Control y Gestión de Notas de Gasto Documentación Técnico Comercial

Transcripción

1 Control y Gestión de Notas de Gasto

2 Control y Gestión de Notas de Gasto Página 2 de 7 Qué es Indicus Control de Gastos?... 3 A quién va dirigida la aplicación de Control de Gastos?... 3 Características generales de la aplicación... 3 Flujo básico de la aplicación... 5 Look&Feel... 6

3 Control y Gestión de Notas de Gasto Página 3 de 7 Qué es Indicus Control de Gastos? El Dpto. de Negocio de Indicus Software ha ideado una aplicación para realizar una gestión completa del flujo administrativo que se lleva a cabo en la operativa de emisión, trazabilidad, ingreso y cobro de una hoja de gastos. La aplicación de Control de Gastos le permite mejorar la operativa durante este proceso y mantener controlada la actividad de emisión y pago de sus notas de gasto. A quién va dirigida la aplicación de Control de Gastos? Esta aplicación va dirigida a cualquier empresa que desarrolle cualquier actividad y que entre sus actividades diarias se encuentre la emisión, control y pago de notas de gasto. Indicus Control de Gastos le permite facilitar al máximo la comunicación inter-departamental y agilizar el proceso de emisión de notas de gasto y su posterior tratamiento en base a las directrices particulares de cada compañía. Características generales de la aplicación Las principales características a nivel general de la aplicación son las siguientes: 1. Aplicación 100% Web: Los usuarios pueden acceder a la aplicación desde cualquier ordenador conectado a Internet solo utilizando un navegador Web. No se instala en el ordenador cliente ningún componente ni plug-in adicional. 2. Aplicación Multi-Lenguaje: Preparada para poder ser utilizada en diversos idiomas en base a donde esté ubicada su compañía y que lenguaje maneje. 3. Uso sencillo e intuitivo: La aplicación puede ser usada por cualquier persona de su compañía ya que se ha diseñado teniendo en cuenta estándares de usabilidad y manejo y se ha conseguido crear una aplicación intuitiva que cualquier perfil administrativo de cualquier empresa puede utilizar.

4 Control y Gestión de Notas de Gasto Página 4 de 7 4. Roles Configurables: La aplicación dispone de 3 roles con permisos configurables que le facilitan su uso y rápida configuración, además de asegurar el correcto flujo de información: Rol Administrador: Este rol es utilizado por un único administrador de la aplicación y se encargará de dar de alta usuarios y gestionar sus permisos. Rol Usuario: Permite crear notas de gasto diarias y resúmenes de notas diarias. Este rol puede en todo momento conocer en qué estado se encuentra la nota de gasto que ha grabado: si ha sido aceptada, si ha sido pagada o ha sido rechazada. Rol Responsable: Permite aprobar o rechazar las notas de gasto de un usuario. También podrá ver en todo momento el estado de las notas de gasto que tiene pendientes de aprobar, o las que se hayan rechazado. Rol Contabilidad: Una vez se haya aprobado una nota de gasto por parte del responsable, El Rol Contabilidad podrá realizar el pago después de llevar a cabo la revisión de la nota de gasto. Nota: Los permisos de cada rol así como la creación de roles adhoc para un uso concreto son posibles gracias a que Indicus Software es el único propietario del código fuente de la aplicación. 5. Notificaciones vía Cada usuario recibirá una notificación en su bandeja de entrada de correo/mail cuando una nota de gasto requiera su atención. Bien sea porque el estado de la misma ha cambiado o porque tenga notas de gasto pendientes de aprobar o pagar o para informar simplemente que una nota de gasto ha sido pagada.

5 Control y Gestión de Notas de Gasto Página 5 de 7 6. El concepto de trazabilidad: En prácticas cotidianas como la gestión de notas de gastos es importante que el flujo del tratamiento de la mismas este claro y todo el mundo sepa en qué momento administrativo se encuentra la nota de gasto. Para ello la aplicación propone un sistema de trazabilidad que permitirá saber en fecha y estado todo lo referente a notas de gasto actuales y pasadas. Flujo básico de la aplicación Nota: El flujo puede ser modificado en base a las necesidades de administración de cada compañía o en la creación de nuevos roles de acción.

6 Control y Gestión de Notas de Gasto Página 6 de 7 Look&Feel La aplicación ofrece un interface de usuario fácilmente entendible, sea cual sea el rol que se esté utilizando. Como indicamos en puntos anteriores, se ha cuidado especialmente la usabilidad de la aplicación con el fin de que sea fácilmente utilizable por cualquier perfil de su compañía. Con una bandeja de entrada sencilla donde poder ver las notas diarias acumuladas o las notas pendientes de validar, tendremos acceso a ellas con un click. A continuación podemos ver algunos ejemplos de pantallas de la aplicación. Las pantallas cambian en cada rol, teniendo acceso a unas partes u otras según nuestros derechos de usuario Como podemos observar en esta captura de la bandeja de entrada, tenemos en un vistazo todas nuestras notas de gasto y el estado en el que se encuentran. También tenemos la posibilidad de acceder a ellas para revisar los conceptos introducidos.

7 Control y Gestión de Notas de Gasto Página 7 de 7 Esta es la pantalla de introducción de una nueva nota de gasto. Como podemos observar podremos ir añadiendo N conceptos que completen nuestra nota diaria y posteriormente grabarla, haciendo las observaciones que creamos necesarias. Estos son solo algunos ejemplos del aspecto de la aplicación. Nuestro equipo puede hacerle una Demostración de la aplicación para que vea con detalle la utilidad y facilidad de uso de Indicus Control de Gastos.