TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO

Transcripción

1 TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO

2 Términos y Condiciones de Uso del Correo Electrónico de la Provincia de San Juan. 1. INTRODUCCIÓN La Dirección Provincial de Informática dependiente de la Secretaria de la Gestión Pública del Ministerio de Hacienda y Finanzas administra el Servicio de Correo Electrónico del Gobierno de la Provincia de San Juan. Estableciendo con este documento las Políticas de Seguridad y los Términos y Condiciones de Uso del Correo Electrónico. 2. OBJETIVOS Los Términos y Condiciones de uso del Servicio de Correo Electrónico tienen como objetivo proveer de principios, reglas y procedimientos para el uso eficiente, adecuado y seguro de los recursos electrónicos que se utilizan para intercambiar o publicar información. 3. FINALIDAD Este documento tiene el propósito de comunicar que el correo electrónico institucional constituye un medio oficial para la transmisión de mensajes y documentos a través de la red institucional, así como por Internet. 2 Regular el uso, unificar criterios técnicos y administrativos sobre el servicio de correo electrónico institucional, asegurando y facilitando una eficiente comunicación tanto interna como externa. 4. ALCANCE Incluir las normas para el uso apropiado del servicio de correo electrónico del gobierno de la Provincia de San Juan que se garantice el mayor rendimiento y seguridad de los sistemas de información y de las cuentas de correo electrónico de los usuarios. Las normas establecidas en este documento son de cumplimiento obligatorio para todos los usuarios que dispongan un correo electrónico asignado en el dominio SANJUAN.GOV.AR.

3 5. RESPONSABILIDAD LAS AUTORIDADES DE CADA REPARTICIÓN TIENEN LA RESPONSABILIDAD DE: Determinar a qué personas, que cumplan funciones en la repartición o trabajen en alguna relación con el organismo, se les autorizará a tener una cuenta del correo electrónico oficial. Autorizar y avalar el formulario de solicitud por el cual se pide la misma. Comprometer al personal a utilizar el servicio de correo electrónico. Conocer que cada cuenta tiene un costo de licenciamiento, gasto de administración de espacio utilizado y un costo de almacenamiento. LOS USUARIOS DE CORREO ELECTRÓNICO DEL GOBIERNO DE LA PROVINCIA DE SAN JUAN TIENEN LA RESPONSABILIDAD DE: Conocer las políticas de Seguridad del Servicio de Correo Electrónico. Cumplir con las normas para el uso y manejo del correo electrónico, establecidas en el presente documento de Términos y Condiciones de Uso. [Punto 6] Notificar por escrito cualquier uso indebido o distinto del autorizado por el presente, a soporte.correo@sanjuan.gov.ar o a la persona u oficina que administra este servicio. EL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO TIENE LA OBLIGACIÓN: 3 Asignar una cuenta de correo electrónica a la persona autorizada que solicita el servicio. Notificar al usuario por correo o por teléfono cuando la cuenta esta lista para usarse. Capacitar a los usuarios si es necesario en el uso del Correo electrónico. 6. TERMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL USUARIO El usuario de una cuenta de correo electrónico del Gobierno de San Juan se compromete a aceptar y cumplir los siguientes términos y condiciones que con carácter general se aplican a todos los servicios: Los usuarios son completamente responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de correo en la organización. No deberán facilitar u ofrecer la cuenta de correo personal (la clave de acceso al servicio) a terceros. Debe ser consciente de los términos, prohibiciones y perjuicios indicados en el Capítulo 6.2 del presente sobre Uso indebido del Correo Electrónico El correo electrónico es una herramienta para el intercambio de información entre personas, y no, una herramienta de difusión masiva e indiscriminada de

4 información. Para ello existen otros canales más adecuados y efectivos, no resulta correcto el envío de correo a personas que no desean recibirlo. Constituye una contravención a este reglamento la realización de cualquier abuso de los tipos definidos en el capítulo 6.2 Del Uso indebido del Correo Electrónico, además de las siguientes actividades: o utilizar el correo electrónico para cualquier propósito comercial o financiero. o participar en la propagación de cartas encadenadas o en esquemas piramidales o temas similares. O la distribución de forma masiva de grandes cantidades de mensajes con contenidos inapropiados para nuestra organización. o La suscripción a foros de discusión, listas de distribución y/o grupos de noticias utilizando la cuenta de correo institucional. Para asegurar un normal funcionamiento del servicio y un uso eficiente de los recursos se deben extremar las precauciones con los archivos que se adjuntan, ya que los mismos ocupan espacio y en muchos casos son remitidos a toda la comunidad que dispone en la lista de contactos. Esto ocasiona varios inconvenientes: Pérdida de performance en la red de datos. El espacio de almacenamiento es limitado y todos estos archivos van quedando guardados en los discos rígidos de las PC s y en los servidores. Exposición a multiplicación y divulgación de virus informáticos, que son cada día más destructivos y difíciles de combatir. 4 Si, en el ejercicio de sus funciones, el personal informático detectara cualquier anomalía que muestre indicios de usos ilícitos o contrarios a esta reglamentación, lo pondrá en conocimiento de la autoridad competente. 6.2 DEL USO INDEBIDO DEL CORREO ELECTRÓNICO Los usos indebidos (que pueden constituir también usos ilegales) del correo electrónico del Gobierno de San Juan pueden acarrear sanciones institucionales. Estos usos incorrectos incluyen: Usar el servicio de correo electrónico para propósitos no laborales, comerciales o publicitarios. Intentar o apoderarse de claves de acceso de otros usuarios. Intentar acceder y/o modificar mensajes de otros usuarios.

5 Cargar archivos que contengan virus, caballos de Troya, gusanos, bombas de tiempo, archivos dañados o cualquier otro software o programa similar que pueda perjudicar el funcionamiento de los equipos o la propiedad de otros. Difamar, abusar, acosar, espiar, amenazar o, infringir los derechos legales de otras personas (tales como el derecho a la privacidad y publicidad). Publicar, exponer, cargar, distribuir o diseminar cualquier tema, nombre, material o información que sean inadecuados, profanos, fraudulentos, difamatorios, discriminatorios, ofensivos, intimidantes, o de naturaleza amenazante. Enviar Cadenas de solidaridad y otras que apelan a la sensibilidad de las personas, sobre temas de diversa naturaleza y muevan a continuar su circulación, en la mayoría de los casos se ignora su origen o la veracidad de los problemas que se plantean. Utilizar el correo electrónico en suscripciones a listas de correos electrónicos o foros externos que no tengan relación con sus funciones. Utilizar algún mecanismo que intente ocultar la identidad del emisor de correo electrónico. Hacer uso del correo institucional para la divulgación de información confidencial DEL CORREO ELECTRÓNICO Tipos de cuentas de correo electrónico: Cuentas de correo personales Son para todas las personas que trabajen en el Gobierno de la Provincia de San Juan El responsable de una cuenta de correo personal es el titular (usuario) de la misma. Sólo se permite una cuenta de correo personal por persona. 5 Cuentas de correo Institucionales o de organismos Además de las cuentas de correo personales los responsables de las distintas oficinas podrán solicitar cuentas de correo institucional o de organismos siempre que hagan referencia a la repartición y sean necesarias para el normal funcionamiento de la misma. Cuando las circunstancias lo requieran, la autoridad podrá delegar el uso de la cuenta institucional a una o más personas, siempre que tengan relación formal con Gobierno de San Juan y realicen labores dentro de la oficina en cuestión. La delegación se hará efectiva en el mismo momento en que el titular comunique la clave de acceso al servicio al resto de usuarios de la cuenta. En caso de cambio de autoridad del organismo, la nueva autoridad deberá informar al Servicio de Correo Electrónico para actualizar los datos de la agenda como también tomar los recaudos pertinentes (cambio de contraseña, baja, etc.). Las cuentas de correo institucionales no pueden ser usadas bajo ningún concepto para otros fines que no sean los propios de la oficina a la que pertenece y que motivaron su creación. Dichos usos están determinados en el presente documento sobre Términos y Condiciones.

6 FORMATO DE LAS CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO Con el fin de garantizar la identificación de los usuarios, el formato de las cuentas de correos personales se forman utilizando la primera letra del nombre acompañado del apellido ejemplo: napellido@sanjuan.gov.ar. Llegado el caso que no esté disponible se toma la primera y segunda letra de los nombres conjuntamente con el apellido. Existen además cuentas institucionales que generalmente hacen referencia a un Área o Repartición. El formato será el siguiente nombre.organismo@sanjuan.gov.ar pudiendo el solicitante sugerir un nombre el cual no significará que será creadas de esa manera, si el administrador considera que no se ajusta a las normas generales Límites y parámetros del correo electrónico El Correo Electrónico tiene tres tipos de Buzones. Para los usuarios generales y las cuentas nuevas tienen un Buzón de almacenamiento de 60 MB. Para los Jefes de Áreas o Usuarios que necesitan más espacio existen los Buzones de 230 MB, y para los Funcionarios cuentas de 500MB o para cuentas con grandes volúmenes de correos. 7. PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN La privacidad y confidencialidad de la información es muy importante, por esta razón, el Servicio de Correo se toman la mayor cantidad de precauciones y recaudos para resguardar su información. 6 Al solicitar una cuenta de Correo Electrónico el interesado deberá proporcionar Información Personal suministrando ciertos datos personales completos y exactos en el Formulario de Solicitud. Esta información se recabara, almacenara y será confidencial: Nombres completo, Apellido, DNI, Teléfonos y Correo Alternativo. Además datos laborales de su repartición como por ejemplo Ministerio, Secretarías, Dirección, Cargo correspondiente, lugar de trabajo y teléfono laboral. Se le dará un nombre de usuario y una contraseña. Es su responsabilidad mantener la confidencialidad de su cuenta y cambiar la contraseña. Además es completamente responsable de todas las actividades que se produzcan con su cuenta. El usuario presta su consentimiento para que se su información laboral, como correo electrónico oficial, número de teléfono interno y repartición a la que pertenezca se publiquen en la Agenda Global del Servicio de Correo Electrónico. Usted no puede usar la cuenta de otra persona en ningún momento sin el permiso del titular de la cuenta.

7 8. GLOSARIO A los efectos de la aplicación del presente reglamento se deja en claro las siguientes definiciones. Active Directory: Active Directory (AD) es el término que usa Microsoft para referirse a su implementación del servicio de directorio en una red de computadoras. Su estructura jerárquica permite mantener una serie de objetos relacionados con componentes de una red, como usuarios, grupos de usuarios, permisos y asignación de recursos y políticas de acceso. Calendarios Compartidos: Es una agenda donde se comparten los evento entre dos o más usuarios. Si usa una cuenta de Exchange, puede compartir su calendario predeterminado con otra persona. Esta persona podrá ver reuniones, citas, tareas etc. Dirección de Correo Electrónico: Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. Se reconoce fácilmente porque siempre tiene (llamado arroba). Dominio: Un dominio de Internet es un nombre de un servidor de Internet que facilita recordar de forma más sencilla la dirección IP de un servidor, por ejemplo sanjuan.gov.ar. Todos los servidores tienen una dirección numérica que se conoce como dirección IP (Protocolo de Internet), por ejemplo el servidor de correo de es DNS: El DNS (Domain Name Service) es un sistema de nombres que permite traducir de nombre de dominio a dirección IP y vice-versa. Aunque Internet sólo funciona en base a direcciones IP, el DNS permite que usemos nombres de dominio que son bastante más simples de recordar (pero que también pueden causar muchos conflictos, puesto que los nombres son activos valiosos en algunos casos). Hosting: El alojamiento web (en inglés web hosting) es el servicio que provee a los usuarios de Internet un sistema para poder almacenar información, imágenes, vídeo, sistema, correo electrónico, archivos o cualquier contenido accesible vía web.

8 Es una analogía de "hospedaje o alojamiento en hoteles o habitaciones" donde uno ocupa un lugar específico. Listas de Distribución: lista de distribución es una herramienta que permite enviar un mensaje a un conjunto de direcciones de correo electrónico escribiendo a la dirección de la lista en lugar de a cada uno de ellos por separado. Microsoft Exchange 2007: Microsoft Exchange Server es un sistema de mensajería que incluye un servidor de correo, un programa de correo electrónico y aplicaciones de trabajo en grupo. Exchange fue diseñado para uso en un entorno corporativo, el servidor de Exchange se utiliza a menudo en conjunto con Microsoft Outlook para aprovechar las características de colaboración de Outlook, tales como la capacidad para compartir calendarios y listas de contactos. Outlook Web Access [OWA]: Es una Interface web que ofrece nuestro Servicio de Correo Exchange para acceder a nuestro buzón de correo a través de un Navegador Web. Protocolo POP3 [Post Office Protocolv3]: Es un protocolo estándar para recibir mensajes de correo electrónico. Es el protocolo de oficina de correo que se usa en clientes locales de correo para obtener los mensajes electrónicos almacenados en un servidor remoto. 8 Protocolo SMTP Simple Mail Transfer Protocol: Es un protocolo estándar para enviar mensajes desde un servidor de correo a otro o desde nuestro computadora al servidor de correo, a diferencia de POP3 e IMAP que son para recibir. Protocolo IMAP4: Internet Message Access Protocol, o su acrónimo IMAP, es un protocolo de aplicación de acceso a mensajes electrónicos almacenados en un servidor. Mediante IMAP se puede tener acceso al correo electrónico desde cualquier equipo que tenga una conexión a Internet. IMAP tiene varias ventajas sobre POP3, Por ejemplo, es posible especificar en IMAP carpetas del lado servidor. Por otro lado, es más complejo que POP ya que permite visualizar los mensajes de manera remota y no descargando los mensajes como lo hace POP.

9 Servicio TI: Un servicio de Tecnologías de la Información es un conjunto de actividades que buscan responder las necesidades de un cliente por medio de un cambio de condición en los bienes informáticos, potenciando el valor de estos y reduciendo el riesgo inherente del sistema. SPAM: Es el correo masivo que le llega al usuario sin solicitarlo y la información contenida en él no tiene ninguna utilidad a nivel laboral. La mayoría de estos mensajes intentan comercializar productos engañosos, propuestas para hacerse millonario rápidamente, curas milagrosas, pornografía etc. y pueden traer consecuencias negativas a la Entidad. Debido a esto, el Spam se considera como correo basura. WebMail: Es un servicio de correo web (webmail) permiten enviar y recibir correos mediante un sitio web diseñado para ello, y por tanto usando sólo un navegador web. 9