DESPACHOS PROFESIONALES

Transcripción

1 DESPACHOS PROFESIONALES Asesoweb Profesional es una marca registrada incluido su logotipo. La información presentada en esta documentación está sujeta a cambios sin previo se reserva el derecho a modificar sin previo aviso la presente aplicación y todos los textos y documentación relacionada con ésta. Las pantallas presentadas en la documentación de este manual son orientativas y pueden no coincidir con la apariencia mostrada en su monitor. La información incluida en este manual pertenece íntegramente. Queda totalmente prohibida cualquier reproducción o copia sea total o parcial de este manual en cualquier tipo de soporte, sin la previa autorización por escrito Todas las marcas y logotipos citados en este manual pertenecen a su fabricante. Estos manuales están sujetos a las variaciones que sufran por la evolución de los programas, por lo que es necesario que se visualicen cada.vez que las aplicaciones sean modificadas. Cualquier modificación de IR datos, AL INDICE obliga a borrar los modelos de cualquier tipo generados y a grabar los nuevos para que tenga validez. Siendo responsabilidad del usuario el actuar de cualquier otro modo.

2 1.- CONCEPTOS BÁSICOS 2.- GESTION DATOS 2.1. Parámetros 2.2. Tablas Tipos de Clientes Zonas 2.3. Clientes Introducción Actividades Listados de Clientes 3.- LISTADO DE OBLIGACIONES 3.1. Obligaciones Trimestrales 3.2. Obligaciones Anuales 3.3. Cuadro de Obligaciones 4.- GESTIÓN DOCUMENTAL 4.1. Clases de Documentos 4.2. Documentación de los clientes Introducción Listados 5.- CONTACTOS 5.1. Tablas 5.2. Introducción de Contactos 6.- COMUNICACIONES Usuarios Correo Electrónico SMS 7.- AGENDA Tipos de Anotaciones Introducción de Anotaciones Listado de Anotaciones Borrado de Anotaciones

3 1.- CONCEPTOS BÁSICOS La aplicación "GESTIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES" pretende ser el inicio y el centro de las aplicaciones de ASESOWEB PROFESIONAL, S.L. Inicio, ya que es el lugar donde se introducen los clientes, y se determinan los programas en los que deben aparecer, y el centro, por ser el lugar que sirve de unión al resto de las aplicaciones para la integración. Todos los datos introducidos al dar de alta una empresa en esta aplicación son copiados íntegramente al resto de los programas que así hayan sido señalados; de igual forma cualquier modificación sobre los datos de un cliente, realizada en el mismo, afecta a todos los datos del mismo cliente situados en otras aplicaciones. Este concepto de modificaciones es de un solo sentido, es decir, lo datos modificados en "Gestión de Despachos Profesionales" afectan a todos los programas, las modificaciones introducidas en otra de las aplicaciones, solo le afectan a los datos de la misma, y no al resto. Mediante la integración con un editor de , se logra poder generar tanto individualmente como colectivamente, correos electrónicos para cualquier tipo de aviso o información: Así mismo si se tiene contratada la opción de SMS estos avisos e informaciones se pueden enviar directamente al teléfono móvil de sus clientes. La aplicación permite, además, la obtención de listados de clientes, sin importar la aplicación en la que se encuentren dados de alta, y restringir dichos listados por el tipo de cliente, la zona que se señale, o las obligaciones fiscales que tenga que cumplir. Por último, el programa permite llevar una agenda de tiempos, realizada con el fin de controlar cuanto se ha dedicado a cada cliente, permitiendo varios tipos de anotaciones, listados acotados por cliente, tipo de anotación, etc.

4 2.- GESTIÓN DATOS Parámetros Utilidad para definir el formato para los correos electrónicos. Y para crear el remitente de los SMS (11 dígitos) Texto de hasta 11 caracteres que aparecerán como cabecera de sus "SMS".

5 2. 2. Tablas La aplicación permite la creación de dos tipos de tablas, para la distinción de clientes. Estas tablas se denominan: Tipos de clientes y Tipos de zonas. Con ellas se pretende poder distinguir unos clientes de otros y agruparlos por elementos comunes, como son el tipo y la zona donde se encuentran Tipos de Clientes Los códigos introducidos para distinguir los tipos de clientes pueden ser alfanuméricos y admiten hasta 5 caracteres. Al acceder a " Tipos de Clientes" aparece una ventana (Ver Imagen1) Zonas Al acceder a la siguiente tabla, "Zonas", aparecerá una ventana (Ver Imagen2) Imagen1. Imagen2. El uso de estas tablas es voluntario, y no es necesaria su cumplimentación para el correcto uso de ésta u otras aplicaciones, por lo que no es necesario definir zonas o tipos de clientes, si así se estima.

6 2. 3. Clientes Al pulsar en el apartado "Clientes" aparece la ventana que va a servir para las altas, bajas y modificaciones de los clientes del despacho. Además de servir como nexo de unión para las distintas aplicaciones para los clientes. La primera pantalla que aparece es una tabla de registros, donde se pueden ver todos los clientes que se encuentran de alta en la aplicación. La aplicación sitúa el cursor en el primer campo para dar un alta nueva, y además le asigna el número siguiente al último introducido; dicho campo es modificable con tan solo pulsar sobre el mismo. En este apartado, en el caso de alta, tan solo se debe introducir el nombre o razón social y el nombre comercial. En caso de baja, bastará con situarse sobre el registro y pulsar F Introducción Se puede observar, así mismo, en la imagen, las pestañas que forman parte de esta ventana y que dan acceso a un conjunto de datos. Para moverse a través de las mismas bastará, bien con completar los datos de la pestaña anterior, bien pulsando las teclas AvPag o RePag para adelantar o retrasar la situación de las mismas. Una vez completados los datos necesarios para la relación, la aplicación abre la pestaña denominada " Datos Generales" donde se pueden cumplimentar los datos relativos a domicilio, datos fiscales, datos bancarios, representantes y tipo de cliente, tal y como se puede comprobar en la imagen siguiente:

7 Los datos de la dirección reúnen campos autocompletables, como son el tipo de vía o la población y provincia desde el código postal, y datos normales como son el resto de los que aparecen. En los datos fiscales, en primer lugar se ha de determinar el tipo de empresa, que depende de la personalidad de la misma, y que en base a la misma determinados datos pueden desaparecer, tales como la fecha de constitución, en caso de tratarse de personas físicas. A la hora de efectuar la introducción del N.I.F. la aplicación realiza una comprobación de los datos introducidos, proponiendo la introducción de los dígitos de control previstos por la Administración en caso de que existiese error. El campo de Delegación y Administración es autocompletable. En los datos de la actividad principal, en primer lugar, se debe seleccionar el tipo de actividad de la que se trate, entre las opciones de empresarial, profesional, artistas o agrícola por medio de un campo de listado extensible. La determinación del tipo de actividad, abre la posibilidad de seleccionar o introducir directamente el epígrafe de dicha actividad a través la tabla de registros. La introducción de este dato nos autocompletará el nombre de la actividad y el CNAE.

8 Modificación de la grabación del número de teléfono en el resto de aplicaciones Al igual que ocurre con los datos bancarios, el número de teléfono sólo se introducirá en la ficha del cliente del resto de aplicaciones comunicadas con Despachos Profesionales cuando se produzca el alta del cliente. Si el cliente existiese con anterioridad no se transmitirá este dato. Se pueden insertar, posteriormente, los datos del representante si existiese, y por último determinar el tipo de cliente y la zona, en caso de que así se hubiesen definido en el apartado de tablas. Una vez completados los datos generales, la aplicación, o de forma manual, se debe trasladar al apartado " Otros datos" que mostrará la siguiente imagen: Esta pantalla tiene un carácter fundamental en relación a la integración de los datos de los clientes en las distintas aplicaciones, ya que se señalan los programas en los que se desea que se graben los datos introducidos del cliente, y se señala el código con el que ha de estar en los mismos, normalmente será el mismo que en la relación de clientes, pero puede tener numeraciones distintas para cada uno de los programas. Además la introducción en este apartado de los códigos del cliente, sirve para realización de traspasos de datos entre distintas aplicaciones, tales como los necesarios para impresión de modelos. Merece mención aparte el alta en la aplicación de contabilidad. En la aplicación de Contabilidad cada empresa es en sí una base de datos, por tanto, a la hora de dar de alta no cabe dar un número, sino una serie de tres caracteres, ya que lo que creará será una base de datos completa y no un registro dentro de una base de datos y a existente como en el resto de las aplicaciones.

9 Nuevo sistema de creación y copia de bases de datos contables El sistema de creación de bases de datos contables desde la ficha del cliente ha sido modificado para permitir una mayor facilidad de creación, así como una copia de datos correcta desde una base de datos de origen. Como primera medida que se ha tomado ha sido quitar la entrada de Copiar de de la ficha del cliente. Cuando se introduce el dato de una contabilidad y una vez se han grabado los datos la aplicación comprueba si existe alguna base de datos en contabilidad que tenga la denominación introducida en el cliente. En caso de existir una base de datos con la denominación indicada la aplicación procede a modificar los datos de Mantenimiento de Empresas de la base de datos de contabilidad, introduciendo los datos que se hayan incluido en la ficha. Este apartado, como de costumbre tiene la limitación de no cambiar la cuenta bancaria, y desde esta aplicación tampoco modifica el número de teléfono que exista introducido. Si la base de datos no existe, la aplicación abre una nueva ventana, que en un primer momento lo que hace es crear la base de datos en blanco (es decir, si ningún tipo de datos), por esta causa el proceso de apertura de la ventana puede sufrir un retraso de unos segundos. Una vez abierta la ventana se nos ofrecen tres opciones: Crear una base de datos en blanco Crear una base de datos con un Plan General Contable Estándar y unos datos básicos estándar Crear una base de datos copiando los datos desde otra base de datos En caso de optar por la primera opción, la aplicación completará los datos relativos al Mantenimiento de Empresas y dejará sin cumplimentar el resto de datos de la aplicación de contabilidad, por lo que se recomienda que una vez se haya accedido por primera vez a la misma se vaya al apartado de mantenimiento de empresas y se cumplimenten los datos de Tipo de Plan General Contable y número de dígitos de las subcuentas que son datos básicos para empezar a trabajar con la aplicación. En caso de optar por la opción de Plan General Contable Estándar y unos datos básicos estándar, la aplicación creará un Plan General Contable según el tipo seleccionado, unos parámetros básicos de la aplicación, varias series de asientos y un periodo contable coincidente con el año en que se haya creado la base de datos, con lo que se podrá empezar a trabajar sobre la contabilidad de una forma inmediata y luego ir completando los datos según las necesidades de cada despacho.

10 En caso de optar por la opción de Copiar de otra base de datos, la aplicación nos mostrará una entrada para seleccionar la base de datos de origen, y la opción de copiar sólo las tablas maestras. Una vez seleccionada la base de datos, la aplicación procederá a copiar de la base de datos de origen a la base de datos de destino, con la limitación de tablas maestras, si así se hubiese señalado. Por otra parte, en la parte superior derecha de la ventana, se encuentran las obligaciones fiscales que pueden tener los clientes introducidos. Al seleccionar el tipo de empresa se proponen las obligaciones básicas para ella, pudiendo ser complementadas o anuladas. La introducción correcta de estos datos permitirá la obtención de listados acotados por obligaciones fiscales, tal y como se puede comprobar en el apartado de "listados de obligaciones" de este mismo manual, y de los modelos de declaración oportunos. Se ha creado un sistema de gestión de fechas de alta, baja y último año de obligaciones anuales en la ficha del cliente. De esta forma cuando un cliente se da de baja, bien por dejar del despacho, bien por baja en la actividad, no hay que darlo de baja en la aplicación de Despachos Profesionales, si no que se pueden guardar sus datos y sus documentos en la aplicación. Para ello en la pestaña de otros datos tenemos el nuevo siguiente apartado: Estos datos son utilizados por la aplicación tanto en el propio apartado de clientes, como en la generación de los listados de obligaciones anuales y trimestrales. Así un cliente dado de alta el 15 de Abril de 2.010, aparecerá en los listados de obligaciones del segundo, tercer y cuarto trimestre del ejercicio 2.010, y en el listado de obligaciones anuales de dicho ejercicio y un cliente con igual fecha de baja aparecerá en los listados de obligaciones sólo del primer y segundo trimestre del ejercicio, no en el del tercero y cuarto y sí en el listado de obligaciones anual. Para facilitar la gestión de los clientes, en el caso de que existan muchos de ellos en situación de baja, se ha incluido en esta ficha una posibilidad de selección entre sólo los clientes de alta, sólo los clientes de baja o todos los clientes, gestionándose el listado en función de las fechas de alta y baja introducidas en el apartado anteriormente mencionado.

11 La situación predeterminada de este apartado será la de visualización de activos, por lo que no aparecerán aquellos que se encuentren de baja. Con el fin de mejorar el funcionamiento de la interrelación entre las distintas aplicaciones de los paquetes integrados de Asesoweb Profesional, se ha modificado y mejorado el apartado de "Programas Asesoweb" Entre las mejoras introducidas cabe destacar la posibilidad de seleccionar la base de datos de Renta en que se va a integrar al cliente a través de un botón F12 (desplegable) que nos mostrará un listado de las posibles bases de datos en la que integrarlo. Además se han incluido en el listado las aplicaciones de Gestión de Expedientes Administrativos y la nueva aplicación de Estimaciones, que viene a sustituir a las clásicas de Estimación Directa Simplificada y Estimación Objetiva por Módulos, que si bien aparecen en el listado actual serán eliminadas en futuras versiones, una vez se haya completado el proceso de traspaso de los datos de estas dos aplicaciones a nuestra nueva aplicación.

12 En la pestaña de Representantes se encuentran recogidos los representantes - firmantes de las distintas obligaciones fiscales. Cabe recordar que, como en cualquier otro lugar de las aplicaciones, al introducir el N.I.F. es comprobado por el programa, advirtiendo de posibles errores en la introducción. Los representantes son obligatorios para cualquier tipo de sociedad incluso las civiles. Esta pestaña se encuentra desglosada de la siguiente forma: Siguiendo el criterio de Asesoweb Profesional de convertir la aplicación de Despachos Profesionales en el centro de datos y documentos de clientes de cada despacho, se han incorporado a la ficha de clientes los datos societarios, que hasta ahora venían siendo utilizados en la aplicación de Impuesto de Sociedades y Cuentas Anuales y que tenían relación con la aplicación de Contabilidad General Como todos los datos referentes a este apartado ya han sido introducidos en la aplicación de Impuesto de Sociedades y Cuentas Anuales serán recogidos de la misma la primera vez que se acceda a esta versión 10 de la aplicación, y a partir de este momento podrán ser modificados directamente en esta aplicación. Les recordamos que como en todos los apartados de despachos los cambios introducidos afectarán a la aplicación de destino, pero no se cambiarán en la aplicación de Despachos si el cambio se realiza en el resto de las aplicaciones. En base a idéntico criterio se ha incluido en la ficha de los clientes que sean personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica un apartado de socios de la misma, lo que nos va a permitir copiar los datos a todas aquellas aplicaciones en las que los mismos sean precisos. Igual que en el apartado anterior la aplicación recogerá los datos existentes en la actualidad en las aplicaciones de Impuesto de Sociedades y Cuentas Anuales y Estimaciones. Los datos de Sociedades, solo se traspasan para clientes de versiones anteriores al igual que los datos de Estimaciones.

13 Nuevo apartado de contactos realizados con el cliente Desde hace más de un año se encuentra a su disposición la posibilidad de enviar correos y SMS a sus clientes a través de la aplicación de Despachos Profesionales. Desde la inclusión de este sistema se había detectado la necesidad de que existiese un apartado donde recoger dichos contactos con los clientes, e incrementarlo para poder introducir aquellos otros contactos realizados de forma telefónica o personal con el cliente, de tal forma que sirviesen de recordatorio de las conversaciones mantenidas, los encargos realizados o las cuestiones planteadas. Por este motivo se ha incluido en la ficha de cliente una ficha de contactos que permite visualizar los contactos que se hayan realizado

14 Todos los envíos que se realicen a través de la aplicación de Despachos Profesionales, bien a través del sistema de envío masivo, como a través de la nueva posibilidad de envíos a través de la propia ficha del cliente serán guardados automáticamente en esta ficha, sin que sea necesaria la intervención del cliente. Progresivamente se irán incluyendo en este apartado los correos enviados desde otras aplicaciones, tales como el envío de nóminas, impresos generados en cualquiera de las aplicaciones, etc. El reconocimiento de la mejora que significo la posibilidad de enviar correos y SMS a través de la aplicación de Despachos Profesionales planteaba como inconveniente la necesidad de abrir la ficha de envíos de correos y SMS en lugar de poder realizarlo directamente desde la propia ficha del cliente, por este motivo se han introducido la posibilidad de realizar el envío de este apartado mediante el uso de las teclas de función F6 (Correo electrónico) y F7 (SMS). Los múltiples cambios realizados en las aplicaciones de Asesoweb Profesional, así como los cambios legislativos, han obligado a modificar el sistema de gestión de obligaciones trimestrales y cuadro de obligaciones para adaptarlo a las nuevas necesidades. En este sentido se ha mejorado el contenido de los listados, se ha incrementado la velocidad de generación del informe, se han revisado todos los nuevos ficheros y modelos incluidos, y se permite la obtención del listado de los modelos 300 y 303, dependiendo del ejercicio que se haya solicitado. Queda por analizar la pantalla correspondiente a la introducción de observaciones del cliente, cuyo funcionamiento es igual que un procesador de textos normal, y cuyos datos pueden ser copiados y pegados en otras aplicaciones, donde además está permitido el uso de fuentes, con tan solo pulsar F12.

15 Actividades Mediante esta utilidad, mantendremos un control sobre las actividades de los clientes y las diversas presentaciones de los modelos censales. También controlaremos los locales de la actividad Listados de Clientes Mediante esta opción accederemos a varios listados de los datos de los clientes.

16 3.- LISTADO DE OBLIGACIONES Obligaciones Trimestrales Listado de obligaciones trimestrales por modelo, incluyendo el importe y el programa por el que se ha emitido. Nuevo modelo para control Se ha incluido como nuevo modelo en el que se tenga obligación el modelo 340. Al listar los cuadros de cumplimientos de obligaciones trimestrales se controla si el mismo ha sido realizado desde la aplicación de Contabilidad General Obligaciones Anuales Listado de obligaciones anuales por modelo, incluyendo su realización y el programa por el que se ha emitido Cuadro de Obligaciones Listado de cuadro resumen de las declaraciones a realizar en cada trimestre, por modelo y cliente.

17 4.- GESTIÓN DOCUMENTAL Nuestros clientes nos aportan cada día mayor cantidad de documentos, cuya gestión y salvaguarda en ocasiones puede acarrear problemas, además de tener que hacerla compatible con las obligaciones que impone la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su desarrollo reglamentario. Por otra parte es habitual que nos entreguen temporalmente en el despacho determinados documentos originales, por ejemplo el DNI que deberemos usar en varios expedientes, debiendo guardar fotocopia del mismo, o solicitarlo en varias ocasiones al cliente. Para poner solución a este problema, la aplicación de Gestión de Expedientes pone a su disposición el sistema de Gestión Documental con el que va a poder guardar en su ordenador copia de estos documentos, además de escritos, modelos y formularios completados desde la aplicación, o desde aplicaciones externas Clases de Documentos Crearemos los tipos de documentos más habituales.

18 4.2. Documentación de los clientes Introducción Seleccionamos al cliente al que se le va a asociar el documento y usando el escáner ó utilizando cualquier documento recogido de Internet o remitido de algún modo, adheriremos la documentación al cliente; pudiendo en cualquier momento acceder a ella. El apartado de gestión documental ha sufrido una mejora sustancial con la posibilidad de previsualizar en la propia ficha, y sin que sea necesaria la apertura de nuevas ventanas del documento en cuestión, siempre que sea una imagen, un documento Word, un documento PDF o un documento Excel, que son los más utilizados por nuestros clientes. Se ha incluido una utilidad que permite pulsar por dos veces sobre la previsualización mostrada de tal forma que, en caso de ser una imagen, se nos abrirá en una ventana aparte y si fuese un documento Word o Excel nos permitiría incluso su modificación sobre la propia visualización Listados Listados de la documentación por tipo y por cliente, ordenados y agrupados.

19 5.- CONTACTOS 5. 1 Tablas Tipos Zonas

20 5. 2. Introducción de Contactos Seguiremos las normas de introducción de clientes Listado de Contactos Listados de los contactos, ordenados y acotados, por diversos campos.

21 6.- COMUNICACIONES Módulo destinado al control de las comunicaciones con los clientes mediante y SMS Usuarios Datos de los usuarios autorizados y de las especificaciones técnicas para el envío de comunicaciones Correo Electrónico Control de envíos de correos y redacción de correos.

22 6. 3. SMS Contratando con ASESOWEB PROFESIONAL, podrá enviar mensajes SMS sin necesidad de utilizar el teléfono móvil y a un precio competitivo, recuerde a sus clientes las fechas de los impuestos, el vencimiento de sus contratos, la felicitación por su cumpleaños ó cualquier otro tema de su interés. Mediante esta utilidad podremos enviar mensajes SMS, a nuestros contactos, de manera colectiva o individual, para el control de los enviados contaremos con la primera pantalla donde quedan reflejados los envíos Redactamos el texto (149 caracteres), enviamos y vemos el resultado del envío. Continuamos con la selección de los destinatarios

23 7.- AGENDA La aplicación de la agenda está pensada más como una agenda a posteriori, que una agenda a priori, es decir, está más pensada para llevar un control del tiempo dedicado a cada una de las empresas, que como una agenda de citas. Desde este punto de vista la agenda se ha creado con la posibilidad de introducir variados tipos de anotaciones, pudiendo señalar, posteriormente, en el registro del tiempo, anotaciones más precisas, y además incluir hora de comienzo y finalización y tiempo empleado, destinado a una empresa. De esta forma, a posteriori, se pueden obtener unos listados acotados por empresas, donde consten bien todos los trabajos realizados, o solo aquellos que se han realizado en un tipo de anotación Tipos de Anotaciones Al abrir la ventana de "Tipos de Anotaciones" se encuentra una tabla de registros, con las utilidades y menús ya mencionados para este tipo de tablas, donde se podrán ir introduciendo las distintas clasificaciones de anotación. Véase el ejemplo:

24 7. 2 Introducción de Anotaciones Una vez determinado el tipo de anotaciones, se pueden comenzar a realizar las anotaciones propiamente dichas en la agenda, mediante el acceso al efecto, con lo que se obtiene la siguiente ventana: Una vez seleccionada la empresa, la introducción tan solo requiere la fecha, la hora de inicio y final, realizando la aplicación el cálculo del tiempo, si bien el resultado es modificable, realizar una anotación, e inscribirla dentro de un tipo de anotaciones Listado de Anotaciones En cualquier momento es posible obtener un listado de las anotaciones realizadas, bien desde un punto de vista general, o bien acotando las mismas a una empresa seleccionada, a un tipo de anotaciones Borrado de Anotaciones Es posible realiza un borrado de las anotaciones realizadas, bien desde un punto de vista general, o bien acotando las mismas a una empresa seleccionada, a un tipo de anotaciones y entre fechas.