SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA EMPRESA

Transcripción

1

2 SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA EMPRESA Introducción. Información, Sistemas, Procedimientos Personal de Desarrollo v/s Personal de Procedimientos Enfoque de Sistemas para O y M Situación Actual. Modelo Organizacional Estructura Individuo. Comportamiento Organizacional Por qué O y M? Sistematización Elementos de la Sistematización Hernán Rodrigo Alvarado 2

3 Introducción. Información, Sistemas, Procedimientos Hernán Rodrigo Alvarado 3

4 Hernán Rodrigo Alvarado 4

5 UNIDAD DE DESARROLLO UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS (O y M) Hernán Rodrigo Alvarado 5

6 Personal de Desarrollo v/s Personal de Procedimientos Hernán Rodrigo Alvarado 6

7 SISTEMAS / O Y M SISTEMAS O Y M Hernán Rodrigo Alvarado 7

8 SISTEMAS / O Y M AL IMPLANTARSE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA, SE PRODUCEN CAMBIOS QUE AFECTAN LAS OPERACIONES DE LAS UNIDADES, POR LO TANTO DEBEN REVISARSE LOS PROCEDIMIENTOS PARA ADAPTARLOS AL NUEVO SISTEMA. Hernán Rodrigo Alvarado 8

9 Enfoque de Sistemas para O y M Hernán Rodrigo Alvarado 9

10 ENFOQUE DE SISTEMAS EN O Y M LA EMPRESA ESTÁ CONFORMADA POR SISTEMAS. LOS SISTEMAS MANUALES Y AUTOMATIZADOS, INTERACTÚAN. CUANDO UNO SE ALTERA, EL OTRO TAMBIEN ES AFECTADO. SE DEBE ESTUDIAR EL CONJUNTO COMO UN SOLO SISTEMA. Hernán Rodrigo Alvarado 10

11 Situación Actual. Modelo Organizacional Hernán Rodrigo Alvarado 11

12 SITUACIÓN ACTUAL EN LA FORMACIÓN DEL PROFESIONAL DE INFORMÁTICA, NO SE HACE ÉNFASIS EN LA PARTE MANUAL DE LOS SISTEMAS. LAS FUNCIONES DE OYM, LAS DESARROLLAN PROFESIONALES DE ÁREAS DIFERENTES DE INFORMÁTICA. CONFUSIÓN GENERALIZADA DEL ALCANCE DE OYM. Hernán Rodrigo Alvarado 12

13 JERARQUÍA GERENCIAL estratégico táctico -Planifica -Control de Objetivos -Inspecciona Inversión -Control Gerencial -No opera el sistema técnico -Operar el sistema -Sistema rutinario -Control Operacional Hernán Rodrigo Alvarado 13

14 JERARQUÍA GERENCIAL DE ACUERDO AL TIPO DE OPERACIÓN Y DECISIÓN estratégico administración conocimiento operativo Director o administradores de nivel superior Gerentes o administradores medios Trabajadores del conocimiento y la información Gerentes operativos Hernán Rodrigo Alvarado 14

15 SILOS FUNCIONALES R.R.H.H. VENTAS PRODUCCIÓN ADMINISTRACIÓN procesos Hernán Rodrigo Alvarado 15

16 MODELOS DE ORGANIZACIONES tradicional (Alfons Cornella, 1999) informacional ordenes planificación control datos dirección operaciones información operaciones se comparte información Orientación por áreas funcionales Orientación por procesos Hernán Rodrigo Alvarado 16

17 MODELOS DE ORGANIZACIONES SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS informacional dirección operaciones información se comparte información Orientación por procesos Hernán Rodrigo Alvarado 17

18 Estructura Individuo. Comportamiento Organizacional Hernán Rodrigo Alvarado 18

19 ESTRUCTURA CARGOS AREAS FUNCIONALES ESTRUCTURA NIVELES JERARQUICOS FUNCIONES RELACIONES UNIDADES ADMINISTRATIVAS Hernán Rodrigo Alvarado 19

20 COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL DISCIPLINA QUE INVESTIGA EL INFLUJO QUE LOS INDIVIDUOS, GRUPOS Y ESTRUCTURAS EJERCEN SOBRE LA CONDUCTA DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES, A FIN DE APLICAR ESOS CONOCIMIENTOS Y MEJORAR LA EFICIENCIA DE ELLAS. Stephen Robbins Hernán Rodrigo Alvarado 20

21 COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL NATURALEZA DE LAS PERSONAS Diferencias individuales Totalidad de la persona Conducta motivada Valor de la persona NATURALEZA DE LAS ORGANIZACIONES Sistemas sociales Interés mutuo Hernán Rodrigo Alvarado 21

22 Satisfacción con el puesto valores creencias COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL INDIVIDUO Identificación con el puesto Compromiso Organizacional actitudes Hernán Rodrigo Alvarado 22

23 Por qué O y M? Hernán Rodrigo Alvarado 23

24 JUSTIFICACIÓN DE O Y M EXCESIVA TRAMITACIÓN ROLES NO DEFINIDOS INSUFICIENTE DELEGACIÓN DE FUNCIONES DEFICIENCIAS ESTRUCTURALES CARGAS DESIGUALMENTE DISTRIBUÍDAS MUCHAS UNIDADES HACIENDO LO MISMO Hernán Rodrigo Alvarado 24

25 INDICADORES PÉRDIDA DE MATERIAL, TIEMPO, ENERGÍA DAÑO FRECUENTE DE LA MAQUINARIA OPERACIONES CUELLO DE BOTELLA TRANSPORTES LARGOS Y RIESGOSOS CONDICIONES DE TRABAJO PELIGROSAS ALTOS COSTOS DE OPERACIÓN EXCESO DE HORAS EXTRAS Hernán Rodrigo Alvarado 25

26 LA UNIDAD DE O y M ES LA ENCARGADA DE CONOCER LOS PROBLEMAS ORGANIZATIVOS, ESTRUCTURALES O DE PROCEDIMIENTOS, QUE SE GENERAN POR CAMBIOS O ADECUACIÓN DE SISTEMAS FORMALES, PROPONIENDO SOLUCIONES PARA MEJORAR LA EFICIENCIA DE LA ORGANIZACIÓN. Hernán Rodrigo Alvarado 26

27 FUNCIONES ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA ANÁLISIS DE FUNCIONES ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS DISEÑO DE FORMULARIOS REDACCIÓN DE MANUALES ORDENAMIENTO DE OFICINAS Hernán Rodrigo Alvarado 27

28 Sistematización Hernán Rodrigo Alvarado 28

29 SISTEMATIZACIÓN APLICACIÓN DE DIFERENTES TÉCNICAS QUE PERMITAN UNA MEJOR DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO, ESTABLECIMIENTO DE RESPONSABILIDADES Y DEFINICIÓN DE LA PARTICIPACIÓN DE LOS DIFERENTES ENTES ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN. Hernán Rodrigo Alvarado 29

30 TÉRMINOS ASOCIADOS NORMAS: Reglas que definen el funcionamiento de la organización. POLÍTICAS: Patrones de conducta que persiguen los diferentes objetivos de una organización. FUNCIONES: Principales actividades de una organización. (Ventas, Inventario, etc.) PROCESOS: Principales actividades por área. Hernán Rodrigo Alvarado 30

31 TÉRMINOS ASOCIADOS ACTIVIDADES: Acciones que se realizan en cada proceso (sub-procesos). TAREAS: Acciones físicas y mentales que se ejecutan para desarrollar una actividad. Es la mínima división en el trabajo administrativo. PROCEDIMIENTOS: Conjunto de normas aplicadas y método utilizado para llevar a cabo una actividad. Hernán Rodrigo Alvarado 31

32 Elementos de la Sistematización Hernán Rodrigo Alvarado 32

33 SISTEMATIZACIÓN MANUALES POLITICAS FUNCIONES NORMAS SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTOS PROCESO ACTIVIDAD TAREA FLUJOGRAMAS FORMULARIOS Hernán Rodrigo Alvarado 33

34 HACER LAS COSAS CORRECTAMENTE CON EL MÍNIMO ESFUERZO Hernán Rodrigo Alvarado 34

35 SERÁ TAMBIÉN LA ESENCIA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS? EN LA PRÁCTICA, SE CUMPLE? Hernán Rodrigo Alvarado 35