Jerarquía de la actividades administrativas

Transcripción

1 Jerarquía de la actividades administrativas Planeación Estratégica: Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma. Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes. Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección. Establece un marco de referencia general para toda la organización. Se maneja información fundamentalmente externa. Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación. Normalmente cubre amplios períodos. No define lineamientos detallados.

2 Jerarquía de la actividades administrativas Planeación táctica: Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos. Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica. Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel medio. Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa. Se maneja información externa e interna. Está orientada hacia la coordinación de recursos.

3 Jerarquía de la actividades administrativas Planeación operacional: Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica. Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico. Trata con actividades normalmente programables. Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión. Normalmente cubre períodos reducidos.

4 Característica de la información Operativa Administrativas Estratégica Fuente Interna Externa Alcance Nivel de agregación Horizonte de planeación Actualidad Exactitud requerida Frecuencia de uso Precisa, bien defendía Detallada Histórica Vigente en alto grado Alta Muy frecuente Muy amplio Agregada Futura Un poco antigua Baja Infrecuente

5 Requerimientos para sistemas del control administrativo Modelo de planeación presupuestal para ayudar a los gerentes en el hallazgo de problemas con el fin de preparar y revisar los planes y los presupuestos. Esto incluye las proyecciones de los efectos de la acciones actuales

6 Requerimientos para sistemas del control administrativo Programas de informes de variaciones para procesar lo informes planeados que muestran del desempeño y las variaciones del funcionamiento planeado o de otros estándares tales como el rendimiento de la competencia

7 Requerimientos para sistemas del control administrativo Problemas de modelos de análisis para estudiar los datos o suministrar los insumos para la toma de decisiones Los modelos de decisión para analizar la situación de un problema y proveer posible soluciones para la evaluación administrativa.

8 Requerimientos para sistemas del control administrativo Modelos de consulta para ayudar en la respuesta a las interrogaciones. Los resultados del sistema de información para el control administrativo son los planes y los presupuestos, los informes programados, informes especiales, análisis de situaciones de problemas, decisiones por revisar y respuestas a consultas

9 Requerimientos para sistemas de planeación estratégica Perspectivas económicas de la realidad actual de la compañía y áreas de prospección para las operaciones. Actualidad y perspectiva del medio ambiente político. Capacidades actuales y funcionamiento de la organización según mercados, ciudades, etc. Prospectos industriales en cada ciudad. Capacidades de los competidores y su mercado de acciones. Oportunidades para las nuevas empresas, basados en su desarrollo actual y los esperados. Estrategias alternativas. Proyecciones de los recursos para implementar las estrategias

10 SIG basado en funciones Mercadeo y ventas Producción Logística Personal Finanzas y contabilidad Servicio al cliente Etc. Planeación Estratégica Planeamiento administrativo Planeamiento operacional Procesamiento transaccional

11 Pasos para analizar el SIG Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.) Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.

12 Pasos para analizar el SIG Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información

13 El sistema de información ayuda a planear, monitorear y evaluar? Qué preguntar: Proporciona el sistema información sobre lo siguiente? Ayuda el sistema al personal en lo siguiente? Permite el sistema acceder a información detallada en lo siguiente? Qué observar: Qué verificar: de la Demanda de métodos de PE. Determinar objetivos generales y Componentes del programa. planeación Utilización de los servicios específicos. Resultados por regiones. existentes. Cobertura de la Grupos poblacionales. población. del monitoreo Obtención de metas. Uso de métodos. Costo de los servicios. Identificar y resolver problemas. Logros por actividad. Utilización del personal. Gastos. de la evaluación Número de: Nuevos usuarios. Nuevos clientes. Usuarios activos. Cambio de métodos. Abandonos. Determinar el énfasis del programa en el futuro. Determinar si se está alcanzando sus objetivos. Resultados por unidad. Resultados agregados. Resultados comparativos.

14 El sistema de información funciona efectiva y eficientemente? Qué preguntar: Incluye el sistema los siguientes componentes? El sistema es fácil y simple de usar? Satisface el sistema a los usuarios? Qué observar: Qué verificar: Fuentes de información rutinaria Archivos. Registros. Formularios especiales. Tiempo para llenar la información. Redundancia en los datos. El propósito de todos los instrumentos es conocido.

15 El sistema de información funciona efectiva y eficientemente? Qué preguntar: Personas que usan la información La dirección. Personal a cargo de progs. Personal administrativo. Miembros de la comunidad. Los resultados están disponibles cuando se les necesita. La información es consultada antes de llevar a cabo las decisiones. Recolección Investigaciones. Puede llevarse a cabo cuando se Puede llevarse a cabo con de Grupos focales. detectan vacíos en la un esfuerzo y costo información Entrevistas de salida. información. razonables por los especial (no Evaluación rápida. miembros del personal. rutinaria) Capacidad de informe Análisis. Presentación. Conclusiones. Claridad. Precisión. Que esté completo. Puntualidad. Se entienden la información y su interpretación. Disponibilida d de la información Comunicación. Retroalimentación. Fuente y destino de los informes. El personal en todos los niveles tiene la información que necesita para trabajar.