Elementos de Administración 1º Cuatrimestre ORGANIZACIÓN

Transcripción

1 Elementos de Administración 1º Cuatrimestre ORGANIZACIÓN Lic. María Fernanda Maradona Horarios de consulta Martes y Jueves de 17:00 a 19:00 Of.17 Edificio de Gobierno.

2 QUÉ ES ORGANIZACIÓN? Fayol: construir el doble organismo, material y social de la empresa, es decir, dotarla de todos los elementos necesarios para su funcionamiento: materia prima, instalaciones, maquinarias, herramientas, capital y personal - Koontz y O Donnell: agrupación de actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa y la asignación de cada tipo de ellas a un ejecutivo con la autoridad necesarias para administrarlas. Es la etapa del Proceso Administrativo donde se dispondrá la combinación de recursos materiales y humanos con que cuenta, o que requerirá una empresa o institución, para alcanzar los objetivos planteados en la Planificación.

3 PROCESO ORGANIZACIONAL 1) Relevamiento e identificación de funciones. 2) Ordenamiento Horizontal o Departamentalización 3) Asignación de niveles de autoridad 4) Explicitación de la Estructura de la Organización

4 RELEVAMIENTO E IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES Realizar un INVENTARIO de las funciones que existen y/o que se requerirán para el cumplimiento de los objetivos planteados

5 DEPARTAMENTALIZACIÓN 2) Departamentalización Agrupar las funciones comunes u homogéneas en unidades organizacionales, aplicando algún criterio lógico

6 Aspectos a tener en cuenta para la departamentalización La división del trabajo El tramo de control esfera de control o alcance de la Administración".

7 CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN 1. Por funciones o por áreas funcionales Ventajas Constituye un método lógico y probado que procura la especialización Facilita la eficiencia en la utilización del personal Simplifica la capacitación Es un excelente medio de control Desventajas Compartimentos estancos

8 1. Por funciones o por áreas funcionales Gerencia General Comercial Producción Recursos. Humanos Financiera Sist. de Informac.

9 CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN 2. Por áreas geográficas o territoriales Ventajas Poseer información local siempre actualizada Permite interpretar mejor la situación de cada lugar Facilita una toma de decisiones más adecuada Desventajas Dificultad de aplicación de controles

10 2. Por áreas geográficas o territoriales Gerencia General Comercial Producción Recursos. Humanos Financiera Sist. de Informac. ARGENTINA MERCOSUR

11 CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN 3. Por tipo de Cliente Implica la existencia de clientes o grupos de clientes claramente identificados y con necesidades insatisfechas iguales o comunes Ventajas Optimización en la atención y satisfacción de cada uno de los clientes. Desventajas Doble Lealtad

12 3. Por tipo de Cliente Gerencia General Producción Comercial Rec. Humanos Financiera Sistemas de Información Clientes Mayoristas Clientes Minoristas

13 CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN 4. Por Productos Implica la existencia de productos distintos y claramente diferenciados Ventajas Conocimiento o especialización que se logra sobre el producto Buena atención al cliente, desde el punto de vista de la calidad de elaboración o de información que se le brindará Desventajas No tiene

14 4. Por Productos Gerencia General Comercial Producción Rec. Humanos Financiera Sistemas de Información Vinos Jugos

15 CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN 5. Por Procesos o Líneas de Equipos Implica la existencia de procesos distintos y claramente diferenciados Que se utilicen líneas de equipos distintas Ventajas Alto nivel de especialización en el manejo de los equipos o desarrollo de los procesos Genera un alto nivel de calidad y por ende una mejor satisfacción de las necesidades de los clientes Desventajas No tiene

16 5. Por Procesos o Líneas de Equipos Gerencia General Comercial Producción Rec. Humanos Financiera Sistemas de Información Elaboración Fracciona miento

17 CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN 6. Numérico o por simples números Se adopta cuando no es necesario diferenciar a las personas que formarán parte de la unidad organizativa, sino que considera solamente el número o cantidad de personas que formarán parte de la misma. Ventajas No tiene Desventajas No tiene

18 6. Numérico o por simples números Gerencia General Producción Comercial Rec. Humanos Financiera Sistemas de Información Publicidad Ventas EQUIPO 1 EQUIPO 2

19 CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN 7. Otros criterios Turnos Guardias Equipos Tripulaciones Otros que necesite la Empresa

20 ASIGNACIÓN DE LOS NIVELES DE AUTORIDAD Delegar autoridad a los niveles inferiores, y los elementos necesarios para realizar las funciones dentro de los límites impuestos Jerarquía Establecimiento de un orden o grado de autoridad de los miembros de la organización

21 EXPLICITACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Instrumentación de la estructura de la organización en un documento. PARA QUE? Reducir la variabilidad del comportamiento. Coordinar de forma precisa las tareas. Asegurar a clientes y empleados la imparcialidad de los procedimientos.

22 EXPLICITACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Cómo? Utilizando MANUAL DE ORGANIZACIÓN ORGANIGRAMA MANUAL DE FUNCIONES

23 ORGANIGRAMA Representación GRÁFICA de la estructura de la Organización Gerencia General Producción ComercialIzación Fábrica I + D Ventas Publicidad

24 ORGANIGRAMA Como instrumento de información: Hacia adentro de la organización Proporciona una imagen formal de la organización, favoreciendo la familiarización de los miembros con las características de la misma, la ubicación y funciones de su unidad y las relaciones de dependencia que existen. Hacia afuera de la organización Permite que terceros interesados en conocerla puedan visualizar su estructura.

25 Como instrumento de análisis: Colabora en el análisis, conocimiento y diseño de la estructura de la organización. Tipos de autoridad Ayuda a descubrir problemas estructurales. No muestra: Grado de centralización Organización informal Sociogramas Caminos de comunicación informal

26 COMPONENTES GRÁFICOS DEL ORGANIGRAMA Gerencia General Producción Entegramas: representan cada unidad de organización Comercialización Fábrica I + D Ventas Publicid ad

27 ENTEGRAMAS Son SIEMPRE RECTÁNGULOS Gerencia General El TAMAÑO depende del NIVEL JERÁRQUICO Gerencia General Producción Comercialización Fábrica I + D Ventas Publicid ad

28 Todas las unidades de igual NIVEL JERÁRQUICO deben tener el MISMO TAMAÑO Gerencia General Producción Comercialización Fábrica I + D Ventas Publicidad

29 Líneas de dependencia: muestran las relaciones de jerarquía entre las unidades de organización. Gerencia General Producción ComercialIzación Fábrica I + D Ventas Publicidad Representan la AUTORIDAD DE LÍNEA o LINEAL: es la relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado.

30 Líneas de vinculación: muestran las relaciones FUNCIONALES entre las unidades de organización Gerencia General Producción ComercialIzación Fábrica I + D Ventas Publicidad Representan la AUTORIDAD FUNCIONAL

31 NIVELES JERÁRQUICOS: indican los niveles de autoridad de línea 1º Nivel de Jerarquía Gerencia General 2º Nivel de Jerarquía Producción Comercialización 3º Nivel de Jerarquía Fábrica I + D Ventas Publicidad 4º Nivel de Jerarquía

32 NIVELES DE APERTURA: indican los niveles en que se ABRE o despliega la estructura 1º Nivel de Jerarquía Gerencia General 2º Nivel de Jerarquía Sub Gerencia General 1º Nivel de Apertura 3º Nivel de Jerarquía Producción Comercialización 2º Nivel de Apertura Fábrica I + D Ventas Publicidad 4º Nivel de Jerarquía 3º Nivel de Apertura 5º Nivel de Jerarquía

33 Tipos de Organigramas a) Tradicional, escalar, militar, vertical Gerencia General Producción Comercialización Fábrica I + D Ventas Publicidad

34 b) Tradicional, escalar, militar, horizontal Producción Fábrica I + D Gerencia General Comercial Ventas Publicidad

35 c) Lineal vertical Gerencia General Producción Comercialización Fábrica I + D Ventas Publicidad

36 d) Lineal horizontal Gerencia General Producción Comercial Fábrica I + D Ventas Publicidad

37 e) Semicircular VENTAS PUBLICIDAD COMERCIAL G.G. ADMINISTR. PERSONAL SELECCIÓN

38 VENTAS FÁBRICA PUBLICIDAD COMERCIAL PRODUCCION DEPÓSITO f) Circular G.G. ADMINISTR. PERSONAL INFORMÁTICA REGISTROS SELECCIÓN SISTEMAS

39 DEFECTOS ESTRUCTURALES Exceso de niveles jerárquicos

40 de mando excesiva DEFECTOS ESTRUCTURALES Dualidad de mando

41 Desequilibrio estructural DEFECTOS ESTRUCTURALES

42 DEFECTOS ESTRUCTURALES Indefinición de niveles de jerarquía

43 DEFECTOS ESTRUCTURALES Niveles jerárquicos inadecuados (sub o sobrevaloración) Secretaria O y M

44 MANUAL DE FUNCIONES Descripción detallada y minuciosa, por escrito, de la misión y de las funciones que deberá efectuar quien ocupe cada una de las unidades de organización que se han definido en la estructura organizacional.

45 MANUAL DE FUNCIONES Cód.: Cargo: : Depende de: Tiene autoridad Sobre: Misión: Frecuencia F U N C I O N E S D S M A E

46 a) Lineal Tipos Organizacionales Gerencia General Producción Comercialización Fábrica I + D Ventas Publicida d Líneas directas y únicas de autoridad

47 Unidades de ASESORAMIENTO o STAFF Son EXTERNAS a la estructura de línea Gerencia General STAFF Producción Comercialización Fábrica I + D Ventas Publicidad La naturaleza del personal de apoyo (staff) es asesorar. Su función es investigar, buscar y dar asesoría a los gerentes de línea.

48 b) Funcional Tipos Organizacionales Autoridad FUNCIONAL: Superior de un sobre subordinados de otras s en cuestiones propias de su FUNCIÓN (Especialización)

49 Tipos Organizacionales c) Líneo Funcional Gerencia General Producción Comercialización Fábrica I + D Ventas Publicidad

50 d) Matricial Tipos Organizacionales Gerencia General Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia

51 Tipos Organizacionales e) Enfoques de contingencia f) Estructuras Ad - hocráticas

52 Comités Órganos Colegiados Decisión única Temporarios - Permanentes Estructurados No estructurados Ejecutivos - Asesores