Servicio al cliente Cesar Pérez Johana Rubiano Juan Pablo Gómez

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1 MANUAL PROCESO DE DO IDENTIFICADOR NOMBRE DEL DOCUMENTO ESTADO DEL DOCUMENTO ÁREA RESPONSABLES REVISORES COM-MA-049 Manual proceso de firmado Token / P12 y verificación de firma. Aprobado Servicio al cliente Cesar Pérez Cesar.perez@certicamara.com Johana Rubiano Johana.rubiano@certicamara.com Juan Pablo Gómez Juan.gomez@certicamara.com CONTROL DE CAMBIOS Fecha Revisó Aprobó Cambio 1 Enero 2013 Supervisor Call Center Gerente General Primera versión del documento

2 CONTENIDO I. OBJETIVO... 3 II. III. PROCESO DE DO DE ARCHIVOS CON CERTIFICADO DE DIGITAL EN FORMATO TOKEN PROCESO DE DO DE ARCHIVOS CON CERTIFICADO DE DIGITAL EN FORMATO PKCS# IV. VERIFICACION DE V. RECOMENDACIONES DE USO CERTIFICADO DIGITAL EMITIDO EN DIPOSITIVO TOKEN VI. RECOMENDACIONES DE USO P VII. SOPORTE TÉCNICO... 20

3 I. OBJETIVO Este glosario nace como respuesta a la necesidad de contar con las definiciones concretas para ciertos términos que se utilizan frecuentemente en los manuales de uso. Entidad de Certificación: es aquella entidad que, autorizada conforme a la presente Ley 527 de 1999, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales. Certificado digital: es un documento digital mediante el cual un tercero confiable garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad (por ejemplo: nombre, cédula, cargo entre otros aspectos de identificación. Firma digital: mecanismo equivalente a la firma manuscrita que garantiza la identidad y responsabilidad del autor de un documento o transacción electrónica, así como permite comprobar la integridad del mismo, es decir que la información no ha sido alterada. Token: dispositivo de almacenamiento de certificados digitales (similar a una USB), utilizado para facilitar el proceso de autenticación de usuarios. Formato.P12: archivo seguro que contiene el certificado digital es emitido y enviado en medios magnéticos (correo electrónico). Certifirma: aplicativo desarrollado por, en el cual el usuario interactúa para realizar los procesos de firma de documentos en diferentes formatos ej. (Doc, jpeg, PDF). Este aplicativo tiene un tipo de licencia freeware. Licencia de Software: es la autorización otorgada por el autor de la aplicación para utilizar su trabajo de una forma acordada manifestando unos límites y derechos respecto a su uso y distribución. Licencia Freeware: se usa comúnmente para programas que permiten la redistribución pero no la modificación y su código fuente no está disponible. Clave: conjunto finito de caracteres alfanuméricos necesarios para el uso del certificado digital, el cual debe ser conocido únicamente por el titular del certificado.

4 Declaración de prácticas de certificación (DPC): documento que establece los términos bajo los cuales será prestado el servicio de certificación digital. Estos términos establecen el marco legal sobre el cual opera, junto con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de las versiones de la DPC, hasta con un año de antigüedad, para generar la consulta puede ingresar al siguiente link aquí. Revocación: la revocación es el medio por el cual se cancelará e inhabilitará el Certificado Digital y se dará por terminado su período de confiabilidad; al presentarse alguna de las causas establecidas en la Declaración de Prácticas de Certificación. CRL: es una lista de certificados que han sido revocados, ya no son válidos y en los que no debe confiar ningún usuario del sistema, para realizar la actualización puede consultar el proceso ingresando en el siguiente link aquí.

5 II. PROCESO DE DO DE ARCHIVOS CON CERTIFICADO DE DIGITAL EN FORMATO TOKEN. 1. Después de realizar el procedimiento de instalación de la aplicación Certitool, puede proceder a firmar digitalmente cualquier tipo de archivo que no supere los 1 GB de tamaño en disco. 2. Para ejecutar Certifirma tiene las dos opciones siguientes: Inicio > Todos los Programas > Certitool > Certifirma o dé doble clic sobre el ícono llamado Certifirma el cual se encuentra ubicado en el escritorio de su equipo.

6 3. A continuación, se desplegará automáticamente la ventana principal de Certifirma 6.0, allí encontrará un menú con las siguientes opciones: Firmar Documento. Verificar Firmas. Manual. 4. Para continuar de clic en el botón Firmar Documento.

7 5. En la siguiente ventana de diálogo deberá seleccionar el(los) archivo(s) que desea firma digitalmente. Dé clic en el botón Examinar para realizar la selección de los archivos. 6. Diríjase a la ruta donde se encuentran almacenados los archivos que desea firmar digitalmente, selecciónelos y después de clic en el botón Abrir. Luego en la parte inferior izquierda seleccione la opción Almacenado en Token criptográfico de clic en Firmar.

8 Nota: también puede realizar la operación anterior seleccionando el documento con clic derecho Certifirma Firmar.

9 7. Deberá ingresar el PIN de su certificado digital. Dé clic en el botón Aceptar para continuar con el proceso de firma. 8. Si el proceso de firma es llevado a cabo de manera exitosa aparecerá una ventana de confirmación donde se relacionan los archivos que fueron firmados exitosamente. Para mayor seguridad del proceso llevado a cabo se sugiere verificar la firma de estos archivos dando clic en la opción Sí. 9. Si el usuario optó por hacer una verificación de las firmas recientemente creadas, se desplegará una ventana que indica la ruta del archivo firmado. Se informa el resultado de la verificación y los firmantes del archivo. Dé clic en el botón Aceptar para volver a la página de inicio de la aplicación.

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11 III. PROCESO DE DO DE ARCHIVOS CON CERTIFICADO DE DIGITAL EN FORMATO PKCS# Diríjase a la ruta donde se encuentran almacenados los archivos que desea firmar digitalmente, selecciónelos y después de clic en el botón Abrir. Luego en la parte inferior izquierda seleccione la opción Almacenado en archivo PKCS#12 de clic en Firmar. Nota: también puede realizar la operación anterior seleccionando el documento con clic derecho Certifirma Firmar.

12 2. Para continuar dar clic en el botón Examinar. 3. Ubicar la ruta en la cual se tiene el certificado digital, seleccionarlo y dar clic en el botón Abrir.

13 4. Una vez seleccionado el certificado se debe ingresar la contraseña del certificado la cual fue asignada en el momento de la descarga. 5. Si el proceso de firma es llevado a cabo de manera exitosa aparecerá una ventana de confirmación donde se relacionan los archivos que fueron firmados exitosamente. Para mayor seguridad del proceso llevado a cabo se sugiere verificar la firma de estos archivos dando clic en la opción Sí.

14 6. Si el usuario optó por hacer una verificación de las firmas recientemente creadas, se desplegará una ventana que indica la ruta del archivo firmado. Se informa el resultado de la verificación y los firmantes del archivo. Dé clic en el botón Aceptar para volver a la página de inicio de la aplicación.

15 IV. VERIFICACION DE. 1. En el panel de menú debe seleccionar la opción Verificar Firma, a continuación Examinar para adjuntar el documento previamente firmado. Nota: también puede realizar la operación anterior seleccionando el documento con clic derecho Certifirma Verificar, recuerde que el formato de este archivo debe ser en.p7z y tener el logo de Certifirma 6.0.

16 2. Debe ubicar la ruta del documento que anteriormente fue firmado, luego seleccione Abrir para adjuntar y confirmar automáticamente la validación del mismo. 3. Se indicará una verificación exitosa como podemos consultarlo en la siguiente imagen.

17 4. Se confirmará la información del usuario que realiza el proceso, adicional de fecha, hora de firmado del documento, estado de la firma digital con el que fue firmado.

18 V. RECOMENDACIONES DE USO CERTIFICADO DIGITAL EMITIDO EN DIPOSITIVO TOKEN. El Certificado digital es personal e intransferible. No permita el uso del Certificado Digital a ninguna persona. Memorice su CONTRASEÑA O CLAVE y destruya el sobreflex. No permita que otras personas conozcan el CONTRASEÑA O CLAVE, ni tengan acceso al dispositivo. Conserve el dispositivo Token siempre en su poder o almacénelo de manera segura. Utilice el dispositivo Token únicamente para firmar digitalmente mensajes de datos. Este dispositivo Token no permite el almacenamiento de datos, no funciona para propósitos distintos a firmar digitalmente mensajes de datos. Si extravía o pierde el control de su dispositivo Token o su CONTRASEÑA O CLAVE; solicite inmediatamente a la línea de Certicamara la revocación del certificado. El siguiente teléfono Opción4. Recuerde que la firma digital cuenta con la misma validez que la firma manuscrita. No digite su CONTRASEÑA O CLAVE más de tres veces de manera errada, esto Bloqueará el Token. El Bloqueo del dispositivo implica realizar un proceso de revocación que tiene costo. NO OLVIDE su CONTRASEÑA O CLAVE del Certificado digital esta es administrada únicamente por el titular, Certicamara no almacena contraseñas. Por tanto su olvido implica la revocación que tiene costo. Definición Revocación del Certificado: Reemisión del certificado digital con costo a cargo del solicitante.

19 VI. RECOMENDACIONES DE USO P12 Solo ingrese al link cuando este seguro de contestar las preguntas, usted tiene un máximo de cuatro (4) intentos para realizar la descarga del certificado, los intentos son contados por cada despliegue del formulario de validación de historial crediticio y financiero que usted realice. No deje cuestionarios sin contestar ya que esto suma como intento de validación. En el momento que apruebe el cuestionario de historial crediticio y financiero por favor de clic en el botón "Instalar P12". No debe dejar desatendido el sistema durante la ejecución de este proceso, pues genera un bloqueo por inactividad durante 24 horas. Usted es quién asigna la contraseña de su certificado digital, no cuenta con medios para recuperar esta contraseña. (El sistema solicita que usted escriba la contraseña y la confirmación) Asegúrese de recordar su contraseña. La contraseña deber tener un nivel de complejidad con las siguientes características: Debe tener mínimo 8 y máximo 12 caracteres que incluyan Mayúsculas, Minúsculas y Números. Antes de iniciar la descarga lea atentamente el manual que se encuentra en link descrito.

20 VII. SOPORTE TÉCNICO Para establecer contacto con nuestra mesa de ayuda, presentamos los siguientes canales: 1. Línea directa de Soporte técnico: (1) Opción 5 2. Línea gratuita a nivel nacional Correo de contacto: soporte@certicamara.com 4. Soporte en Línea: 5. Dirección de descarga de componentes de instalación: