Sistema para la Gestión de Contenidos de la Comisión de secretarios y Consello de la Xunta

Transcripción

1 Sistema para la Gestión de Contenidos de la Comisión de secretarios y Consello de la Xunta

2 0. Índice 1.Objetivos 2.Ámbito dl del sistema 3.Circuito de asuntos Gestión de contenidos para la Comisión de Secretarios y Consello 2

3 1. Objetivos Optimización el flujo documental de Comisión y Consello Almacenamiento y posterior consulta Optimizar y facilitar los trabajos previos y posteriores a la celebración de la Comisión de Secretarios y Consello da Xunta. Facilitar el flujo de información entre los implicados (alertas por correo electrónico informando de la creación de convocatoria, orden del día, propuestas, etc.) Almacenamiento y posterior consulta de la documentación tratada en Comisiones o Consellos. Ciclo de vida histórico de los asuntos, registro de todas las Comisiones alasque se envía un asunto concreto, así como de la documentación remitida. Facilitar a consulta a Sec e a os y o se o todos los implicados Facilitar a todas las Consellerías el flujo documental de Comisión de Secretariosy Consello. Permitir, mediante perfiles de acceso, la distribución de tareas entre las diferentes áreas para la creación de sus respectivas propuestas. Facilitar la consulta Ofrecer una aplicación de consulta para las salas de Comisión de Secretarios y Consello. de asuntos en la sala Dotar a esta aplicación de un interfaz intuitivo, usable y de fácil de Consello manejo. Gestión de contenidos para la Comisión de Secretarios y Consello 3

4 2. Ámbito del Sistema Dous módulos diferenciados: Xestión e consulta Módulo de gestión: Acceden usuarios de las consellerías, Secretariado de Goberno y Secretarios Xerais (para consultar o buscar asuntos). Se accede a través de navegador web, desde d cualquier sitio en la Xunta. Módulo de consulta: Acceden Secretarios Xerais y Conselleiros, única e exclusivamente desde a sala de Consello. Actores implicados Consellerías: crean asuntos, alegaciones y propostas de orden del día. Además de buscar asuntos y consultar convocatorias y actas de Comisiones anteriores. Entre otras funcionalidades. d Secretariado de Goberno: crean asuntos y propuestas, orden del día, actas y certificados de asuntos. Entre otras funcionalidades. Secretarios Xerais: consultan o buscan asuntos. Conselleiros: consultan o buscan asuntos. Funcionalidades principales Búsqueda de asuntos. Según varios criterios: por rango, consellerías, título, fechas o estado.. Formularios web: Ofrece formularios web según plantillas institucionales para crear asuntos, propuestas, alegaciones, orden del día, actas, etc. Generación automática de documentos: Orden del día, convocatoria, actas según plantillas. Notificaciones por correo electrónico: cuando se crea una convocatoria nueva, un orden del día nuevo, un acta, entre otras Otras funcionalidades Ciclo de vida histórico de asuntos: el sistema almacena todas las Comisiones a las que se lleva un asunto, con sus informes respectivos, así como todas las versiones de los documentos (tras reparto). Repositorio único de asuntos: aún que existan dus módulos, el repositorio de asuntos es único. Sincronización módulo gestión y consulta. Una vez realizados los trabajos previos en el modulo de gestión, el sistema los integra en el de consulta. Gestión de contenidos para la Comisión de Secretarios y Consello 4

5 3. Circuito de asuntos 1 Alta de asuntos, informes y propuestas Usuarios de las consellerías dan de alta en la aplicación los asuntos, documentos asociados y propuestas de orden del día. También pueden realizar alegaciones. 2 Creación del orden del día Usuarios de las consellerías dan de alta en la aplicación los asuntos, documentos asociados y propuestas de orden del día. También pueden realizar alegaciones. 4 Generación del acta de Comisión Tras la Comisión se accede al módulo de gestión para crear el acta. 3 Celebración de la Comisión Los asistentes a la Comisión pueden visualizar los documentos en el módulo de consulta. 5 Preparación del Consello En el módulo de gestión las consellerías y Secretariado preparan el siguiente Consello. 6 Celebración del Consello En la sala de Consello se accede al módulo de consulta para visualizar los documentos. 7 Acta de Consello y certificados Una vez celebrado el Consello, se elabora el acta y los certificados para las firmas. Consellerías Secretariado de Goberno Conselleiros y Secretarios Xerais Gestión de contenidos para la Comisión de Secretarios y Consello 5

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