CONDICIONES Págs. 1-10

Transcripción

1 CONDICIONES Págs Fecha y lugar de celebración 2. Contratación Servicios 3. Entrega de material 4. Seguro de daños 5. Autorización de montaje y desmontaje 6. Montaje, entrada de mercancías y desmontaje 7. Permisos y licencias 8. Construcción y decoración de stands 9. Derecho de retención 10. Normativa general 11. Derechos de propiedad intelectual 12. Anexos: Planos accesos 13. Anexos: Stands modulares

2 Fechas Clave Cierre de recepción de solicitudes de servicios para stands de diseño Key Dates Deadline for receipt of applications for design stands services. Cierre de recepción de solicitudes de servicios opcionales. * Deadline for receipt of applications for optional services. * Montaje Pack modular Erection work. Montaje Stands bajo proyecto. 08/ Erection work. IMAGINENANO Desmontaje. 15/ Dismantling. * Para más información sobre servicios/materiales:

3 CONDICIONES PARTICULARES DE PARTICIPACIÓN 1. FECHA Y LUGAR DE CELEBRACIÓN La 1ª Edición se celebrará en el Recinto Ferial de BEC sito en Ansio-Barakaldo (Bizkaia) desde el 11 al 14 de abril de 2011, permaneciendo abierto de 8,30 a 20 horas. Durante el horario de visita los stands estarán atendidos y con el material expuesto al descubierto. ImagineNano se celebrará en el pabellón 1 del Bilbao Exhibition Centre, situado en Ansio-Barakaldo (Bizkaia) La entrada principal de BEC está situada en la calle Ronda de Azkue, Barakaldo. Ver plano adjunto (ACCESOS) El parking de BEC consta de tres puertas de acceso: A, B y C. El acceso habitual de los vehículos privados que vienen a BEC Convenciones se efectuará por la puerta C de parking. Carga y descarga de materiales. La entrada de los materiales voluminosos para el montaje y la celebración del evento se harán por la entrada sur de BEC sita en Avenida Orconera s/n Barakaldo. Los elementos de montaje que no requieran ser transportados en vehículos con cota de altura mayor de 2,20 metros podrán ser introducidos por el parking. 2. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Los pasos a seguir para la contratación son; Consulta y generación de presupuesto de servicios adicionales a través del link: Enviar presupuesto a serviciosimaginenano@bec.eu Validar el pedido realizando el pago del mismo. Cuentas bancarias para transferencia: Swift: BBVAESMMXXX Iban: ES Swift: BASKES2BXXX Iban: ES Recuerde que es imprescindible enviar el duplicado de la transferencia a BEC, por mail en administracion@bec.eu o por fax en el (+34) , para que su pedido sea tramitado. Todas las comunicaciones correspondientes a Bilbao Exhibition Centre (BEC) se dirigirán a: BILBAO EXHIBITION CENTRE, S.A. (BEC) Ronda de Azkue, 1 E Ansio-Barakaldo o al Apartado de Correos 468 E Bilbao Tel Fax serviciosimaginenano@bec.eu 3. ENTREGA DE MATERIAL La entrega de material para stands podrá realizarse entre el 6 y 8 de abril de 2011, en horario 8:00 a 20:00 Etiquetado de envíos de material a stand propio: IMAGINENANO 2011 Bilbao Exhibition Centre (BEC) PABELLON 1 Avenida Orconera, s/n BARAKALDO (SPAIN) Telf. Contacto:

4 STAND MATERIAL Nombre compañía Nº STAND Nº TOTAL DE BULTOS La entrega de flyers para las bolsas de los participantes podrá realizarse entre el 4 y 6 de abril de 2011, en horario 8:00 a 20:00 Etiquetado de envío de flyers (sólo aplica a stands 16m2 o todos que hayan contratado la opción Flyer Bag Insert ): IMAGINENANO 2011 Bilbao Exhibition Centre (BEC) PABELLON 1 Avenida Orconera, s/n BARAKALDO (SPAIN) Telf. Contacto: CONFERENCE BAGS FLYERS Nombre compañía Nº STAND Nº TOTAL DE BULTOS 4. SEGURO DE DAÑOS Contactar con BEC en caso de precisar seguro adicional al Seguro de Responsabilidad Civil de IMAGINENANO. serviciosimaginenano@bec.eu 5. AUTORIZACIÓN DE MONTAJE Y DESMONTAJE En caso de no contratar los servicios de construcción del stand con BEC, la empresa encargada de los trabajos de montaje de un stand deberá abonar previamente a BEC los derechos de montaje-desmontaje, a continuación detallados, en concepto de iluminación de pabellones, consumos de agua y electricidad, servicios de aseo, vigilancia, centralita telefónica, mantenimiento de zonas comunes, etc. Además para obtener el permiso correspondiente, así como la conformidad de la Organización, tendrá que tener abonadas todas las facturas derivadas de su participación en un Certamen. El horario establecido para el montaje desmontaje es de 08,00 a 20,00 h. excepto la víspera de la inauguración de un Certamen que concluirá a las 15,00 h. Las horas de cierre pueden prolongarse hasta las 22,00 h. o hasta las 24,00 h., previa autorización de BEC. Si no fuera concedida, puede ordenarse la paralización de las labores en ese mismo instante. El responsable que firma la solicitud se declara conocedor de las Normas de Participación, montaje-desmontaje, exposición y reglamento técnico de BEC y se compromete a su estricto cumplimiento. Las empresas expositoras y/o decoradoras deberán dejar limpio y libre el espacio en el que hayan construido sus stands. Para ello disponen de los días de desmontaje previstos. En el caso de que se dejen residuos o escombros finalizado este periodo deberán abonar la Tasa de Desescombro. Dicha tasa les será facturada a razón de 6,70 /m², y deberán liquidarla en las oficinas de caja de BEC. En el supuesto de que una empresa expositora y/o decoradora tuviese alguna deuda pendiente con BEC por este concepto, e incluso en certámenes anteriores, no se le autorizará el montaje de ningún stand. Canon de montaje/desmontaje stand de diseño... 6,40 /m² Canon de ampliación hasta las 22,00 h ,90 /día Canon de ampliación hasta las 24,00 h ,90 /día Tasa de desescombro... 6,70 /m² serviciosimaginenano@bec.eu 6. MONTAJE, ENTRADA DE MERCANCÍAS Y DESMONTAJE 4.1. El montaje de stands de diseño comenzará a las 8:00 h. del 8 de abril de 2011, debiendo estar concluido antes de las 15:00 h. del día 10 de abril de En caso de haber contratado el pack de stand modular a través de IMAGINENANO, se permitirá el acceso al recinto el día 10 de 8:00 a 15:00. Para proceder al montaje del stand es necesario haber abonado con anterioridad los importes de los servicios contratados. La Organización podrá disponer de los espacios que no hayan sido ocupados y decorados por el expositor en este plazo. A pesar de ello, persistirá la obligación para el expositor de abonar el precio de las primas de los seguros obligatorios de mercancías y de responsabilidad civil, así como el importe de los servicios ya suministrados.

5 4.2. El horario de montaje será de 8:00 a 20:00 h., a excepción del día 10 de abril de 2011 que será de 8:00 a 15:00h El procedimiento de la recogida y entrega de embalajes se incluye en las Condiciones generales. BLICA/InfoTec.pdf 4.4. Salida del material de exposición. El expositor podrá retirar aquellos materiales, producto u objetos que desee después de las 19:00 h. del 14 de abril de 2011, siempre y cuando no sea necesario introducir ningún vehículo en el recinto ferial. Para ello, deberá presentar en las puertas la Hoja de Salida debidamente sellada, y haber abonado la totalidad de los importes adeudados Desmontaje de stands. No podrá iniciarse antes de las 8:00 h. del 15 de abril de 2011, debiendo finalizarse antes de las 20:00 h. del 16 de abril de Al terminar el certamen, el espacio debe quedar en las mismas condiciones en que se recibió. Cualquier alteración en el suelo y paredes deberá ser arreglada en ese mismo plazo. 7. PERMISOS Y LICENCIAS 5.1.Los expositores deberán disponer de las licencias o permisos legalmente requeridos para la posesión, muestra o utilización por su parte de la maquinaria y/o vehículos y/o cualquier tipo de bienes objeto de exposición en el espacio asignado. Además, todas las máquinas deben presentarse de forma similar a la de su utilización habitual cumpliendo las normas vigentes sobre seguridad y ruido siempre que estén en funcionamiento, así como disponer de las protecciones necesarias para evitar las proyecciones de viruta, líquidos y/o humos La Organización está facultada para exigir, con carácter previo al inicio de la relación y en cualquier momento durante o después de la misma, la presentación de los documentos acreditativos del cumplimiento de las citadas obligaciones. Asimismo, podrá aplicar las medidas previstas al efecto pudiendo llegar, incluso, a prohibir el funcionamiento de la maquinaria y/o vehículos y/o cualquier tipo de bienes que no cumplan estas condiciones. 8. CONSTRUCCIÓN Y DECORACIÓN DE STANDS El expositor está obligado a respetar las disposiciones vigentes relacionadas con la construcción de stands incluidas en la Normativa Técnica de Montaje y Desmontaje. Los expositores que opten por la decoración libre de su stand deben remitir antes del 24 de marzo de 2011 el proyecto de decoración al Departamento de Servicios Técnicos para su aprobación. Como normas generales, se deben observar las siguientes: Los materiales empleados en la decoración deben ser incombustibles o ignifugados, con la adecuada impregnación en caso necesario. La altura máxima en los tabiques de separación no podrá sobrepasar los 3m. En las fachadas del stand se permitirá una altura máxima de 4m. para los elementos decorativos. Los elementos decorativos que superen los 4m. de altura y hasta un máximo de 6m. deberán retranquearse un metro hacia el interior en todo el perímetro del stand. Las fachadas traseras tendrán un acabado de calidad semejante al del interior del stand. No se admitirán cerramientos ciegos en fachadas exteriores del stand de longitud superior a la mitad del total por cada fachada. Para un cerramiento superior se debe solicitar autorización al Departamento de Servicios Técnicos antes del 24 de marzo de No se pueden pintar las paredes ni el suelo de los pabellones. La Organización podrá autorizar el montaje de un stand de doble planta, para lo cual deberán remitir planos detallados de su construcción, debidamente firmados por un técnico superior competente y visados por el Colegio de Arquitectos de Vizcaya(Certificado de Proyecto y de Fin de Obra). Dichos planos deberán enviarse con un mínimo de un mes de antelación al comienzo del montaje. Los proyectos de decoración de los stands, ajenos a la organización del Certamen, deberán ser enviados al Departamento Técnico de BEC para su revisión y validación, con un mínimo de un mes de antelación al comienzo del montaje. Es obligatorio dejar libre acceso a los registros que estén dentro del espacio asignado. 9. DERECHO DE RETENCIÓN

6 8.1. La Organización podrá retener los bienes objeto de exposición en caso de incumplimiento por parte del expositor de las obligaciones contraídas con la aceptación tanto de las presentes Condiciones Particulares como de las Condiciones Generales de participación en el certamen El expositor se compromete a comunicar este derecho de la Organización del certamen al propietario de los bienes objeto de exposición, si éste fuera un tercero BEC no es responsable en ningún caso de los bienes con motivo del ejercicio del derecho de retención y, en todo caso, se facturará al expositor el costo de su manipulación y almacenamiento. 10. NORMATIVA GENERAL La Organización exigirá cumplimiento por parte del expositor de las obligaciones contraídas con la aceptación tanto de las presentes Condiciones Particulares como de las Condiciones Generales de participación en el certamen. A/InfoTec.pdf 11. DERECHOS DE LA PROPIEDAD COMERCIAL Bilbao Exhibition Centre, S.A. no admite expositores que, en el proceso de producción, distribución, venta, titularidad o publicidad de sus productos, incurran en la violación de las leyes relativas a la protección de los derechos de la propiedad intelectual o de la propiedad comercial en el sentido más amplio. Si la decisión final y vinculante de un tribunal hubiera señalado que un expositor en uno de los eventos organizados por Bilbao Exhibition Centre, S.A. hubiera violado las leyes del tipo mencionado en el párrafo 1, Bilbao Exhibition Centre, S.A. estará autorizada para excluir a dicho expositor del siguiente evento de este tipo que se vaya a celebrar, considerando de facto que la decisión judicial sea una resolución o sentencia firme, siempre que haya sospechas suficientes de que el expositor volverá a violar nueva y reiteradamente la ley para la protección de los derechos de la propiedad intelectual y para la protección comercial. Las Condiciones Particulares de Participación en ImagineNano 2011 forman parte de la contratación de espacio en el certamen. Por ello, el expositor se compromete a cumplir las normativas indicadas en estas Condiciones Particulares.

7 12. ANEXO: Planos Accesos

8 Entrada Norte Entrada Sur (Mercancías) Parking N º N º N º W º W º W º

9 13. ANEXO: Stands modulares Stand 2x2 Stand 4x2

10 Stand 4x4 Stand 6x2