Crea una tabla para los ingredientes. No olvides añadir la clave principal. Recuerda también añadir el prefijo con el nombre de la tabla a los campos.

Transcripción

1 TABLA INGREDIENTES Crea una tabla para los ingredientes. No olvides añadir la clave principal. Recuerda también añadir el prefijo con el nombre de la tabla a los campos. IMPORTAR DATOS A LA TABLA INGREDIENTES El archivo 'ingredientes.txt' contiene datos pero al descargarlo de una página web, tiene saltos de línea. Una solución es importar el archivo como hemos venido haciendo hasta ahora (utilizando el tabulador como separador) y Access importará tanto los datos como las líneas en blanco. Recuerda: Para importar, 'Archivo/Obtener datos externos/importar' Recuerda: Cuando importes datos, hazlo sobre una tabla temporal, luego una vez hayas 'limpiado' los datos, puedes copiar y pegar en la tabla original y borrar la temporal. Ejercicio: Importa los datos del archivo 'ingredientes.txt' a una tabla nueva 'ingredientes_importados'.

2 Una vez importado el archivo, la tabla aparece del siguiente modo: Ahora podemos utilizar la herramienta de ordenación de Access para agrupar las líneas en blanco y poder eliminar todos los registros que no nos valen. Recuerda: Para ordenar registros, utiliza los iconos de la barra de herramientas que aparecen rotulados con las letras: 'A-Z'.

3 Una vez ordenados, quedan arriba los registros vacíos y puedes eliminarlos todos de una vez, dejando sólo la información que te interesa. Nota: No copies todavía los datos a la tabla 'INGREDIENTES'.

4 Ahora importa la tabla: 'especias.txt'. El procedimiento es el mismo, pero en este caso los datos además de figurar el nombre de las especias también aparece su denominación original, fíjate en el formato del archivo: La idea es importar sólo los nombres cortos de las especias. Si dichos nombres no fueran compuestos como (Ajedrea de huerta), entonces lo tendríamos muy fácil porque podríamos seleccionar el espacio como separador y Access importaría correctamente el nombre y el resto de la información podríamos descartarla al copiar. Pero si utilizamos el espacio, perderemos los nombres de algunas especias. Por lo tanto y puesto que nos lo hemos encontrado así, podemos indicar que el carácter separador va a ser el punto '.' y Access va a interpretar todo lo que haya entre los puntos como campos.

5 Puedes ver como separa Access los campos cuando seleccionamos el punto como carácter de separación. Ejercicio: Crea una nueva tabla 'ESPECIAS' con los datos importados. No copies los datos a la tabla 'INGREDIENTES' todavía. Recuerda: No es necesario que crees una clave principal para las tablas temporales, ya que cuando copies los datos, la clave será generada automáticamente por la tabla 'INGREDIENTES'.

6 CREAR UNA CONSULTA PARA IMPORTAR LOS DATOS DE VARIAS TABLAS Ahora tenemos dos tablas con datos importados 'INGREDIENTES_IMPORTADOS' y 'ESPECIAS'. Vamos a crear dos consultas que van a copiar todos los datos a la tabla 'INGREDIENTES'. Esta operación la hacemos cuando queremos mover muchos registros de una tabla a otra. Selecciona la pestaña Consultas en el panel de control de Access y crea una consulta con el Asistente. En el siguiente paso hay que seleccionar la tabla que vamos a utilizar como origen de los datos, que es 'INGREDIENTES_IMPORTADOS' y seleccionamos el primer campo (y en principio el único) que es el que contiene el dato a importar.

7 El resultado puede verse en la siguente figura. La consulta de selección extrae los datos de la tabla y los muestra en pantalla. Ahora lo cque vamos a hacer es convertir esta consulta de selección en otro tipo de consulta. Cierra la ventana y vuelve a la pestaña de Consultas en el panel de control de Access. CONVERTIR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN EN UNA CONSULTA DE DATOS ANEXADOS Abre la consulta en modo Diseño. Lo que haremos será convertir los resultados de esta consulta en una actualización de la tabla 'INGREDIENTES', de este modo, cuando la ejecutemos se volcará los datos de la tabla 'INGREDIENTES_IMPORTADOS' en la tabla 'INGREDIENTES'. Nota: Hay que tener cuidado con este tipo de consultas porque podría generar datos duplicados si la ejecutamos más de una vez.

8 Una vez abierta la consulta en modo 'Diseño', hay que seleccionar el icono de tipo de consulta de la barra de herramientas y cambiar al tipo 'Consulta de datos anexados'. Una vez hecho, Access te pregunta donde quieres anexar los datos, selecciona la tabla 'INGREDIENTES' y guarda la consulta. Podrás ver que el icono de la consulta ha cambiado. El signo más la identifica como una consulta que añade datos a una tabla.

9 Ahora vamos a ejecutar la consulta. Asegúrate que la tabla 'INGREDIENTES' esta creada y vacía. Access te informa que va a ejecutar una consulta que modificará la tabla destino: Comprueba que los registros se corresponden con los de la tabla origen.. Una vez que confirmes el procedimiento, Access añadirá dichos registros a la tabla. Compruébalo abriendo la tabla 'INGREDIENTES'. Nota: Si has repetido la consulta podrás ver que hay más registros en esta tabla de los que cabía esperar y que están duplicados. Para borrar los registros, puedes seleccionarlos todos y borrarlos, ejecutando de nuevo la consulta.

10 Ahora vamos a crear la otra consulta para añadir los datos de la tabla 'ESPECIAS' a la tabla 'INGREDIENTES' del mismo modo que lo acabamos de hacer. Selecciona la pestaña 'Consultas' del panel de control de Access y selecciona 'Crear una consulta utilizando el asistente'. En este caso la tabla va a ser 'ESPECIAS', selecciónala y también el primer campo que es el que incluye la información que nos interesa.

11 Escribe un nombre para la consulta que la identifique bien, por ejemplo 'Importación de tabla especias'. Cuando pulses en finalizar, la consulta se ejecuta y presenta los datos de la tabla 'ESPECIAS' en pantalla:

12 Bien, ahora tenemos que cambiar el tipo de consulta. Ciérrala y ábrela en modo 'Diseño' y como en el caso anterior, utilizando el icono de la barra de herramientas de Access, cámbiala a 'Consulta de datos anexados'. Cuando lo hagas, el último paso es indicar la tabla donde se añadirán los nuevos registros, selecciona la tabla 'INGREDIENTES' de nuevo. Una vez definida la tabla destino, guarda la consulta y observa el panel de Access:

13 Observa que ahora ambas consultas son para añadir registros. Ejercicio: Ejecuta la consulta para la tabla 'ESPECIAS' y comprueba que hay 288 registros (la suma de los registros de las dos tablas). Nota: Observa en la barra de estado el número de registros de la tabla.

14 Resumiendo Las consultas de selección me permiten extraer cierta información de las tablas. Las consultas para anexar datos me permiten copiar datos de una tabla temporal a una con la que estamos trabajando. Es muy útil cuando se añaden productos de manera periódica y se actualizan semanalmente. En este caso podemos importar los datos de un archivo de texto, creando la tabla temporal y entonces ejecutar la consulta que lee este archivo y vuelca los datos en la tabla de trabajo. En este caso, hay que tener en cuenta que debemos borrar los datos de la tabla temporal para evitar que al ejecutar la consulta se dupliquen datos. CREA UNA TABLA DE AUTORES Cada receta tendrá asociado un autor con sus datos personales. Crea la tabla, puede ser del tipo siguiente: Ejercicio: Ajusta el tipo de datos para cada campo y añade una clave principal. Añade los campos que consideres necesarios. Guarda la tabla con el nombre 'AUTORES' y escribe algunos datos.

15 CREA UNA TABLA DE RECETAS Cada receta tendrá asociados una serie de ingredientes, un autor, una fecha, un tiempo de preparación, una descripción y otros campos como el tipo de receta (pasta, postre, carne, pescado, arroces, ensaladas, entrantes, helados, etc). La tabla tiene el siguiente aspecto: Ejercicio: Crea los campos, define el tipo de dato y añade aquellos que consideres necesarios. Ejercicio: Crea la tabla 'TIPO' y añade en ella los tipos de recetas que consideres. Ejercicio: Relaciona la tabla 'RECETAS' con 'AUTORES' y con 'TIPO'.

16 Ahora para cada receta podríamos crea un campo 'ingredientes' en el que escribir los datos de la receta. El problema es que no podríamos filtrar por ejemplo no buscando recetas que tuvieran un ingrediente determinado o una combinación de varios. Por lo tanto vamos a crear una tabla que almacenará todos los ingredientes para cada receta, es algo parecido a las tablas de empresas y operaciones del ejercicio anterior, en este caso cada receta puede tener relacionadas varias entradas en la tabla ingredientes. CREAMOS LA TABLA INGREDIENTES_RECETAS Ejercicio: Revisa el tipo de datos, añade los campos que consideres y relaciona la tabla con 'INGREDIENTES' y con 'RECETAS' Las relaciones entre tablas quedarán del siguiente modo: Importante: Ten en cuenta que la relación entre 'RECETAS' e 'INGREDIENTES_RECETAS' es un tanto especial, quizá tengas que realizar algunos cambios en los campos de ambas tablas. Ejercicio: Crea formularios e informes para cada tabla.