SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESICENCIA DE LA REPÚBLICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE NOMINAS DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Transcripción

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3 Elaborado por: Licda. Claudia Pacay Analista de Personal Revisado por: Lic. Eduardo Rodenas Jefe Departamento de Gestión de Personal Aprobado por: Licda. Shirly Yomara Madrid Gramajo Secretario de Bienestar Social 32 calle 9-34 Zona 11, Colonia Las Charcas Tel: Ext Guatemala, Agosto

4 INDICE Introducción Antecedentes Históricos Misión Visión Marco Jurídico Procedimiento No. 1 Reintegros 011, 021 y Desarrollo del Procedimiento Diagrama de Flujo Procedimiento No. 2 Reintegros Desarrollo del Procedimiento Diagrama de Flujo Procedimiento No.3 Elaboración de Nómina 011 y Desarrollo del Procedimiento Diagrama de Flujo Procedimiento No. 4 Elaboración de Nómina Desarrollo del Procedimiento Diagrama de Flujo Procedimiento No. 5 Elaboración de Nómina Desarrollo del Procedimiento Diagrama de Flujo Procedimiento No. 6 Elaboración de Nómina Desarrollo del Procedimiento Diagrama de Flujo Procedimiento No. 7 Pago de Prestaciones Laborales Desarrollo del Procedimiento Diagrama de Flujo Desarrollo del Procedimiento 011, 021 y Diagrama de Flujo 011, 021 y Desarrollo del Procedimiento vacaciones e indemnización Diagrama de Flujo vacaciones e indemnización Desarrollo del Procedimiento casos no previstos Diagrama de Flujo casos no previstos..38 Anexos Glosario de Siglas utilizadas.55 Glosario de Términos utilizados Validación de Información y Verificación

5 INTRODUCCIÓN La Dirección de Recursos Humanos, con el objetivo de hacer más eficiente el funcionamiento de su personal en la ejecución de sus funciones, requiere la actualización de los procesos internos, para crear una conexión general dentro de la Dirección. Se formuló el presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República como una herramienta de apoyo administrativo que permitirá determinar cuáles son los procedimientos generales y específicos por Departamento que se ejecutan en la misma, con la finalidad que las funciones y actividades se ejecuten de forma eficiente y eficaz. En dicho manual se presenta en forma conceptual y grafica mediante los diagramas de flujo la secuencia ordenada de los procedimientos que se desarrollan en la Dirección de Recursos Humanos, lo que permite implementar mecanismos de coordinación, que nos llevan al logro de los objetivos de la Dirección y de la Institución. 3

6 ANTECEDENTES HISTÓRICOS La Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República, inició sus actividades en febrero de 1945 con la finalidad de amparar y acoger a niños de escasos recursos, velando por su salud proporcionándoles cuidados personales, recreación y ayuda material en el perímetro de la ciudad y en el interior del país. Posteriormente, en 1951 amplía su campo de acción, inaugurando los primeros Centros para niños desprotegidos, cuyos padres no podían atenderlos por razones de hospitalización o prisión. En estos centros los menores eran residentes y recibían los mismos beneficios de alimentación, abrigo, atención, protección y cuidados. Paulatinamente los servicios se extendieron y con ello se inició un proceso de reestructura funcional de la entidad, y mediante el Acuerdo Gubernativo , se aprueba en agosto de 1990 el Reglamento Orgánico, que define a la Dirección de Bienestar Infantil como encargada de los Centros de la Secretaría. Nuevamente en 1997 se realiza un estudio de reestructura interna, con el propósito de proyectar las operaciones en beneficio de la niñez y adolescencia guatemalteca en condiciones de pobreza y extrema pobreza. En 1998 se publica la aprobación del nuevo Reglamento Orgánico dentro del Acuerdo Gubernativo 4-98 con fecha 9 de enero de A partir de esa fecha se promueve nuevas políticas que benefician a la niñez y adolescencia, brindando atención integral a niños de 0 a 12 años de edad y ampliando su servicio a adolescentes, a través de la Coordinación de los Programas de la Dirección Técnica, clasificada como el área encargada de velar, dirigir y coordinar la correcta y efectiva prestación de los servicios en los centros. La misión de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República se refuerza el 19 de julio del año 2003 con la Ley de Protección Integral de la Niñez y Adolescencia, que a través de su comisión, empieza a implementar a los equipos técnicos de los Centros para poder acoplarse a los nuevos parámetros legales y encajar con las necesidades de la niñez y adolescencia guatemalteca. Con base en la Ley de Protección Integral, se emite un nuevo Reglamento y Estructura Orgánica, contenidos en el Acuerdo Gubernativo , el cual establece un funcionamiento articulado, racional y eficiente, con la asistencia de un nuevo equipo multidisciplinario. Además se optimizan diversas estrategias y programas para garantizar la administración de un servicio eficiente en los Centros integrales que atienden a la niñez y adolescencia amenazada y vulnerada en sus derechos. 4

7 Para el cumplimiento de los objetivos la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República crea en base al Acuerdo Gubernativo No se aprueba en agosto de 1990 el Reglamento Orgánico, que define a la Dirección de Bienestar Infantil como encargada de los Centros de la Secretaría. En 1998 se publica la aprobación del nuevo Reglamento Orgánico de la Institución, el cual se encuentra regulado en el Acuerdo Gubernativo 4-98 de fecha 9 de enero de Luego de este Acuerdo Gubernativo la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República ha sufrido una serie de cambios en su estructura administrativa. Los mismos se han llevado a cabo por una serie de modificaciones de los Acuerdos Gubernativos que se han emitido a través de los años. Finalmente, por medio del Acuerdo Gubernativo número de fecha 23 de noviembre del mismo año, el cual en su artículo 7, establece que la Dirección de Recursos Humanos se constituye como un órgano de Administración, dependiendo directamente de la Dirección Ejecutiva Administrativa Financiera. El acuerdo Gubernativo anteriormente citado fue modificado por el Acuerdo Gubernativo No de fecha 6 de noviembre del mismo año, en el que nuevamente en su artículo 7 define que la Dirección de Recursos Humanos se constituye como un órgano de apoyo Técnico y a partir de ese momento depende jerárquicamente del Despacho Superior, como actualmente se encuentra. Mediante Acuerdo Gubernativo número de fecha 18 de marzo del presente año, en su Artículo 81 establece que la Dirección de Recursos Humanos es la encargada de realizar los procesos relacionados con el reclutamiento, selección, contratación, capacitación y el trámite de los procedimientos administrativos laborales y gestión de lo concerniente al recurso humano de la institución. 5

8 MISIÓN DE LA SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Somos una institución especializada en la atención a la niñez y adolescencia vulnerada y amenazada en sus derechos, mediante programas y servicios de prevención, protección integral, reinserción y resocialización a nivel nacional con equidad e igualdad. VISIÓN DE LA SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Ser la entidad líder, sólida y efectiva con cobertura nacional en la ejecución de programas y servicios orientados a prevenir la vulneración y restituir los derechos de la niñez y adolescencia. MISION DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Órgano de Administración de la SBS encargado de dotar a la Institución del personal idóneo para la ejecución eficaz y eficiente de las actividades de cada dependencia que conforma la misma, que permitan el logro de los objetivos institucionales propuestos; así como, velar por el cumplimiento de las leyes y reglamentos que regulan la relación laboral de los trabajadores. VISION DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Ser el órgano de administración que mediante los procesos de reclutamiento, selección, contratación y capacitación de personal propicie la captación y el desarrollo de los colaboradores de la SBS, fomentando la participación activa y responsable de los mismos en la ejecución de sus actividades, velando porque se cumplan las garantías laborales de acuerdo a la legislación vigente. 6

9 MARCO JURÍDICO Base Legal La Dirección de Recursos Humanos fue creada para responder a las necesidades de asistencia, desarrollo y atención del Recurso Humano que apoya y sustenta todos los Programas, Direcciones y el cumplimiento de metas de la Secretaría de Bienestar Social de la República de Guatemala. Acuerdo Gubernativo (de fecha 18 de marzo de 2015) Acuerdo Gubernativo (De fecha 6 de Noviembre 2007) Acuerdo Gubernativo (De fecha 23 de Enero 2006) Acuerdo Gubernativo (20 de Diciembre 2005) Acuerdo Gubernativo (21 de Noviembre 2003) Acuerdo Gubernativo 4-98 (9 de Enero 1998) Acuerdo Gubernativo (Agosto 1990) 7

10 PROCEDIMIENTO #1 REINTEGROS 011, 021 y 022 Objetivo Devolver al Estado el dinero que le fue acreditado al Servidor público, sin que tuviera derecho al mismo. Marco Legal Ninguno Políticas y Normas del Procedimiento 1. El reintegro puede realizarse únicamente con pago en efectivo. 2. Debe obtener una boleta de liquidación de reintegro, que le proporcionará el departamento de nómina de la Dirección de Recursos Humanos. 3. Para realizar el respectivo pago debe solicitar una boleta de depósito monetario en el Banco Crédito Hipotecario Nacional. 4. La boleta debe llenarse de la siguiente manera: 1.1 Fecha: día, mes y año del depósito 2.1 Apellidos y nombres: Los datos personales del Servidor Público o ex servidor que realizará el depósito. 3.1 Institución: Secretaría de Bienestar Social 4.1 Año: ejercicio fiscal al cual corresponde el reintegro. 5.1 Mes a reintegrar: Debe marcar el mes en el que se le hizo el depósito que no le correspondía. 6.1 Enterante: Debe firmar de respaldo la boleta de depósito. 7.1 Efectivo: Debe detallar la cantidad a depositar. 8.1 Total: La cantidad total del depósito. 9.1 Total en letras: Debe anotar la cantidad a depositar en letras. 8

11 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO REINTEGRO Responsable Paso Procedimiento Analista nóminas 1 Emite la boleta de liquidación de reintegro al Servidor Público o ex Servidor Público Servidor Público o ex Servidor Público 2 Realiza su pago en el banco Crédito Hipotecario Nacional y traslada la boleta de depósito bancario a la Dirección de Recursos Humanos Recepcionista de RRHH 3 Recibe la boleta de comprobante del reintegro y lo traslada al Encargado de nómina. Jefe de nóminas 4 Si corresponde al año fiscal vigente se opera en el sistema Guatenómina y envía una copia a la Dirección Financiera. 5 Si corresponde a períodos fiscales anteriores, se elabora un oficio y se envía a Contabilidad del Estado (Sigue paso 6) Dirección Financiera 6 Opera el reintegro. (Sigue paso 10) Contabilidad del Estado 7 Opera el reintegro. Emite CUR contable Analista nóminas 8 Monitorea el reintegro Mensajero de la 9 Recoge el reintegro en Contabilidad del Estado Institución Jefe de nóminas 10 Opera el reintegro en el Sistema Encargada de archivo 11 Archiva el reintegro en el expediente del interesado 9

12 DIAGRAMA DE FLUJO REINTEGROS 011, 022 Y 021 ANALISTA DE NOMINA EX SERVIDOR RECEPCION RRHH JEFE DE NÓMINA DIRECCION FINANCIERA CONTABILIDAD DEL ESTADO MENSAJERO DE LA INSTITUCION ENCARGADA DE ARCHIVO Inicio Emite boleta de reintegro Realiza pago Año fiscal vigente Entrega recibo original Recibe recibo Revisa Opera reintegro Monitorea Reintegro Periodo fiscal anterior Opera reintegro. Emite CUR Monitorea Reintegro Opera reintegro Archiva Fase Fin 10

13 PROCEDIMIENTO #2 REINTEGROS 031 Objetivo Devolver al Estado el dinero que le fue acreditado al Servidor Público, sin que tuviera derecho al mismo. Marco Legal Ninguno Políticas y Normas del Procedimiento 1. El reintegro debe realizarse únicamente con pago en efectivo. 2. Debe obtener una boleta de liquidación de reintegro que le proporcionará el Departamento de Nómina de la Dirección de Recursos Humanos. 3. La boleta debe llenarse de la siguiente manera: 3.1 Fecha: día, mes y año del depósito 3.2 Apellidos y nombres: Los datos personales del Servidor Público o ex Servidor Público que realizará el depósito. 3.3 Institución: Secretaría de Bienestar Social 3.4 Año: ejercicio fiscal al cual corresponde el reintegro. 3.5 Mes a reintegrar: Debe marcar el mes en el que se le hizo el depósito que no le correspondía. 3.6 Enterante: Debe firmar de respaldo la boleta de depósito. 3.7 Efectivo: Debe detallar la cantidad a depositar. 3.8 Total: La cantidad total del depósito. 3.9 Total en letras: Debe anotar la cantidad a depositar en letras. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO REINTEGRO Responsable Paso Procedimiento Analista de nómina 1 Emite la boleta de reintegro y entrega al Servidor Público o ex Servidor Público Servidor Público o ex Servidor Público 2 Realiza el pago en la Unidad de Tesorería de la Dirección Financiera de la SBS 3 Entrega recibo original en Recepción de Recursos Humanos. Recepcionista de RRHH 4 Recibe recibo de reintegro y lo traslada al Analista de nómina. Analista de nómina 5 Opera el Reintegro Encargada de Archivo 6 Archiva el reintegro en el expediente del interesado. 11

14 DIAGRAMA DE FLUJO REINTEGROS 031 ANALISTA DE NOMINA SERVIDOR PUBLICO RECEPCION RRHH ENCARGADA DE ARCHIVO Inicio Emite boleta de reintegro Realiza pago Opera reintegro Entrega recibo original Recibe recibo Archiva Fin Fase 12

15 PROCEDIMIENTO #3 ELABORACION DE NÓMINA 011 y 022 Objetivo Garantizar que a todos los servidores contratados bajo los renglones 011 y 022, se les haga efectivo la acreditación real por los servicios prestados a la institución. Marco Legal Decreto 1748 Del Congreso de la República Ley de Servicio Civil Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley de Servicio Civil Decreto del Congreso de la República Políticas y Normas del Procedimiento 1. Cada Ingreso, egreso, suspensión o alta de IGSS, y/o descuento, debe realizarse con un documento que justifique el mismo. 2. El Jefe de Gestión de Personal, deberá proveer al Jefe de nóminas listado de nuevos ingresos de personal, así como las bajas de personal, que tengan lugar en el mes a trabajar. 3. El Analista de Acciones de Personal, deberá trasladar al Jefe de nóminas los movimientos de personal (Suspensiones de IGSS, Primeros Ingresos, Bajas de Personal, Suspensiones Disciplinarias, Licencias, etc.) y cortes de salario correspondientes al mes a trabajar. 4. En ausencia del Jefe de Nomina, el Jefe de Gestión de Personal aprueba la Nómina. 13

16 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE NÓMINA 011 Y 022 Responsable Paso Actividades Analista de Acciones de 1 Traslada al Analista de Nóminas movimientos de personal. Personal 2 Opera en el sistema Guatenóminas los movimientos de personal Analista de Nómina 3 Genera el reporte de verificación de colegiados activos, y opera los que correspondan. 4 Aplica los descuentos que correspondan (Descuentos Judiciales, ISR, IGSS, Fianza) Jefe de Nómina 5 Liquida la nómina (es una revisión exhaustiva de los pagos a realizarse) 6 Aprueba la nómina en el sistema Guatenómina. 7 Genera los productos (Orden de Compra, Resumen Programático, Detalle de Depósitos Monetarios y la nómina) 8 Genera el CUR de Pago y lo envía a Sicoin 9 Imprime la nómina, orden de compra y oficio y lo traslada para visto bueno del Director de Recursos Humanos Director de RRHH 10 Firma los documentos (Orden de Compra y Oficio) y envía al Secretario de Bienestar Social Secretario de Bienestar Social 11 Firma los documentos y los regresa a la Dirección de Recursos Humanos Jefe de Nóminas 12 Envía correo electrónico con los archivos adjuntos (Detalle de depósitos monetarios, nómina general y resumen programático) a la Dirección Financiera Analista de Nóminas 13 Envía expediente de nómina a la Dirección Financiera Dirección Financiera 14 Aprueba el CUR de pago. Jefe de Nóminas 15 Genera los archivos para bancos y los aprueba Tesorería Nacional 16 Genera el pago a Servidores Públicos. 14

17 DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE NÓMINA 011 Y 022 ANALISTA DE ACCIONES DE PERSONAL ANALISTA DE NÓMINA JEFE DE NÓMINA DIRECTOR RRHH SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL DIRECCION FINANCIERA TESORERIA NACIONAL Inicio Traslada movimientos de personal Opera en Guatenomina Genera reporte Aplica despuentos Liquida la nomina Aprueba la nómina Genera Documentos Imprime nómina y documentos Firma documentos Firma documentos Envía correo con archivos adjuntos Aprueba CUR Envía expediente Genera los archivos Genera los archivos Fase Fin 15

18 PROCEDIMIENTO #4 ELABORACION DE NÓMINA 021 Objetivo Garantizar que a todos los servidores contratados bajo el renglón 021, se les haga efectivo la acreditación real por los servicios prestados a la institución. Marco Legal Decreto 1748 Del Congreso de la República Ley de Servicio Civil Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley de Servicio Civil Decreto del Congreso de la República Políticas y Normas del Procedimiento 1. El listado de asistencia del personal 021 debe enviarse a la dirección de Recursos Humanos antes del día doce de cada mes inclusive. 2. Los directores, jefes o coordinadores, deben reportar mensualmente la asistencia de los Servidores Públicos a su cargo de una manera eficiente, llenando el formato predeterminado por la Dirección de Recursos Humanos, de la siguiente manera: 2.1 Correspondiente al mes de: Mes que se reporta 2.2 Unidad administrativa: Unidad que reporta la asistencia 2.3 Códigos que se deben utilizar: X= Día de Trabajo I=Suspensión IGSS D= Descanso F= Feriado o Asueto S= Sábado D= Domingo V= Vacaciones. 2.4 Apellidos y nombres completo: de los Servidores Públicos reportados. 2.5 Días del mes: según los días que correspondan al mes reportado 2.6 Observaciones: En este apartado deben anotarse traslados internos, hacer énfasis en suspensiones, nuevos ingresos, bajas de personal y otras anotaciones relevantes en cuanto a asistencia de su personal. 2.7 El listado de asistencia debe llevar la firma original del Director, Jefe o coordinador. 2.8 Sello: debe llevar el sello de la Unidad Administrativa. 3. Únicamente se incluirán en nómina los servidores que hayan firmado previamente su contrato. 16

19 4. No se realizara pago del Servidor Público que no sea reportado en la asistencia mensual. 5. Cada Ingreso, egreso, suspensión o alta de IGSS, y/o descuento, debe realizarse con un documento que justifique el mismo. 6. El Jefe de Gestión de Personal, deberá proveer al Jefe de nóminas listado de nuevos ingresos de personal, así como las bajas de personal, que tengan lugar en el mes a trabajar. 7. La Asistente de Dirección de Recursos Humanos, debe trasladar fotocopia de Suspensiones y/o Altas al Patrono de IGSS. 8. En ausencia del Jefe de Nomina, el Jefe de Gestión de Personal aprueba la Nómina. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE NÓMINA 021 Responsable Paso Actividades Recepcionista de RRHH 1 Firma y sella de recibido el listado de asistencia del personal Registra en su control el listado de asistencia recibido y lo traslada al Analista de nómina 021. Analista de Nómina 3 Revisa los listados físicos con la nómina mensual. 4 Genera el reporte de verificación de colegiados activos, y opera los que correspondan. 5 Aplica los descuentos que correspondan (Descuentos Judiciales, ISR, IGSS) Jefe de Nómina 6 Liquida la nómina (es una revisión exhaustiva de los pagos a realizarse) 7 Aprueba la nómina en el sistema Guatenómina. 8 Genera los productos (Orden de Compra, Resumen Programático, Detalle de Depósitos Monetarios y la nómina) 9 Genera el CUR de Pago y lo envía a Sicoin 10 Imprime la nómina, orden de compra y oficio y lo traslada para visto bueno del Director de Recursos Humanos Director de RRHH 11 Firma los documentos (Orden de Compra y Oficio) y envía al Secretario de Bienestar Social Secretario de Bienestar Social 12 Firma los documentos y los regresa a la Dirección de Recursos Humanos Analista de Nómina 13 Envía expediente de nómina a la Dirección Financiera Jefe de Nómina 14 Envía correo electrónico con los archivos adjuntos (Detalle de depósitos monetarios, nómina general y resumen programático) a la Dirección Financiera 17

20 Dirección Financiera 15 Aprueba el CUR de pago. Jefe de Nómina 16 Genera los archivos para bancos y los aprueba Tesorería Nacional 17 Genera el pago a Servidores Públicos. DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACION DE NÓMINA 021 RECEPCIÓN RRHH ANALISTA DE NÓMINA JEFE DE NÓMINA DIRECCION FINANCIERA DIRECTOR RRHH SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL TESORERIA NACIONAL Inicio Recibe listado de asistencia Registra en control de asistencia Revisa listados Genera reporte Aplica despuentos Liquida la nomina Aprueba la nómina Genera Documentos Imprime nómina y documentos Firma documentos Firma documentos Envía expediente Envía correo con archivos adjuntos Aprueba CUR Genera los archivos Genera los archivos Fin Fase 18

21 PROCEDIMIENTO #5 ELABORACION DE NÓMINA 029 Objetivo Garantizar que todos los contratistas que corresponden el renglón 029, se les haga efectivo la acreditación real por los Servicios Técnicos y Profesionales prestados a la institución. Marco Legal Artículo 70 de la Ley de Servicio Civil Decreto del Congreso de la República Políticas y Normas del Procedimiento 1. Únicamente se incluirán en nómina los contratistas que hayan firmado previamente su contrato. 2. La factura debe ir correctamente elaborada, debe llevar los siguientes datos. 2.1 Fecha de la Factura (Corresponde al último día hábil del mes a facturar) 2.2 Nombre de la Institución 2.3 Dirección completa de la Institución 2.4 Nit correcto de la Institución 2.5 Descripción de los servicios prestados, tipo de servicio prestado, período al que corresponde el pago. 2.6 Cantidad correcta en la factura. 2.7 Régimen en la SAT al que pertenece la persona que emite la factura. 2.8 Facturas Vigentes 3. Para pago de servicios prestados el interesado debe traer a la Dirección de Recursos Humanos lo siguiente: Informe mensual de las actividades realizadas de acuerdo a los términos de referencia del contrato, firmado de visto bueno de su superior (este último con esto respalda la acción a su entera conformidad), con la firma de la Secretaria de Bienestar Social, emitido con fecha del último día hábil del mes a pagar. Factura emitida con fecha del último día hábil del mes a pagar, por los servicios prestados. Una fotocopia de Constancia de ser colegiado activo (si corresponde). 4. Lo previsto en el numeral 2, debe enviarse a la Dirección de Recursos Humanos de acuerdo al calendario emitido previamente por esta misma Dirección. 5. La Dirección de Recursos Humanos solo ejecuta el pago de los servicios prestados, previo la aprobación de cumplimiento del Supervisor inmediato. 6. En ausencia del Jefe de Nomina, el Jefe de Gestión de Personal aprueba la Nómina. 19

22 DESARROLLO DEL PROCESO INGRESO DE CONTRATISTAS 029 Y ELABORACIÓN DE NÓMINA 029 Responsable Paso Actividades Analista de Personal 1 Entrega expediente con el respectivo contrato del personal bajo el renglón 029 al Analista de Nomina Analista de Nómina 2 Crea la ficha del empleado (asigna contrato, honorarios y descuentos correspondientes, Retención de IVA e ISR) en el sistema Guatenómina. Jefe de Nómina 3 Aprueba el número de contrato en la nómina 4 Genera compromiso presupuestario y Comprobante Único de Registro (CUR) de los contratos 5 Elabora orden de compra y oficio y los traslada para el visto bueno del Director de Recursos Humanos. Director de RRHH 6 Firma de visto bueno y regresa orden de compra y oficio a Jefe de Nomina Jefe de Nómina 7 Traslada a la Dirección Financiera orden de compra y oficio Dirección Financiera 8 Aprueba el CUR de Compromiso Contratista 9 Elabora factura, informe mensual, con la firma de su superior y lo traslada a la Dirección de Recursos Humanos. Analista de Nómina 10 Recibe la factura e informe y los traslada al Analista Personal Analista de Nómina 11 Revisa la factura e informe 12 Si está correcta se hace el tramite respectivo para el pago de honorarios correspondientes 13 Si está incorrecta la devuelve al contratista 14 Inicia proceso de liquidación de nomina 15 Ingresa las facturas de los honorarios al sistema Guatenóminas 16 Traslada las facturas al Jefe de Nóminas Jefe de Nómina 17 Aprueba la nómina 18 Genera el Cur y lo envía a Sicoin. 19 Genera los productos, (Orden de compra, resumen programático, detalle de depósitos monetarios y listado de empleados) 20 Elabora oficio y orden de compra y traslada al Director de RRHH para visto bueno Director de RRHH 21 Firma y Regresa al Analista de Nómina oficio y orden de Compra 20

23 Analista de Nómina 22 Conforma expediente de Nómina ( orden de compra facturas e informes correspondientes) y traslada al despacho Superior para el visto bueno Secretario de Bienestar Social 23 Firma de visto bueno y regresa a la Dirección de Recursos Humanos Jefe de Nómina 24 Traslada los archivos vía correo electrónico a la Dirección Financiera 25 Traslada los documentos a la Dirección Financiera para aprobación Dirección Financiera 26 Aprueban el CUR de pago. 27 Traslada copia del Cur aprobado al Jefe de nóminas. Jefe de Nómina 28 Genera y aprueba los archivos para bancos. Tesorería Nacional 29 Emite el pago 21

24 DIAGRAMA DE FLUJO INGRESO DE CONTRATISTAS 029 Y ELABORACIÓN DE NÓMINA 029 ANALISTA DE PERSONAL ANALISTA DE NÓMINA JEFE DE NÓMINA DIRECTOR RRHH DIRECCION FINANCIERA SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL CONTRATISTA TESORERIA NACIONAL Inicio Entrega expediente Crea ficha de empleado Aprueba numero de contrato Genera compromiso presupuestario y CUR Elabora orden de compra y oficio Firma Traslada Orden de compra y oficio Aprueba CUR Elabora Documentos Recibe factura e informe SI NO Realiza de nuevo Inicia proceso de liquidacion Ingresa facturas Traslada facturas Aprueba nómina Genera CUR Elabora oficio de orden de compra Firma Traslada documentos Firma Traslada archivos vía electrónica Recibe Aprueba CUR de pago Genera y aprueba Traslada copia de CUR Emite pago Fase Fin 22

25 PROCEDIMIENTO #6 ELABORACION DE NÓMINA 031 Objetivo Garantizar que a todos los servidores contratados bajo el renglón 031, se les haga efectivo la acreditación real por los servicios prestados a la institución. Marco Legal Decreto 1748 Del Congreso de la República Ley de Servicio Civil Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley de Servicio Civil Decreto del Congreso de la República Políticas y Normas del Procedimiento 1. Los directores, jefes o coordinadores, deben reportar mensualmente la asistencia de los servidores públicos, a su cargo de una manera eficiente, y reportar los nuevos ingresos de personal, así como el personal de baja de sus centros. Así mismo debe reportar los traslados del personal y las bajas. 2. Los directores, jefes o coordinadores, deben reportar mensualmente la asistencia de los Servidores Públicos a su cargo de una manera eficiente, llenando el formato predeterminado por la Dirección de Recursos Humanos, de la siguiente manera: 2.1 Correspondiente al mes de: Mes que se reporta 2.2 Unidad administrativa: Unidad que reporta la asistencia 2.3 Códigos que se deben utilizar: X= Día de Trabajo I=Suspensión IGSS D= Descanso F= Feriado o Asueto S= Sábado D= Domingo V= Vacaciones. 2.4 Apellidos y nombres: de los Servidores Públicos reportados. 2.5 Días del mes: según los días que correspondan al mes reportado 2.6 En el Apartado de observaciones deben anotarse traslados internos, hacer énfasis en suspensiones, nuevos ingresos, bajas de personal y otras anotaciones relevantes en cuanto a asistencia de su personal. 2.7 El listado de asistencia debe llevar la firma original del Director, Jefe o coordinador. 3. El reporte de Asistencia debe llevar el sello de la Unidad Administrativa. 23

26 4. El listado de asistencia del personal 031 debe enviarse a la Dirección de Recursos Humanos antes del día doce de cada mes inclusive. 5. El listado de asistencia debe llevar la firma original del Director, Jefe o coordinador. 6. Únicamente se incluirán en nómina los servidores que hayan firmado previamente su contrato. 7. Cada Ingreso, egreso, suspensión o alta de IGSS, y/o descuento, debe realizarse con un documento que justifique el mismo. 8. El Jefe de Gestión de Personal, deberá proveer al Jefe de nóminas listado de nuevos ingresos de personal, así como las bajas de personal, que tengan lugar en el mes a trabajar. 9. La Asistente de Dirección de Recursos Humanos, debe trasladar fotocopia de Suspensiones y/o Altas al Patrono de IGSS. 10. En ausencia del Jefe de Nomina, el Jefe de Gestión de Personal aprueba la Nómina. Responsable DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE NÓMINA 031 Paso Actividades Recepcionista de RRHH 1 Firma y sella de recibido el listado de asistencia Analista de Nómina 2 Revisa los listados e ingresa a los empleados a la nómina mensual. 3 Revisa y opera las altas y bajas por suspensiones del IGSS. 4 Aplica los descuentos correspondientes al Bantrab, Descuentos Judiciales e ISR. 5 Revisa la nómina en su totalidad 6 Cierra y genera la nómina mensual. 7 Traslada la nómina en forma electrónica a Jefe de Nómina para su revisión y aprobación Jefe de Nómina 8 Revisa y da el visto bueno a la nómina 031 Analista de nómina 9 Imprime la nómina, reporte de asistencia integrado y resumen. Departamento de 10 Asigna un número de pedido que corresponda a la nómina 031. Compras Analista de Nómina 11 Elabora el pedido, oficio y el resumen de planilla ya traslada a Jefe de Nomina para Visto Bueno. Jefe de Nómina 12 Firma de visto Bueno nómina y documentos y traslada al Director de RRHH Director de RRHH 13 Firma de visto bueno la nómina y demás documentos Secretario de Bienestar Social 14 Firma de visto bueno la nómina y demás documentos y regresa a la Dirección de Recursos Humanos Analista de Nómina 15 Traslada la nómina impresa a la Dirección Financiera 24

27 16 Envía de forma electrónica la nómina a la Unidad de Tesorería. DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE NÓMINA 031 RECEPCION RRHH ANALISTA DE NÓMINA JEFE DE NÓMINA DEPARTAMENTO DE COMPRAS DIRECTOR RRHH SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL DIRECCION FINANCIERA UNIDAD DE TESORERIA Inicio Recibe listado de asistencia Revisa los listados de asistencia Opera altas y bajas Aplica descuentos Revisa nómina Cierra y genera nomina mensual Envía nómina Revisa y da visto bueno Imprime nomina Asigna numero de pedido Elabora documentos Firma Firma Firma Traslada nomina Recibe Envía de forma electrónica nómina Recibe Fase Fin 25

28 PROCEDIMIENTO# 7 PAGO DE PRESTACIONES LABORALES Objetivo Establecer la metodología a emplear para el pago de Prestaciones e Indemnización para ex Servidores de la Secretaría de Bienestar Social y dar con esto cumplimiento a los derechos que la Ley de Servicio Civil les otorga. Marco Legal Constitución Política de la República Decreto 1748 Del Congreso de la República Ley de Servicio Civil Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley de Servicio Civil Ley de Salarios de la Administración Pública Acuerdo gubernativo Artículos 1, 2 y 3 del Decreto del Congreso de la República Artículos 1, 2 y 3 del Acuerdo Gubernativo Resolución No ONSEC Políticas y Normas del Procedimiento 1. Motivos para el pago de Prestaciones dependiendo el caso: Renuncia, abandono, remoción, rescisión de contrato, destitución, finalización de contrato, invalidez cuando fuera absoluta, por jubilación y derechos post mortem 2. Para iniciar el trámite de pago de prestaciones laborales e indemnización se debe cumplir el siguiente proceso: 2.1 Se notifica a la persona interesada la acción de personal. 2.2 Consultar si debe realizar reintegro a favor del Estado. (Ver procedimiento No. 30) 2.3 Llenar el formulario FORMA TNCM-04 Inventario De Cuentas, para registro de la cuenta monetaria, se sugiere que registre la misma cuenta que tiene en BANRURAL. a) Presentar original y 2 fotocopias del formulario en el 1er. Nivel del Edificio del Ministerio de Finanzas Públicas. Deberá adjuntar fotocopia de su DPI y del número de identificación tributaria (NIT). b) Presentar a Recursos Humanos de esta Secretaría, fotocopia del formulario con sello Original de la Tesorería Nacional. 2.4 Trámite De Solvencia: (El formato lo proporciona la Dirección de Recursos Humanos). El trámite es personal con la Sección de Inventarios y Tesorería, donde llenan, firman y sellan dicho documento. 3. Conforme a lo solicitado se le asiste el pago de las siguientes prestaciones post mortem: 26

29 SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESICENCIA DE Póstuma: Por una cantidad equivalente a un mes de salario o sueldo por cada año de servicios continuos o discontinuos prestados por la causante. Este derecho en ningún caso excederá de cinco meses de sueldos o salarios. Gastos Funerarios: En caso de muerte, la familia tiene el derecho al pago de los funerales hasta la suma que resulte mayor entre Q2, (Dos mil quetzales) y el monto de los dos últimos sueldos o salarios mensuales devengados por el causante. Vacaciones: Por los días que le quedaron pendientes de disfrutar durante el año anterior; y, en forma proporcional, a lo laborado del año en curso, sin exceder más de dos periodos de vacaciones. Aguinaldo y Bono Vacacional: En forma proporcional, por los servicios prestados por la causante durante el año de labores que corresponde. Bonificación Anual: Un período completo, correspondiente del 1 de julio de un año al 30 de junio del año siguiente, siempre que se encuentre pendiente de pago; y/o en forma proporcional por lo laborado por la causante. Salario: Por los días efectivamente laborados por la causante. 4. La familia del servidor tiene derecho al pago de los funerales y sus hijos menores de edad con impedimento físico, su cónyuge y los padres que dependían de él (ella), a recibir en total una suma equivalente a un mes de salario por cada año de servicios continuos o discontinuos, derecho que no excederá de 5 meses, que se podrá pagar por mensualidades y cesará cuando el IGSS cubra estas prestaciones por un monto igual o superior, en la parte proporcional, si fuere parcial. 5. Procedimiento de Pago de los Derechos Post Mortem, el interesado debe presentar solicitud de pago en hoja de papel simple en la Oficina Nacional de Servicio Civil, acompañando los siguientes documentos: Constancia Laboral de los servicios prestados por el causante. Record de vacaciones disfrutadas durante la relación laboral con detalle de fechas que fueron disfrutadas y el año al que correspondieron Certificación de la partida de defunción extendida por el RENAP Certificación de la partida de Matrimonio o de la unión de hecho legalmente declarado extendida por el RENAP Certificación de las partidas de nacimiento de los hijos procreados con el causante extendida por el RENAP En caso que el solicitante sea un hermano deberá presentar certificación de su partida de nacimiento extendida por el RENAP Factura que acredite que el solicitante efectuó los gastos de funeral reclamados. En caso que el solicitante sea el Padre o Madre además de los documentos anteriores deberán presentar partida de nacimiento del servidor fallecido y declaración jurada prestada ante Notario, Gobernador Departamental o Alcalde Municipal donde conste que no dejó esposa, hijos menores o incapacitados, así como que los padres dependían económicamente del fallecido. La oficina Nacional de Servicio Civil revisará la solicitud y documentación y emitirá el dictamen correspondiente. 27

30 El expediente será enviado por la Oficina Nacional de Servicio Civil a la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia, para que continúe con el trámite y se efectúe el pago respectivo. 6. Principales Prescripciones que se presentan para el trámite de Expedientes de Prestaciones Laborales: Vacaciones: 3 meses, contados a partir de la fecha del cese de la relación laboral y la presentación de la solicitud de la Prestación. (Artículo 87 de la Ley de Servicio Civil). Aguinaldo: 3 meses, a partir de la fecha del 2º. Pago (mes de enero de cada año). Artículo 87 de la Ley de Servicio Civil. Bono Vacacional: 2 años a partir del momento en que debió hacerse efectivo el pago. Artículo 27 de la Ley de Salarios de la Administración Pública. Bonificación Anual: 2 años, a partir del momento en que debió hacerse efectivo el pago. Artículo 27 de la Ley de Salarios de la Administración Pública. Bono por antigüedad: 2 años, a partir de la fecha del cese de la relación laboral o del fallecimiento del trabajador. Artículo 8 del Bono por Antigüedad, Acuerdo gubernativo Salario: 2 años a partir del momento en que debió hacerse efectivo el pago. Artículo 27 de la Ley de Salarios de la Administración Pública. Indemnización: 3 meses, contados a partir del cese de la relación laboral. Artículo 87 de la Ley de Servicio Civil. Derechos Post-mortem: 3 meses contados a partir de la fecha de muerte del servidor público. Artículo 87 de la Ley de Servicio Civil. Gastos Funerarios: 3 meses, contados a partir de la muerte del (a) servidor (a) público (a). Artículo 87 de la Ley Servicio Civil. 7. Para solicitar resolución a la Junta Nacional de Servicio Civil, que corresponda al pago de Indemnización del ex servidor en caso de Destitución con causa justificada y casos no previstos, debe conformarse un expediente que debe contener lo siguiente: Solicitud de Prestaciones en Original firmada por el interesado y sellada de recibido en la Dirección de Recursos Humanos Record Laboral Fotocopia de DPI Fotocopia del carné de NIT o fotocopia del RTU Fotocopia certificada de todos los contratos y/o prorrogas de contratos que se le realizaron al ex servidor desde el inicio hasta que finalizó la relación laboral (renglones 021, 022 y 031) Fotocopia de la Rescisión de Contrato Fotocopia certificada de actas de toma de posesión y entrega del puesto (Renglones 011, 021 y 022) 28

31 8. Para el pago que corresponde por Sentencia Judicial el analista de nómina conforma el expediente correspondiente y lo traslada a la Dirección Financiera con los siguientes documentos: Fotocopia certificada de la Sentencia Judicial emitida por el Juzgado Boleta de liquidación conforme a la Sentencia Judicial Formulario de Registro de Cuenta Monetaria ante el Ministerio de Finanzas Públicas o Notificación de Inventario de Cuentas en línea (https//sicoin.minfin.gob.gt/sicoinweb/consultas/c aspx) Fotocopia de DPI Fotocopia de carné de NIT o fotocopia del RTU 9. Para enviar el expediente en caso de prestaciones laborales a la Dirección Financiera, para el respectivo pago de Aguinaldo, Bono 14 y Bono Vacacional del Renglón 031 se debe adjuntar los siguientes documentos: Providencia Resolución del Despacho Superior Boleta de liquidación Fotocopia del Acuerdo o Resolución que pone fin a la relación laboral y de su respectiva Cedula de Notificación Fotocopia de DPI Fotocopia de carné de NIT o fotocopia del RTU Fotocopia certificada de Solvencia Formulario de Registro de Cuenta Monetaria ante el Ministerio de Finanzas Públicas o Notificación de Inventario de Cuentas en línea (https//sicoin.minfin.gob.gt/sicoinweb/consultas/c aspx) Solicitud de Pedido 10. Para enviar el expediente a la Dirección Financiera, para el pago de Indemnización y Vacaciones, de acuerdo al renglón presupuestario asignado (Renglones 011, 021, 022 y 031) se deben adjuntar los siguientes documentos: Providencia Resolución del Despacho Superior Boleta de liquidación Fotocopia del Acuerdo o Resolución que pone fin a la relación laboral y de su respectiva Cedula de Notificación Fotocopia de DPI Fotocopia de carné de NIT o fotocopia del RTU Fotocopia certificada de Solvencia Formulario de Registro de Cuenta Monetaria ante el Ministerio de Finanzas Públicas o Notificación de Inventario de Cuentas en línea (https//sicoin.minfin.gob.gt/sicoinweb/consultas/c aspx) Solicitud de Pedido Record de vacaciones 29

32 Fotocopia de Contratos y/o prorrogas en los renglones 021, 022 y 031, y en el caso del renglón 011 se adjunta Acta de toma posesión y Entrega de puesto 11. Casos no previstos enviados a la Junta Nacional de Servicio Civil se envía el expediente conformado con la documentación de soporte para que ese Organo Colegiado se encuentre en condiciones de resolver. La Junta Nacional de Servicio Civil notifica a esta Secretaría la resolución emitida del expediente la cual formará parte de la documentación que el Departamento de Nómina trasladará a la Dirección Financiera con los siguientes documentos: Providencia Copia de DPI Copia de NIT o fotocopia del RTU Formulario de Registro de Cuenta Monetaria ante el Ministerio de Finanzas Públicas o Notificación de Inventario de Cuentas en línea (https//sicoin.minfin.gob.gt/sicoinweb/consultas/c aspx) Fotocopia certificada de la Solvencia Resolución emitida por la Junta Nacional de Servicio Civil Solicitud de pedido Boleta de liquidación Resolución del Despacho Superior 30

33 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Pago de Aguinaldo, Bono 14, Bono Vacacional, Vacaciones e Indemnización Renglones 031 Responsable Paso ACTIVIDAD Encargado de Archivo 1 Asigna número de baja al expediente del ex servidor Jefe de Gestión de 2 Notifica a la persona Personal Analista de Nómina 3 Notifica de forma verbal y hace entrega de los documentos para iniciar el proceso de pago. (Siguen pagos 4 y 7) Ex Servidor/Beneficiario 4 Gestiona su solvencia en el Departamento de Inventarios Depto. de Inventarios 5 Autoriza la solvencia del ex servidor Depto. de Tesorería 6 Opera la solvencia (sigue paso 9) Ex Servidor/Beneficiario 7 Gestiona su Registro de cuenta ante el Ministerio de Finanzas Públicas (FORMA TNCM-04 Inventario De Cuentas ) MFP 8 Registra la cuenta del ex servidor o beneficiario Recepcionista de RRHH 9 Firma y sella de recibido el registro de cuenta gestionado por el beneficiario o ex servidor y la solvencia traída por el departamento de Tesorería Analista de Personal 10 Elabora el récord de vacaciones, 11 Elabora cálculos para pago de prestaciones laborales, Analista de Nómina Vacaciones e indemnización, según corresponda a la acción de personal, solicitud de pedido y providencia. (Para el pago de Indemnización en los casos no previstos, Ver cuadro de casos no previstos) Conforma expediente Jefe de Nómina 13 Revisa los cálculos realizados y firma de visto bueno Director de RRHH 14 Firma de visto bueno Analista de Nómina 15 Elabora resolución y traslada al Secretario de Bienestar Social Secretario de Bienestar 16 Firma Resolución para el pago. Social Analista de Nómina 17 Envía expediente de pago de prestaciones a la Dirección Financiera 18 Archiva fotocopias firmadas de recibido y devuelve el expediente Dirección Financiera 19 Revisa y realiza el pago que corresponda Encargada de Archivo 20 Archiva el expediente Dirección Financiera 21 Traslada a la Dirección de Recursos Humanos el CUR de pago de las prestaciones laborales, vacaciones e indemnización Encargado de Archivo 22 Archiva el CUR de pago en el expediente y resguarda el mismo. 31

34 DIAGRAMA DE FLUJO PAGO DE AGUINALDO, BONO 14, BONO VACACIONAL, VACACIONES E INDEMNIZACION RENGLON 031 ENCARGADO DE ARCHIVO JEFE DE GESTION DE PERSONAL ANALISTA DE NOMINA EX SERVIDOR DEPTO DE INVENTARIOS DEPTO. DE TESORERIA MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS RECEPCION RRHH DIRECTOR ANALISTA DE PERSONAL SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIA DIRECCION FINANCIERA Inicio Asigna número al expediente Notifica Informa al ex servidor sobre tramites a realizar. Gestiona solvencia Gestiona Registro de Cuenta Autoriza solvencia Opera solvencia Registra Cuenta Recibe registro de cuenta Elabora Record de Vacaciones Efectúa cálculos Conforma Expediente Revisa y aprueba Elabora Resolución Firma Firma Traslada Expedient e Revisa y realiza pago Archiva. Recibe Fase Fin 32

35 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Pago de Aguinaldo, Bono 14, Bono Vacacional Renglones 011, 021 y 022 Responsable Paso ACTIVIDAD Encargado de Archivo 1 Asigna número de baja al expediente del ex servidor Jefe de Gestión de 2 Notifica a la persona Personal Analista de Nómina 3 Notifica de forma verbal y hace entrega de los documentos para iniciar el proceso de pago. (Siguen pagos 4 y 7) Ex Servidor/Beneficiario 4 Gestiona su solvencia en el Departamento de Inventarios Depto. De Inventarios 5 Autoriza la solvencia del ex servidor Depto. de Tesorería 6 Opera la solvencia Recepcionista de RRHH 7 Firma y sella de recibido solvencia traída por el departamento de Tesorería Analista de acciones de personal 8 Elabora y Traslada movimiento de personal 011 Y 022 al Analista de Nomina (En el caso del Renglón 021 debe adjuntarse Acta y Resolución) 9 Opera en Sistema de Guatenominas Dicho movimiento Analista de Nómina 10 Verifica que el expediente personal cuente con la solvencia correspondiente. 11 Efectúa los cálculos correspondientes de Aguinaldo, Bono 14, Bono Vacacional y lo ingresa al Sistema Guatenominas 12 Imprime comprobante de pago que se genera en Guatenominas y se archiva en el Expediente Personal Jefe de Nóminas 13 Revisa los cálculos y aprueba en el sistema de Guatenominas 14 Liquida Nomina Adicional y genera Productos elabora oficio y traslada al Director de Recursos Humanos para su visto bueno Director de RRHH 15 Firma de visto bueno Jefe de Nómina 16 Traslada Nomina al Secretario de Bienestar Social para la Firma Secretario de Bienestar 17 Devuelve Nomina a la Dirección de Recursos Humanos Social Analista de Nómina 18 Traslada nomina a la Dirección Financiera para la aprobación del Comprobante único de registro (CUR) de pago Dirección Financiera 19 Emite copia de Comprobante Único de Registro (CUR) de pago a la Dirección de Recursos Humanos. 33

36 DIAGRAMA DE FLUJO PAGO DE AGUINALDO, BONO 14, BONO VACACIONAL RENGLONES 011, 021 Y 022 ENCARGADO DE ARCHIVO JEFE DE GESTION DE PERSONAL ANALISTA DE NOMINA EX SERVIDOR MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS RECEPCION RRHH ANALISTA DE ACCIONES DE PERSONAL DIRECTOR SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL JEFE DE NOMINA DIRECCION FINANCIERA DEPTO DE INVENTARIOS DEPTO DE TESORERIA Inicio Informa al ex Asigna número al expediente Notifica servidor sobre tramites a Gestiona solvencia Autoriza solvencia Opera solvencia realizar. Gestiona Registro de Cuenta Registra la Recibe registro cuenta de cuenta Elabora record de vacaciones Conforma Expediente Revisa Firma Elabora resolución Firma Entrega expediente de vacaciones e idemnicacion Archiva Revisa y ejecuta fotocopia pago Archiva expediente Traslada CUR de pago Archiva CUR Fin Fase 34

37 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Pago de Vacaciones e Indemnización Renglones 011, 021 y 022 Responsable Paso ACTIVIDAD Encargado de Archivo 1 Asigna número de baja al expediente del ex servidor Jefe de Gestión de 2 Notifica a la persona Personal Analista de Nomina 3 Notifica de forma verbal y hace entrega de los documentos para iniciar el proceso de pago. (Siguen pagos 4 y 7) Ex Servidor/Beneficiario 4 Gestiona su solvencia en el Departamento de Inventarios Depto. de Inventarios 5 Autoriza la solvencia del ex servidor Depto. de Tesorería 6 Opera la solvencia (sigue paso 9) Ex Servidor/Beneficiario 7 Gestiona su Registro de cuenta ante el Ministerio de Finanzas Públicas MFP 8 Registra la cuenta del ex servidor o beneficiario sicoin web- Recepcionista de RRHH 9 Firma y sella de recibido el registro de cuenta gestionado por el beneficiario o ex servidor y la solvencia traída por el departamento de Tesorería Analista de Personal 10 Elabora record de vacaciones Analista de Nómina 11 Elabora solicitud de pedido y providencia. (Para el pago de Indemnización en los casos no previstos, Jubilación y destitución ver cuadro de Casos no Previstos ) Analista de Nómina 12 Conforma expediente Jefe de Nómina 13 Revisa los cálculos realizados y firma de visto bueno Director de RRHH 14 Firma de Visto Bueno Analista de Nómina 15 Elabora resolución y traslada al Secretario de Bienestar Social para Visto Bueno Secretario de Bienestar 16 Firma Resolución para el pago. Social Analista de Nómina 17 Envía expediente de Vacaciones e Indemnización a la Dirección Financiera Analista de Nómina 18 Archiva fotocopias firmadas de recibido y devuelve el expediente Dirección Financiera 19 Revisa y realiza el pago que corresponda Encargada de Archivo 20 Archiva el expediente Dirección Financiera 21 Traslada a la Dirección de Recursos Humanos el CUR de pago de vacaciones e indemnización Encargado de Archivo 22 Archiva el CUR de pago en el expediente y resguarda el mismo. 35

38 DIAGRAMA DE FLUJO PAGO DE VACACIONES E INDEMNIZACIÓN RENGLONES 011, 021 Y 022 ENCARGADO DE ARCHIVO JEFE DE GESTION DE PERSONAL ANALISTA DE NOMINA EX SERVIDOR MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS RECEPCION RRHH DIRECTOR SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL JEFE DE NOMINA DIRECCION FINANCIERA DEPTO DE INVENTARIOS DEPTO DE TESORERIA Inicio Asigna número al expediente Notifica Informa al ex servidor sobre tramites a realizar. Gestiona solvencia Autoriza solvencia Opera solvencia Gestiona Registro de Cuenta Registra la cuenta Recibe registro de cuenta Elabora record de vacaciones Conforma Expediente Revisa Elabora resolución Firma Firma Entrega expediente de vacaciones e idemnicacion Archiva fotocopia Revisa y ejecuta pago Archiva expediente Traslada CUR de pago Archiva CUR Fase Fin 36

39 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Pago de indemnización Casos no Previstos Responsable Paso Actividades Encargado de Archivo 1 Asigna número de baja al expediente del ex servidor Jefe de Gestión de 2 Notifica a la persona Personal Analista de Nómina 3 Notifica de forma verbal de los documentos y trámites que debe realizar para iniciar el proceso de pago. (Siguen pagos 4 y 7) Ex Servidor/Beneficiario 4 Realiza su Solicitud de Indemnización por escrito 5 Gestiona su solvencia en el Departamento de Inventarios Depto. de Inventarios 6 Autoriza la solvencia del ex servidor Depto. de Tesorería 7 Opera la solvencia (sigue paso 9) Ex Servidor/Beneficiario 8 Gestiona su Registro de cuenta ante el Ministerio de Finanzas Públicas MFP 9 Registra la cuenta del ex servidor o beneficiario sicoin web- Recepcionista de RRHH 10 Firma y sella de recibido el registro de cuenta gestionado por el beneficiario o ex servidor y la solvencia traída por el departamento de Tesorería Analista de Nómina 11 Conforma expediente para envío a la Junta Nacional de Servicio Civil para que ese Organo Colegiado resuelva de acuerdo a la documentación enviada 12 Elabora la providencia de envío para la Junta Nacional de Servicio Civil. Junta Nacional de Servicio Civil 13 Se pronuncia al respecto, notifica al interesado y envía a esta Secretaría la Resolución para continuar con el trámite. Si la resolución fuera sin lugar se archiva en el expediente. Analista de Nómina 14 Si la resolución es con lugar conforma expediente para enviar a la Dirección Financiera Jefe de Nómina 15 Revisa los cálculos realizados por analista y firma de Visto bueno. Director de Recursos 16 Firma de Visto Bueno Humanos Analista de Nómina 17 Elabora resolución y traslada al Secretario de Bienestar Social Secretario de Bienestar 18 Firma Resolución para pago Social Analista de Nómina 19 Envía expediente de pago de casos no previstos a la Dirección 37

40 Financiera Analista de Nómina 20 Archiva fotocopia firmadas de recibido de la Dirección Financiera y devuelve el expediente Dirección Financiera 21 Revisa y realiza el pago que corresponda Encargada de Archivo 22 Archiva el expediente Dirección Financiera 23 Traslada a la Dirección de Recursos Humanos el CUR de pago de las prestaciones laborales, vacaciones e indemnización Encargado de Archivo 24 Archiva el CUR de pago en el expediente y resguarda el mismo. DIAGRAMA DE FLUJO PAGO DE INDEMNIZACION EN CASOS NO PREVISTOS ENCARGADO DE ARCHIVO JEFE DE GESTION DE PERSONAL ANALISTA DE NOMINA EX SERVIDOR DEPTO DE INVENTARIOS DEPTO DE TESORERIA MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS RECEPCION RRHH JUNTA NACIONAL Inicio Asigna número al expediente Notifica Informa al ex servidor sobre tramites a realizar. Solicita Indemnización Gestiona solvencia Autoriza solvencia Opera solvencia Gestiona Registro de Cuenta Registra la cuenta Recibe registro de cuenta Conforma Expediente Elabora providencia de envío Elabora providencia de envío Fin Fase 38

41 ANEXOS REQUERIMIENTO DE PAPELERIA RENGLÓN 011 REQUERIMIENTO DE PAPELERIA PARA EXPEDIENTE No. DOCUMENTACION SI NO NO APLICA 1 CURRICULUM 2 FOTOCOPIA DE DPI 3 FOTOCOPIA AFILIACION AL IGSS 4 FOOCOPIA DE TARJETA DE NIT 5 FOTOCOPIA DE REGISTRO TRIBUTARIO UNIFICADO (RTU) 6 BOLETO DE ORNATO 7 CUENTA BANCARIA DE DEPOSITOS MONETARIOS (BANRURAL) 8 RECIBO DE AGUA, LUZ O TELEFONO ( Solo p/ Seguro de Vida) 9 DECLARACION JURADA PATRIMONIAL (PROBIDAD ) 10 CONSTANCIA TRANSITORIA DE INEXISTENCIA DE RECLAMACION DE CARGOS (FINIQUITO) 11 CONSTANCIA DE ESTUDIOS DEBIDAMENTE CONFRONTADO 12 COLEGIADO ACTIVO 13 CONSTANCIAS DE CAPACITACIONES RECIBIDAS 14 CONSTANCIAS LABORALES 15 REFERENCIAS PERSONALES 16 ANTECEDENTES PENALES RECIENTES EN ORIGINAL 17 ANTECEDENTES POLICIACOS RECIENTES EN ORIGINAL 18 BOLETA DE REGISTRO O ACTUALIZACIÓN DE DATOS (CONTRALORIA GENERAL) NOTA: LAS FOTOCOPIAS DEBEN SER LEGIBLES EN CASO DE NO CUMPLIR, EXONERO A ESTA SECRETARIA DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD. 39

42 REQUERIMIENTO DE PAPELERIA SUBGRUPO 018 PROFESIONALES REQUERIMIENTO DE PAPELERIA PARA EXPEDIENTE No. DOCUMENTACION SI NO NO APLICA 1 CURRICULUM 2 FOTOCOPIA DE DPI 3 FOTOCOPIA DE TARJETA DE NIT 4 FOTOCOPIA DE REGISTRO TRIBUTARIO UNIFICADO (RTU) 5 BOLETO DE ORNATO 6 CUENTA BANCARIA DE DEPOSITOS MONETARIOS (BANRURAL) 7 INVENTARIO DE CUENTA BANCARIA 8 FIANZA DE FIDELIDAD 9 CONSTANCIA DE ESTUDIOS 10 COLEGIADO ACTIVO 11 CONSTANCIAS DE CAPACITACIONES RECIBIDAS 12 CONSTANCIAS LABORALES 13 REFERENCIAS PERSONALES 14 ANTECEDENTES PENALES RECIENTES EN ORIGINAL 15 ANTECEDENTES POLICIACOS RECIENTES EN ORIGINAL 16 BOLETA DE REGISTRO O ACTUALIZACION DATOS ( CONTRALORÍA GENERAL) 17 SOLVENCIA FISCAL REGULADA NOTA: LAS FOTOCOPIAS DEBEN SER LEGIBLES EN CASO DE NO CUMPLIR, EXONERO A ESTA SECRETARIA DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD. REQUERIMIENTO DE PAPELERIA SUBGRUPO 018 TECNICOS REQUERIMIENTO DE PAPELERIA PARA EXPEDIENTE No. DOCUMENTACION SI NO NO APLICA 1 CURRICULUM 2 FOTOCOPIA DE DPI 3 FOTOCOPIA DE TARJETA DE NIT 4 FOTOCOPIA DE REGISTRO TRIBUTARIO UNIFICADO (RTU) 5 BOLETO DE ORNATO 6 CUENTA BANCARIA DE DEPOSITOS MONETARIOS (BANRURAL) 7 INVENTARIO DE CUENTA BANCARIA 8 FIANZA DE FIDELIDAD 9 CONSTANCIA DE ESTUDIOS 10 CONSTANCIAS DE CAPACITACIONES RECIBIDAS 11 CONSTANCIAS LABORALES 12 REFERENCIAS PERSONALES 13 ANTECEDENTES PENALES RECIENTES EN ORIGINAL 14 ANTECEDENTES POLICIACOS RECIENTES EN ORIGINAL 15 BOLETA DE REGISTRO O ACTUALIZACIÓN DE DATOS ( CONTRALORÍA GENERAL) 16 SOLVENCIA FISCAL REGULADA NOTA: LAS FOTOCOPIAS DEBEN SER LEGIBLES EN CASO DE NO CUMPLIR, EXONERO A ESTA SECRETARIA DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD. 40

43 REQUERIMIENTO DE PAPELERIA RENGLÓN 021 REQUERIMIENTO DE PAPELERIA PARA EXPEDIENTE No. DOCUMENTACION SI NO NO APLICA 1 CURRICULUM 2 FOTOCOPIA DE DPI 3 FOTOCOPIA AFILIACION AL IGSS 4 FOTOCOPIA DE TARJETA DE NIT 5 FOTOCOPIA DE REGISTRO TRIBUTARIO UNIFICADO (RTU) 6 BOLETO DE ORNATO 7 CUENTA BANCARIA DE DEPOSITOS MONETARIOS (BANRURAL) 8 RECIBO DE AGUA, LUZ O TELEFONO (solo para Seguro de Vida) 9 DECLARACION JURADA PATRIMONIAL (PROBIDAD ) 10 CONSTANCIA TRANSITORIA DE INEXISTENCIA DE RECLAMACION DE CARGOS (FINIQUITO) 11 CONSTANCIA DE ESTUDIOS 12 CEDULA DOCENTE (Sólo para maestras) 13 COLEGIADO ACTIVO 14 CONSTANCIAS DE CAPACITACIONES RECIBIDAS 15 CONSTANCIAS LABORALES 16 REFERENCIAS PERSONALES 17 ANTECEDENTES PENALES RECIENTES EN ORIGINAL 18 ANTECEDENTES POLICIACOS RECIENTES EN ORIGINAL 19 BOLETA DE REGISTRO DE DATOS ( CONTRALORÍA GENERAL) NOTA: LAS FOTOCOPIAS DEBEN SER LEGIBLES EN CASO DE NO CUMPLIR, EXONERO A ESTA SECRETARÍA DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD. REQUERIMIENTO DE PAPELERIA RENGLÓN 022 REQUERIMIENTO DE PAPELERIA PARA EXPEDIENTE No. DOCUMENTACION SI NO NO APLICA 1 CURRICULUM 2 FOTOCOPIA DE DPI 3 FOTOCOPIA AFILIACION AL IGSS 4 FOOCOPIA DE TARJETA DE NIT 5 FOTOCOPIA DE REGISTRO TRIBUTARIO UNIFICADO (RTU) 6 BOLETO DE ORNATO CUENTA BANCARIA DE DEPOSITOS MONETARIOS (BANRURAL) 8 RECIBO DE AGUA, LUZ O TELEFONO ( Solo p/ Seguro de Vida) 9 DECLARACION JURADA PATRIMONIAL (PROBIDAD ) 10 CONSTANCIA TRANSITORIA DE INEXISTENCIA DE RECLAMACION DE CARGOS (FINIQUITO) 11 CONSTANCIA DE ESTUDIOS 12 COLEGIADO ACTIVO 13 CONSTANCIAS DE CAPACITACIONES RECIBIDAS 14 CONSTANCIAS LABORALES 15 REFERENCIAS PERSONALES 16 ANTECEDENTES PENALES RECIENTES EN ORIGINAL 17 ANTECEDENTES POLICIACOS RECIENTES EN ORIGINAL 18 BOLETA DE REGISTRO O ACTUALIZACIÓN DE DATOS (CONTRALORIA GENERAL) 19 SOLVENCIA FISCAL REGULADA NOTA: LAS FOTOCOPIAS DEBEN SER LEGIBLES EN CASO DE NO CUMPLIR, EXONERO A ESTA SECRETARIA DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD. 41

44 REQUERIMIENTO DE PAPELERIA RENGLÓN 029 SERVICIOS PROFESIONALES REQUERIMIENTO DE PAPELERIA PARA EXPEDIENTE No. DOCUMENTACION SI NO NO APLICA 1 CURRICULUM 2 FOTOCOPIA DE DPI 3 FOTOCOPIA DE REGISTRO TRIBUTARIO UNIFICADO (RTU) 4 BOLETO DE ORNATO CUENTA BANCARIA DE DEPOSITOS MONETARIOS (BANRURAL) 6 INVENTARIO DE CUENTA BANCARIA 7 FIANZA DE FIDELIDAD 8 DECLARACION JURADA NOTARIAL 9 CONSTANCIA DE ESTUDIOS 10 COLEGIADO ACTIVO 11 CONSTANCIAS DE CAPACITACIONES RECIBIDAS 12 CONSTANCIAS LABORALES 13 REFERENCIAS PERSONALES 14 ANTECEDENTES PENALES RECIENTES EN ORIGINAL 15 ANTECEDENTES POLICIACOS RECIENTES EN ORIGINAL 16 BOLETA DE REGISTRO O ACTUALIZACIÓN DE DATOS ( CONTRALORÍA GENERAL) 17 SOLVENCIA FISCAL REGULADA NOTA: La documentación debe venir en orden según listado, en folder manila tamaño oficio con gancho, las fotocopias deben ser legibles. REQUERIMIENTO DE PAPELERIA RENGLÓN 029 SERVICIOS TECNICOS REQUERIMIENTO DE PAPELERIA PARA EXPEDIENTE No. DOCUMENTACION SI NO NO APLICA 1 CURRICULUM 2 FOTOCOPIA DE DPI 3 FOTOCOPIA TARJETA DE NIT 4 FOTOCOPIA DE REGISTRO TRIBUTARIO UNIFICADO (RTU) 5 BOLETO DE ORNATO CUENTA BANCARIA DE DEPOSITOS MONETARIOS (BANRURAL) 7 INVENTARIO DE CUENTA BANCARIA 8 DECLARACIÓN JURADA NOTARIAL 9 FIANZA DE FIDELIDAD 10 CONSTANCIA DE ESTUDIOS 11 CONSTANCIAS DE CAPACITACIONES RECIBIDAS 12 CONSTANCIAS LABORALES 13 REFERENCIAS PERSONALES 14 ANTECEDENTES PENALES RECIENTES EN ORIGINAL 15 ANTECEDENTES POLICIACOS RECIENTES EN ORIGINAL 16 BOLETA DE REGISTRO O ACTUALIZACIÓN DE DATOS ( CONTRALORÍA GENERAL) 17 SOLVENCIA FISCAL REGULADA NOTA: LAS FOTOCOPIAS DEBEN SER LEGIBLES EN CASO DE NO CUMPLIR, EXONERO A ESTA SECRETARIA DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD. 42

45 REQUERIMIENTO DE PAPELERIA RENGLÓN 031 REQUERIMIENTO DE PAPELERIA PARA EXPEDIENTE No. DOCUMENTACION SI NO NO APLICA 1 CURRICULUM 2 FOTOCOPIA DE DPI 3 FOTOCOPIA AFILIACION AL IGSS 4 FOTOCOPIA DE TARJETA DE NIT 5 BOLETO DE ORNATO CUENTA BANCARIA DE DEPOSITOS MONETARIOS (BANRURAL) 7 RECIBO DE AGUA, LUZ O TELEFONO ( solo para el seguro de vida ) 8 CONSTANCIA DE ESTUDIOS 9 CEDULA DOCENTE (Sólo para maestras) 10 CONSTANCIAS DE CAPACITACIONES RECIBIDAS 11 CONSTANCIAS LABORALES 12 REFERENCIAS PERSONALES 13 ANTECEDENTES PENALES RECIENTES EN ORIGINAL 14 ANTECEDENTES POLICIACOS RECIENTES EN ORIGINAL 15 BOLETA DE REGISTRO O ACTUALIZACION DE DATOS (CONTRALORIA GENERAL) NOTA: LAS FOTOCOPIAS DEBEN SER LEGIBLES EN CASO DE NO CUMPLIR, EXONERO A ESTA SECRETARIA DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD. SOLICITUD DE CONSTANCIA DE EMPLEO 43

46 SOLICITUD DE GAFETES DE IDENTIFICACIÓN SOLICITUD DE CERTIFICADOS DEL IGSS 44

47 SOLVENCIA 45

48 FORMATO DE BOLETA DE LIQUIDACIÓN PARA REINTEGRO DE SUELDOS Y OTRAS PRESTACIONES 46

49 FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN GUARDERIA 47

50 48

51 49