GUÍA PARA PROYECTOS DE GESTIÓN DE RECURSOS DIGITALES

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1 GUÍA PARA PROYECTOS DE GESTIÓN DE RECURSOS DIGITALES PARA SU INCLUSIÓN EN EL RAD (REPOSITORIO DE ACTIVOS DIGITALES) DE LA Versión 2.1 Marzo 2011

2 INDICE 1. ALCANCE ESQUEMA GENERAL DE UN PROYECTO DE GESTIÓN DE RECURSOS DIGITALES ESTUDIO DE NECESIDADES Y POSIBILIDADES SELECCIÓN DE LA COLECCIÓN Razones para la selección de una colección Razones para la no selección de una colección ELECCIÓN DE LOS MODELOS DE OBJETOS DIGITALES PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Proceso de digitalización Proceso de descripción (metadatos de los recursos digitales) Proceso de captura en el RAD ASPECTOS ORGANIZATIVOS La Comisión Técnica Los centros con capacidad de gestión de recursos digitales La organización y acceso al repositorio RECOMENDACIONES SOBRE PRESERVACION PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE AUTOR CRITERIOS PARA LA INCLUSIÓN DE UN PROYECTO EN EL RAD Política y directrices Proceso de aprobación de un proyecto GLOSARIO ANEXOS ANEXO A: DESCRIPCIÓN DE LA ARQUITECTURA DEL REPOSITORIO DE ACTIVOS DIGITALES (RAD) ANEXO B Modelos de objetos digitales Publicación monográfica Publicación monográfica gráfica Material gráfico Colección facticia de materiales gráficos Material cartográfico Audio de música Material de Audio no musical Colección de material de audio editado (LP, CD, etc.) Material Audiovisual Publicaciones seriadas Analítica (Partes de una publicación) ANEXO C. Características técnicas ficheros binarios ANEXO D. Principales estándares de metadatos METADATOS DESCRIPTIVOS METADATOS PARA LA PRESERVACIÓN METADATOS DE BIBLIOTECAS DIGITALES ANEXO E. Ejemplo de almacenamiento y organización de ficheros Biblioteca Virtual de Andalucía ANEXO F. Formulario de aprobación del proyecto Página 2 de 77

3 1. ALCANCE La guía para proyectos de gestión de recursos digitales forma parte de las normas y procedimientos técnicos promovidos por la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía como soporte para el desarrollo del Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentación. En el contexto de esta guía se define proyecto de gestión de recursos digitales como el conjunto de tareas a llevar a cabo para difundir coordinadamente a través de la redes de comunicación (Internet o red corporativa) y con los adecuados niveles de protección, el patrimonio bibliográfico y documental producido y/o conservado en los distintos centros pertenecientes al Sistema Andaluz de Bibliotecas o Centros de Documentación, o en otros centros o instituciones documentales y culturales, independientemente de que los recursos hayan nacido digitales o en otros formatos que requieran un proceso previo de digitalización. La guía sólo se aplica a los proyectos de recursos digitales que se quieran integrar en el Repositorio de Activos Digitales (RAD), la infraestructura desarrollada y mantenida por la Consejería de Cultura para la gestión de los mismos. En el Anexo A de esta guía se describe la arquitectura y funcionalidades principales del RAD. La guía pretende homogeneizar y normalizar las cuestiones organizativas y técnicas de los proyectos de gestión de recursos digitales, cuyo fin sea la difusión a través del RAD, contribuyendo a su vez a definir la infraestructura y los recursos informáticos que la Consejería de Cultura está desarrollando para la gestión de los mismos. Aunque la guía está enfocada principalmente a la gestión de recursos digitales para la difusión, algunas recomendaciones de esta guía se referirán a la preservación de los recursos digitales. Actualmente existen numerosos criterios, estándares y modelos aplicables a la información digital. La elección entre todos ellos no es fácil y puede dar lugar a proyectos incompatibles entre sí. Esta guía pretende crear un marco común para el desarrollo de la colección digital del Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentación. Cada uno de los capítulos en los que se estructura la guía contiene directrices de distintos niveles: N Normas que deben cumplirse obligatoriamente para incluir recursos digitales en el repositorio de activos digitales de la Consejería de Cultura R Recomendaciones que pretenden facilitar los proyectos de gestión de recursos digitales, pero que no son obligatorias B Buenas prácticas que recogen ejemplos realizados en otros proyectos para que puedan servir de guía o referente Al comienzo de cada párrafo se indicará el nivel de directriz del que se trata. La guía va dirigida principalmente a: Página 3 de 77

4 los responsables de los centros que quieran abordar un proyecto de gestión de recursos digitales que implique su posterior inclusión en el RAD. los responsables del Servicio de informática de la Consejería que proporcionan las herramientas tecnológicas. las empresas que proporcionan servicios relacionados con la gestión de proyectos de recursos digitales para el Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentación o cualquiera de los centros o bibliotecas que pertenecen al mismo. A efectos organizativos, se establece el concepto de Centro de Digitalización en relación con el Repositorio. Sólo aquellos organismos con esta calificación podrán realizar tareas de catalogación de activos digitales en el RAD. Correspondientemente, los activos catalogados en el RAD se organizan por áreas, de modo que en general cada área se corresponda con un Centro de Digitalización, conteniendo los activos gestionados por dicho Centro. El concepto de Centro de Digitalización introduce un nivel organizativo necesario para garantizar la calidad, coherencia, vigilancia de derechos de autor, etc. de los activos a almacenar (y difundir) desde el RAD. Igualmente, la estructuración del RAD en áreas, permite organizar las políticas de seguridad de los contenidos, los procesos de carga masiva, etc. Se exige adicionalmente para un Centro de Digitalización la capacidad tecnológica (infraestructura) para la obtención de los binarios, su almacenamiento, la organización de cargas planificadas, etc. Para ayudar a la compresión de esta guía se ha introducido en el último capítulo de la misma (capítulo 7) un glosario de los términos utilizados. 2. ESQUEMA GENERAL DE UN PROYECTO DE GESTIÓN DE RECURSOS DIGITALES El esquema general es válido tanto para los recursos nacidos digitales, como para aquéllos que necesiten de un proceso de conversión desde originales no digitales. No obstante, en la descripción detallada de cada uno de los pasos del esquema general se indicarán las diferencias (si existen) entre un tipo de proyecto y otro. Página 4 de 77

5 2.1. ESTUDIO DE NECESIDADES Y POSIBILIDADES N El estudio previo permite determinar la viabilidad de acometer un proyecto de gestión de recursos digitales y cuáles son las necesidades del centro o institución que pretende llevarlo a cabo. Una vez seleccionada la colección (capítulo 2.2.), este estudio será parte esencial que ayudará en la evaluación del proyecto para obtener su aprobación (capítulo 6). Necesariamente conlleva los siguientes pasos: Establecimiento de los objetivos del proyecto: Público al que van dirigidos los recursos digitales Razones para su inclusión en el RAD Entendimiento y aceptación de los requerimientos para la integración de los recursos en el RAD (mediante el uso de esta guía) Evaluación de la viabilidad del proyecto: La viabilidad del proyecto se basa fundamentalmente en saber si se cuenta con los medios necesarios para llevar a cabo el proyecto. Algunas preguntas que nos pueden ayudar a saber la viabilidad de nuestro proyecto son: Tengo infraestructura hardware y software para acometer el proyecto desde mi institución? Tengo recursos económicos para afrontar el proyecto a través de un contrato de servicios? Tengo personal con conocimientos y/o posibilidad de formación? Tengo posibilidad de contar con asesorías en el ámbito técnico e intelectual? Página 5 de 77

6 2.2. SELECCIÓN DE LA COLECCIÓN N La delimitación exacta de la colección o colecciones que se incluirán en el proyecto de creación de recursos digitales es imprescindible para comenzarlo. Se entiende por colección, para el contexto de esta guía, un conjunto de material relacionado por un criterio temático, tipológico, cronológico,.. o cualquier otro criterio común establecido por los responsables del material. Las colecciones deben estar perfectamente cuantificadas y componerse de un número finito de recursos. A toda colección debe asignársele un nombre único representativo del material que lo compone, y que puede obtenerse de aplicar cualquiera de los criterios anteriormente mencionados: autor, tema, cronología, tipología, etc. Si posteriormente a la finalización de un proyecto se adquieren o localizan nuevos materiales similares, se tratarán como otra colección complementaria de la anterior, que constituirá un nuevo proyecto. Los criterios para seleccionar una colección u otra dependen de los centros e instituciones. A continuación se describen algunas de las razones posibles para seleccionar o no una colección Razones para la selección de una colección R Las razones para la selección de la colección o colecciones que formarán parte de un proyecto de recursos digitales pueden abordarse desde distintos puntos de vista. Normalmente la selección se debe al conjunto de varias de ellas. A continuación listamos algunas de las razones más comunes: Con respecto al contenido Se trata de materiales únicos o raros Se trata de materiales con una alta demanda Se trata de materiales que pertenecen al patrimonio cultural de Andalucía Se trata de materiales de gran interés para el conocimiento y difusión de la historia, cultura y el patrimonio de una ciudad o región Se trata de materiales de apoyo a programas y proyectos de ámbitos como el educativo, el social, etc. Se trata de materiales ya descritos como preferentes en planes provinciales, regionales y nacionales Se trata de una colección muy especializada y que puede aportar un gran valor añadido a planes regionales Se trata de materiales que completan otros recursos digitales ya difundidos En el caso de colecciones originales no digitales se puede añadir otra razón más: Se trata de materiales con restricción de acceso por su mal estado de conservación Con respecto a los derechos de difusión Se trata de una colección que se encuentra en dominio público. Se trata de una colección que no está en dominio público, pero es de un gran interés y para su difusión puedo gestionar la cesión o compra de los derechos de autor. Página 6 de 77

7 Razones para la no selección de una colección R De igual forma existen una serie de razones comunes que desaconsejan la elección de una colección para formar parte del un proyecto de activos digitales. Con respecto al contenido: Se trata de materiales que se encuentran ya difundidos por otra institución o proyecto (la excepción puede ser que los ya difundidos no tengan la calidad suficiente) Con respecto a los derechos La colección no está en dominio público y por tanto solo podré realizar una publicación restringida o para fines de conservación (o previa autorización de los titulares) Para los materiales no nacidos digitales con respecto al estado físico: La colección no puede digitalizarse por estar en grave peligro de deterioro La colección no puede digitalizarse para fines de difusión por no aportar la legibilidad suficiente para proporcionar un buen acceso. La colección necesita acciones de preservación y/o restauración sobre los originales antes de someterlos a procesos de digitalización. La colección tiene falta de originales, que no recomiendan acometer su digitalización en este momento. Limitaciones técnicas derivadas de la capacidad del repositorio No existe capacidad en el repositorio para el nivel de servicio que se pretende 2.3. ELECCIÓN DE LOS MODELOS DE OBJETOS DIGITALES Una vez seleccionada la colección debe estudiarse cuál es el/los modelo/s más adecuado/s para la creación de los objetos digitales que se incorporarán al repositorio. N Cada objeto o activo digital deberá seguir uno de los modelos definidos en el RAD. La creación de estos modelos forma parte del desarrollo informático necesario para la difusión del patrimonio digital de Andalucía. Es de prever que según el repositorio se vaya desarrollando puedan ir incorporándose modelos diferentes y más complejos, adecuados para tipos específicos de contenidos y/o recursos. En el Anexo B de esta guía se encuentran los modelos desarrollados entre los que necesariamente se tendrá que escoger el más adecuado. Cada modelo está descrito en una ficha que contiene la siguiente información: El tipo de contenido para el que esté modelo se considera más adecuado La arquitectura y estructura del objeto o activo digital El patrón obligado para la composición del mismo con los ficheros binarios de los que debe componerse Los metadatos mínimos que debe incluir La forma de presentación/visualización para ese tipo de objeto Página 7 de 77

8 Los modelos se han definido teniendo en cuenta los estándares y formatos más utilizados, de forma que los objetos digitales del repositorio puedan ser utilizados por los recolectores universales; pero también que puedan ser consultados accediendo directamente al Repositorio o a través de las aplicaciones que manejan los catálogos colectivos, los inventarios, etc. La elección del modelo debe realizarse previamente a la puesta en marcha del proceso de creación de los activos, pues determina la obligatoriedad de determinados ficheros binarios, formatos y metadatos que deben incorporarse. Además de los modelos simples descritos en cada una de los fichas podrían construirse modelos compuestos que combinen dos o más modelos simples y que darían lugar a objetos digitales complejos propios de proyectos muy especiales correspondientes a etapas de mayor desarrollo del repositorio. Un ejemplo podría ser un objeto digital que estuviese compuesto por una determinada partitura, el video con la ejecución de la misma por una determinada orquesta y director, y el programa de mano del concierto grabado. La inclusión en el RAD exige la elección del modelo/modelos establecidos, pudiéndose proponer nuevos modelos si fuese necesario. Estas propuestas se estudiarán desde el punto de vista de viabilidad técnica y económica y se dará una respuesta al centro que lo haya propuesto PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS N Una vez elegidos los tipos de contenidos que se van a utilizar es necesario planificar los procesos para poder crear los objetos o activos digitales e introducirlos en el RAD. La planificación de estos procesos debe ser específica para cada proyecto de gestión de recursos digitales. En los proyectos sobre originales no digitales, tiene especial importancia la planificación del proceso de digitalización previo a la inclusión en el RAD Proceso de digitalización La planificación del proceso de obtención de ficheros binarios que se ajusten a los modelos de objetos digitales es una de las actividades más importantes de un proyecto de creación de objetos o activos digitales. Las fichas de los modelos sólo indicarán la obligatoriedad de crear determinados binarios y cuáles son los formatos permitidos, pero no indicarán las características técnicas de los mismos, ni los medios más adecuados para obtenerlos. Los procesos necesarios y los parámetros de los mismos deberán ser escogidos por los responsables del proyecto en función de las características de la colección. R Aunque el RAD es un proyecto cuyo objetivo es la difusión, hay que tener en cuenta que los procesos de digitalización de originales no digitales o de conversión de ficheros nacidos digitales son procesos muy costosos. Por esta razón es muy recomendable tener en cuenta en estos procesos también la creación de las copias de preservación o máster (capítulo 4). La calidad y formatos necesarios para la difusión son diferentes de los requeridos para la Página 8 de 77

9 preservación, pero no debe olvidarse que en la digitalización se somete al original a un proceso de manipulación y exposición que pueden provocarle daños. Por lo tanto, se recomienda que la digitalización se plantee con el fin de obtener la máxima calidad posible del original para no tener que someterlo en el futuro al mismo proceso. Esta copia de máxima calidad y formato sin compresión constituirá nuestra copia de preservación o máster y de ella obtendremos la copia y productos necesarios para la difusión. Planificar de manera correcta el proceso de digitalización y sus flujos posteriores ahorrará a la institución costes innecesarios. R Para llevar a cabo los procesos de digitalización existen bastantes guías y tutoriales. Se recomienda el uso de las siguientes fuentes: Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos. Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA) Consejo Internacional de Archivos (CIA), UNESCO. Madrid, Ministerio de Cultura: URI: Llevando la teoría a la práctica. Tutorial de digitalización de imágenes. Biblioteca de la Universidad de Cornell: A continuación se hace un resumen de los puntos más importantes a tener en cuenta expresados en forma de preguntas: A: Que características tienen mis originales? Soporte Dimensiones Nivel tonal Legibilidad Estado de conservación B: De qué medios y/o equipos de reproducción dispongo? Los criterios aplicables son: Utilizar los equipos de reproducción más apropiados para el tipo de material. Evitar los riesgos de deterioro de los objetos originales durante la captura de la imagen. Asegurar el traslado y tratamiento de los originales en el caso de la contratación de los trabajos de digitalización. C: Captura del original: qué necesito definir? Tipo de formato adecuado para el material Características técnicas D: Procesos de conversión y almacenamiento: Qué necesito elegir? Página 9 de 77

10 Niveles de compresión a utilizar Las copias máster y derivados que se quieren producir La aplicación o no de técnicas de OCR El proceso de asignación de metadatos técnicos Los procesos de mejora de la imagen respetando fidelidad al original Necesidades tecnológicas para llevar a cabo el almacenamiento (espacio físico del original y las copias de seguridad) E: Control de calidad: qué necesito saber? Establecer las características mínimas y variables a tener en cuenta Evaluación de los procesos de captura, conversión y almacenamiento Establecer si los controles se realizaran sobre toda la colección o sobre una muestra en forma de catas establecidas. F: Que tecnologías? (software y hardware) son las más adecuadas? R Para determinar las características técnicas de los ficheros binarios a incluir en el RAD se incluye en el Anexo C los valores máximos y mínimos recomendados para el material más frecuentemente digitalizado Proceso de descripción (metadatos de los recursos digitales) La descripción y codificación de los documentos, contenidos, y en general de la información digital, sigue siendo hoy día fundamental para poder identificar y recuperar, de forma pertinente y eficaz, todo tipo de información. Los metadatos incluyen los elementos que nos sirven para describir la información, ya sea a través de campos, etiquetas, o cualquier otro tipo de sistema de etiquetado de la información, pero también la propia información que necesita ser descrita para la identificación y recuperación de los recursos digitales. En el RAD los metadatos descriptivos están sincronizados con las aplicaciones de gestión, de forma que las descripciones realizadas en las mismas (por ej, LIBRAE) serían los metadatos descriptivos de los recursos digitales asociados. Existen sin embargo otros metadatos no descriptivos (metadatos estructurales, metadatos de preservación, metadatos de derechos de autor, etc.) que son propios de los recursos digitales y que sólo residirán en el RAD. Los metadatos descriptivos mínimos exigidos para la utilización del RAD están definidos en cada ficha o modelo (a título informativo en el Anexo D de esta guía se hace una descripción de los principales estándares de metadatos existentes y que se han utilizado como referencia para la confección de los modelos de contenidos/activos digitales). La elección de los metadatos descriptivos se ha basado en MARC21, por su facilidad de sincronización con las aplicaciones de gestión de catálogos (por ejemplo LIBRAE) y que es fácilmente convertible si fuera necesario a Dublin Core y MADS/MODS. Página 10 de 77

11 Para cada objeto digital se deberán incluir además los metadatos de Derechos de propiedad intelectual. Basado en el esquema METSRights los metadatos mínimos a cumplimentar para cada objeto del RAD serán: o Categoría (a elegir entre dominio público, copyright, licenciado, contrato privado, otros) o Descripción otros: (sólo obligatorio si el valor anterior es Otros) o Titular de derechos: (solo en el caso que no sea de dominio público). Incluir nombre dirección y forma de contacto. o Permisos por tipo de usuario (Descripción por usuario) Público general Centros de la Red Área de la red Centro Para cada usuario se tiene que definir permisos de: Consultar, Imprimir, Copiar, Reproducir, Modificar, Borrar Descripción de restricciones: (sólo en el caso de que las haya) Además para cada binario deberán identificarse los metadatos técnicos sobre el formato de los ficheros que componen el activo digital. Estos metadatos no serán incluidos manualmente sino que se establecerán de la forma más automática posible y contendrán: - Identificador del formato y versión - Tamaño del fichero - Identificación del visor adecuado para cada formato - Propiedades específicas: o Para imágenes: Orden de bytes, compresión, ratio, fijeza, color, dimensiones o Para textos: Juego de caracteres, idioma, fuentes y tamaños, lenguaje de marcado De la misma forma se obtendrán de la forma más automatizada posible los metadatos PREMIS básicos que se refieren a: - Categoría del objeto - Nivel de preservación - Tamaño del fichero - Formato del fichero - Aplicación que ha creado el documento - Almacenamiento - Entorno - Software - Relaciones Página 11 de 77

12 Para cumplir el estándar PREMIS, habrá que consultar el Diccionario PREMIS, para etiquetar los campos correctamente. Valga la lista anterior como una enumeración genérica de los campos más básicos, lo cual no quiere decir que sean los únicos posibles, ni que deban trasladarse, tal cual, a ninguna base de datos. En cualquier caso, estos metadatos creados automáticamente podrán ser modificados manualmente para cada objeto o activo digital si el proyecto de recursos digitales lo requiere. Los metadatos estructurales (METS) que indican cómo se relacionan los distintos binarios de un objeto digital se crearán de forma transparente en la creación de los propios activos digitales. N Por lo tanto, para la puesta en marcha de un proyecto de recursos digitales para su inclusión en el RAD no es necesario planificar o elegir cuál es el esquema o estándar de metadatos a utilizar, ya que está previamente definido. Sin embargo, hay que planificar el proceso de asignación de metadatos especialmente en su relación con otras aplicaciones y el momento de la captura de los mismos y su asignación a los objetos digitales. El proceso de descripción en relación con otras aplicaciones puede ser: a) Creación de los objetos o activos digitales de un conjunto de referencias bibliográficas ya catalogadas en un sistema de gestión (por ej. LIBRAE) para su enlace posterior desde dicho sistema. En este caso, cada referencia se identificará unívocamente mediante su código UID en el sistema de gestión, a fin de poder establecer una relación posterior con su recurso digital. En esta opción los metadatos descriptivos se crean previamente en las aplicaciones de gestión utilizando el estándar implementado (MARC21 en caso de LIBRAE) y aprovechando todas las ventajas del control de autoridades (normalización de nombres de personas, instituciones, etc.) y de las ayudas a la catalogación. Los metadatos estructurales, de preservación o de derechos de autor se crean a posteriori cuando los activos/objetos digitales se capturan en el repositorio. b) Creación de objetos o activos digitales de un conjunto de referencias aún no catalogadas en un sistema de gestión (por ej. LIBRAE). En este caso se abren dos posibilidades: b.1) un proceso previo de catalogación masiva en el sistema de gestión y un proceso posterior de inclusión en el RAD de la misma forma que en el apartado a) b.2) la introducción directa de los objetos o activos digitales en el RAD, con los elementos básicos de identificación y metadatos que permitan posteriormente recuperarlos para proceder a su catalogación en el sistema de gestión. (Esta opción significa que los recursos digitales podrían estar disponibles para su consulta directamente en el repositorio e igualmente para los recolectores externos; pero no mediante el catálogo colectivo realizado en las aplicaciones de gestión) En este caso todos los metadatos se crean al mismo tiempo cuando los activos/objetos digitales se capturan en el Página 12 de 77

13 repositorio. Para los metadatos descriptivos no existe ningún tipo específico de control por lo que habrá que establecer directrices claras y un control de calidad especial sobre este aspecto. Si a posteriori se quiere introducir la catalogación en las aplicaciones de gestión, estas deberán ser capaces de recuperar los metadatos descriptivos y permitir su edición. Los metadatos descriptivos de las aplicaciones de gestión siempre prevalecerán sobre los del RAD, de manera que cuando se produzca una modificación se llevará a cabo un proceso de sincronización Proceso de captura en el RAD N Por último debe planificarse como se va a llevar a cabo la captura en el repositorio de activos digitales eligiendo entre estas dos formas distintas: - Captura de individualizada de activos/objetos digitales, interactuando con las aplicaciones. - Ingesta masiva de activos digitales, que cumpliendo unas determinadas condiciones pueden ser importados de forma automatizada Captura individualizada de activos digitales Carga de binarios El principio del funcionamiento del RAD implica la carga previa en un área temporal de los ficheros (binarios) a partir de los cuales se configurarán los Objetos/Activos Digitales. Cada carga incluye un conjunto de ficheros (binarios) estructurados en carpetas. Una carga se identifica por un tipo de carga, un nombre, una descripción, una fecha/hora, un usuario y un conjunto de ficheros. Por ejemplo: Carga 15678, planificada, La sombra del viento,05/03/ :14:42, Usuario 3456, 134 ficheros. Se contemplan los siguientes escenarios de carga de binarios en el Repositorio: Planificada. Caso general para centros de digitalización (archivos, centros documentales, etc.) que disponen de un servidor FTP, o de cualquier otro sistema conveniente para hacer visibles los ficheros desde el Repositorio. o El usuario accede a una pantalla del Repositorio para la creación de tareas de carga. Puede establecer una fecha/hora a partir de. o En períodos de baja ocupación de la red, el Repositorio realiza las cargas planificadas, transfiriendo los correspondientes ficheros. Inmediata. En casos especiales, el usuario puede iniciar la transferencia de forma inmediata. Local. Útil para la carga de grandes volúmenes de datos. Como en el caso anterior, se crea la tarea planificada, pero se indica que la transferencia se realizará en local. Es decir, la carga se realizará desde un servidor local al Repositorio. Página 13 de 77

14 o o o Planificación de la carga (local) Envío al Centro en el que reside el Repositorio de los ficheros (p.e. CD identificado por el código, descripción, ) Ejecución de la carga en local. La decisión del tipo de carga que se utilizará en cada proyecto de creación de activos digitales debe ser valorada y definida conjuntamente con el Servicio de Informática de la Consejería de Cultura. La independencia del proceso de carga del de creación de los activos digitales nos puede permitir contratar a empresas de servicios que realicen exclusivamente tareas de digitalización (creación de ficheros binarios) Creación y Modificación de Objetos/Activos Digitales Una vez se ha producido la carga de los ficheros binarios: Alta del activo, especificando el modelo de contenido. Descripción del activo o indicación del identificador de la aplicación de gestión (metadatos descriptivos) Establecimiento de los derechos de acceso al activo. Elección de los binarios que compondrán el activo. Organización del contenido. Por ejemplo, por capítulos, secciones, páginas para un libro. Por cortes para un vídeo, etc. Publicación del activo. En este proceso el sistema comprueba que la estructura del activo se adecua al tipo de contenido. El proceso de modificación de un activo digital implica las siguientes tareas: Almacenamiento previo en su caso en el subsistema de carga (I) de los binarios que se utilizarán para la modificación del activo. Paso del activo a edición. Modificación de sus metadatos, derechos, etc. Reconfiguración del activo, agregando, sustituyendo o eliminando binarios. Reorganización del contenido. Publicación del activo modificado, con sustitución del anterior Ingesta masiva Para poder realizar procesos automatizados de ingesta masiva de contenidos digitales en el RAD es necesario que tanto los archivos binarios como todos los metadatos descriptivos, administrativos y estructurales que se hayan definido como obligatorios se hayan creado fuera de las aplicaciones. Para estos procesos el estándar que se debe utilizar es METS (descripción en Anexo D de esta guía). Cada activo digital constituiría un archivo METS donde se proporciona además de los metadatos descriptivos siguiendo MARC21, los metadatos de derechos y los metadatos técnicos de los binarios, toda la información necesaria (metadatos estructurales) para la incorporación de un activo digital, datos del activo, metadatos lógicos y físicos, binarios, estructura, etc. Página 14 de 77

15 B Este sistema puede resultar muy útil cuando se quieren encargar trabajos de creación de activos digitales a empresas de servicios u otras instituciones. En este caso estas organizaciones deberán contar con los recursos técnicos y tecnológicos propios que les permitan generar ficheros METS de calidad, siguiendo las directrices de esta guía. 3. ASPECTOS ORGANIZATIVOS 3.1. La Comisión Técnica La orientación, prioridades y objetivos de los proyectos del Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentación para su inclusión en el RAD estarán marcados por la Comisión técnica del Sistema Andaluz de Bibliotecas y centros de documentación, definida en el proyecto del Reglamento del SABCD, que podrá formar para su asesoramiento un grupo de trabajo específico Los centros con capacidad de gestión de recursos digitales El Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentación está compuesto por centros de muy distinta capacidad tecnológica para afrontar proyectos de gestión de recursos digitales. Sin embargo, la falta de capacidad tecnológica no debe ser un obstáculo para que recursos digitales valiosos sean incorporados al RAD y difundidos mediante las redes de comunicación. Se identificarán del Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentación los centros con capacidad tecnológica para la gestión de recursos digitales. Estos centros deberán contar con: - Capacidad para hacer la captura directamente en el RAD - Capacidad para preservación de los máster - Técnicos especializados en estos temas Los demás centros podrán realizar sus proyectos mediante la infraestructura, tecnología y conocimientos de la Biblioteca Virtual de Andalucía La organización y acceso al repositorio El Repositorio se apoya en el concepto de área para la organización de los activos digitales, equivalente al concepto de carpeta en la organización de los archivos de Windows. Un área puede contener activos y/o otras áreas. A nivel general, se define un área por cada Centro de Digitalización, de modo que contenga todos los activos gestionados por dicho Centro. Por ejemplo, el Centro Andaluz del Flamenco se representaría en el RAD como un área incluyendo todos los activos de dicho centro, etc. Página 15 de 77

16 Área Filmoteca Área Flamenco... El concepto de área es básico en la relación del RAD con Sistemas externos de Gestión, de modo que se pueda garantizar que cada Centro restringe su gestión a sus propios activos. (Sincronizar activos de un área, buscar activos no enlazados de un área, etc.) La seguridad en la gestión de los activos del RAD se apoya adicionalmente en un concepto de usuario y de grupo de usuarios. Se asignan permisos a los usuarios y/o a los grupos en las áreas y/o en los activos para la consulta, modificación, borrado, etc. de los activos digitales. En general, los usuarios de un Centro dispondrán de permisos en su área correspondiente, y de aquí, sobre todos los activos incluidos en dicho área. Con este concepto todos los usuarios de un Centro podrían compartir los mismos permisos sobre sus activos. Los usuarios del Flamenco sobre los activos del Flamenco, los de la Fotografía sobre sus activos, etc. El caso general puede excepcionarse cuando se requiera, ampliando o reduciendo los permisos de las áreas y/o de los activos, de acuerdo a un amplio conjunto de posibilidades, a fin de lograr la política de seguridad requerida. Para el acceso al RAD se prevén los siguientes escenarios: Acceso directo a través del propio interfaz del RAD. Para ello se definen usuarios y grupos con permisos en las diferentes áreas. En función de su nivel de privilegio podrán consultar, administrar, etc. en el RAD. Acceso desde un portal temático. La interfaz de búsqueda la proporciona el portal sobre un área determinada. Acceso desde un portal general. La interfaz de búsqueda la proporciona el portal sobre el repositorio completo. Acceso federado desde un portal general. La interfaz de búsqueda la proporciona el portal sobre un conjunto de repositorios federados (SRU/SRW). Acceso desde una aplicación de gestión, por ejemplo LibrAE o Archiv@. Acceso desde recolectores externos OAI/PMH. Se aplican los derechos establecidos para los activos (metsrigths) para todos los accesos públicos al RAD. En el caso de acceso directo controlado por usuario, su aplicación dependerá del nivel de privilegio administrativo de los usuarios. En todos los casos, el RAD se encarga de la presentación de los activos digitales a través de su subsistema de presentación, con visores específicos para cada tipo de contenido Página 16 de 77

17 4. RECOMENDACIONES SOBRE PRESERVACION La gestión integral de recursos digitales, en su sentido amplio, contempla otros aspectos además de la creación de objetos o activos digitales para incluirlos en el RAD. Las actividades relacionadas con la preservación de los recursos digitales requieren de otras guías y recomendaciones más detalladas, que sienten las bases de una estrategia unificada para la preservación de utilidad para las distintas instituciones que acometan proyectos de gestión de recursos digitales. R Se recomienda la lectura de: Directrices para la preservación del patrimonio Digital (Unesco:1993) Descripción: Su objetivo es orientar a las personas y organizaciones que prevén asumir la responsabilidad de preservar el patrimonio digital con un enfoque basado en principios que sirvan de "lista de control" de los problemas y las posibilidades que los programas de preservación deben tener en cuenta. Enlace: PADI (Preserving Access to Digital Information), National Library of Australia Descripción: El objetivo es proporcionar mecanismos que ayuden a garantizar que la información en formato digital se maneja con la consideración debida para su preservación y acceso futuro. Esta iniciativa tiene como principal objetivo facilitar el desarrollo de estrategias y directrices que garanticen el acceso a la información digital. Enlace: Preservation, The Library of Congress Descripción: Contiene información del Plan de Conservación adoptado por la Biblioteca del Congreso, así como documentos y enlaces a otros planes. Enlace: En este capítulo esta guía sólo recoge en forma de resumen las cuestiones más destacadas relacionadas con la preservación. R Los procesos de digitalización deberían tener siempre en cuenta las necesidades de preservación. En cualquier proceso de digitalización se deberían obtener al menos dos tipos de ficheros binarios: - Los máster que son originales o reproducciones de alta calidad del original que nos permitirá la preservación del material y la realización de tantas copias en distintos formatos como nos sea necesario. - Las copias para la difusión a través de las redes de comunicación (que son las que se incluirán en el RAD). Página 17 de 77

18 R Cualquier institución que se plantee la conservación de recursos digitales en su propia infraestructura debe plantearse la adopción de una estrategia de preservación de los materiales digitales y la realización y ejecución de un plan de preservación que identifique todas las acciones a realizar. La finalidad de cualquier estrategia de preservación es evitar la obsolescencia de los formatos y la degradación de los ficheros digitales, que podría producir la incapacidad para acceder e interpretar los objetos digitales. También es importante mantener el enlace con sus metadatos correspondientes que son los que nos permiten interpretar el objeto digital. Todos los planes constan al menos de dos tipos de acciones: - De auditoría o comprobación del estado de los objetos digitales - Acciones de migración o conversión de datos y formatos La Unión Europea ha desarrollado herramientas e instrumentos que permiten esta planificación en el contexto del programa Planets - Preservation and Longterm Access through NETworked Services ( siendo una de las mejores y más completas referencias existentes. El RAD deberá desarrollar su propio Plan de Preservación. Las demás instituciones que conserven máster digitales también deberían desarrollar su Plan de Preservación. R Además del Plan de Preservación existen una serie de recomendaciones útiles en la gestión de los máster referentes a: - Copias de seguridad o Debe existir una copia periódica de los máster que deben organizarse de acuerdo a los recursos e infraestructura de cada centro o institución o Es muy recomendable guardar determinadas copias de seguridad fuera de las instalaciones. - Organización y almacenamiento de los máster o Los máster deben guardarse en almacenamientos seguros, a los que se accede de forma restringida y sobre los que se realiza periódicamente copias de seguridad. o Los ficheros y directorios deben ser nombrados de forma reconocible y siguiendo siempre las mismas pautas. Las recomendaciones de esta guía son: Utilizar siempre caracteres en minúsculas Sustituir los caracteres no permitidos para nombrar los directorios de la siguiente forma /, por _ y los espacios en blanco por - No usar los siguientes caracteres para nombrar los directorios y los archivos: Signos diacríticos La letra ñ o Las pautas para el nombramiento de directorios y ficheros deben seguir un esquema lógico que debe incluir. El centro o institución que posee el original Página 18 de 77

19 La identificación del original (signatura en caso de original no digital, referencia en caso de original digital) La secuencia lógica en caso de que el conjunto esté representado por varios ficheros (por ejemplo páginas en el material textual) B Como ejemplo de buenas prácticas se incluye la organización de la Biblioteca Virtual de Andalucía (Anexo E) 5. PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE AUTOR Una de las cuestiones más importantes a tener en cuenta en los procesos de creación y difusión de recursos digitales, especialmente los que se distribuyen y comunican a través de la Red, es el cumplimiento con la propiedad intelectual de las obras, en el respeto a los derechos de autor. Esta importancia queda patente en la promulgación de la Ley 23/2006, de 7 de julio por la que se modifica el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril. Tal y como expresa la Ley 23/2006, se trata de armonizar determinados aspectos de los derechos de autor y de derechos afines a los derechos de autor en la sociedad de la información, atendiendo sobre todo a las oportunidades que el avance de la tecnología digital y de las comunicaciones suponen para la difusión de la cultura, para la aparición de nuevos modelos económicos y sociales, para el mayor y mejor disfrute de los ciudadanos, sin que nada de esto haya que suponer menoscabo en la protección de los creadores. Estos dos marcos jurídicos serán nuestra guía a la hora de interpretar muchos conceptos y situaciones que se nos presentarán como gestores de recursos digitales, que básicamente estarán a disposición de todos los ciudadanos en la red. Obra original y obras derivadas, obras huérfanas, derechos morales y derechos de explotación, duración y límites de los derechos, dominio público, transmisión de los derechos, etc., son conceptos básicos que deberemos conocer y aplicar en la reproducción, distribución, comunicación pública y transformación de cualquier creación. Quizás dos de los conceptos más importantes a tener en cuenta sean los de obras en dominio público y la reglamentación sobre la duración y los límites de los derechos. El paso de las obras a la situación de dominio público se produce una vez que quedan extinguidos los derechos de explotación de las obras, incluyendo este derecho las modalidades de reproducción, distribución y comunicación pública. Respecto a la duración y los límites de los derechos, lo más destacable reside en los propios plazos y en las excepciones que sobre los derechos establecidos se pueden producir en algunos casos. Duración de los derechos: Página 19 de 77

20 - Tal y como expresa el Art. 26 de la Ley de Propiedad Intelectual aprobada por Real Decreto 1/1996, los derechos de explotación de la obra durarán toda la vida del autor y setenta años después de su muerte o declaración de fallecimiento, computándose los plazos desde el día 1 de enero del año siguiente al de la muerte o declaración de fallecimiento del autor, tal como indica el Art. 30 de la misma norma. Aunque el plazo establecido por la ley es de setenta años, el plazo será de ochenta años para los autores fallecidos antes del 7 de diciembre de Los derechos de explotación reconocidos a los artistas intérpretes o ejecutantes, así como a los productores de fonogramas, será de 50 años, computados desde el día 1 de enero del año siguiente al de la interpretación, ejecución o grabación. No obstante, si dentro de dicho periodo, la interpretación, ejecución, o en su caso el fonograma se divulga lícitamente, los derechos expiarán a los cincuenta años desde la divulgación. (Art.112 y 119 de la Ley de Propiedad Intelectual aprobada por Real Decreto 1/1996). En el caso del Art. 119 la reforma de la Ley de 2006, incluye este plazo de los 50 años también si durante el mencionado periodo no se efectúa publicación lícita alguna pero el fonograma si se comunica lícitamente al público. - Respecto a las fotografías y tal y como indica el Art. 128 de la Ley aprobada en 1996 quien realice una fotografía u otra reproducción obtenida por procedimiento análogo a aquélla, cuando ni una ni otra tengan el carácter de obras protegidas en el Libro I, goza del derecho exclusivo de autorizar su reproducción, distribución y comunicación pública, en los mismos términos que los autores de obras fotográficas. Este derecho tendrá una duración de veinticinco años computados desde el día 1 de enero del año siguiente a la fecha de realización de la fotografía o reproducción. - También veinticinco años de protección tendrán los derechos reconocidos a toda persona que divulgue lícitamente una obra inédita que esté en dominio público, tal y como recoge el Art. 129 de la Ley de Respecto a los limites de los derechos establecidos en el Capítulo II del Título III de la Ley de Propiedad Intelectual aprobada por Real Decreto 1/1996, se producen importantes matizaciones que producen las modificación de los artículos 31, 32 y 37, básicamente, en la Ley23/2006. Estas limitaciones se refieren a las reproducciones provisionales y copias privadas, a la seguridad, procedimientos oficiales y discapacidades, a las citas e ilustraciones para la enseñanza y a la reproducción, préstamo y consulta de obras mediante terminales especializados en determinados establecimientos. Situados en este punto es interesante conocer los aspectos que tienen que ver con la transmisión de derechos, y especialmente de las cesiones, así como lo que tiene que ver con los contratos de compra y/o cesión de derechos de explotación, incluidos aquí los de edición, distribución y comunicación pública. Igualmente son de gran valor todas las modalidades de cesión de derechos y autorización de actos a través de las licencias tipo copyleft, que permiten crear modelos de negocio que responden a necesidades e intereses más singularizados, y dando libertad a los autores a que elijan libremente sobre los distintos modelos y cuiden en identificar mejor sus obras o prestaciones, proporcionando una información clara sobre las condiciones y modalidades de utilización de su obra que permiten. Página 20 de 77