2003 Special Commission meeting on the practical operation of the Hague Apostille Convention

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1 Closr and Closr to Rality Th -Apostill Pilot Program of th HCCH and th NNA Toujours plus près d la réalité L programm pilot d'apostills élctroniqus d la HCCH t d la NNA Cada día mas crca d la ralidad El Programa Piloto d Apostillas Elctrónicas d la HCCH y La NNA Th "spirit and lttr of th [Apostill] Convntio[n] do not constitut an obstacl to th usag of modrn tchnology and [its] application and opration can b furthr improvd by rlying on such tchnologis." 2003 Spcial Commission mting on th practical opration of th Hagu Apostill Convntion

2 Rcord Apostill in -Rgistr Rqusting Prson Public Documnt Comptnt Authority Issuing -Apostill Intrstd Prson May Vrify Origin of -Apostill Rqusting Prson -Public Documnt -Apostill -Apostillisd Documnt May Produc Effcts in Rciving Stat Stats and thir Comptnt Authoritis ar ncouragd to furthr xplor th possibilitis of stting up lctronic Apostill rgistrs. Th gnral consnsus was that this goal was asily attainabl using commonly availabl tchnologis [E]lctronic rgistrs would promot and facilitat usag of rgistrs, which ar now hardly vr usd in a purly papr form nvironmnt; thus lctronic rgistrs may provid a powrful dtrrnt to fraud and abus of th Apostill. Th First Intrnational Forum (2005) on -Notarization and -Apostills

3 What is th -APP? Undr th -Apostill Pilot Program (-APP), th HCCH and th NNA ar, togthr with any intrstd Stat, dvloping, promoting and assisting in th implmntation of low-cost, oprational and scur softwar modls for (i) th issuanc and us of lctronic Apostills (-Apostills) and (ii) th opration of lctronic Rgistrs of Apostills (-Rgistrs). Th -APP is dsignd to illustrat how th Conclusions and Rcommndations of th 2003 Spcial Commission mting on th practical opration of th Hagu Apostill Convntion and th 2005 Intrnational Forum on -Notarization and -Apostills can b implmntd in practic by rlying on xisting and widly usd tchnology.* Issuing -Apostills Th suggstd modl uss Adob Acrobat, out-of-th-box, PDF tchnology. Whil th -Apostill is a PDF documnt, it can b supportd by an optional XML layr of data, which can b rusd with othr lctronic documnt solutions. Th us of XML also favours th dvlopmnt of a common data standard for -Apostills. Undr th suggstd modl, and with a viw to providing, in particular, intgrity, authntication and non-rpudiation, Comptnt Authoritis us digital crtificats to digitally sign th -Apostills thy ar issuing. Oprating -Rgistrs Th suggstd modl rlis on opn sourc solutions, including PHP and MySQL. Th modl allows Comptnt Authoritis to asily and safly rcord lctronically any (papr or lctronic) Apostill it has issud. Any prson prsntd with an Apostill is abl to assss its origin by conducting a scur onlin qury, using th numbr and dat of th Apostill; th qury is thn answrd automatically by indicating whthr or not thr is a matching ntry in th -Rgistr. Th softwar modl dvlopd in PHP/MySQL is frly distributd undr th GNU Gnral Public Licns; this opn-sourc licns also allows Comptnt Authoritis to modify, if ncssary, th suggstd -Rgistr modl so that it prfctly suits thir own nds. Educational matrial For both componnts of th -APP, ducational matrial, including a printd Manual and an onlin ducational program, xplaining th opration and us of th suggstd modls is bing dvlopd and will b frly licnsd undr a Crativ Commons Licns. All for fr As a rsult of th adoptd licns structur, Comptnt Authoritis ar abl to us th suggstd modls and ducational matrials for fr. Combating fraud dramatically incrasing scurity Thr is no doubt that th -APP provids a vry powrful tool to combat fraud and abus of Apostills. Th -APP offrs a lvl of scurity which far xcds th currnt standards rsulting from th Convntion s opration in a papr-only nvironmnt. * Th Conclusions and Rcommndations of th 2003 Spcial Commission ar availabl on th Apostill Sction of th HCCH Wb sit at < >. Th Conclusions and Rcommndations of th Forum on -Notarization and -Apostills ar availabl on both th Apostill Sction of th HCCH Wb sit and th NNA Wb sit at < >. For mor information, s th documnt ntitld Closr and Closr to Rality: th -Apostill Pilot Program of th HCCH and th NNA (Prl. Doc. No 10 of March 2006 for th attntion of th Spcial Commission of April 2006 on Gnral Affairs and Policy of th Confrnc, availabl on th Apostill Sction of th HCCH s Wb sit at < >).

4 Qu'st-c qu l'-app? Dans l cadr du programm pilot d Apostills élctroniqus (-APP), la HCCH t la NNA, n collaboration avc ls Etats intérssés, dévloppnt, facilitnt la mis n œuvr t font la promotion d modèls d logicils pu onérux, opérationnls t sécurisés pour (i) l émission t l utilisation d Apostills élctroniqus (-Apostills) t (ii) l xploitation d rgistrs élctroniqus d'apostills (-Rgistrs). L -APP st conçu pour illustrr la manièr dont ls Conclusions t Rcommandations d la Commission spécial d 2003 sur l fonctionnmnt pratiqu d la Convntion Apostill t du Forum intrnational sur la notarisation t l'apostill élctroniqus d 2005 puvnt êtr miss n œuvr n pratiqu grâc à l'utilisation d tchnologis déjà xistants t largmnt utilisés.* Emttr ds -Apostills L modèl proposé utilis un tchnologi PDF Adob Acrobat standard. Alors qu l'-apostill st un documnt PDF, ll put êtr doté d un couch facultativ d donnés XML, qui put êtr réutilisé avc d'autrs solutions d documntation élctroniqu. L'utilisation d XML favoris égalmnt l dévloppmnt d'un norm commun d donnés pour ls -Apostills. Dans l cadr du modèl proposé, t n vu d'assurr, notammnt, l'intégrité, l'authntification t la non-répudiation, ls Autorités compétnts utilisnt ds crtificats numériqus pour signr numériqumnt ls -Apostills qu'lls émttnt. Exploitr ds -Rgistrs L modèl proposé st basé sur ds solutions à cod sourc libr (opn sourc), dont PHP t MySQL. L modèl prmt à un Autorité compétnt d nrgistrr élctroniqumnt t d manièr aisé t sécurisé, tout Apostill (papir ou élctroniqu) qu ll a émis. Tout prsonn à qui un Apostill st présnté put n contrôlr l origin par l biais d un vérification n lign sécurisé, n utilisant l numéro d'ordr t la dat d l'apostill ; la dmand génèr un répons automatiqu indiquant l'xistnc ou non d'un inscription corrspondant dans l'-rgistr. L logicil dévloppé n PHP/MySQL st distribué gratuitmnt n vrtu d la Licnc Général Publiqu GNU ; ctt licnc libr prmt aussi aux Autorités compétnts d modifir, au bsoin, l modèl d'-rgistr proposé afin qu clui-ci répond parfaitmnt à lurs bsoins. Matéril d formation Pour ls dux composants d l'-app, l matéril d formation, comprnant un manul imprimé t un programm d formation n lign, xpliquant l fonctionnmnt t l'utilisation ds modèls proposés, st n cours d élaboration t fra l'objt d'un licnc gratuit n application d'un licnc Crativ Commons. Utilisation gratuit Du fait d la structur d licnc adopté, ls Autorités compétnts puvnt utilisr ls modèls proposés t l matéril d formation gratuitmnt. Combattr la fraud accroîtr substantillmnt l nivau d sécurité Il n fait aucun dout qu l -APP constitu un moyn très fficac d lutt contr la fraud t ls abus d Apostills. L -APP offr un nivau d sécurité qui dépass largmnt ls norms actulls résultant du fonctionnmnt d la Convntion dans un nvironnmnt uniqumnt papir. * Ls Conclusions t Rcommandations d la Commission spécial d 2003 sont disponibls sur l «Espac Apostill» du sit Wb d la HCCH à l'adrss < >. Ls Conclusions t Rcommandations du Forum sur la notarisation t l'apostill élctroniqus sont disponibls à la fois sur l «Espac Apostill» du sit d la HCCH t sur l sit d la NNA à l'adrss < >. Pour plus d information, voir l documnt intitulé «Toujours plus près d la réalité : l Programm pilot d'apostills élctroniqus d la HCCH t d la NNA» (Doc. prél. No 10 d mars 2006 à l'intntion d la Commission spécial d'avril 2006 sur ls affairs générals t la politiqu d la Conférnc), disponibl sur l «Espac Apostill» du sit d la HCCH à < >).

5 Qué s l -APP? Dntro dl marco dl Programa Piloto d Apostillas Elctrónicas (-APP), la HCCH y la NNA, n colaboración con todos los Estados intrsados, stán dsarrollando, promovindo y facilitando la implmntación d modlos d softwar oprativos, sguros y d bajo costo para (i) la misión y la utilización d Apostillas lctrónicas (-Apostills) y (ii) la utilización d rgistros lctrónicos d Apostillas (-Rgistrs). El -APP ha sido concbido para ilustrar la manra n la cual las Conclusions y Rcomndacions d la Comisión Espcial d 2003 sobr l Funcionaminto Práctico dl Convnio d La Haya sobr la Apostilla y dl Foro Intrnacional sobr la Notarización y las Apostillas Elctrónicas d 2005 pudn sr implmntadas n la práctica gracias a la utilización d tcnologías ya xistnts y ampliamnt utilizadas.* Expdición d -Apostills El modlo propusto utiliza tcnología PDF Adob Acrobat stándar. Aunqu la -Apostill s un documnto PDF, ésta pud sr dotada d una capa d datos opcional XML, misma qu pud sr rutilizada con otras solucions d documntación lctrónica. D igual manra, la utilización d XML favorc l dsarrollo d un stándar d datos comuns para las -Apostills. Dntro dl marco dl modlo propusto y n vista d asgurar, n particular, la intgridad, la autnticación y l no rchazo, las Autoridads Comptnts utilizan los crtificados digitals para firmar digitalmnt las -Apostills qu xpidn. Utilización d -Rgistrs El modlo propusto stá basado n solucions d código abirto (opn sourc), incluyndo PHP y MySQL. El modlo prmit a una Autoridad Comptnt rgistrar lctrónicamnt, d una manra fácil y sgura, toda Apostilla (n papl o lctrónica) qu ésta haya xpdido. Toda prsona a quin s l haya prsntado una Apostilla pud confirmar su orign por mdio d una vrificación n lína (onlin) sgura, utilizando l númro y la fcha d la Apostilla; la solicitud gnra una rspusta automática indicando la xistncia o no d una inscripción corrspondint n l -Rgistr. El modlo d softwar dsarrollado n PHP/MySQL s distribuy gratuitamnt bajo la Licncia Pública Gnral GNU; sta licncia d funt abirta también prmit, si fura ncsario, qu las Autoridads Comptnts modifiqun l modlo d -Rgistr sugrido d manra d adaptarlo prfctamnt a las propias ncsidads. Matrial d capacitación Para los dos componnts dl -APP, l matrial d capacitación, incluyndo un manual imprso y un programa d capacitación n lína (onlin), xplicando l funcionaminto y la utilización d los modlos propustos, stá n dsarrollo y srá objto d una licncia gratuita n aplicación d una licncia d Crativ Commons. Compltamnt gratis Dbido a la structura d la licncia adoptada, las Autoridads Comptnts pudn utilizar los modlos propustos y l matrial d capacitación d manra gratuita. Combatir l fraud aumnta considrablmnt l nivl d sguridad No hay duda d qu l -APP constituy un mdio muy ficaz para combatir l fraud y l abuso d las Apostillas. El -APP ofrc un nivl d sguridad qu xcd las normas actuals qu rsultan dl funcionaminto dl Convnio dntro d un ambint basado únicamnt n papl. * Las Conclusions y Rcomndacions d la Comisión Espcial d 2003 stán disponibls n l Espac Apostill [n francés] y Apostill Sction [n inglés] dl sitio wb d la HCCH n la dircción < >. Las Conclusions y Rcomndacions dl Foro sobr la Notarización y las Apostillas Elctrónicas stán disponibls a la vz sobr l Espac Apostill y Apostill Sction dl sitio wb d la HCCH así como n l sitio wb d la NNA n la dircción < >. Para mayor información, va l documnto titulado Toujours plus près d la réalité : l Programm pilot d'apostills élctroniqus d la HCCH t d la NNA [n francés] / Closr and Closr to Rality: th -Apostill Pilot Program of th HCCH and th NNA [n inglés] (Doc. Prl. No 10 d marzo d 2006 a la intnción d la Comisión Espcial d abril d 2006 sobr los Asuntos Gnrals y Política d la Confrncia), disponibl n Espac Apostill [n francés] y Apostill Sction [n inglés] dl sitio wb d la HCCH n < >).

6 Tim-Fram of -APP: Ambitious Goals Ovr 4 Yars For furthr information on th -APP, plas contact: National Notary Association: HCCH: Richard J. Hansbrgr, E-Notarization Dirctor Christoph A. Brnasconi, First Scrtary D Soto Avnu, P.O. Box 2402 Chatsworth, California U.S.A Tlphon: Hagu Confrnc on Privat Intrnational Law Conférnc d La Hay d droit intrnational privé Schvningswg KT Th Hagu Nthrlands Tlphon: National Notary Association P29893

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