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Esperanza Montes Plaza
hace 8 años
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1 DIGITALIZACIÓN

2 Tabla de contenidos 1. Objetivos proceso Digitalización 2. El papel entrante en el Ayuntamiento 3. El papel entrante en el Dpto. TTI 4. No todos los papeles son iguales Tabla de contenidos Febrero 2009 Digitalización 2

3 1.-Objetivos proceso digitalización Objetivos 1. Reducir el uso y almacenamiento de documentos en papel 2. Agilizar la tramitación 3. Facilitar a los ciudadanos y al propio Ayuntamiento el acceso a la documentación Febrero 2009 Digitalización 3

4 2-El papel entrante en el Ayuntamiento % Incremento Entradas Caras a Entradas Caras a Entradas Caras a Dpto. que registra externas digitalizar % Caras externas digitalizar % Caras externas digitalizar 1 Servicios Generales ,8 0,0% ,1 0,0% -7% -7% 2 Urbanismo ,0 2,3% ,1 2,3% 8% 8% 3 Seguridad Ciudadana ,2 0,7% ,6 1,0% 44% 44% 4 Hacienda ,5 20,7% ,7 19,9% 1% 1% 5 Educación ,5 1,5% ,7 1,3% -7% -7% 6 Cultura ,4 0,1% ,9 0,1% -10% -10% 7 DEMSAC ,4 1,4% ,8 1,2% -5% -5% 8 Promoción Económica ,3 0,2% ,7 0,1% -34% -34% 9 Función Pública ,8 0,5% ,3 0,5% -5% -5% 10 TTI ,1 70,0% ,0 71,1% 7% 7% 11 Intervención social ,1 0,5% ,3 0,5% -6% -6% 12 Deporte ,4 0,4% ,1 0,4% 8% 8% 13 Intervención general ,9 0,1% ,2 0,0% -73% -73% 14 Relaciones Ciudadanas ,4 0,2% ,0 0,2% -7% -7% 15 Medio Ambiente ,3 1,3% ,3 1,3% 5% 5% Web Web ,0 0,0% ,0% -92% 0% % ,0% 3% 5% Método de estimación Media facturas Media TTI 1 Media TTI 2 Media Segur.Ciudadana Med.Pon TTI 2 Y Facturas 2,88 caras/asiento registral (= factura) 10,49 caras/asiento registral 8,93 caras registradas/asiento registral 2,60 caras/asiento registral 4,99 caras/asiento registral Febrero 2009 Digitalización 4

653,1 2,3% 8% 8% 3 Seguridad Ciudadana 3.767 9.794,2 0,7% 5.421 14.094,6 1,0% 44% 44% 4 Hacienda 54.821 273.360,5 20,7% 55.472 276.606,7 19,9% 1% 1% 5 Educación 2.160 19.286,5 1,5% 2.017 18.

5 2-El papel entrante en el Ayuntamiento Método de estimación Media facturas 2,88 caras/asiento registral (= factura) Media TTI 1 10,49 caras/entrada Media TTI 2 8,93 caras/asiento registral Media Segur.Ciudadana 2,60 caras/asiento registral Med.Pon TTI 2 Y Facturas 4,99 caras/asiento registral Entradas Caras a Entradas Caras a Los que más registran externas digitalizar externas digitalizar 10 TTII , ,0 411 Gest. Tributaria , ,1 414 Contabilidad y costes , ,4 3 Seguridad Ciudadana , ,6 2 Urbanismo , , Del total 90% 92% 94% 94% Febrero 2009 Digitalización 5

Pon TTI 2 Y Facturas 4,99 caras/asiento registral 2007 2008 Entradas Caras a Entradas Caras a Los que más registran externas digitalizar externas digitalizar 10 TTII 87.987 922.905,1 94.

6 2-El papel entrante en el Ayuntamiento % Incremento Entradas Caras a Entradas Caras a Entradas Caras a Dpto. destino externas digitalizar % Caras externas digitalizar % Caras externas digitalizar 1 Servicios Generales ,8 8,0% ,1 2,1% -73% -73% 2 Urbanismo ,9 11,7% ,1 6,9% -40% -40% 3 Seguridad Ciudadana ,4 1,6% ,2 1,9% 21% 21% 4 Hacienda ,7 23,2% ,2 24,8% 8% 8% 5 Educación ,6 4,4% ,9 4,6% 4% 4% 6 Cultura ,5 3,3% ,2 3,9% 20% 20% 7 DEMSAC ,6 3,4% ,9 3,3% -2% -2% 8 Promoción Económica ,6 2,2% ,8 2,5% 18% 18% 9 Función Pública ,5 13,8% ,0 8,2% -40% -40% 10 TTI ,6 11,3% ,4 12,8% 15% 15% 11 Intervención social ,3 5,4% ,4 7,7% 46% 46% 12 Deporte ,1 3,1% ,0 2,0% -32% -32% 13 Intervención general 3 26,8 0,0% 6 53,6 0,0% 100% 100% 14 Relaciones Ciudadanas ,9 3,4% ,2 2,3% -31% -31% 15 Medio Ambiente ,9 3,7% ,0 3,3% -8% -8% 16 Mantenimiento Edificios ,5 0,1% ,4 6,4% 7248% 7248% 17 Urbanismo infraestructuras 1 8,9 0,0% ,0 5,3% % % 70 Otras empresas ,2 0,8% ,8 1,1% 31% 31% 90 Otros ,3 0,7% ,7 0,9% 34% 34% ,0% ,0% 3% 1% Método de estimación Media facturas Media TTI 1 Media TTI 2 Media Segur.Ciudadana Med.Pon TTI 2 Y Facturas 2,88 caras/asiento registral (= factura) 10,49 caras/entrada 8,93 caras/asiento registral 2,60 caras/asiento registral 4,99 caras/asiento registral Febrero 2009 Digitalización 6

455 84.423,1 6,9% -40% -40% 3 Seguridad Ciudadana 7.264 18.886,4 1,6% 8.802 22.885,2 1,9% 21% 21% 4 Hacienda 56.278 280.625,7 23,2% 60.952 303.932,2 24,8% 8% 8% 5 Educación 6.015 53.707,6 4,4% 6.

7 2-El papel entrante en el Ayuntamiento , , , , , , , ,0 0, Caras a digitalizar Atenciones OAC Asientos en Registro Febrero 2009 Digitalización 7

000,0 0,0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Caras a digitalizar

8 2-El papel entrante en el Ayuntamiento 1 archivador rojo = 565 hojas aprox. 700 caras 1 armario = 36 archivadores rojos caras aprox archivadores 40 armarios/millón de caras Febrero 2009 Digitalización 8

700 caras 1 armario = 36 archivadores rojos 1.000.

9 2-El papel entrante en el Ayuntamiento 40 Por millón Febrero 2009 Digitalización 9

10 2-El papel entrante en el Ayuntamiento Algunas conclusiones: Utilizando una estimación basada en medias, en todo el Ayuntamiento se reciben entre 1M y 1,2M de caras, con un crecimiento que puede oscilar entre un 1 y un 5% anual Son necesarios 40 armarios para almacenar 1M de caras No todos los meses son iguales > caras: febrero, abril, mayo, junio, julio, octubre y diciembre [56.000, ]: enero, marzo, septiembre y noviembre : agosto TTI queda infraestimada como se verá más tarde Febrero 2009 Digitalización 10

almacenar 1M de caras No todos los meses son iguales >130.000 caras: febrero, abril, mayo, junio, julio, octubre y diciembre [56.

11 3-El papel entrante en el departamento de TTI Muestreo durante el 10 y 11 de noviembre 2008 Entradas diarias registradas de media = 482 entradas Entradas diarias sin registrar de media = 258 entradas Facturas diarias de media = 123 (no se registran). Son entradas de Hacienda Facturas 8% El 51% de las facturas pasan por nuestras manos Entradas sin registrar 32% Entradas registradas 60% Febrero 2009 Digitalización 11

Facturas diarias de media = 123 (no se registran).

12 3-El papel entrante en el departamento de TTI Caras que entran por cada OAC Datos del muestreo Atenciones 2008 Estimación 2008 Estimación todo Peso noviembre Caras a Origen entradas 10-nov 11-nov noviembre Noviembre Todo 2008 en el año digitalizar Europa , % ,2 Iparralde , % ,6 Judimendi , % ,9 Lakua , % ,3 Hegoalde , % ,4 Plaza España , % ,1 Aldabe , % ,3 Arriaga , % 9.419,2 El Pilar , % ,7 Ariznabarra , % 6.430,3 Abetxuko 0 0 0, % 0,0 Correo ,0 *** *** 8% ,0 Amvisa ,0 *** *** 8% ,0 Hacienda ,0 *** *** 8% , Falta añadir: sobres cerrados, grandes proyectos, ofertas : Febrero 2009 Digitalización 12

464,9 Lakua 76 72 1.480,0 1498 39502 4% 39.027,3 Hegoalde 29 51 800,0 1973 31014 6% 12.575,4 Plaza España 1891 1114 30.050,0 7503 103868 7% 415.998,1 Aldabe 99 150 2.490,0 3253 46419 7% 35.

13 4-No todos los papeles son iguales TTI Básico Especial No escaneable Aprox caras 18% 35% 47% Febrero 2009 Digitalización 13

14 75% Básico 2/3 Del total de trámites que pasan por las OAC 4-No todos los papeles son iguales Solicitud/Instancia NIF/DNI/CIF Libro Familia TTI Pasaporte Permiso residencia Aprox caras 18% 35% 47% Febrero 2009 Digitalización 14

NIF/DNI/CIF Libro Familia TTI Pasaporte Permiso residencia

15 Planos Algunas licencias de obra Sobres cerrados Proyectos Edificación Proyectos voluminosos 4-No todos los papeles son iguales Solicitarlo Registro en formato electrónico Electrónico No escaneable Aprox caras 18% 35% 47% Febrero 2009 Digitalización 15

iguales Solicitarlo Registro en formato electrónico Electrónico

16 4-No todos los papeles son iguales 18% 36% 47% El Resto. Ej: El correo 16% del papel Hechos impositivos y domiciliaciones Movtos Padronales Trámites de cada Dpto. Especial Febrero 2009 Digitalización 16

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