REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO

Transcripción

1 El presente Reglamento de Funcionamiento ha sido ratificado por la Superintendencia Financiera de Colombia mediante Resolución 0412 del 1ro. de marzo de 2013 REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO PROVEEDOR INTEGRAL DE PRECIOS COLOMBIA, PROVEEDOR DE PRECIOS PARA VALORACIÓN S.A. PIP COLOMBIA S.A. PPV SEPTIEMBRE DE

2 TABLA DE CONTENIDO CAPÍTULO I - INFORMACIÓN GENERAL Interpretación Definiciones Actividades Complementarias Activos Financieros Autorreguladores u Organismos de Autorregulación Boletín o PiP Informa Casa Matriz Circulares de Servicio Circulares de Servicio Informativas Circulares de Servicio Normativas Clientes Cliente Vigilado o Controlado Cliente No Vigilado o No Controlado Comité de Valoración Convenios de suministro de información Curva Evento No Previsto Fuente de Información Grupo PIP Información para Valoración Impugnación Metodología de Valoración Alternativa o de Contingencia Metodología de Valoración Operaciones Página Web PIPCO Posturas o Puntas Proceso de Impugnación Productos

3 Proveedor de Precios para Valoración Reglamento de Funcionamiento Sistema de Valoración SFC Usuarios Vector de Precios Objeto del Reglamento Actividades y Servicios Medios para el Suministro de Información Domicilio CAPÍTULO II ESTRUCTURA FUNCIONAL Junta Directiva Descripción de la Estructura Funcional Funciones Comerciales Productos Clientes Funciones Técnicas para la Valoración Desarrollo de las Metodologías de Valoración Nuevos Productos Soporte Funciones Operacionales Información para Valoración Proceso Operativo de Valoración Otras Funciones Operacionales Funciones Administrativas Comité de Valoración Conformación del Comité de Valoración Requisitos para formar parte del Comité de Valoración Funciones Reuniones Quórum y mayorías para la toma de decisiones CAPÍTULO III REGLAS GENERALES DE OPERACIÓN Y FUNCIONAMIENTO Horarios

4 3.2. Proceso de Impugnación Presentación de Impugnaciones Revisión y resolución de las Impugnaciones Estándares operativos y técnicos para la prestación del servicio Procedimiento para la Creación y Modificación de Metodologías de Valoración Eventos No Previstos Las Fuentes de Información Convenio con la Casa Matriz CAPÍTULO IV.- DERECHOS Y OBLIGACIONES DE PIPCO Y DE LOS CLIENTES Derechos, Facultades, Obligaciones y Responsabilidad de PIPCO Derechos y Facultades Obligaciones Responsabilidad Contractual de PIPCO Derechos, Obligaciones y Responsabilidad de los Clientes Derechos Responsabilidad de los Clientes CAPÍTULO V OTRAS DISPOSICIONES Suministro de información a la SFC y a los Organismos de Autorregulación Aprobación del Reglamento y documentos complementarios Política de Tarifas Las políticas y las tarifas serán divulgadas a través de la Página Web Acceso a los Servicios Auditoría Declaración de Gobierno Corporativo Solución de Controversias Vigencia del Reglamento

5 CAPÍTULO I - INFORMACIÓN GENERAL 1.1. Interpretación Este Reglamento debe ser interpretado como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada de lo que indica su contexto general. Por lo tanto, se entienden integrados a este Reglamento los anexos, formatos y demás modificaciones que se divulguen en la Página WEB de PIPCO. El texto del Reglamento prevalecerá para la interpretación de las discrepancias entre éste y cualquiera otro documento que lo complemente o desarrolle Definiciones Para efectos de la interpretación del presente Reglamento, los términos comúnmente usados en su texto se entenderán según la definición que a cada uno de ellos se les da en los siguientes numerales. Los términos que no estén expresamente definidos se entenderán en el sentido que les atribuya el lenguaje técnico correspondiente o, en su defecto, en su sentido natural y obvio, según el uso general de los mismos. Los términos que denoten singular también incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando el contexto así lo requiera. Los términos que en el presente Reglamento tienen letra inicial mayúscula deberán ser entendidos e interpretados conforme al significado que se establece en los siguientes numerales: Actividades Complementarias Son las actividades relacionadas con el cálculo y análisis de variables o factores de riesgo, entre las que, a título simplemente enunciativo y en ningún caso de forma limitativa, se encuentran las siguientes: (i) suministro de base de datos; (ii) cálculos de volatilidad, duración y convexidad de los Activos Financieros; (iii) elaboración y distribución de insumos para el análisis, valoración y gestión de riesgos de los Activos Financieros y sus subyacentes; y (iv) todas aquellas que sean complementarias o conexas a su objeto social Activos Financieros 5

6 Son todos los valores de deuda, participativos o mixtos, bienes y productos agropecuarios, agroindustriales u otros commodities, inversiones en bienes inmuebles, inversiones en valores, títulos valores, instrumentos financieros derivados y productos estructurados que tengan o no la calidad de valor de acuerdo con la normatividad aplicable y demás derechos de contenido económico que constituyan inversiones autorizadas de un Cliente, respecto de los que se requiera la existencia de un Vector de Precios y/o Curvas para su valoración Autorreguladores u Organismos de Autorregulación Son las entidades definidas por el artículo 25 de la Ley 964 de 2005 y las normas que lo modifiquen o sustituyan que hayan sido autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia para ejercer las funciones de autorregulación Boletín o PiP Informa Es el medio a través del cual PIPCO dará a conocer a sus Clientes las modificaciones al presente Reglamento, las Circulares de Servicio Informativas y Normativas, Manuales Internos y demás instrucciones. El Boletín será remitido a la SFC y a los Organismos de Autorregulación de forma simultánea con su divulgación Casa Matriz Es la sociedad Proveedor Integral de Precios S.A. de C.V., compañía domiciliada en los Estados Unidos Mexicanos y supervisada por la Comisión Bancaria y de Valores de ese país Circulares de Servicio Son los documentos a través de los cuales PIPCO suministra, de manera oficial, a sus Clientes, a la SFC y a los Organismos de Autorregulación la información relacionada con las actividades que desarrolla en su calidad de Proveedor de Precios para Valoración. Las Circulares de Servicio serán divulgadas en la Página Web de PIPCO Circulares de Servicio Informativas Son los documentos por medio de los cuales PIPCO divulga todos los hechos, situaciones o circunstancias relacionadas con la prestación de los servicios. 6

7 Circulares de Servicio Normativas Son los documentos a través de los cuales PIPCO desarrolla el contenido del presente Reglamento para fijar las condiciones particulares de prestación del servicio y que son de obligatorio cumplimiento por parte de PIPCO, sus Clientes y Usuarios. A título simplemente enunciativo y en ningún caso de forma limitativa, los temas y aspectos que serán objeto de este tipo de circulares son los siguientes: (i) las metodologías de valoración; (ii) los horarios para divulgación de los Vectores de Precios y/o Curvas y de los demás Productos; (iii) los horarios y formatos para presentar impugnaciones; (iv) los mecanismos y procedimientos para acceder a la información que suministra PIPCO; (v) los requerimientos técnicos para la recepción y envío de información; (vi) las tarifas aprobadas para los distintos servicios; y (vii) en general, las instrucciones y reglas que permitan el adecuado desarrollo del objeto social de PIPCO de conformidad con lo previsto en el presente Reglamento. Las Circulares de Servicio serán incluidas en el Boletín y divulgadas a través de la Página Web. El Boletín, con las Circulares de Servicio, será remitido a la SFC y a los Organismos de Autorregulación de forma simultánea con su divulgación como se establece en el numeral del presente Reglamento Clientes Son todas las personas naturales o jurídicas a las cuales PIPCO presta los servicios en desarrollo de su objeto social. En el caso de los patrimonios autónomos y de los fondos se entiende que el Cliente es la entidad a la cual le corresponde la gestión y representación de los mismos Cliente Vigilado o Controlado Es cualquier entidad sujeta a la vigilancia o control de la Superintendencia Financiera de Colombia que suscribe un contrato de prestación de servicios con PIPCO Cliente No Vigilado o No Controlado Es cualquier persona natural o jurídica que no está sujeta a la vigilancia o control de la Superintendencia Financiera de Colombia que suscribe un contrato de prestación de servicios con PIPCO Comité de Valoración 7

8 Es el órgano constituido por PIPCO para cumplir con las funciones previstas en el artículo del Decreto 2555 de 2010 y las normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan, con sujeción a lo previsto en el presente Reglamento Convenios de suministro de información Son los contratos o acuerdos que suscriba PIPCO con las entidades que son fuente de información para el proceso de valoración Curva Es una referencia que sirve para valorar cualquier estructura financiera de acuerdo a los instrumentos involucrados ya sea para determinar los flujos futuros o las tasas a las cuales son descontados. Dependiendo del tipo de instrumento a valorar, se utilizará una o más curvas en la obtención del Vector de Precios Evento No Previsto Corresponde a una situación, hecho o factor que no se encuentra incorporado en una Metodología de Valoración y que puede llegar a tener un efecto material en la determinación y cálculo de un Vector de Precios y/o Curva Fuente de Información Es la persona, entidad o medio a través del cual PIPCO puede obtener la información definida en las Metodologías de Valoración para determinar el Vector de Precios y/o Curva que corresponda Grupo PIP El grupo está constituido por la sociedad Proveedor Integral de Precios S.A. de C.V. y las compañías subordinadas y vinculadas a ésta, entre las cuales se encuentran PIP LATAM S.A de CV y Proveedor Integral de Precios Colombia S.A. PPV. La presente definición solamente tiene aplicación para la interpretación y aplicación del presente Reglamento y, por tanto, no puede ser utilizada en un contexto diferente al aquí señalado Información para Valoración 8

9 Se entiende por información para valoración de inversiones, aquella obtenida con base en datos del mercado o teóricos, calculados mediante la aplicación de algoritmos matemáticos, criterios técnicos estadísticos y modelos de valoración, en valores de deuda, valores participativos, bienes y productos agropecuarios, agroindustriales u otros commodities, inversiones en bienes inmuebles, inversiones en valores, títulos valores y demás derechos de contenido económico, así como de los instrumentos financieros derivados y los productos estructurados. Así mismo incluye toda situación, hecho, factor o circunstancia que pueda ser utilizado de forma técnica para la determinación de un Vector de Precios y/o Curva mediante la aplicación de una Metodología de Valoración Impugnación Es una observación o discrepancia, debidamente sustentada, presentada por un Cliente cuando a su juicio existan elementos que permitan suponer una incorrecta aplicación de la Metodología de Valoración o algún error de parámetro(s) o supuesto(s) implementado(s) en tales modelos, que no representen adecuadamente los niveles de mercado Metodología de Valoración Alternativa o de Contingencia Corresponde a un procedimiento metodológico de valoración establecido por PIPCO que permite incorporar el efecto de un Evento No Previsto en la Metodología de Valoración. Dicho procedimiento debe ser confirmado por el Comité de Valoración y la Junta Directiva para que sea parte de la Metodología de Valoración definitiva de PIPCO Metodología de Valoración Es el conjunto de supuestos, métodos, criterios, procedimientos y fuentes de información que permiten el cálculo de un Vector de Precios y/o Curva, debidamente soportado técnica, matemática y estadísticamente. Las Metodologías de Valoración deben incorporar como mínimo los elementos señalados en el numeral 2.5. del Capítulo Décimo Sexto del Título Primero de la Circular Básica Jurídica y las demás normas que lo desarrollen, modifiquen, complementen o sustituyan. Las Metodologías de Valoración se incorporan en el Manual de Valoración interno de PIPCO Operaciones Corresponde a las transacciones o Posturas sobre Activos Financieros que se hayan celebrado o registrado en un sistema de negociación o de registro de conformidad con el reglamento aplicable. 9

10 Página Web Es la siguiente dirección electrónica: La Página Web constituye el medio oficial para la divulgación de información por parte de PIPCO PIPCO Es la sigla que identifica a la sociedad Proveedor Integral de Precios Colombia, Proveedor de Precios para Valoración S.A. en el presente Reglamento, entidad constituida como un Proveedor de Precios, previa autorización expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia mediante la Resolución número 0552 del 16 de abril de 2012, de conformidad con lo previsto en el artículo del Decreto 2555 de 2010 y las normas que lo complementan, desarrollan, modifican o sustituyan Posturas o Puntas Es la propuesta u ofrecimiento de compra o venta de un Activo Financiero realizado en un Sistema de Negociación de conformidad con las reglas debidamente aprobadas para su funcionamiento Proceso de Impugnación Es el procedimiento que permite a los Clientes presentar impugnaciones sobre una Curva o un Vector de Precios. El reglamento de impugnación se encuentra incorporado en el numeral 3.2. del presente Reglamento Productos Corresponde a las distintas formas de organización para el suministro de información o prestación de servicios a los Clientes en desarrollo de las actividades principales y complementarias de su objeto social Proveedor de Precios para Valoración Es una entidad que puede desarrollar las actividades previstas en el artículo del Decreto 2555 de 2010 y las demás normas que lo desarrollen, modifiquen, complementen o sustituyan. 10

11 Reglamento de Funcionamiento Es el presente documento que establece las reglas básicas para el desarrollo del objeto social de PIPCO, el cual incorpora el reglamento del Sistema de Valoración y el reglamento del Proceso de Impugnación Sistema de Valoración Corresponde a los procedimientos y criterios que permiten la elaboración, aprobación, revisión, aplicación y modificación de las Metodologías de Valoración. El reglamento del Sistema de Valoración se entiende incorporado al presente Reglamento y se complementa con lo previsto en los manuales internos de PIPCO, incluyendo entre ellos el Manual de Valoración SFC Es la Superintendencia Financiera de Colombia Usuarios Son las personas naturales que los Clientes han autorizado para recibir las claves y códigos que permiten acceder a la información que es suministrada por PIPCO a través de los sistemas de comunicación y transmisión de información destinados para la prestación del servicio Vector de Precios Corresponde a un formato de información donde se dan a conocer los precios y tasas de rendimiento para los Activos Financieros objeto de valuación y que resultan de la aplicación de una Metodología de Valoración Objeto del Reglamento El presente Reglamento establece las reglas básicas para el desarrollo del objeto social de PIPCO; regula su relación con los Clientes y establece los principios de actuación frente a las autoridades y terceros. Lo previsto en el presente Reglamento debe ser cumplido por los administradores, funcionarios, empleados, asesores, miembros del Comité de Valoración y las demás personas que tienen relación con las actividades desarrolladas por PIPCO. 11

12 1.4. Actividades y Servicios En desarrollo de su objeto social principal y de conformidad con la normatividad aplicable PIPCO realizará las siguientes actividades: a) La creación y expedición de las metodologías de valoración y de los reglamentos de los sistemas de valoración; y b) La prestación habitual y profesional del servicio de cálculo, determinación y proveeduría o suministro de información para la valoración de las inversiones. Para la prestación de sus servicios PIPCO podrá desarrollar las Actividades Complementarias, las cuales en ningún caso implican la prestación de servicios de asesoría o consultoría financiera en la realización de inversiones. La información que suministre PIPCO no constituye ni se formulará como recomendación para la realización de inversiones o para la realización de Operaciones de cualquier clase de Activo Financiero, ni garantiza que dicha información pueda ser útil para fines distintos a la naturaleza propia de los servicios que presta PIPCO, por lo que PIPCO, sus representantes, empleados y las empresas del Grupo PIP no asumen responsabilidad alguna por el uso de la misma Medios para el Suministro de Información PIPCO divulgará diariamente a través de su Página WEB información relevante y complementaria correspondiente a las actividades de valoración. La Página WEB contará con un protocolo de seguridad https y la información publicada podrá incluir, entre otros, precios, curvas de referencia, monedas, tasas, índices, indicadores, márgenes, así como herramientas de tipo analítico como por ejemplo calculadoras financieras, tablas dinámicas, entre otras. Los Clientes tienen derecho a acceder a la Información para Valoración de conformidad con lo previsto en el contrato de servicios suscrito con PIPCO. Para el efecto PIPCO creará los Usuarios según la autorización del Cliente, quienes podrán ingresar a la Página Web mediante la utilización de claves individuales y protegidas. En el evento que por alguna razón la Página Web presente fallas que impidan el ingreso de los Usuarios, los Clientes podrán acceder a la información a través de los medios alternativos, de conformidad con lo previsto en el Manual de Políticas y Medios para el Suministro de la Información y lo dispuesto en el contrato de servicios. Las consultas y actos ejecutados mediante la clave asignada a una persona se entienden realizados por el respectivo usuario y ejecutados en nombre del Cliente que la autorizó, dado que las claves son para uso estrictamente personal. 12

13 Con el propósito de fomentar la transparencia e integridad del mercado de valores, PIPCO pondrá a disposición del púbico en general, en sección abierta de la Página Web, gráficas con la representación de las curvas de rendimiento de los Activos Financieros que considere oportunas. Igualmente, en dicha sección de la Página Web podrá divulgar los índices, indicadores y las tasas de referencia del mercado público de valores que contractualmente pueda publicar Domicilio El domicilio principal de PIPCO es la ciudad de Bogotá,D.C, pero podrá crear sucursales en el territorio nacional o en el exterior, por disposición de la Junta Directiva. 13

14 CAPÍTULO II ESTRUCTURA FUNCIONAL Para el desarrollo del objeto social PIPCO contará con la siguiente estructura funcional: 2.1. Junta Directiva Corresponde a la Junta Directiva ejercer todos los actos relacionados con la dirección de PIPCO, establecer las políticas de administración y velar por la buena marcha de la entidad, de acuerdo con las funciones previstas en los estatutos sociales. Las funciones de la Junta Directiva se encuentran en el Código de Comercio, en la normatividad aplicable a los Proveedores de Precios y en los estatutos sociales de PIPCO. Son funciones especiales las que se relacionan a continuación: Aprobar el Reglamento de Funcionamiento y sus modificaciones, el cual debe contener el reglamento del Sistema de Valoración y el reglamento del proceso para la impugnación Aprobar el Código de Conducta Aprobar el manual contentivo de las políticas y medios que se utilizarán para proveer o suministrar información para la valoración de inversiones Establecer las condiciones mínimas referentes a la capacidad técnica e idoneidad de la totalidad de los miembros del Comité de Valoración Designar a los miembros del Comité de Valoración de conformidad con lo dispuesto por el articulo del decreto 2555 de Las funciones señaladas se cumplirán de conformidad con lo previsto en el Decreto 2555 de 2010 y en el Capítulo XVI del Título I de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia y las demás normas que las desarrollen, complementen, modifiquen o sustituyan Descripción de la Estructura Funcional En este numeral se describen las funciones generales que cumplirá PIPCO para el cumplimiento de sus actividades, las cuales se desarrollan y precisan en los manuales internos de PIPCO. 14

15 Funciones Comerciales Las principales funciones comerciales que se cumplirán en relación con los Productos y Clientes se relacionan en los numerales siguientes Productos Descripción y elaboración de fichas comerciales y folletos Determinación de tarifas, descuentos y paquetes de Productos Establecer estrategias de mercadeo y promoción de los Productos vigentes y en desarrollo Coordinación, definición y estructuración de Productos actuales y nuevos Planear e implementar campañas de difusión y mercadeo de Productos PIPCO (tradicionales y especiales) Revisión de los Productos y las tarifas, así como de los esquemas de empaquetamiento y venta Promoción y comercialización de Productos Clientes Velar por el uso correcto de la Imagen institucional, incluyendo logotipos Actualización y mantenimiento de la información de los Productos en la Página Web Coordinar la comunicación con los Clientes de manera homogénea y según las necesidades Establecer relaciones duraderas con los Clientes y definir sus necesidades Administrar en forma ordenada los requerimientos de los Clientes dando seguimiento a sus solicitudes Realizar encuestas de satisfacción de Clientes Elaboración de propuestas comerciales Ampliar la base de Clientes estableciendo contactos con los distintos actores del mercado Elaboración y seguimiento de la agenda de promoción Presentación de los productos a los Clientes Asegurar la integridad de la información de los Clientes en todo momento y asegurar el cumplimiento de las normas vigentes en cuanto a la protección de la información Coordinar cursos de capacitación que generen relaciones duraderas con los Clientes Conciliación de información Posicionamiento de PIPCO y monitoreo de la competencia Actualizar directorios telefónicos, claves de acceso a la Página Web, y las cuentas de correo de PIPCO. 15

16 Elaborar y actualizar las listas de distribución de Productos Brindar solución a las necesidades específicas de los Clientes a través de atención oportuna de las peticiones, quejas y reclamos Funciones Técnicas para la Valoración En los numerales siguientes se relacionan las principales funciones de investigación y desarrollo Desarrollo de las Metodologías de Valoración Elaborar y actualizar los Manuales de Valoración Desarrollar las actividades relacionadas con el cálculo y análisis de variables que tienen relevancia para determinar las Curvas o el Vector de Precios de los Activos Financieros Elaborar los modelos y demás cálculos matemáticos, estadísticos y financieros que permitan la elaboración y ajuste de las Metodologías de Valoración que serán replicadas por los sistemas encargados de la producción de las Curvas o de los Vectores de Precios Determinar los insumos que son necesarios para la correcta valoración de cada uno de los Activos Financieros sobre los cuales PIPCO genera Información para Valoración Revisar la coherencia y consistencia de los insumos que remiten las Fuentes de Información para la valoración de los Activos Financieros Establecer los filtros que sean necesarios con el fin de evitar distorsiones en las Curvas o los Vectores de Precios Diseñar las Metodologías de Valoración de nuevos Activos Financieros según se requiera por parte de los Clientes y/o por la normatividad vigente Preparar las Metodologías Alternativas o de Contingencia en los casos de Eventos no Previstos Revisar las Metodologías de Valoración por lo menos una vez cada semestre o con la periodicidad que se requiera según el tipo de Activo Financiero Evaluar las Impugnaciones que se presenten y preparar las respuestas correspondientes Nuevos Productos Realizar las evaluaciones, estudios y pruebas que permitan la creación de nuevos Productos para satisfacer las necesidades de los Clientes. 16

17 Desarrollar los prototipos de los Productos (entrada-procesosalida) y realizar las pruebas de validación Definir en conjunto con el área encargada de las funciones comerciales los formatos de salida de los Productos (layouts) Presentar los Productos a usuarios internos Definir los lineamientos básicos para la identificación de las variables y la obtención de los insumos necesarios para la valoración de nuevos Activos Financieros Validar con el área encargada de las funciones comerciales los productos antes de su puesta en producción Soporte Dar el soporte técnico que requiera el Comité de Valoración para el cumplimiento de sus funciones Capacitar al personal operativo sobre las Metodologías de Valoración Elaboración de trabajos de investigación relacionados con temas de valoración, destinados tanto a clientes como a publicaciones especializadas. Parágrafo Único. Los administradores y funcionarios directamente responsables de las funciones técnicas de valoración deberán contar con una adecuada formación académica, para lo cual deberán acreditar que poseen un título universitario en carreras de economía, matemáticas, estadística, ingeniería y ciencias afines y una experiencia profesional de 2 años. Lo anterior, no impide que se cuente con la colaboración de asistentes en formación Funciones Operacionales Los procesos de operaciones de PIPCO están diseñados para cubrir las actividades críticas encaminadas al cumplimiento de su objeto social. Las principales funciones son las siguientes: Información para Valoración Proveer a las áreas correspondientes la información necesaria sobre las Operaciones para satisfacer las necesidades internas de información de PIPCO Propender por el adecuado mantenimiento de las bases de datos con la información relevante para la transformación de los insumos en Curvas y Vectores de Precios, asegurando su calidad, suficiencia y oportunidad Obtener los prospectos de emisión o cartas de características de los Activos Financieros. 17

18 Obtener la información sobre ofertas públicas primarias o secundarias que realicen los emisores Recolectar cualquier información que afecte la situación patrimonial o estructura de cualquier Activo Financiero Conocer y obtener las calificaciones de las emisiones que son generadas por las Sociedades Calificadoras de Riesgo Proceso Operativo de Valoración Procesar la Información para Valoración para la generación y producción de Vectores de Precios y Curvas Realizar seguimiento al mercado para identificar situaciones que pudieran no estar contempladas en las Metodologías de Valoración Garantizar la excelencia en la aplicación de las Metodologías de Valoración, asegurando que se utilice de manera adecuada la Información para Valoración para la obtención de las Curvas o de los Vectores de Precios Validar la consistencia de la información y los resultados de los procesos de forma previa a la divulgación de los Vectores de Precios y/o las Curvas, así como de la información complementaria que se suministre a los Clientes Verificar la distribución de productos, consistencia e integridad de la información en la Página Web Otras Funciones Operacionales Propender por el cumplimiento de los horarios establecidos para la publicación de las Curvas o de los Vectores de Precios y por el procesamiento oportuno de las Impugnaciones, contando para ello con el soporte del área que tenga asignadas las funciones de investigación y desarrollo Mantener una estrecha comunicación con los diferentes participantes del mercado y las autoridades correspondientes Llevar registros de errores u omisiones en los procesos de manera que estos se revisen en las evaluaciones de Riesgo Operativo Funciones Administrativas PIPCO deberá ser administrada de manera transparente, suministrando información contable y financiera correcta, completa y oportuna, así como asegurando al mismo tiempo una eficiente cobranza y uso de recursos adecuados para el mejor desempeño. Para el efecto las principales funciones son las siguientes: 18

19 Realizar el pago de nómina Llevar la contabilidad regular de PIPCO Cumplir con las tareas de facturación y cobranza Elaboración de información financiera Remisión de los reportes a los entes de supervisión y control Comité de Valoración Conformación del Comité de Valoración El Comité de Valoración se conforma por siete (7) miembros, de los cuales tres (3) deberán tener la calidad de independientes. Corresponde a la Junta Directiva de PIPCO la designación de los miembros del Comité de Valoración para periodos de un (1) año, sin perjuicio de que ellos puedan ser removidos en cualquier tiempo o reelegidos de forma indefinida. Parágrafo Primero. La integración del Comité de Valoración se sujetará a lo dispuesto en el artículo del Decreto 2555 de 2010 y las demás normas que lo desarrollen, complementen, modifiquen o sustituyan. Parágrafo Segundo. La calidad de miembro independiente del Comité de Valoración se pierde, de forma automática, cuando durante el ejercicio del cargo se presenta respecto de mismo alguna de las situaciones previstas en el artículo del Decreto 2555 de 2010 y las normas que lo desarrollen, modifiquen, complementen o sustituyan. Parágrafo Tercero. Dejarán de ser miembros del Comité, de forma automática, las personas respecto de las cuales se presente una situación o circunstancia que tenga como efecto: (i) un incumplimiento los requisitos para ser miembro del Comité, y (ii) la pérdida de la calidad de independiente cuando el miembro haya sido elegido en dicha condición. En estos casos la Junta Directiva procederá a designar a su reemplazo Requisitos para formar parte del Comité de Valoración Podrán ser parte del Comité de Valoración las personas que cumplan con los siguientes requisitos: (i) contar con una adecuada formación académica acreditando un título universitario en carreras de economía, matemáticas, estadística, ingeniería y ciencias afines; (ii) experiencia profesional de al menos cinco (5) años en temas relacionados con negociación y valoración de inversiones; (iii) No haber sido condenado por delito alguno; (iv) dentro de los dos (2) años inmediatamente anteriores a la elección no haber sido objeto de multas, suspensiones o cualquier otro tipo de sanción impuesta por la SFC, por organismos de autorregulación y/o por un sistema de negociación y/o registro de 19

20 operaciones sobre valores, divisas, derivados y otros Activos Financieros, nacional o extranjero debidamente autorizado por la SFC o las autoridades competentes según el caso; (v) No haber sido sancionado con pena de expulsión por un organismo de autorregulación y/o por un sistema de negociación y/o registro de operaciones sobre valores, divisas, derivados y otros Activos Financieros, nacional o extranjero debidamente autorizado por la SFC o las autoridades competentes según el caso, ni haber sido sancionado por la SFC con la cancelación de su inscripción en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores - RNPMV Funciones El Comité de Valoración es un órgano de opinión y consulta en temas relacionados con el Sistema de Valoración y las Metodologías de Valoración. El Comité de Valoración cumplirá las funciones que se relacionan a continuación, de acuerdo con lo previsto en el artículo del Decreto 2555 de 2010 y las normas que lo desarrollen, modifiquen, complementen o sustituyan Elaborar y proponer a la Junta Directiva, los reglamentos de los sistemas de valoración y las metodologías de valoración y sus respectivas actualizaciones Elaborar y proponer a la Junta Directiva, un reglamento contentivo del proceso para la impugnación de la información calculada y/o publicada por el Proveedor de Precios para Valoración Solucionar las divergencias y observaciones que presenten los Clientes sobre los reglamentos de los sistemas de valoración y las Metodologías de Valoración Expedir su propio reglamento Hacer seguimiento a las metodologías de valoración y al sistema de valoración Estudiar y proponer cambios técnicos y operativos al sistema de valoración Asesorar a PIPCO en asuntos que sean determinantes para la buena marcha del Sistema de Valoración y para la adecuada aplicación de las Metodologías de Valoración Conocer los dictámenes sobre las Impugnaciones Evaluar las observaciones que los Clientes realicen a las Metodologías de Valoración, y 20

21 Velar porque el Manual de Valoración de PIPCO incorpore todas las Metodologías de Valoración que hayan sido debidamente aprobadas Las demás previstas en este Reglamento de Funcionamiento y las que establezca la Junta Directiva. Parágrafo Único. El Comité de Valoración podrá solicitar al área encargada de las funciones de investigación y desarrollo la realización de los análisis y estudios técnicos que se requieran para el cumplimiento de sus funciones Reuniones El Comité se podrá reunir de manera presencial o de forma no presencial. En este último caso PIPCO deberá conservar, durante el plazo de ley, los medios verificables que permitan acreditar la participación de los miembros y el sentido de sus decisiones. La forma de convocatoria y la periodicidad de las reuniones se definen en el reglamento interno que apruebe el Comité. Parágrafo Único. El Representante Legal de PIPCO y/o el Comité de Valoración podrán invitar a sus reuniones a quien consideren pertinente, cuando se estime que su presencia puede contribuir a la ilustración de los miembros para el mejor cumplimiento de sus funciones, siempre y cuando no tenga ningún conflicto de interés con el tema o temas a desarrollar Quórum y mayorías para la toma de decisiones Para efectos de las sesiones ordinarias en las que se reúna el Comité de Valoración, de acuerdo con el Reglamento que el mismo haya expedido, el Comité podrá deliberar válidamente con la participación de al menos cinco (5) de sus miembros y sus decisiones se adoptarán por mayoría absoluta de votos, respetando la proporción de miembros independientes prevista en el artículo del Decreto 2555 de 2010 y las demás normas que lo complementen, desarrollen, modifiquen o sustituyan. Para la revisión y análisis de los Eventos No Previstos el Comité podrá deliberar válidamente con participación de tres (3) de sus miembros, debiendo tener por lo menos uno de ellos la calidad de independiente, y sus decisiones se adoptarán por mayoría absoluta de votos. 21

22 CAPÍTULO III REGLAS GENERALES DE OPERACIÓN Y FUNCIONAMIENTO 3.1. Horarios Por medio de Circulares de Servicio Normativas se establecen los horarios para la prestación de los servicios, incluyendo aquellos fijados para la divulgación de los Vectores de Precios y/o Curvas Proceso de Impugnación Las Impugnaciones se pueden realizar a través de la Página Web, ingresando por la ventana titulada Horarios de Liberación, donde se muestra el tiempo disponible para su presentación. En las Circulares de Servicio se establecen los procedimientos de acceso a la ventana de impugnación en la Página Web, así como las reglas especiales y los formatos que permiten a los Clientes la presentación de las Impugnaciones. En caso de contingencia por falla de la Página Web la impugnación se podrá presentar mediante envío de correo electrónico de conformidad con lo dispuesto en las Circulares de Servicio. El trámite de las Impugnaciones se debe realizar de conformidad con las reglas previstas a continuación, las cuales se desarrollan y precisan en los manuales internos de PIPCO Presentación de Impugnaciones Una vez divulgado el Vector de Precios y/o Curva en la Página WEB se podrán presentar Impugnaciones de conformidad con las siguientes reglas: La Impugnación deberá presentarse dentro de la hora siguiente a la divulgación del Vector de Precios y/o Curva. En la Página WEB se encuentra la hora límite para presentar las Impugnaciones. Para la presentación de la impugnación se deberán seguirán las instrucciones que PIPCO establezca en las Circulares de Servicio. En caso de que PIPCO ajuste un Vector de Precios y/o Curva después de la publicación, el plazo para impugnar previsto en este numeral iniciará a partir de la divulgación del Vector de Precios y/o Curva que se haya ajustado La Impugnación deberá realizarse utilizando el formato establecido por PIPCO, el cual estará disponible en la Página WEB. 22

23 La Impugnación debe expresar el Activo Financiero respecto del cual se presenta, utilizando para su identificación los códigos ISIN (ANNA) y CUSIP cuando resulte procedente La Impugnación debe indicar de manera concreta elementos que permitan suponer una incorrecta aplicación de la Metodología de Valoración o algún error de parámetro(s) o supuesto(s) implementado(s) en tales modelos, que no representen adecuadamente los niveles de mercado., aportando los soportes o pruebas en que apoyen su solicitud Revisión y resolución de las Impugnaciones PIPCO, a través del área encargada de las funciones de investigación y desarrollo, dispondrá de una (1) hora, contada desde del vencimiento de la hora límite para presentar la Impugnación, para revisar y resolver la Impugnación. Para el efecto, se realizarán los procesos de verificación y validación correspondientes que permitan determinar la debida aplicación de las Metodologías de Valoración, así como la correcta utilización y transformación de los insumos PIPCO, a través del área encargada de las funciones de investigación y desarrollo, elaborará un dictamen de la Impugnación, que incluirá un resumen de las principales razones y elementos que justifican la decisión. El dictamen será presentado al Comité de Valoración para su conocimiento en la próxima reunión de dicho órgano Si la Impugnación es aceptada PIPCO realizará los ajustes correspondientes y divulgará el nuevo Vector de Precios y/o Curva a través de su Página WEB. Simultáneamente se informará a la SFC y a los Autorreguladores. La divulgación del Vector de Precios y/o Curva con el ajuste requerido se debe realizar dentro de las dos (2) horas siguientes al vencimiento de la hora límite para presentar la Impugnación. En todo caso la impugnación debe ser resuelta el mismo día de su presentación. El Proceso de Impugnación se debe desarrollar conforme a lo previsto en este Reglamento y en el manual interno de PIPCO para dicho proceso. Parágrafo Único. En caso de que existan divergencias u observaciones sobre las Metodologías de Valoración, de acuerdo con el artículo del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo desarrollan, complementan, modifican o 23

24 sustituyen, se convocará al Comité de Valoración para la revisión y evaluación de las Metodologías de Valoración Estándares operativos y técnicos para la prestación del servicio Para la adecuada prestación del servicio PIPCO seguirá las siguientes directrices: El lugar físico de trabajo debe fomentar la comunicación fluida de sus funcionarios Las oficinas deben contar con adecuados estándares de bienestar y seguridad El servicio debe estar soportado por redes informáticas y equipos que permitan el intercambio ágil y seguro de datos entre PIPCO y los Usuarios, así como entre los funcionarios de la propia entidad Establecer un organigrama y las líneas de comunicación y responsabilidad formales Realizar y mantener un inventario sobre los recursos informáticos utilizados en las instalaciones; se deben incluir hardware y software (licencias) Celebrar acuerdos de niveles de servicio (SLA) con la Casa Matriz para recibir soporte tecnológico, administrativo y técnico cuando PIPCO lo requiera para una adecuada y eficiente prestación del servicio Procedimiento para la Creación y Modificación de Metodologías de Valoración PIPCO, sus Clientes, las autoridades de regulación y supervisión y, en general, las personas vinculadas al Mercado Financiero y de Valores pueden identificar la necesidad de ajustar o desarrollar Metodologías de Valoración para Activos Financieros El área encargada de las funciones de investigación y desarrollo es la responsable de evaluar las necesidades de ajuste o desarrollo de Metodologías de Valoración, buscando que ellas reflejen de la mejor manera posible los precios de los Activos Financieros a partir de: a) el comportamiento del mercado en caso que se presenten negociaciones durante una jornada, b) referencias a otros instrumentos o activos con características similares y/o curvas y/o otros mercados y c) precios teóricos. 24

25 Cuando el área encargada de las funciones de investigación y desarrollo valide la necesidad de elaborar o de modificar una Metodología de Valoración se procederá a realizar los estudios técnicos, matemáticos y/o estadísticos requeridos para el efecto, incluyendo los modelos, los supuestos, parámetros y fuentes de información, entre otros. Dicha área contará con el soporte técnico de la Casa Matriz Las Metodologías de Valoración o las modificaciones a las existentes se presentarán al Comité de Valoración para revisión, junto con los documentos que incorporen los elementos señalados en el numeral 2.5. del Capítulo Décimo Sexto del Título I de la Circular Básica Jurídica y demás normas que lo desarrollen, complementen, modifiquen o sustituyan. En el evento que dicho órgano realice observaciones le corresponderá al área encargada de las funciones de investigación y desarrollo dar respuesta a las mismas y realizar las revisiones y ajustes que se requieran Las Metodologías de Valoración o sus modificaciones que hayan cumplido el trámite del numeral anterior se divulgarán en la Página Web para efectos de recibir comentarios por parte de sus Clientes. El plazo para realizar comentarios será de por lo menos cinco (5) días hábiles y se fijará al momento de divulgación de los documentos en atención a la complejidad y cantidad de los mismos. El área encargada de las funciones de investigación y desarrollo recibirá y evaluará los comentarios y observaciones de los Clientes y preparará un informe para el Comité de Valoración, órgano que tomará la decisión final sobre la necesidad de realizar ajustes a las Metodologías de Valoración Las Metodologías de Valoración o sus modificaciones, que hayan sido autorizadas por el Comité de Valoración, serán presentadas a la Junta Directiva de PIPCO para su aprobación PIPCO remitirá a la SFC las Metodologías de Valoración definitivas y sus actualizaciones por lo menos quince (15) días hábiles antes de la fecha de su implementación y en el evento que la SFC tenga observaciones se procederá en la forma señalada por el numeral 2.5 del Capítulo XVI del Título I de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia y las normas que lo desarrollen, complementen, modifiquen o sustituyan, caso en el cual para la revisión y ajuste de las Metodologías de Valoración se aplicarán los numerales , , , y de este Reglamento. En todo caso, la Superintendencia Financiera de Colombia podrá ordenar la aplicación de una metodología de valoración especial. 25

26 Las Metodologías de Valoración, así como sus modificaciones, deberán ser remitidas a los organismos de autorregulación del mercado de valores en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles después de implementadas. Parágrafo Transitorio. De conformidad con lo previsto en la instrucción tercera de la Circular Externa 06 del 16 de marzo de 2012 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, por un término de un (1) año contado desde el momento en que la Superintendencia Financiera de Colombia expida el certificado de autorización de funcionamiento al primer proveedor de precios para valoración, el plazo de quince (15) días hábiles señalado en el numeral de este Reglamento será de treinta (30) días hábiles Eventos No Previstos En el caso de Eventos no Previstos, el área encargada de las funciones de investigación y desarrollo elaborará las Metodologías de Valoración Alternativas o de Contingencia, de conformidad con lo señalado en los numerales y , sin que sea necesaria su divulgación previa para comentarios del público. Las Metodologías de Valoración Alternativas o de Contingencia se aplicarán el mismo día en que el área encargada de las funciones de investigación y desarrollo las apruebe y se darán a conocer a través de la Página WEB junto con la divulgación de los Vectores de Precios y/o Curvas a los cuales resulten aplicables..así mismo, las Metodologías de Valoración Alternativas se darán a conocer de manera simultánea a la SFC y a los Autorreguladores. Las Metodologías de Valoración Alternativas o de Contingencia deberán ser presentadas al Comité de Valoración y a la Junta Directiva para su aprobación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su implementación. Una vez que la Metodología de Valoración sea aprobada por la Junta Directiva la misma tendrá carácter permanente y definitivo Las Fuentes de Información Con el objeto de obtener la Información para Valoración, PIPCO utilizará las fuentes públicas de información y suscribirá los acuerdos y/o convenios con las entidades que tengan disponible información sobre Operaciones y demás aspectos que puedan servir de insumos para las Metodologías de Valoración. Los convenios y/o acuerdos se suscribirán, entre otros, con: Sistemas de negociación de valores e instrumentos financieros Sistemas de negociación de divisas 26

27 Sistemas de registro de operaciones sobre valores de instrumentos financieros Sociedades Calificadoras Depósito de Valores Bolsas de Valores Bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities Proveedores de información Plataformas de información Fuentes de Información adicionales que pueden incluir a las autoridades de supervisión y regulación, los bancos centrales, las calificadoras de riesgos, la realización de encuestas a los participantes del mercado, terceros especializados en la valoración de activos y cualquiera otra que sea útil para la obtención de Información para Valoración. La información provista a partir de acuerdos y/o convenios con las diferentes entidades que sean Fuentes de Información, será utilizada única y exclusivamente para el cumplimiento del objeto de PIPCO Convenio con la Casa Matriz PIPCO tiene suscrito un convenio de colaboración con la Casa Matriz en virtud del cual ésta le prestará soporte tecnológico, técnico y administrativo para facilitar el desarrollo de su objeto social, el cual incluye entre otros los siguientes aspectos: (i) El suministro de insumos necesarios para calcular los Vectores de Precios y/o Curvas. (ii) El procesamiento y envío de datos procesados por la Casa Matriz de conformidad con las Metodologías de Valoración de PIPCO. (iv) Asistencia en aspectos técnicos y administrativos. (v) Soporte tecnológico, desarrollo de software y almacenamiento de información, con sujeción a las instrucciones de PIPCO. (vi) Controles de Calidad. (vii) Planes de Continuidad y Recuperación en caso de Desastres. (viii) Capacitación. Independientemente del alcance del soporte que reciba de su Casa Matriz, PIPCO será responsable directa por el cumplimiento de la normatividad vigente y de las obligaciones que adquiera frente a los Clientes. En consecuencia, si la Casa Matriz perdiere dicha condición o por cualquier circunstancia dejare de cumplir las actividades de soporte, PIPCO deberá ajustar sus procesos y recursos para la debida prestación de sus servicios sin solución de continuidad. 27