Rango de celdas: se denomina así a un grupo de celdas contiguas.

Transcripción

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2 Hojas de cálculo La hoja de cálculo es una aplicación que permite definir relaciones matemáticas entre cada una de las celdas de una matriz. De esta forma, al cambiar el contenido de una celda, cambiarán automáticamente el contenido de todas las celdas relacionadas con ella. Las hojas de cálculo tienen una amplia variedad de usos, desde presupuestos familiares hasta estados financieros corporativos. La hoja de cálculo trabaja básicamente con los siguientes conceptos: Dirección de celda: es la forma de referenciar una celda concreta dentro de la matriz. Consta de una o dos letras que identifican la columna donde está situada y un número que identifica a la fila (a esto se le conoce como notación A1). Rango de celdas: se denomina así a un grupo de celdas contiguas. Fórmulas: son expresiones que podrán asignarse a una celda, de forma que el programa muestre en ella el resultado de dicha expresión. 2

3 Hojas de cálculo Las hojas de cálculo existentes en el mercado incluyen en mayor o menor medida muchas funcionalidades. Aquí listamos solo unas pocas: Cuadernos de trabajo: ya no hay una sola matriz sino que en cada archivo se pueden generar múltiples hojas (en Excel al abrir un archivo nuevo se crea un libro con una hoja). Funciones: disponen de un conjunto de fórmulas preestablecidas de muy diversos tipos: matemáticas, lógicas, financieras, estadísticas, etc. (en Excel existen funciones para cualquier tipo de dato, que además se completan conforme las escribimos). Tareas con gráficos: pueden realizarse gráficos con distintos formatos: de barras, circulares, etc. (en Excel resulta muy cómodo obtener una representación gráfica de los datos). -3-

4 Hojas de cálculo Elaboración de informes: son operaciones que permiten obtener resultados que constituyen un resumen de los datos almacenados en las hojas (en Excel encontramos las tablas dinámicas). Análisis de datos: realizan análisis de hipótesis efectuando los cálculos y ajustando los resultados para encontrar la solución a un problema (en Excel encontramos un botón para analizar datos en la cinta deopciones de la ficha Datos). Utilización de Bases de Datos: permiten la importación y exportación de datos entre hojas de cálculo l y bases de datos (en Excel es muy cómodo importar datos de Access). -4-

5 Excel 2007 Respecto a otras versiones (y al igual que el resto de componentes del paquete Office 2007), se cambió completamente la interfaz de usuario. Los menús de opciones y las barras de herramientas han sido reemplazadas por fichas y cintas de opciones (todo estámuchomásalavista). El área de cuadrículas es 1000 veces mayor que el de las versiones anteriores. Otrasmejoras son: Tablas mejoradas Formato condicional El aspecto externo de los gráficos -5-

6 Ventana de Aplicación Cuando abrimos un archivo nuevo de Excel, la ventana de aplicación tiene el siguiente aspecto: Todo lo que escribamos en la barra de funciones aparecerá en la celda activa (y viceversa). -6-

7 Aspectos de la Ventana de Aplicación La Ventana de Aplicación es contextual (su aspecto cambia dependiendo de los objetos que estemos manipulando): Observamos que ha aparecido una nueva ficha (Diseño) que es una herramienta para tabla (ya veremos estos objetos). Lo mismo ocurriría si añadimos, por ejemplo, un gráfico (aparecerían 3 fichas nuevas) -7-

8 Tipos de datos En una celda podemos introducir cualquier tipo de dato (el formato será General. Observe el grupo número de la ficha Inicio). Si obtenemos el menú de contexto de la celda activa (botón derecho del ratón), y escogemos Formato de celdas: -8-

9 Tipos de datos Tener el formato General es lo mismo que no tener formato. Los más utilizados suelen ser número, fecha, porcentaje y texto. Dentro de cada formato podremos escoger diferentes opciones: Por ejemplo, la fecha puede mostrarse de diferentes formas. -9-

10 Tipos de datos También puede cambiarse el formato de la celda desplegando la pestaña que aparece en el grupo número de la ficha Inicio: Cuando unacelda adopta un formato, éste se le aplica a los datos que almacenamos en la misma. Pudiendo resultar sorprendente el valor que Excel muestra. Por ejemplo, escoja Porcentaje para A1 y escriba en ella 70, verá que se muestra como 70%. Sin embargo si en A2 se tiene el formato General y escribimos 0,7, veremos un 0,7. Ahora Intercambie los formatos. Verá que en A1 se muestra 0,7 y en A2 70%. -10-

11 Tipos de datos La ventana de diálogo para el formato de las celdas presenta otras pestañas interesantes. Por ejemplo en Alineación podremos establecer con el ratón que la información de la celda aparezca en vertical. Esto se hace moviendo la línea que acaba en un rombo rojo (en el cuadro Orientación): Además, habremos ya observado que cuando un dato no cabe en la celda, ésta lo rompe. Para evitarlo, en el grupo Control del texto, encontramos un botón de opción Ajustar texto, que si se escoge evitará dicho rompimiento (también podríamos combinar las celdas del rango, y cambiar la justificación o la sangría ). -11-

12 Tipos de datos Otras dos pestañas interesantes de la ventana de diálogo para el formato de las celdas, son Bordes y Proteger. La primera se utiliza para remarcar las celdas, mientras que la segunda tiene que ver con la protección de las hojas y el libro (sobre lo que volveremos más adelante). En Bordes podemos escoger entre el Estilo, el color y los diferentes lados de la celda (o, si se ha seleccionado un rango de las mismas, destacar todas las líneas creando una cuadrícula). -12-

13 Copia de rangos de celdas Normalmente los rangos son rectangulares y están en una única hoja (aunque Excel admite rangos de formas diversas que pueden incluir áreas diferentes de una misma hoja o los llamados rangos 3D, que incluyen varias hojas). Cuando se copia un rango en otro, bastará con que nos coloquemos en la celda primera del rango destino (la de la esquina superior izquierda), y escribamos en la barra de fórmulas =, haciendo clic acontinuación ió el la primera celda del rango origen (los rangos no intersectarán): -13-

14 Copia de rangos de celdas Después de hacer ENTER, situamos el cursor del ratón sobre la esquina inferior derecha de la celda destino, y observaremos una pequeña cruz. Bastará con que haciendo clic sobre la misma la arrastremos para abajo (con lo que copiamos la primera columna de las 17 filas) y para la derecha, con loquecompletamos lt lacopia. -14-

15 Copia de rangos de celdas Con ello hemos completado un proceso de copia que se llama relativa. Es decir, si en E9 se tiene A1, en F9 se tendrá B1, y en E10 se tendrá A2, etc. La copia absoluta, (siempre se copia lo mismo), tiene 3 variedades: Absoluta total: Escribimos en la celda destino $A$1 (todas las celdas contienen el mismo valor: la de la celda primera del rangoorigen). g Columna absoluta, fila relativa: Escribimos $A1 (la columna es siempre la misma: la primera) Fila absoluta, columna relativa: Escribimos A$1 (la fila es siempre la misma: la primera). Como ejercicio, escriba un rango de celdas y cópielo utilizando las 4 maneras explicadas. -15-

16 Vinculación de celdas Cuando realizamos una copia de rangos, las celdas quedan vinculadas. Esto quiere decir que si realizamos modificaciones en las celdas del rango origen, las celdas del rango destino reflejarán estos cambios (al revés no). Estoesmuyútilalahoradetenervariashojascondatos. De manera que en la primera tendremos los datos de entrada, y en el resto los datos vinculados. Los datos vinculados (como veremos) deberán estar protegidos, ya que, en principio, no tiene sentido escribir en ellos. Los datos de entrada (generalmente), no estarán protegidos, ya que es el medio por lo que podemos actualizar la información contenida en el libro. -16-

17 Vinculación de celdas Como ejercicio, abra un libro en blanco y cree 4 hojas (la primera sólo habrá que renombrarla): Datos, Teoría, Prácticas, Ligas y Tablón. Para la hoja Datos tendremos: Una vez que completemos las distintas hojas (sin fórmulas), cerraremos el libro (lo llamaremos Notas.xlsx). Más adelante volveremos sobre el mismo. -17-

18 Series de datos En Excel pueden escribirse cómodamente series de datos (también llamadas listas). Por ejemplo, si deseamos tener una tabla con un horario de clases (supongamos que comenzamos a las 8:30, y las clases duran 1 hora), nos bastará con escribir LUNES, en B1 y copiarla hasta la E1 (son 4 días). A continuación escribimos 8:30 en A2 y copiamos hasta A7 (suponemos 5 clases y un descanso de1hora). Hacer el horario de la imagen como ejercicio. Esto que hemos hecho con los días de la semana y las horas, valdría para fechas o números (escriba 1 en A1 y 44 en B1, seleccione A1:B1 y arrastre hacia la derecha. Encontrará una serie cuya diferencia es 43). Haga un ejercicio con fechas. -18-

19 Fórmulas Escribir una fórmula en Excel es algo muy parecido a vincular celdas. Si suponemos (como es normal) que el dato de entrada está en otra celda (o rango), escribiremos un = en la celda destino de la fórmula. A continuación observaremos que conforme escribimos la función, Excel nos va completando el nombre. Después de escribir el nombre de la función solo restará abrir paréntesis y hacer clic en la celda origen de datos. Cerramos paréntesis y pulsamos ENTER. En la tabla de la imagen, la fila 3 lleva una serie (en B3, 0, y en C3, =B3 + PI()*10/180, es decir 10 grados). Los números van con dos decimales. EnB5escribiremos=SENO(B$3),ycopiamoslafila.Igual el resto. -19-

20 Completando datos de los alumnos Volvemos a abrir el libro Notas.xlsx. Nos vamos a la hoja Teoría y escribimos la siguiente fórmula en la celda E4: =SI(CONTAR.BLANCO(C4:D4)=2;"NP";PROMEDIO(C4; D4)). De esta manera aparecerá un NP (No Presentado) en E4 si el alumno no ha entregado ningún ejercicio; en otro caso será lanota media. Copiamos la fórmula parael resto de filas de la columna E. El resultado debe de ser el que se muestra en la imagen: -20-

21 Completando datos de los alumnos Repita lo mismo para la hoja Prácticas. El resultado debe de ser el que se muestra en la imagen: La hoja Ligas no lleva fórmulas. -21-

22 Completando datos de los alumnos La hoja Tablón es la que dedicamos para relacionar todos los datos aportados y obtener gráficos que nos representen porcentajes de notas, medias, etc. Además, será la que se utilizaría para imprimir (en formato pdf) y colgar de la web de la asignatura. Esto quiere decir que aparecen en ella las notas de teoría, prácticas y la nota global. El resultado final se muestra en la siguiente imagen: -22-

23 Completando datos de los alumnos En C4 tendremos: =SI(Teoría!C4="";"";Teoría!C4) ;Teoría!C4) EnD4 tendremos: =SI(Teoría!D4="";"";Teoría!D4) EnE4 tendremos: = SI (Prácticas!C4 = ""; ""; Prácticas!C4) EnF4 tendremos: = SI (Prácticas!D4 = ""; ""; Prácticas!D4) EnG4 tendremos: =SI(Y(Teoría!E4="NP";Prácticas!E4="NP");"";SI(L4<4,8;L4; SI(L4<5;5;SI(L4<=6,7;L4;SI(L4<7;7;SI(L4<=8,7;L4;SI(L 4<9;9;L4))))))), (más tarde explicaremos esto). YenH4 tendremos: =SI(Y(Teoría!E4="NP";Prácticas!E4="NP");"NP";""). No olvidar lid que siempre que escribamos la direcciónió de una celda podemos optar (lo cual es recomendable), por pulsar con el ratón en la celda correspondiente. Las celdas que están en amarillo se utilizan para cálculos intermedios (no aparecerán en el documento pdf final). -23-

24 Completando datos de los alumnos Es de recibo explicar el significado de algunas de las fórmulas escritas. Así, = SI(Teoría!C4 = ""; ""; Teoría!C4), significa que si el vínculo Teoria!C4 contiene la cadena vacía,escribaaquílacadenavacíay,enotrocaso,escriba el contenido del vínculo. Por qué no hemos escrito sencillamente = Teoria!C4? Porque al ser el formato de la celda numérico con un decimal escribiría 0,0 (lo cual no queda bien si queremos mostrar a los alumnos que no se han presentado sólo en teoría o prácticas). -24-

25 Completando datos de los alumnos La celda G4 donde tenemos: =SI(Y(Teoría!E4="NP";Prácticas!E4="NP");"";SI(L4<4,8;L4; SI(L4<5;5;SI(L4<=6,7;L4;SI(L4<7;7;SI(L4<=8,7;L4;SI(L 4<9;9;L4))))))), resulta más difícil de explicar. No pondremos nada si el alumno no se ha presentado. Después hace referencia a una celda posterior (L4) y pretende dejar la nota como está si el alumno saca menos de 4,8; ponerle un 5 (en otro caso) si saca menos de 5; dejarla como está si saca 6,7 o menos; ponerle un 7 si su nota es superior a 6,7 pero inferior a 7; dejarla como está si es mayor o igual que 7 y menor o igual que 8,7; ponerle un 9 si es superior a 8,7 e inferior a 9; y dejarla como está en otro caso (esto es lo que se suele denominar maquilar las notas ). Por último en H4 tendremos NP si no se ha presentado ni a teoría ni a prácticas. -25-

26 Completando datos de los alumnos Para calcular L4 haremos uso de las celdas que se muestran: -26-

27 Completando datos de los alumnos En I4 tendremos: = SI( Teoría!E4 = "NP"; 0; Teoría!E4), es decir, la nota numérica de teoría. Con J4 se tendrá la numérica (análoga anterior) de prácticas. K4 es la media ponderada: =(0,6*(I4+Ligas!C4)+0,4*(J4+Ligas!D4)). Y, por último, en L4 se evitará que haga media si la teoría como la práctica no superan o igualan a 4 (de esta manera, por ejemplo, no aprueba alguien que tenga un 3 en teoría yun8enprácticas): =SI(Y(I4+Ligas!C4>=4;J4+Ligas!D4>=4);K4;MIN(K4;4)) -27-

28 Completando datos de los alumnos Para la nota literal (que va a las actas), se tendrá en M4: =(SI(H4="NP";"NP";SI(G4<5;"Suspenso";SI(G4<7; "Aprobado";SI(G4<9;"Notable";SI(G4<9,5;"Sob resaliente";"mat.honor")))))) Ahora nos ocuparemos de imprimir los resultados a un documento pdf. Para ello deberemos de ocultar las celdas que están en amarillo. Para ocultar datos, basta con seleccionarlos y en el menú de contexto hacer clic sobre ocultar: -28-

29 Protección de datos Como ya hemos comentado, las celdas vinculadas deben de ir protegidas (esto incluirá a todas las fórmulas). Para proteger las celdas, lo primero que haremos será seleccionar toda la hoja (puesto que, por defecto Excel va a bloquear todas las celdas). Esto se consigue haciendo clic en la esquina superior izquierda de la matriz de celdas: -29-

30 Protección de datos Con el menú de contexto (que será para toda la hoja) obtendremos la ventana de diálogo del formato de las celdas y escogemos la pestaña Proteger: Quitaremos la selección de Bloqueada y aceptamos. Ahora estará desbloqueada toda la hoja. A continuación con el ratón y CTRL pasamos a seleccionar sólo lo que vamos a bloquear. -30-

31 Protección de datos Seleccionamos todo menos justo el rango C4:D15 (que no deseamos proteger): Procedemos a obtener de nuevo la ventana de diálogo del formato de la celda, y ahora activamos la celda de opción Bloqueada (y, si se quiere, también la de Oculta que evitará que se vean las fórmulas y en general el contenido de las celdas bloqueadas). Ahora estarán bloqueadas las celdas que queremos. -31-

32 Protección de datos El proceso termina escogiendo del grupo Cambios de la ficha revisar. Haremos clic sobre el botón Proteger hoja y procedemos a introducir una contraseña (todos la letra a): Dejaremos la opción por defecto (pruebe si quiere con el resto). Si ahora intenta escribir en las celdas de la hoja, comprobará que sólo podrá hacerlo en las desprotegidas. Proceda a proteger todos los datos que crea conveniente del libro Notas.xlsx. -32-

33 Formato condicional Aunque el Formato condicional, ya se encontraba en anteriores versiones de Excel, en la versión 2007 ha llegado a su mayor nivel de relevancia. Se trata de utilizar herramientas gráficas (diagramas de barras, colores, semáforos, etc.) para visualizar mejor los datos. La verdadera potencia del formato condicional se obtiene en los llamados informes de tablas dinámicas (que veremos más adelante). Sin embargo, con los datos normales también resulta interesante su utilización. Por ejemplo, supongamos que queremos destacar los alumnos que tienen entre un 4 y un 5 (con vistas a estudiar si vamos a subirle la nota). Abrimos la hoja Tablón del libro Notas.xlsx. Acudiremos al formato condicional para ello. Utilizamos 3 semáforos (el verde son los no suspensos, el amarillo, los que nos interesa salvar, y el rojo los insalvables). (volveremos a ver este tema en tablas dinámicas) -33-

34 Las Tablas Anteriores versiones a la 2007 no disponían propiamente de este tipo de objetos. Las tablas son rangos rectangulares de celdas con unas características especiales. Las tablas presentan muchas mejoras respecto a los rangos de celdas. A continuación destacamos algunas de ellas. Pestaña de filtrado por defecto Si nos vamos a la hoja Tablón, podríamos convertir en tabla todo el rango de datos resumen que disponemos: -34-

35 Las Tablas Si seleccionamos el rango (A3:M15, aunque tampoco hace falta ya que basta con que nos coloquemos en cualquier celda) y hacemos clic en dar formato de tabla del grupo Estilos de la ficha Inicio, veremos que cambia el aspecto de los datos (se resaltan las distintas filas, y la primera sobre todo). Además, veremos que obtenemos un cambio en el interfaz de usuario apareciendo una nueva ficha (herramientas de tablas). Pero lo importante ahora es que nos fijemos en las pestañas desplegables que se muestran en cada celda de la primera fila (llamada cabecera). Ésta nos permite hacer consultas cómodamente de los datos que se nos muestran (o, si se quiere, filtrarlos). Por ejemplo: alumnos no suspensos: -35-

36 Las Tablas Para obtener este resultado basta con que en la pestaña de Literal, filtremos a los suspensos y a los no presentados. Posibilidad de añadir fila de totales No es lógico que las tablas contengan una fila especial donde se muestren los valores resúmenes (subtotales), de los datos correspondientes a cada columna? Si en el subconjunto Opciones de estilo de la tabla activamos la casilla Fila de totales, seañadiráunafila con una pestaña que permite aplicar una función de agregado (típicas de consultas en bases de datos) a la columna correspondiente. Por lo pronto aparece un 12 en la del campo Literal (indicando que hay 12 alumnos). -36-

37 Las Tablas Si hacemos clic en cualquier celda de la fila de totales (por ejemplo en la del campo nota numérica), observaremos que aparece una pestaña que al desplegarse nos muestra las funciones que podemos aplicar: Si escogemos Promedio podríamos averiguar la nota media de los alumnos (max y min nos daría, respectivamente, la mejor y peor nota, etc.) -37-

38 Las Tablas Obtenga como ejercicio las notas medias en cada uno de los ejercicios, así como la media global en teoría y prácticas (hágalo también por titulaciones). Para elaborar informes más completos esperaremos a ver las tablas dinámicas. Controlador de tamaño añadido Excel 2007 ha añadido un controlador de tamaño en las tablas, que permite cambiar el rango de las celdas muy cómodamente. Dicho controlador se encuentra en la esquina inferior derecha, y es un vértice destacado de color verde. Para moverlo bastará con hacer clic sobre él y (sin soltar el ratón) cambiar el tamaño de la tabla (el nº de filas). Comoejercicioreduzcaeltamañodelatablaenla hoja Tablón a los primeros 5 alumnos (observe cómo se traslada la fila de totales y los valores nuevos que aparecen en la misma). (quite el filtro anterior) -38-

39 Las Tablas Columnas calculadas Con las tablas, para aplicar una fórmula a las celdas de una columna no es necesario arrastrar el borde resaltado (con una cruz) de la que contiene la fórmula alrestodeceldasdelacolumna. La columna debe ser columna calculada de las tablas. Lo primero que haremos será añadir una columna vacía con el controlador de tamaño. A la cabecera de esta columna la llamamos teórico/práctico. Lo que queremos significar es si un alumno obtiene mejor nota en teoría o en práctica (si las dos son iguales escribiremos ambos). Ahora procedemos a escribir en la celda N4 la fórmula que no escriba nada si en M4 hay una NP, que escriba Práctico si I4 > J4, Ambos, si I4=J4, Práctico en otro caso (Comprobará que después de escribir la fórmula y pulsar ENTER, ésta se escribe en todas las celdas de la columna calculada). -39-

40 Las Tablas El resultado se muestra en la siguiente imagen: -40-

41 Las Tablas Validación de datos No siempre los valores introducidos en la celda son correctos. Para evitar esto, Excel permite validar estos datos antes de ser añadidos a nuestras hojas (esto se conoce en bases de datos como restricciones semánticas del modelo). Con esta técnica, también podremos avisar con una ventana de diálogo mediante un mensaje, el tipo de error que se ha cometido. Como ejemplo, supongamos que las titulaciones de los alumnos sólo pueden ser DGAP y DT. Esto implicaría que la columna Tit de la hoja Datos no puede contener un valor que no esté en la lista: DGAP, DT. -41-

42 Las Tablas Procederemos seleccionando las celdas (normalmente de una misma columna) que queremos validar. En este caso será la columna B de la hoja Datos. En un siguiente paso, escogeremos en la ficha Datos del grupo Herramientas de datos el botón Validación de datos: Como ejercicio intente dar otro valor a la celda de la titulación (a menos que se considere el error grave, se admiten otros valores). -42-

43 Las Tablas Dinámicas Es una de las peculiaridades de Excel que no tiene otras aplicaciones de hojas de cálculo. Cabrían varias definiciones (o aproximaciones) de tablas dinámicas (que también llamaremos, indistintamente, informes de tablas dinámicas): Las tablas dinámicas nos permiten ver la misma información de muchas formas diferentes. Las tablas dinámicas son una transformación de tablas muy extensas en una representación de datos con sentido. Las tablas dinámicas no son tablas normales (tiene su cinta de opciones propia). Se denominan dinámicas porque cambian cuando lo hacen los datos de las tablas que resumen (en el contexto de bases de datos esto se conoce como tablas derivas o procedentes deconsultas). -43-

44 Las Tablas Dinámicas Si retomamos la hoja Tablón del libro Notas.xlsx, cabría que nos preguntáramos, de entre los presentados, cuál es el porcentaje de suspensos, aprobados, etc. Esta es una de las típicas consultas que pueden resolverse mediante informes de tablas dinámicas. Una de las cuestiones o mejoras relevantes de las tablas dinámicas es que vamos a obtener resúmenes sin utilizar fórmulas (que es el método habitual que venimos propugnando). Para llevar a cabo la consulta procedemos colocándonos en cualquier celda de la tabla, con lo que obtendremos la barra de herramientas de tablas. Haremos clic sobre Resumir con tabla dinámica del grupo Herramientas. A continuación concretaremos dónde vamos a realizar el informe (mejor en un área vacía de la misma hoja). -44-

45 Las Tablas Dinámicas Se nos mostrará la barra de herramientas de tablas dinámicas y un panel derecho, donde fijaremos nuestra atención. Para completar la consulta, en el panel arrastraremos desde la parte superior del mismo hasta Rótulos de fila, el campo literal, y hasta valores de nuevo el campo literal (observemos que por defecto, la operación de agrupamiento es CUENTA): -45-

46 Las Tablas Dinámicas A continuación, nos bastará con filtrar el valor NP, para quedarnos sólo con los presentados. Este ejemplo tan sencillo ya nos ha dado idea de la potencia de las tablas dinámicas. Naturalmente, las tablas dinámicas están pensadas para manejar grandes cantidades de datos y consultas más complejas, por lo que más adelante veremos otros ejemplos más apropiados. -46-

47 Informe gráfico y tabla dinámicos Los gráficos son inmejorables a la hora de visualizar los resultados de un informe. Aquí veremos cómo podemos generar informes gráficos con tablas dinámicas. Colocados en cualquier celda de la tabla dinámica obtenida en la hoja Tablón, haremos clic en Gráfico dinámico de la ficha Herramientas de tablas dinámicas. Si escogemos 3D por sectores tendremos el que se muestra: -47-

48 Informe gráfico y tabla dinámicos Todavía nos cabe una pequeña mejora: mostrar los porcentajes. Para ello haremos clic sobre uno de los sectores, y en el menú de contexto elegimos Agregar etiquetas de datos. De nuevo haremos clic sobre una de ellas y seleccionamos Formato de etiquetas de datos y optaremos por Porcentaje. Con ello nos haremos una idea cuantitativa más precisa de los resultados (otra forma de hacer lo mismo es personalizar los resultados previamente a % dl del total): -48-

49 Miscelánea Inmovilizar paneles La inmovilización de paneles permite seleccionar los datos que permanecen visibles al desplazarse en una hoja (es muy útil cuando se introducen una gran cantidad de datos). Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos: Para el panel horizontal superior (por ejemplo): Seleccione la fila situada debajo de donde desee que aparezca la división. EnelgrupoVentana, delafichavista haga clic en Inmovilizar paneles, yelijalaprimera opción. (como ejercicio inmovilice las tres primeras líneas de la hoja Tablón). -49-

50 Miscelánea Plantillas Una plantilla no es más que un libro que se utiliza para abrir otros libros (conteniendo una información previa). Puede verse como un modelo. Un ejemplo que ilustra el uso de plantillas lo tenemos en el siguiente supuesto: supongamos que siempre queremos utilizar la misma cabecera para imprimiri i todos nuestros trabajos. La solución es crear una plantilla insertando la cabecera fija en ella, y utilizarla para los libros nuevos. Como ocurría en Word, en realidad ya estamos utilizando una plantilla cada vez que abrimos un libro vacío: la del libro en blanco. Podemosaplicar otras plantilla predefinidas desde el botón de Office. 50

51 Miscelánea Donde hemos descargado de Internet una plantilla para un horario. 51

52 Miscelánea Para crear un plantilla, lo único que tenemos que hacer es que al salvar nuestro libro, le daremos la extensión.xltx.(envezde.xlsx). Automáticamente se guardará en un directorio que utiliza Excel para nuestra plantillas. De manera que cuando queramos crear un libro nuevo: Tendremos la nueva plantilla en Mis plantillas. 52

53 Miscelánea Fórmulas para aplicaciones financieras El valor del dinero es temporal. Así, aunque muchos insisten en cambiar un euro por 166 ptas (aprox.), otros observamos que con 100 ptas te tomabas un café que ahora te cuesta 1 (o más). Otro ejemplo más claro lo tenemos al ir a pedir un préstamo a un banco: al final le devolveremos el dineroprestadomáslosintereses(podemosafirmar que el dinero prestado ha perdido valor). Para este tipo de operaciones Excel dispone de una serie de funciones financieras que nos permiten automatizarestoscambiosdelvalordeldinero.en concreto vamos a tratar con 5: PAGO, PAGOPRIN, PAGOINT, TASA y VA. 53

54 Miscelánea Fórmulas para aplicaciones financieras La función PAGO La sintaxis es: PAGO(tasa; nper; vp; vf; tipo). Devuelve el pago de un préstamo por periodo (normalmente al mes), suponiendo cantidades a pagar constantes y una tasa de interés fija. Con: tasa: porcentaje de interés/nº periodos. Por ejemplo el 6% anual es 0,06/12 nper: número de periodos. Por ejemplo 4 años son 48 periodos. vp: valor presente del préstamo. Si se refiere al principio será la cantidad original del préstamo (en negativo). vf: valor futuro del préstamo (tras realizar el último pago). Si se omite se supone que es 0. Tipo es el número 0 (cero) ó 1 e indica el vencimiento de los pagos. (probar =pago(,06/12;48;-5000), debe salir 117,43 ) 54

55 Miscelánea Fórmulas para aplicaciones financieras La función PAGOPRIN La sintaxis es: PAGOPRIN(tasa; per; nper; vp; vf; tipo). Devuelve la parte principal del pago de un préstamo para un periodo dado suponiendo cantidades a pagar constantes y tasa de interés fijo. Con: per: el periodo concreto. (probar =pagoprin(,06/12;1;48;-5000), debe salir 92,43, el 79% aprox. Al principio del pago mensual) conforme aumentamos el periodo la función devuelve cada vez más, con lo que al final (48 periodos) prácticamente es el 100% del pago mensual. 55

56 Miscelánea Fórmulas para aplicaciones financieras La función PAGOINT La sintaxis i es:pagoint(tasa; per; nper; vp; vf; tipo).devuelve la parte de interés del pago de un préstamo para un periodo dado suponiendo cantidades a pagar constantes y tasa de interés fijo. Con: (probar =pagoint(,06/12;1;48;-5000), debe salir 25, el 21% aprox. del pago mensual: PAGOINT = PAGO - PAGOPRIN) conforme aumentamos el periodo la función devuelve cada vez menos, con lo que al final (48 periodos) prácticamente es el 0% del pago mensual. 56

57 Miscelánea Fórmulas para aplicaciones i financierasi La función TASA La sintaxis es: TASA(nper; pago; vp; vf; tipo; estimar). Devuelve la tasa de interés de un préstamo. estimar: estimación de la tasa de interés. Normalmente se omite. (probar =tasa(48; 117,43; -5000)*12, debe salir,06. No olvidar poner el formato de la celda correspondiente a número con 2 decimales) La función NPER La sintaxis es: NPER(tasa; pago; vp; vf; tipo). Devuelve el número de periodos de un préstamo. (probar =nper(,06/12; 117,43; -5000), debe salir 48 meses) La función VA La sintaxis i es: VA(tasa; nper; pago; vf; tipo). Devuelve el valor actual de un préstamo. (probar =va(,06/12; 48; -117,43), debe salir 5000,21. La discrepancia se debe a los ajustes en decimales) 57

58 Miscelánea Ejemplo de aplicación: Cuadro de amortización de un préstamo Una cuadro de amortización de un préstamos es una tabla de valores que muestra diferente información de cada periodo de préstamo: -58-

59 Miscelánea En C1:C4 tendremos los datos de entrada (capital, tasa, etc.) B6 contiene la fecha de inicio: 25/10/1996 I6 es el capital prestado: = C1 El resto de la columna A es una serie con diferencia 1 y que empieza en 0 (A6). Elrestodelacolumnaesunaserieconunadiferenciade 1 mes y que empieza en 25/10/1996 (B6). C7 : =PAGO($C$2*($C$3/12);$C$4;-$C$1) (pago por periodo) D7 : =D6+C7 (pagos acumulados) E7 : = =PAGOINT($C$2*($C$3/12);A7;$C$4;-$C$1) $ $3/ $4; $ $ ) (parte del pago correspondiente a los intereses). F7 : =F6+E7 (intereses acumulados) G7 : =PAGOPRIN($C$2*($C$3/12);A7;$C$4;-$C$1) (parte del pago correspondiente al capital prestado) H7: =H6+G7 (principal acumulado) I7: = =I6-G7 (lo que queda por pagar del capital). 59

60 Miscelánea FÓRMULAS MATRICIALES Normalmente con los operadores aritméticos +, *, etc., los operandos son números. Excel admite que los operandos sean matrices (generalmente rangos de celdas). Para introducir una fórmula matricial, sin embargo, en vez de pulsar tan solo ENTER, hemos de introducir la secuencia CTRL+SHIFT+ENTER. Veremos que la fórmula se encierra entre llaves (las llaves no se escriben, Excel las coloca por nosotros). Como ejemplo tome la hoja Teoría del libro Notas.xlsx seleccione con el puntero del ratón el rango M4:M15 y escriba =SI(e4:e15= NP ; ;c4:c15*0,5+d4:d15*0,5), pero en vez de presionar ENTER haga CTRL+SHIFT+ENTER. Observe que la fórmula (calcular la media de notas de teoría) se aplica a todo el rango M4:M

61 Miscelánea También podríamos obtener un solo valor. Escriba ahora en la celda N4: =PROMEDIO(si(e4:e15= NP ; ;c4:c15*0,5+d4:d15*0, 5)), pero en vez de presionar ENTER haga CTRL+SHIFT+ENTER (ahora se obtendrá en la celda N4 la media global). Este último resultado nos lleva a una conclusión muy interesante: si no requerimos los datos intermedios (las notas medias de cada alumno), podemos directamente obtener con una fórmula matricial un valor resumen (en este caso dicho resumen es la media de las notas medias de los alumnos). -61-

62 Tablas dinámicas elaboradas Para completar este curso vamos a realizar informes y gráficos de tabla dinámicos con un ejemplo suficientemente complejo. De esta manera comprobaremos la potencia de estas herramientas de Excel (que se traduciría en que para manejar bases de datos sencillas, con Excel tenemos másquesuficiente). i El primer paso consistirá en que descarguemos de la web de la asignatura la tabla que se muestra en la imagen: -62-

63 Tablas dinámicas elaboradas Con estos datos cabría que nos preguntáramos: Qué cliente se ha gastado más en pedidos? Qué importe ha vendido cada empleado? O cuánto vendió cada empleado a cada país y el importe de lo vendido a los mismos? A diferencia del procedimiento habitual (crear fórmulas que respondan a las preguntas; donde tal vez necesitemos cálculos intermedios), con una tabla dinámica no serán necesarias dichas fórmulas. Para crear un informe de tabla dinámica haremos clic enel botón resumir con tabla dinámica i de la ficha de herramientas de tabla (grupo herramientas). 63

64 Tablas dinámicas elaboradas Siguiendo el proceso que ya se explicó, para la consulta: Qué cliente se ha gastado más en pedidos? 64

65 Tablas dinámicas elaboradas Para la consulta Qué importe ha vendido cada empleado? 65

66 Tablas dinámicas elaboradas Para la consulta cuánto vendió cada empleado a cada país y el importe de lo vendido a los mismos? 66

67 Tablas dinámicas elaboradas Por último, digamos que también podremos establecer filtros en las tablas dinámicas. Por ejemplo nos podemos plantear la misma pregunta anterior, pero para una cierta forma de envío. Bastará con añadir el campo forma de envío al Filtro de informe, y escoger una forma de envío (con la pestaña que aparece en el campo). -67-