiente y reflejando en el mismo el tiempo empleado. En los supuestos de enfermedad del trabajador en los que el facultativo recomiende reposo, éste deberá indicar el número de días (1, 2 ó 3 días). El tiempo generado se eliminará de forma automática cuando el trabajador tramite el formulario de incidencias de marcaje, aportando el justificante en los casos en que se precise, siendo restaurado en caso de denegación o rechazo del mismo. 4. Desayuno. Indica la salida por desayuno. El margen para esta salida es entre las 09:30 horas y las 11:30 horas. Y el tiempo máximo será de 25 minutos. 5. Salida. Indica el fin de la jornada laboral, tanto a mediodía como por la tarde. Si al final de la jornada, por problemas técnicos, el trabajador no pudiera realizar el marcaje, la aplicación de forma automática registrará la salida marcándola como tal, generando un parte de incidencia. 6. Picajes profesionales. Indica una salida o entrada de carácter profesional o salida o entrada a curso de formación. 7. Horas sindicales. Indica una salida o entrada de carácter sindical. Existe un campo de Observaciones, donde el trabajador realizará una pequeña aclaración o comentario libre. Es necesario cumplimentarlo en los casos de picajes a justificar, picajes profesionales u horas sindicales. Página 7 de 15

8 Dicha observación no exime de tramitar el formulario por incidencias de marcaje, aportando el justificante correspondiente en los casos en que fuese necesario. En aquellos casos en los que se pique una incidencia equivocada (error en el tipo de salida o entrada), el trabajador tendrá 5 minutos para modificar dicho marcaje, para ello deberá pulsar el botón Volver una vez realizado el picaje, o abrir de nuevo la pantalla de marcaje. Si el último marcaje está en rojo, indica que está dentro de los 5 minutos en los cuales se puede realizar una corrección del mismo, además podra observar en la parte inferior de la pantalla una cuenta atrás que indica el tiempo restante de los 5 minutos. 3.2 Visualización de marcajes y registro de incidencias Se han incluido una serie de campos nuevos que indican lo sucedido en el marcaje y como ha afectado a los marcadores de tiempo. Marcaje: Inicia con una "E - " o con una "S - " para indicar si el picaje es de entrada o salida salvo en los casos en los que sea un registro de incidencia. Fecha y hora: En la que sucedio la incidencia o el marcaje. Observaciones: Indicadas por el usuario o explicativas en los casos de las incidencias. Flex: Cuantía de débito por flexibilidad generada por el marcaje. OS: Cuantía de débito por Otras Salidas generada por el marcaje. PR: Cuantía de débito por Permiso Retribuido generada por el marcaje. Recu: Cuantía de tiempo recuperado por el marcaje. AFlex: Estado del marcador de tiempo de Flexibilidad tras la incidencia o marcaje. AOS: Estado del marcador de tiempo de Otras Salidas tras la incidencia o marcaje. APr: Estado del marcador de tiempo de Permiso Retribuido tras la incidencia o marcaje. ABPos: Estado del marcador de tiempo de Bolsa Positiva tras la incidencia o marcaje. El valor de los acumulados del primer registro deberá coincidir con los marcadores de tiempo actuales del usuario. 3.3 Marcadores de tiempo Almacena el cómputo de tiempo acumulado por el trabajador, por los siguientes conceptos: Flexibilidad horaria Es un márcador de débito por parte del trabajador. En él se acumulan los tiempos que el trabajador tiene que recuperar por haber hecho uso de la flexibilidad horaria. En este marcador se acumula tiempo si el trabajador: Página 8 de 15

9 a) Entra entre las 8:01 horas y 9:30 horas b) Sale entre las 14:00 horas y las 14:59 horas c) Entra entre las 16:01 horas y las 17:00 horas El cómputo de tiempo que aparece en este marcador debe ser recuperado por el trabajador en los períodos de recuperación. Otras salidas Es un márcador de débito por parte del trabajador. En él se acumulan los tiempos que el trabajador tiene que recuperar como consecuencia de haber realizado un marcaje del tipo "Otros picajes a Justificar". El cómputo de tiempo que aparece en este marcador debe ser recuperado y justificado por el trabajador de manera prioritaria, por lo que la cuantia de este marcador bloqueará el uso de la bolsa positiva de horas para flexibilidad hasta que la totalidad del tiempo esté recuperado. Permisos retribuidos En él se acumulan los tiempos que el trabajador ha empleado en hacer uso de los permisos retribuidos que se recogen en convenio (visita médica, etc), es decir ha marcado el tipo "Permiso Retribuido/Vacaciones/Visita Médica". Este tiempo no necesita ser recuperado por el trabajador, y se eliminará del mismo una vez que el trabajador realice el formulario de incidencias de marcaje, aportando el justificante correspondiente. Bolsa positiva En este marcador se almacena el tiempo que el trabajador ha acumulado como resultado del tiempo generado en los periodos de recuperación tras dejar a cero el marcador de flexibilidad horaria. Ejemplo 1: El trabajador A parte con todos sus marcadores a cero, y el lunes 12 de marzo realiza los siguientes marcajes de mañana: Entrada: 08:30 Salida: 15:00 En este momento sus marcadores se encuentran en el siguiente estado: Flexibilidad horaria: 30 m. Otras salidas: 0 m Permisos retrib.: 0 m. Bolsa positiva: 0 m. Posteriormente realiza sus marcajes en su tarde de trabajo: Entrada: 16:00 Salida: 19:30 Página 9 de 15

10 Tras realizar el último marcaje los marcadores se encontraran en el siguiente estado: Flexibilidad horaria: 0 m. Otras salidas: 0 m Permisos retrib.: 0 m. Bolsa positiva: 1 h. (diferencia entre la 1h :30 m realizada entre las 18:00 y las 19:30 menos los 30 m que debía por flexibilidad horaria). Este contador permitirá compensar el horario de débito por flexibilidad horaria siempre y cuando el trabajador no tenga tiempo acumulado en el marcador "Otras Salidas", en cuyo caso, bloqueará ese valor en el saldo positivo hasta que el trabajador realice el parte de incidencia. Es importante destacar que no se podrá realizar un parte de incidencia para justificar "Otras salidas", hasta que en el saldo de "Bolsa positiva" no se tenga acumulado un tiempo igual o superior al tiempo generado en "Otras salidas" por la incidencia que se vaya a justificar. Una vez que se realice dicho parte de incidencia, automáticamente se descontará el débito de "Otras salidas" generado por la incidencia justificada y una cuantía igual de la "Bolsa positiva", aunque el técnico de Recursos Humanos todavía no lo haya validado, restaurandose estas cuantias a sus respectivos contadores en caso de denegacion o rechazo. El marcador de "Bolsa positiva" nunca podra superar el máximo de 5 horas acumuladas las semanas impares y hasta un máximo de 10 las semanas pares (Ejemplo: El trabajador A podrá acumular en la semana del 9 de abril, que es semana impar, 2 horas, y la semana del 16 de abril, semana par, 8 horas). El cálculo de si una semana es par o impar se realiza según la numeración de la semana según la norma ISO 8610, que considera la semana 1 la que contiene el 4 de enero. El consumo de este contador no es ilimitado, se pondrá a cero a las 00:00 de los lunes de las semanas impares del año dejando solo la cuantía de tiempo vinculada a partes del tipo "Otras salidas". Ejemplo 2: El trabajador A (que de nuevo tiene todos los marcadores a cero), el martes 20 de marzo, a mitad de la mañana se ausenta una hora para ir al banco a resolver un tema personal. Realizaría los siguientes marcajes: Entrada: 09:30 Otras Salidas a Justificar: 11:00 Entrada: 12:00 Salida: 15:00 En este momento sus marcadores se encuentran en el siguiente estado: Página 10 de 15

11 Flexibilidad horaria: 1 h y 30 m. Otras salidas: 1 h Permisos retrib.: 0 m. Bolsa positiva: 0 m. Posteriormente realiza sus marcajes de tarde en su tarde de trabajo: Entrada: 16:00 Salida: 19:30 Tras realizar el último marcaje, los marcadores se encontrarán en el siguiente estado: Flexibilidad horaria: 1 h. Otras salidas: 1 h Permisos retrib.: 0 m. Bolsa positiva: 1 h. (a su favor tiene 1h y 30 minutos, pero solo le permite compensar 30 minutos de flexibilidad horaria, ya que 1 hora la tiene bloqueada como consecuencia del débito en otras salidas. Cuando realice el parte de incidencia, se eliminará tanto la hora de Otras Salidas como la hora relacionada de la Bolsa positiva). El trabajador A, el miércoles 21 de marzo. Realiza el correspondiente parte de incidencia para justificar 1 hora que se ausentó el martes 20, y que tiene pendiente en "Otras salidas". Antes de realizar el parte de incidencia, el estado de los marcadores era: Flexibilidad horaria: 1 h. Otras salidas: 1 h Permisos retrib.: 0 m. Bolsa positiva: 1 h. Tras la realización del parte el estado de los contadores será: Flexibilidad horaria: 1 h. Otras salidas: 0 m Permisos retrib.: 0 m. Bolsa positiva: 0 m. Ejemplo 4: El trabajador B partiendo de sus marcadores a cero, el jueves 23 de marzo, tiene que acudir al médico a primera hora y realiza su entrada después del periodo de flexibilidad horaria, sin haber picado el día anterior salida visita médica. Realizaría los siguientes marcajes: Página 11 de 15

12 Entrada: 10:00 Sus marcadores se encuentran en el siguiente estado: Flexibilidad horaria: 1 h. 30 m. Otras salidas a justificar: 30 m. Permisos retrib.: 0 Bolsa Positiva: 0 Realiza el siguiente marcaje: Salida: 15:45 Tras picar la Salida, sus marcadores se encuentran en el siguiente estado: Flexibilidad horaria: 1 h 15 m (1:30 h de flexibilidad menos 15 minutos no bloqueados de bolsa positiva) Otras salidas: 30 m Permisos retrib.: 0 Bolsa positiva: 30 m. El trabajador B, esa misma tarde en su casa realiza el correspondiente parte de incidencia para justificar su salida al médico. El estado de los marcadores tras la realización del parte de incidencia será: Flexibilidad horaria: 0 Otras salidas: 0 h Permisos retrib.: 0 Bolsa positiva: 45 m. Al justificar el picaje como un permiso retribuido no es necesario recuperar el tiempo generado, por lo que se le resta la hora y media de flexibilidad y la media hora de otras salidas, sin eliminarle el tiempo de la bolsa positiva, pero como no tiene hora y media en flexibilidad al haber compensado 15 minutos en el marcaje anterior, esos 15 minutos que recuperó se les suma a su bolsa positiva de horas. Como se ha justificado un picaje como permiso retribuido podría haberse realizado el parte de incidencia aun teniendo la bolsa positiva una cuantia inferior al contador de Otras salidas. En todo momento se podrá acceder a una pantalla informativa de las incidencias pendientes de justificar mediante el enlace de los contadores de "Otras Salidas" y de "Permiso Retrib". 3.4 Funcionamiento de marcajes anteriores a la puesta en marcha del nuevo modelo del control horario Fruto de los cambios a los que ha tenido que ser sujeto el proceso de marcaje para la gestión de la Bolsa de Horas Positiva, se ha tenido que diferenciar el comportamiento de la realización Página 12 de 15

13 de Incidencias de Marcaje vinculadas a picajes realizados con anterioridad a la publicacion de la actualización y los realizados con posterioridad, de manera que se han realizado las siguientes actuaciones: La suma de las cuantias de los dos marcadores existentes antes de la publicación de la actualización se ha depositado integramente en el contador de Flexibilidad horaria. El comportamiento del formulario de Incidencias de marcaje seguirá funcionando como hasta ahora para las incidencias generadas anteriormente a la subida de esta versión eliminando los debitos en el momento de la firma por parte de RRHH. A partir de esta nueva versión los débitos horarios generados se eliminaran una vez realizado por el usuario el formulario de incidencias de marcaje, restaurandose estas cuantías a sus respectivos contadores en caso de denegación o rechazo por el departamento de Gestión y Administración de RRHH. Página 13 de 15

14 4 PREGUNTAS FRECUENTES 1. No veo el icono de Hola Zaguán. Debe ponerse en contacto con el Departamento de RRHH con el fin de que le asignen el horario que corresponda, momento a partir del cual le será visible en icono para poder acceder a la página de marcaje. 2. Alguna de la información referente al trabajador es incorrecta: Unidad Organizativa, Centro de Trabajo. Debe ponerse en contacto con el Departamento de Gestión y Administración de RRHH e indicar el error para que sea subsanado, ya que el comportamiento del sistema de marcaje puede ser diferente dependiendo de estos datos. 3. El Horario que tengo asignado es incorrecto. Debe comunicarse al Departamento de Gestión y Administración de RR.HH. 4. La tarde de trabajo que tengo asignada es incorrecta. Si la tarde de trabajo es incorrecta o bien quiero cambiarla ya sea para una semana concreta o de forma definitiva, tendrá que hacerlo en la sección de Formularios de Zaguán, pestaña Subdirección de RR.HH., solicitud de cambio de tarde. En el supuesto de que se firme el cambio de tarde con posterioridad a la tarde de trabajo modificada, se generará una incidencia y 2 horas de débito en el marcador de otras salidas a justificar. Para solucionar esta incidencia, una vez realizada la tarde en esa semana, se deberá realizar una solicitud de incidencias de marcaje por gestión automática, opción 1, tipo de solicitud incidencias de Zaguán y en motivo se explica lo sucedido. 5. No puedo picar entrada. Si por causas ajenas al trabajador, no es posible el marcaje, por ejemplo, servidor no disponible, servidor muy ocupado, etc. el trabajador deberá picar la entrada en cuanto sean restablecidos los servicios. El tiempo acumulado por esta causa será eliminado por el Departamento de Gestión y Administración de RR.HH. sin necesidad de comunicar ninguna incidencia, en los supuestos en que se vean afectados todos los trabajadores de un centro. Si se trata de un problema puntual de un trabajador deberá cumplimentar el formulario de incidencias de marcaje, seleccionando en tipo de solicitud incidencias zaguán o retraso en la entrada. En este supuesto, se deberá adjuntar pantalla que recoja el picaje de entrada. 6. Si antes de acudir a mi puesto de trabajo por la mañana, mi hijo está enfermo y tengo que llevarlo al médico, cómo debo actuar cuando llegue al trabajo? Cuando se salga el día anterior se deberá de picar una salida normal aun cuando sepa que se va a ir al médico al día siguiente, y cuando al día siguiente se entré después de ir al médico, se debe de picar la entrada del tipo "Tiempo indispensable para acompañar al médico a hijo menor de 12 años" teniendo que cumplimentar con posterioridad el formulario de incidencias de marcaje indicando gestión automática opcion 1. Página 14 de 15

15 7. Si me equivoco al realizar una picada, cómo puedo corregirla? En los 5 minutos siguientes al marcaje, basta con volver a picar y esta nueva picada sustituye a la anterior. 8. Si tengo que ir a un curso de formación organizado por la empresa, qué tengo que picar? Tanto las salidas por curso de formación, como la salida por viaje, quedan incluidas dentro de las Salidas Profesionales. 9. Si me voy de puente, qué tengo que picar? Debe picarse Salida Permiso Retribuido, y en el desplegable elegir, Asuntos Propios. Antes debe haber realizado (con una antelación de 2 días mínimo), la solicitud de permiso retribuido. 10. Hay que informar de cuándo se realizará la recuperación del tiempo acumulado en flexibilidad horaria? No hay que comunicarlo. Basta con recuperarlo y la aplicación se encargará de descontarlo del tiempo que el trabajador tuviese acumulado. 12. Me he retrasado en el desayuno y además de tiempo me ha generado una incidencia por superar el tiempo establecido Qué debo de hacer? Debo recuperar el tiempo y después realizar la incidencia por Zaguán, gestión automática opción 1, indicando en tipo de solicitud "retraso en el desayuno". 13. He vuelto del desayuno y se me ha olvidado picar la entrada Qué debo de hacer? Debo realizar el picaje de entrada en el momento que lo detecte y realizar la incidencia por Zaguán, gestión automática opción 1 ó 2 (En caso de no haber generado parte de incidencia en la opción 1 por no haber superado los 10 minutos), marcando en tipo de solicitud retraso en la entrada o incidencia de Zaguán. 14.Al finalizar la jornada se me ha olvidado picar la salida ó no he podido realizarla por problema en el servidor. Al iniciar la jornada siguiente, veré que me ha generado un parte de incidencia, debo cumplimentarlo por gestión automática opción 1, marcando como tipo de solicitud incidencias de Zaguán y explicando el motivo de lo sucedido. 15. En el formulario de incidencias de marcajes, en el campo de tipos de incidencias se han añadido dos conceptos nuevos, Cuándo debe utilizarse cada uno? Otros picajes compensación horaria: Sólo se utilizará para justificar las ausencias en los casos de compensación horaria. Otros picajes a justificar: Se utilizará para justificar las recuperaciones de tiempo que sobrepasen la flexibilidad horaria. Dicha ausencia, además de estar justificada, no podrá tramitarse a través de Zaguán hasta que el tiempo no haya sido recuperado. Página 15 de 15