SISTEMA FINANZAS

Transcripción

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2 SISTEMA FINANZAS Facilitadora: Econ. Lilly González Díaz MAYO 2011 TRUJILLO PERÚ Departamento de Sistemas e Ingeniería de la Información

3 OBJETIVOS DEL CURSO Dar una visión general del Sistema de Gestión Universitaria Finanzas. Proveer el conocimiento en las funcionalidades que se usan en la gestión administrativa.

4 SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO ADMINISTRATIVO El Sistema de Gestión Académico Administrativo o Sistema Banner, es un software integrado diseñado para instituciones de educación superior que permite contar con información actualizadaali ada y veraz en línea para agilizarar los procesos académico administrativos y administrar mejor los recursos. Este sistema ofrece información oportuna para la toma de decisiones por parte de la Alta Dirección, permitiendo detectar problemas y dar las soluciones en beneficio de la institución en el más breve plazo.

5 Sistema de Gestión Académico Administrativo Banner Finanzas

6 SISTEMA FINANZAS El Sistema de Gestión Administrativo Banner Finanzas, es un software integrado que trabaja en base a un catálogo que combina seis elementos (fondo, organización, cuenta, programa, actividad y localización), y con el cual se pueden hacer todas las combinaciones posibles de información. Tiene como eje central al Libro Mayor, el cual tiene relación directa con cuentas por cobrar, compras y recepción, activos fijos, cuentas por pagar y presupuesto. Este sistema es seguro y confiable, la seguridad se aplica por organización y fondo; y, sólo da autorización a los usuarios previamente configurados en el sistema

7 CONTENIDO 1. Características básicas 2. Estructura general 3. Definición de FOCPAU 4. Operación del Presupuesto 5. Formas y Reporte para consultar presupuesto y ejecución presupuestaria 5.1. Formas para consultar presupuesto 5.2. Reportes para consultar presupuesto 5.3. Formas de ejecución presupuestaria 5.4. Formas y reportes para consultar documentos electrónicos 5.5. Clases de documentos electrónicos 6. Formas de aprobación y seguimiento de documentos electrónicos 7. Casos Modificaciones al presupuesto original 7.1. Transferencias Presupuestarias 7.2. Ampliaciones Presupuestarias 8. Documentos electrónicos sin presupuesto Importancia del Sistema UP@O.net.

8 1. CARACTERISTICAS BASICAS DEL SISTEMA BANNER FINANZAS Contabilidad Presupuestal Orientada a Control de Fondos Proceso Automático asistido por Reglas Integra los demás Módulos de Banner Seguridad Definida y Controlada por el Usuario

9 2. ESTRUCTURA GENERAL Cuentas por Cuentas Contabilidad Pagar por Cobrar de Costos Microsoft PowerPoint Presentation Microsoft PowerPoint Presentation Microsoft PowerPoint Presentation Compras/ Recepción Libro Mayor Almacenes e Inventarios Microsoft PowerPoint Presentation Microsoft PowerPoint Presentation Microsoft PowerPoint Presentation Desarrollo de Presupuesto Activos Fijos Contabilidad Investigaciones Microsoft PowerPoint Presentation Microsoft PowerPoint Presentation Microsoft PowerPoint Presentation

10 3. DEFINICIÓN DE FOCPAU El funcionamiento Sistema Banner ó Sistema Finanzas se base en el Catálogo de Gestión Administrativo Financiera (FOCPAU), que es una herramienta e básica e indispensable dspe sabe para a la contabilidad financiera ce a matricial y presupuestaria (representa el esqueleto del sistema financiero en Banner). Este catálogo consta de 6 elementos: F: Fondo O: Organización ió C: Cuenta P: Programa A: Actividad U: Ubicación De estos 6 elementos, los cuatro primeros son obligatorios, los otros dos son opcionales.

11 RESUMEN DEFINICIÓN DE FOCPAU FONDO ORGANIZACIÓN CUENTA EN QUÉ y COMÓ se usan los recursos QUIÉNES usan los recursos EN QUÉ se usan los recursos de la institución PROGRAMA CON QUE FIN, las unidades organizacionales, usan los recursos de la institución. ACTIVIDAD son acciones específicas asociadas a los programas LOCALIZACION identifica la ubicación física de: Activos fijos, otras sedes.

12 ELEMENTOS DEL CATÁLOGO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO FINANCIERO Requeridos Opcionales Indice Catálogo Fondo Organización Actividad Localidad Cuenta Programa

13 F O C P A U FOAPAL A Español Inglés Catálogo de Gestión Administrativo Financiero UPAO LOCALIZACIÓN (Ubicación) ACTIVIDAD PROGRAMA CUENTA ORGANIZACIÓN FONDO Funcionales Estratégicos Complementarios Pregrado Postgrado Titulación Extensión Producción de Bienes y Servicios Investigación Proyección Genérico.

14 4. OPERACIÓN DEL PRESUPUESTO La operación del presupuesto en el sistema, se refiere a la forma como se ejecuta el presupuesto y sus movimientos durante el periodo. El Sistema UP@O.net permite llevar un control en línea del presupuesto, hasta el nivel de programa; es decir, por Fondo, Organización, Cuenta y Programa.

15 5. FORMAS Y REPORTES PARA CONSULTAR PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN PRSUPUESTARIA 5.1. FORMAS PARA CONSULTAR PRESUPUESTO EN EL SISTEMA UP@O.net Forma Detalle FGIBDST Indica disponibilidad anual. (Especificando el FOCPAU) FGIBAVL Indica disponibilidad a la fecha a nivel de programa. (Especificando el FOCPAU) 5.2. REPORTE PARA CONSULTAR PRESUPUESTO EN EL SISTEMA UP@O.net Forma FZCCOPR Detalle Forma de Consulta del Presupuesto Ejecutado

16 5. FORMAS Y REPORTES PARA CONSULTAR PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN PRSUPUESTARIA 5.3. FORMAS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA EN EL SISTEMA UP@O.net Forma FVAREQN FSAREQN Detalle Forma de Requisición de Compra (Solicitud de Compra) Forma de Requisición de Almacén (PECOSA) FGAENCB Forma de Compromiso Presupuestario Pago de servicios: luz, agua, teléfono, internet, otros. Movilidad local Comisión de Servicios: (Movilidad Nacional Terrestre, Hospedaje y Alimentación e Inscripciones) Planillas Especiales (PE) A través del Pagos de Sueldos y Salarios (Proceso de interfase)

17 5. FORMAS Y REPORTES PARA CONSULTAR PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN PRSUPUESTARIA 5.4. FORMAS Y REPORTES PARA CONSULTAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL SISTEMA UP@O.net FORMA Y REPORTE DE CONSULTA DE REQUISICIONES FVAREQN FSAREQN FVIREQN FZCREQN Forma Consulta de Requisiciones Tipo P: Requisición de Compra Tipo S: Requisición de Almacén Documentos R Reporte Consulta de Requisiciones

18 5. FORMAS Y REPORTES PARA CONSULTAR PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN PRSUPUESTARIA 5.4. FORMAS Y REPORTES PARA CONSULTAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL SISTEMA UP@O.net FORMAS Y REPORTES DE CONSULTA DE COMPROMISOS FGAENCB FZCCOMP Reporte Consulta de Compromisos de Compras, viáticos, movilidad y planilla especial. FZCDECO Reporte Consulta de Compromisos FGIENCB FGIENCD Indicar FOCPAU Documentos E

19 CONSIDERACIONES EN RR N R UPAO REQUISICIÓN DE COMPRA REQUISICIÓN DE ALMACÉN COMPROMISOS DETALLE Compra mercado nacional: 5 días para atención M > 20 UIT: 30 días para atención Bienes de importación: 45 días para atención Los animales menores se solicitan una vez al mes por laboratorio. Se realiza un pedido al mes. Fecha de entrega: 2 días Perforador, engrapador: llevar el deteriorado o usado. Tinta o Tonner: presentar el cartucho vacío Pago de servicios: luz, agua, teléfono, internet, otros. Comisión de Servicios (Movilidad Nacional Terrestre, Hospedaje y Alimentación e Inscripciones) Pago Planillas Especiales PE Pago de docentes por: Doctorados, Maestrías, Titulaciones, Diplomados, Cursos Diversos EN EL SISTEMA Texto de Artículo: detalle amplio del bien o servicio que se solicita. Seguimiento: Desde la elaboración hasta Guía Recepción. Texto de Documento: indicar el motivo del pedido del bien. Seguimiento: Desde la elaboración hasta Surtido. Para el pago de facturas, en Fecha de Transacción, colocar la fecha de emisión de la factura. Texto de Documento: detalle amplio del servicio que se solicita. Seguimiento: En las Formas FGIENCB y FGIENCD En los Reportes: FZCCOMP, FZCDECO

20 5.5. CLASES DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL SISTEMA Característica: El número de un documento electrónico consta de 8 caracteres, el primero es una letra y los siete restantes son números. Clases: Entre ellos tenemos: R TipoP:RequisicióndeCompra TipoS:RequisicióndeAlmacén Y _ Recepción U Surtido E _ Compromiso P OrdendeCompra I Factura C _ Cheque J Asientodediario

21 6. FORMAS DE APROBACIÓN Y SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Forma de Aprobación FVAUAPP FZCCOAP Aprobación de Usuario (Sólo para Jefes) Forma de Consulta de aprobación de documentos Formas de Seguimiento FVIDOCH FOIAPHT FVAAINP Forma de Historial de Documento Historial de Aprobación Verificar Firmas Electrónicas Pendientes Forma para desaprobar documentos FOADOCU Documentos por usuario

22 7. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO ORIGINAL El presupuesto original es migrado al Sistema con la regla BD TRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS El sistema, a través de reglas, permite realizar transferencias presupuestarias, en casos justificados. Se usa la regla BD02. Las transferencias en general, se realizan de un determinado monto entre los elementos del FOCPAU de una cuenta a otra, en un mismo fondo, organización, programa y actividad. En casos excepcionales proceden transferencias de un programa a otro.

23 7. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO ORIGINAL 7.2. AMPLIACIONES PRESUPUESTARIAS Las ampliaciones, se realizan en casos excepcionales o para regularizar montos no considerados en el presupuesto original, pero tienen aprobación por resolución o similares. La regla que se usa es la BD03. Por ejemplo: Cursos de Titulación, Diplomados y otros.

24 8. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SIN PRESUPUESTO Todo documento electrónico que no tiene presupuesto, es enviado a la cola de FONDOS NO SUFICIENTES (FNS). La desaprobación de éstos, permite que los documentos electrónicos queden abiertos y puedan modificarse por el monto disponible. ibl En otros casos, realizar la transferencia presupuestaria, por el monto requerido. Esta modalidad es manejada por el Departamento de Contabilidad y Finanzas.

25 IMPORTANCIA DEL SISTEMA EN EL PROCESO ACADÉMICO ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO El Sistema Banner, hace más eficaces los procesos administrativos, disminuyendoi d los tá trámites administrativos, i ti ahorrando el uso del papel y mejorando la productividad del personal. Nos permite obtener información actualizada y en línea, tanto de alumnos como finanzas. Permite una mejor organización contable, control y transparencia financiera. Todos los sistemas de Banner: Alumnos, Finanzas, Web Estudiantes y Web Docentes, tienen una base de datos en común con la intención de lograr la mayor integración disponible en sistemas de enseñanza superior actuales.

26 Gracias por su participación