Políticas de Tecnologías de Información y Comunicaciones para la Biblioteca de la Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica

Transcripción

1 Políticas de Tecnologías de Información y Comunicaciones para la Biblioteca de la Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica M.Sc. Rita Ledezma Hernández Jefe Centro de Información, Documentación y Recursos Bibliográficos (CIDREB), UNED. Apdo San Pedro, San José, Costa Rica. Telefax: (506) rledezma@uned.ac.cr M.T.I. Donaval Neil Thompson Líder de Proyectos Informáticos Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones (DTIC), UNED. Apdo San Pedro, San José, Costa Rica. Telefax: (506) dneil@uned.ac.cr Palabras clave: Políticas, Lineamientos, Tecnología de Información y Comunicaciones Resumen En esta ponencia se plantea una propuesta que define las políticas y los lineamientos en materia del servicio de información de la Biblioteca de la Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica (UNED), mediante el uso de las tecnologías de información y comunicaciones. Estas políticas y lineamientos deben estar estrechamente ligadas con las políticas institucionales dentro del marco de una institución de educación superior que ofrece la modalidad de educación a distancia, para lo cual, tanto el docente, como el bibliotecario y el estudiante se apoyan fundamentalmente en la utilización de los medios tecnológicos.

2 Introducción El objetivo de este trabajo es presentar una propuesta que define las políticas y los lineamientos en materia del servicio de información de la Biblioteca de la Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica, mediante el uso de las tecnologías de información y comunicaciones. Estas políticas y lineamientos deberán estar estrechamente ligadas con las políticas institucionales y deberán ser aprobadas por las autoridades de la Universidad. Metodología empleada Para la elaboración de esta ponencia se revisaron y estudiaron principalmente los documentos que conforman la normativa universitaria y que están relacionados Se organizó la ponencia en la siguiente forma: Definición de Política; Marco Normativo Institucional; El desarrollo de las TIC s en la Biblioteca de la UNED; Propuesta de TIC s para el servicio de la Biblioteca. Conclusión y Recomendación. Literatura Consultada. Definición de Política La UNAM la define así: generales que establecen el marco de referencia para el desempeño de las actividades en materia de obra y servicios relacionados con la misma. Constituirán el instrumento normativo de más alta jerarquía en la materia al interior de la universidad y servirá de base para la emisión de los (UNAM-OAG-IIJ, 1998, p.1). Su aprobación y emisión estará a cargo del Rector y del Patronato Universitario, a propuesta del Comité Asesor de Obras de la UNAM.

3 Para este trabajo se ha definido Política TIC para la Biblioteca como un plan general a largo plazo que orienta y organiza el pensamiento Institucional para alcanzar los objetivos estratégicos en el uso de las TIC s en la Biblioteca. Marco Normativo Institucional: La Universidad Estatal a Distancia (UNED) hace uso de los diversos medios tecnológicos que permiten la interactividad, el aprendizaje independiente y una formación humanista, crítica, creativa y de compromiso con la sociedad y el medio ambiente. Aguirre, 2009, p.7). En este sentido, la UNED introduce el uso de la tecnología como una herramienta estratégica dentro de su quehacer. Con el objeto de definir una propuesta en contenga las políticas y los lineamientos en materia del servicio de información de la Biblioteca, se presentan las secciones de los documentos que conforman la norm Lineamientos de Política Institucional Factores Claves de Éxito Período Políticas de la UNED Plan de Desarrollo Institucional Lineamientos de Política Institucional En la Universidad Estatal a Distancia, los Lineamientos de Política Institucional, se elaboran a propuesta del Consejo Universitario, por una comisión nombrada por el mismo Consejo, donde hay representación de todos los sectores de la Universidad. Cuando la Comisión elabora el documento, lo presenta al Consejo Universitario y con su aprobación lo traslada a la Asamblea Universitaria para su aprobación definitiva. El Estatuto Orgánico en su artículo 7, dispone: Representativa tendrá las siguientes funciones:

4 b) Aprobar por votación afirmativa de al menos la mitad más cualquier fracción del total de sus miembros, los lineamientos de política institucional En el artículo 25 indica: Le corresponden las siguientes funciones: b) Determinar l Por disposición estatutaria, los Lineamientos de Política Institucional, deben de ser aprobados por las autoridades de la más alta jerarquía de la Institución. De igual forma se debe de proceder con las Políticas. En la elaboración y aprobación de las Políticas TIC s para la Biblioteca, deben participar las autoridades de la Universidad a nivel de Rector, Vicerrectores, Consejo y Asamblea Universitaria. Deben tener la aprobación y el compromiso de todos ellos para que los objetivos generales de la Institución y las Políticas TIC s para la Biblioteca, juntas, cohesionadas, alcancen los objetivos que se han propuesto. Al contar estas Políticas con el apoyo de las autoridades, son de acatamiento obligatorio para todo el personal de la Institución. En los Lineamientos que a la fecha ha tenido la Universidad, los relacionados con TIC s en forma general, son los siguientes: Lineamientos de Política Institucional. Aprobados por la Asamblea Universitaria en sesión de 13 de diciembre de Pág. 8, e incorporar, de forma paulatina, las tecnologías más modernas de la informática y la telemática, al proceso de enseñanza-aprendizaje. En

5 estrecha colaboración con todas las dependencias que participan de la docencia, este proceso será desarrollado bajo el liderazgo técnico Lineamientos de Política Institucional del Plan de Desarrollo tecnología al quehacer institucional, mediante centros de recursos tecnológicos, ampliando el paquete instructivo con la incorporación de la informática, la telemática, la multimedia y el uso intensivo y permanente de la tecnología, que coadyuven a la eficacia y eficiencia de los proce Lineamientos de Política Institucional Aprobados por la Asamblea Universitaria en sesión ordinaria No de 2 de febrero de Apartado VII. Inversión, Infraestructura y Financiamiento. Punto 2. Desarrollo tecnológico: a. Debe aprovecharse toda la gama de tecnología existente (tomando en cuenta en primer lugar, opciones baratas y sencillas como la audioconferencia), con el objetivo de realizar las tareas con el instrumento más apropiado y económico. Asimismo deben tomarse medidas para utilizar el equipo que la UNED ya posee. b. Deben desarrollarse los sistemas de información institucionales, necesarios para aumentar y mejorar el desempeño de todos los procesos académicos y administrativos y para promover su automatización en la medida de lo posible. En especial, deben fortalecerse los proyectos informáticos y telemáticos que le den viabilidad a la red electrónica de servicios bibliográficos y de información y documentación por medio de la red institucional, de manera que los estudiantes puedan aprovechar debidamente nuestros recursos y los existentes en el país.

6 c. Los recursos tecnológicos deben orientarse prioritariamente hacia los procesos académico-administrativos que más se presten para ello, que más urgentemente requieren de una mayor eficiencia (por ejemplo, la distribución de exámenes, el correo electrónico para los estudiantes) y donde más se podrían reducir gastos. d. Debe diseñarse una política global de automatización y desarrollo académico basado en empleo de tecnología; política en la cual estarían contemplados, el establecimiento de servicios de soporte y mantenimiento, la capacitación y la elaboración de proyectos imaginativos para la innovación académica y administrativa. e. El desarrollo tecnológico de la institución deberá basarse en planes trienales, cuya formulación deberá basarse en los siguientes criterios básicos: la incorporación ordenada de las nuevas tecnologías en el proceso de enseñanza-aprendizaje, teniendo en cuenta para ello las condiciones reales tanto culturales como económicas y materiales en que se desenvuelven nuestros estudiantes; investigación dirigida a explorar alternativas que permitan maximizar el aprovechamiento de esas nuevas tecnologías; prioridades claras para diferenciar labores académicas y administrativas de forma que en cada caso se provean los instrumentos apropiados, y para promover el sano desarrollo académico. Este plan debe ser aprobado por el Consejo Universitario y se ejecutará bajo el control de una Comisión Institucional para el Desarrollo Tecnológico.

7 Lineamientos de Política Institucional Aprobados por la Asamblea Universitaria en sesión del 15 de noviembre del Apartado III. Gestión. Punto 2. Gestión Administrativa: g) Implementar sistemas de información institucionales, con el fin de simplificarlos y agilizarlos, así como desconcentrar los trámites estudiantiles, y permitirles el acceso remoto a sus propios expedientes o a los servicios administrativos que requiere. i) Facilitar el acceso de los estudiantes a los diferentes medios tecnológicos de información y comunicación para aprovechar los servicios que brinda la UNED. Punto 3. Inversión, infraestructura y financiamiento. 3.1 Desarrollo tecnológico. El desarrollo tecnológico deberá guiarse por los siguientes lineamientos: a. Desarrollar los sistemas de información institucional para aumentar y mejorar el desempeño de todos los procesos y para la toma de decisiones y operativas. b. Fortalecer y ampliar la infraestructura tecnológica de la UNED en lo que a equipamiento, dispositivos, redes y conectividad se refiere. c. Analizar el funcionamiento y la organización actual de todos los procesos y dependencias que participan en la elaboración y producción de medios y materiales didácticos dirigidos a lograr su integración y el uso racional de los recursos. d. Dotar al sistema de producción de medios y de materiales educativos para el quehacer universitario de los recursos e

8 infraestructura tecnológicos requeridos para asegurar las necesidades del desarrollo institucional, nacional y regional. Mención especial requiere la Editorial en cuanto al mejoramiento de sus procesos como parte esencial del sistema. e. Fortalecer la plataforma de aprendizaje en línea, la conectividad a bancos de información y la participación efectiva en redes de trabajo con otras comunidades universitarias. f. Explorar alternativas que permitan maximizar el aprovechamiento de los medios y las tecnologías en la labor De los Lineamientos de Política Institucional aprobados hasta 2012, ninguno es específico para la Biblioteca, de allí la necesidad de establecerlos y la importancia que esta propuesta tiene para sus autores y para la Institución. 2. Factores Claves de Éxito Período Con relación a este tema, en el apartado 8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN, se indica para apoyar tanto los servicios administrativos como académicos, que facilitan la comunicación e interacción con el estudiante, además de otros servicios de apoyo, dentro de un sistema de educación que trasciende las (Aguirre, 2009, p.11). 3. Políticas de la UNED Eje: Pertinencia e Impacto 1. Regionalización:

9 1.1. Fortalecer la regionalización de los servicios que brinda la Universidad desde los Centros Universitarios, desde la perspectiva tecnológica y de innovación para que funcionen con apropiados niveles de articulación entre ellos y las demás instancias de la Universidad, con el fin de fomentar Proyectos de Investigación, extensión y cualquier otro que permita el desarrollo de las potencialidades de las regiones y comunidades, desde la perspectiva tecnológica y de innovación. 2. Internacionalización: 2.1. Bajo el principio de que en tiempos actuales la educación a distancia se ha transformado en una modalidad de educación universal y que el desarrollo de las nuevas tecnologías de información y comunicación deberán convertirse en una oportunidad para que la UNED como pionera en esta modalidad, trascienda a otros espacios geográficos en el mundo, específicamente en América Central y Latinoamérica, para ofrecer a la sociedad la oportunidad de adquirir nuevos conocimientos que coadyuven al bienestar y desarrollo humano. Eje: ACCESO Y EQUIDAD 5. Cobertura y equidad: 5.1. Incrementar la cobertura e inclusión en forma equitativa de manera planificada, que permita promover la cohesión y la movilidad social en todas las regiones del país fortaleciendo y promoviendo el uso de tecnologías de información y comunicación, la pertinencia de la oferta de programas académicos y el acondicionamiento de espacios físicos y tecnológicos. Eje: CIENCIA Y TECNOLOGÍA 9. Tecnologías de Información y Comunicación para el Aprendizaje a distancia: 9.1. Planificar y desarrollar la inversión en infraestructura física y tecnológica que permita dinamizar el modelo de educación a distancia

10 tanto en sus procesos administrativos como académicos. Lo anterior permitirá mejorar sustancialmente los servicios que brinda la institución desde la sede Central hasta sus Centros Universitarios. 4. Plan de Desarrollo Institucional A.5. Uso de TIC y virtualidad En el ámbito de servicios, las universidades empiezan a ofrecer los servicios administrativos de forma virtual para sus estudiantes. Se observan también nuevas tendencias en el diseño de los espacios físicos educativos para adecuarse a la tecnología y la innovación. El desarrollo de las TIC s en la Biblioteca de la UNED. El Consejo Universitario en sesión No. 1260, art. V de 19 de marzo de 1997, creó el Centro de Información, Documentación y Recursos Bibliográficos como dependencia de la Vicerrectoría Académica. En este Centro se integran los objetivos y funciones del Centro de Información y Documentación y los de la Oficina de Servicios Bibliotecarios. La Biblioteca fue creada en 1978, dependiendo directamente de la Vicerrectoría Académica. Funciona como un sistema de Bibliotecas, con una Biblioteca Central en las oficinas centrales de la Universidad (Mercedes de Montes de Oca) y una Biblioteca básica en cada Centro Universitario que la Universidad tiene en las diferentes regiones del país, actualmente 30. Hasta el 2000, la Biblioteca ofreció todos sus servicios en forma manual. Con el propósito de agilizar sus servicios, en 1999 inició su proceso de automatización, solicitó el apoyo al Consejo de Rectoría, donde se le asignó el

11 proyecto a la Oficina de Sistemas, actual Dirección de Tecnología, Información y Comunicaciones, en lo que corresponde a asesoría Informática. Se hizo análisis de varios software para automatización de bibliotecas y se seleccionó el Sistema de Automatización de Bibliotecas de la Universidad de Colima (SIABUC), en esa época, 1999, era el que más se adaptaba a las necesidades y condiciones de la Biblioteca de la Universidad a Distancia. El objetivo de adquirir el SIABUC era apoyar los procesos internos y brindar un servicio de calidad a sus usuarios, principalmente los estudiantes de la UNED. Un aspecto fundamental que apoya el modelo de educación a distancia, facilitando la comunicación e interacción con el estudiante es el hecho de que la biblioteca de la UNED cuente con presencia en la web, lo cual permite que los estudiantes, desde la comodidad de su casa, su trabajo o en cualquier lugar que se encuentre, pueda ingresar por medio de la e- Bibliotec@UNED (Biblioteca Virtual de la UNED), a los diferentes servicios de información de la biblioteca, como si estuviese en el mismo campus universitario. Entre estos servicios, acceder a las tesis en texto completo, revistas y libros electrónicos. Simultáneamente, la biblioteca fue adquiriendo bases de datos, tanto pagadas por la Institución, como las que se adquieren en forma conjunta con las otras Universidades Estatales y se pagan con Fondos del Sistema del Consejo Nacional de Rectores (CONARE). Las bases de datos con que se cuenta actualmente son las siguientes: EBSCO: Academic Search Premier; Fuente Académica; Bibliotecología. THOMSON REUTERS: ISI Web of Knowledge; Science Citation Index; Social Science Citation Index: PROQUEST: Thesis OCDE

12 ANNUAL REVIEWS SPRINGERLINK SCOPUS CAB ABSTRACTS E-LIBRO DIGITALIA EBRARY WORLD E-book Library Por otro lado, en el año 2012, la Comisión de Directoras de Biblioteca de las cuatro universidades públicas, como parte de su plan de trabajo, definen como política interuniversitaria contar con un sistema de información y gestión de bibliotecas común que permita estandarizar sus procesos y facilite la intercomunicación y servicios bibliotecarios para todos los usuarios de las cuatro universidades públicas. El software seleccionado para cumplir con esta política es ALEPH. La UNED aún se encuentra en el proceso de conversión de datos del SIABUC al ALEPH, proceso que se espera finalizar a finales del año Las políticas para los servicios de la Biblioteca de la UNED, relacionados con las tecnologías de información y comunicaciones que se definen en este apartado, representan las pautas generales para la gestión de la Biblioteca, las cuales se encuentran en consonancia con los objetivos estratégicos de la universidad. Seguidamente se presenta la descripción de cada política: 1. Servicios de Información de la Biblioteca 1.1. Los servicios de información de la biblioteca para los estudiantes, docentes, investigadores, administrativos y público en general estarán apoyados en medios tecnológicos, ofreciendo servicios de calidad,

13 como es el acceso a bases de datos, publicaciones periódicas, libros electrónicos y toda información de interés para los usuarios En cada Centro Universitario se brindarán los mismos servicios de información de la Biblioteca Central. El medio tecnológico podría variar dependiendo de las limitaciones de la zona en que esté ubicado el Centro Universitario. 2. Procesos internos de la Biblioteca 2.1. Los procesos sustantivos de la biblioteca deben estar apoyados en sistemas de información, integrados que ofrezcan servicios de calidad ágiles y modernos, a todas las dependencias de la Universidad y que contribuya a mejorar la administración, tanto de la Biblioteca Central, como de todas las Bibliotecas de los Centros Universitarios, en busca de una mayor eficiencia al servicio de sus usuarios finales. 3. Patrocinio y Financiamiento 3.1. El mejoramiento y automatización de los procesos y servicios bibliotecarios, debe contar el apoyo de las autoridades universitarias, tanto en la gestión administrativa como con los recursos económicos y humanos, necesarios para ejecutar sus planes operativos en función del cumplimiento de las políticas estratégicas de la Universidad. 4. Alfabetización Informacional (ALFIN) 4.1. La alfabetización informacional es un proceso estratégico para la Universidad, principalmente para que los estudiantes, investigadores, docentes y público en general, cuenten con las habilidades necesarias para la búsqueda, recuperación y transmisión de la información, dentro de la actual sociedad del conocimiento.

14 4.2. La Biblioteca de la UNED debe implementar un plan para gestionar los procesos de alfabetización informacional a través de los medios tecnológicos. 5. Equipo Tecnológico La Universidad dotará al personal de las bibliotecas del equipo y la infraestructura tecnológica necesaria para desarrollar sus funciones La Universidad dotará a las bibliotecas del equipo y la infraestructura tecnológica necesaria para la búsqueda, uso y consulta de los usuarios de las bibliotecas Las Bibliotecas de la UNED gestionarán los préstamos de los dispositivos móviles para el uso de los estudiantes. 6. Acceso Interuniversitario 6.1. La Biblioteca de la UNED debe establecer diversos canales de comunicación, a través de los medios tecnológicos, para brindar acceso a otras universidades del Sistema Bibliotecario de la Educación Superior Estatal de Costa Rica (SIBESE-CR), con el objeto de compartir información principalmente de los catálogos de las universidades Utilizar formatos bibliográficos y de metadatos, basados en estándares y normas internacionales. 7. Organización de la Biblioteca 7.1. Transformar el modelo organizacional de las bibliotecas de la UNED, en un sistema de centros de información y del conocimiento proporcionando el personal profesional para asumir la función formadora del bibliotecario que coadyuva con el proceso docente y de investigación.

15 CONCLUSIÓN La revisión de las Políticas, los Lineamientos de Política Institucional, los Factores Claves de Éxito y el Plan de Desarrollo, permitió conocer todos los esfuerzos que la Universidad ha hecho en esta materia. Si bien es cierto, ha establecido políticas a nivel general en cuanto a la implantación y uso de las TIC s en la Universidad, lo que son Políticas para la Biblioteca en específico no se han realizado aún. RECOMENDACIÓN Que las Políticas propuestas para la Biblioteca, se incorporen al documento Lineamientos de Política Institucional , que se someterá a conocimiento y aprobación de la Asamblea Universitaria, en Noviembre de 2013.

16 LITERATURA CONSULTADA Aguirre, H. (2009). Directrices de la UNED. San José, Costa Rica:EUNED. Jara Valdivia, Ignacio. Los Desafíos de las Políticas de TIC para escuelas. En Pensamiento Educativo, vol. 40, No.1, Ochoa Gutiérrez, Jaider. Biblioteca y TIC: medios de información y Comunicación para la formación de ciudadanía crítica. Recuperado de: UNAM-OAG-IIJ (1998). Definición Políticas. Recuperado de: Universidad Estatal a Distancia. Estatuto Orgánico Universidad Estatal a Distancia. Lineamientos de Política Institucional. Aprobados por la Asamblea Universitaria en sesión de 2 de febrero de Universidad Estatal a Distancia. Lineamientos de Política Institucional. Aprobados por la Asamblea Universitaria en sesión de 13 de diciembre de Universidad Estatal a Distancia. Lineamientos de Política Institucional del Plan de Desarrollo Universidad Estatal a Distancia. Lineamientos de Política Institucional. Aprobados por la Asamblea Universitaria en sesión de 2 de febrero de Universidad Estatal a Distancia. Lineamientos de Política Institucional. Aprobados por la Asamblea Universitaria en sesión del 13 de noviembre del Universidad Estatal a Distancia. Plan de Desarrollo Institucional Aprobado por el Consejo Universitario en sesión Universidad Estatal a Distancia. Políticas de la UNED Aprobadas por el Consejo Universitario en sesión 2108, Art. V, inciso 3) de 4 de agosto del Universidad Mayor de San Andrés. Políticas de Tecnologías de Información y Comunicación