GOBIERNO DE CHILE CORPORACION DE ASISTENCIA JUDICIAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

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1 GOBIERNO DE CHILE CORPORACION DE ASISTENCIA JUDICIAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DICIEMBRE DE 2008

2 INDICE I. ANTECEDENTES GENERALES II. NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRA... 4 III. DEFINICIONES GENERALES... 5 IV. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO... 5 V. ORGANIZACIÓN DEL ABASTECIMIENTO EN LA CAJ RM Personas y Unidades involucradas en el proceso de abastecimiento Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento... 8 VI. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA TODO PROCESO DE ADQUISICIÓN... 8 VII. ETAPAS DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN... 8 VIII. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Planificación Compras Definición de Requerimientos Autorización de la Adquisición Selección de Procedimiento de Compra Menores a 3 UTM Catálogo Electrónico de Convenio Marco Licitación Pública Licitación Privada Trato Directo Formulación de bases y términos de referencia Cuadro resumen según mecanismo de adquisición Criterios y Mecanismos de Evaluación Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad Adjudicación y Formalización Fundamentación de la decisión de compra Gestión de Contrato y Proveedores Elaboración de contrato Anexar contrato a Seguimiento de contrato Término de contrato Recepción de Bienes y Servicios Calificaciones al Proveedor Reclamos IX PROCEDIMIENTO DE PAGO Antecedentes generales Descripción del procedimiento X. DESCRIPCIÓN ORDENES DE COMPRA Adquisiciones menores a 3 UTM, licitación pública menores, iguales o mayores a 100 UTM y licitación privada Adquisiciones efectuadas a través del Convenio Marco XI. POLÍTICAS DE INVENTARIO Objetivo Alcances Proceso de Inventario Preparación de Inventario Bodega de Materiales Pág 2

3 XIII. AUTORIZACIONES QUE SE REQUIEREN PARA LAS DISTINTAS ETAPAS DEL PROCESO En adquisiciones menores a 3 UTM Adquisiciones mayores a 3 UTM y menores a 100 UTM Adquisiciones mayores a 100 UTM VII. BIBLIOGRAFIA VIII. ANEXOS

4 I. ANTECEDENTES GENERALES Mediante Resolución DG (E) Nº719 de fecha 15 de mayo de 2007 entra en vigencia Procedimiento de Adquisiciones elaborado por el Departamento de Administración de la Subdirección Administrativa. Durante el mismo mes, se dicta Decreto N 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley Nº , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios respecto a los contenidos mínimos que deben incorporar los Manuales de Procedimientos de Adquisiciones en vista de lo cual el Departamento de Administración ajustó el Procedimiento de Adquisiciones a fin de dar cumplimiento con lo establecido en dicho Decreto. El presente procedimiento se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la institución, es decir a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley El objetivo de este manual es definir la forma en común que esta institución realiza los procesos de compra y contratación para el abastecimiento de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinación y comunicación, y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento. Este procedimiento será conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de esta institución. II. NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRA Ley N , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante Ley de Compras y sus modificaciones. Decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N , en adelante el Reglamento, y sus modificaciones. DFL que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Ley Nº , que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado. Resolución N 520, de 1996, de la Contraloría General de la República, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón. Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año. Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto. Ley de Probidad Nº Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma N Políticas y condiciones de uso del Sistema ChileCompra, instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal ChileCompra. Directivas de ChileCompra. Resolución DG (E) Nº719 de fecha 15 de mayo de 2007 que aprueba Procedimiento de Adquisiciones Jurisprudencia de la Contraloría General de la República. 4

5 III. DEFINICIONES GENERALES Para efecto del presente procedimiento, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación: Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica. Boleta de Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como función respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitación (seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o servicio (fiel cumplimiento de contrato). En casos en que el monto de la contratación sea superior a UTM 1000 será siempre exigible. Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o servicios, y que está asociado a una orden de compra. Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución. Orden de Compra: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como función respaldar los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrónica según lo establezcan los procedimientos. Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que la institución planifica comprar o contratar durante un año calendario. Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan anual de compras elaborado por cada Entidad Licitante. Portal ChileCompra: ( Sistema de Información de Compras y Contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, utilizado por el Departamento de Administración para realizar los procesos de Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/o Servicios. Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio que el Usuario Requirente solicita al Departamento de Administración. Resolución: Acto administrativo dictado por el Director General de la Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana, en el cual se contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública. IV. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO a) Definir y describir los procesos de compra de bienes o servicios para cubrir las necesidades de la Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana obteniendo las mejores condiciones de calidad, precio, financiamiento y oportunidad, asegurando las garantías, asistencia técnica y capacitación en el uso de los equipos y materiales cuando sea necesario, dentro de un marco de transparencia en el manejo de los recursos institucionales, el que debe alcanzar a 5

6 toda la organización interna y a las empresas proveedoras de bienes y servicios para la Corporación. b) Definir las funciones a efectuar por los distintos estamentos que componen la Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana. c) Aplicar criterios comunes a todas las compras de la Corporación y tender a simplificar la ejecución de los procesos de compra, a fin de aumentar la eficiencia y eficacia de la Institución. EFICIENTES, EFICACES Y TRANSPARENTES (*) Eficacia: Entendida como la necesidad de que las compras permitan satisfacer una necesidad efectiva, relacionada con los objetivos de la organización. Eficiencia: En términos de utilizar de la mejor manera posible los recursos disponibles para satisfacer los requerimientos. Esto se traduce en dos aspectos; por un lado, cuidar que la relación entre la calidad de los productos y sus costos sea la adecuada y, por otro, que el proceso de compra sea realizado sin usar más recursos que los estrictamente necesarios. Transparencia: Como se trata de recursos públicos, es necesario que los procesos de compra y contratación den garantías de transparencia a todos los actores implicados. Se trata de cuidar que la información se encuentre disponible para quien lo requiera, de manera de evitar situaciones poco claras, discriminatorias o que atenten contra la competencia. (*) Guía Práctica Nº 2 Proceso Abastecimiento Dirección de Compras y Contratación Pública V. ORGANIZACIÓN DEL ABASTECIMIENTO EN LA CORPORACIÓN DE ASISTENCIA JUDICIAL DE LA REGIÓN METROPOLITANA Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento La adquisición y almacenamiento de suministros, repuestos y materiales en general para cada estamento de la Corporación de Asistencia Judicial, efectuado centralizadamente por el Departamento de Administración el que, para efectos de coordinación con las Unidades Solicitantes, actúa a través del funcionario encargado de Adquisiciones y, para los efectos de recepción, almacenamiento y despacho, a través del funcionario encargado de Logística. El proceso de adquisiciones que presta el Departamento de Administración abarca todos los tipos de bienes y servicios que la Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana requiere para su funcionamiento. Este comprende la adquisición, gestión y administración de materiales, repuestos, insumos, maquinarias, equipos y proyectos de inversión, además de la administración y operación de logística. En términos generales, el Departamento de Administración es responsable de: Recibir solicitudes de requerimientos de adquisiciones Tramitar el visto bueno del punto de vista presupuestario Elaborar bases administrativas y especificaciones técnicas según sea el caso Solicitar resoluciones de autorización de publicación al Departamento Jurídico Elaborar resoluciones de adjudicación para compras inferiores a 100 UTM Elaborar ordenes de compra Actuar como fiscalizador en el seguimiento de la entrega de bienes y servicios adquiridos. Realizar la gestión de administración de contratos. Proporcionar información al Departamento Jurídico en los casos de reclamos a través de portal Chilecompra o cuando este Departamento lo solicite. 6

7 Dentro del proceso también intervienen otros estamentos de la Corporación de Asistencia Judicial cuyas funciones y ámbito de acción asignados son, en líneas generales, las siguientes: Director General: la autorización, mediante la Resolución respectiva, de los procesos de adquisición a través de los llamados a tratos directos o licitaciones, y la adjudicación de los mismos Administrador del Sistema Chilecompra: Nombrado por el Director General, que para el caso corresponde al Jefe del Departamento de Administración, el cual es responsable de: Crear, modificar y desactivar usuarios Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra Modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema. Subdirección Administrativa: Aprobación de abastecimiento de bienes y servicios sobre 100 UTM y, eventualmente montos menores dependiendo de la naturaleza e impacto de la adquisición, asimismo es el responsable de aprobar las bases administrativas y técnicas, impartiendo instrucciones al respecto, al Jefe del Departamento de Administración. Departamento de Finanzas: Responsable de efectuar el compromiso presupuestario de las Órdenes de Compra, contratos y otros pagos relacionados con los procesos de compras y de autorizar la adquisición en términos presupuestarios. Además, su jefatura debe participar en los procesos de licitación pública como integrante de la Comisión Técnica. Departamento Jurídico: responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos administrativos de la institución, de revisar y visar las Bases, especificaciones técnicas, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras, prestar asesoría al Departamento de Administración en materias jurídicas y orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administración. A su vez, es responsable de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materias de compras públicas, elaborar las resoluciones de autorización de adquisiciones, resoluciones de deserción, resoluciones de adquisiciones contempladas en el articulo 8 de la ley Nº y artículo 10 del reglamento de dicha ley. Asimismo visa las resoluciones de adjudicación. Asimismo, participa en los procesos de licitación pública como integrante de la Comisión Técnica y, además, autoriza las publicaciones en el portal Chilecompra. Departamento de Administración: Departamento encargado de coordinar la Gestión de Abastecimiento de la institución y gestionar los requerimientos de compra que generen los Usuarios Solcitantes. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada. Además de lo anterior, el Departamento de Administración se encarga de administrar la cuenta de la Corporación en el portal Chilecompras. Logística-Sección de Bodega: Es una sección dependiente del Departamento de Administración, encargada del almacenamiento, registro y control de los stocks de artículos, materiales e insumos, que se requiere para el normal funcionamiento de la Institución. Unidad Solicitante: Responsable de realizar el requerimiento y seguimiento de la recepción del bien o servicio solicitado al Departamento de Administración. Además, es responsable de guiar las visitas en terreno dependiendo de la naturaleza de la adquisición (Ver Anexo Nº5) 7

8 5.2. Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento Se entiende por competencias los conocimientos, técnicas y habilidades con que deben contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la Institución. Dichas competencias deben ajustarse a los perfiles establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública- ChileCompra. VI. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA TODO PROCESO DE ADQUISICIÓN Para llevar a cabo los procesos de compra de bienes y servicios, se debe considerar necesariamente, la siguiente documentación: a) Cotizaciones homogéneas, originales y en soporte papel. b) Para la adquisición de bienes o servicios se tomará en cuenta el valor total de éste a fin de realizar la clasificación correspondiente que derivará en el proceso de compra respectivo conforme lo establece la Ley Nº y su reglamento aprobado por el decreto Nº 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda. c) Bases generales, especiales y técnicas de acuerdo al mecanismo de compra seleccionado. d) Procedimientos e instructivos. VII. ETAPAS DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN El proceso de adquisiciones es un conjunto de actividades que se relacionan con la compra y contratación y que comprenden desde la identificación de necesidades hasta el término de la vida útil del bien o servicios. Estas actividades pueden agruparse en 5 etapas que componen el proceso DEFINICION DE REQUERIMIENTOS SELECCIÓN MECANISMO DE COMPRA EMISION ORDEN DE COMPRA SEGUIMIENTO DE RECEPCION PAGO PROVEEDOR VIII. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES 8.1. Planificación de Compras Para lograr una mejor planificación de las compras referidas a material común y fungible, se debe considerar a lo menos las siguientes variables: Número de personas que componen la unidad La cantidad de producto que ocupa cada persona La frecuencia del uso del producto La información histórica de consumo de bienes y servicios Proyectos nuevos planificados durante el periodo a detallar Estándares y protocolo de uso de material Disponibilidad Presupuestaria Para el caso de material estratégico, se deben considerar las siguientes variables: Consumos históricos Stock de reserva Disponibilidad Presupuestaria 8

9 Para la contratación de servicios y proyectos, se deben considerar las siguientes variables: Proyectos planificados a ejecutar en el período. Carta Gantt de Proyectos Cuantificación de Servicios de apoyo en función de Proyectos Será el Departamento de Administración el encargado de realizar la adquisición de materiales fungibles: Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual. Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso contingente y excepcional. Stock en bodega. Estándares de uso Unidades que comprometan en su gestión nuevos consumos, productos, etc. Está información es relevante para la planificación correcta de los insumos a comprar el año siguiente. El Departamento de Administración recopilará y analizará información para construir el plan de compras exploratorio del siguiente año, el cual será enviado a la Subdirección Administrativa. El Subdirector Administrativo evaluará el contenido respecto a cantidades, montos y tiempos expuestos en el informe. En caso de disconformidad se devuelve al Departamento de Administración para generar modificaciones. Una vez preaprobado el Informe se envía al Director General para que apruebe documento final. Una vez aprobado se envía documento a la unidad que consolida el proceso de planificación de compras en la Institución, para adjuntarlo al anteproyecto institucional con las debidas fundamentaciones de gasto e inversión de acuerdo a los formatos que la Dirección de Presupuestos genere cada año. Será el Departamento de Administración el encargado de ejecutar el plan de compras, basándose en la programación de compras realizada o, en la medida de que se presentan sus necesidades. El plan de compras podrá ser modificado cuando el organismo lo determine, lo cual podrá ser informado al Sistema en su oportunidad Definición de Requerimientos Corresponde a la primera etapa del proceso y comienza con la detección de necesidades y termina con la definición del producto o servicio que permitirá satisfacer esta necesidad. Es necesario tener en cuenta que la definición del requerimiento es una de las etapas más importantes del proceso en términos que, conforme éste se defina, marcará el éxito o fracaso de un proceso de adquisición. Para realizar esta definición es necesario conocer a fondo las necesidades que originan un proceso de compra. En esta etapa, la Unidad Solicitante deberá consultar directamente con el usuario sobre las características del bien o servicio que es preciso adquirir a fin de mejorar la gestión institucional, asesorarse por expertos en la materia según sea el caso, contactar a proveedores que puedan entregar el valor del requerimiento siempre en un marco de transparencia. En esta etapa la Unidad Solicitante deberá entregar los siguientes antecedentes mínimos para iniciar un proceso de adquisición: 9

10 a) Breve descripción del contexto en que se enmarca la compra, es decir, el objetivo de la solicitud. Esta descripción es de mucha utilidad para el Departamento de Administración ya que derivará en una correcta decisión en el proceso de adquisición. b) Describir el producto o servicio que se desea comprar o contratar, señalando sus características claves, restricciones y criterios de evaluación relevantes. c) Indicar las condiciones mínimas que será necesario cumplir para satisfacer la necesidad de los usuarios, como ejemplo, plazos de entrega, lugar de entrega, cantidades, medidas, etc. La Unidad Solicitante deberá entregar cotizaciones homogéneas entre sí, con el fin de que el Departamento de Administración pueda realizar la evaluación técnico-económica de la adquisición solicitada. Cabe señalar que el numero de cotizaciones a adjuntar tiene directa relación con el valor del bien o servicio. Por otro lado, existen antecedentes mínimos que deben contener las cotizaciones: Número de cotizaciones a presentar: Adquisición menor a 3 UTM: Obligatorio adjuntar 3 cotizaciones. Adquisición mayor a 3 UTM: Una cotización que contenga las especificaciones detalladas y completas del bien o servicio requerido. Contenido mínimo de las cotizaciones Obligatorios: Identificación de la empresa: Razón Social, Nombre de fantasía, Rut, Indicar si está o no inscrito en Chilecompras, nombre de contacto, teléfono del contacto, correo electrónico. Descripción del bien o servicio ofrecido, cuando se trate de más de una cotización cabe hacer presente que éstas deberán ser homogéneas entre si (igual producto en cuanto a marca y características en general) Valor de la oferta indicando: Monto neto, valor de impuesto, total con impuesto incluido Especificación de documento de cobranza (factura, factura exenta, boleta de honorarios, etc) No obligatorios: Garantías Tiempo de entrega a partir de la emisión de orden de compra 8.3. Autorización de la Adquisición El Jefe del Departamento de Administración deberá evaluar técnica y económicamente el requerimiento presentado por la Unidad Solicitante. Para la evaluación técnica considerará la justificación presentada por la unidad solicitante y en para la evaluación económica deberá obtener la aprobación del Departamento de Finanzas Selección de Procedimiento de Compra El Departamento de Administración tiene la responsabilidad de definir el mecanismo de compra para cada necesidad o requerimiento de adquisición. En algunos casos de mayor complejidad, participa además el Departamento Jurídico para determinar la alternativa que asegure el mejor proceso de compra para cada caso cumpliendo con lo establecido en la Ley Nº de compras públicas y su reglamento. 10

11 Los procesos de compra pueden ser clasificados según diversos factores que pueden combinarse entre sí y que consideran aspectos como: monto de la compra, el presupuesto al que se imputa, la modalidad utilizada para requerir ofertas del mercado (licitación) y urgencia del requerimiento, etc. MENORES A 3 UTM CATALOGO ELECTRONICO DE CONVENIO MARCO TIPOS DE ADQUISICION LICITACION PÚBLICA LICITACION PRIVADA TRATO DIRECTO O CONTRATACION DIRECTA Menores a 3 UTM (Ver actividades Nº1 a 6 en Anexo Nº2) Descripción: El Departamento de Administración recibe la solicitud de adquisición. Una vez obtenido el visto bueno del Departamento de Finanzas, se elaborará la orden de compra a nombre del proveedor que presente las condiciones más ventajosas, posteriormente enviará copia de dicha orden a la Unidad Solicitante quien será la responsable de realizar el seguimiento de la entrega del bien o servicio adquirido. Para el pago de factura respectiva será obligatorio que la unidad solicitante presente la Guía de Recepción la que deberá ser firmada por el receptor directo del bien o servicio. Insumos: Requerimiento definido y visado por la Unidad Solicitante 3 cotizaciones homogéneas entre sí presentadas por la Unidad Solicitante. Orden de compra generada por el Departamento de Administración Guía de Recepción del bien o servicio tramitada por la Unidad Solicitante y firmada por el receptor directo del bien o servicio. Factura Participantes del proceso: Unidad Solicitante: Responsable de realizar el requerimiento y de realizar seguimiento a la entrega del bien o servicio requerido. Departamento de Finanzas: Participa autorizando el gasto presupuestario Departamento de Administración: Ejecutor de compra. Tiempos estimados de ejecución: Aprobación Presupuestaria: 1 día desde la recepción de requerimiento. Elaboración de Orden de Compra: 1 día desde aprobación. Entrega del servicio: Según oferta del proveedor Emisión de Guía de Recepción: 1 día desde la recepción del bien o servicio. 11

12 Pago Proveedor: 30 días contra entrega de factura y guía de recepción conforme Catálogo Electrónico de Convenio Marco (Ver actividades Nº1 a 8 en Anexo Nº2) Descripción: El Convenio Marco es un procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las Entidades, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio (Nº 10 del artículo 2 del decreto 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda). En el convenio se establecen precios, condiciones de compras y otras especificaciones del producto o servicio, que rigen por un período de tiempo definido. Estos convenios se traducen en un catálogo electrónico que contiene la descripción de los bienes y servicios ofrecidos, sus condiciones de contratación y la individualización de los proveedores a los que se adjudicó el convenio marco. El Catálogo Electrónico esta disponible en el portal Chilecompra para los usuarios del sistema. Este mecanismo se debe consultar siempre en primer lugar, debido a que da amplias garantías de transparencia y nos permite comprar adquisiciones recurrentes o estándares de modo simple y rápido, como ejemplo, las compras de abastecimiento de materiales de oficina. Para llevar a cabo un proceso de compra mediante convenio marco, el Departamento de Administración recibe una solicitud de requerimiento, consulta disponibilidad del producto requerido, emite una comparación de a lo menos 3 productos de ser factible, solicita e visto bueno de gasto presupuestario, emite orden de compra, da aviso a la Unidad Solicitante a fin de llevar a cabo el seguimiento correspondiente. Insumos: Requerimiento definido y visado por la Unidad Solicitante y/o inventario de stock del área de logística para abastecimiento de materiales. Comparación de a lo menos 3 productos de catálogo. Orden de compra generada por el Departamento de Administración. Guía de Recepción del bien o servicio tramitada por la Unidad Solicitante y firmada por el receptor directo del bien o servicio. Factura. Participantes del proceso: Unidad Solicitante: Responsable de realizar el requerimiento y de realizar seguimiento a la entrega del bien o servicio requerido. Departamento de Finanzas: Como autorizador del gasto presupuestario Departamento de Administración: Ejecutor de compra. Tiempos estimados de ejecución: Consulta catálogo electrónico: 1 día desde recepción de requerimiento. Aprobación Presupuestaria: 1 día desde la presentación de cuadro comparativo. Elaboración de Orden de Compra: 1 día desde aprobación. Entrega del servicio: Según condiciones establecidas en convenio marco Emisión de Guía de Recepción: 1 día desde la recepción del bien o servicio. Pago Proveedor: 30 días contra entrega de factura y Guia de Recepción conforme (Ver Anexo Nº3). 12

13 Licitación Pública (Ver actividades Nº1 a 62 en Anexo Nº2) a) Descripción: Es un procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual la Administración realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente (Nº 17 del artículo 2 del decreto 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda). La licitación pública es el procedimiento de compra definido como regla general por la Ley de Compras Públicas. Por lo tanto, su uso corresponde siempre, a menos que: El producto o servicio se encuentre en el Catálogo Electrónico de Convenios Marco. Cuando la compra o contratación corresponde a una excepción contemplada en la Ley o su Reglamento. Ello porque garantiza la máxima transparencia, al permitir la participación de todos los proveedores inscritos en el sistema, la eficacia de aumentar las posibilidades de alcanzar exactamente lo que se requiere y la eficiencia al disminuir los costos de adquisición. Insumos: Requerimiento Instrucción Subdirección Administrativa con requerimiento autorizado desde el punto de vista presupuestario. Bases administrativas y técnicas confeccionadas por el Departamento de Administración (Consultar Punto Nº5.4.6) Resolución autorizando publicación elaborada por el Departamento Jurídico y firmada por el Director General. Acta de preguntas y respuestas si es que las hubiese confeccionada por la Comisión Técnica. Acta de apertura confeccionada por la Comisión Técnica. Acta de evaluación confeccionada por la Comisión Técnica. Resolución de adjudicación visada por el Departamento Jurídico y firmada por Director General. Contrato elaborado por el Departamento Jurídico. Guía de Recepción elaborada por la Comisión Técnica. Participantes del proceso: Director General: Autoriza la publicación y adjudicación del proceso de licitación. Subdirección Administrativa: Instruye el proceso de adquisición, aprobando las bases administrativas y técnicas. Departamento de Finanzas: Aprobación presupuestaria, además deberá integrar la comisión técnica de todo proceso de licitación. Departamento Jurídico: Elabora resoluciones de autorización de publicación, y eventualmente de modificaciones si el proceso lo amerita. Responsable de la elaboración del contrato con el proveedor adjudicado y de autorizar en forma electrónica la publicación de la licitación en portal chilecompras. Esto no se encuentra establecido en la Ley. Participa como integrante de la comisión técnica de todo proceso de licitación. Departamento de Administración: Elabora las bases administrativas y técnicas. Responsable de realizar el seguimiento al desarrollo del proceso de licitación, de la gestión 13

14 de contrato y su jefatura debe constituir la comisión técnica de todo proceso de licitación. Comisión Técnica: Deberá responder a las consultas de la licitación, participar del proceso de apertura, realizar la evaluación de ofertas y dar el visto bueno para la recepción y pago del servicio contratado. Tiempos estimados de ejecución: Elaboración de bases: 5 días hábiles desde instrucción de Subdirección Administrativa. Elaboración de Resolución: 3 días hábiles desde recepción de solicitud de resolución de autorización de publicación de proceso de adquisición. Firma de Resolución: 2 días hábiles desde recepción de antecedentes y resolución confeccionada. Publicación: 2 días hábiles desde recepción de resolución firmada. Autorización electrónica: 24 horas desde la alerta vía correo electrónico realizada por el portal Chilecompra Periodo de consultas: Dependerá de la complejidad del proceso. El período mínimo de consultas se establecerá en 3 días hábiles. Periodo de respuesta: La comisión tendrá un periodo de 3 días hábiles para dar respuesta a las consultas de los proveedores. Evaluación: Conforme a lo establecido en las bases. El período mínimo de evaluación será de 5 días hábiles para la comisión técnica. Elaboración de Resolución de Adjudicación: Será de 3 días hábiles contados desde la recepción del acta de evaluación. Publicación de adjudicación: 1 día hábil desde recepción de resolución de adjudicación. Firma contrato: Conforme se establezcan en las bases Ejecución: Conforme se establezcan en las bases Licitación Privada (Ver actividades Nº1 a 62 en Anexo Nº2) Descripción: Es un procedimiento administrativo de carácter concursal previa Resolución fundada, mediante el cual la administración invita a determinadas personas para que sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. (Nº 16 del artículo 2 del decreto 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda) que lo disponga proceso de concurso entre proveedores para adjudicarse la adquisición o contratación de un bien o servicio requerido por una organización, pero a diferencia de la licitación pública, sólo compiten los proveedores que han sido invitados por la entidad licitante, cuyo mínimo es de tres interesados, de acuerdo a lo establecido en el inciso primero del artículo 45 de la Ley Nº de Compras Públicas. En la licitación privada se deben presentar las mismas bases usadas en procesos de adquisición que anteriormente se declararon desiertos, sobre las cuales los proveedores deben formular sus propuestas, de entre los cuales se seleccionan y aceptan la(s) oferta(s) más conveniente(s) de acuerdo a los criterios de evaluación establecidos en las mismas bases. La licitación privada es un mecanismo excepcional, que requiere de una resolución fundada y su uso se encuentra restringido a las siguientes situaciones especiales o excepcionales contempladas en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley: a) Adquisición Pública anterior sin oferentes: Estamos en presencia de una adquisición que se intentó hacer por licitación pública, pero en ella no se 14

15 presentaron interesados, por lo cual debemos recurrir a una licitación privada usando las mismas bases que usamos anteriormente. b) Remanente de una adquisición pública anterior: Es la situación en que debemos hacer una contratación para realizar o terminar un contrato previo que se haya terminado anticipadamente por falta de cumplimiento u otras causales. Para que podamos celebrar este contrato el remanente debe ser igual o menor a UTM. c) Compras urgentes: En casos de emergencias o imprevistos nos vemos obligados a realizar una adquisición que no estaba previamente planificada y que viene a satisfacer una necesidad imperiosa e impostergable de nuestro servicios. Esta debe ser calificada mediante Resolución fundada del director general. d) Existencia de un solo proveedor. e) Convenios de servicios con personas jurídicas extranjeras: Se trata de contratar empresas extranjeras para la presentación de servicios que deban ejecutarse fuera del territorio nacional. f) Servicios que revisten carácter confidencial: Estamos ante la necesidad de contratar servicios que, previamente determinados por Decreto Supremo, sean confidenciales ya que su difusión podría afectar la seguridad o interés nacional. g) Naturaleza de la Negociación: existen ciertas características de la negociación que hacen indispensable recurrir al trato directo. Será el Departamento de Administración en conjunto con el Departamento Jurídico quienes evaluarán la factibilidad de procedencia de este tipo de licitación. En caso de aprobación, el Departamento de Administración proporcionará todos los antecedentes necesarios al Departamento Jurídico, quienes elaborarán la resolución de autorización correspondiente la que deberá ser firmada por el Director General. Una vez que el Departamento de Administración reciba la resolución firmada, publicará en el portal el proceso de licitación privada. Si se tratase de una licitación privada en conformidad a lo indicado en la letra a) se procederá de acuerdo a lo establecido en las bases de licitación y se continuará procedimiento descrito en el punto Para los casos indicados en las letras b), c), d) y e) será el Departamento de Administración el encargado de realizar la gestión de contrato, a excepción que el Director General determine a otro responsable de proceso derivados de las letras d) y e). Insumos: Acta de apertura que conste la inexistencia de ofertas para un proceso de adquisición a fin de aplicar la letra a) del punto anterior Documentación que permita determinar la procedencia de aplicar las letras b), c), d) y e) del punto anterior. Si existe un Requerimiento menor a 100 UTM y justificación adecuada para determinar aplicación de la letra f) del punto anterior. Participantes del proceso: Departamento Jurídico: Elabora la resolución que autoriza el llamado a licitación privada. Departamento de Administración: Encargado de proporcionar la información al Departamento Jurídico a fin de determinar la procedencia del llamado a licitación privada. Director General: Autoriza la publicación y adjudicación del proceso. 15

16 Tiempos estimados de ejecución: Elaboración de solicitud: 5 días hábiles desde detección de necesidad. Elaboración de Resolución: 3 días hábiles desde recepción de solicitud de resolución de autorización de publicación de proceso de adquisición. Firma de Resolución: 2 días hábiles desde recepción de antecedentes y resolución confeccionada. Publicación: 2 días hábiles desde recepción de resolución firmada. Autorización electrónica: 24 horas desde la alerta vía correo electrónico realizada por el portal chilecompra A partir de la autorización electrónica, la duración del proceso estará sujeta al tipo de licitación privada que se trate Trato Directo (Ver actividades Nº1 a 29 en Anexo Nº2) Descripción: Es un procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación o Propuesta Pública y para la Privada (Nº 27 del artículo 2 del decreto 250 de 2004 del Ministerio de Abierto o Público: Esta debiese ser la práctica general, mediante la que se realiza un llamado en el que cualquier proveedor del rubro podrá participar. Tipos de Tratos Directos Cerrado o Privado: Excepcionalmente, se permite a la entidad licitante seleccionar tres proveedores del rubro selectivamente con ciertos requisitos. Sin Cotización: En este caso, se compra directamente a un proveedor previamente seleccionado. Hacienda) Podemos distinguir tres categorías de acuerdo al proceso. Estas son: El trato directo es un mecanismo excepcional, que requiere de una resolución fundada y su uso se encuentra restringido a las siguientes situaciones especiales o excepcionales contempladas en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley: a) Adquisición privada anterior sin oferentes: Estamos en presencia de una adquisición que se intentó hacer por licitación pública, pero en ella no se presentaron interesados, por lo cual debemos recurrir en segunda instancia a una licitación privada en la cual tampoco hubo ofertas. Posteriormente a esos procesos de adquisición, procede el llamado a trato directo. b) Remanente de una adquisición pública anterior: Se trata del caso en que debemos contratar para realizar o concluir un contrato previo que se haya terminado anticipadamente por falta de cumplimiento u otras causales. Aquí el remanente debe ser igual o menor a UTM, para que se pueda llevar adelante un proceso de llamado a trato directo. 16

17 c) Compras urgentes: En casos de emergencia o imprevistos nos vemos obligados a realizar una adquisición que no estaba previamente planificada, y que viene a satisfacer una necesidad imperiosa e impostergable de nuestro servicio. d) Proveedor único: Se trata del caso en que sólo existe un proveedor de un bien o servicio en el mercado, por lo que no tiene sentido realizar procesos competitivos de cotización. e) Convenios de servicios con personas jurídicas extranjeras: Se trata de contratar a empresas extranjeras para la prestación de servicios que deban ejecutarse fuera del territorio nacional. f) Servicios que revisten carácter confidencial: Estamos ante la necesidad de contratar servicios que, previamente determinados por Decreto Supremo, sean confidenciales ya que su difusión podría afectar la seguridad o interés nacional. g) Contratación igual o inferior a 100 UTM: En este caso, en consideración a los montos involucrados podemos recurrir al trato directo. h) Naturaleza de la contratación: Corresponde al caso en que las contrataciones, por su propia naturaleza hacen necesario recurrir al trato directo, es decir, son casos en que la lógica y el sentido común nos indican que el trato directo es el único mecanismo posible y resulta, por tanto, indispensable usarlo. Aquí encontramos varios criterios que debemos aplicar y que el Reglamento de la Ley de Compras Públicas establece en el Art. 10 Nº7. 1. Prórroga de un contrato de suministro o contratación de servicios conexos respecto de un contrato suscrito con anterioridad, siempre que el monto de esta prórroga no supere las UTM. 2. Contratación financiada con gastos de representación, de conformidad a las reglamentaciones presupuestarias correspondientes. 3. Contrataciones en las cuales está involucrada la seguridad de autoridades y es necesario contar con un proveedor discreto y de confianza 4. Consultorías en materias que se encomienden a un proveedor en consideración a sus especiales facultades o características. 5. Contratación que sólo puede realizarse con proveedores que son dueños exclusivos de derechos de propiedad intelectual, industrial, de licencias o patentes. 6. Servicios accesorios (reposición o complementación de equipos compatibles con los que han sido previamente adquiridos). 7. Contrataciones que no pueden ser conocidas públicamente mediante una licitación, ya que pueden poner en serio riesgo su eficiencia. Insumos: En estos casos, el Departamento de Administración deberá proporcionar los antecedentes necesarios al Departamento Jurídico a fin de elaborar una resolución que permita la contratación directa. Esta resolución deberá ser firmada por el Director General y el seguimiento estará a cargo del Departamento de Administración. Acta de apertura que conste la inexistencia de ofertas para un proceso de adquisición a fin de aplicar la letra a) del punto anterior Documentación que permita determinar la procedencia de aplicar las letras b), c), d) y h) del punto anterior. Requerimiento menor a 100 UTM y justificación adecuada, bases técnicas (ver punto Nº8.4.6), resolución de autorización de publicación y de adjudicación para determinar aplicación de la letra g) del punto anterior. Participantes del proceso: Departamento Jurídico: Elabora la resolución que autoriza la publicación de trato directo. 17

18 Departamento de Administración: Encargado de proporcionar la información al Departamento Jurídico a fin de determinar la procedencia del llamado a trato directo. Elaboración de bases (Ver punto 8.4.6), evaluación y clasificación en adquisiciones descritas en la letra g). Además de ello, se encarga de elaborar la Resolución de Adjudicación. Director General: Autoriza la publicación y adjudicación del proceso. Unidad Solicitante: Por el seguimiento de adquisiciones contempladas en la letra g) Departamento de Finanzas : Como autorizador de la adquisición del punto de vista presupuestario. Tiempos estimados de ejecución: Elaboración de solicitud: 5 días hábiles desde detección de necesidad. Elaboración de Resolución: 3 días hábiles desde recepción de solicitud de resolución de autorización de publicación de proceso de adquisición. Firma de Resolución: 2 días hábiles desde recepción de antecedentes y resolución confeccionada. Publicación: 2 días hábiles desde recepción de resolución firmada. Autorización electrónica: 24 horas desde la alerta vía correo electrónico realizada por el portal chilecompra A partir de la autorización electrónica, la duración del proceso estará sujeta al tipo de licitación privada que se trate Formulación de Bases y Términos de Referencia Para adquisiciones mayores a las 100 UTM serán confeccionadas Bases Administrativas y Bases o especificaciones Técnicas, para ello será la Subdirección Administrativa quien ordenará al Departamento de Administración elaborar dichas bases, entendiéndose que existe la aprobación del gasto presupuestario. Para adquisiciones menores a las 100 UTM serán confeccionadas sólo Bases o especificaciones Técnicas, repitiéndose el mismo procedimiento señalado en el párrafo anterior. Las bases son documentos aprobados por el Director General que contienen de manera general y/o particular los aspectos administrativos, económicos y técnicos del bien o servicio a contratar y del proceso de compra. Los contenidos mínimos para las bases administrativas son: a) Individualización del funcionario de la entidad licitante encargado del proceso de compras y el medio de contacto. b) Las etapas y plazos de la licitación que incluye: Fecha y hora de publicación, fecha y hora de inicio del proceso de consultas, fecha y hora de cierre del proceso de consultas, fecha de respuestas a las consultas, fecha y hora de cierre de la recepción de ofertas, fecha y hora del acto de apertura de la oferta técnica, fecha y hora del acto de apertura de la oferta económica, fecha y hora de la entrega física de ofertas (si hubiese), fecha y hora de apertura física de ofertas (si hubiese), fecha de evaluación de las ofertas (estimada), fecha de adjudicación (estimada), fecha de firma del contrato (estimada), plazo de duración del contrato. c) Los requisitos y condiciones de los oferentes para que las ofertas sean aceptadas, que considera toda la documentación y antecedentes que se estimen necesarios de los proveedores, tales como documentación que respalde la existencia jurídica/legal, informes comerciales, pago de impuestos y cotizaciones, certificaciones, permisos municipales, etc. 18

19 d) Naturaleza y montos de las garantías necesarias para asegurar la seriedad de la oferta y del contrato. Éstas son obligatorias cuando el monto a contratar es superior a UTM. El monto de las garantías debe estar relacionado con los riesgos de la compra, evitando así colocar barreras muy altas que restrinjan el número de potenciales proveedores en los casos que no se justifique. e) Los mecanismos de consultas y/o aclaraciones, señalando a quien deben remitirse las consultas y los mecanismo para ello. f) Los criterios de evaluación son fundamentales y obligatorios así como el método que se usará para comparar las alternativas, lo que implica establecer indicadores para los aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se piensan calcular. Ello significa definir criterios de evaluación objetivos y, por ende, medibles. Asimismo, la Ley de Compras Públicas establece que se debe buscar la oferta más conveniente y no atender sólo al factor precio. Estos factores adicionales pueden ser: experiencia, calidad técnica, costos de operación y mantenimiento, plazo de entrega, servicios post venta, garantías, etc. g) Los mecanismos de evaluación, señalando quienes evaluarán, es decir, si es una persona o una comisión evaluadora. h) Los mecanismos de adjudicación, especificando la manera en que será notificado el proveedor que se adjudique la licitación. i) La condición, el plazo o el modo en que se compromete el o los pagos del contrato, una vez recibidos conforme los bienes o servicios de que se trate. j) Plazo de entrega del bien o servicio, señalando los periodos en que se requiere contar con el bien o servicio contratado. k) El requerimiento de otras actividades como visitas en terreno, recepción de muestras u otras, señalando los aspectos relevantes como fecha, horarios, lugar, etc. Los contenidos mínimos para las bases técnicas son: a) Especificaciones del producto o servicio, describiendo en forma muy clara y detallada lo que se desea comprar o adquirir. b) Las restricciones tales como plazos, lugar de entrega, frecuencias y cantidades del bien o servicios, certificaciones, etc. Las condiciones deben ser expresadas en forma genérica. De ser necesario hacer referencia a marcas específicas, debe agregarse a la marca sugerida la frase o equivalente (inciso 2º del Nº 2 del Artículo 22 del decreto 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda). Las Bases podrán contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitación, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento. De estas definiciones se extraerá la información necesaria para completar el formulario de Bases disponible en el Portal. Una vez que éstas han sido confeccionadas, el Departamento de Administración solicita al Departamento Jurídico la aprobación de dichas bases mediante la confección de una resolución la que autorizará la publicación del llamado. Confeccionada la resolución por el Departamento Jurídico, será el Director General quien autorice en última instancia la publicación de este proceso de adquisición. Si se autoriza, se enviará copia de la resolución firmada más las bases al Departamento de Administración. Una vez publicado el proceso en portal Chilecompras, la comisión designada en las bases administrativas deberá dar respuestas a las consultas de los proveedores de 19

20 acuerdo a los plazos establecidos, participar del proceso de apertura y posteriormente realizar, en conjunto, la evaluación de las propuestas a fin de presentar el informe final a la Directora General para la etapa de adjudicación. Una vez que se ha realizado la adjudicación, el Departamento de Administración deberá entregar al Departamento Jurídico todos los antecedentes de la licitación y del proveedor adjudicado a con el fin de elaborar el contrato. Una vez firmado el contrato será el Departamento de Administración responsable de la gestión del contrato. En cuanto a la recepción para los pagos establecidos, será responsabilidad de la Comisión Técnica establecida en las bases dar el visto bueno correspondiente Cuadro resumen según mecanismo adquisición: El llamado variará conforme al mecanismo de adquisición seleccionado conforme a: Mecanismo Directa (para compras inferiores a 3 UTM) Trato Directo Licitación Pública Documentos Requeridos - 3 cotizaciones homogéneas - Justificación y descripción del bien o servicio requerido por parte de la Unidad Solicitante - Mínimo una cotización. - Justificación y descripción del bien o servicio requerido por parte de la Unidad Solicitante - Bases Técnicas - Solicitud de resolución de autorización de publicación - Resolución fundada - Mínimo una cotización. - Justificación y descripción del bien o servicio requerido por parte de la Unidad Solicitante - Bases Administrativas Especiales - Bases Técnicas - Solicitud de resolución de autorización de publicación - Resolución fundada Licitación Privada - Mínimo una cotización. - Justificación y descripción del bien o servicio requerido por parte de la Unidad Solicitante - Bases Administrativas Especiales y bases técnicas de procesos sin ofertas. - Solicitud de resolución de autorización de publicación - Resolución fundada 8.5. Criterios y Mecanismos de Evaluación Tiempo Publicación (Plazos Mínimos) No requiere publicación en portal. Selección Se selecciona a los proveedores conforme al monto del bien o servicio. 48 horas. Conforme a los criterios de evaluación que se establecen en las bases técnicas. 10 días corridos para contrataciones entre 100 y UTM y de 20 días corridos para las iguales o superiores a UTM 10 días corridos para contrataciones entre 100 y UTM y de 20 días corridos para las iguales o superiores a UTM Conforme a los criterios de evaluación que se establecen en las bases administrativas especiales. Conforme a los criterios de evaluación que se establecen en las bases administrativas especiales. Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los 20