Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional. Marcelo Córdova Director de Capital Humano, Mercer - Chile

Transcripción

1 Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional Marcelo Córdova Director de Capital Humano, - Chile

2 Tenemos 30 gerentes, 40 jefes de proyectos y 60 supervisores nada mal para una compañía de sólo 150 empleados! 1

3 Qué aspectos de la estructura organizacional son afectados cuando existe un cambio importante en la organización? 2

4 Problemas del Diseño Organizacional Las estructuras que tienden irse a la izquierda se caracterizan por: Ser más formales, estructuradas, burocráticas y mecánicas. Las estructuras que tienden irse a la derecha se caracterizan por: Ser más informales, no estructuradas, no burocráticas y orgánicas. Diferenciación horizontal Diferenciación vertical Autoridad Formalización Cultura Baja Pocos Centralizada Alta Tradición Dispersión funcional Número de subordinados Delegación Normativa Creencias y Valores Alta Muchos Descentralizada Baja Innovación 3

5 Diferenciación vertical Niveles Jerárquicos Relacionado con el problema de la diferenciación vertical está el tema del Span of Control, que no es otra cosa que el número de personal subordinado que debe asignarse a cada puesto de mando. Claro está que una variación en el Span of Control tiene efecto directo en el aumento o disminución de los niveles jerárquicos. Span of Control 4

6 Diferenciación vertical: Niveles Jerárquicos Los Niveles Jerárquicos representan el principio según el cual la autoridad y la responsabilidad fluyen verticalmente. El número de niveles jerárquicos que define a toda una compañía, corresponde al número mayor de niveles jerárquicos contados en toda la organización. 5

7 Diferenciación vertical: Niveles Jerárquicos Organización Horizontal Diseñada para el aprendizaje Estructura Dominante Estructura vertical dominante Tareas especializadas Jerarquía estricta, muchas reglas Comunicación vertical y sistemas de reportes Pocos equipos Toma de decisiones centralizada Organización vertical Diseñada para la efectividad Estructura horizontal dominante Tareas compartidas, empowerment Jerarquía relajada, pocas reglas Comunicación horizontal, cara a cara Muchos equipos Toma de decisiones descentralizada 6

8 Diferenciación vertical: Niveles Jerárquicos Cómo se puede calificar a una organización como horizontal o vertical? La respuesta está en la comparación con el mercado de referencia que mejor caracterice la empresa que se esté analizando y ver si se está por encima del 75 percentil o debajo del 25 percentil de la muestra. Estudio de mercado de niveles jerárquicos Min 25 percentil Mediana 75 percentil Max Número de niveles jerárquicos Horizontal Vertical 7

9 Diferenciación vertical: Niveles Jerárquicos Estos valores valores(*) de Niveles Jerárquicos son calculados para diferentes tipos de organizaciones: Mercado General 25 Perc. Mediana 75 Perc. Por Dotación (*) Organization and Operations Results U.S. Human Capital Effectiveness Report 2008/2009, Saratoga 8

10 Diferenciación vertical: Span of Control El Span of Control (SOC) se refiere al número de subordinados que un superior puede controlar de forma efectiva. SOC amplio Mientras más personas reporten a un gerente, más amplio será el Span of Control y por el contrario, mientras menos gente reporte, más estrecho será el Span of Control. SOC (1:9) SOC estrecho 1 2 SOC (1:2) 9

11 Diferenciación vertical: Span of Control a) SOC estrecho Ventajas Contacto más frecuente y cercano entre supervisores y subordinados Mejor guía, los gerentes puedes dar feedback oportuno a los subordinados y ayudarlos a alcanzar los objetivos Mejora el desempeño a través de un fuerte control y supervisión cercana Más tiempo para los gerentes para la planificación Mayor oportunidad de desarrollo vertical (ascensos) ya que hay más puestos de supervisión que llenar Desventajas Mayores costos ya que hay más niveles de supervisión Complejidad para la coordinación cuando hay muchos gerentes involucrados Complejidad para la comunicación. Mientras más grande es la cadena de mando, más se diluye la calidad de la información que se trasmite Lejanía de los mandos superiores, respecto a las posiciones operativas 10

12 Diferenciación vertical: Span of Control b) SOC amplio Ventajas Menores costos debido a que hay menos gerentes y por ende menos staff (secretarias, mensajeros, etc.) Mejor y más fácil comunicación ya que el mensaje debe pasar por menos niveles Los empleados son forzados a tomar más decisiones, tener más iniciativa y ser más responsables (empowerment) Desventajas El gerente se ve imposibilitado de realizar un control y supervisión directo Menor contacto entre supervisores y subordinados El gerente tiene poco tiempo para la planificación ya que está más dedicado a la supervisión Mayor compromiso de los empleados ya que cada subordinado se siente más autónomo 11

13 Diferenciación vertical: Span of Control (SOC) En función del análisis del SOC, las organizaciones se clasifican en: Tendencia Izquierda: Estas organizaciones se caracterizan por: SOC estrechos predominantes Personal muy especializado que no puede ser supervisado en grupos Puede indicar fragmentación o posiciones únicas Generalmente son estructuras que son susceptibles a ser optimizadas Tendencia Normal: Estas organizaciones se caracterizan por: Combinación de SOC amplios y estrechos Combinación de posiciones muy especializadas y no especializadas Son estructuras que moderadamente pueden ser optimizadas. Tendencia Derecha: Estas organizaciones se caracterizan por: SOC amplios predominantes Se espera que contenga muchas actividades rutinarias que no requieren de supervisión permanente La optimización de estas estructuras es limitada 12

14 Diferenciación vertical: Span of Control (SOC) Por qué es importante analizar el Span of Control? SOC muy estrecho: las destrezas gerencias son subutilizadas y los empleados sobre-controlados SOC muy amplio: los gerentes son sobre exigidos y los subordinados reciben poca guía 13

15 Diferenciación vertical: Span of Control (SOC) Curva de distribución del Span of Control Distribución porcentual 35% 29.2% 30% 25% 20% 16.7% 16.7% 15% 14.6% 10% 10.4% 6.3% 5% 2.1% 2.1% 2.1% 0% Alcance de control La curva de frecuencias del alcance de control promedio muestra la tendencia de la Organización en cuento a SOC. 14

16 Diferenciación vertical: Span of Control (SOC) Cómo se calcula el Span of Control óptimo? Idénticas Fundamentalmente distintas 1. Similitud de funciones 2. Cercanía geográfica 3. Complejidad de funciones 4. Dirección y control requeridos 5. Coordinación requerida 6. Planeamiento requerido Todos juntos Áreas geográficas dispersas Simples y repetitivas Alta complejidad y variedad Mínima supervisión Supervisión cercana y constante Mínima coordinación con otros Coordinación cercana y frecuente Alcance y complejidad mínimos Alcance y complejidad difíciles 15

17 Diferenciación vertical: Span of Control (SOC) Alcance de control Promedio Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 6 Nivel 7 Nivel Niveles Oportunidad de Mejora en cuanto a Niveles Jerárquicos Oportunidad de Mejora en cuanto a Span of Control SOC promedio real SOC evaluación 16

18 Diferenciación vertical: Span of Control (SOC) El análisis combinado de SOC y Niveles Jerárquicos en general es una poderosa herramienta para evaluar la estructura organizacional de una empresa y determinar potenciales oportunidades de mejora y optimización. Un SOC demasiado amplio deriva en una supervisión inadecuada y por el contrario, un SOC estrecho deriva en un uso inadecuado de las competencias de los líderes. Una estructura vertical deriva en un organización burocrática y lenta en la toma de decisiones; mientras que una horizontal da mucho poder a los empleados. Un elevado número de Niveles Jerárquicos indica que probablemente la estructura organizacional tiene un SOC demasiado estrecho. Una estructura con un número reducido de Niveles Jerárquicos posiblemente tenga un SOC relativamente amplio. 17

19 Diferenciación vertical: Span of Control (SOC) Matriz de posicionamiento Posicionamiento recomendado 1 2 Número de niveles jerárquicos Estructura organizacional horizontal con alcance de control estrecho Empresa Estructura organizacional vertical con alcance de control estrecho Estructura organizacional horizontal con alcance de control amplio Estructura organizacional vertical con alcance de control amplio Alcance de control 18

20