I n s t r u c t I v o MATRICULACION

Transcripción

1 I n s t r u c t I v o MATRICULACION INTRODUCCIÓN La matriculación es un proceso que involucra a varios sectores como son: La Unidad Académica es donde se genera el cierre académico del semestre anterior al período de matriculación (control Rua), entrega ordenes de matrícula. Unidad de Pensión Diferenciada realiza el cambio o actualización del período académico. Unidad de Presupuesto genera la información para la creación de carteras previo a cobros. Unidad de Bienestar Universitario promociona a los estudiantes nuevos. Unidad de Tesorería encargada de la generación de carteras, generación y envió de archivos a los bancos y distribución de las ordenes a las facultades respectivas. Entidades bancarias quienes procesan la información y realizan cobros. Con el fin de proporcionar una guía para el cumplimiento de las tareas relacionadas con el proceso de matriculación estudiantil en pregrado, se presenta este documento como medio de apoyo y consulta para todos los sectores que tengan relación con este proceso, sea a nivel operativo, de aprobación y/o de control. OBJETIVO Establecer de manera clara y precisa los pasos que se cumplen dentro del período de matriculación, proporcionando las rutas a seguir en cada pantalla, para cada propósito tanto como el procedimiento a seguir con los bancos. Informar sobre los cambios realizados en el Siu referente al proceso administrativo, específicamente en el módulo financiero. ALCANCE Las políticas y procedimientos que se describen en este documento son de aplicación exclusiva de parte de las Unidades Académicas en conjunto con la Dirección Financiera. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Todas las instancias anteriormente mencionadas son las responsables de la aplicación y control del cumplimiento de las políticas y procedimientos descritos en el presente documento y que rigen el proceso Matriculación estudiantil, también deberán proporcionar el asesoramiento necesario para que todas las personas involucradas en el proceso cumplan con los requisitos previos con el fin de que no genere atrasos en los procesos posteriores. Elaborado por: Unidad de Tesorería 1

2 REGISTRO CONTABLE Asiento No. 1: se genera al momento de crear la cartera, la nota de venta se genera en el cobro. Dr. Cuentas por cobrar xx Cr. Ingresos por matrícula xx Ingresos por tasas xx Asiento No. 2: al momento del cobro. Dr. Bancos xx Cr. Cuentas por cobrar xx Asiento No. 3: Si el estudiante no se matricula se anula la orden de matrícula. Dr. Ingresos por matrícula xx Dr. Ingresos por tasas xx Cr. Cuentas por cobrar xx CODIFICACIÓN Para la codificación de las políticas y procedimientos relacionados con el proceso de Matriculación Estudiantil, se ha tomado en cuenta la identificación numérica y alfanumérica previamente establecida. El proceso descrito está designado con el código FIN/TES/PCS-1 FIN TES PCS Financiero Tesorería Procesos GLOSARIO DE TÉRMINOS Matriculación: Inscripción de una persona en un registro o lista oficial. Generación de cartera: es la creación de una cuenta por cobrar a un estudiante en función de la ubicación de escala y valores aprobados para el respectivo semestre. Nota de venta: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley con este documento queda concluida la operación y tiene derecho al crédito fiscal. Elaborado por: Unidad de Tesorería 2

3 POLÍTICAS Calendario académico aprobado por Consejo Universitario en el que define fecha de inicio y término del período de matriculación. Valores aprobados por Consejo Universitario de acuerdo a escalas de estudiantes. Cronograma establecido para cumplimiento de calendario académico. FECHA MÁXIMA ACTIVIDAD RESPONSABILIDAD 10 días antes 7 días antes 5 días antes Cambio de parámetros de período academico (previo cierre). Creación de conceptos de matriculas ( carreras Financiadas y Autofinanciadas ) Promocionar a los estudiantes nuevos en las Facultades Pensión Diferenciada. Unidad de Presupuesto. Bienestar Universitario. 5 días antes Generación de carteras en el Sistema SIU. Unidad de Tesorería ( Sonia ) 4 días antes *Generación de 3 archivos (Carga completa, Aptos y No aptos) información Banco Guayaquil. *Generación ( 1 archivo ) Banco Bolivariano. Unidad de Tesorería ( Sonia ) 3 días antes CRONOGRAMA MATRICULACIÓN *Envío de archivos al Banco Guayaquil carreras Financiadas para emisón de las ordenes de pago de Matricula. *Envío de archivo de carga Banco Bolivariano. Unidad de Tesorería ( Anita ) 3 días antes Recibo de ordenes de Carreras Financiadas Banco de Guayaquil 1 día antes *Entrega de ordenes de pagos de Matricula a facultades de carreras Financiadas *Envío archivo vía mail de ordenes de pago a facultades de carreras Autofinanciadas. Unidad de Tesorería PROCESOS Pensión Diferenciada cambia parámetros de período académico. Unidad de presupuesto crea conceptos de matrículas para todas las carreras. Bienestar universitario promociona estudiantes nuevos. Unidad de Tesorería genera carteras y archivos para enviar al banco. El banco nos remite las órdenes de pago de matrícula para el caso de las carreras financiadas, para las carreras autofinanciadas las órdenes se generan en tesorería. Unidad de Tesorería remite órdenes a facultades para entrega a estudiantes. Estudiante retira la orden y debe pagar en banco. Unidad de Tesorería sube información de cobro para recaudar a través de caja. Elaborado por: Unidad de Tesorería 3

4 PROCEDIMIENTOS Para la emisión de carteras y ordenes de matrículas. Banco de Guayaquil 1. Eliminar cualquier matricula que exista en la Base del Banco. 2. Cierre Académico- no necesario 3. Cierre de Pensión Diferenciada 4. Cambio de parámetro de periodo académico en Pensión Diferenciada. 5. Creación de Concepto de las nuevas matriculas por parte de Presupuesto 6. Generación de carteras en el Sistema SIU. Tesorería (corre los antiguos) Bienestar Universitario (nuevos) (Depende que las Facultades promocione a los alumnos) 7. Generación de Archivos (3 archivos) Archivo de Carga Completa Archivo de Aptos Archivos de no Aptos 135 Los estudiantes con código 254 alumnos nuevos no van en la base. Nota: banco solo recibe una carga de Matricula 8. Enviar Archivos al Banco de Guayaquil para la impresión de recibos 9. Revisión de Alumnos en Sistema SIU 10. Clasificación de Alumnos no aptos en Tesorería por Facultad. 11. Los alumnos nuevos PRE- Universitario (orden del SIU en la Carrera) que tiene que acercarse a la ventanilla con orden de pago y la cajera digita los datos (apellidos nombres no. cedula y valor) procesado por el código 254. Banco Bolivariano 1. Eliminar cualquier matricula que exista en la Base del Banco (SAT) 2. Cierre Académico no indispensable 3. Generación de carteras en el Sistema SIU(solo alumnos aptos que no tengan ninguna deuda en el Banco) Facultad (nuevos) Tesorería (antiguos) 4. Creación de Concepto de las nuevas matriculas por parte de Presupuesto. 5. Generación de Archivo base solo se envía alumnos aptos Elaborado por: Unidad de Tesorería 4

5 FORMULARIOS Y PANTALLAS Pasos a seguir para proceder a generar las matriculas de las carreras financiadas y autofinanciadas Módulo de Tesorería - General - Parámetros Generales: en esta opción se ingresa la fecha de inicio de matricula extraordinaria y también la cantidad de carteras para no tener inconvenientes al generar las matriculas y pensiones. Elaborado por: Unidad de Tesorería 5

6 Módulo tesorería General - Recargos Matricula extraordinaria: se crea el período, facultad, tipo de alumno y la fecha de inicio de matricula extraordinario aquí se ingresa los recargos de matricula que son establecidos por Consejo Universitario. Módulo tesorería Procesos Generación de matrícula: Después de llenar todos los campos, se procede a la generación de las matriculas tanto financiadas como autofinanciadas, para generar las matriculas financiada se debe solicitar a Pensión Diferenciada listado de estudiantes ubicados, para ir verificando en el momento de la generación. Elaborado por: Unidad de Tesorería 6

7 Se deben llenar los campos, se escoge el tipo de carreras ya sea financiada o autofinanciada, se agrega la unidad, subunidad, período del semestre actual, fecha de plazo de pago y el mes en que se esta generando, luego damos procesar. Elaborado por: Unidad de Tesorería 7

8 Cuando damos procesar nos debe dar un mensaje de que la transacción se ha completado satisfactoriamente. Una vez que se ha generado todas las matriculas, se procede a la generación de los archivos. Módulo de tesorería Procesos - Información de Bancos - Generación de archivos Banco. Elaborado por: Unidad de Tesorería 8

9 Se deben llenar los campos respectivos: Rubros: Matricula Nombre Archivo: aquí ingresamos el nombre del archivo ya sea apto, no aptos o carga completa, de la siguiente forma (el nombre lo damos nosotros, contiene año, mes, día y el tipo de archivo): matriculas_ _200809aptos matriculas_ _200809noaptos matriculas_ _200809completo Mes de Cartera: La fecha en que se está generando el archivo. Una vez lleno los campos escogemos la opción de crear archivo (carga completa), crear archivo deudores (no aptos), crear archivo no deudores (aptos). Elaborado por: Unidad de Tesorería 9

10 El archivo que se genera se guarda en el escritorio, el cual es enviado mediante correo a la auxiliar de bancos para que ella a su vez lo envié mediante FTP, para que el banco procese y genere los recibos de matrícula, tanto de los alumnos aptos y de los alumnos no aptos, los cuales son revisados, sellados (sello de Tesorería) y enviados a cada Facultad (solo los aptos), con el reporte de firma. Los recibos de los alumnos no aptos quedan en Tesorería para que los estudiantes se acerquen a demostrar que ya cancelaron la deuda pendiente y se procede a la entrega del recibo de matrícula. Elaborado por: Unidad de Tesorería 10

11 Ejemplo del contenido del archivo: se puede verificar la información, abriendo el archivo respectivo Adicionalmente se genera un Reporte de Firmas que es el que se envía a las facultades para el registro de la recepción de la orden de matrícula. Elaborado por: Unidad de Tesorería 11

12 Matricula Alumnos Nuevos o reingresos La cartera de matricula es generada por Pensión Diferenciada, una vez que la Facultad lo promociona al estudiante. La Facultad reimprime la orden de matrícula del estudiante nuevo conjuntamente con el pagaré, dicha orden debe estar firmada por la secretaria y el Coordinador de la Carrera, para que el estudiante se acerque a cancelar a las agencias del Banco Guayaquil, esto es cobrado sin base (código 254). Elaborado por: Unidad de Tesorería 12

13 Modelo orden de Matricula alumnos nuevos, reingresos ORDEN DE MATRICULA BANCO DE GUAYAQUIL CODIGO 254 UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERIA. - CARRERA DE ING. SISTEMAS COMPUTACIONALES Nivel: PREGRADO Malla: A SISTEMAS COMPUTACIONALES Periodo: A-2007 Fecha de Inicio: Fecha de Fin: Registro Único Académico: 2225 Número de Identificación: Nombres y Apellidos: SALAZAR JARAMILLO, JOSE GREGORIO Ubicación: 0 Matricula Ordinaria: $ Tasas: $ Total Matrícula $ NOTA: SIRVASE PAGAR EN CUALQUIER AGENCIA DEL BANCO DE GUAYAQUIL Elaborado por Secretaria Autorizado Coordinador Administrativo Cuando el estudiante es nuevo y cancela en la Tesorería de la Universidad, entrega la orden de matrícula y el pagare firmado por el deudor y garante con copias de cédula, en cambio cuando cancelan en el Banco el pagaré es entregado en la Secretaria de la Facultad y a su vez ellos lo envíen mediante oficio a Tesorería. Elaborado por: Unidad de Tesorería 13