OUTSOURCING UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA. Facultad de Medicina. Escuela de Nutrición y Dietética

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1 UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA Facultad de Medicina Escuela de Nutrición y Dietética Departamento: Ciencias de la Nutrición y Alimentación Cátedra: Alimentación Institucional Asignatura: Administración de Servicios de Alimentación 8vo Semestre I-2015 OUTSOURCING Profesores: Tania Campos Leonel Milano Nadia Rosero César Torres Bachilleres: Carrillo, Rotsen Castillo, Valeria Figueredo, Lorena Guzmán, Carola Caracas, abril 2015

2 ÍNDICE Pág. Introducción 3 Objetivos 4 Objetivos específicos 4 Outsourcing 5 Definición 5 Uso del outsourcing en las empresas. Ventajas y Desventajas. 5 Factores a considerar para la toma de decisiones 8 Outsourcing en Servicios de Alimentación 9 Contratación del outsourcing como Servicio de Alimentación. Ventajas y Desventajas 9 Aspectos a considerar para la contratación del Servicio de Alimentación 11 Outsourcing en Venezuela. Restoven de Venezuela, C.A. 13 Conclusiones 16 Bibliografía 17 Anexo 18 2

3 INTRODUCCIÓN El outsourcing, tercerización o subcontratación se refiere al contrato que una empresa realiza a otra para que ésta lleve a cabo determinadas tareas, que originalmente, estaban en manos de la primera. Consiste en delegar a un tercero externo la responsabilidad de cumplir con un servicio o producto que hace parte de la cadena de valor de una empresa, pero que no es parte del corazón del negocio. Cuando se habla del outsourcing en términos de Servicios de Alimentación, se utiliza más que todo en Instituciones de tipo industrial, educativo y hospitalario. Al momento de decidir si contratar o no a una empresa para desarrollar dicha labor, se toman en cuenta diferentes aspectos, y se evalúa en base a la capacidad de poder desarrollar los objetivos que tiene la empresa contratista. A lo largo de este trabajo se explican las distintas ventajas y desventajas que se presentan al momento de utilizar la subcontratación como medio para desarrollar las tareas, tanto a nivel general como a nivel específico, en Servicios de Alimentación. Por último, se habla de una de las empresas que presta el servicio de tercerización a nivel nacional, llamada Restoven de Venezuela, C.A. Se especifica sobre su descripción general, su misión y los distintos tipos de servicios que ofrece a nivel de las industrias. 3

4 OBJETIVOS Objetivos Específicos Conocer el concepto y la finalidad del outsourcing para las empresas. Determinar el uso del outsourcing en la empresa. Determinar las ventajas y desventajas del outsourcing para ser aplicado a las empresas. Analizar el plan para considerar la contratación del servicio de alimentación. Conocer la utilidad de la tercerización de servicios de alimentación en las empresas. 4

5 OUTSOURCING Definición El outsourcing, también llamado tercerización o subcontratación, se refiere al contrato que una empresa realiza a otra para que ésta lleve a cabo determinadas tareas, que originalmente estaban en manos de la primera. En términos generales consiste en movilizar recursos hacia una empresa externa a través de un contrato. De esta manera, la compañía subcontratada desarrolla actividades en nombre de la primera; en donde el cliente final no establece diferencia entre la empresa contratante y la subcontratada. El outsourcing consiste en delegar a un tercero externo la responsabilidad de cumplir con un servicio o producto que hace parte de la cadena de valor de una empresa, pero que no es parte del corazón del negocio; sin embargo existen algunas organizaciones que no tienen ningún inconveniente en entregar los procesos más importantes que forman parte del núcleo productivo. Puede ser una herramienta muy útil para alcanzar los objetivos de una empresa, pero no utilizarla adecuadamente puede traer serios problemas a largo plazo. Uso del outsourcing en las empresas. Ventajas y Desventajas. Ventajas - Reducción y control de costos de operación: las empresas que intentan hacer todo por si mismas incurren en gastos de investigación, desarrollo, comercialización, implementación e infraestructura mucho más elevados; todos estos gastos son finalmente trasmitidos al cliente. Entregarle labores a un tercero externo, puede ser el resultado de reducción de costos basados en la especialidad del otro, reduciendo los costos de operación y aumentando la competitividad en el medio. 5

6 - Mejora en el enfoque de la compañía: entregarle labores a otra empresa, permite dedicarle mayor parte de recursos humanos y económicos a las principales funciones que desempeña la organización. De esta forma es posible liberar la empresa de dedicar energía en áreas en las que no podría tener un buen desempeño. - Liberación de recursos para otros propósitos: cada organización cuenta con límites en los recursos que dispone. El outsourcing le permite a la empresa redirigir los recursos en actividades que les sirven principalmente a sus clientes. - Recursos que no se encuentran disponibles: muchas organizaciones se ven en la obligación de tercerizar sus procesos porque no disponen de los recursos necesarios dentro de la empresa. - Aceleración los procesos: en ocasiones se presenta la necesidad de aumentar la productividad rápidamente; sin embargo no es tan fácil adecuarse a este medio con recursos propios, dado el gran esfuerzo a realizar y el corto tiempo con que se puede contar. El outsourcing permite aumentar esta eficiencia de productividad por pequeños lapsos de tiempo, sin necesidad de aumentar desmedidamente el tamaño del personal en planta, evitando en el corto plazo un alto despido de personal. - Reducción de riesgo: permite a las empresas no abandonar sus ambiciones de crecimiento, dado que en ocasiones los riesgos asumidos pueden llegar a ser muy elevados, poniendo en riesgo el orden del negocio. De esta manera es posible participar en grandes proyectos aliándose con otras empresas y compartir el riesgo. Desventajas - Pérdida del control administrativo: en el momento en que la empresa decide entregar funciones a otra empresa externa, se cede casi la totalidad de la administración, control y gestión de esas funciones al otro; por lo que es necesario 6

7 saber cuáles son los métodos de gestión utilizados por la empresa externa para conocer por los menos, de qué manera estas labores serán realizadas. - Aparición de costos ocultos: cuando una empresa adquiere compromisos constituidos en contratos con un oferente, y estos compromisos son subcontratados con otra empresa externa, es posible que aparezcan trabajos adicionales al contrato obtenido inicialmente, por lo que cualquier cosa no incluida en el contrato con la empresa externa, será traducido en costos adicionales a los pactados inicialmente. - Pérdida de seguridad y confidencialidad: la información y el conocimiento manipulado es lo que mantiene en funcionamiento a cualquier organización; toda empresa cuenta con información confidencial para su operación; por lo que cualquier información transmitida a una empresa externa podrá vulnerar la seguridad. Dependiendo de la información suministrada, es posible que la empresa subcontratada logre desarrollar competencias que en el futuro pondrán en peligro la armonía empresarial del negocio. - Problemas con la calidad: cuando se contratan funciones con una empresa externa, los resultados obtenidos dependerán totalmente de esta empresa, por lo que es necesario seleccionar adecuadamente al contratista. En caso de obtener resultados incorrectos, ambas empresas se verán seriamente afectadas. - Limitación de la capitalización intelectual: la mejor manera de mejorar los conocimientos adquiridos y de generar nuevos conocimientos es estar en contacto directo con las labores diarias de la organización. Cuando se cede a una empresa externa funciones importantes del negocio, se pierde la capacidad de innovación y se adquieren capacidades administrativas sobre otras empresas, por lo que se les estaría dando la oportunidad de mejorar sus conocimientos y de mejorar la forma de hacer las cosas. Si una empresa deja de gestionar una actividad durante muchos años, corre el riesgo de perder la experiencia en esa actividad. - Alta dependencia de empresas externas: cuando se le permite a otra empresa participar en un gran número de labores, inevitablemente se crea una alta 7

8 dependencia hacia esta compañía, en donde la empresa subcontratada podría ser una competencia potencial a futuro; por ello es recomendable subcontratar pocas tareas o varias tareas divididas en diferentes compañías. - Falta de estudios profundos: conlleva a toma de decisiones poco adecuadas, por ello se debe considerar los costos, tiempos cortos de entrega, resultados por encima de la experiencia, modo de hacer las cosas, posicionamiento en el entorno laboral, calidad de los resultados, entre otras. Factores a considerar para la toma de decisiones - Compromiso con la calidad - Precio - Reputación - Condiciones flexibles en los contratos - Relación existente - Ubicación de la empresa - Capacidad de añadir valor - Forma de realizar sus tareas Es necesario que las empresas comprendan que el conocimiento y motivación conlleva a la creatividad, y esto a su vez conduce a la innovación. Una empresa inteligente no entrega sus conocimientos a terceros, no confía en que otros harán la innovación o desarrollaran conocimientos por ella; es por esto que el conocimiento principal de una empresa debe permanecer protegido y utiliza únicamente por ella I.D Parra Comunicación Personal. 8

9 Outsourcing en Servicios de Alimentación Cuando se habla de outsourcing en Servicios de Alimentación, se utiliza más que todo en instituciones de tipo industrial, educativo y hospitalario, las cuales entregan la dirección de su servicio de alimentación a una compañía contratista. Su desempeño depende de qué tan claramente defina la institución las metas de su servicio de alimentación y cómo planifica para obtener dichas metas. La dirección de un servicio de alimentación es una tarea difícil y costosa; de ahí el dilema para las empresas sobre seguir administrándolo directamente o delegar esta función, total o parcialmente, a una compañía contratista. Algunas de las razones por las cuales una compañía decide ceder la dirección del servicio de alimentación son: los altos costos de operación, problemas laborales que se puedan presentar, carencia de personal capacitado para su administración, deseos de desentenderse del problema, es decir evitar toda clase de complicaciones, y las quejas continuas acerca de la calidad del servicio. Contratación del outsourcing como Servicio de Alimentación. Ventajas y Desventajas. Las ventajas y desventajas de contratar el servicio de alimentación dependen de qué organización se trata, cuáles son sus objetivos y el grado en el cual se estén logrando. Antes de la contratación, se deben analizar ciertos factores para evaluar las ventajas y desventajas. Algunos de ellos son: - Costos de operación, comparando el empleo o no de una compañía contratista. - Necesidad de utilizar los conocimientos técnicos de una compañía contratista. 9

10 - Cantidad de tiempo administrativo interno de la institución que se emplea en el servicio de alimentación. - Actitudes de la administración, el personal y los usuarios hacia el servicio de alimentación. - Grado en el cual se mantienen los estándares requeridos, con y sin compañía contratista. - Sistemas de control de la compañía contratista. Ventajas Las compañías contratistas pueden: - Tener disponibles todas las técnicas y servicios para administrar un Servicio de Alimentación (menús, recetas, especificaciones de compras, registros y controles de costos, procedimientos) - Reducir costos de alimentos por compras en grandes volúmenes. - Tener acceso a personal más especializado y capacitado. - Disponer de personal de reserva. - Hacerse cargo de todos los problemas laborales. - Ejercer mejores controles fiscales. - Suministrar supervisión estandarizada. - Proporcionar mejores productos por amplio poder de compra. Desventajas - Pueden ser costosas, por la utilidad que esperan obtener. - Son sólo tan buenas como el personal directivo y de supervisión que tengan. - Un mal contrato puede dar malos resultados. - Falta de cooperación entre la compañía contratista y ciertos departamentos de la institución. 10

11 - Las comunicaciones no siempre se manejan adecuada y rápidamente. - Los menús no se adecúan a las necesidades y expectativas de los usuarios. - El servicio puede ser deficiente si la compañía contratista sólo se interesa en el dinero. - Los salarios del personal pueden ser bajos y esto ocasiona poca motivación. Aspectos a considerar para la contratación del Servicio de Alimentación 1. Identificación de los objetivos del servicio de alimentación Comprende: - Obtener información del personal de todos los niveles. - Mirar tanto el futuro como el pasado del servicio. - Asegurarse de que sus objetivos estén acordes con los de la institución, al igual que con su misión. - Definir objetivos practicables, razonables, comprensibles, mesurables y factibles. 2. Análisis de los servicios existentes Tiene como propósito evaluar hasta qué punto se están logrando los objetivos con los servicios existentes. Si está ocurriendo no se necesita a la compañía contratista; en caso contrario se justifica el proceso de análisis. 3. Evaluación de posibles modificaciones Si el análisis de los servicios existentes muestra deficiencias, se evalúa la posibilidad de subsanarlas internamente con el fin de lograr los objetivos. Al mismo tiempo se evalúa la posibilidad de que la contratación del servicio sea la mejor opción para la solución de los problemas. 11

12 4. Elaboración de un pliego de condiciones Esto se hace para el proceso de selección de un contratista y es importante ya que: - Indica exactamente qué servicios se deben proporcionar. - Expresa las responsabilidades de ambas partes. - Indica específicamente todas las consideraciones generales y legales que integrarán el contrato. - Asegura que todas las compañías liciten lo mismo. - Motiva a la directiva de la institución a definir qué quieren del servicio de alimentación 5. Propuesta de la compañía contratista Indica qué hará la firma y cuáles serán los costos. Mediante la propuesta es posible saber hasta qué punto la compañía que se propone entiende y está en la capacidad de alcanzar las expectativas de la institución. 6. Selección de la firma contratista Se deben tomar ciertas consideraciones: - Evidencia de la habilidad de la compañía para desempeñarse adecuadamente. - Periodo que lleva funcionando la firma. - Cantidad y tamaño de otras instituciones con las cuales tiene contrato. - Evaluación de la firma por dichas instituciones. - Políticas contables, procedimientos y personal de la firma. - Políticas de dirección del personal. 12

13 7. Contrato e intervención del mismo Se deben tomar en cuenta aspectos como: - Duración. - Garantía de funcionamiento. - Compromisos, indemnizaciones y compensaciones de trabajadores. - Cesión del contrato. Outsourcing en Venezuela. Restoven de Venezuela, C.A. Es una empresa dedicada al servicio de alimentación con más de 30 años en el mercado venezolano. Ofrece una gama de productos personalizados adaptables a los requerimientos de cada cliente: administración de servicios de alimentación, servicios para campamentos, catering, asesoramiento técnico, selección y adiestramiento de personal. Restoven cuenta con avanzados métodos y programas tanto de prevención como de calidad, garantizando el manejo óptimo, control de higiene y seguridad de los alimentos con el fin de no generar riesgos para sus comensales. Misión Contribuir a mejorar la calidad de vida de los comensales, es el principio rector y la clave de distinción, para alcanzar y mantener la preferencia de los clientes con óptima eficiencia. Servicio de administración de comedores industriales El objetivo principal del servicio es el de ofrecer una alimentación sana y balanceada a los diferentes empleados y comensales, de acuerdo a sus 13

14 necesidades y requerimientos de energía, basados en las actividades que estos realizan, implementando los más avanzados métodos y las más estrictas normas de calidad reconocidas como las mejores prácticas y técnicas en la industria de alimentos, con el fin de asegurar su consumo seguro y que estos no representen riesgo alguno a la salud de los trabajarse o clientes. Restoself Es un centro de producción de comidas a gran escala diseñado para atender una importante demanda de servicios de alimentación en toda el área metropolitana de Caracas, bajo un sistema denominado Comida in compani. Restosalud Un equipo de profesionales en dietética y nutrición brindan seguridad a los pacientes en el servicio de alimentación. La experiencia con organizaciones del sector salud, ha permitido encontrar las mejores soluciones a los más exigentes requerimientos de pacientes que esperan hacer de su estadía una experiencia grata y diferente. Servicios para campamentos Un grupo de profesionales altamente calificados se trasladan a los sitios más inhóspitos en donde se encuentre su empresa, para brindarle la más amplia variedad gastronómica a su paladar fuera de casa. Administración de cafetines Pone a su disposición la administración de cafetines, servicio que le permite resolver, día a día, las necesidades cotidianas de su empresa o institución, 14

15 brindándole comodidad, seguridad, variedad y esparcimiento, acompañado del mejor equipo de trabajo seleccionado cuidadosamente. Asesoría Técnica En pro de mejorar la calidad de vida de los comensales, pone a la disposición un grupo de profesionales que proporcionan la asistencia técnica requerida para la realización de su proyecto comedor brindando: - Asesoría de proyectos (sobre planos ya diseñados). - Asesoría en cuanto equipamiento y adquisición de utensilios. - Selección de los mejores proveedores, con la más avanzada tecnología en el equipamiento de comedores industriales. - Logística de servicio de acuerdo a sus instalaciones. 15

16 CONCLUSIONES Al finalizar esta revisión bibliográfica se puede concluir que hay una tendencia muy marcada a la práctica del Outsourcing en las empresas en Venezuela y a nivel mundial. Cada día las organizaciones buscan alcanzar una mayor eficiencia a un menor costo, sin dejar de lado los estándares de calidad de los servicios de alimentación y diferentes servicios propios de la tercerización y servicio al cliente exigidos. Como todo proceso administrativo, en el Outsourcing están involucradas actividades de planificación, organización y análisis que responden a objetivos específicos de aprendizaje, orientados a descubrir, emplear y adaptar nuevas estrategias para las diversas áreas de la organización. Al involucrarse en un proceso de Outsourcing las empresas deben definir claramente una estrategia que guíe todo el proceso y contenga los aspectos importantes en el desarrollo del mismo. Algunos de los beneficios potenciales de utilizar el Outsourcing son reducir y controlar costos de operación, mejorar el enfoque de la compañía, liberación de recursos para otros propósitos, tercerizar recursos que no se encuentran disponibles y acelerar los procesos propios de la empresa. Por otra parte existen algunas desventajas posibles como son la pérdida del control administrativo, aparición de costos ocultos, pérdida de seguridad y confidencialidad, problemas de la calidad, limitación de la capitalización intelectual, alta dependencia de empresas externas y falta de estudios profundos que conlleva a decisiones poco acertadas en la empresa. En la actualidad las organizaciones están buscando una nueva manera de aumentar sus ingresos, conseguir costos efectivos en servicios de alimentación y se puede encontrar en el outsourcing una buena alternativa para lograrlo. 16

17 BIBLIOGRAFÍA - Restoven de Venezuela, C.A. Fecha de consulta: 08/05/2015. Acceso en la web: - Serna, A. y Diego Cuartas. Propuesta para el uso adecuado del Outsoursing dentro de las organizaciones. Fecha de consulta: 07/05/2015. Acceso en la web: puesta_para_el_uso_adecuado_del_outsourcing_dentro_de_las_organizac iones_1167.pdf - Tejada, Blanca Dolly. Administración de servicios de alimentación. Calidad, nutrición, productividad y servicios. 2nda edición, Editorial Universidad de Antioquia, Colombia, enero Fecha de consulta: 07/05/2015. Acceso en la web: 490&dq=tercerizacion+en+servicios+de+alimentacion&source=bl&ots=_MO 2IeM8xQ&sig=yo1- kbodig_ohuylsxgqoigqphe&hl=es&sa=x&ei=mezlvbodnzffsasa64d wba&ved=0cemq6aewbg#v=onepage&q=tercerizacion%20en%20servici os%20de%20alimentacion&f=false 17

18 ANEXO Distribución de Servicio de Alimentación, a cargo de Restoven Venezuela, C.A. 18