El servicio consistirá en trabajos de traslado de los archivos gestionados externamente, carga, transporte, colocación, preparación, en su caso, de

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO DE TRASLADO, DEPÓSITO, CUSTODIA Y GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DOCUMENTALES DE AGENCIA TRIBUTARIA MADRID. 1. OBJETO Es objeto del presente contrato la prestación del servicio auxiliar de traslado, depósito, custodia y gestión de archivos de expedientes y documentos generados en el Organismo Autónomo Agencia Tributaria Madrid Por razones de eficacia administrativa e insuficiencia y adecuación de espacios físicos, el depósito, custodia, conservación y organización de los fondos documentales se realiza externamente con apoyo en la gestión en cuanto a informatización, localización, extracción, entrega y reintegro de documentación y expedientes. La titularidad y propiedad de los fondos de archivo son de la Agencia Tributaria Madrid. En ningún caso la documentación almacenada y custodiada en dependencias externas ajenas a la Agencia Tributaria Madrid podrá suponer por parte de la empresa adjudicataria el ejercicio de potestades públicas. Agencia Tributaria Madrid mantiene la dirección y supervisión del archivo. Es la propia Agencia Tributaria Madrid a quién corresponde, garantizar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, facilitar la documentación y la utilización de los datos contenidos en los documentos, e impedir el acceso a la información de aquellos documentos restringidos por las disposiciones legales. A todos los efectos legales los expedientes y documentación de archivo de pasivo almacenados y custodiados externamente son responsabilidad de la propia Agencia Tributaria Madrid, quién facilitará los que se soliciten por los cauces legales y aquellos que deban enviarse a un organismo público en cumplimiento de trámites reglamentarios o que los mismos sean reclamados por los Tribunales de Justicia, dejando fotocopia o copia autorizada en el archivo. Todo ello de conformidad con lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de Noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas, Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales y demás normas de aplicación. El servicio consistirá en trabajos de traslado de los archivos gestionados externamente, carga, transporte, colocación, preparación, en su caso, de Página 1 de 29

2 contenedores, suministrados por el adjudicatario, para albergar lotes de documentación administrativa y tributaria pasiva de la AGENCIA TRIBUTARIA MADRID, codificación de los mismos, almacenaje, custodia y gestión diaria de archivo de esta documentación. Se considera documentación administrativa y tributaria pasiva la procedente de la actividad generada por las Unidades Administrativas de la Agencia Tributaria Madrid, en especial la relacionada con la gestión tributaria y de uso poco frecuente. Se entiende por expediente todos aquellos documentos que integran la información de los ciudadanos (informes, fichas, resultados, documentos en papel etc.), así como los elementos que los contienen (carpetas, sobres, dossieres). Los puntos de suministro de contenedores y recogida de la documentación serán con carácter general: las instalaciones de la empresa que en la actualidad tiene almacenado, custodia y gestiona el archivo de pasivo de Agencia Tributaria Madrid y las demás dependencias de este Organismo (ver anexo II). La documentación almacenada en las instalaciones de la empresa que en la actualidad custodia y gestiona el archivo de pasivo de Agencia Tributaria Madrid dispondrá la misma en el muelle de carga, debidamente paletizada. Toda esta documentación, en su caso, será trasladada a las instalaciones de la empresa adjudicataria para su almacén, custodia y gestión de archivo, quién dispondrá de los contenedores necesarios, procediendo a su llenado, precintado por personal de la empresa adjudicataria, confección de un inventario de su contenido y su codificación. Estos contenedores serán precintados en presencia de un responsable de la Administración. No obstante, si durante la duración del contrato se produjese la incorporación de otro centro o el cambio de ubicación de alguno de los anteriormente citados, estos quedarían incluidos en la prestación del servicio. Realizado los traslados y el almacenaje, se requiere la custodia en las instalaciones, con adecuadas medidas de seguridad y la gestión de expedientes. En especial se destaca la gestión expedientes archivados de impuestos como el del incremento del valor de los terrenos de naturaleza urbana, por ser uno de los más dinámicos (autoliquidaciones remitidas por las entidades financieras, expedientes en los que se han grabado liquidaciones, recursos, solicitudes, expedientes pendientes del IBI, de fincas que ya tienen determinado el valor catastral, etc.). En el Anexo I se recoge una estimación del volumen de documentación que será objeto de este contrato. Página 2 de 29

3 2. PLAZO El plazo de prestación de servicios abarcará desde el 15 de diciembre de 2008 hasta el 14 de diciembre de El contrato podrá prorrogarse de forma expresa y por mutuo acuerdo de las partes antes de su finalización aquél, siempre que la duración total del contrato, incluidas las prórrogas, no exceda de seis años, y que las prórrogas no superen, aislada o conjuntamente, el plazo fijado originariamente. La celebración de contratos de servicios. 3. PRECIO Y FORMA DE PAGO DESCRIPCIÓN SUMINISTRO DE CONTENEDORES Y PRECINTOS PARA INTRODUCIR LA DOCUMENTACIÓN (PRECIO POR CONTENEDOR) DEPÓSITO Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN (PRECIO POR CONTENEDOR Y MES) RECOGIDA DE DOCUMENTACIÓN, CARGA DE LOS CONTENEDORES Y TRANSPORTE HASTA EL CENTRO DE CUSTODIA (PRECIO POR CONTENEDOR) INFORMATIZACIÓN DE CADA CONTENEDOR (PRECIO POR CONTENEDOR) SERVICIO DE CONSULTA, PRECIO DE LOCALIZACIÓN POR CONTENEDOR PRECIO DE TRANSPORTE DE ENVIO A LOS LOCALES DE LA AGENCIA TRIBUTARIA POR VIAJE PRECIOS EXCLUIDO IVA 3,11 0,64 1,30 0,48 1,93 6,62 PRECIO DE TRANSPORTE DE RECOGIDA POR VIAJE 0,00 PRECIO DE DEVOLUCIÓN Y UBICACIÓN DEL CONTENEDOR EN SU POSICIÓN ORIGINAL (PRECIO 1,93 POR CONTENEDOR) RETIRADA DE LA DOCUMENTACIÓN Y PUESTA A DISPOSICIÓN DE LA AGENCIA TRIBUTARIA EN MUELLE DE CARGA 0,00 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 0,07 PRESUPUESTO DEL CONTRATO El contrato se adjudicará por precio máximo estimado y por precios unitarios IVA excluido. Página 3 de 29

4 La empresa que actualmente custodia el archivo, de concurrir a la licitación, deberá presentar oferta en todos y cada uno de los apartados. En el supuesto de que resulte adjudicataria, el precio ofertado por RECOGIDA DE DOCUMENTACIÓN, CARGA DE LOS CONTENEDORES Y TRANSPORTE HASTA EL CENTRO DE CUSTODIA incrementará el fondo de reserva del ejercicio 2009 que pasaría a ,88 (excluido IVA) en lugar de ,28 (excluido IVA), previsto para asumir, previa justificación y conformidad, mayor exceso de contenedores o expedientes que se reactivan, respecto al previsto diario, incremento de metros lineales con contenedores de 4 archivadores, traslado masivo de archivos de activo a pasivo que serán objeto de custodia respecto al existente, incremento metros de custodia equivalentes a 4 archivadores por contenedor, que excedan de los ofertados sin coste, y digitalización de documentos, que igualmente excedan de las ofertadas sin coste, estos dos últimos apartados referidos a las mejoras que serán objeto de valoración en la oferta. En tal supuesto, el incremento del fondo de reserva 2009, se realizará mediante reajuste de anualidad del 2008 al AÑO 2008 DECRIPCIÓN DE LA PRSTACIÓN. Traslado del gran volumen de documentación existente en el archivo de pasivo de Agencia Tributaria Madrid estimado en 1275 palets de documentación (aproximadamente ,80 metros lineales), cubicado en cajas tipo AZ TOTAL CAJAS: ,00, aproximadamente unos contenedores, con capacidad de 4 cajas.) Precios IVA excluido ,60 TRAMOS Infrecuente o poco probable. Probable pero con escaso movimiento Peticiones más habituales VOLUMEN DE PERIODOS DE EJECUCIÓN DOCUMENTACIÓN 40% 12 al 18 de diciembre de % 19 al 26 de diciembre de % Días 29 y 30 de diciembre de 2008 Cálculo realizado para efectuar aproximadamente 42 traslados en camiones tipo trailer de punto origen a punto destino, carga, descarga y manipulación, calculando una carga en cada trailer aproximadamente de 30 paléts. La documentación debe de estar perfectamente depositada, custodiada y en condiciones de una correcta gestión de archivo el día 2 de enero de AÑO 2009 Página 4 de 29

5 PRECIOS PRESTACIÓN UNITARIOS FACTURABLE SEGÚN CONSUMO PRESTACIÓN ESTIMADA PARA SUMINISTRO DE CONTENEDORES Y 3,11 PRECINTOS PARA INTRODUCIR LA DOCUMENTACIÓN (ESTIMACIÓN AÑO ) 5000 CONTEDORES DEPÓSITO Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN (PRECIO POR 0,64 CONTENEDOR Y MES) GESTIÓN DE HASTA 40 ENVIOS DIARIOS DURANTE UN AÑO (ACTIVANDO Y REPASIVANDO INCLUIDO TRANSPORTE) FONDO RESERVA POR VARIACIÓN ( metros custodia, gestión de envíos y demás prestaciones derivadas de la gestión) ESTIMACION TOTAL PRESTACIÓN ,00 (5000*3,11) ,76 (40032*0,64*12) ,94 (1,93+1,93)*40* *6,62) ,28 TOTAL AÑO ,98 AÑO 2010 PRECIOS PRESTACIÓN UNITARIOS FACTURABLE SEGÚN CONSUMO PRESTACIÓN ESTIMADA PARA SUMINISTRO DE CONTENEDORES Y 3,11 PRECINTOS PARA INTRODUCIR LA DOCUMENTACIÓN (ESTIMACIÓN AÑO ) 5000 CONTEDORES DEPÓSITO Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN (PRECIO POR 0,64 CONTENEDOR Y MES) GESTIÓN DE HASTA 40 ENVIOS DIARIOS DURANTE UN AÑO (ACTIVANDO Y REPASIVANDO INCLUIDO TRANSPORTE) FONDO RESERVA POR VARIACIÓN ( metros custodia, gestión de envíos y demás prestaciones derivadas de la gestión) ESTIMACION TOTAL PRESTACIÓN ,00 (5000*3,11) ,76 (40032*0,64*12) ,94 (1,93+1,93)*40* *6,62) ,28 TOTAL AÑO ,98 AÑO 2011 PRECIOS ESTIMACION TOTAL PRESTACIÓN UNITARIOS PRESTACIÓN FACTURABLE SEGÚN CONSUMO 3, ,00 Página 5 de 29

6 PRESTACIÓN ESTIMADA PARA SUMINISTRO DE CONTENEDORES Y (5000*3,11) PRECINTOS PARA INTRODUCIR LA DOCUMENTACIÓN (ESTIMACIÓN AÑO ) 5000 CONTEDORES DEPÓSITO Y CUSTODIA DE LA ,76 DOCUMENTACIÓN (PRECIO POR 0,64 CONTENEDOR Y MES) (40032*0,64*12) GESTIÓN DE HASTA 40 ENVIOS DIARIOS DURANTE UN AÑO (ACTIVANDO Y REPASIVANDO INCLUIDO TRANSPORTE) ,94 (1,93+1,93)*40* *6,62) FONDO RESERVA POR VARIACIÓN ( metros custodia, gestión de envíos y demás prestaciones derivadas de la ,28 gestión) TOTAL AÑO ,98 PRESTACIÓN FACTURABLE SEGÚN CONSUMO PRESTACIÓN ESTIMADA PARA SUMINISTRO DE CONTENEDORES Y PRECINTOS PARA INTRODUCIR LA DOCUMENTACIÓN (ESTIMACIÓN AÑO ) 5000 CONTEDORES DEPÓSITO Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN (PRECIO POR CONTENEDOR Y MES) GESTIÓN DE HASTA 40 ENVIOS DIARIOS DURANTE UN AÑO (ACTIVANDO Y REPASIVANDO INCLUIDO TRANSPORTE) AÑO 2012 PRECIOS UNITARIOS 3,11 0,64 FONDO RESERVA POR VARIACIÓN ( metros custodia, gestión de envíos y demás prestaciones derivadas de la gestión) ESTIMACION TOTAL PRESTACIÓN ,00 (5000*3,11) ,82 11 meses y 14 días a razón de (40032*0,64* por mes) ,76 (1,93+1,93)*40* *6,62) (descontando de los 247 días estimados con carácter generar, 9 hábiles del mes de diciembre de 2012) ,40 TOTAL AÑO ,98 El precio del contrato es de ,53 IVA excluido ( ,45 importe IVA) ,98. A efectos de presupuesto se imputa con cargo a la partida / (Custodia, depósitos y almacenaje), del Programa Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria Madrid. Página 6 de 29

7 Anualidad corriente ,60 RESUMEN PRESUPUESTO POR ANUALIDAD. AÑO IMPORTE SIN IVA IMPORTE IVA IMPORTE IVA INCLUIDO , , , , , , , , , , , , , , ,18 TOTAL , , ,98 La Agencia Tributaria Madrid efectuará el pago del precio mediante liquidaciones mensuales contra presentación de las correspondientes facturas emitidas, por meses vencidos, que serán abonadas previa conformidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 200 de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público( en adelante LCSP). La factura diferenciará entre base imponible, que será el importe de la prestación desglosado en los siguientes conceptos: - Contenedores o expedientes y precintos suministrados en el periodo. - Contenedores o expedientes recogidos, trasladados y ubicados definitivamente - Contenedores o expedientes solicitados y transportados para consulta en Agencia Tributaria Madrid. - Transportes efectuados en el periodo - Contenedores o expedientes consultados en el propio centro de depósito - Contenedores depositados y custodiados el primer día del mes que se factura y el porcentaje correspondiente al impuesto sobre el Valor Añadido, que será satisfecho conforme lo establecido en la legislación vigente. - Documentos digitalizados 4. EJECUCION DE LOS TRABAJOS 4.1 Suministro y llenado de los contenedores La empresa adjudicataria suministrará a los centros que la Agencia Tributaria Madrid determine, con la periodicidad y en la cantidad que esta fije, los contenedores y precintos necesarios. Estos contenedores deberán tener las siguientes características técnicas: Con carácter general las medidas de cajas archivadores serán de: 43 largo x 36 profundo x 31 alto cm. (medidas aproximadas) con capacidad para almacenar, al menos, 4 cajas de documentación tributaria municipal, Página 7 de 29

8 considerando que cada uno de los cajas aproximadas de 35 cm. x 25 cm x 10 cm. tiene unas dimensiones Estarán realizadas en un cartón con la resistencia necesaria para que pueda manipularse y soportar sin deteriorarse el peso de 4 cajas que asciende aproximadamente a un total de 20 kilos. Dispondrán de tapa u otro sistema de cierre, de forma que no pueda verse su contenido. Dispondrán de de sistema de agarre. Personal de la empresa adjudicataria se desplazará a dichos centros para el llenado de los contenedores, confección de un inventario de su contenido y su codificación. Estos contenedores serán precintados por personal de la empresa adjudicataria en presencia de un responsable de la Administración antes de su carga y transporte. El inventario que se realizará en los centros de recogida deberá contener la siguiente información: - Código del centro - Número de contenedor - Número de las cajas incluidas en cada contenedor, con código de tributo y ejercicio a que corresponde. Al hacerse cargo de la documentación, la empresa adjudicataria firmará el correspondiente recibí y será responsable de la misma durante el plazo de vigencia del contrato. 4.2 Carga, transporte y descarga de los contenedores Corresponde al adjudicatario la carga, transporte en vehículos: aportados por e1 mismo. descarga, archivo en sus instalaciones e informatización de los contenedores. Las actividades relacionadas con este apartado serán realizadas en el plazo máximo establecido en los tramos programados. El traslado se realizará en vehículos cerrados y se adoptarán las medidas oportunas para que no exista posibilidad de pérdida o deterioro de la documentación. En ningún caso los vehículos quedarán cargados en el exterior del punto de carga ni del de descarga. La empresa adjudicataria se ajustará a los calendarios y orden de traslados establecidos por la Agencia Tributaria Madrid, que podrá modificarlos según las circunstancias y necesidades propias, con un preaviso de 24 horas, y sin penalización alguna. Página 8 de 29

9 La empresa deberá nombrar un supervisor encargado en cada uno de los puntos de carga. 4.3 Depósito, custodia, consulta de la documentación y gestión de expedientes de archivo. La documentación será depositada y custodiada en las instalaciones del adjudicatario. Los contenedores permanecerán precintados en todo momento. Toda la documentación será informatizada y se emitirá una etiqueta para cada contenedor con código de barras que deberá contener la siguiente información: - Código del centro: Subdirección General. - Número de contenedor - Número de cajas incluidos en cada contenedor, con código de tributo y ejercicio a que corresponde. - En su caso número de expediente administrativo referenciado en las cajas. - Código de localización del contenedor en el archivo definitivo Cuando se vaya a pasivizar documentación tributaria de un ejercicio que represente gran volumen de documentación de Agencia Tributaria Madrid, la empresa adjudicataria deberá disponer de los medios humanos y materiales para retirar, codificar y archivar hasta 250 contenedores diarios. La empresa adjudicataria deberá mantener las instalaciones donde se ubica el archivo en perfecto estado, especialmente en los que se refiere a materia de seguridad contra incendios e intrusión, debiendo informar de forma inmediata a la Agencia Tributaria Madrid de cualquier incidencia que se produzca en las mismas. Personal de la Agencia Tributaria Madrid podrá comprobar con la periodicidad que considere conveniente el estado de las instalaciones. Para consulta de la documentación, la empresa adjudicataria facilitará periódicamente los contenedores y/o expedientes que les sean solicitados, mediante entrega física de los mismos, vía Internet, telemáticamente o por fax al personal autorizado al efecto por la Agencia Tributaria Madrid. El lugar de entrega será la que corresponda al responsable de la dependencia solicitante. Excepcionalmente la empresa adjudicataria facilitará en el plazo máximo de 48 horas desde la recepción de la petición aquellos contenedores o expedientes cuya documentación sea preciso consultar con carácter de Página 9 de 29

10 urgencia. Estas peticiones urgentes no darán lugar a un mayor coste de entrega. Asimismo la Agencia Tributaria Madrid podrá desplazar a las instalaciones del adjudicatario personal propio en los casos que considere oportuno para efectuar consultas de la documentación depositada, y para ello, el adjudicatario pondrá a su disposición el contenedor precintado correspondiente. La empresa adjudicataria retornará al archivo los contenedores o expedientes consultados, previamente precintados serán ubicados en el mismo lugar que lo fueron inicialmente. Servicio de destrucción confidencial de documentos. La Administración Tributaria podrá formular peticiones de expurgo, sin cargo alguno, de aquella documentación que sea declarada obsoleta, a partir de la cual la empresa adjudicataria creará un listado de contenedores a destruir que deberá ser conformado por escrito por la Administración y procederá a la destrucción de los mismos, realizando los procesos pertinentes para garantizar una destrucción confidencial de los documentos. Una vez destruidos los contenedores, se realizará la baja informática de los mismos en los inventarios, y se enviará el correspondiente Certificado de Destrucción. La gestión de expedientes del archivo pasivo lleva implícito: Los expedientes ubicados en el archivo pasivo que sean solicitados con cualquier tipo de petición (programada o de urgencia) se procederá a su localización, extracción, ordenación, transporte y entrega adoptando el responsable designado por la empresa adjudicataria las medidas de seguridad y confidencialidad, para su entrega ordenada en destino. En origen se precintará el contenedor, previa constancia de la extracción o activación hasta que sea nuevamente repasivizado en la misma ubicación, actualizándose el registro informático. En todo momento, los armarios, estanterías, módulos, deberán estar en buen estado de conservación. Los días, horarios, periodicidad y lugares se especifican en el Anexo 2. Cuando determinada Subdirección General solicite envíos masivos del archivo activo al de pasivo que incluya, suministro de contenedores, precintado, recogida y depósito en los lugares o dependencias que se indiquen, se deberá actualizar el inventario, ordenar y colocar los expedientes en la ubicación correspondiente. Página 10 de 29

11 En el caso de que la Subdirección General correspondiente determine, bien con personal propio bien a través de una empresa externa, que los expedientes sean sometidos a un proceso de microfilmación, scanneo o procedimiento similar de almacén, el adjudicatario suministrará estos expedientes en las mismas condiciones que lo establecido para los solicitados con carácter programado, y en el lugar que se le indique. Respecto a los expedientes de carácter urgente y en el horario que se le indique, el adjudicatario deberá previamente consultar en la aplicación informática de archivos los números de expediente para proceder previamente a la unificación de los mismos antes de su prestación. Asimismo procederá al registro informático de su préstamo o reactivación en la mencionada aplicación. En las entregas de los expedientes activados se recogerán aquellos otros suministrados previamente y que una vez consultados deben nuevamente repasivizarse. Los días y horarios para realizar las labores a que se refieren los apartados, serán determinados por la Subdirección General correspondiente, consultando previamente con el contratista, con objeto de que sean los más adecuados para que se mantengan las condiciones óptimas del servicio contratado. 4.4 Retirada de la documentación. En caso de modificación o extinción del contrato, los contenedores que deban ser retirados por la Agencia Tributaria Madrid de las instalaciones de la empresa adjudicataria, deberán ser puestos a disposición de esta en el muelle de carga del adjudicatario, debidamente palatizados y en el orden que la Agencia Tributaria Madrid determine. 4.5 Aplicación informática para el registro de la ejecución de los trabajos y soporte de la facturación emitida por la empresa adjudicataria. Las empresas que presenten proposiciones para tomar parte en la licitación de la prestación de este servicio, deberán tener la aplicación informática que la garantice, para que la mesa de contratación, si lo considera conveniente, antes de la adjudicación definitiva, pueda realizar la comprobación oportuna. Esta aplicación informática deberá disponer de las funcionalidades que permitan seguir la ejecución de los trabajos detallados en los puntos 4.1, 4.2, 4.3 y 4,.4 del presente pliego de prescripciones técnicas, así como Página 11 de 29

12 emitir mensualmente, por cada mes vencido, la factura tal y como se detalle en el punto 3 del presente Pliego. Las unidades básicas, sin perjuicio de convenir un detalle alternativo serán: Código del Centro de Agencia Tributaria Madrid Numero de contenedor Número de cada lote incluido en el contenedor con expresión del código de tributo y ejercicio al que corresponde. Número de expediente en cada lote Identificación de la ubicación física del contenedor en las instalaciones del adjudicatario. Fechas de: Precintado el contenedor. Primera entrada del contenedor y ubicación del mismo en las instalaciones del adjudicatario para su depósito y custodia. Fechas de consulta de expedientes de contenedores en los locales de Agencia Tributaria Madrid. Fechas de consulta de expedientes de contenedores en las instalaciones del adjudicatario. 2ª y posteriores entradas del contenedor en las instalaciones del adjudicatario para su depósito y custodia. Con estos datos básicos, el adjudicatario deberá proporcionar a la Agencia Tributaria Madrid la siguiente información agrupada por meses: 1. Inventario del suministro y llenado de los contenedores, tal como prevé el punto 4.1 del pliego de prescripciones técnicas. 2. Contenedores y/o expedientes recogidos, trasladados y ubicados definitivamente cada día del mes. 3. Inventario resumen, así como inventario detallado de todos los contenedores que están en custodia del adjudicatario, distinguiendo los que se encuentran en sus instalaciones, de los que se han facilitado a la Agencia Tributaria para su consulta. Tanto el resumen como el detalle de esta información se proporcionará de acuerdo a la siguiente jerarquía: Subdirección General de Agencia Tributaria Madrid. Tributo y ejercicio al que corresponde Número de contenedor y cajas incluidos en el mismo. En uso números de expediente. 4. Contenedores y/o expedientes facilitados en cada mes a la Agencia Tributaria Madrid para su consulta (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas). Página 12 de 29

13 5. Contenedores y/o expedientes facilitados a la Agencia Tributaria Madrid para su consulta en las instalaciones del adjudicatario (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas). 6. Contenedores y/o expedientes devueltos tras su consulta a la Agencia Tributaria Madrid (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas). 7. Relación de cajas destruidas en su caso, siguiendo indicaciones de la Agencia Tributaria Madrid (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas). 8. Factura mensual con el detalle previsto en el punto 3 de este pliego de prescripciones técnicas. Toda la información anterior será accesible on line al personal de la Agencia Tributaria Madrid que ésta determine. Asimismo, cuando la Agencia Tributaria Madrid, lo solicite, la firma adjudicataria entregará soporte informático de toda la información anterior. Por último, además de estar accesible on line toda la información anterior, existirá un módulo de peticiones a través del cual el personal de Agencia Tributaria Madrid hará la solicitud de entrega de contenedores y/o expedientes, petición de contenedores y/o expedientes para su consulta petición e información. 4.7 Trabajos de digitalización. Los trabajos de digitalización que se realicen sin coste, como aquellos otros que se soliciten a los precios unitarios ofertados por el licitador llevan implícito en el precio, en el conjunto del contrato. los siguientes añadidos: recogida de la documentación a digitalizar, desatado y desgrapado, digitalización, colocación, grapado, atado y entrega en servicio de activo y, en su caso, retorno a contenedor de pasivo. 4.8 Documentación de tribunales: Aquellos expedientes que se remitan al archivo de pasivo por devolución de los Juzgados u otros servicios ajenos a la Agencia Tributaria Madrid, de los que no se tenga referencia en la base de datos informática, se almacenarán y gestionarán igualmente por la empresa de gestión de archivo, realizando todos los trabajos necesarios de manipulación, desatados, atados e incorporación en el lugar correspondiente, con la identificación e intercalado tanto en AZ, contenedor, como en la base datos informática. 4.9 Condiciones mínimas para la ejecución del contrato: Sin perjuicio de las especificaciones pormenorizadas descritas en el punto 5 del presente pliego de prescripciones técnicas, para la ejecución del contrato se requieren, al menos, los siguientes medios personales y materiales: Página 13 de 29

14 Instalación: Nave industrial con capacidad de almacén, al menos, de metros cúbicos con medidas de seguridad de extinción de incendios y sistemas de autónomos de extinción. Localización en un radio no superior a 60 KM del municipio de Madrid, desde el inicio de los trabajos y durante toda la ejecución del mismo Personal necesario: 1 Mensajero 1 Mozo de almacén 1 Administrativo 1 Vigilante de seguridad y conexión a central de alarmas. Vehículos y maquinaria 1 Furgoneta de 2,9 m 3 para 600 kg de carga útil 1 Carretilla elevadora y 1 escalera mecánica Medios informáticos: 1 Equipo informático con servidor de aplicaciones Microsoft Access y Excel 1 Fax 1 Aplicación informática de gestión de archivo. Equipo de escaneo en color y blanco y negro de alta producción, con función de escaneo a correo electrónico, para enviar documentos a cualquier usuario en formato PDF y TIFF directamente desde el panel de control, compatible con todos los principales entornos de red, con conexión inalámbrica para las oficinas que operan con las últimas tecnologías móviles. Velocidad de escaneo, al menos, de documentos hora (LEF, A4). Resolución mínima de 200 a 300 puntos por pulgada. Formatos de salida: PDF/JPEG/TIFF/PDF de alta compresión. Software de digitalización. Soportes magnéticos (CD o DVD). Vehículos tipo trailer con capacidad de carga de 30 palets, conductores y mozos de carga y descarga necesarios para efectuar los 42 traslados y manipulación de la documentación de pasivo desde punto de origen a destino. 5 OBLIGACIONES DE LA EMPRESA CONTRATISTA 5.1 Recursos humanos y materiales afectos a la prestación de los servicios. Recursos humanos El adjudicatario aportará los medios humanos y todos los medios materiales necesarios para la prestación de los servicios objeto del contrato y cuidará que el personal que aporte posea la formación, cualificación, experiencia y nivel profesional adecuado en gestión de archivos, creación, envíos y preenvíos y organización. Para la prestación de los servicios contratados, la empresa adjudicataria utilizará su propio personal, quién realizará sus funciones siguiendo las Página 14 de 29

15 instrucciones que reciba la misma en consonancia con las obligaciones asumidas por ésta en el contrato, comprometiéndose a que todo el personal y colaboradores afectos a los servicios contratados conozcan las necesidades de Agencia Tributaria Madrid en relación al mismo. En caso de accidente o perjuicio de cualquier tipo ocurrido a los trabajadores del archivo externo de pasivo con ocasión del ejercicio de sus cometidos, el adjudicatario cumplirá lo dispuesto en la legislación vigente bajo su responsabilidad sin que alcance en modo alguno a la Agencia Tributaria Madrid. El contratista está obligado al cumplimiento de la normativa vigente en materia laboral, de seguridad social, de integración social de minusválidos y de prevención de riesgos laborales, conforme a lo dispuesto en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, sobre Prevención de Riesgos Laborales y en el Reglamento de los Servicios de Prevención, aprobado por Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, así como de las que se promulguen durante la ejecución del contrato. No existirá vinculación laboral alguna entre el personal que se destine a la ejecución del contrato y la Agencia Tributaria Madrid, por cuanto aquél queda expresamente sometido al poder direccional y de organización de la empresa adjudicataria en todo ámbito y orden legalmente establecido y siendo, por tanto, ésta la única responsable y obligada al cumplimiento de cuantas disposiciones legales resulten aplicables al caso, en especial en materia de contratación, Seguridad Social, prevención de riesgos laborales y tributaria, por cuanto dicho personal en ningún caso tendrá vinculación jurídico-laboral con la Agencia Tributaria Madrid, y ello con independencia de las facultades de Control e Inspección que legal y/o contractualmente correspondan al mismo. El equipo de trabajo adscrito a los servicios contratados y las personas que lo integran deben conocer el contenido de los pactos relativos a la propiedad intelectual de los programas y bases de datos, esencialmente en lo que se refiere a seguridad y confidencialidad y su obligación personal de respetarlos. A) CONFIDENCIALIDAD El adjudicatario, deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio (art. 10 LOPD), sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente (art LOPD). Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información de la Agencia Tributaria Madrid para cumplir los servicios objeto Página 15 de 29

16 de este pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (artículo 9 LOPD). Asimismo, el adjudicatario deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto en los términos descritos (art. 10 LOPD), en los contratos laborales que suscriban los trabajadores destinados a la prestación del servicio objeto del presente pliego. La empresa adjudicataria, al igual que su personal, se someterán a las especificaciones e instrucciones de los responsables de seguridad en materia de protección de datos. Dicho compromiso afecta tanto a la empresa adjudicataria como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la empresa como al ámbito externo de la misma. Reservándose Agencia Tributaria Madrid el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso. En caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones incluidas en la presente cláusula, el adjudicatario será responsable del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta a Agencia Tributaria Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra Agencia Tributaria Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento (art LOPD). B) PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 1 Normativa de aplicación La empresa adjudicataria declara expresamente que conoce quedar obligada al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y, expresamente, en lo indicado en su artículo 10, en cuanto al deber de secreto, así como lo dispuesto en la Ley 8/2001 de la Comunidad de Madrid y, especialmente, lo indicado en su artículo 12. La empresa adjudicataria se compromete explícitamente a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan, respondiendo la empresa adjudicataria personalmente de las infracciones legales en que por incumplimiento de sus empleados se pudiera incurrir. Igualmente, serán de aplicación las disposiciones de desarrollo de las normas anteriores que se encuentren en vigor a la adjudicación de este contrato o que puedan estarlo durante su vigencia, y especialmente aquellas normas contempladas en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (BOE del 19 de enero de 2008). Página 16 de 29

17 2. Medidas de seguridad de carácter mínimo No se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones determinadas en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (BOE del 19 de enero de 2008) respecto a su integridad y seguridad y a las de los Centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. (Artículo 9.2. LOPD) Los diseños, desarrollos o mantenimientos de software deberán, con carácter general, observar los estándares que se deriven de la normativa de seguridad de la información y de protección de datos, y en concreto lo relativo a la identificación y autenticación de usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado, limitando la posibilidad de intentar reiteradamente el acceso no autorizado al sistema de información. Se establecerá un registro de accesos a los sistemas de información (trazabilidad) que traten datos de carácter personal y el cifrado de las comunicaciones. En la medida que el adjudicatario aporta equipos informáticos, una vez finalizadas las tareas, el adjudicatario deberá borrar toda la información utilizada o que se derive de la ejecución del contrato, mediante el procedimiento técnico adecuado. La destrucción de la documentación de apoyo, si no se considerara indispensable, se efectuará mediante máquina destructora de papel o cualquier otro medio que garantice la ilegibilidad, efectuándose esta operación en el lugar donde se realicen los trabajos. Igualmente, deberá adoptar las medidas necesarias para impedir la recuperación posterior de información almacenada en soportes que vayan a ser desechados o reutilizados. El acceso a las bases de datos de Agencia Tributaria Madrid necesarias para la prestación del servicio se autorizarán al adjudicatario para el exclusivo fin de la realización de las tareas objeto de este contrato, quedando prohibido para el adjudicatario y para el personal encargado de su realización, su reproducción por cualquier medio y la cesión total o parcial a cualquier persona física o jurídica. Lo anterior se extiende asimismo al producto de dichas tareas. El contratista se compromete a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan, para lo cual programará las acciones formativas necesarias. El personal prestador del servicio objeto del contrato tendrá acceso autorizado únicamente a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones. Página 17 de 29

18 3. Cesión o comunicación de datos a terceros e incumplimiento de la finalidad del acceso y tratamiento de los datos Los datos de carácter personal o documentos a los que se tenga acceso no podrán ser comunicados a un tercero bajo ningún concepto sin el consentimiento del titular del dato y el conocimiento de Agencia Tributaria Madrid, aunque sea para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario. El contratista tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del correspondiente servicio, que no los aplicará o utilizará con un fin distinto al que figure en el objeto del contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas (art.12.2 LOPD). Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal utilizados deberán ser devueltos a Agencia Tributaria Madrid, al igual que cualquier soporte o documentos utilizados. En el caso de que el contratista destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado como único responsable, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta a Agencia Tributaria Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufran Agencia Tributaria Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento (art LOPD 5.2. Recursos Materiales, Auxiliares y de Transporte Las infraestructuras, equipamiento del archivo externo de pasivo, medios auxiliares utilizados, elementos de transporte y equipamiento informático, serán proporcionados por la empresa adjudicataria. El coste de estos servicios se considera incluido en la oferta global. Informática El adjudicatario suministrará en el archivo pasivo los equipos ordenadores e impresoras y aplicaciones informáticas necesarios para el control, inventario y gestión de los fondos ubicados en el mismo, así como los consumibles de dichos equipos (cintas, tinta, disquetes, papel, CD, DVD, etc.). Las bases de datos que genere han de ser compatibles para su exportación y captura por las herramientas informáticas de Agencia Tributaria Madrid. Los datos mínimos a contemplar en dichas bases, así como su tratamiento y características le serán comunicados al adjudicatario por la Subdirección General correspondiente, y en su caso, la que se proponga por el Página 18 de 29

19 adjudicatario en aras a la mejor localización. En base a ellos, suministrará (en soporte papel y/o CD, según se le indique) la relación de movimientos de expedientes ordenados por tipo de petición, centro peticionario; así como las estadísticas periódicas que se soliciten. Dichos datos son propiedad de Agencia Tributaria Madrid y el adjudicatario vendrá obligado en todo momento a suministrarlos al citado Organismo, en el soporte informático adecuado y/ o en papel, con la ordenación de registros que se le indique. Todos los documentos, independientemente del soporte en que se plasmen (papel, informática, etc.), que se elaboren y los trabajos que se realicen para la ejecución del presente contrato, serán de la exclusiva propiedad de la Agencia Tributaria Madrid, debiendo devolverse al mismo a la finalización del contrato y en los términos establecidos. Asimismo, la Agencia Tributaria Madrid, a la finalización del contrato o de sus posibles prórrogas, será la propietaria de bases de datos, aplicaciones y procesos informáticos realizados por el adjudicatario para tratar la información. De la misma manera, en caso de utilizarse contenedores para la custodia de la documentación, éstos pasarán a ser propiedad de la Agencia Tributaria Madrid a la finalización del contrato. Elementos de transporte. El adjudicatario deberá disponer de los vehículos de transporte necesarios y de características adecuadas para la correcta prestación del servicio objeto de este contrato. Serán por cuenta del adjudicatario todos los gastos necesarios para su funcionamiento: conductor, combustible, reparaciones, mantenimiento, seguros, impuestos, etc... y deberá velar por la normativa vial de aplicación. Igualmente será por cuenta del adjudicatario el suministro de cajas, envases, recipientes, etc., necesarios para el transporte de los expedientes en las debidas condiciones. En el caso de que el adjudicatario contrate el transporte con una tercera empresa, excepcionalmente y con causa mayor justificada que deberá comunicar a la Agencia Tributaria Madrid, será responsable de que ésta cumpla con la normativa vigente y con las condiciones de ejecución de trabajos que contemplan este contrato, haciéndose cargo en todo momento de los gastos que se puedan ocasionar Locales Para la ejecución del objeto de contrato, la empresa adjudicataria deberá disponer de un local para albergar el archivo de pasivo con las siguientes características: Página 19 de 29

20 a) Deberá estar situado a una distancia que permita la entrega de solicitudes urgentes de los expedientes (máximo 60 kilómetros de distancia a la localidad de Madrid). b) Deberá tener la capacidad suficiente para albergar la documentación administrativa, que forme parte del archivo pasivo y la que se puedan pasivizar durante la ejecución del contrato. c) Deberá poseer las condiciones suficientes que garanticen el buen estado de conservación, confidencialidad y seguridad de los documentos depositados. d) Serán destinados únicamente al almacenaje y custodia de archivos de documentos. Dichas condiciones serán como mínimo: Señalización: Ningún rótulo o señalización debe indicar la ubicación de los locales destinados al archivo de pasivo de la Agencia Tributaria Madrid. Medidas contra incendios: Prohibición absoluta y estricta de fumar en el local o de introducir productos inflamables. Deberá ajustarse al Real Decreto 2177/1996, de 4 de octubre, (BOE núm.: 261), por el que se aprueba la Norma Básica de la Edificación <<NBE- CPI/96: Condiciones de Protección contra Incendios de los edificios>>, del Ministerio de Fomento, y normativa concordante y complementaria. Deberá ajustarse al Real Decreto 1942/1993, de 5 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de instalaciones de protección contra incendios, del Ministerio de Industria y Energía, Decreto 31/2003, de 13 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de Prevención de Incendios de la Comunidad de Madrid. y normativa concordante y complementaria. Los aparatos, equipos y sistemas de protección contra incendios, así como sus partes o componentes, deben reunir las características específicas, ajustándose a normas UNE, para impedir el deterioro de las Unidades Documentales. Deberá existir un mantenimiento mínimo de las instalaciones de protección contra incendios, sometiéndose a un programa de mantenimiento que será efectuado por personal de un instalador o un mantenedor autorizado, conservando constancia documental del cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo, indicando, como mínimo las operaciones efectuadas, el resultado de las verificaciones y pruebas y la sustitución de elementos defectuosos que se hayan realizado. Las anotaciones deberán llevarse al día y estarán a disposición de los servicios de inspección de la Agencia Tributaria Madrid. Página 20 de 29

21 Medidas contra la humedad/ agua: Mantenimiento y revisión periódica del recinto y de la cobertura del edificio, que no exista instalación de agua ni desagüe en la zona del archivo. Que los documentos descansen en estanterías levantados por encima del nivel del suelo, un mínimo de 10 cm. Medidas antirrobo: Dispondrá de sistemas adecuados que garanticen la seguridad contra intrusión y robos, como central de alarma y sirena automática anti-sabotaje conectada con una empresa de seguridad, marcador automático conectado a un control de seguridad las 24 horas. O en su defecto, vigilancia de presencia física las 24 horas del día. Medidas contra factores biológicos. Limpieza regular de las instalaciones, desinsectación, así como medidas eficaces anti-roedores. La empresa adjudicataria deberá acreditar, por medio de una empresa externa, el cumplimiento de todas las condiciones descritas así como aportar un programa de mantenimiento de dichas instalaciones Transferencia de documentación al finalizar el contrato Finalizado el periodo de contrato, si se produjera la adjudicación a otra empresa distinta, o si por cualquier otro motivo fuera necesario el traslado de la documentación a un emplazamiento diferente, la empresa adjudicataria se comprometerá a facilitar la transferencia ordenada de todos los documentos bajo su custodia, siguiendo las instrucciones de la Agencia Tributaria Madrid. La empresa adjudicataria, cuando deje de prestar el servicio, vendrá obligada a facilitar el traslado de las cajas desde sus instalaciones a las de la nueva adjudicataria, poniendo las cajas en muelle de carga, paleteadas y relacionadas, no cobrando cantidad alguna por este trabajo, ni al Organismo Autónomo Agencia Tributaria Madrid, ni a la siguiente empresa suministradora del servicio. Con este propósito, la empresa cuyo contrato finalizase pondría inmediatamente a disposición de la Agencia Tributaria Madrid una base de datos actualizada, con toda la información necesaria para la gestión y localización inmediata de la documentación, incluyendo todos los códigos de identificación, situación y localización. La empresa adjudicataria de este contrato, deberá mantener la custodia de los documentos que permanezcan a su cargo mientras dure la transferencia; y garantizar la continuidad del servicio sin interrupción Página 21 de 29

22 ni deterioro alguno en el suministro de la documentación administrativa solicitada. En ningún caso la reubicación o traslado de la documentación depositada en el archivo Pasivo, tanto por adjudicación a una nueva empresa, como por otras causas ajenas a la Agencia Tributaria Madrid, podrá significar coste adicional alguno para el mismo, ni interrupción o deterioro del servicio. En este sentido, en caso de que se hubieran utilizado contenedores para el depósito de la documentación, éstos pasarán a ser propiedad de la Agencia Tributaria Madrid a la finalización del contrato Control de calidad y supervisión La Agencia Tributaria Madrid se reserva los poderes de policía necesarios para asegurar la buena marcha del servicio. Llevará a cabo cuantos controles estime pertinentes respecto: calidad de los trabajos, personal, condiciones de los locales, cumplimiento de la legalidad, seguridad, confidencialidad y cualquier otra circunstancia, así como la supervisión de los sistemas informáticos utilizados en la prestación del servicio. El adjudicatario está obligado a subsanar de inmediato las deficiencias detectadas. En consecuencia podrá inspeccionar el personal y su trabajo en todo lo que al contrato se refiere cuando lo considere oportuno, pudiendo suscribir un Acta en el momento de la inspección, en el que se hará constar la calidad del servicio que será firmada por una persona de la Agencia Tributaria Madrid y por el representante designado por el contratista. Como resultado de la evaluación, el servicio de Gestión dará el VºBº al pago de la facturación que presente el adjudicatario, disponiendo, en su caso, las medidas sancionadoras procedentes. Todas las modificaciones de circuitos deberán ser comunicadas y autorizadas previamente por la Gerencia de la Agencia Tributaria Madrid. En el supuesto de que por cualquier causa no imputable al adjudicatario, éste no pudiera ejecutar convenientemente el servicio, deberá comunicarlo inmediatamente al responsable designado por la Agencia Tributaria Madrid y establecerá paralelamente las medidas oportunas para evitar daños mayores Resolución del contrato Además de las indicadas en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, la Gerencia de la Agencia Tributaria Madrid podrá decidir la resolución del contrato en los siguientes casos: el comportamiento irregular del personal de la empresa, el incumplimiento de las obligaciones establecidas en los convenios, acuerdos, reglamentos y Página 22 de 29

23 demás normas aplicables al caso, la vulneración del deber de confidencialidad y la suspensión del servicio 5.7. Seguro de responsabilidad Civil: La empresa deberá acreditar una póliza de Seguro de responsabilidad Civil para la documentación custodiada de Euros Dirección y seguimiento de los trabajos La Subdirección General de Secretaría Técnica propondrá a la Gerente de Agencia Tributaria Madrid el nombramiento del Director de los Trabajos, que a su vez será representante del Órgano de Contratación, asumiendo las funciones establecidas en la cláusula 22 del pliego de cláusulas administrativas particulares que rige el contrato. La empresa adjudicataria designará asimismo un máximo responsable de ejecución del contrato, que actuará como único interlocutor con el Director de los Trabajos. Madrid, 12 de septiembre de 2008 EL SUBDIRECTOR GENERAL DE SECRETARÍA TÉCNICA Mariano Morales González Página 23 de 29