TEMA 3: PRESUPUESTOS OPERATIVOS. Aplicación: CONTROL PRESUPUESTARIO. Tema de la sesión: PRESUPUESTOS OPERATIVOS

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1 Aplicación: CONTROL PRESUPUESTARIO Tema de la sesión: PRESUPUESTOS OPERATIVOS Nota técnica preparada por: María Pérez-Miranda Castillo 2011/2012 1

2 1. EL PRESUPUESTO DE VENTAS E INGRESOS 2. EL PRESUPUESTO DE GASTOS COMERCIALES 3. EL PROCESO DE PRODUCCIÓN 4. EL PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN 5. EL PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA 6. OTROS PRESUPUESTOS OPERATIVOS 2

3 1. EL PRESUPUESTO DE VENTAS El presupuesto de ventas es el primero que se prepara; los restantes presupuestos dependen de las ventas. Este presupuesto se deriva de la previsión de ventas, y representa la mejor estimación posible respecto a los ingresos por ventas del período. El presupuesto de ventas se prepara multiplicando el volumen esperado de unidades vendidas por producto por el precio de venta unitario estimado. Presupuesto de Ventas = Nº Unidades Esperadas x Precio /Und. Esperado Periodo Mes X Concepto Producto A Cantidades a vender 1000 * Precio unitario de venta 10 = Ingresos por ventas brutas * % Descuento 1 - Valor de los descuentos 100 = Ingresos netos 9900 Nos servirá para evaluar dónde estamos y hacia dónde nos podemos dirigir en el futuro. No dedicar el tiempo suficiente a analizar y calcular la planificación de ventas o ingresos conllevará un importante perjuicio, dado que la improvisación no es siempre posible y los costes de las pérdidas de ventas son difíciles de reponer a corto plazo. El presupuesto de ventas, tiene como finalidad prever los diferentes tipos de ingresos futuros de una organización, normalmente en un ámbito temporal. Es importante separar los ingresos en dos tipos: los normales de la actividad y los atípicos, que se producen como consecuencia de los primeros. El presupuesto de ventas o ingresos debería dar respuesta a las siguientes cuestiones: Determinar qué tipo de productos o servicios se deben vender en volumen y/o unidades monetarias. A quien se van a vender los productos o servicios: tipo de clientes, nuevos o actuales. Dónde se van a producir los ingresos: zonas comerciales, provincias, delegaciones, representantes o vendedores. Qué condiciones de venta se van a emplear: tipo de descuentos, rappels, promociones, tarifas, etc... Cómo afectará la estacionalidad y la evolución de nuestro entorno a la previsión de ingresos. 3

4 El presupuesto de ingresos sirve para calcular la cifra de ventas de la empresa; se trata del presupuesto que condicionará la realización y el cálculo del resto de presupuestos. La cifra de ventas, será la variable o importe más importante a calcular en casi todas las organizaciones, su origen debería venir marcado por los objetivos fijados en la planificación estratégica. Utilización de técnicas de predicción de ingresos: Utilizar las predicciones del personal del departamento comercial. Utilizar información directa de los clientes mediante encuestas o entrevistas. Analizar la situación del mercado de las ventas históricas y previstas. Utilizar la información histórica sobre gamas de productos y zonas para preparar la estimación. Conseguir estudios de mercado de organismos externos y aplicar la información obtenida a la previsión de ventas. EJEMPLO DE PRESUPUESTO DE VENTAS: La compañía SURFING fabrica y distribuye dos tipos de planchas para la práctica del Surf, SIM y PRO. El período presupuestario, u horizonte presupuestario, normal de la Compañía es de 7 meses. El período presupuestario a que se refiere el Caso es el correspondiente al periodo de Noviembre/2011 a Mayo/2012: Pronóstico de ventas Nov-01 Dic-01 Ene-02 Feb-02 Mar-02 Abr-02 May-02 SIM PRO Durante el periodo anterior, los precios de SIM y PRO, por unidad, fueron de 75 y 125, respectivamente; sin embargo, a partir de Enero de 2012 se tiene previsto alzar los precios a 80, para SIM y 140, para PRO. Además se estima que el 80% de las ventas serán al contado y el resto serán ventas aplazadas. Las ventas que se realicen al contado tendrán un descuento del 2%. 4

5 Presupuesto de Ventas Nov-11 Dic-11 Ene-12 Feb-12 Mar-12 Abr-12 May-12 SIM (unid.) PRO (unid.) SIM ( ) PRO ( ) TOTAL nov-01 dic-01 ene-02 feb-02 mar-02 abr-02 may-02 TOTAL PERIODO. Ventas Contado Ventas Aplazadas TOTAL VTAS Descuento 2% VENTAS NETAS EL PRESUPUESTO DE GASTOS COMERCIALES Par poder conseguir una cifra de ingresos es necesario disponer de medios o recursos comerciales al alcance de cualquier organización en menor o mayor medida. Es necesario conocer en detalle cuáles son estos gastos, y si son razonables o equilibrados con el objetivo a alcanzar. Contenido de los gastos comerciales: Recursos de soporte operativo Recursos directos comerciales Recursos de promoción y marketing Recursos logísticos y de postventa Remuneración del personal de administración comercial de toma de pedidos, facturación, supervisión, etc. Material de oficina, maquinaria e instalaciones. Teléfono, fax, seguros y suministros Personal del departamento: sueldos y salarios. Comisiones, primas de compensaciones. Gastos de viaje y desplazamiento. Estudios de mercado. Teléfonos móviles y vehículos. Campañas de publicidad Descuentos y abonos a clientes, bonificaciones. Ferias y exposiciones Folletos, catálogos informativos Mailng. Personal de postventa y atención al cliente. Devoluciones de productos. Gestión de entregas a clientes. 5

6 Aspectos que influyen en los gastos comerciales: Gastos por vendedores Medios de venta Gastos de publicidad y promoción Abonos, descuentos, demostraciones Costes de la administración comercial Se debe tener en cuenta el número de vendedores necesario en función del número de visitas a realizar y la ubicación de los clientes. Se deben poder fijar los gastos de viaje, kilometraje, alquiler de vehículos, etc. para el volumen de ventas a realizar. Se deben poder utilizar sistemas de cálculo que puedan relacionar los costes de publicidad y propaganda. Este tipo de conceptos debe estar calculado en función de las ventas a conseguir. Analizar la necesidad de estos gastos según el número de pedidos tramitados, número de clientes existentes, número de albaranes o facturas emitidas. 3. EL PROCESO DE PRODUCCIÓN Previsión de Ventas Stocks Previstos Plan de Fabricación Costes Indirectos Costes Directos Costes de mano de obra Costes de maquinaria Costes de materiales Coste de Instalaciones Capacidad de producción de mano de obra y maquinaria Costes de la Producción 4. EL PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN El Presupuesto de Producción muestra las unidades que deben producirse para cubrir las ventas previstas. El Presupuesto de producción es aquel que va desde la adquisición de la materia prima hasta la transformación de la misma, con la utilización de los recursos técnicos, tecnológicos y humanos que sean necesarios para la obtención de un producto útil. Esta actividad termina con el almacenamiento de estos productos. 6

7 El Presupuesto de producción planea las siguientes actividades: => Cantidad de unidades a producir de cada tipo de producto de materiales, mano de obra y Costes necesarios para su elaboración. => El Presupuesto de producción es una estimación, con objetivos definidos, de la cantidad de bienes a ser fabricados durante el periodo que abarca el presupuesto. => El presupuesto de producción es la base principal para la planeación de necesidades de materias primas, necesidades de mano de obra, necesidades de efectivo y costes de fabricación. Cálculo del presupuesto de producción: Para la realización del presupuesto de producción se debe tomar la información del presupuesto de ventas que es el punto de partida de la presupuestación. Esta es la forma clásica del cálculo del presupuesto de producción; pero se debe tener en cuenta también las devoluciones y las pérdidas de calidad que se ocasionan en los procesos, también es cierto que lo ideal es que no existieran estos inconvenientes en las plantas y estos valores fueran cero (0). Clasificación de los materiales Los materiales usados en el proceso de fabricación se clasifican tradicionalmente como directos e indirectos. 7

8 5. EL PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA MANO DE OBRA DIRECTA Necesaria para producir los tipos y cantidades de productos estimados de la empresa. MANO DE OBRA INDIRECTA Empleados que no intervienen en el proceso productivo, pero se relacionan con el producto. Presupuesto de mano de obra directa. Este presupuesto trata de diagnosticar claramente las necesidades de recursos humanos y cómo actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico para satisfacer los requerimientos de la producción planeada. Debe permitir la determinación del estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o sí los actuales son suficientes. Una vez calculado el número de obreros requeridos, se debe determinar qué costará esa cantidad de recursos humanos, o sea, traducir el presupuesto de mano de obra directa, expresada en horas estándar o en número de personas y calidad, a unidades monetarias, es decir, calcular el presupuesto del costo de mano de obra. Presupuesto mano de obra = Producción presupuestada x horas mano de obra por producto = Total horas mano de obra presupuestada x costo por hora de mano de obra = Presupuesto de mano de obra. Presupuesto de Mano de Obra Indirecta Habrá que cuantificar el personal necesario para soportar las actividades de la empresa y aplicar un cuadro con el total de las retribuciones y cargas sociales derivadas de su contratación. 8

9 EJEMPLO PRESUPUESTOS OPERATIVOS: Mermelat S.A. es una empresa que elabora un tipo de mermelada. Ventas: Se espera que alcance el volumen de ventas de unidades en el primer trimestre, con incrementos sucesivos de 500 unidades en cada trimestre. Considerando un precio de venta de 65 /unidad. Calcular el presupuesto de ventas. Producción: Se considera que se puede cubrir la demanda futura manteniendo un stock de seguridad del 20% del volumen de ventas previsto para el siguiente trimestre. Calcular el presupuesto de producción. Materias Primas: La fabricación de cada kilo de mermelada requiere dos unidades de materia prima y el coste esperado de las mismas es de 4 /ud. Calcular el presupuesto de materias primas. Mano de Obra Directa: El presupuesto de mano de obra directa contiene las horas y el coste de la mano de obra directa para alcanzar la producción prevista. Se requieren 2 horas de mano de obra directa para producir cada unidad de producto terminado y el coste de las mismas es de 10 u.m. por hora aplicada. Calcular el presupuesto de mano de obra directa. Presupuesto de Ventas VENTAS PREVISTAS 1T 2T 3T 4T TOTAL Ventas Previstas Unidades Precio de venta unitario Total Ventas Presupuesto de Producción o Las existencias finales del primer trimestre fueron de 700 unidades (20% x Ventas previstas de unidades para el segundo trimestre, son 700 unidades de stock final). Calcular el presupuesto de producción. o Las existencias finales del último trimestre son el 20% de unidades previstas de venta, igual a unidades. o Las existencias iniciales son el 20% de las ventas de cada trimestre. PRODUCCIÓN PREVISTA 1T 2T 3T 4T TOTAL Ventas Previstas Unidades Más Exist finales Menos Exist. Iniciales Total Und. Necesarias a Fabricar

10 Presupuesto de Materia Prima: MATERIAS PRIMAS PREVISTAS 1T 2T 3T 4T TOTAL Total Und. Necesarias a Fabricar Unds. De mat.prima por ud. A producir Total Und. De mat.prima de producción Coste unitario mat. Prima Coste Total Materias Primas Presupuesto de Mano de obra directa: MANO DE OBRA DIRECTA 1T 2T 3T 4T TOTAL Total Und. Necesarias a Fabricar Horas de m.obra por ud.a fabricar Total horas requeridas de m.obra Coste unitario de m.obra Coste total m.obra directa OTROS PRESUPUESTOS OPERATIVOS: Presupuesto de gastos de distribución, almacenaje y transporte: Es necesario separar este tipo de gastos del resto de gastos comerciales, porque son una partida importante a gestionar y casi nunca dependen del responsable comercial sino de un responsable del área de logística. Los posibles tipos de gasto de este aparado son: - Personal de almacenes - Personal de transportes - Maquinaria para el almacenaje - Medios técnicos de transporte: Vehículos, carretillas, grúas, etc... - Costes de transporte externo: Empresas externas que efectúan el transporte. - Mensajeros: Servicios de mensajería. Presupuesto de gastos de estructura: Los gastos de estructura o generales son aquellos que necesita la empresa para poder apoyar su actividad y que no se pueden incorporar a los costes de los productos o servicios vendidos, por lo que se deben considerar costes del período y normalmente existen aunque no se fabrique o no se venda nada, ya que su origen es fijo a no ser que la actividad varíe considerablemente. Algunos gastos de estructura son: 10

11 - Dirección General: Consejo de Administración, Secretaría, planificación, auditoría. - Administración y finanzas: Dirección administrativo-financiera, funciones de contabilidad, tesorería, servicios de profesionales externos (asesores fiscales, laborales, etc...) - Recursos Humanos: Gestión de contratación, selección de personal, formación, relaciones sindicales, etc... - Servicios Generales: Oficinas, locales, almacenes, seguros, suministros, material de oficina, mantenimiento y gastos por reparaciones, etc... - Informática: Dirección del departamento y personal del mismo, material de informática, mantenimiento equipos, servicios externos de apoyo, etc... Para el cálculo de los gastos de estructura se utilizan las siguientes formulas: Para algunos de ellos, el punto de partida será la historia del pasado, por ello es válido analizar el pasado a niveles de importes gastados y los motivos de gasto. Otros tipos de gastos son recurrentes (asesores, impuestos, mantenimiento, etc.), y dada su poca importancia y variabilidad, se realiza una estimación. Los más importantes se deben fijar por cada responsable, ya que ello implicará que después serán objeto de seguimiento y si existen desviaciones deberían ser objeto de explicación. 11

12 SUPUESTO- ALBUTAR S.A La empresa ALBUTAR S.A. se dedica a la venta de bicicletas. Tiene en el mercado tres modelos de bicicletas una para cada gama de clientes: - Gama Alta: Modelo Indurain - Gama Media: Modelo Lance - Gama Baja: Modelo Valverde La empresa ha previsto vender en 2012 las siguientes cantidades por modelo: Indurain: uds Lance: uds Valverde: uds El precio de venta para todo el año de cada modelo es: Indurain: 420 euros Lance: 280 euros Valverde: 150 Euros La empresa prevé que los inventarios iniciales y finales de producto acabado y materias primas son los mismos. Para fabricar las bicicletas la empresa sabe los materiales de cada bicicleta: 1 manillar, 1 cuadro aluminio, 2 ruedas normales para el modelo indurain 1 manillar, 1 cuadro cromo, 2 ruedas normales para el modelo Lance 1 manillar, 1 cuadro hierro, 2 ruedas normales para el modelo Valverde La empresa sabe que el precio de inventario y presupuestado de las materias primas anteriores es el mismo es: Manillar: 30 euros Cuadro aluminio: 150 euros Rueda normal: 30 euros Cuadro cromo: 120 euros Cuadro hierro: 30 euros SE PIDE: - Elaborar el presupuesto de ventas por meses, sabiendo que en los 6 meses centrales del año vende el doble que en los otros 6 meses. - Elaborar el presupuesto de producción en unidades con la misma periodificacion mensual anterior. - Elaborar el presupuesto de compras en euros y unidades con la misma periodificacion anterior. 12

13 SUPUESTO LUNTE S.L.: La empresa LUNTE SL, dedicada a la venta de copiadoras, comercializa 5 productos diferentes. Para cada uno de estos productos tiene el siguiente presupuesto de ventas para el ejercicio 2012: Producto Cantidad Precio Unitario Pto Modelo X Modelo X Modelo X Modelo Supra Y Modelo Inteligence Se sabe que el inventario final e inicial previsto para el 2012 de cada producto es el siguiente: Producto Inv. Inicial (En 2012) Precio Inventario Inv Final (Dic.2012) Modelo X Modelo X Modelo X Modelo Supra Y Modelo Inteligence Se sabe también que el inventario inicial y final de materias primas es el mismo, así como el precio presupuestado y de inventario. Las materias primas necesarias para cada producto acabado son las siguientes: Producto Carcasa 1 Carcasa 2 Carcasa 3 Rodillo 1 Rodillo 2 Tóner Scanner Fax Modelo SI NO NO SI NO SI NO NO X123 Modelo X NO SI NO SI NO SI NO NO 230 Modelo X NO SI NO NO SI SI SI NO 240 Modelo NO NO SI SI NO SI SI NO Supra Y200 Modelo Inteligence NO NO SI NO SI SI SI SI Y el precio de cada materia prima es (En euros) Producto Carcasa 1 Carcasa 2 Carcasa 3 Rodillo 1 Rodillo 2 Tóner Scanner Fax Precio

14 Calcular: Presupuesto de Ventas mensualizado en unidades y euros, sabiendo que vende los 6 primeros meses del año el 10% cada mes y los otros 6 meses el 6,667% hasta llegar al 100% Presupuesto de producción en unidades y con la misma periodificación mensual. Presupuesto de compras mensualizado. Preparar el presupuesto de Mano de Obra Directa sabiendo que la hora hombre a la empresa le cuesta 17,5 euros y que producir una unidad de producto acabado requiere las siguientes horas / hombre Producto Horas / hombre Modelo X123 7,1 Modelo X 230 6,5 Modelo X 240 9,3 Modelo Supra Y Modelo Inteligence 17,5 14