LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL : Grupos y estilos gerenciales María Cecilia Harnan 1

Transcripción

1 LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL : Grupos y estios gerenciaes María Ceciia Harnan 1 OBJETIVOS: La ectura de esta unidad e permitirá ograr: Expicar os componentes básicos de a estructura. Definir os distintos tipos de estructura que existen. Expicar cada una de as técnicas de a organización. Definir os distintos tipos de departamentaización y graficaros. 1. CONCEPTO DE ESTRUCTURA En cuaquier organización existen dos probemas a resover: Dividir e trabajo en tareas. Coordinar esas tareas para que puedan reaizar estas actividades. La estructura a podemos definir como: La suma tota de medios gracias a os cuaes a organización divide sus distintas tareas y uego obtiene a coordinación de as mismas. Para e armado de a estructura de una organización, se debe tener en cuenta os siguientes eementos: 1º Sus dimensiones: Pequeña, mediana o grande. 2º La tecnoogía utiizada: Si es más o menos avanzada. 1 Autorización de uso de apuntes para a Asignatura de Gestión Administrativa de a Educación Virtua de su autora María Ceciia Harnan. E-mai moeharnan@yahoo.com.ar de fecha 14 de enero de 2010

2 3º La división de trabajo y a especificación de tareas: Eso da origen a os diversos departamentos que existen. 4º E ambiente en que se trabaja: Participativo o autoritario. 5º Los diversos procesos. 6º Las reaciones de poder que tienen as personas que a forman. 2. COMPONENTES BÁSICOS DE LA ESTRUCTURA Podemos diferenciar: 1. Estructura inea. 2. Estructura coatera. Estructura inea Lamada también Pirámide organizaciona, tiene os siguientes nivees: 1º Nive superior o estratégico 2º Nive medio o táctico. 3º 3º Nive inferior u operativo. 1º Nive superior o estratégico: También amada cabeza estratégica, porque son responsabes de a conducción y de a marcha de a organización. Es a cabeza de a autoridad forma y de contro. Es a zona expuesta a más riesgo e incertidumbre. Está representado este nive por e directorio, gerente genera, etc. 2º Nive medio o táctico: Es a ínea media de a organización. Aquí es donde se produce a especiaización y a responsabiidad de cada individuo y está representado por un gerente capacitado para su tarea específica. Estas personas que a componen se encuentran entre medio de nive superior y e

3 nive medio. Cuentan con e apoyo de a estructura coatera. Este nive está representado por os atos gerentes hasta os supervisores. 3º Nive inferior u operativo: Las personas de este nive deben cumpir as tareas que e fueron asignadas y con as normas estabecidas, porque esto permite ograr os objetivos de a organización. Su tarea es rutinaria y reaizan operaciones básicas de a organización. Está formado este nive por os auxiiares, vendedores, obreros, etc. Estructura coatera Antes de expicar cómo está formada a estructura coatera, vamos a definir que es coatera. Coatera significa cosas o eementos que están a ambos ados de a principa, en este caso se encuentra a ambos ados de a estructura inea. Este tipo de estructura esta formada por dos funciones que sirven de apoyo a a organización, ea es a tecnoestructura y e staff de apoyo. Por eso se denomina estructura coatera porque se encuentran a ambos ados de a pirámide organizaciona Tecnoestructura Podemos decir que a tecnoestructura hace parte de a estructura organizativa, pero no de su ínea directa de mando, tiene poder? sí, muchas veces más que e de os directivos, ya que está conformado por anaistas o asesores que tienen tanta o más experiencia que a gerencia, además por o genera son personas expertas cuya voz pesa mucho en a toma de decisiones.

4 Este nive está formado por especiaistas que reaizan tarea de apoyo y se encuentran fuera de a pirámide. Son especiaistas como ser economistas, icenciados, anaistas de sistemas, abogados, etc. Estos especiaistas actúan como consutores para ayudar a a organización a que se adapte a os cambios sociaes y tecnoógicos y para mejorar as tareas y coordinación de trabajo con os demás. También coaboran con e paneamiento, a capacitación de persona, etc Staff de apoyo Conjunto de personas que,en torno y bajo e mando de director de una empresa o institución,coordina su actividad o e asesora en a dirección: a empresa eige a os mejores técnicos para su staff. Son consutores externos a a empresa que no toman decisiones pero nos asesoran en un área determinada. Podemos eaborar e siguiente concepto : os componentes básicos de a estructura organizaciona son cinco: nive superior o estratégico, nive medio o tactico, nive operativo,en a pirámide organizaciona y por fuera : a tecnoestructura y e staff de apoyo. 3. TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES Los principaes tipos de estructura son: 1. Linea o miitar. 2. Funciona. 3. Linea y de staff. 4. Con comités. 5. Linea y funciona.

5 3.1.Estructura Linea Es a más simpe de as estructuras organizacionaes, con a característica que hay un soo jefe que dirige y da as órdenes a os operarios. Este es e caso de as pequeñas y medianas empresas, donde no hay muchas divisiones de funciones y e nive superior es e que supervisa e trabajo. Ventajas: La ínea de autoridad es directa, y va desde e nive superior hacia os nivees inferiores. E contro es directo. Desventaja: La fata de fexibiidad para adaptarse a crecimiento. Podemos graficar a a estructura inea de a siguiente manera: Propietario Gerentes Subordinados Una soa persona: propietario, gerente, etc., dirige as actividades de a organización. La ínea de autoridad, y as instrucciones, siguen un orden vertica. Es decir cada puesto de trabajo tiene definido con precisión sus deberes y responsabiidades Estructura Funciona En e diseño de a estructura funciona, es preciso estabecer cuáes son as funciones de a empresa con e fin de crear os cargos necesarios para poder garantizaras. Este tipo de estructura pone énfasis en a división de trabajo y se agrupa en tareas por su especiaización. Cada subordinado recibe órdenes de cada uno de esos especiaistas. Ventajas: Se aprovecha a especiaización. Las funciones están formaizadas Se transmite a experiencia en forma directa y también os conocimientos necesarios.

6 Desventajas: Se recibe órdenes de varios jefes, por eso vunera e principio de unidad de mando. Se debiita e contro. No define bien a reación de autoridad y responsabiidad. Gráficamente es: Director Gerente Genera Gerente de Comerciaización Gerente de producción Gerente de investigación y Desarroo Empeado Empeado Empeado Empeado Empeado Empeado Se basa en a especiaización. Todos os que se dedican a una actividad o a varias actividades reacionadas, se reúnen en un departamento 3.3. Estructura inea y de staff La paabra staff significa persona de apoyo. En este tipo de estructura cuentan con asesoramiento reaizado por especiaistas, pero éstos carecen de autoridad, no toman decisiones, infuyen en a toma de decisiones de sus asesorados. En a actuaidad, es cada vez más necesaria a participación de staff, que incuso en muchos casos toma decisiones y tiene autoridad.

7 Gráficamente es: Directorio Asesor Contabe Gerente Genera Gerente de Producción Gerente Administración de Persona Gerente de Secretaria y Legaes Función de a estructura inea con a estructura funciona, cada órgano responde ante un soo y único órgano superior; es e principio de a autoridad única.las funciones de staff pueden existir en cuaquier nive de una organización desde e más bajo a más ato Estructura con comités Hay empresas que necesitan a formación de comités para poder ayudar a resover ciertos probemas específicos que se es puedan presentar. Estos comités puedan ser transitorios o permanentes. Los comités permanentes son os que se cuenta en cuaquier momento. Los comités temporarios o transitorios se constituyen para resover a situación y uego cada uno vueve a su trabajo específico. También se encuentran os comités consutivos que son aqueos que emiten dictámenes y os comités ejecutivos que además toman decisiones y emiten órdenes.

8 Gráficamente una estructura con comités es Dirección Comité de Marketing Gerente Genera Comité de presupuesto Gerente de Administración Gerente de Comerciaización Gerente de Producción Un comité, es por definición: una Comisión de personas encargadas para un asunto.permanente o transitorio Estructura Linea y Funciona Surge de combinar as estructuras ineaes y as estructuras funcionaes. Poseen as ventajas de cada una de eas, eiminando sus facetas negativas. En os nivees más atos mantienen a estructura inea y en os nivees más bajos mantienen a estructura funciona, pero no se permite as órdenes cruzadas. Cada especiaista maneja su sector, dentro de cua es e único que puede dar órdenes. Gerente Genera Gerente Comercia Gerente de Investigación y Desarroo Gerente de Finanzas y Contro Jefes Jefes Subgerentes Empeado Empeado Empeado Empeado Empeado Empeado Empeado Empeado Empeado Aúna os beneficios de as estructuras ineaes y funcionaes, porque se superponen dos tipos de estructuras

9 4. TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN Son instrumentos que se utiizan para que sean más fáci as tareas de as organizaciones. Poder apicar as técnicas no soo ayuda a armado de a organización sino una vez diseñada constituye un eemento fundamenta para expicara a os miembros de a empresa. Las técnicas más utiizadas son Organigrama. Manuaes. Cursogramas Organigrama Es a representación gráfica de a estructura de a organización. Ventajas de organigrama Hace conocer a as personas que trabaja en a organización su ubicación y también as reaciones que se estabecen con e resto de a misma. Se puede ver os distintos nivees jerárquicos. Para as personas que son ajenas a a organización, e permite conocer a estructura y pueden conocer quien desempeña cada cargo. Permite anaizar procesos inadecuados, faas de contro y faciita e trabajo de corrección.

10 Eementos de organigrama Se utiizan íneas y rectánguos. Los rectánguos: Son a representación gráfica de cada uno de os órganos de a estructura y en e interior de cada rectánguo existe una Compras inscripción que indica un área, un departamento o una sección. La ubicación de cada rectánguo indica a reación jerárquica de esa área o departamento. Las íneas verticaes y horizontaes se conectan. Líneas verticaes: Estas inean indican as reaciones de autoridad y de responsabiidad. Líneas horizontaes: Indican iguadad de nivees jerárquicos y de responsabiidades Directorio Asesor Contabe Gerente Genera Gerente de Producción Gerente de Administración de Persona Gerente de Secretaría y Legaes Supervisores Subgerente Jefes Empeados Empeados Empeados A través de este ejempo se puede expicar cómo es un organigrama y cuáes son sus eementos

11 Podemos observar en e organigrama que e mayor nive jerárquico es e Directorio, y corresponde a 1º nive jerárquico y en este nive aparece un órgano de staff que asesora a Directorio E 2º nive jerárquico e corresponde a Gerente Genera, que depende a su vez de Directorio. E 3º nive jerárquico está representado por os distintos gerentes que dependen directamente de Gerente Genera. Los tres gerentes poseen iguadad jerárquica de os cargos y de as funciones. E 4º nive jerárquico está representado por: Supervisores que dependen de Gerente de Producción. Subgerentes que dependen de Gerente de Administración de Persona. Jefes que dependen de Gerente de Secretaría y Legaes. E 5º nive jerárquico está representado por os empeados que dependen de os supervisores, o de os subgerentes, o de os jefes. Manuaes de a empresa Son textos que contienen a descripción de as funciones y actividades de a empresa y también de os procedimientos que se deben cumpir. Los principaes manuaes son: 1. Manuaes de organización. 2. Manuaes de procedimientos. 3. Manuaes de funciones Manuaes de organización Este manua describe e organigrama y a descripción de cargos. Describe as características de os puestos de trabajo que aparecen en e organigrama y as reaciones entre eos, detaando: Objetivos, funciones, responsabiidad, autoridad.

12 Manuaes de procedimientos Estabece un procedimiento de operaciones a reaizar e indica o siguiente: Qué hacer. Quién debe hacero Cómo debe hacero. Dónde debe hacero Manuaes de funciones Describe os cargos que compementan a organigrama, definiendo e contenido de cada una de as posiciones y as reaciones que se estabecen entre as personas. Se define a tarea que cada persona debe reaizar para ocupar su cargo, para que a organización conozca sus deberes y e grado de autoridad que hay en ea Cursogramas Es a representación gráfica de una sucesión de pasos o acciones que forman una rutina o procedimiento. Como toda representación gráfica se utiiza símboos de uso generaizado, con códigos estabecidos, para universaizar, en o posibe, su ectura y decodificación. Decodificación significa traducir e enguaje común un mensaje que fue previamente utiizado. Los cursogramas sirven: a) Muestra e recorrido de a rutina. b) Faciita e contro de os procedimientos. c) Confecciona as normas reacionadas con os procedimientos, etc.