Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos.

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1 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 1 de 195

2 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 2 de 195 PRESENTACIÓN El MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL pone a disposición de sus trabajadores (as) el Manual de Procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos, con el objetivo que se divulgue y que a través de su conocimiento se mejore la eficiencia y productividad en el trámite de expedientes relacionados con la fuerza laboral del Ministerio. Este documento constituye un instrumento valioso en la administración de recursos humanos para que en el futuro se puedan hacer los análisis correspondientes que permitan la reducción de tiempos y se mejore la agilización de cada actividad en el área de RR. HH. Es importante que todos los trabajadores (as) tengan claro que el Despacho Ministerial, les acompañará permanentemente para que unidos podamos solucionar la problemática de salud del país, logrando eficacia en todo lo que hagamos, aprovechando al máximo y de la mejor manera los limitados recursos con que cuenta el Ministerio. Este Manual fue elaborado por la Dirección General de Recursos Humanos de este Ministerio, a través de sus departamentos y secciones, como parte de la documentación generada para el Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio se Salud Pública y Asistencia Social, que busca mejorar la eficacia de los distintos procesos que lo conforman y alcanzar una mayor satisfacción de la fuerza laboral del Ministerio, con el fin último de presentar un mejor servicio a la población con calidad y calidez. Dr. Ludwing Werner Ovalle Cabrera Ministro de Salud Pública y Asistencia Social

3 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 3 de 195 Contenido H.1 CASOS DE OTORGAMIENTO DE LICENCIAS QUE GENERAN MOVIMIENTO DE PERSONAL H.1.1 PRESENTACIÓN DE EXPEDIENTE H.1.2 AVISOS DE SUSPENSIÓN DEL IGSS E INFORMES DE ALTA H.1.3 LICENCIA CON GOCE DE SALARIO POR PERIODO PRE Y POST NATAL, ENFERMEDAD COMÚN O ACCIDENTE (ARTÍCULO 64 DEL REGLAMENTO DE LA LEY DE SERVICIO CIVIL) H.1.4 LICENCIA CON O SIN GOCE DE SALARIO POR CAUSA JUSTIFICADA H.1.6 LICENCIAS CON O SIN GOCE DE SALARIO POR BECA H.1.7 LICENCIAS CON Y SIN GOCE DE SALARIO POR ESTUDIOS H.1.8 LICENCIAS CON GOCE DE SALARIO POR OTROS MOTIVOS H.1.9 LICENCIA POR ACTIVIDADES SINDICALES H.2 RÉGIMEN DISCIPLINARIO H.3 ASIGNACIÓN DE FUNCIONES H.4 GOCE DE VACACIONES (ARTÍCULO 61 LEY DE SERVICIO CIVIL Y ARTÍCULO 51 DEL REGLAMENTO DE LA LEY CITADA) H.5 CESACIÓN DEFINITIVA DE FUNCIONES (ARTÍCULO 84 LEY DE SERVICIO CIVIL). 20 H.5.1 RENUNCIA DEL PUESTO H.6 TOMA DE POSESIÓN H.7 ENTREGA DE PUESTO... 23

4 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 4 de 195 H.8 IMPUESTO SOBRE LA RENTA (ISR) H.8.1 RECEPCIÓN DE DECLARACIONES JURADAS DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA ANTE EL PATRONO, PARA LOS RENGLONES PRESUPUESTARIOS 011 Y H.8.2 APLICAR LAS RETENCIONES H.8.3 ELIMINAR RETENCIONES H.8.4 DEVOLUCIÓN DE LAS RETENCIONES DEL ISR REALIZADAS EN EXCESO A LOS EMPLEADOS H.8.5 OTRAS ACCIONES EN GUATENOMINAS H.9 DESCUENTOS JUDICIALES H.9.1 APLICACIÓN DE EMBARGOS CIVILES, EJECUTIVOS Y FAMILIARES H.9.2 LEVANTAMIENTOS DE EMBARGO H.9.3 LIQUIDACIONES H.9.4 DESCARGO DE PAGOS EN EL SISTEMA DE GUATENOMINAS H.9.5 ELABORACIÓN DE INFORMES A LOS JUZGADOS H.9.6 SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE DESCUENTOS JUDICIALES H.10 MOVIMIENTO DE PERSONAL H.10.1 MOVIMIENTO DE ACCIONES DE PERSONAL H.10.2 INGRESO DE EXPEDIENTE H.10.3 RECHAZO DE EXPEDIENTE POR PARTE DE ONSEC H.11 SUELDOS Y SALARIOS... 32

5 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 5 de 195 H.11.1 MANTENIMIENTO DE CUADROS DE MOVIMIENTO DE PERSONAL H.11.2 CREACIÓN DE REGISTRO DE EMPLEADO H.11.3 PAGO DE PRESTACIONES LABORALES H.11.4 PAGO EN NOMINA ADICIONAL H.11.5 ELABORACIÓN DE REGISTROS DE REINTEGROS H.11.6 SOLICITUD DE CORTE DE SALARIO H.11.7 SOLICITUD DE NOTAS DE CRÉDITO S.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL S.1.1 RECLUTAMIENTO S.1.2 PRESENTACIÓN DE CANDIDATO SELECCIONADO POR LA DEPENDENCIA SOLICITANTE S.1. 3 CONVOCATORIA DE ASPIRANTES S.2 SELECCIÓN S.2.1 CANDIDATOS PRESELECCIONADOS S.2.2 SOLICITUD DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE EXAMEN S.3 NOMBRAMIENTO DE PERSONAL CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO S.3.1 RESOLUCIÓN MINISTERIAL DE NOMBRAMIENTO S.3.2 OTRAS ACCIONES S PERMUTAS... 51

6 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 6 de 195 S TRASLADOS S ASCENSOS S.4 CONTRATACIÓN DE PERSONAL S.4.1 DELEGACIÓN DE FIRMA PARA RENGLÓN PRESUPUESTARIO S.4.2 CONTRATACIÓN DE PERSONAL CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO S.4.3 ELABORACIÓN DE CONTRATO S.4.4 APROBACIÓN DE CLAUSULAS S.4.5 PRÓRROGA DE CONTRATO S.4.6 RECONTRATACIÓN S.4.7 RESCISIÓN DE CONTRATO S.5 CONTRATACIÓN DE PERSONAL CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO S.5.1 CONTRATACIÓN POR PLAN ANUAL S.5.2 DELEGACIÓN DE FIRMA PARA RENGLÓN PRESUPUESTARIO S.5.3 APROBACIÓN DE CLAUSULAS 022 PLAN ANUAL S.5.4 DIRECTIVOS TEMPORALES S.5.5 PRORROGA DE CONTRATO S.5.6 RESCISIÓN DE CONTRATO DD.1 CONTRATACIÓN DE PERSONAL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 Y SUBGRUPO

7 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 7 de 195 DD.1.2 SOLICITUD DE DELEGACIÓN DE FIRMA DD.1.3 ELABORACIÓN DE CONTRATO DD.1.4 APROBACIÓN DE CLÁUSULAS DD.1.5 RECEPCIÓN DE INFORMES Y FACTURAS DD.2 RESCISIÓN DE CONTRATOS 029 Y SUBGRUPO ANEXOS... 75

9 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 9 de 195 ACCIONES DE PERSONAL

10 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 10 de 195 A. INTRODUCCIÓN Este procedimiento define los requisitos para realizar Acciones de Personal tales como licencias, permisos, sanciones disciplinarias, vacaciones de personal, toma de posesión, entrega del cargo, renuncias de personal con cargo a los renglones presupuestarios 011 y 022 del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. B. ALCANCE Dirección General de Recursos Humanos Unidad de Recursos Humanos de todas la Unidades Ejecutoras del MSPAS C. USUARIOS Todas las personas y dependencias que requieran los servicios de la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. D. DEFINICIONES Agentes de Retención: Son sujetos que al pagar o acreditar a los contribuyentes cantidades gravadas, están obligados legalmente a retener las mismas, una parte de éstas como pago a cuenta de tributos a cargos de dichos contribuyentes. (Artículo 28, Código Tributario Decreto Número 6-91). Embargar: Retener los bienes de una persona, por mandamiento judicial, para que pueda responder de deudas u otras responsabilidades. Entrega del puesto: Es el acto mediante el cual el Servidor Público hace entrega formal del puesto mediante una acción que genere la misma. Expediente: Agrupación de documentos referentes a un asunto o actividad específica. Formulario: Documento utilizado para registrar los datos requeridos (un formato se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos). Levantar/desistimiento: hacer que cesen ciertas penas o prohibiciones. Quitar el descuento judicial. Licencia: Autorización que se concede a los servidores públicos, para ausentarse de sus labores por un tiempo determinado, esto puede ser con goce o sin goce de salario. Permiso: Autorización que el jefe otorga a su subalterno para ausentarse de su lugar de trabajo por un tiempo mínimo.

11 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 11 de 195 Prescribir: Es la pérdida de un derecho o validez de un procedimiento por el transcurso de un máximo de tiempo establecido en la ley. Las acciones y derechos de personal, prescriben en tres meses (Ley de Servicio Civil) Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Prórroga: Es la ampliación del plazo autorizado inicialmente por la autoridad nominadora. Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos. Renglón Presupuestario 011: Personal Permanente. Comprende las remuneraciones en forma de sueldo a los funcionarios, empleados y trabajadores estatales, cuyos cargos aparecen detallados en los diferentes presupuestos analíticos de sueldos. Renglón Presupuestario 022: Personal por contrato. Contempla los egresos por concepto de sueldo base a trabajadores públicos, contratados para servicios, obras y construcciones de carácter temporal, en los cuales en ningún caso los contratos sobrepasarán el período que dura el servicio, proyecto u obra. Sin perjuicio de otro embargo, pendiente por orden judicial: quiere decir sin perjudicar otro embargo que el demandado tenga por cumplir. Toma de posesión: Es el acto mediante el cual se legaliza el inicio o continuidad de la relación laboral entre el Servidor Público y el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Trabar embargo: Término legal que se utiliza para aplicar o cumplir con la orden de embargo. Unidad Ejecutora: Unidad Administrativa, descentralizada, autónoma o de alguna dependencia del organismo ejecutivo encargada de ejecutar el presupuesto asignado para un ejercicio fiscal, realizando procesos de compra por cotización y licitación para la adquisición y contratación de bienes, obras y servicios. E. REFERENCIAS No Aplica F. DIAGRAMAS DE RESPONSABILIDAD No Aplica

12 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 12 de 195 G. NARRATIVA H.1 CASOS DE OTORGAMIENTO DE LICENCIAS QUE GENERAN MOVIMIENTO DE PERSONAL. El Servidor Público interesado puede solicitar licencias por los siguientes motivos: a. Enfermedad y/o accidente. b. Período Pre y Post-natal c. Causa debidamente justificada d. Para ocupar un cargo de elección popular e. Beca f. Estudios H.1.1 Presentación de Expediente El Servidor Público solicita información en relación al trámite al Jefe de Personal de la Unidad Ejecutora, quien le orienta sobre los requisitos y documentos que debe presentar de acuerdo al tipo de licencia a solicitar. El Servidor Público presenta su solicitud por escrito en hoja simple al Jefe inmediato quien otorga su visto bueno, luego lo traslada al Jefe de Personal para llenar el formato Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora, quien verifica que los requisitos estén completos de acuerdo a las instrucciones indicadas en el reverso del mismo, luego traslada al Director de la Dependencia para su autorización a través de su visto bueno. Posteriormente el Jefe de Personal traslada el expediente a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, en donde se registra en la base de datos interna y traslada a la Secretaria de la Jefatura de Personal, quien los recibe e ingresa a la base de datos interna, para entregar al Analista correspondiente. El Analista revisa el contenido del expediente de acuerdo a los requisitos correspondientes según el tipo de licencia solicitada, y en el caso que la documentación este incompleta o incorrecta se llama al interesado para completarla en un lapso no mayor de 3 días hábiles, de lo contrario llena el formato de Rechazo de Expedientes, indicando el motivo del mismo, lo adjunta al expediente y devuelve a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos para que ésta a su vez lo remita a la Jefatura de Personal de la Unidad Ejecutora que corresponda, debidamente firmado y sellado. Si el expediente está correcto el Analista procede a elaborar la Resolución Ministerial con su respectivo numero correlativo y fecha, lo traslada al Jefe de Personal, para que verifique la información contenida en la Resolución, si contiene errores lo devuelve al Analista para su corrección, de estar correcto lo traslada a la Secretaría Ejecutiva utilizando el formato Envío de Documentos a Despacho y Vicedespachos Ministeriales, adjuntando expedientes y Resoluciones Ministeriales. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el expediente al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal

13 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 13 de 195 de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección. La Secretaria de Jefatura de Personal traslada la Resolución Ministerial al Jefe de Personal para refrendar con su firma la misma, luego de ello la Secretaria elabora el registro interno, reproduce dos fotocopias, envía original a la Secretaría Ejecutiva, luego entrega el expediente completo con las fotocopias adjuntas a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos. La Unidad de Receptoría adjunta una fotocopia de la Resolución Ministerial al expediente de Solicitud de Licencia, entrega una fotocopia a la Unidad Ejecutora correspondiente, en la otra fotocopia solicita firma de acuse de recibo a dicha Unidad Ejecutora y archiva. Nota: Todos estos procedimientos deben realizarse de forma inmediata, para evitar que las acciones prescriban. H.1.2 Avisos de Suspensión del IGSS e Informes de Alta En el caso de los Departamentos que cuentan con cobertura del IGSS: El Servidor Público o un familiar en su representación, entrega el Aviso de Suspensión o Informe de Alta emitido por el IGSS en la Unidad de Recursos Humanos de la dependencia donde labora. El Jefe de Personal de la Unidad Ejecutora recibe la documentación y elabora el Aviso de Entrega o de Toma de Posesión según sea el caso, el cual ingresa en la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos en donde se registra en la base de datos interna para luego trasladarla a la Secretaria de Jefatura de Personal, quien también le da ingreso en la base de datos interna, elabora conocimiento, lo adjunta a la documentación y traslada a la Encargada de Actas, quien procede a faccionar el acta correspondiente y los cuadros de entrega (en el caso de suspensión) o los cuadros de Toma de Posesión (en caso de informe de alta por finalización de suspensión del IGSS) por accidente o enfermedad, luego los traslada al Jefe de Personal para la firma correspondiente, quien luego de firmar los devuelve a la Encargada de Actas para su traslado a la Unidad de Movimiento de Personal donde verifican los documentos y posteriormente lo trasladan a la Unidad de Sueldos y Salarios para la continuación del trámite. Los Departamentos que cuentan con cobertura del IGSS, para casos de enfermedad común, periodo pre y post-natal y accidentes son: Guatemala, Chiquimula, Sololá, Retalhuleu, Sacatepéquez, Suchitepéquez, Escuintla, Totonicapán, El Quiché, Jalapa, Jutiapa, Baja Verapaz, Alta Verapaz, Zacapa, San Marcos, Izabal, Chimaltenango, Huehuetenango y Quetzaltenango. H.1.3 Licencia con Goce de Salario por Periodo Pre y Post Natal, Enfermedad Común o Accidente (Artículo 64 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil)

14 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 14 de 195 Aplica en los casos de enfermedad común, periodo pre y post natal y accidentes, ocurridos en los departamentos que no tienen cobertura del IGSS, (El Progreso, Santa Rosa y Petén), y servidores públicos que por ser de primer ingreso no cuenten con los cuatro meses de contribución al IGSS) Nota: En los casos del goce de periodo pre y post natal, la Resolución Ministerial de Licencia por Periodo Pre y Post Natal se elabora con base a la fecha probable de parto, indicada en la Certificación Médica extendida por un Médico particular, concediendo los 30 días prenatales y 54 días postnatales haciendo un total de 84 días. Así como el goce de su salario por el tiempo que dure el descanso pre y post-natal. En los casos de Enfermedad o Accidente la Resolución Ministerial de Autorización de Licencia por Enfermedad o Accidente se elabora con base a las fechas establecidas en la Certificación Médica extendida por un médico particular. Para estos casos el expediente se conforma con la siguiente documentación, la cual es revisada por el Analista de la Unidad de Jefatura de Personal. a. Formulario de Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora, debidamente firmado y sellado por las Autoridades Superiores de la Dependencia completando la información requerida en el mismo b. Solicitud en original dirigida al jefe superior inmediato c. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI d. Certificación Médica la cual debe contar con los siguientes datos: Hoja membretada de la Dependencia emisora Nombre, sello, firma y número de Colegiado Activo del Médico tratante Nombre completo del Servidor Público Fechas exactas en las que el Servidor (a) estará suspendido (inicio y finalización de la suspensión) Timbre médico Visto Bueno del Director de la Dependencia del MSPAS, en donde el Servidor Público esté prestando sus servicios, con el cual avala dicha certificación. H.1.4 Licencia Con o Sin Goce de Salario por Causa Justificada (Artículo 60 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil) Este tipo de Licencia puede otorgarse con o sin goce de salario, para su solicitud deben adjuntarse los documentos siguientes: a. Formulario de Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora debidamente firmado y sellado, conteniendo la información requerida en el mismo b. Solicitud en original dirigido al jefe superior inmediato c. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI d. Documentación original que justifique plenamente la solicitud, avalada por el Director de la dependencia.

15 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 15 de 195 NOTA: En caso que la solicitud de licencia sea autorizada sin goce de salario, el Analista de Jefatura de Personal debe dar aviso a la Unidad de Sueldos y Salarios para la suspensión del salario del interesado por medio del formato Corte de salario, mientras se realiza la gestión del Formulario Único de Movimiento de Personal, para el registro correspondiente. H.1.5 Licencia Sin Goce de Salario para Ocupar Cargo de Elección Popular (Artículo 61 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil) Este tipo de Licencia debe otorgarse sin goce de salario, se deben adjuntar los documentos siguientes: a. Formulario de Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora debidamente firmado y sellado, conteniendo la información requerida en el mismo b. Solicitud en original dirigido al jefe superior inmediato c. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI d. Acreditamiento original extendido por el Tribunal Supremo Electoral, por medio del cual designa el cargo al que fue electo popularmente, el mismo debe contar con los datos siguientes: Hoja membretada de la Institución Nombre, sello, firma y cargo de las autoridades de la Institución Nombre completo del Servidor Público Fechas exactas en las que el Servidor Público estará ocupando el cargo por Elección Popular (inicio y finalización) Nombre del puesto que ocupará en el período de licencia solicitado, así como también la ubicación geográfica. Para este caso aplica NOTA del inciso H.1.4, de este procedimiento H.1.6 Licencias Con o Sin Goce de Salario por Beca (Artículo 60 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil) Este tipo de Licencia puede otorgarse con o sin goce de salario, y deben adjuntarse los documentos siguientes: a. Formulario de Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora, debidamente firmado y sellado, conteniendo la información requerida en el mismo b. Solicitud en original dirigido al jefe superior inmediato c. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI d. Constancia original extendida por la Institución donde cursará la beca, la cual debe contar con los datos siguientes: Hoja membretada de la Institución Nombre, sello, firma y cargo de las autoridades de la Institución Nombre completo del Servidor Público

16 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 16 de 195 Fechas exactas en las que el Servidor Público estará participando en la beca (inicio y finalización) Eespecificar tipo de formación, capacitación y adiestramiento, en los que estará participando el becado. e. Contrato de Compromiso firmado y sellado por el Director de la Unidad Ejecutora correspondiente y el becado, en caso la beca se conceda con goce de salario adjuntar Contrato de Compromiso para Sustentar Beca, llenando los requisitos que establece el reglamento de la Ley de Servicio Civil. f. Fotocopia de pasaporte y visa (en caso que la beca se curse fuera del país) g. En caso que la beca dure uno o más años, deberá solicitarse año por año. h. En caso que la beca dure más de un año el becado deberá informar sobre los resultados del año anterior. Para esto caso aplica NOTA del inciso H.1.4, de este procedimiento H.1.7 Licencias Con y Sin Goce de Salario por Estudios (Artículo 62 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil) Este tipo de Licencia puede otorgarse con o sin goce de salario, y deben adjuntarse los documentos siguientes: a. Formulario de Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora debidamente firmada y sellada, conteniendo la información requerida en el mismo b. Solicitud en original dirigido al jefe superior inmediato c. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI d. Constancia original extendida por la Institución donde realizará los estudios, la cual debe contar con los datos siguientes: Hoja membretada de la Institución Nombre, sello, firma y cargo de las autoridades de la Institución Nombre completo del Servidor Público Fecha y horario de duración de los estudios (inicio y finalización) Detalle del tipo de estudios u otros, en los que estará participando el estudiante Para esto caso aplica NOTA del inciso H.1.4, de este procedimiento H.1.8 Licencias con Goce de Salario por Otros Motivos (Artículo 60 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil) El Servidor Público solicita por escrito autorización de licencia ante su jefe inmediato, adjuntando la documentación de soporte, en los casos siguientes: a. Fallecimiento del cónyuge, hijos, padres o hermanos b. Por enfermedad grave de padres, hijos y cónyuge c. Contraer matrimonio civil

17 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 17 de 195 d. Día del nacimiento de un(a) hijo(a) e. Día del cumpleaños del Servidor Público (cuando sea día hábil) f. Por citación de autoridades administrativas o judiciales, en este caso únicamente debe presentar la citación correspondiente. g. Por asistir al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), en este caso únicamente debe presentar carnet de citas, y constancia de asistencia emitida por el IGSS. El jefe inmediato autoriza e informa a la jefatura de personal. H.1.9 Licencia por Actividades Sindicales Este tipo de licencias se rigen de acuerdo a lo establecido en Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente. De no existir un Pacto Vigente deberá regirse de acuerdo a las Leyes vigentes. NOTA: El trámite del mismo es el que se realiza para la Autorización de Licencias con Goce de Salario por Otros Motivos, acreditando su representación sindical, por medio del documento que extienda el Ministerio de Trabajo. H.2 Régimen Disciplinario Las sanciones disciplinarias pueden ser: Amonestación verbal Amonestación escrita Suspensión sin goce de salario La aplicación de las sanciones disciplinarias puede darse desde una amonestación verbal hasta la suspensión en el trabajo sin goce de salario, en base a lo estipulado en el Pacto Colectivo de Condiciones de trabajo vigente o en la Ley de Servicio Civil, que son aplicables a los Servidores Públicos al cometer faltas en el desempeño de sus labores, según la gravedad de las mismas y a criterio del jefe inmediato y de la máxima autoridad de la Dependencia. Las amonestaciones verbales y escritas deben ser aplicadas por el jefe inmediato, dejando constancia escrita tanto de la amonestación verbal como de la escrita y adjuntado en el expediente personal del Servidor Público. Al momento de aplicar suspensión en el trabajo sin goce de salario, el proceso se rige por lo establecido en el artículo 80 numeral 3 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil. (Para la aplicación de la suspensión de trabajo sin goce de salario o destitución, no precisamente deben existir sanciones previas, esto dependerá de la gravedad de la falta) El procedimiento de sanciones y despido, lo inicia la autoridad inmediata de la Dependencia donde labora el (la) Servidor (a) Público (a) suscribiendo el acta correspondiente y lo remite a la autoridad nominadora para que aplique la misma, quien sigue el procedimiento respectivo según lo regulado en el artículo 80 numeral 4 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil.

18 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 18 de 195 En el caso de Solicitud de Destitución, el Director de cada dependencia, envía un oficio al señor Ministro solicitando la destitución del Servidor Público que ha cometido faltas que sean causales de despido, expediente que recibe la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos, quien lo remite inmediatamente a la Jefatura de Personal para el registro correspondiente, posteriormente la Jefatura de personal lo traslada a Asesoría Jurídica, Área Laboral para el inicio del trámite respectivo, según lo regulado en el artículo 80 numeral 4 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil. El expediente debe contener: Oficio dirigido al Señor Ministro solicitando la destitución o suspensión del trabajador, encuadrada en el artículo 76 de la Ley de Servicio Civil, indicando los motivos debidamente documentados. Certificación de acta administrativa donde haga constar los hechos o faltas por los cuales se solicita la destitución o suspensión. Fotocopia de cedula de vecindad o DPI, del trabajador. Fotocopia del Formulario Único de Movimiento de Personal, o en su defecto certificación del acta de toma de posesión. Dirección del trabajador para recibir notificaciones. Informar si pertenece al sindicato. H.3 Asignación de Funciones La Asignación de funciones con base al artículo 3 del Acuerdo Gubernativo , de fecha 24 de febrero de 1999, es permitida únicamente por necesidades del servicio. La asignación de funciones se puede realizar en los siguientes casos: Por instrucción del Despacho Ministerial. Por solicitud del interesado. Por solicitud del Director de la Unidad Ejecutora. El interesado presenta su solicitud al Director de la Unidad Ejecutora a la que pertenece. Si procede la solicitud el Director de la Unidad Ejecutora da su visto bueno y la traslada al jefe de personal para solicitar la anuencia del Director de la Unidad Ejecutora a la cual desea le sean asignadas las funciones. Cuando la solitud ya cuente con ambas anuencias el jefe de personal de la Unidad Ejecutora a la que pertenece traslada la solicitud a la receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos a través de un oficio dirigido al señor Ministro de Salud Pública y A.S., solicitando la asignación de funciones del Servidor (a) Público (a) en otra dependencia del MSPAS, exponiendo las necesidades del servicio que justifican lo solicitado. El Encargado de la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos entrega el documento a la Secretaria del Departamento de Personal, quien le da ingreso en la base de datos interna y luego por medio de conocimiento lo traslada al Analista quien elabora la Resolución Ministerial por Asignación de Funciones, con su respectivo numero correlativo y fecha llena el Envío de Documentos a Despacho y Vicedespachos Ministeriales, traslada al

19 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 19 de 195 Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo traslada a la Secretaría Ejecutiva adjuntando expedientes y Resoluciones Ministeriales. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el expediente al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección. El jefe de personal notifica al Servidor (a) Público (a) interesado entregándole su Cédula correspondiente, posteriormente informa a ambas Unidades Ejecutoras y al Departamento de Planificación de Recursos Humanos de la acción realizada, entregando fotocopias de la Resolución, la Resolución original debe ser enviada a Secretaría Ejecutiva. Nota: En los casos que por decisión del Señor Ministro de Salud Pública y A.S., el Servidor Público haya sido asignado a otra dependencia diferente a la cual inicialmente fue nombrado siempre dentro del MSPAS, por medio de una Resolución Ministerial por Asignación de Funciones, el mismo por decisión del Señor Ministro puede regresarse a la dependencia donde originalmente fue nombrado, para lo cual el Despacho Ministerial emite la Resolución Ministerial por Reconocimiento de Puesto. H.4 Goce de Vacaciones (Artículo 61 Ley de Servicio Civil y Artículo 51 del Reglamento de la ley citada) El Servidor Público después de cada año de servicios continuos tiene derecho a que se le otorgue el periodo de vacaciones, en el caso de las diferentes dependencias del MSPAS, que no pertenecen a la Sede Central, el interesado solicita por medio de un oficio, y adjunta el formato de Solicitud de Vacaciones y los presenta al jefe inmediato para obtener el visto bueno, quien posteriormente lo traslada al jefe de personal de la dependencia, quien revisa el expediente personal del Servidor Público para su análisis previo a la elaboración del formato de Autorización de Vacaciones, que firman tanto, el Jefe de Personal de la dependencia como el Director. El Jefe de Personal a su vez lo devuelve al Analista respectivo, quien reproduce dos fotocopias del Formato de Autorización de Vacaciones, el original y las fotocopias las agrega al expediente del Servidor Público y lo entrega con conocimiento a la Secretaria de la Unidad de Personal, quien traslada el original del formulario de autorización de vacaciones y el expediente personal del Servidor Público al Encargado de Archivo de la dependencia y entrega las dos fotocopias al interesado, una para su archivo personal y la otra debe entregarla a su jefe inmediato. En el caso de las unidades ubicadas en la Sede Central, el Servidor Público solicita por medio de un oficio y adjunta la Solicitud de Vacaciones, y los presenta al jefe inmediato para obtener el visto bueno, quien posteriormente lo traslada a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos, en donde se registra su ingreso en la base de datos interna y solicita el expediente del Servidor Público a la Sección de Archivo, verifica la información y traslada la Solicitud a la Secretaria de la Jefatura de Personal de Recursos Humanos, quien registra el

20 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 20 de 195 ingreso en la base de datos interna y luego traslada al Analista de Jefatura de Personal, quien revisa la documentación. Si la información no está completa solicita al Servidor Público corregir o completar la misma, si la información esta completa, procede a elaborar la Autorización de Vacaciones, la que luego traslada al Jefe de Personal de Recursos Humanos para la firma correspondiente, luego lo devuelve al Analista respectivo, quien procede a solicitar la firma de Vo.Bo. del Jefe de Administración de RRHH, es devuelto a la Jefatura de Personal en donde el Analista correspondiente, reproduce dos fotocopias de la Autorización de Vacaciones, el original y las dos fotocopias las adjunta al expediente del Servidor Público y lo entrega con conocimiento a la Secretaria de la Jefatura de Personal, quien lo ingresa a la base de datos interna y lo traslada a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos para la notificación al interesado, a quien se le entrega el original y firma copia de recibido, esta es archivada en Receptoría, y la otra se adjunta al expediente y se traslada a la Sección de Archivo. H.5 Cesación Definitiva de Funciones (Artículo 84 Ley de Servicio Civil) El cese de relación Laboral, puede darse por los motivos siguientes: Renuncia del puesto de Servidor Público Destitución o remoción Invalidez, cuando fuera absoluta Por Jubilación de conformidad con la ley de la materia Terminación de Contrato de Trabajo Por fallecimiento H.5.1 Renuncia del Puesto El Servidor Público que está nombrado en el renglón presupuestario 011 puede renunciar libremente al puesto mediante la presentación de su renuncia con no menos de 15 días de anticipación a la fecha en que pretende cesar en sus funciones, con base a lo regulado en el Acuerdo Gubernativo de fecha 30 de diciembre de 1988, artículo 3, numeral 15; por los motivos siguientes: Jubilación Invalidez, cuando fuere absoluta Asuntos Personales Inicia el trámite de renuncia presentando un oficio dirigido al Señor Ministro de Salud Pública y Asistencia Social, acompañando la siguiente documentación: Fotocopia de Cédula de Vecindad (completa) o DPI Fotocopia de carné del IGSS Fotocopia del Carné de Identificación Tributaria -NIT- Dictamen de la ONSEC y del IGSS (en caso de invalidez total)

21 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 21 de 195 Entrega dicha documentación a la Secretaria de la Jefatura de Personal, en la dependencia en que labora para el llenado del formulario de Traslado de Renuncia el cual contiene tanto la firma y sello del Jefe de Personal como del Director de la Dependencia, la Secretaria de la dependencia luego de obtener las firmas, lo traslada adjuntando la documentación arriba descrita a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos, en donde luego de registrar su ingreso en la base de datos interna traslada dicho expediente a la Secretaria de Jefatura de Personal para su registro y control correspondiente, luego traslada al Analista de Jefatura de Personal para revisión del cumplimiento de los requisitos establecidos, quien procede a elaborar la Resolución Ministerial por Aceptación de Renuncia, o Resolución Ministerial de Aceptación de Renuncia por Jubilación, según sea el caso, la traslada al Jefe de Personal para su revisión y visto bueno, quien a su vez lo traslada a Secretaría Ejecutiva adjuntando expedientes y Resoluciones Ministeriales. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el expediente al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección. La jefatura de personal reproduce dos fotocopias, envía el original a la Secretaría Ejecutiva y adjunta las copias al expediente para su traslado por medio del formato de Envío de Documentos a Receptoría a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos, para notificación a los Jefes de Personal de las Unidades Ejecutoras quienes llenan los formularios de movimiento de personal los cuales trasladan a la Unidad de Movimiento de Personal de planta central para la continuación del trámite en la Unidad de Sueldos y Salarios. En el caso de cese por fallecimiento, un familiar del ex Servidor Público presenta en la dependencia donde laboró, los documentos del Servidor Público que a continuación se detallan: Acta de Defunción extendida por el RENAP Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI Fotocopia de carné de IGSS Fotocopia del Carné de Identificación Tributaria -NIT- El Jefe de Personal de la Unidad Ejecutora en donde laboró el Servidor Público traslada a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos dicha documentación con un oficio dirigido al Señor Ministro de Salud Pública y Asistencia Social, solicitando que se emita la Resolución Ministerial por Cese de Relación Laboral por Defunción, posteriormente se envía dicho expediente a la Secretaria de Jefatura de Personal para su registro y control, luego la traslada al Analista de Jefatura de Personal para revisar que cumpla con los requisitos establecidos, si cumple procede a elaborar la Resolución Ministerial correspondiente, con su respectivo numero correlativo y fecha, la cual traslada al Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo traslada a la Secretaría Ejecutiva adjuntando expedientes y Resoluciones Ministeriales. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el expediente al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal

22 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 22 de 195 de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección. La Jefatura de personal, reproduce dos copias; envía el original a la Secretaría Ejecutiva, y adjunta las copias al expediente para su traslado por medio del formato Envío de Documentos a Receptoría, a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos para su entrega a la Unidad Ejecutora, y se proceda a llenado del Formulario Único de Movimiento de Personal y se declare vacante el puesto; la otra copia luego de solicitar acuse de recibido pasa a formar parte del archivo de receptoría. Si no cumple el Analista elabora el formato Rechazo de Expedientes, solicita firma al Jefe de la Jefatura de Personal, luego elabora el formato Envío de Documentos a Receptoría, y lo traslada a la Secretaria de la Jefatura de Personal para su ingreso a la base de datos interna, quien posteriormente lo entrega a la Unidad de Receptoría de DGRH para que sea devuelto a la dependencia donde laboraba el Servidor Público fallecido, a fin de que se complete la documentación para continuar el trámite. NOTA: En los casos contenidos en este inciso, el Jefe de Personal de las Unidades Ejecutoras deben dar aviso a la Unidad de Sueldos y Salarios para la suspensión del salario del Servidor Público, dichos avisos deben ser previos a la fecha de liquidación de nómina. H.6 Toma de Posesión Una vez notificado el interesado de la existencia de nombramiento 011 o contrato bajo el renglón presupuestario 022, a su favor, se presenta a la Jefatura de Personal de la Unidad Ejecutora a donde pertenece presupuestariamente el puesto para tomar posesión del mismo, en donde el Encargado de Actas facciona el acta de Toma de Posesión, solicita las firmas de los intervinientes y procede a llenar el Formulario Único de Movimiento de Personal, anotando una X en la casilla correspondiente a Aviso de Toma de Posesión, posteriormente son trasladados para revisión y firma del Jefe de Personal de Recursos Humanos, luego de ello, es remitido nuevamente al Encargado de Actas de Jefatura de Personal para que proceda a enviar los cuadros a la Unidad de Movimiento de Personal, para su posterior envío a la Unidad de Sueldos y Salarios, adjuntando la documentación que se detalla a continuación: Fotocopia Cédula de Vecindad completa y legible o DPI Fotocopia de Carné de Número de Identificación Tributaria NIT- Fotocopia de carné de Afiliación del IGSS (en caso de poseerlo) Constancia de colegiado activo en original (en caso de puestos de Profesional) 4 fotocopias del cuadro de Movimiento de Personal (toma de posesión) 2 fotocopias de Resolución de Nombramiento 011 Número de cuenta monetaria (fotocopia de un cheque anulado) En el caso de contratación de personal con cargo al renglón presupuestario 022, además de lo anterior también se adjunta: Original y 2 fotocopias del contrato 2 Fotocopias de Resolución Ministerial de Delegación de Firma

23 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 23 de Fotocopias de Acuerdo Ministerial de Aprobación de Clausulas H.7 Entrega de puesto El Encargado de Actas de la Unidad Ejecutora donde presupuestariamente pertenece el puesto, procede a faccionar el acta correspondiente según sea el caso. Posteriormente verifica que el expediente contenga los siguientes documentos: Fotocopia Cédula de Vecindad completa y legible o DPI Fotocopia de Carné de Número de Identificación Tributaria -NIT- Fotocopia de carné de Afiliación del IGSS Fotocopia de la constancia de colegiado activo (en caso de puestos de Profesional), Número de cuenta monetaria (fotocopia de un cheque anulado) Documento legal que origina la acción de entrega del puesto Una vez verificados los documentos en el expediente, llena el Formulario Único de Movimiento de Personal. De no contar con los documentos anteriormente mencionados, procede a solicitar al interesado, fotocopia de los documentos necesarios. Es responsabilidad del interesado o su representante completar la documentación requerida para los efectos correspondientes. Al contar con los datos necesarios, el Encargado de Actas de Jefatura de Personal, procede a llenar el Formulario Único de Movimiento de Personal, el cual traslada para firma del Jefe de Personal y devuelve al Encargado de Actas, quien lo recibe y envía a la Unidad de Movimiento de Personal para la verificación correspondiente y traslada a la Unidad de Sueldos y Salarios del MSPAS para continuar con el trámite respectivo. En el caso de cada Unidad Ejecutora exceptuando Planta Central, a la cual pertenece la partida presupuestaria del Servidor Público cual sea la acción, el Jefe de Personal de dicha dependencia, llena y firma el Formulario Único de Movimiento de Personal, el cual debe contener el visto bueno del Director de la Unidad Ejecutora, posteriormente lo remite a la Unidad de Movimiento de Personal para verificar que las casillas estén llenas correctamente y traslada a la Unidad de Sueldos y Salarios, para continuar con el trámite respectivo. H.8 Impuesto Sobre la Renta (ISR) H.8.1 Recepción de Declaraciones Juradas del Impuesto sobre la Renta ante el Patrono, para los Renglones Presupuestarios 011 y 022 El Encargado/Analista de ISR con el visto bueno del Director General de Recursos Humanos, gira instrucciones con dos meses de antelación a la fecha de entrega de las Declaraciones

24 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 24 de 195 Juradas Definitivas (se realizan sobre el período fiscal que finaliza) y Proyectadas (se realizan sobre el período fiscal que inicia), a través de un Memoradum a las Jefaturas de Personal de las Unidades Ejecutoras indicando fechas de recepción de las declaraciones de ISR del personal que labora en cada Unidad Ejecutora, y fechas de traslado de la información a la Unidad de ISR de la Planta Central. Los Jefes de Personal de las Dependencias envían las declaraciones por correo electrónico para que sean revisadas por el Encargado/Analista de ISR, quien verifica que la información este vaciada en los formatos proporcionados por ésta Unidad, caso contrario se devuelve por la misma vía, haciendo las observaciones correspondientes. Si la información recibida en los formatos esta correcta, el Encargado/Analista descarga la información, la revisa, calcula el impuesto y determina si esta afecto a retención a cuenta de ISR. Posteriormente responde vía electrónica a cada Unidad Ejecutora proporcionando las instrucciones sobre la documentación de soporte que debe adjuntar (fotocopia del Formulario SAT No. 1101) y fecha de presentación de la documentación física en la oficina de ISR, Planta Central, ésta no debe exceder de 5 días hábiles a partir de la fecha en la cual las Unidades Ejecutoras reciben el correo electrónico informando sobre dichas instrucciones. El Encargado/Analista verifica que la información enviada por la Unidad Ejecutora cuente con la documentación requerida y procede a firmar de recibido, comprueba que las declaraciones solicitadas estén correctamente llenas y procede a aplicar las retenciones en el sistema Guatenóminas, caso contrario contacta al empleado vía telefónica, para que realice las correcciones necesarias y entregue personalmente la Declaración Jurada a la Unidad de ISR. En el caso de las personas que no presenten la declaración jurada proyectada, el Jefe de Personal debe notificar a la Unidad del ISR a través del formato ISR09-Calculo de Oficio para determinar si le corresponde retención, operando la misma en el sistema de GUATENÓMINAS, Finalmente archiva la documentación ( Declaraciones Proyectadas Positivos, Declaraciones Proyectadas-Negativas, Declaraciones Definitivas y fotocopias de las Declaraciones Formularios SAT 1101). H.8.2 Aplicar las Retenciones El Encargado/Analista de la Unidad de ISR, ingresa al sitio Web de GUATENÓMINAS con el nombre de usuario y clave proporcionados por la Contabilidad del Estado, seguidamente ingresa al menú de Asignación de descuentos y ubica al empleado por medio de su número/código de empleado, selecciona el tipo de descuento (254 Impuesto Sobre la Renta), ingresa la justificación institucional del descuento, la fecha en que deberá iniciar el descuento y el monto mensual a descontar, y guarda la información Guía para Aplicar una Retención.

25 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 25 de 195 H.8.3 Eliminar Retenciones El Encargado/Analista de la Unidad de ISR, ingresa al sitio Web de GUATENÓMINAS, seguidamente ingresa al menú Eliminación masiva de asignaciones y ubica al empleado por medio de su número/código de empleado o el tipo de descuento (254 Impuesto Sobre la Renta), en caso de ser eliminación masiva por finalización del período fiscal, y procede a realizar la eliminación según sea el caso Guía para Eliminar Retenciones. H.8.4 Devolución de las Retenciones del ISR Realizadas en Exceso a los Empleados El Servidor Público debe registrar el número de cuenta bancaria (monetaria y no mancomunada) en la Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas, utilizando el Formato de Inventario de Cuenta y solicita la devolución de las retenciones efectuadas en exceso a la Unidad de ISR, utilizando la Solicitud de Devolución de ISR. El Encargado/Analista de la Unidad de ISR, revisa que el expediente de devolución entregado por el empleado, contenga los documentos requeridos en el formato Requisitos para Solicitar la Devolución de las Retenciones en Exceso del Impuesto Sobre la Renta, firma y sella de recibido, posteriormente procede a asignarle el número correlativo, el cual sirve para que el empleado pueda ubicar su papelería y darle el seguimiento respectivo. Luego genera en el Sistema de GUATENÓMINAS, la certificación de sueldos y descuentos del período fiscal que corresponda y constancia global de retenciones practicadas. Posteriormente elabora la Integración de Ingresos y Egresos, Nota de Liquidación y Resolución, luego traslada la documentación a firma del Jefe del Departamento de Administración de Recursos Humanos y del Director General de Recursos Humanos. Prepara los expedientes, elabora el oficio y solicita a Contabilidad del Estado, emitir el CUR contable para el pago de la devolución al empleado. Le informa al empleado que su pago será efectuado y le solicita pasar a recoger a la Unidad de ISR copia de la resolución emitida, y firmar copia de la Resolución correspondiente, luego procede a archivar el expediente con su respectiva documentación de soporte. H.8.5 Otras Acciones en GUATENOMINAS El Encargado/Analista de la Unidad de ISR, procede a generar Certificación de Sueldos y Constancia de Retención de ISR, por solicitud de la SAT, en los casos cuando el empleado haya interrumpido labores en relación de dependencia con el MSPAS, antes de la finalización del período de imposición y se le hubieran efectuado retenciones del ISR, el trámite deberá ser realizado por el interesado ante la SAT.

26 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 26 de 195 El Archivo de Constancias de Retención del ISR, es generado por el Encargado/Analista de la Unidad de ISR, anualmente para registrar el proceso de retención del período que finaliza. También genera Constancias de Retención del ISR, a solicitud y conveniencia del Servidor Público, dicha solicitud se realiza verbalmente al Encargado/Analista de la Unidad de ISR. H.9 Descuentos Judiciales H.9.1 Aplicación de Embargos Civiles, Ejecutivos y Familiares El Organismo Judicial envía oficio a la Unidad de Descuentos Judiciales del MSPAS ordenando el embargo del salario al empleado. El Analista de la Unidad de Descuentos Judiciales recibe el oficio lo revisa, firma, sella de recibido y coloca un numero correlativo de registro interno, ingresa los oficios ya analizados a una base de datos interna, luego los ingresa al sistema de GUATENOMINAS para verificar que los demandados pertenezcan al Renglón 011 ó 022, se toma el No. de empleado el cual sirve para efectuar consultas generales al histórico de pagos, para la correcta aplicación de la orden Judicial en el sistema, el embargo debe cargarse y generarse antes de la liquidación de la nómina para que sea efectivo en el mismo mes del ingreso de la demanda. Seguidamente analiza si el Juez Competente ordena que el descuento se acumule o se pague mensualmente. Si la orden indica que se le entregue al beneficiario mensualmente lo descontado del salario (esto se aplica en su mayoría a las Pensiones Alimenticias) imprime y entrega una tarjeta de Beneficiario al interesado para que pueda cobrar en los dos Bancos del Sistema, para los Departamentos de la República en el Banco de Desarrollo Rural (BANRURAL) y Crédito Hipotecario Nacional (CHN) para la cuidad capital, respectivamente. Luego coloca en el oficio de la demanda recibida, el número de correlativo del embargo. Si el empleado tiene ya un embargo activo, este queda en espera del turno que le corresponda y se coloca en las observaciones del sistema el No. de oficio de la demanda con el cual fue registrado actualmente en la base de datos. El analista ingresa a la base de datos interna Control de Embargos, los embargos aplicados durante el mes. H.9.2 Levantamientos de Embargo El Organismo Judicial envía oficio al MSPAS ordenando el Levantamiento de Embargo.

27 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 27 de 195 El Analista de la Unidad de Descuentos Judiciales recibe el oficio lo revisa, firma, sella de recibido y coloca un numero correlativo de registro interno, ingresa los oficios ya analizados a una base de datos interna y al sistema de GUATENOMINAS para verificar que los demandados pertenezcan al Renglón 011 ó 022, se toma el No. de empleado el cual sirve para efectuar consultas generales al histórico de pagos, el embargo debe levantarse antes de la liquidación de la nómina para que sea efectivo en el mismo mes del ingreso de la orden judicial. La orden de Levantamiento de Embargo puede darse en cualesquiera de los siguientes términos: Levantar embargo y devolver al demandado lo retenido Levantar embargo, pagar X cantidad al demandante y devolver el excedente al demandado Levantar embargo y pagar a la parte demandante lo retenido Nota: En todos los casos, a requerimiento tanto del demandado como del demandante, se le indican los requisitos que debe llenar para la elaboración y trámite respectivo para realizar una Liquidación o Devolución de Descuentos Judiciales, los cuales se detallan a continuación: Para Liquidación o Pago de descuentos judiciales al Demandado: Fotocopia de la orden de Levantamiento de Embargo Fotocopia Cédula de Vecindad o DPI (persona individual ó representante legal si el demandante es alguna empresa) Si el demandante es una empresa, Fotocopia de Representación Legal autenticada por Notario Si el demandante es una empresa y está exonerado de timbres presentar copia de la resolución de la SAT Para Devolución de descuentos judiciales al Demandado: Fotocopia de la orden de Levantamiento de Embargo Fotocopia Cédula de Vecindad o DPI Nota: Para ambos casos la cantidad de copias depende de la cantidad de años que se vaya a pagar, se solicitan dos juegos de copias por año y por cada Juicio en caso sean varias demandas las que hay que liquidar o devolver. H.9.3 Liquidaciones Estas pueden ser Liquidaciones (pago a demandantes) Devoluciones (pago a demandados) Pensiones Alimenticias acumuladas a beneficiaria Una vez operado el oficio de Levantamiento de Embargo, el Analista programa cita con el interesado para la elaboración y firma de los formularios respectivos de pago.

28 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 28 de 195 El Analista de Transferencias de la Unidad de Descuentos Judiciales, elabora oficio con el detalle de los formularios de pago dirigido a la Contabilidad del Estado en el Ministerio de Finanzas Públicas, solicitando emita el correspondiente número de CUR contable de pago de liquidaciones, devoluciones o pensiones alimenticias acumuladas, según sea el caso El Analista de Trasferencias recibe número de CUR y solicita en el Departamento de Caja de la Tesorería Nacional en el Ministerio de Finanzas Públicas, el reporte o detalle de los números de CUR y números de trasferencias bancarias (situación de fondos de encaje). Con el reporte o detalle de CUR y número de trasferencias bancarias procede a la elaboración de cuadros de beneficiarios de las trasferencias (de acuerdo a oficios enviados a Tesorería), posteriormente elabora Oficio de Transferencia al Banco de Desarrollo Rural donde se autoriza el pago a los beneficiarios de acuerdo a los cuadros y documentación de soporte adjunta. El Analista de la Unidad de Descuentos Judiciales traslada el oficio de Transferencia a la Unidad de Descuentos Judiciales de la Tesorería Nacional en el Ministerio de Finanzas Públicas, para la revisión del Jefe de Administración de Cuentas y el Vo.Bo. del Tesorero Nacional, así como la colocación de sellos de seguridad. Después de firmado y autorizado el oficio de Transferencia el Analista lo traslada a las oficinas centrales del Banco de Desarrollo Rural, entregándolo en la oficina de Plataforma de Depósitos, para el pago correspondiente a los beneficiarios. El Banco se comunica telefónicamente a la Unidad de Descuentos Judiciales del MSPAS para la confirmación y aprobación de pago del oficio recibido en el banco. El Analista de Transferencias por seguridad del MSPAS y del Banco de Desarrollo Rural, envía correo electrónico conteniendo copia de oficio y de cuadros de pago a beneficiarios a los Departamentos de Servicio al Cliente, Gerencia de Servicio al Cliente, Plataforma de Depósitos y Jefatura de Acreditamiento, del Banco de Desarrollo Rural como la autorización final del pago. H.9.4 Descargo de Pagos en el Sistema de GUATENOMINAS Una vez pagadas las devoluciones, liquidaciones y pensiones alimenticias se traslada al Analista de Descargo de Pagos los formularios autorizados para control interno. El Analista se encarga de aplicar los diferentes descargos de pago en el sistema GUATENOMINAS de las distintas empresas, bancos, cooperativas y personas individuales con quienes el demandado ha tenido responsabilidades. El Analista debe conocer la diferencia entre una devolución y una liquidación, ya que estos tienen un código diferente para cada procedimiento, luego descarga del sistema GUATENÓMINAS el pago y escribe en el Cuadro de Referencia el correlativo del formulario con el cual fue descargado, procede a firmar y sellar el formulario para indicar que ese pago

29 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 29 de 195 ya fue descargado del sistema, finalmente archiva los formularios de descargo de pagos. (formularios, pensiones alimenticias, devoluciones y liquidaciones) H.9.5 Elaboración de Informes a los Juzgados Con orden de Juez competente se recibe en la Unidad de Descuentos Judiciales del MSPAS, solicitud de informe del embargo a un Servidor Público El Analista de la Unidad de Descuentos Judiciales despliega la pantalla del Sistema de GUATENÓMINAS para revisar si fue aplicado el embargo, a partir de qué mes, cuánto se descuenta mensual, y cuánto tiene acumulado a la fecha. Elabora oficio para enviarle al Juez, donde la Unidad Descuentos Judiciales hace constar la información solicitada por el juzgado, el Analista traslada personalmente al juzgado lo solicitado si este se encuentra ubicado en el Edificio de Torre de Tribunales, de la Zona 1 de la Ciudad Capital, pero si es de Municipios o Departamentos se envía por correo a través de Receptoría del Despacho Ministerial. H.9.6 Solicitud de Certificación de Descuentos Judiciales El demandado o demandante solicita a la Unidad de Descuentos Judiciales el formulario de Solicitud de Certificación de Descuentos Judiciales, la cual debe presentar debidamente llena al Analista de Descuentos Judiciales, quien llena la contraseña y la entrega al interesado (se indica al interesado que el trámite es de 8 días hábiles a partir de la fecha de recibida la solicitud) La Unidad de Descuentos Judiciales ingresa al Sistema de GUATENÓMINAS revisando si fue aplicado el embargo, a partir de qué mes, cuánto se descuenta mensual y cuánto tiene acumulado a la fecha ó si tuviera otro embargo activo indicar que espera un Segundo turno ó el que le corresponda. H.10 Movimiento de Personal H.10.1 Movimiento de Acciones de Personal La Unidad de Movimiento de Acciones de Personal es la encargada de la verificación y cumplimiento de acciones de personal, según lo establecido por la Ley y Reglamento de Servicio Civil. Las acciones de personal que se verifican son:

30 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 30 de 195 Avisos de toma de Posesión (Primeros ingresos, Toma de posesión a reserva de nombramiento, Confirmaciones, Restituciones, Ascensos, Traslados, Permutas, Reinstalaciones, Reingresos, Finalización de Suspensión de IGGS, Licencias con o sin goce de salario, Becas, Suspensiones disciplinarias, Aprehensión, Detención y Prisión Preventiva). Avisos de Entrega (Renuncia, Jubilación, Invalidez, Fallecimiento, Destitución, Remoción, Abandono, Ascensos, Traslados, Permutas, Separación en Período de Prueba, Licencias, Becas, Suspensiones del IGSS, Rescisión y Finalización de contrato 022) H.10.2 Ingreso de Expediente El Jefe de Personal de las Unidades Ejecutoras que conforman el MSPAS debe enviar a la Unidad de Movimiento de Personal original y dos copias del formulario de Movimiento de Acciones de Personal, (el cual es proporcionado por ONSEC) de los empleados presupuestados renglón 011 y contratados renglón 022 (temporales y plan anual), para dar los avisos que correspondan a la Oficina Nacional de Servicio Civil. El expediente debe contener la documentación requerida, según sea el caso: Todos los expedientes independientemente del caso tramitado deben tener adjunto: Fotocopia de cédula o DPI, Fotocopia de afiliación del IGSS, Fotocopia del Número de Identificación Tributaria, Dos fotocopias del documento que ampara la acción* Oficio de justificación del motivo del atraso, en el caso de no haber tramitado la acción de personal dentro del tiempo establecido por la Ley de Servicio Civil *Documentos que amparan la acción (adjuntar dos copias en el expediente): Toma de Posesión a Reserva de Nombramiento: adjuntar Resolución Ministerial de Nombramiento Primeros ingresos, ascensos, traslados, permutas, reingresos, confirmaciones: adjuntar Resolución Ministerial de Nombramiento y Certificación de Examen de ONSEC (en original y copia), en el caso de profesionales Certificación de Colegiado activo en original y vigente Tomas de posesión por suspensión del IGSS: informe de alta al patrono Reinstalaciones, Destitución, Abandono: adjuntar Dictamen de Juez competente, Resolución Ministerial, Cédula de Notificación Licencias con o sin goce de salario, Becas: Resolución Ministerial Suspensiones disciplinarias: Resolución Ministerial o emitida por la autoridad máxima de la Dependencia Renuncia, Jubilación: Resolución Ministerial Fallecimiento: Resolución Ministerial y Acta de Defunción Suspensiones del IGSS: Aviso de suspensión

31 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 31 de 195 Remoción: Resolución Ministerial y Cédula de Notificación Aprehensión, Detención y Prisión Preventiva: para aviso de entrega Resolución de la Dependencia y para toma de posesión Resolución Ministerial Para el caso de personal contratado por renglón 022 (plan anual o directivo temporal), adjuntar copias en el expediente: Primer ingreso o reingreso (plan anual): adjuntar Certificación de Evaluación de la ONSEC, Acuerdo de Delegación de Firma, Contrato original y copia, Resolución Ministerial de Nombramiento y Acuerdo Ministerial de Aprobación de Cláusulas Primer ingreso o reingreso (directivo temporal): Acuerdo de Delegación de Firma, Contrato original y copia, Resolución Ministerial de Delegación de Funciones y Acuerdo Ministerial de Aprobación de Cláusulas Rescisión de Contrato: Resolución Ministerial Finalización de Contrato: Copia del contrato y prórroga del Contrato El Analista de Base de Datos, recibe el expediente, revisa que cumpla con la documentación requerida, luego lo traslada al Analista responsable, quien a su vez verifica que el expediente contenga los documentos necesarios requeridos, que esté correctamente redactada, que las cantidades anotadas sean correctas, así mismo verifica en el Sistema GUATENÓMINAS, que toda la información sea acorde a la misma (partida presupuestaria, unidad ejecutora, puesto, especialidad, etc.) y sobre todo la observancia de lo establecido por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Si el expediente cumple con los requisitos, el Analista responsable lo entrega al Analista encargado de Base de Datos, para que coloque el sello y fecha de recibido. Posteriormente procede a ingresar el expediente a la base de datos interna, luego entrega los expedientes a la Unidad de Sueldos y Salarios, para continuar con el trámite correspondiente. Si el expediente no cumple con los requisitos el Analista responsable devuelve el expediente por medio de Boleta de Rechazo indicando lo que se debe corregir/agregar; se lo entrega al Analista de Base de Datos para que lo registre como rechazo y lo devuelva a la dependencia por no cumplir con lo establecido. H.10.3 Rechazo de Expediente por Parte de ONSEC El Analista de Base de Datos, recibe los expedientes enviados de la Oficina Nacional de Servicio Civil, confrontando uno a uno contra listado enviado por ONSEC y procede a sellar de recibido, luego lo ingresa a la base de datos e imprime un listado y entrega los expedientes a cada Analista responsable, quien firma de recibido. El Analista responsable, procede al análisis correspondiente, para determinar si es posible corregir el expediente en la unidad o bien es necesario enviarlo a la dependencia. Si es posible lo corrige y elabora un oficio dirigido a ONSEC, por medio del cual envía nuevamente el o los expedientes para la aprobación correspondiente, simultáneamente lo

32 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 32 de 195 entrega al Analista de Base de Datos, quien lo registra para mantener el control de los expedientes. De no ser posible corregir el expediente en la Unidad, el Analista responsable procede a realizar Oficio de Rechazo, detallando cada uno de los errores a corregir en el expediente, lo traslada al Analista de Base de Datos quien lo registra para mantener el control de los mismos. Se comunica vía telefónica o electrónica a la Dependencia en la que labora el Servidor Público objeto de la acción, para informar del rechazo. El Jefe de personal o delegado de la dependencia al momento de recibir el expediente firma de recibido. La dependencia vuelve a ingresar a la Unidad de Movimiento de Personal el expediente corregido, en donde es recibido por el Analista responsable quien procede a verificar si fue corregido de acuerdo con lo solicitado en el rechazo. Si no está correcto lo devuelve por medio de Boleta de Rechazo nuevamente indicando lo que está pendiente de corregir. Si el expediente fue debidamente corregido, el Analista responsable lo entrega al Analista de Base de Datos, quien coloca fecha, firma de recibido y registra el nuevo ingreso a la base de datos. El Analista responsable elabora un oficio dirigido a ONSEC, por medio del cual envía nuevamente el o los expedientes para la aprobación correspondiente, simultáneamente lo entrega al Analista de Base de Datos, quien lo registra para mantener el control de los expedientes. H.11 Sueldos y Salarios Es la Unidad responsable del registro de todos los movimientos de personal que tenga incidencia en el pago de los Servidores Públicos. H.11.1 Mantenimiento de Cuadros de Movimiento de Personal El Analista de Cuadros recibe cuadros de movimiento de personal (Nombramientos, Aviso de Entrega, Aviso de toma de posesión), enviados por la Unidad de Movimiento de Personal, verifica con listado adjunto que estén completos en cuanto cantidad de cuadros y número de correlativo. Luego clasifica los formularios de Movimiento de Personal por Áreas de Salud y Hospitales, los ordena y analiza según la acción que corresponda, verificando datos generales del empleado (nombre, No. De identificación tributaria, fecha de ingreso a la Unidad de Sueldos y Salarios, tipo de movimiento), posteriormente lo registra en el sistema de Control de Expedientes, genera listado y los distribuye a cada Analista de Sueldos y Salarios. Para empleados que ya se encuentran registrados en el Sistema de Nomina y Registro de Personal (GUATENÓMINAS), el Analista de Sueldos y Salarios, verifica y actualiza datos generales del empleado en la opción de mantenimiento, luego ingresa a histórico de Empleado para la verificación de todos los movimientos anteriores, con el objeto de seguir

33 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 33 de 195 con la secuencia según las fechas y tipo de acción, si el Formulario Único de Movimiento de Personal no cumpliera con lo establecido lo devuelve a la Unidad de Movimiento de Personal, para los efectos correspondientes. H.11.2 Creación de Registro de Empleado El Analista de Sueldos y Salarios, ingresa al Sistema de GUATENÓMINAS, en la opción de Mantenimiento para la creación de la ficha de empleado, en la cual registra los datos personales, luego asigna puesto, bonos, descuentos, movimiento y pago parcial, posteriormente se lo traslada a Analista de Cuadros. En el caso de no estar completo el expediente o el puesto no esté vacante el Analista de Cuadros rechaza el expediente y lo traslada a la Unidad de Movimiento de Personal Si el expediente cumple con los requisitos el Analista de Cuadros elabora reporte de cuadros y lo envía a la Oficina Nacional de Servicio Civil, para su aprobación. H.11.3 Pago de Prestaciones Laborales El Analista de Cuadros recibe de la Unidad de Prestaciones Laborales del MSPAS, los dictámenes para pago de prestaciones. Procede a clasificarlos, ingresarlos al sistema y distribuirlos a los Analistas de Sueldos y Salarios. El Analista de Sueldos y Salarios recibe Dictamen de Prestaciones Laborales para el cálculo del pago correspondiente, verificando en el Sistema de GUATENÓMINAS inicialmente el registro histórico de pagos para establecer qué tipo de prestación se tiene pendiente y si está de acuerdo a lo establecido en el Dictamen, una vez realizado el cálculo de pago se registra en el Sistema de Nomina y Registro de Personal GUATENÓMINAS. Luego de haber efectuado el pago, elabora Providencia donde se indican los salarios de los últimos 6 meses y el monto cancelado, luego se traslada al Departamento de Contabilidad del MSPAS. H.11.4 Pago en Nomina Adicional La Unidad Ejecutora o el interesado presenta nota de solicitud a la Unidad de Sueldos y Salarios para el pago de prestaciones (salarios, bonos). El Analista de Sueldos y Salarios recibe la solicitud y procede a identificar al empleado ingresando al Sistema GUATENÓMINAS, verificando el histórico de pagos, donde se establece que tipo de pago y fechas que se tienen pendientes de cancelación, realiza el cálculo del pago correspondiente y procede al registro de dicho pago en el Sistema. El Analista de Sueldos y Salarios conjuntamente con el Encargado de Liquidación, previo a la aprobación de la liquidación mensual proceden a verificar que los montos y fechas correspondientes sean las correctas, para luego aprobar la nomina adicional mensual.

34 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 34 de 195 H.11.5 Elaboración de Registros de Reintegros El Encargado de Personal de la Unidad Ejecutora o el interesado se presenta a la Unidad de Sueldos y Salarios a solicitar información para determinar si tiene pendiente reintegro, si lo tiene el Analista de Sueldos y Salarios identifica al empleado ingresando al Sistema GUATENÓMINAS, identifica el motivo y las fechas que se deben de reintegrar, para efectos de cálculo y generación de boletas de reintegro. Previo a emitir las boletas de reintegro solicita, si fuera el caso constancia de hospitalización la cual debe registrarse en el sistema de nomina GUATENÓMINAS. Si no hubiera constancia que se deba de registrar, se genera la boleta y se le indica al interesado que se debe dirigir al Banco del Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala, donde debe efectuar el reintegro correspondiente utilizando los documentos autorizados para el caso (boleta de liquidación para reintegro de sueldos y otras prestaciones y la boleta de pago del CHN), después de realizar el pago el interesado regresa a la Unidad de Sueldos y Salarios a entregar la boleta de pago, para que esta se registre en el sistema de GUATENÓMINAS para su aprobación. El Encargado de Reintegros, separa las boletas de acuerdo al año que el empleado este reintegrando, si este es de año actual se lo traslada al Analista de Liquidación de Nómina para que lo registre en el sistema de nomina GUATENÓMINAS, posterior a ello genera un reporte con datos de los empleados que reintegraron y elabora oficio para trasladarlo a la Unidad de Administración Financiera para su aprobación y generación CUR de reintegro Si el reintegro es de años anteriores, el Encargado de Reintegros elabora oficio para traslado de boletas de reintegro a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas para registro y emisión de CUR contable, quien posteriormente lo devuelve a la Unidad de Sueldos y Salarios del MSPAS para su aprobación y archivo. H.11.6 Solicitud de Corte de Salario La Unidad Ejecutora o el interesado presenta la nota de solicitud a la Unidad de Sueldos y Salarios para Corte de Salario. El Analista de Sueldos y Salarios recibe la solicitud y procede a identificar al empleado ingresando al Sistema GUATENÓMINAS, verificando el histórico de pagos, donde se establece si tiene movimientos previos y procede a efectuar el corte de salario. H.11.7 Solicitud de Notas de Crédito La Unidad Ejecutora o el interesado presenta nota de Solicitud para Nota de Crédito a la Unidad de Sueldos y Salarios, quien la traslada con oficio a los bancos del Sistema autorizados (Banrural, Crédito Hipotecario Nacional, Industrial y G&T Continental) para que se indique con qué documento fue trasladado al fondo común.

35 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 35 de 195 (Las notas de crédito las elabora el banco por acreditamientos incorrectos, por cuentas canceladas, embargadas, el banco las envía a Tesorería Nacional). El Encargado de Reintegros por medio de oficio solicita a la Tesorería Nacional las Notas de Créditos elaboradas y trasladadas por los Bancos, luego de recibirlas las traslada al Analista de Liquidación para su respectivo cuadre y generación de reintegros y CUR, luego las traslada a Unidad Administrativa Financiera para su respectiva aprobación. Si la Nota de Crédito es de años anteriores, el Encargado de Reintegros entrega las Notas de Crédito con oficio al Analista de Liquidación para elaboración de reintegros, este a su vez las devuelve al Encargado de Reintegros quien procede a enviarlas a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas para registro y emisión de CUR contable, posteriormente lo devuelve a la Unidad de Sueldos y Salarios del MSPAS para su aprobación y archivo.

36 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 36 de 195 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, NOMBRAMIENTO Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL 011, 022 y 021

37 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 37 de 195 H. INTRODUCCIÓN El presente procedimiento define los pasos y requisitos para el Reclutamiento, Selección, Nombramiento y Contratación de personal con cargo a los renglones presupuestarios 011, 022 y 021 de las dependencias del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. I. ALCANCE Dirección General de Recursos Humanos Unidad de Recursos Humanos de cada dependencia del MSPAS J. USUARIOS Todas las dependencias del MSPAS K. DEFINICIONES Unidad Ejecutora: Es cada dependencia Administrativa u operativa desconcentrada del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Reclutamiento de personal: Conjunto de pasos que permiten identificar e interesar a potenciales candidatos para cubrir puestos vacantes. Selección de Personal: Serie de pasos que se emplean para decidir qué solicitantes serán considerados candidatos. Formato: Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de gestión de calidad (un formato se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos). Pruebas Psicométricas: Herramienta utilizada en un proceso de selección de personal para medir las competencias, habilidades, personalidad y aptitudes de los candidatos. Contrato: Documento que formaliza una relación laboral entre el contratado y el contratante. Nombramiento: Acción administrativa que ejecuta la Autoridad Nominadora para llenar cualquier vacante que se produzca relacionada con primer ingreso, reingreso, traslados o permutas. Servidor público: Persona individual que ocupa un puesto en la Administración Pública en virtud de nombramiento, contrato o cualquier otro vinculo legalmente establecido Permuta: Solo proceden entre servidores públicos que ocupen puestos de igual clase, pueden ser acordadas por la autoridad nominadora respectiva.

38 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 38 de 195 Renglón presupuestario 011: Personal Permanente. Comprende las remuneraciones en forma de sueldo a los funcionarios, empleados y trabajadores estatales, cuyos cargos aparecen detallados en los diferentes presupuestos analíticos de sueldos Renglón presupuestario 021: Personal supernumerario. Contempla los egresos por concepto de sueldo base a Trabajadores públicos, contratados para labores temporales de corta duración, que no pueden realizarse con el personal permanente o de planta. Renglón presupuestario 022: Personal por contrato. Contempla los egresos por concepto de sueldo base a trabajadores públicos contratados para servicios, obras y construcciones de carácter temporal, en los cuales en ningún caso los contratos sobrepasarán el período que dura el servicio, proyecto u obra. Hospital-escuela: Son denominados Hospital-escuela, los hospitales que se encargan de formar a los médicos residentes con alguna especialidad de post- grado donde son contratados como: Residentes I, Residente II, Residente III y Residente IV y Jefe de Residentes EPS-EM L. REFERENCIAS Procedimiento de Acciones de Personal (GDP-ADP) R. DIAGRAMAS DE RESPONSABILIDAD

46 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 46 de 195 S. NARRATIVA

47 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 47 de 195 S.1 Reclutamiento y Selección de Personal S.1.1 Reclutamiento Proceso que inicia a partir de la detección de vacantes que requieren ser ocupadas. El proceso de Reclutamiento de Personal puede desarrollarse de dos maneras: mediante la presentación de candidato seleccionado por la Dependencia solicitante o por un proceso de convocatoria de aspirantes interna o externa, a la dependencia. S.1.2 Presentación de Candidato Seleccionado por la Dependencia Solicitante El Encargado de la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos recibe de la dependencia solicitante la Propuesta de Personal para Puestos Vacantes o remisión de Nota de trabajo, emitida por la Dirección General de Recursos Humanos, la cual tiene adjunta la Lista de Cotejo de expedientes para solicitud de puesto vacante o Prestación de Servicios así como el expediente debidamente foliado en orden cronológico ascendente, registra su ingreso en su base de datos interna y verifica la conformación del expediente de acuerdo a los requisitos establecidos. Si el expediente ingresado a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos está incompleto lo devuelve a la dependencia solicitante para que complete el mismo. Si el expediente está completo lo traslada a la Secretaria del Departamento de Dotación de Personal, quien registra su ingreso en la base de datos interna, elabora listado de expedientes y los traslada al Analista de la Sección de Reclutamiento y Selección de Personal, quien consulta al Jefe de la Unidad de Nombramientos la disponibilidad de puesto vacante en la dependencia que propone Si no hay disponibilidad de vacante el analista de la Sección de Reclutamiento y Selección de personal devuelve la documentación a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, para su correspondiente entrega a la Unidad Ejecutora remitente, o al interesado según sea el caso. S.1. 3 Convocatoria de Aspirantes Si las Unidades Ejecutoras no cuenten con personal calificado en su Banco de Recursos Humanos, para optar a la vacante surgida en la misma, solicitan al Departamento de Dotación de Personal realizar un proceso de convocatoria, mismo que se lleva a cabo de la siguiente manera: Convocatoria Interna: Se convoca a través de los medios de comunicación internos del MSPAS (carteleras, Intranet, etc.), está convocatoria debe tener vigencia. Si hay interesados internos se inicia el proceso de selección. Si no hay interesados internos, se consulta al Banco de Datos de Recursos Humanos (candidatos externos) disponible.

48 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 48 de 195 En el caso que no haya candidatos en el Banco de datos de Recursos Humanos se inicia proceso con convocatoria externa. Convocatoria Externa: Anuncios de prensa, publicando todos los requisitos que deben cumplir para aplicar al puesto vacante. Se queda a la espera de la recepción de los currícula, por espacio de 5 días hábiles. Los aspirantes al puesto se presentan con su expediente conformado según requisitos establecidos, al Departamento de Dotación de Personal/Jefatura de Personal, la Secretaria del mismo, recibe el expediente y requiere al solicitante completar el formato de Solicitud de Empleo. Luego elabora una lista de chequeo de la documentación recibida. S.2 Selección El Analista del Departamento de Dotación de Personal/Jefatura de Personal procede a verificar los siguientes datos de la vacante: a) Funciones del Puesto b) Perfil del puesto por Competencias Laborales c) Especialidad El Analista se comunica con la persona propuesta o candidatos preseleccionados, por los medios disponibles, a fin de citarlos a sostener entrevista, con el Profesional responsable y posteriormente a aplicar las pruebas correspondientes. El Profesional responsable, con la información obtenida del proceso de Reclutamiento procede a documentar la entrevista, y perfila a los precandidatos de acuerdo a los resultados; con base a ello solicita a la Secretaria del Departamento de Dotación de Personal/Jefatura de Personal, que efectúe la Verificación de Referencias Personales y Laborales. Al concluir la verificación de referencias personales y laborales, el profesional responsable elabora informe final y traslada a la Secretaria del Departamento de Dotación de Personal /Jefatura de Personal quien elabora un oficio indicando el envío del mismo, dirigido al Director (a) General de Recursos Humanos. La documentación generada por el proceso de entrevista y evaluación correspondiente, pasa a formar parte del archivo de la Sección de Reclutamiento y Selección del Departamento de Dotación de Personal/Jefatura de Personal.

49 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 49 de 195 S.2.1 Candidatos Preseleccionados La Dirección General de Recursos Humanos selecciona al candidato (a) que continuará el proceso de acuerdo a los resultados del informe final, luego traslada los expedientes por medio de una nota de trabajo al Jefe del Departamento de Dotación de Personal, indicándole el nombre del candidato (a) seleccionado para la continuación del trámite de nombramiento o contratación según sea el caso. Nota: Los expedientes no seleccionados pasan a formar parte del Banco de Recursos Humanos de la Unidad de Documentación y Archivo, de ser requerido el mismo por el interesado, el Analista de Documentación podrá entregarlo mediante la firma de un conocimiento. S.2.2 Solicitud de Evaluación y Certificación de Examen La Secretaria del Departamento de Dotación de Personal, recibe el expediente seleccionado para continuar con el proceso de nombramiento o contratación. El expediente seleccionado es trasladado al Analista quien adjunta el formulario de ONSEC Movimiento de Personal o Acta de Entrega de la persona que anteriormente ocupo el cargo y que actualmente está vacante (ver inciso H.3) y la Solicitud de Evaluación a ONSEC acompañado de un oficio, dirigido a la ONSEC, indicando si dicha evaluación es con Comparecencia o Sin Comparecencia, lo firma, traslada al Jefe para visto bueno y lo envía a ONSEC. La ONSEC emite la Certificación de Examen con el resultado Elegible o No Elegible, remitiéndola a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, en donde se registra el ingreso y se traslada al Departamento de Dotación de Personal, quien procede a revisar los datos consignados por ONSEC, en la Certificación, haciendo énfasis en: a) Nombre de la dependencia b) Nombre del interesado c) Puesto y especialidad de acuerdo a la partida presupuestaria para la cual esta propuesto d) Resultado de la Evaluación. En el caso que algunos de los datos consignados por ONSEC, estén incorrectos, el Analista del Departamento de Dotación de Personal traslada a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos para su envío a ONSEC, solicitando la enmienda correspondiente. Si los datos consignados en la Certificación de Examen, emitida por ONSEC, están correctos el Departamento de Dotación de Personal envía el expediente completo a la Unidad de Nombramientos, para el trámite correspondiente. Si el expediente no es elegible, el Analista del Departamento de Dotación de Personal, elabora el formulario Rechazo de Expediente en donde indica el motivo y envía a la

50 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 50 de 195 Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, para que a su vez lo devuelva a la Unidad Ejecutora correspondiente. S.3 Nombramiento de Personal con Cargo al Renglón Presupuestario 011 La Secretaria de la Unidad de Nombramientos de la Jefatura de Personal, ingresa el expediente al sistema de registro y control interno y revisa la correcta foliación del mismo, la cual debe presentarse de manera cronológica ascendente, luego traslada al Analista de la Unidad de Nombramientos, quien es el encargado de verificar que la partida presupuestaria, códigos de puesto y especialidad estén en condición de vacante, en el sistema de Guatenóminas, de ser así, devuelve el expediente al Analista del Departamento de Dotación de Personal quien revisa la conformación y contenido del expediente, de acuerdo a los requisitos establecidos en la Lista de Cotejo de Expedientes Para Solicitud de Puesto Vacante o Prestación de Servicios 011 o 022. S.3.1 Resolución Ministerial de Nombramiento El Analista de Nombramientos ingresa los datos solicitados en el formato de Conocimiento de Envío de Documentos, y elabora con número y fecha la Resolución Ministerial de Nombramiento, de acuerdo a la acción consignada en la Propuesta de Personal para Puestos Vacantes. Posteriormente la traslada al Jefe de la Unidad de Nombramientos para su revisión, y de existir errores los puntualiza para su corrección, una vez corregidos procede a firmar el Conocimiento de envío, y entrega a la Secretaria para el respectivo registro y envió al Departamento de Administración de Recursos Humanos para la revisión y elaboración de la Nota de Envió al Despacho Ministerial, el cual es remitido a la Dirección General de Recursos Humanos para su conocimiento y visto bueno, así mismo lo devuelve a el Departamento de Administración de Recursos Humanos para el traslado a la Secretaría Ejecutiva adjuntando expedientes y Resoluciones Ministeriales. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el expediente al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve al Departamento de Administración de Recursos Humanos para el registro y egreso del expediente trasladándolo a la Unidad de Nombramientos. La Secretaria de la Unidad de Nombramientos, reproduce dos fotocopias de la misma, luego se comunica vía teléfono con la dependencia solicitante informándole que puede pasar a recoger la Resolución Ministerial, envía el original a la Secretaría Ejecutiva, adjunta una fotocopia al expediente para entrega a la dependencia solicitante quien también firma un conocimiento de acuse de recibo, y la otra fotocopia pasa a formar parte del archivo de la Unidad de Nombramientos.

51 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 51 de 195 S.3.2 Otras Acciones S Permutas Los servidores públicos interesados en efectuar la acción de permuta que ocupen el mismo puesto, la misma especialidad y que trabajen cada uno en diferente dependencia del Ministerio de Salud, comunican a su jefe inmediato su decisión de permutar, obteniendo el visto bueno, presentan ante la Jefatura de Personal de la Unidad Ejecutora a la cual pertenece, su expediente completo; la persona encargada de Recursos Humanos de la dependencia coteja ambos expedientes con la Lista de Cotejo de Expediente para Solicitud de Puesto o Prestación de Servicios 011 o 022, de estar incompletos se solicita a los interesados la corrección a los mismos, al contar con el expediente completo se envía a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, para la continuación del trámite cumpliendo con lo establecido en la Ley de Servicio Civil, (ver inciso H.2.2 Solicitud de Evaluación y Certificación de Examen al H.3.1 Resolución Ministerial de Nombramiento). Nota: La acción de permuta puede ser posible toda vez los puestos a permutar sean de la misma serie de puesto y especialidad. Exceptuando casos especiales contemplados en la Ley de Servicio Civil. S Traslados El traslado procede en los siguientes casos: Cuando el interesado lo solicite Cuando se compruebe incapacidad o deficiencia de un servidor en el desempeño de un puesto Una vez exista un puesto vacante en las dependencias del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, para el cual el interesado llene el perfil, puede presentar su solicitud de traslado presentando su expediente completo en la Unidad de Recursos Humanos de la Unidad Ejecutora a la cual pertenece; la persona encargada de Recursos Humanos de la dependencia coteja el contenido del expediente con la Lista de cotejo de expediente para solicitud de puesto o prestación de servicios 011 o 022 de estar incompleto se solicita al interesado las correcciones al mismo, al contar con el expediente completo se envía a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, para la continuación del trámite, (ver inciso H.2.2 Solicitud de Evaluación y Certificación de Examen al H.3.1 Resolución Ministerial de Nombramiento). Nota: La acción de traslado puede ser posible toda vez el puesto al cual solicita trasladarse sea de la misma serie de puesto y especialidad. De acuerdo a la ley de Servicio Civil no es permitido que el traslado implique una disminución del salario, no obstante si el empleado manifiesta interés en el traslado a un puesto de menor jerarquía la acción de personal a efectuar deja de ser traslado.

52 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 52 de 195 S Ascensos El servidor público puede solicitar ser promovido a un puesto superior dentro de la dependencia toda vez exista un puesto vacante y el solicitante llene el perfil para dicho puesto. Para ello presenta su solicitud de ascenso entregando su expediente completo al Jefe de Personal de la Unidad Ejecutora a la cual pertenece, a la persona encargada de Recursos Humanos de la dependencia, verifica el contenido del expediente con la Lista de Cotejo de Expediente Para Solicitud de Puesto o Prestación de Servicios 011 o 022, de estar incompleto se solicita al interesado las correcciones al mismo, al contar con el expediente completo se envía a la Unidad de Receptoría de la Dirección de Recursos Humanos de la Sede Central. El Analista de la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos de Sede Central, verifica nuevamente el contenido del expediente de acuerdo a los requisitos establecidos en la Lista de Cotejo de Expediente para Solicitud de Puesto o Prestación de Servicios 011 o 022 de estar completo el mismo, registra ingreso en la base de datos interna y lo remite al departamento de Dotación de Recursos Humanos de Sede Central, para la continuación del trámite ver inciso H.2 Selección al H.3.1 Resolución Ministerial de Nombramiento. S.4 Contratación de Personal Para efectos de contratación de personal con cargo a los renglones presupuestarios 021 y 022 de acuerdo a lo establecido en el Acuerdo Gubernativo de fecha 24 de febrero de 1999 a cada expediente de la persona a contratar debe adjuntársele Resolución Ministerial de Delegación de Firma y el Acuerdo Ministerial de Aprobación de Cláusula. Para el renglón 022 se adjunta además la Resolución Ministerial de Delegación de Funciones. S.4.1 Delegación de Firma para Renglón Presupuestario 021 En el caso del reglón presupuestario 021, el Jefe de Personal de la Unidad Ejecutora, elabora un oficio dirigido al Señor Ministro adjuntando la Solicitud de Delegación de Firma (Anexo 13) con visto bueno del Director para suscribir contrato. La Unidad Ejecutora ingresa dicha solicitud en la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, quien registra el ingreso y traslada a la Secretaria de la Jefatura de Personal, que a su vez registra el ingreso de la solicitud en la base electrónica de datos y por medio de conocimiento entrega al Encargado (a) del renglón presupuestario 021 de la Jefatura de Personal, quien revisa la respectiva Programación de Contratación Bajo el Renglón Presupuestario 021 y 022.

53 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 53 de 195 Si la información esta incorrecta o incompleta el Analista encargado elabora providencia indicando el motivo del rechazo y la traslada a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos para su devolución a la Unidad Ejecutora correspondiente. De estar correcta la información, el Analista del renglón correspondiente, procede a elaborar la Resolución Ministerial de Delegación de Firma con su respectivo numero correlativo y fecha, a la cual adjunta la solicitud y la Programación de Contratación bajo el Renglón Presupuestario 021 o 022 llena el formato de Conocimiento de Envío de Documentos, traslada al Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo traslada a la Secretaría Ejecutiva adjuntando solicitud y Resoluciones Ministeriales. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada la Resolución Ministerial al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección. El Analista coloca sello correspondiente, reproduce 2 (dos) fotocopias de dicho documento, envía la original a Secretaría Ejecutiva, entrega una fotocopia a la Unidad Ejecutora correspondiente y la otra luego de obtener la firma de recibido, pasa a formar parte del archivo de la Jefatura de Personal. S.4.2 Contratación de Personal con Cargo al Renglón Presupuestario 021 El renglón presupuestario 021, actualmente es utilizado única y exclusivamente para la contratación de Médicos, asignados a las diferentes Unidades Ejecutoras, bajo los cargos de Médico Residente I, II, III, IV, Jefe de Residentes, Profesional II, Médico de Urgencias, Médico de Guardia y Turno y Médico Turnista 4 horas. S.4.3 Elaboración de Contrato La persona encargada de la elaboración de contratos de la Unidad de Recursos Humanos de cada Unidad Ejecutora, elabora el Contrato Administrativo Individual de Trabajo, obtiene las firmas de la persona a contratar y del Director de la Dependencia, luego sella el contrato y procede a llenar el Formulario de Propuesta 021, oficializado por ONSEC y el formato de Oferta de Servicios 021, reproduce (2) dos fotocopias de la Resolución Ministerial de Delegación de Firma y adjunta el Contrato de Trabajo firmado y sellado, verifica la conformación del expediente de acuerdo a lo especificado en la Lista de Cotejo de Expedientes para Prestación de Servicios 021. En caso el expediente no esté completo, la persona encargada de contratos de la Unidad de Recursos Humanos de la Unidad Ejecutora correspondiente, indica al interesado los requisitos, luego de que el interesado completa el expediente, la persona encargada de contratos, elabora un oficio el cual va firmado por el Director de la misma, solicitando al Señor Ministro la continuación del trámite respectivo, ingresando dicho oficio con el expediente

54 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 54 de 195 adjunto, a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, para el registro correspondiente, luego se traslada a la Secretaria de la Jefatura de Personal, que a su vez registra el ingreso de la solicitud en la base electrónica de datos y por medio de conocimiento entrega al Encargado (a) del renglón presupuestario 021 de la Jefatura de Personal, quien revisa el expediente. Si la información esta incorrecta o incompleta el Analista encargado elabora una providencia indicando el motivo del rechazo y la traslada a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos para su devolución a la Unidad Ejecutora correspondiente. De estar correcta la información, el Analista del renglón correspondiente, procede a elaborar un oficio dirigido al Director de la Oficina Nacional de Servicio Civil, solicitando la evaluación sin comparecencia del médico a contratar, traslada al Jefe de Personal para su visto bueno y firma, quien a su vez traslada original y copia del oficio a la Oficina Nacional de Servicio Civil. El Analista verifica que el expediente este completo, constatando que el mismo contenga: Oferta de Servicios Dos copias de la delegación de Firma para Suscripción de Contrato, firmada por el Ministro Propuesta ONSEC En el caso de los R1, Acta de Oposición En el caso de R2 a Estudio Profesional Supervisado (EPS-EM), Constancia de la Residencia anterior Contrato Original Datos personales de quien se va a contratar (Curriculum Vitae que incluya fotografía) Constancia de carencia de antecedentes penales (1 original) Fotocopias de cédula de vecindad ó DPI (completa) Fotocopia de tarjeta de NIT Fotocopia carné IGSS (opcional) o constancia Dos fotocopias de Titulo confrontadas con sello original de ONSEC Fotocopia de cursos y capacitaciones recibidas Constancia de Colegiado Activo (1 original y 2 copias) Fotocopia de registro de cuenta de depósitos monetarios (cheque anulado) Nota: en caso de Médicos extranjeros, deben adjuntar copia completa de pasaporte, constancia de residencia temporal, titulo acreditado por el Ministerio de Relaciones Exteriores. S.4.4 Aprobación de Clausulas ONSEC envía directamente el expediente ya evaluado a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, quien registra el ingreso y traslada a la Secretaria de la Jefatura de Personal, que a su vez registra el ingreso de la solicitud en la base

55 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 55 de 195 electrónica de datos y por medio de conocimiento entrega al Encargado (a) del renglón presupuestario 021 de la Jefatura de Personal, quien revisa el expediente. Si la información esta incorrecta o incompleta el Analista encargado elabora providencia indicando el motivo del rechazo y la traslada a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos para su devolución a la Unidad Ejecutora correspondiente. De estar correcta la información, el Analista del renglón correspondiente, procede a elaborar el Acuerdo Ministerial de Aprobación de Clausulas, con su respectivo numero correlativo y fecha, a la cual adjunta la solicitud y la Programación de Contratación bajo el Renglón Presupuestario 021 llena el Conocimiento de Envío de Documentos, traslada al Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo traslada a la Secretaría Ejecutiva adjuntando solicitud y Acuerdos Ministeriales. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el Acuerdo al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección. El Analista coloca sello correspondiente, reproduce 2 (dos) fotocopias de dicho documento, envía la original a Secretaría Ejecutiva, entrega una fotocopia a la Unidad Ejecutora correspondiente y la otra luego de obtener la firma de recibido, pasa a formar parte del archivo de la Jefatura de Personal. S.4.5 Prórroga de Contrato 021 Este procedimiento se realiza en el caso de los Hospitales que no son escuela, siempre y cuando el Ministerio de Finanzas emita Acuerdo Gubernativo. Cada Unidad Ejecutora cuando requiere prórroga del personal contratado anteriormente, adjunta a su Programación de Contratación del Renglón Presupuestario 021 o 022, oficio dirigido al Señor Ministro, solicitando la prorroga de contratación de personal, la cual entrega en la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, en donde se registra el ingreso y luego traslada a la Jefatura de Personal, la Secretaria registra el ingreso en la base de datos interna, luego traslada al Analista del renglón 021, procede a elaborar el Acuerdo Ministerial de Prorroga de Contrato, anotándole fecha y registro numérico y traslada al Jefe de Personal el Ministerial de Prorroga para revisión y adjunta el formulario en original y dos copias del Conocimiento de Envío de Documentos, traslada al Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo traslada a la Secretaría Ejecutiva adjuntando solicitud y Acuerdos Ministeriales. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el Acuerdo al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección.

56 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 56 de 195 El Analista coloca sello correspondiente, reproduce 2 (dos) fotocopias de dicho documento, envía la original a Secretaría Ejecutiva, entrega una fotocopia a la Unidad Ejecutora correspondiente y la otra luego de obtener la firma de recibido, pasa a formar parte del archivo de la Jefatura de Personal. S.4.6 Recontratación 021 Para realizar recontratación de personal la Unidad Ejecutora solicitante procede de acuerdo a lo establecido en los incisos Delegación de firma H.4.1, Elaboración de contrato H.4.3 y Aprobación de Clausulas H.4.4 del presente procedimiento. Nota: La recontratación 021 se realiza cuando se trata de servidores que han laborado el año anterior. S.4.7 Rescisión de Contrato 021 La rescisión de contrato generalmente se hace a solicitud del médico contratado, y en algunos casos por faltas mayores en el servicio de acuerdo al Reglamento Interno de cada Unidad Ejecutora y detalladas en la Cláusula de Terminación de Contrato. El Médico contratado bajo el renglón presupuestario 021 presenta carta de renuncia dirigida al Director de la Unidad Ejecutora correspondiente, la Secretaria de la misma elabora oficio, al cual adjunta la carta de renuncia, fotocopia del contrato y fotocopia de cédula de Vecindad o DPI del Médico que renuncia, con dichos documentos se conforma expediente de Rescisión de Contrato. Dicho expediente es entregado en la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, luego se traslada al Departamento de Personal en donde la Secretaria elabora conocimiento y traslada al Analista del renglón 021, para elaborar la Resolución Ministerial de Rescisión de Contrato, coloca numero correlativo y fecha, procede a llenar el formato Conocimiento de Conocimiento de Envío de Documentos luego traslada al Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo remite a la Secretaría Ejecutiva adjuntando solicitud y Resolución Ministeriales. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada la Resolución al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección. El Analista coloca sello correspondiente, reproduce 2 (dos) fotocopias de dicho documento, envía la original a Secretaría Ejecutiva, entrega una fotocopia a la Unidad Ejecutora correspondiente y la otra luego de obtener la firma de recibido, pasa a formar parte del archivo de la Jefatura de Personal.

57 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 57 de 195 S.5 Contratación de Personal con Cargo al Renglón Presupuestario 022 Para suscribir contratos de trabajo con cargo al Renglón Presupuestario 022, el Director de cada Unidad Ejecutora procede tomando en cuenta que este tipo de contratación se puede realizar en dos modalidades: Contratación por Plan Anual y Contratación de Directivos Temporales. Con base al Acuerdo Ministerial emitido para el año en curso, por el Ministerio de Finanzas Públicas en relación al número de plazas con cargo al renglón Presupuestario 022 autorizado para cada Dependencia del MSPAS, el Director de cada Unidad Ejecutora elabora propuesta presentando candidatos para las plazas que se encuentran vacantes para el trámite correspondiente según el caso del tipo de contratación. S.5.1 Contratación por Plan Anual 022 El jefe de personal con el visto bueno del Director de la Unidad Ejecutora envía el expediente a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos donde luego de registrar su ingreso en la base de datos interna, traslada a la Jefatura de Personal, en donde la Secretaria registra su ingreso y luego traslada al Analista correspondiente quien verifica que el mismo contenga: a. Solicitud de Propuesta, firmada y sellada por el Director de la Unidad Ejecutora b. Curriculum vitae, incluyendo fotografía c. Fotocopia legible y completa de cédula de vecindad o DPI d. Constancia de carencia de antecedentes penales vigentes y en original e. Fotocopia carné de Identificación Tributaria -NITf. Fotocopia de registro de cuenta de depósitos monetarios (cheque anulado) g. Dos fotocopias de titulo o constancias académicas confrontadas por ONSEC h. Para Profesionales Constancia de colegiado activo (original y dos copias) i. Fotocopia de documentos que acrediten capacitaciones u otros estudios j. Formulario Único de Movimiento de Personal (aviso de entrega) de quien ocupaba el puesto anteriormente De estar correcta la información, el Analista del renglón correspondiente, procede a elaborar oficio dirigido al Director de la Oficina Nacional de Servicio Civil, solicitando la evaluación con comparecencia de la persona a contratar, traslada al Jefe de Personal para su visto bueno y firma, quien a su vez traslada original y copia del oficio a la Oficina Nacional de Servicio Civil. S.5.2 Delegación de Firma para Renglón Presupuestario 022 Luego de ser evaluado el candidato y calificado el expediente por la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC), la misma emite la Certificación de Evaluación y la traslada a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, este la remite a la Secretaria de la Jefatura de Personal quien elabora conocimiento y lo traslada al Analista encargado del renglón correspondiente.

58 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 58 de 195 Si el candidato es calificado como Elegible, el Analista del renglón correspondiente, procede a elaborar la Resolución Ministerial de Delegación de Firma y Resolución Ministerial de Nombramiento con su respectivo numero correlativo y fecha, la cual adjunta al expediente y llena el Conocimiento de Envío de Documentos, traslada al Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo traslada a la Secretaría Ejecutiva adjuntando expediente y Resoluciones Ministeriales. Si el candidato es calificado como Inelegible, el Analista elabora providencia indicando los motivos del rechazo, se traslada al Jefe de Personal para su revisión y firma, quien lo traslada posteriormente a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, para que envíe a la Unidad Ejecutora solicitante. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada la Resolución al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal. Caso contrario se devuelve para su corrección. El Analista coloca sello correspondiente, reproduce 2 (dos) fotocopias de ambas Resoluciones Ministeriales, envía las originales a Secretaría Ejecutiva, entrega una fotocopia a la Unidad Ejecutora correspondiente junto con el expediente completo para la elaboración del contrato respectivo y las otras luego de obtener la firma de recibido, pasan a formar parte del archivo de la Jefatura de Personal. S.5.3 Aprobación de Clausulas 022 Plan Anual El Jefe de Personal de la Unidad Ejecutora, ingresa el expediente adjuntando el contrato a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, quien registra el ingreso y traslada a la Secretaria de la Jefatura de Personal, que a su vez registra el ingreso de la solicitud en la base electrónica de datos y por medio de conocimiento entrega al Analista, quien revisa el expediente, el cual debe contener los requisitos detallados en el inciso H.5.1, incluyendo además el contrato original, copia de las Resoluciones Ministeriales de Delegación de Firma y Nombramiento. El Analista encargado revisa el contrato y de estar incorrecto elabora providencia indicando el motivo del rechazo y lo traslada al Jefe de Personal para firma, quien a su vez lo remite a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos para su devolución a la Unidad Ejecutora correspondiente. De estar correcta la información, el Analista del renglón correspondiente, procede a elaborar el Acuerdo Ministerial de Aprobación de Clausulas, con su respectivo numero correlativo y fecha, el cual adjunta al expediente, llena el Conocimiento de Envío de Documentos, traslada al Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo remite a la Secretaría Ejecutiva adjuntando solicitud y Acuerdo Ministerial. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el Acuerdo al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente devuelve a la Jefatura de Personal.

59 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 59 de 195 Caso contrario se devuelve a donde corresponda para su corrección. El Analista coloca sello correspondiente, reproduce 2 (dos) fotocopias de dicho documento, envía la original a Secretaría Ejecutiva, entrega una fotocopia a la Unidad Ejecutora correspondiente, junto con el expediente completo y la otra luego de obtener la firma de recibido, pasa a formar parte del archivo de la Jefatura de Personal. S.5.4 Directivos Temporales 022 Para el caso de los Directores y Sub-Directores Ejecutivos, el Despacho Ministerial envía propuesta al Director(a) General de Recursos Humanos, quién a través de una nota de trabajo la envía a la Jefatura de Personal para que continúe con el trámite correspondiente. La Secretaria de Jefatura de Personal quien registra el ingreso y elabora la Resolución Ministerial de Delegación de Funciones, para luego trasladar al Analista de Jefatura de Personal, quien analiza el contenido del expediente, verificando: a. Hoja de Solicitud de propuesta firmada y sellada por el Director de la Unidad Ejecutora b. Curriculum vitae, incluyendo fotografía c. Fotocopia legible y completa de cédula de vecindad o DPI d. Constancia de carencia de antecedentes penales vigentes y en original e. Fotocopia carné de Identificación Tributaria -NITf. Fotocopia de registro de cuenta de depósitos monetarios g. Dos fotocopias de titulo o constancias académicas confrontadas por ONSEC h. Constancia en original de colegiado activo (original y dos copias). En caso de ser profesional. i. Fotocopia de documentos que acrediten capacitaciones u otros estudios Nota: para el caso de Gerentes Administrativos Financieros, es necesario que el Gerente General emite su visto bueno de acuerdo a lo estipulado en el Acuerdo Ministerial No. SP-M En el caso de la Sede Central, el Analista de Jefatura de Personal procede a elaborar el Contrato Administrativo Individual de Trabajo, Resolución Ministerial de Delegación de Firma y Acuerdo Ministerial de Aprobación de Clausulas con sus respectivos números correlativos y fechas, luego convoca a la persona a contratar para que firme el contrato, ya firmado por el interesado, adjunta al expediente y traslada al Vice-Despacho Administrativo para firma, posteriormente devuelve al Analista de Jefatura de Personal quien procede a adjuntar al expediente las Resoluciones y Acuerdo, llena el Conocimiento de Envío de Documentos, traslada al Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez los remite a la Secretaría Ejecutiva. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada la Resolución y Acuerdos al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección.

60 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 60 de 195 La Secretaria de Jefatura de Personal reproduce una fotocopia de la Resolución Ministerial de Delegación de Funciones, para entregar al interesado como notificación de la misma, luego traslada el expediente completo al Analista del renglón 022 coloca sello correspondiente, reproduce 2 (dos) juegos de fotocopias de dichos documentos uno adjunta al expediente, el cual entrega a la Encargada de Actas de la Jefatura de Personal para la elaboración del Acta de Toma de Posesión y el otro juego de fotocopias lo firma de recibido y pasa a formar parte del archivo de la Jefatura de Personal. Las originales son enviadas a la Secretaría Ejecutiva. Para las Unidades Ejecutoras, el Jefe de Personal solicitante, elabora el Contrato Administrativo Individual de Trabajo el cual firma la persona a contratar y el Director de la misma, posteriormente remite el expediente completo con el contrato adjunto a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, donde luego de registrar su ingreso se remite a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos donde la Secretaria registra el ingreso en la base de datos interna y traslada al Analista del renglón 022 del Departamento de Personal, quien elabora el Acuerdo Ministerial de Aprobación de Clausulas, con su respectivo número correlativo y fecha llena el Conocimiento de Envío de Documentos y traslada al Jefe de Personal para su revisión, quien posteriormente lo envía a Secretaría Ejecutiva. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el Acuerdo al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección. La Secretaria de Jefatura de Personal reproduce una fotocopia de la Resolución Ministerial de Delegación de Funciones, para entregar al interesado como notificación de la misma. Luego traslada el expediente completo al Analista quien coloca sello correspondiente, reproduce 2 (dos) fotocopias del Acuerdo Ministerial de Aprobación de Clausulas, envía el original a Secretaría Ejecutiva, entrega una fotocopia a la Unidad Ejecutora correspondiente junto con el expediente completo y la otra luego de obtener la firma de recibido, pasa a formar parte del archivo de la Jefatura de Personal. S.5.5 Prorroga de Contrato 022 Este procedimiento se realiza siempre y cuando el Ministerio de Finanzas emita Acuerdo Gubernativo, en el que se autoriza la prórroga para el personal de Plan Anual y Directivos Temporales. El Director de cada Unidad Ejecutora solicita por medio de un Oficio dirigido al Señor Ministro de Salud Pública y Asistencia Social la prorroga de contratación del personal 022, al cual adjunta la Programación de Contratación del Renglón Presupuestario 021 o 022, luego los entrega en la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos donde se registra su ingreso y luego traslada a la Secretaria de Jefatura de Personal, quien registra su ingreso en la base de datos interna, luego traslada al Analista del renglón 022 quien

61 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 61 de 195 elabora Acuerdo Ministerial de Prórroga de Contrato (Anexo 23 ó Anexo 24), con su número correlativo y fecha, llena el Conocimiento de Envío de Documentos, traslada al Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo traslada a la Secretaría Ejecutiva adjuntando solicitud y Acuerdos Ministeriales. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el Acuerdo al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección. El Analista coloca sello correspondiente, reproduce 5 (cinco) fotocopias de dicho documento, envía la original a Secretaría Ejecutiva; Certifica los cinco juegos de fotocopias y obtiene firma del Jefe de Personal y las envía a la Sección de Sueldos y Salarios para efectos de pago, una fotocopia es firmada como acuse de recibido por ésa Sección y devuelta para su archivo a la Jefatura de Personal. S.5.6 Rescisión de Contrato 022 La rescisión de un contrato puede darse por: fallecimiento, por remoción o destitución, abandono del puesto, por renuncia. En los casos que la Autoridad Nominadora decida dar por concluido un contrato sin que el mismo haya llegado a la fecha de vencimiento, el procedimiento de rescisión de contrato es responsabilidad directa del Director General de Recursos Humanos. El Servidor público presenta carta de renuncia al Jefe de Personal de la dependencia en la que labora, la cual debe ir dirigida al Director de dicha dependencia, quien se encarga de trasladar el expediente a la Unidad de Receptoría de la DGRH, dicho expediente debe estar conformado por los siguientes documentos: a. Carta de renuncia (original) b. Formulario de renuncia, debidamente lleno c. Fotocopia del contrato d. Fotocopia de Cédula de Vecindad o DPI e. Oficio o Providencia de traslado del expediente, dirigido a la Autoridad Nominadora La Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, registra el ingreso en la base de datos interna y traslada a la Secretaria de Jefatura de Personal, quien registra, en la base de datos y traslada por medio de conocimiento al Analista del renglón 022, para que elabore la Resolución Ministerial de Rescisión de Contrato con su número correlativo y fecha, llena el Conocimiento de Envío de Documentos, traslada al Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo traslada a la Secretaría Ejecutiva adjuntando expediente y Resolución Ministerial. De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada la Resolución al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección.

62 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 62 de 195 El Analista coloca sello correspondiente, reproduce 2 (dos) fotocopias de dicho documento, envía la original a Secretaría Ejecutiva, entrega una fotocopia a la Unidad Ejecutora correspondiente, junto con el expediente completo y la otra luego de obtener la firma de recibido, pasa a formar parte del archivo de la Jefatura de Personal. Luego de recibir la Resolución el Encargado de Recursos Humanos de la Unidad Ejecutora elabora el Formulario Único de Movimiento de Personal, y lo envía a la Unidad de Movimiento de Personal en donde se registra el ingreso y traslada a la Unidad de Sueldos y Salarios para el respectivo registro en el Sistema de Guatenóminas y envío a ONSEC. T. Procedimientos, Planes, Guías de Trabajo No aplica

63 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 63 de 195 CONTRATACION Y RESCISIÓN DE PERSONAL 029 Y SUBGRUPO 18

64 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 64 de 195 W. INTRODUCCIÓN El presente procedimiento describe las actividades que deben seguir las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social para realizar la contratación de Servicios Técnicos o Profesionales bajo el renglón presupuestario 029 y Subgrupo 18. X. ALCANCE Dirección General de Recursos Humanos Unidad de Recursos Humanos de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social Y. USUARIOS Unidades y dependencias del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social Z. DEFINICIONES: Unidad Ejecutora: Es cada dependencia Administrativa u operativa desconcentrada del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Contratación: Acto legal y administrativo que compromete al Ministerio y al candidato seleccionado en el cumplimiento de sus deberes y derechos. Renglón presupuestario 029: En este renglón se incluyen honorarios por servicios técnicos y profesionales prestados por personal sin relación de dependencia, asignados al servicio de una Unidad Ejecutora. Subgrupo 18: Comprende los renglones presupuestarios utilizados en el MSPAS: 182 Servicios médicos; 184 Servicios económicos contables y de Auditoria; 186 Servicios de Informática y de sistemas computarizados; 189 Otros estudios y/o servicios. Rescisión de Contrato: Es la terminación o conclusión del contrato por las causas establecidas en el mismo. Resolución Ministerial: Documento oficial por medio del cual el Ministro resuelve o da un fallo de observancia institucional. Servicios Técnicos o Profesionales: Comprende gastos en concepto de honorarios por servicios técnicos, profesionales, consultoría, asesoría, relacionados con estudios, investigaciones, análisis, auditorias, servicios de traducción de documentos, servicios de interpretes y traducción simultánea, actualizaciones artísticas y deportivas, capacitación y sistemas computarizados, prestados al Estado con carácter estrictamente temporal y sin relación de dependencia.

65 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 65 de 195 AA. REFERENCIAS No aplica BB. DIAGRAMAS DE RESPONSABILIDAD

70 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 70 de 195 CC. NARRATIVA DD.1 Contratación de Personal Renglón Presupuestario 029 y Subgrupo 18 Cada Unidad Ejecutora siguiendo lineamientos de la Unidad de Planificación Estratégica, elabora anualmente su Plan Operativo Anual en el cual incluye el anteproyecto de presupuesto general, desglosado por renglones presupuestarios incluyendo la necesidad de recurso humano a contratar con cargo al renglón presupuestario 029 y Subgrupo 18, tomando como base el último presupuesto aprobado. Es responsabilidad directa del Gerente Administrativo Financiero, y del Director de la Dependencia, la asignación de actividades a cada partida presupuestaria, la cual no debe ser variada ni modificada si no es con el aval del Despacho Superior. El Jefe de Personal de la Unidad Ejecutora elabora según formulario aprobado por la Unidad de Presupuesto del Departamento Financiero de la Sede Central la Programación del Renglón Presupuestario 012, 029 y Subgrupo 18, de acuerdo a las necesidades de recurso humano, y según el presupuesto autorizado en el correspondiente ejercicio fiscal, luego solicita aprobación al Gerente Administrativo Financiero, y del Director de la Dependencia. DD.1. 1 Programación Presupuestaria Dicha programación luego de la firma de las tres instancias representativas de la Unidad Ejecutora, el Gerente Financiero de la misma, traslada a la Unidad de Presupuesto del Departamento Financiero de la sede central la Programación del Renglón Presupuestario 012, 029 y Subgrupo 18, para verificar el presupuesto de la Unidad Ejecutora a cargo del renglón respectivo, si la programación se encuentra dentro de los parámetros establecidos, la Unidad de Presupuesto da un Visto Bueno de lo contrario se rechaza a la Unidad Ejecutora para que vuelvan a programar. DD.1.2 Solicitud de Delegación de Firma El Director de cada Unidad Ejecutora con base a su Programación del Renglón Presupuestario 012, 029 y Subgrupo 18, y de acuerdo a los lineamientos establecidos por Secretaría Ejecutiva elabora la Solicitud de Delegación de Firma, dirigida al Señor Ministro de Salud Pública y Asistencia Social, ingresando dicha solicitud en la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos. La Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, registra ingreso y traslada a Secretaria Ejecutiva donde se procede a analizar la papelería y si llena los requisitos procede a elaborar la Resolución Ministerial de Delegación de Firma, luego traslada a la Secretaria del Despacho Ministerial para obtener la firma del Señor Ministro. Si no llenara los requisitos se rechaza a la Unidad Ejecutora para su corrección. Una vez firmada por el señor Ministro, la secretaria del Despacho Ministerial envía a la Secretaría Ejecutiva, donde luego de registrar su ingreso, numera, sella y reproduce

71 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 71 de 195 fotocopias del expediente completo para su archivo, reproduce 2 fotocopias de la Resolución Ministerial archiva la original, certifica una de las dos fotocopias y envía ambas a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, la fotocopia certificada se entrega a la Unidad Ejecutora correspondiente. La otra fotocopia luego de obtener la firma de acuse de recibo de la Unidad Ejecutora, pasa a formar parte del archivo General del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. DD.1.3 Elaboración de Contrato En la correspondiente Unidad Ejecutora, cada jefe de departamento de acuerdo a sus necesidades solicita la contratación de personal al Jefe de Personal de dicha Unidad Ejecutora para lo cual traslada el expediente de la persona propuesta, quien debe verificar que contenga lo siguiente: a. Curriculum vitae, incluyendo fotografía b. Fotocopia legible y completa de cédula de vecindad (5 hojas) o DPI* c. Constancia original de carencia de antecedentes penales (Vigencia de 6 meses) d. Fotocopia carné de NIT* e. Fotocopia de registro de cuenta bancaria de depósitos monetarios* f. Fotocopia legible del Título y otras especializaciones o capacitaciones en caso de acreditarlas* g. Constancia en original de Colegiatura activa en caso de ser profesional (original), que este activa en el periodo que dure el contrato (Vigencia de un año) *Documentos que deben ser certificados por el jefe de Recursos Humanos de la Unidad Ejecutora NOTA: Únicamente se deben recibir expedientes completos y no parciales El Encargado (a) de Recursos Humanos de la Unidad Ejecutora verifica que el puesto a ocupar este incluido en la Programación correspondiente al renglón respectivo, si el puesto no existe en la programación se elaborara una reprogramación donde deberán incluir dicho. Al contar con el expediente completo, el Encargado de Recursos Humanos de la Unidad Ejecutora correspondiente con base a los Términos de Referencia para Contratación de Servicios Técnicos Profesionales en Renglón 029 y Subgrupo 18 (Anexo 6) elabora el contrato según formato de Contrato Administrativo 029 y Subgrupo 18, solicita firma a la persona a contratar y luego al Director de la Dependencia, a excepción de la Unidad Ejecutora 201 que en lugar del Director de la Dependencia, firma el Señor Viceministro. El Encargado de Recursos Humanos de la Unidad Ejecutora reproduce una fotocopia de dicho contrato la cual entrega a la persona a contratar para que realice el pago de fianza de cumplimiento de contrato en cualquier Afianzadora autorizada por la SAT, la entregará en

72 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 72 de 195 original y copia al Encargado de Recursos Humanos de la Unidad Ejecutora correspondiente el cual debe ser adjuntado al expediente. DD.1.4 Aprobación de Cláusulas El Encargado de Recursos Humanos de la Unidad Ejecutora correspondiente, conforma expediente completo y elabora la Resolución Ministerial de Aprobación de Cláusulas la cual adjunta al contrato y a la Resolución Ministerial de Delegación de Firma y remite a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, donde luego de registrar su ingreso y verificar si el expediente viene foliado, lo traslada a la Sección de Contratos 029, en la Recepcionista ingresa el registro a la base de datos, posteriormente traslada el expediente a los Analistas de Contratos, quienes proceden a revisar el expediente verificando que contenga lo requerido en la Lista de Cotejo de Expedientes para Prestación de Servicios 029 y Subgrupo 18, y que contengan el sello de certificación de papelería original firmada por el Jefe de Personal de cada Unidad Ejecutora. Si el expediente contiene errores el Analista, llena la Hoja de Rechazo y lo devuelve a la Unidad Ejecutora correspondiente, especificando las correcciones necesarias o documentos faltantes. La Recepcionista de Contratos informa a cada Unidad Ejecutora del rechazo de expedientes vía telefónica o electrónica, para su inmediata corrección lo cual deberá hacerse en un tiempo no mayor de 72 horas. De no cumplirse con ello se da la salida del registro de la base de datos y se devolverá el expediente a la Unidad Ejecutora, por medio de una Providencia avalada por el Jefe o Subjefe de la Sección de Contratos 029, para que posteriormente sea remitida para realizar las correcciones correspondientes. Si el expediente está completo y con carencia de errores, el Analista de la Sección de Contratos traslada a la Secretaria de dicha Sección para que registre la salida del mismo en la base de datos, para luego ser trasladado al Despacho Ministerial para firma del señor Ministro en la Resolución Ministerial de Aprobación de Cláusulas. El expediente es devuelto a la Sección de Contratos, donde el Analista procede a numerar y fechar la Resolución Ministerial, para luego reproducir y certificar una fotocopia. Luego la Sección de Contratos traslada la original a Secretaría Ejecutiva para su debido archivo, luego procede a entregar el expediente con la copia certificada a la Recepcionista quien a su vez la traslada a la Unidad de Receptoría de RRHH, para que sea entregada a la Unidad Ejecutora correspondiente. El Encargado de Personal de la Unidad Ejecutora recibe cada expediente con su respectivo contrato aprobado, reproduce una copia de la Resolución Ministerial, el Contrato Administrativo, archiva dicha copia y traslada la original al Departamento de Contabilidad. En el Departamento de Contabilidad de cada Unidad Ejecutora se recibe el expediente de los contratos correspondientes a los renglones del Subgrupo 18, con la copia original certificada de la Resolución Ministerial de Aprobación de Cláusulas la cual se ingresa al SIGES, para el proceso de pago correspondiente que se lleva a cabo en el Departamento de Contabilidad de

73 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 73 de 195 Planta Central, posteriormente archiva el Expediente con la Copia Original de la Resolución Ministerial. En el caso de los expedientes del Renglón 029, se ingresan al Sistema de Guatenóminas por cada Unidad Ejecutora, para el respectivo proceso de pago que se ejecuta en la Sección de Contratos Nota 1: En el caso de la Unidad Ejecutora 201 (Departamento Administrativo Sede Central), los expedientes de contratación son ingresados directamente en la Dirección General de Recursos Humanos, de donde se trasladan posteriormente a la Sección de Contratos 029. No se requiere adjuntar fotocopia de la Resolución Ministerial de Delegación de Firma, ya que la misma se encuentra en el archivo Secretaria Ejecutiva, para cualquier consulta en caso de ser necesario. En cuanto a las restantes Unidades Ejecutoras a nivel Nacional, ingresan los expedientes por medio de la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos donde luego de registrar su ingreso son trasladados a la Sección de Contratos 029 de la Sede Central. Nota 2: La Unidad de Recursos Humanos de cada dependencia cuando el interesado se presenta a firmar contrato, le hace entrega del formato de Informe de Ejecución y/o avance de Actividad de Consultoría, Actividades Desarrolladas y Productos Obtenidos (Anexo 10) para que de acuerdo al avance de las actividades descritas en los Términos de Referencia para Contratación de Servicios Técnicos/Profesionales en Renglón 029 y Subgrupo 18, para que presente sus informes mensuales. DD.1.5 Recepción de Informes y Facturas En el caso de los Contratos de renglón presupuestario 029 el contratista debe presentar informe y factura en original y una copia de acuerdo a lo establecido en los formatos Informe de Planificación de Actividades de Consultoría, e Informe de Ejecución y/o Avance de Actividades de Consultoría, Actividades Desarrolladas y Productos Obtenidos, al Encargado de Personal de cada Unidad Ejecutora, quien las recibe, verifica fechas, montos, aval de Entera Satisfacción del MSPAS e ingresa a la plataforma de pago de Guatenóminas según calendario establecido por el Ministerio de Finanzas Públicas para el efecto, seguidamente procede a archivar copia y entregar original al Departamento de Contabilidad de la Unidad Ejecutora. En el caso de los Contratos del Subgrupo 18, el contratista pasara visando sus informes y facturas con el Encargado de Personal quien sellara y firmara de Vo.Bo. en el reverso de los documentos, luego el interesado los trasladara al Departamento de Contabilidad de cada Unidad Ejecutora, en donde verificara que los documentos estén visados, (caso contrario no

74 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 74 de 195 serán recibidos) e ingresa las facturas al sistema de Gestión (SIGES), para elaborar la orden de compra y pago según calendarización emitida por el Ministerio de Finanzas Públicas. DD.2 Rescisión de Contratos 029 Y Subgrupo 18 La rescisión de contrato puede darse por los motivos establecidos en las cláusulas del mismo. La Unidad Ejecutora interesada en rescindir un Contrato 029 o Subgrupo 18, entrega la Solicitud de Rescisión de Contrato, en la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, adjuntando fotocopia de la Resolución Ministerial de Aprobación de Cláusulas. Cuando la persona contratada desea rescindir su contrato por conveniencia propia lo comunica por escrito a la Unidad Ejecutora donde presta sus servicios, utilizando el formato Solicitud del Contratista Para Rescisión de Contrato. La Solicitud de Rescisión de Contrato es trasladada de la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, a la Sección de Contratos de la misma, donde se elabora la Resolución Ministerial de Rescisión de Contrato, luego es trasladada al Despacho Ministerial para firma correspondiente. Luego de la firma del Señor Ministro la secretaria del mismo, traslada a la Sección de Contratos 029, donde el Analista reproduce tres fotocopias de dicha Resolución Ministerial las cuales certifica, envía la original Secretaría Ejecutiva, adjunta una al expediente para su archivo en la Sección de Contratos 029, y envía dos a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos para que entregue una a la Unidad Ejecutora, luego de obtener la firma de acuse de recibido de la dependencia correspondiente en la fotocopia restante es archivada. La Unidad Ejecutora informa al interesado y remite fotocopia de dicha Resolución Ministerial, al Departamento de Contabilidad de la misma.

75 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 75 de 195 ANEXOS A ACUERDO MINISTERIAL DE APROBACIÓN DE CLÁUSULAS AUTORIZACIÓN DE VACACIONES C CONOCIMIENTO DE ENVIO DE DOCUMENTOS Contrato Administrativo Individual CONTRATO DE COMPROMISO PARA SUSTENTAR BECA CRITERIOS PARA EVALUAR HABILIDADES Y ASIGNAR NIVELES DE CUMPLIMIENTO D DELEGACIÓN DE FIRMA E ENVIO DE DOCUMENTOS A DESPACHO Y VICEDESPACHOS MINISTERIALES ENVÍO DE DOCUMENTOS A RECEPTORIA G Guía de Eliminar Retención ISR Guía para Aplicación de Retenciones de ISR I INFORME DE EJECUCIÓN Y/O AVANCE DE ACTIVIDADES DE CONSULTORÍA ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y PRODUCTOS OBTENIDOS L LISTA DE COTEJO DE EXPEDIENTES PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LISTA DE COTEJO DE EXPEDIENTES PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LISTA DE COTEJO DE EXPEDIENTES PARA SOLICITUD DE PUESTO VACANTE O PRESTACIÓN DE SERVICIOS 011 O N NOTA DE TRABAJO NOTIFICACIÓN PARA PAGO DE ISR P PROGRAMACIÓN DE CONTRATACION BAJO EL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 021 o PROGRAMACION DEL RENGLON PRESUPUESTARIO 012, 029 Y SUBGRUPO PROPUESTA DE PERSONAL Prorroga de Contratos Prorroga de Plan Anual R RECHAZO DE EXPEDIENTE REQUISITOS PARA SOLICITAR LA DEVOLUCION DE LAS RETENCIONES EN EXCESO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA REQUISITOS PARA SOLICITAR LICENCIAS RESOLUCION MINISTERIAL DE AUTORIZACIÓN DE LICENCIA PARA OCUPAR CARGO DE ELECCION POPULAR RESOLUCION MINISTERIAL DE LICENCIA POR PERIODO PRE Y POST NATAL RESOLUCION MINISTERIAL DE APROBACIÓN DE CLAUSULAS RESOLUCIÓN MINISTERIAL DE AUTORIZACIÓN DE LICENCIA POR BECA RESOLUCION MINISTERIAL DE AUTORIZACIÓN DE LICENCIA POR CAUSA JUSTIFICADA RESOLUCION MINISTERIAL DE AUTORIZACION DE LICENCIA POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE RESOLUCIÓN MINISTERIAL DE AUTORIZACIÓN DE LICENCIA POR ESTUDIOS RESOLUCION MINISTERIAL DE DELEGACION DE FIRMA RESOLUCION MINISTERIAL DE DELEGACION DE FUNCIONES RESOLUCIÓN MINISTERIAL DE NOMBRAMIENTO RESOLUCION MINISTERIAL DE RESCISION DE CONTRATO , 183

76 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 76 de 195 RESOLUCIÓN MINISTERIAL PARA CONFIRMACIÓN EN EL CARGO POR PRIMER INGRESO RESOLUCION MINISTERIAL POR ACEPTACIÓN DE RENUNCIA RESOLUCION MINISTERIAL POR ACEPTACIÓN DE RENUNCIA POR JUBILACIÓN RESOLUCION MINISTERIAL POR ASIGNACION DE FUNCIONES RESOLUCION MINISTERIAL POR CESE DE RELACIÓN LABORAL POR DEFUNCIÓN RESOLUCION MINISTERIAL POR RECONOCIMIENTO DE PUESTO S SOLICITUD DE DELEGACION DE FIRMA SOLICITUD DE DELEGACIÓN DE FIRMA SOLICITUD DE DELEGACIÓN DE FIRMA POR MODIFICACIÓN DE PROGRAMACIÓN INICIAL SOLICITUD DE EMPLEO SOLICITUD DE EVALUACION A ONSEC SOLICITUD DE LICENCIA CON GOCE DE SALARIO POR OTROS MOTIVOS SOLICITUD DE LICENCIA PARA AUTORIZACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD NOMINADORA SOLICITUD DE RESCISIÓN DE CONTRATO SOLICITUD DE REVERSIÓN DE CUR SOLICITUD DE VACACIONES SOLICITUD DEL CONTRATISTA PARA RESCISIÓN DE CONTRATO SOLICITUD PARA DEVOLUCIÓN DE RETENCIONES DE ISR EN EXCESO T Términos de Referencia para Contratación de Servicios Técnicos /Profesionales en Renglón 029 y/o Subgrupo TRASLADO DE RENUNCIA V VERIFICACIÓN DE REFERENCIA PERSONALES Y LABORALES REFERENCIA LABORAL

77 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 77 de 195 RECURSOS HUMANOS JEFATURA DE PERSONAL SOLICITUD DE LICENCIA PARA AUTORIZACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD NOMINADORA Nombre completo y código del servidor (a) público (a) Título del puesto Código: Especialidad: Código Número de partida presupuestaria completa Nombre de dependencia donde está presupuestado el puesto: En caso estar asignado (comisionado) indicar dependencia Motivo de solicitud de Licencia (estudios o beca, pre y post-natal, enfermedad, accidente, elección popular, justificada) Total de días Fechas exactas de la licencia: del al a gozado con anterioridad otra licencia Si No

78 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 78 de 195 Motivo fechas exactas de la última licencia gozada: Del al Lugar y fecha, Vo. Bo. Nombre, firma y sello del Jefe inmediato Nombre, firma y sello Jefe de Personal sello del Director de la O Gerente de RRHH de la Dependencia Vo. Bo. Nombre, firma y

79 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 79 de 195 REQUISITOS PARA SOLICITAR LICENCIAS Para todos los casos se deben adjuntar los siguientes documentos: Formulario de Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora, debidamente firmado y sellado por las Autoridades Superiores de la Dependencia completando la información requerida en el mismo Solicitud en original dirigida al jefe inmediato superior Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI Para cada caso especia, además de los requisitos anteriores se deberá adjuntar lo siguiente: Licencia con Goce de Salario por Periodo Pre y Post Natal, Enfermedad Común o Accidente Certificación Médica la cual debe contar con los siguientes datos: Hoja membretada de la Dependencia emisora Nombre, sello, firma y número de Colegiado Activo del Médico tratante Nombre completo del Servidor Público Fechas exactas en las que el Servidor (a) estará suspendido (inicio y finalización de la suspensión) Timbre médico Visto Bueno del Director de la Dependencia del MSPAS, en donde el Servidor Público esté prestando sus servicios, con el cual avala dicha certificación. Licencia Con o Sin Goce de Salario por Causa Justificada Documentación original que justifique plenamente la solicitud, avalada por el Director de la dependencia. Licencia Sin Goce de Salario para Ocupar Cargo de Elección Popular Acreditamiento original extendido por el Tribunal Supremo Electoral, por medio del cual designa el cargo al que fue electo popularmente, el mismo debe contar con los datos siguientes: Hoja membretada de la Institución Nombre, sello, firma y cargo de las autoridades de la Institución Nombre completo del Servidor Público Fechas exactas en las que el Servidor Público estará ocupando el cargo por Elección Popular (inicio y finalización) Nombre del puesto que ocupará en el período de licencia solicitado, así como también la ubicación geográfica. Licencias Con o Sin Goce de Salario por Beca a. Constancia original extendida por la Institución donde cursará la beca, la cual debe contar con los datos siguientes: Hoja membretada de la Institución Nombre, sello, firma y cargo de las autoridades de la Institución Nombre completo del Servidor Público

80 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 80 de 195 Fechas exactas en las que el Servidor Público estará participando en la beca (inicio y finalización) Especificar tipo de formación, capacitación y adiestramiento, en los que estará participando el becado Contrato de Compromiso firmado y sellado por el Director de la Unidad Ejecutora correspondiente y el becado, en caso la beca se conceda con goce de salario adjuntar Contrato de Compromiso para Sustentar Beca llenando los requisitos que establece el reglamento de la Ley de Servicio Civil. Fotocopia de pasaporte y visa (en caso que la beca se curse fuera del país) En caso que la beca dure uno o más años, deberá solicitarse año por año. En caso que la beca dure más de un año el becado deberá informar sobre los resultados del año anterior. Licencias Con y Sin Goce de Salario por Estudios Constancia original extendida por la Institución donde realizará los estudios, la cual debe contar con los datos siguientes: Hoja membretada de la Institución Nombre, sello, firma y cargo de las autoridades de la Institución Nombre completo del Servidor Público Fecha y horario de duración de los estudios (inicio y finalización) Detalle del tipo de estudios u otros, en los que estará participando el estudiante Licencias con Goce de Salario por Otros Motivos adjuntando la documentación de soporte, en los casos siguientes: Fallecimiento del cónyuge, hijos, padres o hermanos Por enfermedad grave de padres, hijos y cónyuge Contraer matrimonio civil Día del nacimiento de un(a) hijo(a) Día del cumpleaños del Servidor Público (cuando sea día hábil) Por citación de autoridades administrativas o judiciales, en este caso únicamente debe presentar la citación correspondiente. Por asistir al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), en este caso únicamente debe presentar carnet de citas, y constancia de asistencia emitida por el IGSS. Licencia por Actividades Sindicales El trámite del mismo es el que se realiza para la Autorización de Licencias con Goce de Salario por Otros Motivos, acreditando su representación sindical, por medio del documento que extienda el Ministerio de Trabajo.

81 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 81 de 195 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS JEFATURA DE PERSONAL RECHAZO DE EXPEDIENTE Reg. No. No. De folios Guatemala, Señor (nombre completo) (puesto y dependencia) Ministerio de Salud Pública y A. S. Por medio de la presente me permito solicitar la corrección de lo que a continuación se describe 1er. RECHAZO 2º. RECHAZO 3er. RECHAZO LICENCIA RENUNCIA TRASLADO PROPUESTA 011 PROPUESTA 022 PROPUESTA 021 OTRO MOTIVO Nombre completo Código del servidor (a) público (a): (si aplica) Motivo del rechazo:

82 Manual de procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos. Código NC-RSNC Versión 01 Página 82 de 195 Acciones a seguir: Vo. Bo. Nombre y firma de quien elabora el informe Nombre, firma y sello del Jefe superior

83 83 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS JEFATURA DE PERSONAL ENVIO DE DOCUMENTOS A DESPACHO Y VICEDESPACHOS MINISTERIALES Conocimiento No. Lugar y fecha, Atentamente traslado a usted las Resoluciones Ministeriales, que a continuación se detallan para su consideración y autorización: No. Ord. Nombre completo del interesado Asunto Procedencia Firma del responsable: Nombre del responsable: Puesto FOR-ADP-03 Versión 01

84 84 CONTRATO DE COMPROMISO PARA SUSTENTAR BECA CONTRATO DE BECA NÚMERO CERO DOS GUIÓN DOS MIL NUEVE ( ). En la ciudad de Guatemala el día veinticinco de mayo del dos mil nueve, comparece por una parte el Doctor Guillermo Enrique Echeverría Peralta, de cincuenta años de edad, Casado, Guatemalteco, Médico y Cirujano, con domicilio en la o calle dieciséis cuarenta y seis zona quince colonia el Maestro, quien se identifica con la cédula de vecindad número de orden A guión uno (A-1) y registro número quinientos sesenta y dos mil doscientos treinta y cuatro (562,234), extendida por la Municipalidad de Guatemala, Guatemala, actuando en representación del Hospital Roosevelt, en calidad de Director Ejecutivo, personería que acredita según Resolución Ministerial número cero siete diagonal dos mil ocho (007/2008) de fecha tres de marzo del dos mil ocho, y por otra parte la Licenciada María Del Rosario España Nimatuj de Quijivix: de cincuenta y tres años de edad, casada, guatemalteca, con domicilio en catorce avenida seis guión ciento treinta zona dieciocho colonia la Varreda, quien se identifica con la cédula de vecindad número de orden A guión uno (A-1) y registro quinientos dieciséis mil novecientos diecisiete (16,597) extendida por el Alcalde Municipal de Guatemala, departamento de Guatemala, a quien se le denominará EL BECARIO y El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, que en lo sucesivo se denominara EL MINISTERIO. Manifiestan que convienen en celebrar el presente CONTRATO DE BECA contenido en las cláusulas siguientes: PRIMERA: OBJETIVO DEL CONTRATO: EL MINISTERIO concede Licencia por beca a: Licenciada María Del Rosario España Nimatuj de Quijivix, para participar en el curso de capacitación sobre Influenza Estacional Pandémica y Aviar, conforme a los programas oficiales y disposiciones del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Beca que comprende liniamientos para preparación en caso de una Pandemia sobre la Influenza Estacional Pandémica y Aviar, SEGUNDA: PLAZO DE LA BECA: La beca tendrá una duración de diez días, a partir del nueve de marzo al veinte de marzo del dos mil nueve, en la forma y condiciones establecidos en los reglamentos respectivos. TERCERA: MODO DE FINANCIAMIENTO: La beca será cubierta con fondos de la Organización Mundial de la Salud, con sede en la ciudad de Guatemala. CUARTA: OBLIGACIONES: El Becario se compromete a) A efectuar los estudios necesarios para participar en el curso de Influenza Estacional Pandémica y Aviar, por un periodo de diez días. b) A observar conducta y aplicación intachable con el objeto de obtener el mejor aprovechamiento y terminar sus estudios dentro del plazo señalado a la beca. c) A no retirarse del salón de conferencias durante el tiempo que dure el curso de Influenza Estacional Pandémica y Aviar, salvo por motivos de enfermedad debidamente comprobada por las autoridades que corresponda, quien en todo caso será quien determine el tiempo que puede durar la ausencia y el periodo que deba reintegrarse para la continuación de estudios. A prestar sus servicios después de terminar el curso, en los Servicios Hospital Roosevelt y en el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, por haber aprobado la Beca por Estudios. con el sueldo asignado y por un tiempo no menor del doble de lo que dure la Beca. e) A no seguir ninguna otra clase de Estudios ni actividades que le impidan cumplir con las obligaciones que adquiere según lo establece el presente documento. f) A no prestar sus servicios en instituciones que no correspondan al MINISTERIO DE SALUD PUBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, mientras no hubiese servido por lo menos el doble del tiempo que dure la beca. EL MINISTERIO para Hospital Roosevelt. b) La Beca Además podrá ser cancelada por cualquier acto o conducta que ofenda la moral, quebrante la disciplina, ponga en peligro el prestigio del establecimiento o que por cualquier razón amerite tal resolución. SEXTA: INCUMPLIMIENTO POR EL BECARIO A LAS OBLIGACIONES QUE CONTRAE EN VIRTUD POR EL PRESENTE INSTRUMENTO LEGAL: Da lugar a la cancelación de la Beca cuando EL BECARIO no

85 85 cumpla las obligaciones que le contrae en el presente contrato, y exceptuándose los incisos a) y c) de la cláusula anterior, se le impone a EL BECARIO la obligación de reintegrar dentro del tercer día de cancelada la beca, el monto de las prestaciones que hubiera gozado. Lo cual acepta EL BECARIO y considerándose en consecuencia el saldo que se le presenta como liquido, ejecutivo y exigido en el pago de total del costo de la beca y además gastos ocasionados al Ministerio, en caso de falta de cumplimiento a la prestación de los servicios al estado por el tiempo y condiciones a que se compromete en este contrato y de conformidad con la liquidación del, monto aludido el cual acepta desde este momento. SÉPTIMA: FORMA DE RESOLVER CONTROVERSIAS: Toda controversia relativa al cumplimiento de este contrato, será resuelta entre las partes con carácter conciliatorio, pero si no fuese posible llegar a un acuerdo, asunto a dilucidarse se someterán a la jurisdicción del Tribunal de lo Contencioso Administrativo.

86 86 OCTAVA: La institución no se responsabiliza de acciones ilegales o adeudas contraídas por el estudiante con particulares a las cuales deberá responder conforme la ley. NOVENA: ACEPTACIÓN: En los términos y condiciones estipuladas EL BECARIO y EL MINISTERIO aceptamos todas y cada una de las cláusulas y estipulaciones del presente contrato. El cual fue leído íntegramente por los otorgantes y bien impuesto de su contenido, objeto, validez y efectos legales lo ratificamos y firmamos, el cual consta de dos hojas de papel membretado del Hospital Roosevelt. Para los efectos del presente contrato EL BECARIO RENUNCIA EXPRESAMENTE AL FUERO DE SU DOMICILIO, SE SUJETA A LOS TRIBUNALES DE ESTE DEPARTAMENTO, Acepta desde ahora como liquido y exigible el saldo que se le demande según lo prescrito en el presente contrato. DOY FE Postulante a ala beca Director Ejecutivo

87 87 RESOLUCION MINISTERIAL POR ASIGNACION DE FUNCIONES Resolución Ministerial No. Guatemala, EL MINISTRO DE SALUD PÚBLICAY ASISTENCIA SOCIAL CONSIDERANDO: Que de conformidad con la Constitución Política de la República de Guatemala, compete al Ministro del Ramo ejercer jurisdicción sobre todas las dependencias de su Ministerio. CONSIDERANDO: Que por las características del servicio que brinda el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social a la población se hace necesario y urgente movilizar al personal que labora en el mismo, con el fin de atender requerimientos de los centros de prevención y recuperación de la Salud. POR TANTO: En el ejercicio de las funciones que le confiere el artículo 194, inciso a) de la Constitución Política de la República de Guatemala y el artículo 27, inciso m) del Decreto Número , Ley del Organismo Ejecutivo, artículo 3 del Acuerdo Gubernativo Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. RESUELVE: ARTICULO 1. En base a las disposiciones legales antes citadas, este despacho dispone asignar funciones por necesidades en el servicio al (la) servidor (a) público (a) (nombre según nomina presupuestaria) quien se encuentra nombrado en el puesto de (nombre y código del puesto) especialidad partida presupuestaria (nombre y código) número (número de partida completo) del pase a desempeñar funciones (nombre de la institución y ubicación geográfica) al (nombre de la institución y ubicación geográfica)

88 88 dependencia del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, de acuerdo con las instrucciones que emane el jefe inmediato. ARTICULO 2. La presente acción surte efectos a partir de la fecha de la respectiva notificación al (la) señor (a) (nombre completo del servidor) Y no altera el orden presupuestario, velando las autoridades de la dependencia donde desempeñará sus funciones, que el período de vacaciones del servidor público se compute en forma ininterrumpida, en virtud que existe continuidad en la relación laboral para no ser afectado en su derecho al disfrute de vacaciones. Asimismo deberá notificarse al Director de dependencia del Ministerio de Salud (nombre de la dependencia) Pública y Asistencia Social, y demás entes administrativos que corresponda para realizar los avisos respectivos. Nombre, Firma y sello del Sr. Ministro

89 89 RESOLUCION MINISTERIAL POR RECONOCIMIENTO DE PUESTO Guatemala, Resolución Ministerial No. EL MINISTRO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL CONSIDERANDO: Que es responsabilidad de los Ministros de Estado que dirigen sus respectivos Ministerios, cumplir y hacer que se cumplan todas las disposiciones legales en materia de Administración de Personal. POR TANTO: En el ejercicio de las funciones que le confiere el artículo 194, inciso a) de la Constitución Política de la República de Guatemala y el artículo 27, inciso m) del Decreto Número , Ley del Organismo Ejecutivo.

90 90 RESUELVE: ARTICULO 1. Que el (la) servidor (a) público (a) nombrado en (nombre según nomina presupuestaria) el puesto de especialidad nombre y código del puesto nombre y código con partida presupuestaria numero número (Número de partida completo) del quien se encuentra (nombre de la institución y ubicación geográfica) desempeñando sus funciones en el (nombre de la institución y ubicación geográfica) pase a reconocer su puesto a partir de la notificación de la presente Resolución. ARTICULO 2. La presente resolución debe notificarse al (la) interesado (a) y remitirse copia a la Jefatura de Recursos Humanos de y demás (Nombre de la dependencia) entes administrativos que corresponda, para los avisos respectivos. Nombre, firma y sello del Señor Ministro

91 91 (Indicar nombre Unidad Ejecutora) SOLICITUD DE VACACIONES Sr. (Jefe inmediato de servicio) Su Despacho Atentamente solicito a usted la autorización de vacaciones para lo cual consigno la información correspondiente: Nombre completo y código del servidor (a) público: Fecha de ingreso a la institución como servidor público: Título del puesto: especialidad: Número de partida presupuestaria completa: Nombre de la dependencia donde está presupuestado: En caso de estar asignado en otra dependencia indicar nombre de la misma: Último período vacacional gozado: Año: Del: Al:

92 92 Período que solicita: Año: Del: Al: Lugar y fecha, Firma del Servidor (a) Público (a) Vo. Bo Jefe Inmediato (f) Nota: El presente formulario debe ser llenado de acuerdo a la información consignada en la Cédula de Vecindad del interesado o DPI y Nómina de Sueldos y Salarios

93 93 (INDICAR NOMBRRE DE UNIDAD EJECUTORA) JEFATURA DE PERSONAL No. Reg. AUTORIZACIÓN DE VACACIONES (Indicar Lugar y Fecha) Nombre completo del solicitante: Código de Servidor (a) Público (a): Partida presupuestaria individual: Título del puesto: Departamento donde labora: Período o año al que corresponde la autorización: En respuesta a su solicitud de vacaciones, me dirijo a usted para hacer de su conocimiento que de conformidad a lo que establece el Artículo 61 numeral 1 del Decreto Ley de Servicio Civil, Artículo 2 del Acuerdo Gubernativo Reglamento de la citada Ley se le autorizan vacaciones después de un año de servicios continuos de labores, durante las fechas que a continuación se detallan: Inicio: Finalización: Reanudación de labores: Días por asueto o feriado: Total días: 1 Indicar numeral 2 cuando la persona tiene derecho a 20 días de vacaciones o numeral 3 cuando estos sean 30 días. 2 Indicar Artículo 51 si las vacaciones se gozan en el período de noviembre, diciembre y enero. Para meses distintos a los anteriores, indicar Artículo 53.

94 94 Control de Vacaciones Concepto Días autorizados Días autorizados con anterioridad: Días pendientes por gozar: Total días vacaciones Cantidad de Días Observaciones: Deseándole que disfrute sus vacaciones, nos suscribimos de usted atentamente, (f) (Nombre Jefe de Personal) Jefe de Personal Vo. Bo. (f) (Nombre Jefe Superior) (Puesto de Jefe Superior) (Nombre Servidor (a) Público (a) Recibí conforme: (f)

95 95 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS JEFATURA DE PERSONAL TRASLADO DE RENUNCIA Señor Ministro de Salud Pública y A.S.: De conformidad con lo que establece el Artículo 84 del Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Servicio Civil, me dirijo a usted con el propósito de trasladarle la renuncia presentada por el (la) Servidor (a) Público (a) de quien se detalla a continuación nombre y puesto para efectos de la aceptación de la misma. Nombre completo y código del Servidor (a) Público (a) Título del puesto Código: Especialidad: Código Número de partida presupuestaria completa Nombre de dependencia donde está presupuestado el puesto: En caso estar reubicado (comisionado) indicar dependencia

96 96 Motivo de la acción: jubilación I invalidez Renuncia Fecha efectiva a partir del: Nombre, sello y firma de Jefe de Personal Nombre, sello y firma de Director (a) de la Dependencia OBSERVACIONES: Este formulario deberá ser llenado por el Departamento de Personal o de Recursos Humanos de cada dependencia y deberá adjuntar al mismo: renuncia original del trabajador, fotocopia de cédula de vecindad (completa), fotocopia de carné del IGSS, fotocopia del Carné de NIT y Dictamen de la ONSEC y del IGSS (en caso de invalidez)

97 97 RESOLUCION MINISTERIAL POR ACEPTACIÓN DE RENUNCIA Resolución Ministerial No. Guatemala, CONSIDERANDO EL MINISTRO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL Que el artículo 84 de la Ley de Servicio Civil, establece que la cesación definitiva de funciones de los servidores públicos en el servicio por oposición, se produce entre otros casos, por renuncia. POR TANTO: En el ejercicio de las funciones que le confiere el artículo 194, inciso a) de la Constitución Política de la República de Guatemala y artículo 84, numeral 1, del Decreto Número 1748, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Servicio Civil. RESUELVE: ARTICULO 1. Aceptar con efectos del, la Renuncia, del servidor (a) público (fecha) (a) (nombre según nomina presupuestaria) quien desempeñaba el puesto de especialidad nombre y código del puesto nombre y código con partida presupuestaria número (numero de partida completa) ubicada en el, dependencia del Ministerio de (nombre de la institución y ubicación geográfica) Salud Pública y Asistencia Social. ARTICULO 2. De la presente resolución debe remitirse copia al, Director (a) dependencia del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, para los efectos de entrega del puesto, al (la) trabajador (a) y demás entes administrativos que corresponda, para los avisos respectivos.

98 98 RESOLUCION MINISTERIAL POR ACEPTACIÓN DE RENUNCIA POR JUBILACIÓN No. Resolución Guatemala, Ministerial EL MINISTRO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL CONSIDERANDO Que el artículo 84 de la Ley de Servicio Civil, establece que la cesación definitiva de funciones de los servidores públicos en el servicio por oposición, se produce entre otros casos; por jubilación, de conformidad con la ley de la materia. POR TANTO: En el ejercicio de las funciones que le confiere el artículo 194, inciso a) de la Constitución Política de la República de Guatemala y artículo 84, numeral 4, del Decreto Número 1748, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Servicio Civil.

99 99 RESUELVE: ARTICULO 1. Aceptar con efectos del, la Renuncia por Jubilación, prestada por (fecha) el servidor publico (a) (nombre según nomina presupuestaria) quien desempeñaba el puesto de especialidad nombre y código del puesto nombre y código con partida presupuestaria numero (numero de partida completa) ubicada en el, dependencia del Ministerio de (nombre de la institución y ubicación geográfica) Salud Publica y Asistencia Social. ARTICULO 2. De la presente resolución debe remitirse copia al, Director (a) dependencia del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, para los efectos de entrega del puesto, al (la) trabajador (a) y demás entes administrativos que corresponda, para los avisos respectivos. Nombre, Firma y sello del Sr. Ministro

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101 101 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS JEFATURA DE PERSONAL ENVÍO DE DOCUMENTOS A RECEPTORIA Conocimiento No. Encargado Unidad de Receptoría de Recursos Humanos Sede central Atentamente me permito remitir documentos que deben ser enviarlos a las dependencias que corresponda, de acuerdo al listado que aparece a continuación: No. orden Nombre completo del interesado Asunto Procedencia Destino Fecha de elaboración Nombre y firma de la persona responsable Puesto Fecha de envío:

102 103 RESOLUCION MINISTERIAL POR CESE DE RELACIÓN LABORAL POR DEFUNCIÓN Resolución Ministerial No. Guatemala, EL MINISTRO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL CONSIDERANDO: Que es responsabilidad de los funcionarios que dirigen las dependencias del Estado, cumplir y hacer que se cumplan todas las disposiciones en materia de Administración Pública. CONSIDERANDO: Que las Autoridades del (nombre de la institución y ubicación geográfica) hicieron del conocimiento a la Autoridad Nominadora que el (la) servidor (a) público (a) falleció Nombre del servidor (a) (fecha) el según consta en certificación del acta de defunción Numero de fecha extendida por las autoridades de la sede Número del (nombre de la institución y ubicación geográfica) por lo que es procedente declarar vacante la plaza que ocupaba la mencionada persona, debiendo resolver lo que conforme a derecho corresponde. POR TANTO: En el ejercicio de las funciones que le confiere el artículo 194, inciso b) de la Constitución Política de la República de Guatemala y artículo 83, numeral 25, del Acuerdo Gubernativo Número de fecha 15 de enero de 1998, Reglamento de la Ley de Servicio Civil.

103 104 RESUELVE: ARTICULO 1. Declarar el cese de la relación laboral por fallecimiento, del (la) ex servidor (a) público (a) (nombre según nomina presupuestaria) quien ocupaba el puesto especialidad ( nombre y código del puesto ) (nombre y código) partida presupuestaria número (número de partida completo) De (nombre de la institución y ubicación geográfica) la cual suerte efectos a partir del (Fecha) ARTICULO 2. En base a lo indicado en el artículo anterior se declara vacante el puesto en mención, y de la presente Resolución se remitirá copia al dependencia del Ministerio de (nombre de la institución y ubicación geográfica) Salud Pública y Asistencia Social y demás entes para los avisos correspondientes. Nombre, firma y sello del Señor Ministro

104 105 Guía para Aplicación de Retenciones de ISR Paso 1: Accesar a: Luego: INGRESAR EL NOMBRE Y CLAVE DE USUARIO, presionar ingresar El sistema desplega la siguiente pantalla. Paso 2: Del menú, seleccione: Puestos, Bonos y descuentos, descuentos, asignación, Por puesto varios descuentos Paso 3: Filtrar el código del empleado y presionar clic sobre la lupa para crear la condición de búsqueda.

105 106 El sistema desplega la siguiente pantalla, debiendo presionar la flecha verde. Paso 4: Aparece la siguiente pantalla. Seleccione el código 254 Impuesto sobre la Renta.

106 107 En el cuadro de justificación institucional, ingresar la justificación que corresponda. Ingresar la fecha en que debe iniciar el descuento y el monto mensual a descontar. Luego presionar el botón de agregar (primer botón). El sistema despliega la siguiente pantalla. Dar un clic en el código 254 y debe aparecer un símbolo que indica que fue seleccionada la opción. Luego presionar el botón de guardar (segundo botón).

107 Aparece la siguiente pantalla. Presionar aceptar para finalizar la operación. 108

108 109 Guía de Eliminar Retención ISR Paso 1: Accesar a: Luego: INGRESAR EL NOMBRE Y CLAVE DE USUARIO, presionar ingresar El sistema desplega la siguiente pantalla. Paso 2: Del menú, seleccionar: Puestos, Bonos y descuentos, descuentos, eliminación masiva de asignaciones. Puestos Bonos y descuentos Eliminación masiva de asignaciones Descuentos Aparece la siguiente pantalla: Paso 3: Opción 1: Para eliminación masiva por finalización de ejercicio fiscal se debe filtrar en la

109 columna de Campo posicionándose en la primer flecha para seleccionar la opción Descuento, en la columna de operador seleccionar la opción Igual, en la columna valor escribir 254 (Impuesto Sobre la Renta) y presionar sobre la lupa para crear la condición de búsqueda. Opción 2: Para eliminación masiva de un empleado filtrar en la columna de campo posicionándose en la primera flecha y seleccionar Código de Empleado; en la columna de operador seleccionar la opción de igual, en la columna valor escribir el número/código de empleado y presionar sobre la lupa para crear la condición de búsqueda. 110 Paso 4: Opción 1: Eliminación masiva por finalización de ejercicio fiscal. Al desplegar la pantalla con el paso 3, aparece la siguiente pantalla. Luego se debe dar un click en el cuadro superior izquierdo que aparece previo a la columna de Código de Puesto para seleccionar el total de empleados que se encuentran registrados en el sistema para la retención del Impuesto sobre la Renta, debiendo aparecer el símbolo para todos los empleados. Luego seleccione la opción Eliminar Asignaciones.

110 Opción 2: Eliminación masiva de un empleado. Al desplegar la pantalla con el paso 3, aparece el listado de los descuentos que tiene cargados el empleado, seleccionar el descuento de impuesto sobre la renta dando un click y le debe aparecer el símbolo que indica que fue seleccionada la opción. Luego presione la opción Eliminar Asignaciones. 111

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112 113 Paso 5: Seleccionar el primer botón rojo para eliminar la retención. Aparece la pantalla para confirmar la eliminación. Paso 6: Hacer click en aceptar para confirmar la operación. Paso 7: Seleccionar aceptar para terminar la operación realizada con éxito.