Definición de la estructura

Transcripción

1 Licenciatura en Organización Industrial Universidad Tecnológica Nacional Sistemas y métodos administrativos Capítulo 4.. Las Organizaciones y su Arquitectura Clase 2 jlarrosa@criba.edu.ar Profesor: Juan M.C. Larrosa 1 Definición de la estructura Mintzberg dice Qué podría ser más importante para nuestras organizaciones... que el diseño de sus estructuras? Nadlery otros prescriben:... arquitectura incluye la estructura formal, el diseño de prácticas laborales y la naturaleza de la organización informal, así como los procesos de selección, socialización y perfeccionamiento de las personas. 2 Definición de la estructura Nadlery otros sostienen... podríamos definir la arquitectura de la organización como el arte de dar forma al espacio de las organizaciones conforme a las necesidades humanas. Nadler, G.B., Gerstein, Show, RB. Arquitectura organizativa. Granica, Bs.As

2 Definición de la estructura Una estructura organizacional es el marco formal mediante el cual las tareas se dividen, agrupan y coordinan. Cuando los gerentes desarrollan o modifican la estructura de una organización, están aplicando el diseño organizacional, un proceso que implica tomar decisiones acerca de seis elementos clave: la especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, amplitud de control, centralización- descentralización y formalización. Primero veamos algunos principios de la organización formal... 4 Autoridad La autoridad es el derecho que tiene un jefe para requerir que un subordinado realice una tarea con el fin de lograr los objetivos de la organización. La autoridad es de naturaleza subjetiva... La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacer cumplir las órdenes.... El poder es la habilidad de ejercer influencia... vinculado a las cualidades personales del jefe. El poder refuerza la autoridad. La influencia será posible en la medida en que los subordinados acepten la autoridad y satisfagan sus necesidades. 5 La delegación La autoridad y el poder pueden ser delegados. Ocurre cuando un jefe da a un subordinado la autoridad necesaria para realizar su tarea. La delegación aparece cuando van creciendo las actividades de la organización o aumenta la complejidad de la misma. El proceso de delegación implica: Determinación de los resultados esperados Asignación de tareas Delegación de autoridad para llevar a cabo esas tareas Asignación y exigencia de responsabilidad derivada de la ejecución de la tarea. 6

3 La responsabilidad Es el deber que tiene un subordinado de cumplir con las tareas encomendadas. Es el deber de rendir cuenta a un superior por la tarea asignada. La responsabilidad total de un jefe en una tarea determinada no puede ser delegada. Por tal razón, existe el derecho de parte de éste de pedir rendición de cuentas. La responsabilidad es principalmente, la responsabilidad de una persona ante sí misma, de ejecutar sus tareas. Todos los miembros de una organización tienen responsabilidad. Pero a mayor jerarquía, mayor responsabilidad. 7 Cadena de mando Es una línea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los niveles superiores de la organización hasta los niveles más bajos y aclara quién le deberá rendir cuentas a quién. Esto ayuda a los empleados a saber a quién deberán recurrir cuando tienen un problema y ante quién son responsables. 8 Cadena de mando Cadena de mando está unido a: Autoridad: se refiere a los derechos inherentes de la persona que ocupa una posición administrativa, para dar órdenes y esperar que éstas sean obedecidas. Responsabilidad: La autoridad nos confiere el derecho a solicitar acciones para cumplir ciertos fines pero también nos da obligaciones para o expectativas de logros que también debemos asumir. Unidad de mando: Todo subordinado debe tener uno y solo un superior, ante quien será directamente responsable. 9

4 Especialización del trabajo La especialización del trabajo describe el grado en que las tareas de una organización están divididas en trabajos separados. El aspecto esencial de la especialización del trabajo es que en ella no se asigna la realización de todo un trabajo a un solo individuo sino que se divide en varios pasos cada uno de los cuales es llevado a cabo por una persona diferente. Los empleados se especializan individualmente en una sola parte de determinada actividad y no en una actividad completa. 10 Especialización del trabajo Especialización vertical Surge cuando crecen los niveles jerárquicos de la empresa. La división del trabajo se realiza en base a la autoridad y a la responsabilidad. Gerente Tesorero Contabilidad Vendedores Facturación Gerente Departamento de Finanzas Departamento de Ventas Tesorería Contabilidad Vendedores Facturación 11 Especialización del trabajo Especialización horizontal Especialización horizontal Se refiere al aumento del número de organismos en funciones especializadas... es decir crece el organigrama de forma horizontal. También se conoce a este proceso como departamentalización... Lo veremos a continuación. 12

5 Departamentalización Una vez que los trabajos han sido divididos por la división del trabajo es necesario volver a agruparlos para realizar las tareas comunes. La base sobre la cual se agrupan los trabajos a fin de alcanzar las metas organizacionales se denomina departamentalización. 13 Departamentalización Chiavenato señala cuatro principios para permitir una más eficiente estructuración de la actividad de una organización: Principio de mayor uso : El departamento que más haga uso de una actividad debe tenerla bajo su jurisdicción. Principio de mayor interés : El departamento que tenga más interés por una actividad debe supervisarla ya que se vuelve hábil para ello. 14 Departamentalización Principio de separación de controles : Las actividades de control deben ser autónomas, independientes y separadas de las actividades que están siendo supervisadas. Principio de eliminación de la competencia : Se debe eliminar la competencia entre departamentos, agrupando diversas actividades en una sola. 15

6 Departamentalización De acuerdo a las funciones a realizar, se realiza la departamentalización funcional. Gerente de planta Ingeniería Contabilidad Manufacturas Gerente de RR.HH. Gerente de Compras 16 Departamentalización La departamentalización puede darse también por el tipo de producto que realice la organización... departamentalización por productos. BOMBARDIER LTD. Sector de Sector de Transito masivo vehículoos recreativos de servicios Sector de productos ferroviarios División de productos División de Bombar recreativos transtivo ider-rotax División de masivo (Viena) equipos de logística Div. Prod. Ferr. y Diesel División de equipo industrial Bombarider Rotax 17 (Gunskirche) Departamentalización Otra forma de departamentalización es tomar como base la geografía o el territorio, es decir, la departamentalización geográfica. Vicepresidente de Ventas Director de ventas Sector Capital Federal Director de ventas Sector Sur Director de ventas Región Cuyo Director de ventas Región Mesopotamia 18

7 Departamentalización Se pueden agrupar las actividades según el flujo de los productos o de los clientes. Esto es la departamentalización por procesos. Usualmente son plantas manufactureras (Abajo, fábrica de muebles). Superintendente de Planta departamento de corte departamento de ensamblado departamento de barnizado departamento de inspección y embarque 19 Departamentalización Otro caso de departamentalización es cuando se organizan las actividades enfocándose en el tipo particular de cliente que la empresa intenta atraer. Esto es la departamentalización por clientes. cuentas minoristas Director de ventas cuentas mayoristas cuentas de gobierno 20 Departamentalización Finalmente, en las grandes empresas manufactureras o industriales (especialmente la química, petroquímica y petrolera) que deben trabajar permanentemente, realizan una departamentalización por tiempo. Existe un departamento completo que dirige el turno noche, día o por el intervalo que sea necesario (3 turnos de 8 horas muchas veces). 21

8 Amplitud del control Se refiere a cuántos subordinados puede supervisar un gerente en forma eficiente y eficaz. Cuál es el número ideal de empleados por gerente? Es difícil de saber exactamente... veamos la variable de contingencia: grado de preparación. Si los subordinados son personal altamente capacitado, pues la necesidad de supervisión debiera ser baja Amplitud del control Otras variables de contingencia pueden ser: La semejanza de las tareas de los subordinados. La complejidad de esas tareas. La proximidad física de los empleados. El grado en que se hayan establecido procedimientos estándares. La sofisticación del sistema de información de la gerencia. La fuerza de la cultura organizacional. El estilo administrativo que el gerente prefiera. 23 Tramo/Amplitud del control Por qué es importante el concepto? Porque él determina cuántos gerentes cuántos niveles y gerentes tendrá una organización. Gerentes... que ganan mucho más que un empleado promedio Amplitud 4 Operativos: 4096 Gerentes (1-6): Amplitud Operativos: 4096 Gerentes (1-4):

9 Formalización Se refiere al grado en que las actividades están estandarizadas dentro de la organización y la medida en que el comportamiento de los empleados tiene como guía un serie de reglas y procedimientos. Cuando un empleo esta altamente formalizado, el empleado tiene mínima discreción para hacer otra cosa. Si se da esto, se requiere de menor supervisión. 25 La coordinación La coordinación tiene como fin lograr que los diferentes departamentos funcionen como una unidad. La coordinación deberá conciliarse con la necesidad de especialización. La falta de coordinación provoca: Conflictos Pérdidas de control Responsabilidad diluida 26 La coordinación Dispositivos que contribuyen a la coordinación La autoridad La coordinación entre departamentos: se debe tener en cuenta la interdependencia entre departamentos y el resultado que se espera de esa interdependencia. Los comités El sistema de planificación El manual de la organización Los procedimientos Las comunicaciones laterales Las reuniones Las funciones de asesoramiento. Mecanismos de coordinación 27

10 La coordinación Los departamentos de asesoría o staff: son aquellos que contribuyen indirectamente a la organización. Este es un caso de departamentalización hacia el costado en las organizaciones. La autoridad de un staff es una porción de autoridad delegada por los departamentos de línea (deptos. directos de la organización). Estos departamentos son especializados. Presentan consejos y proporcionan servicios a las esferas administrativas. 28 La coordinación Los tipos más conocidos son: El staff asesora, da consejos y formula planes: abogado, contador.. El staff da servicios segregados de la línea: compras, mantenimiento, ingeniería y personal. El staff de control: agente del departamento de línea: auditor, control de calidad, etc. Director/Abogado A Antes de la departamentalización Departamento Legal Director B A B Después de la departamentalización 29 La coordinación Un tema siempre latente es el conflicto entre autoridades de línea y autoridades staff. Usualmente dicho planteo aparece cuando, precisamente, se requiere coordinación entre ambos para lograr los cometidos de la organización y éstos fallan. La autoridad superior debe lograr que todos trabajen cooperativamente. 30

11 Centralización/Descentralización La centralización es el grado en que la toma de decisiones esta concentrada en los niveles superiores de la gerencia. Los gerentes toman decisiones sin consultar a los niveles inferiores. A medida que más participación se le da a los niveles inferiores, la organización se va descentralizando. Se delega autoridad en los diferentes subordinados. Dicha delegación debe ser completa, clara y suficiente. 31 Centralización/Descentralización Centralización Descentralización 32 Centralización/Descentralización La descentralización será mayor cuanto mayor sea el número de decisiones que tomen los niveles inferiores y que dichas decisiones sean importantes, afecten a diferentes funciones y no se exija aprobación de las mismas. Por ejemplo, vendedores, viajantes,... soldados profesionales. Criterios para descentralizar: Cantidad de decisiones (+) Importancia de las decisiones (-) Cantidad de funciones involucradas (+) Grado de verificación que tengan las decisiones (+). 33

12 El poder y la influencia Poder y influencia como mecanismo de coordinación. Influencia: cambio en la conducta de una persona por acción de otra. Poder: capacidad de adquirir influencia y capacidad real de ejercerlo. Ambos deben acompañar a la autoridad para que funcione como elemento coordinador. 34